i
TUGAS AKHIR
Diajukan untuk Melengkapi Tugas-Tugas dan Memenuhi Syarat-syarat Guna Memperoleh Gelar Ahli Madya Bidang Komunikasi Terapan
Disusun oleh :
GENTA SUKMA LUBAWAN D1307035
PROGRAM DIPLOMA III KOMUNIKASI TERAPAN FAKULTAS ILMO SOSIAL DAN ILMU POLITIK
UNIVERSITAS SEBELAS MARET SURAKARTA
ii
DESKRIPSI PROSES KERJA ACCOUNT EXECUTIVE MEDIA PRINT ADVERTISING
DI PT. WARNA REKAKREASI NUSANTARA SURAKARTA
Karya : Nama : Genta Sukma Lubawan NIM : D1307035
Jurusan : Periklanan
Disetujui untuk dipertahankan dihadapan Panitia Ujian Tugas Akhir DIII Komunikasi Terapan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik
Universitas Sebelas Maret Surakarta
Surakarta, 2010
Menyetujui, Dosen Pembimbing
iii
Diploma III Komunikasi Terapan Fakultas Ilmu Sosial Politik Universitas Sebelas Maret
Surakarta Hari : ... Tanggal : ...
Panitia Penguji Tugas Akhir :
1. Susanto , S.Sos, M. Si ( ... ) NIP : 19730710 199802 1 001
2. Sri Hastjarjo, S.Sos.,Ph.D
NIP : 19710217 199802 1 001 (... )
Mengetahui, Dekan,
iv
seringkali tidak menyadarinya”
“Memperbaiki diri adalah alat yang ampuh untuk memperbaiki orang lain”
“Bukan kecerdasan anda, melainkan sikap andalah yang yang akan mengangkat
v
Karya ini penulis persembahkan dengan tulus kepada :
Ayah dan Mama serta Adek selalu memberikan dukungan
dan semangatnya
Eka Widiawati yang selalu mendukung saya
vi
diberikan kekuatan serta kemampuan dan kemudahan untuk menyelesaikan penyusunan laporan Kuliah Kerja Magang sebagai persyaratan untuk memperoleh gelar Profesional Ahli Madya (A. Md) di bidang Komunikasi Terapan pada Program DIII Jurusan Periklanan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Poilitik di Universitas Sebelas Maret Surakarta.
Dalam Laporan Kuliah Kerja Media ini, penulis mengangkat topik berkenalan dengan deskripsi prses kerja Account Executive di PT. Warna Rekakreasi Nusantara. Alasan mengangkat tema ini didasarkan pada pengalaman langsung tentang apa yang penulis dengar, lihat dan penulis kerjakan pada waktu melaksanakan Kuliah Kerja Media di PT. Warna Rekakreasi Nusantara.
Penulis menyadari masih banyak yang perlu dibenahi dalam penyusunan laporan Kuliah Kerja Media ini, namun penulis juga berharap semoga ada manfaat bagi penulis sendiri maupun pembaca yang budiman. Penyusunan laporan Kuliah Kerja Media ini tidak lepas dari berbagai pihak yang membantu serta membimbing, sehingga tersusunnya laporan Kuliah Kerja Media ini.
Untuk itu penulis menyampaikan terima kasih sebesar – besarnya kepada pihak – pihak yang telah membantu penulis, antara lain :
vii
Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta. 4. Dra. Hj. Sofiah, M.Si sebagai pembimbing akademik penulis. 5. Sri Hastjarjo,S.Sos., Ph.D selaku pembimbing TA.
6. Susanto K, S.Sos, M.Si selaku penguji TA.
7. Seluruh Dosen dan karyawan Program Diploma III Komunikasi Terapan. 8. Direktur PT. Warna Rekakreasi Nusantara Bapak Doni W. Winaryanto
yang telah memberikan kesempatan kepada saya untuk Kuliah Kerja Media di sini.
9. Untuk Mba Dyah, terimakasih atas bimbingannya dan pengarahan selama saya melakukan Kuliah Kerja Media di PT. Warna Rekareasi Nusantara. 10.Untuk Mba Vina, Mba Ria, Mba Cristhin, Mba Eava, Mba Hesti, Bu
Dhanie, Yoza, Gandi, Mas Tony, Mas Indra, Mas Fajar, Mas Agung, Mba Eka, seluruh karyawan PT. Warna Rekakreasi Nusantara yang ramah dan selalu baik selama penulis melakukan Kuliah Kerja Media di PT. Warna Rekakreasi Nusantara.
11.Untuk Eka Widiawati , makasih atas semua dukungan dan semangatmu selama ini buatku.
viii
Surakarta, Juni 2010
ix
HALAMAN PERSETUJUAN ... ii
HALAMAN PENGESAHAN ... iii
HALAMAN MOTTO ... iv
HALAMAN PERSEMBAHAN ... v
KATA PENGANTAR ... vi
DAFTAR ISI ... viii
BAB I PENDAHULUAN ... 1
A. Latar Belakang ... 1
B. Maksud dan Tujuan ... 3
BAB II TINJAUAN PUSTAKA ... 5
A. Pengertian Periklanan... 5
B. Pengertian Account Executive ... 6
BAB III DESKRIPSI PT WARNA REKAKREASI NUSANTARA ... 11
A. Sejarah dan Perkembangan PT. Warna Rekakreasi Nusantara ... 11
B. Visi dan Misi Pt. Warna Rekakreasi Nusantara ... 13
C. Struktur Organisasi PT. Warna Rekakreasi Nusantara ... 13
D. Bidang Usaha PT. Warna Rekakreasi Nusantara ... 23
x
A. Aktivitas Kuliah Kerja Media ... 28
B. Deskripsi Kegiatan Kuliah Kerja Media ... 29
C. Mekanisme Kerja Account Executive di PT. Warna Rekakreasi Nusantara ... 35
D. Kendala yang Dihadapi Selama Melaksanakan Kuliah Kerja Media dan Cara Mengatasinya ... 37
BAB V PENUTUP ... 38
A. Kesimpulan ... 40
BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang
Setiap kita membaca surat kabar, majalah, mendengar radio, dan menonton televisi, kita tidak bisa menghindar ataupun lepas dari iklan. Karena iklan merupakan proses penyebaran informasi tentang barang, jasa, ide, serta gagasan yang disalurkan melalui penyewaan ruang dan waktu dari media massa atas tanggung jawab sponsor tertentu. Pengaruh iklan terhadap khalayak umumnya dan khususnya para konsumen memang terasa. Meskipun akan banyak menimbulkan kontroversi, namun tidak dipungkiri adalah orang terkadang membeli sesuatu karena telah melihat iklan. Kita dapat memperoleh informasi iklan salah satunya di media massa.
Iklan merupakan media massa yang paling banyak digunakan oleh pemilik produk ataupun perusahaan dalam usaha memasarkan produknya. Iklan juga dinilai sebagai salah satu kegiatan manusia yang cukup panjang jangka waktunya. Perkembangan iklan awalnya hanya bersifat pengumuman tentang segala seuatu yang ditawarkan. Namun, seiring dengan perkembangan zaman dan berkembangnya waktu, iklan tidak hanya sebagai pengumuman tetapi lebih luasnya lagi iklan harus dapat menarik perhatian khalayak atau audience yang mulai terpecah perhatiannya dengan banyaknya iklan yang dapat dilihat saat ini. Selain itu iklan haruslah bersifat menarik dan mempunyai ciri khas tersendiri.
Di dalam dunia periklanan terjadi suatu kompetisi yang menyebabkan muncul nya biro iklan yang lain dalam memberikan pelayanan. Karena hal tersebut biro iklan menjadi terpacu sehingga harus mempunyai departement excecutive, sehingga harus memiliki seorang Account Executive yang bisa diandalkan. Account Executive merupakan ujung tombak dari sebuah perusahaan periklanan atau biro Iklan, Karena Account Executive adalah orang yang berfungsi menghubungkan antara perusahaan dengan klien.
Seorang Account Executive harus mengetahui latar belakang perusahaan klien yang akan ditanganinya, hal ini bertujuan agar dalam melaksanakan bisnisnya berhasil dengan klien. Sehingga klien menjadi percaya terhadap perusahaan kita. Untuk itu Account Executive harus bisa memimpin di saat kita mendapatkan brief dari klien dan disampaikan kepada perusahaan kita. Hal ini bertujuan membantu usaha klien dalam memasarkan produk. Account Executive harus pintar-pintar menyusun strategi pemasaran.
berhasil. Sehingga dengan demikian klien akan puas dan akan terjadi hubungan jangka panjang.
Account Executive juga berperan sebagai publik relation bagi biro iklan / Perusahaan tempat ia bekerja. Karena disini Account Executive juga bekerja untuk meningkatkan citra biro iklan / perusahaan dimana ia bekerja, baik dimata klien, pihak-pihak yang berhubungan erat dengan biro iklan tersebut, bahkan ia harus menjaga citra baik perusahaan tersebut di mata masyarakat luas.
B. Maksud dan Tujuan
Tujuan melakukan Kuliah Kerja Magang (KKM) adalah:
Yaitu supaya mahasiswa D3 Jurusan Komunikasi Terapan Fakultas Ilmu
Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta, dapat menerapkan ilmu-ilmu yang telah diperoleh di bangku kuliah pada dunia kerja yang real. Selain itu juga untuk membandingkan antara teori yang didapat pada saat kuliah dengan teori yang ada pada perusahaan advertising yang sesungguhnya.
Menambah pengetahuan, ketrampilan, dan pemahaman yang tidak
diperoleh selama masa perkuliahan pada D3 Komunikasi Terapan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta.
Menambah pengalaman dan mengetahui tentang keadaan situasi di
Mendapat gambaran secara langsung tentang aktivitas proses kerja sebuah
biro iklan.
Untuk mengetahui deskripsi proses kerja kerja Account Executive
khususnya media print ad di dalam sebuah biro iklan.
Dapat lebih mengetahui kesulitan serta lingkup kerja seorang Account
Executive di sebuah biro iklan
Mendapat pengalaman dan pelajaran menjadi seorang Account Execuitve
yang handal.
Untuk memenuhi Tugas Akhir guna mendapatkan gelar Ahli Madya
(A.Md) di bidang Komunikasi Terapan pada Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta.
C. Materi Kerja Praktek
Pengetahuan yang didapatkan penulis ketika melaksanakan Kuliah Kerja
Magang (KKM) adalah :
1. Dapat memeperoleh ketrampilan bagaimana menjadi seorang Account Execuitve yang trampil, profesional, dan bisa diandalkan.
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
A. Pengertian Periklanan
Sebagai media komunikasi komersial periklanan diarahkan sebagai “Keseluruhan proses yang meliputi persiapan, perencanaan, pelaksanaan dan
pengawasan penyampaian iklan” untuk menghasilkan sebuah iklan yang baik terdapat 3 dimensi yang harus dilakukan secara serius.
Ketiga dimensi itu adalah : Strategi, Kreatif, dan Ekseskusi, yang pertama perlu ditentukan adalah penerapan strategi, penerapan strategi yang baik akan memantabkan pelaksanaan periklanan pada langkah – langkah selanjutnya, seperti yang diungkapakan ( Kasali, 1992 : 7 ).
“Apa yang terjadi selama ini umumnya membuktikan bahwa produk –
produk yang sukses di pasar selalu dibarengi dengan pemunculan iklan yang tidak sembarangan sebagai media. Iklan – iklan seperti ini biasanya adalah iklan –iklan yang didasari oleh strategi kreatif yang tepat” (Kasali, 1995 : 23). Sebenarnya di Indonesia sendiri istilah iklan sering disebut dengan istilah lain, yaitu advertensi dan reklame. Kedua istilah tersebut diambil begitu saja dari bahasa aslinya, yaitu Bahasa Belanda (advertensi) dan Bahasa Perancis (reclame). Namun secara resminya, sebutan kata iklan lebih sering digunakan dibanding istilah advertensi dan reklame. ( Widyatama, 2005 : 14 )
Beberapa ahli memaknai iklan dalam beberapa pengertian. Ada yang mengartikan dalam sudut pandang komunikasi, murni periklanan, pemasaran,
dan ada pula yang memaknai dalam perspektif psikologi. Kesemua definisi tersebut membawa konsekuensi arah yang berbeda – beda. Bila dalam perspeftif komunikasi cenderung menekankan sebagai proses penyampaian pesan dari komunikator kepada komunikan. Dalam perspektif iklan cenderung menekankan pemaknaan iklan sebagai alat pemasaran, yaitu menjual produk. Sementara dalam perspektif psikologi lebih menekankan aspek persuasif pesan. ( Widyatama, 2005 : 15 )
Berdasarkan hasil pengamatan dan pembelajaran yang telah penulis lakukan, penulis berpendapat bahwa iklan yang efektif adalah iklan yang dapat membuat orang melihat iklan tersebut menjadi penasaran dan ingin melakukan perbuatan seperti apa yang dipesankan pada iklan tersebut.
B. Pengertian Account Executive
Account Executive adalah orang yang ditunjuk oleh perusahaan jasa
periklanan sebagai petugas penghubung dalam melayani klien. Account Executive memberikan saran – saran untuk klien yang ditanganinya dan mempelajari tuntutan yang dikehendaki klien terhadap iklannya. Tugas utama seorang Account Executive adalah juga berlaku sebagai client service executive, pada biro iklan yang kecil. Biasanya seorang Account Executive akan merangkap dua jenis pekerjaan atau lebih yaitu client service executive dan media planer. ( Madjadikara, 1999 : 63 )
bahwa data atau informasi yang diperlukan tersedia. Seorang Account Executive di sebuah biro harus mempunyai bekal pengetahuan untuk dapat
mengetahui hal – hal apa saja yang harus dilakukan. Beberapa pengetahuan yang harus dimiliki Account Executive, yaitu :
1. Marketing, dapat melaksanakan penelitian terhadap media dan konsumen umumnya terdiri dari psikologi dan sosiologi yang mampu mendesain model perilaku konsumen dan media.
2. Advertising, Account Executive harus tahu tujuan dari periklanan tersebut, tujuan periklanan umumnya mengandung misi komunikasi. Periklanan adalah suatu komunikasi massa dan harus dibayar untuk menarik kesadaran, menanamkan informasi, mengembangkan sikap atau mengharapkan adanya suatu tindakan yang menguntungkan pengiklan. 3. Leadership, harus dapat menunjukkan sifat kepemimpinan dalam
menentukan tujuan serta mengkoordinir tim.
4. Teknik Negosiasi, dapat meyakinkan klien bahwa pengiklan mampu melaksanakan sesuai keinginan klien.
5. Teknik Presentasi, harus dapat mempertahankan hasil yang telah dicapai dihadapan klien.
( Tjiptono, 1995 : 52 )
secara langsung atau mencari klien, jadi Account Executive tahu iklan apa yang harus klien buat dan materi iklan tiba. Setelah itu Account Executive memberi tahu kepada desain grafis atau kreatif untuk dibuat desainnya.
Account Executive mempunyai tugas utama dalam menjaga hubungan
antar biro iklan dengan perusahaan klien. Namun hal ini tidak berarti ia sekedar sebagai perantara, seorang Account Executive harus menjaga hubungan sehari – hari dengan klien.
Dari beberapa tugas utama atas seorang Account Executive mempunyai tugas pokok yaitu :
- Melengkapi proses kerja sesuai prosedur administratif, sehingga dapat menunjang agar pekerjaan dapat selesai sesuai deadline dan budget yang telah disepakati.
- Memastikan bahwa pihak – pihak yang berkepentingan telah mendapatkan informasi yang dibutuhkan.
(Job Description Matari Advertising, 2003 : 23)
Tugas dan tanggung jawab seorang Account Executive :
1. Membuat contact report mengenai semua hubungan yang diadakan dengan klien dan mencari klien baru.
2. Account Executive harus mampu menjadi seorang presenter yang baik dalam membawa materi iklan untuk meyakinkan klien.
4. Menyelenggarakan rapat executive group atau rapat kreatif seperlunya dengan menyampaikan semua bahan sementara yang diperlukan. 5. Mengumpulkan semua bahan informasi, data dan bahan referensi
untuk rapat executive group dan kreatif.
6. Account Executive harus mampu menjadi konsultan bagi klien.
7. Bersama dengan petugas lain yang berkepentingan menentukan deadline dan prioritas pekerjaan.
8. Membuat surat penawaran dan kontrak kerja sama.
9. Mengadakan follow up dan pengecekan, agar semua pekerjaan selesai pada waktu yang direncanakan.
10. Account Executive harus dapat melalukan negosiasi dengan pihak klien dan pihak agency.
11.Melaporkan segera kepada klien, kalau ada hambatan atau gangguan yang mrlambatkan penyelesaian sesuai pekerjaan.
12.Account Executive harus mampu membuat media order.
13.Berhati – hati dan mengawasi agar jangan sampai mejanjikantanggal penyelesaian pekerjaan yang tidak realistis dan mungkin akan menyulitkan agency.
15. Account Executive juga berperan sebagai administrasi dalam menerima pembayaran iklan dari klien, tagihan dan pengeluaran membiayai produksi pembuatan iklan.
BAB III DISKRIPSI
PT.WARNA REKAKREASI NUSANTARA
A. Sejarah Berdiri PT. Warna Rekakreasi Nusantara
Warna Group adalah perusahaan yang begerak di bidang kreatif periklanan, promosi, dan media yang memahami begitu penting arti kedinamisan dalam kehidupan. Warna Group didirikan oleh Donny W. Winaryanto. Mantan pembalap nasional ini masa mudanya hidup dari sirkuit ke sirkuit, baik di negeri sendiri maupun diluar negeri. Walaupun sekarang sudah lama meninggalkan sirkuit, Donny masih meluangkan waktunya duduk sebagai Penasehat IMI Jawa Tengah.
Setelah berhenti menjadi pembalap, Donny mulai mencoba mendirikan usaha dan pilihannya jatuh pada usaha jasa promosi dan periklanan. Tepatnya pada akhir tahun 1989 bersama partnernya mendirikan sebuah biro advertising. Selama 16 tahun Donny mengendalikan dan menjadikannya berkembang. Namun memasuki tahun 2005 situasi dan kondisi mulai berubah, dengan pertimbangan yang matang Donny meninggalkan perusahaan yang telah dibesarkannya hampir 17 tahun itu.
Dengan mendapat dukungan dari berbagai pihak, maka pada tanggal 9 Januari 2006 Donny mendirikan perusahaan periklanan yang baru yaitu PT. Warna Rekakreasi Nusantara [Warna Advertising]. Berbekal kepercayaan yang
telah diperoleh, dalam waktu singkat Warna tetap dipercaya untuk menangani beberapa perusahaan nasional.
B. Visi dan Misi PT. Warnarekakreasi Nusantara
Visi PT. Warna Rekakreasi Nusantara
Menjadi perusahaan yang dapat bermanfaat, bermartabat serta berorientasi pada semangat kebersamaan dengan berbagai pihak.
Misi PT. Warna Rekakreasi Nusantara
Selalu berupaya membuka peluang kemitraan dengan tujuan melakukan ekstensifikasi dan intensifikasi di bidang bisnis periklanan, berdasarkan semangat kebersamaan serta saling menguntungkan yang didukung dengan para professional yang handal dan bertanggung jawab. Selalu berupaya dalam menciptakan lapangan kerja serta meningkatkan kesejahteraan karyawan.
C. Struktur Organisasi PT. Warna Rekakreasi Nusantara
1. Director
Seorang Direktur yang menjalankan dan memimpin perusahaan sehari – hari, yang mempunyai wewenang atas peraturan perusahaan dan bertugas mengawasi proses kerja karyawan.
2. Assistant Director
Asisten direktur mempunyai tugas membantu tugas dari direktur dan sebagai orang kepercayaan direktur.
3. Secretary
Sekretaris mempunyai tugas :
a. Mengerjakan pekerjaan direktur yang bersifat administratif dan umum agar efektif, lancar dan sukses.
b. Membuat penjadwalan, mangadakan dan mengatur perjanjian pertemuan Direktur dengan klien yang bersifat harian, mingguan baik internal maupun eksternal.
4. New Business Development
juga mengupayakan terciptanya networking baru (yang berhubungan dengan advertising ataupun bukan), diluar dari apa yang sudah ada.
Pemegang jabatan ini mempertanggungjawabkan pekerjaannya kepada CEO.
a. Berkewajiban dan bertanggung jawab terhadap kelangsungan pengembangan networking dalam tubuh perusahaan.
b. Berkewajiban dan bertanggung jawab melakukan pengembangan usaha / unit-unit bisnis sebagai alternatif pemasukan keuangan perusahaan.
c. Berwenang memberikan masukan baik secara lesan maupun tulisan kepada CEO tentang kebijakan intern maupun ekstern perusahaan. d. Bersama CEO menentukan target capaian maupun program kerja
perusahaan khususnya tentang unit-unit bisnis yang dibawahinya. e. Membantu CEO dalam mewujudkan target capain bisnis
perusahaan.
f. Berkewajiban dan bertanggung jawab terhadap laju perkembangan bisnis perusahaan baik advertising maupun yang lainnya.
5. Human Resource Departement
Seorang yang memiliki tugas :
a. Memonitor kebutuhan tenaga kerja sesuai tuntutan pekerjaan dan organisasi serta mengusulkan tenaga kerja kepada pimpinan.
b. Membuat penilaian terhadap karyawan untuk menentukan kebijaksanaan yang berkaitan dengan pengembangan promosi dan mutasi.
c. Memuat kontrak kerja dengan karyawan baru.
d. Menciptakan suasana kerja yang kondusif agar tecipta kedisiplinan dan kenyamanan kerja karyawan.
e. Menjaga hubungan dengan instansi pemerintah yang terkait dengan ketenagakerjaan.
6. Account Director
Seorang yang memiliki tugas :
a. Memimpin account service departement dalam membawa kepentingan dan aspirasi klien ke dalam biro iklan, serta bertanggung jawab atas semua bentuk layanan perusahaan kepada klien.
7. Account Manager
Seorang yang memiliki tugas :
a. Membantu mengawasi kelancaran tugas-tugas Account Excecutive dalam hal penyusunan rekomendasi dan strategi periklanan yang akan dijalankan.
b. Menggali potensi pasar sehingga tercipta suatu transaksi sampai deal (goal).
c. Menciptakan dan mempertahankan High Quality.
8. Account Excecutive
Seorang yang memiliki tugas :
a. Menyiapkan / membuat penawaran setelah koordinasi dengan departemen yang terkait dan diketahui oleh Account director.
b. Menangani segala hal tentang keinginan dan kepentingan klien berkaitan dengan produk yang akan diiklankan, data dan fakta produk pasar dan gerak kompetitor.
c. Berkewajiban dan bertanggung jawab atas klien baru, baik yang diterima langsung olehnya maupun yang dilimpahkan dari Account Director ataupun dari Business Development Director.
9. Creative Departement
Bagian ini merupakan ujung tombak perusahaan periklanan yang berikutnya. Sering disebut sebagai ”dapurnya periklanan”. Dimana didalamnya terdapat super chef bersama asisten chef/ koki-koki yang meracik bahan-bahan mentah, meramu bumbu dan memasaknya menjadi hidangan lezat yang siap dihidangkan dengan penyajian istimewa oleh CD dan account executive.
Berkoordinasi langsung dengan AE department dan Quality Control untuk pencapaian kualitas produk yang maksimal sehingga dapat memberikan service terbaik kepada klien.
Memiliki tugas pokok yaitu :
a. Membuat ide-ide segar melalui proses brainstorming dan menciptakan inovasi terhadap suatu produk yang akan dikampanyekan.
b. Berkewajiban dan bertanggung jawab menciptakan ide kreatif tertentu, menyelesaikannya menjadi hasil karya yang komunikatif dengan eksekusi yang maksimal sesuai dengan target audience.
c. Membuat rancangan desain / lay out atas permintaan klien. d. Menjaga orisinalitas desain.
e. Berkewajiban dan bertanggung jawab atas kinerjanya menjalankan client brief maupun creative brief sesuai hasil meeting team maupun pemikirannya secara mandiri.
Di dalam departemen kreatif PT. Warna Rekakreasi Nusantara hanya terdapat:
a. Creative Coordinator
Bertugas mengatur segala hal tentang job order di ruang kreatif
b. Visualiser
Memiliki tugas memvisualisasikan konsep / ide menjadi suatu karya yang menarik.
10. Media Departement
Bekerja sama dengan creative department dan account executive department, menentukan strategi media yang tepat dalam suatu kampanye iklan dengan cara merencanakan, mengevaluasi, menentukan, mencari di media apa, kapan dan berapa kali iklan itu akan di muat atau dipasang sehingga iklan tersebut mendapatkan hasil/respon dengan maksimal yang efektif, efisien dan dengan biaya yang minimal.
Departemen ini bertanggung jawab langsung atas produksi iklan hingga finishing. Juga bersama petugas Quality Control melakukan monitoring
terhadap kualitas vendor, pra produksi – produksi – maupun paska produksi, juga sebagai Purchasing dan Inventory Control.
1) Media Planning
Memiliki Tugas pokok yaitu :
a. Mengumpulkan data-data media untuk referensi dan melakukan riset. b. Memegang peranan dalam perencanaan dan pemilihan media untuk
klien yang sesuai dengan keinginan klien.
2) Media Buying
Memiliki Tugas Pokok yaitu :
a. Bertanggung jawab dan berkewajiban menangani/ memiliki jaringan / network yang luas baik informal maupun non formal. Media buyer meliputi billboard, poster, leaflet, brosur, dan beberapa media cetak lainnya.
b. Bertanggung jawab dan berkewajiban menangani tiga kategori pekerjaan : Printing Reproduction, Print Ad & Elektronic, serta Outdoor. Lebih khusus
pada produksi cetak mencetak dan dalam pengadaan promotion material. c. Membantu Art Director melaksanakan finishing touch serta pelaksanaan
d. Melakukan pemesanan tempat atau ruang di sebuah media massa ataupun kontrak kerja sama dengan media yang digunakan dalam penayangan
11. Outdoor Departement
Memiliki Tugas Pokok, yaitu :
a. Menyediakan lokasi yang strategis dan cocok untuk penempatan media iklan.
b. Menangani pejanjian, perpajakan periklanan.
c. Menerima job retail : Billboard, pemasangan umbul – umbul / vertical banner, pemasangan spanduk dan lain – lain.
d. Mengadakan hubungan kerja sama dengan biro iklan lainnya berkaitan dengan placement.
12. Finance
Memiliki Tugas Pokok, yaitu :
a. Mengelola, menjaga stabilitas dan keamanan keuangan perusahaan. b. Membuat laporan keuangan perbulan dan pembukuan tahunan. c. Melaksanakan penagihan piutang.
e. Memiliki wewenang untuk mengadakan negosiasi pembelian barang rutinitas dengan pihak luar.
Selain itu, untuk menunjang proses kelancaran mobilitas dalam perusahaan, di PT. Warna Rekakreasi Nusantara tentunya juga memiliki karyawan dan tenaga penunjang seperti Operator, General Affair, Office Boy, Driver dan Seccurity.
STRUKTUR ORGANISASI PT. WARNA REKAKREASI
Sumber : PT. WARNA REKAKREASI NUSANTARA Dewan Komisaris
Direktur
Secretary
Operasional Direktur
AE Account
Director Account Manager Media Creative Dept Production Dept Outdor Dept HRD
Planning Buying
Driver Office
boy
D. Bidang Usaha PT. Warna Rekakreasi Nusantara
Dalam upaya memperluas usaha periklanannya, PT. Warna Rekakreasi Nusantara telah membuka cabang di Jakarta, dan di Solo sebagai pusatnya.
Adapun jenis usaha dan layanan yang ditawarkan antara lain :
1. Out door
PT. Warna Rekakreasi Nusantara bersedia membantu program-program Iklan Luar Ruang, dari mulai perencanaan awal, pemilihan lokasi yang strategis (seperti persimpangan jalan, jalan tol, jembatan penyeberangan, badan bus, halte bus, bandara, stasiun KA, dan lain sebagainya), termasuk pengurusan perijinan, pajak, kontrak lokasi sampai dengan produksi dan perawatannya.
Adapun Hasil Produksi dari iklan Luar Ruang :
a. Billboard 3 Vision.
b. Giant Billboard
c. Billboard d. Midi Bilboard.
e. Mini Billboard.
f. Shop Sign.
h. Spanduk
i. Tower Sign j. Neon Sign.
k. Branding Mobile
l. Dan lain-lain ( MMT, Stiker, Airbrush).
2. Marketing Communications
Layanan yang memudahkan dalam kebutuhan perencanaan, strategi pemilihan media dan pengelolaan belanja iklan media, baik media cetak maupun media elektronik untuk wilayah lokal Solo, Jateng sampai Nasional. Total layanan yang ditawarkan adalah mulai dari konsep kreatif, desain grafis, pemilihan media, penentuan waktu tayang, pemasangan dan monitoring.
3. Printing Industry
4. Exterior Constructions
Tecad Reklame merupakan kelompokmusaha Warna yang bergerak dibidang konstruksi, khususnya billboard, neon box, shop sign, tower sign/pylon sign, building sign, dll. Tecad Reklame memiliki komitmen “mengutamakan kepuasan pelanggan” sehingga telah dipercaya
menangani proyek-proyek dari perusahaan nasional.
5. Publishing
Trailer Magz merupakan kelompok usaha Warna yang bergerak di bidang publishing. Menerbitkan free movie magazine, dengan profil pembaca pria dan wanita usia 21-35 tahun dengan gaya hidup modern, ingin selalu terupdate dengan tren baru, suka hangout di mall, coffee shop, dll. Didistribusi langsung dari Jakarta .
Lebih dari 250 picup points diantaranya restaurant, coffee shop, bioskop di mall, finess centre, kampus, dll. Majalah gratis yang mengupas seputar film nasional dan internasional ini sudah mencapai oplah sampai 10.000 exemplar.
E. Daftar Klien PT. Warna Rekakreasi Nusantara
a. Suzuki b. Pegadaian
d. PT. TVS Indonesia Motor Company e. Coca-cola
f. Pertamina g. Indosat h. Sritex
i. Minerva Sachs
j. PT. Dayang Motor Indonesia k. Chevrolet
F. Lokasi PT. Warna Rekakreasi Nusantara
PT. Warna Rekakreasi Nusantara berlamatkan di :
a. Alamat kantor Solo
Jl. Duku I/9 Jajar, Laweyan, Solo 57144 Telp. +62 271 733702, 733761.
Fax. +62 271 720689
E-mail : warna_slo@yahoo.com b. Alamat kantor Jakarta
Jl. Berlian No. 25 (belakang Wisma Indomobil) Cawang, Jakarta - 13330
Ph. +6221 8196753, Fax. +6221 8517246
BAB IV
PELAKSANAAN KULIAH KERJA MEDIA DI PT. WARNA REKAKREASI NUSANTARA
A. Aktivitas Kuliah Kerja Media
Pelaksanaan magang atau KKM (Kuliah Kerja Media) dilaksanakan mulai optanggal 1 Maret 2010 samapai dengan 13 April 2010, kurang lebih 1,5 bulan. KKM (Kuliah Kerja Media) ini merupakan salah satu sarana untuk mengenal dunia kerja secara nyata bagi mahasiswa tingkat akhir. Selama penulis mengikuti peraturan yang berlaku di perusahaan yaitu mulai masuk sesuai jam kerja pada pukul 08.00 WIB sampai dengan pukul 16.00 WIB.
Selama kegiatan magang pada biro iklan PT. Warna Rekakreasi Nusantara, kami diberikan kebebasan untuk menggunakan fasilitas yang ada di perusahaan tersebut, yang dapat membantu kegiatan selama melaksanakan Kuliah Kerja Media dan membantu dalam pembuatan laporan akhir nantinya. Selama kami mengikuti Kegiatan Magang banyak hal – hal baru yang kami temui, pelajari, dan kerjakan selama Magang yang sebelumnya belum pernah dihadapi dalam perkuliahan. Kenyataan yang ada di lapangan bahwa pekerjaan di bidang Periklanan sangat menyenangkan, karena setiap individu yang masuk di dalamnya selalu dituntut untuk berfikir, berkreatif, dan inisiatif dalam menuangkan segala ide – idenya dengan didukung lingkungan kerja yang santai namun serius membuat suasana kerja menjadi tidak kaku dan
segala pekerjaan dapat diselesaikan dengan baik dan hasilnya memuaskan semua pihak.
Dengan suasana lingkungan yang baru serta orang – orang yang baru menjadi tantangan bagi kami untuk dapat beradaptasi, membaur dan menjalin keakraban serta kerjasama dengan semua pihak terutama di Bidang Account Excecutive (AE) biro iklan PT. Warna Rekakreasi Nusantara sebagai kompleksitas kerja yang mencangkup sebagai berikut :
1. Mencari Klien baru
2. Account Executive harus dapat menjadi sumber informasi bagi klien 3. Membuat surat penawaran dan kontak kerjasama
4. Account Executive harus membuat Media Order
5. Account Executive juga berperan sebagai administrasi dalam menerima pembayaran iklan dari klien, tagihan – tagihan dan pengangguran untuk pembuatan iklan.
Bidang yang Dipelajari selama magang : 1. Komunikasi Pemasaran
2. Media Planer dan Media Placement
B. Deskripsi Kegiatan Kuliah Kerja Media
1. Tanggal 1 Maret - 6 Maret 2010
a) Di dalam minggu pertama penulis berkenalan dengan seluruh staff isi kantor PT. Warna Rekakreasi Nusantara. Di dalam perkenalan kami diberi banyak pengarahan. Setelah beberapa hari berinteraksi dengan seluruh isi kantor barulah hari ke-3 kami mulai diajak mengenal beberapa istilah yang ada dalammedia cetak antara lain iklan baris, iklan kolom, iklan display, dan lain – lain. Kami diberi pengertian dan penjelasan arti tersebut, seperti dibawah ini :
Iklan Baris
Iklan baris yaitu : Iklan yang pada umumnya terdiri dari dari iklan komersial yang sesuai dengan kebutuhan seperti : lowongan pekerjaan, kehilangan benda, pindah alamat, jual beli mobil atau kendaraan bekas atau jual beli perabotan rumah tangga, menawarkan jasa tertentu dan lain – lain. Meski ukurannya kecil dan banyak mengandung singkatan yang seakan – akan meninjukkan kesan tidak bonafit, tapi iklan mini ternyata merupakan satu – satunya jenis iklan yang dibaca khusus oleh sejumlah khalayak sasaran.
Iklan Kolom
Iklan Display
Iklan yang berukuran minimal 2 kolom dengan panjang maksimal 540 mm, hitam putih dan full colour (BW dan FC).
b) Selain mengenal istilah dalam media cetak, penulis juga membuat surat penawaran yang digunakan untuk menarik pelanggan baru, dalam hal ini penulis juga mendapat sedikit bimbingan dari senior. Maka penulis segera melaksanakan membuat surat penawaran dan sekaligus menghitung harga dan potongan harga tarif iklan. Penulis juga membuat media order dari klien untuk memasang iklan.
c) Di hari pertama penulis juga mengikuti briefing mengenai “Basic Salesmanship”
Tujuan dari pelatihan ini diantaranya :
- Memiliki pengetahuan dasar salesmanship - Menguasai penampilan diri dengan baik - Membenahi citra diri
- Lebih mengenal klien, produk dan competitor - Menguasai fungsi dan tugas marketing Perlu diadakannya pelatihan ini diantaranya :
- Menjaga wibawa diri dan citra perusahaan - Citra positif meningkatkan kepuasan klien Fungsi dan tugas marketing juga dijelaskan, antara lain :
- Mengembangkan pasar baik secara horizontal maupun vertical (Horizontal dengan menambah jumlah klien sedangkan vertical dengan menambah jumlah produk/ jasa dari klien)
Menciptakan citra positif di mata klien :
- Klien ingin berhubungan dengan perusahaan yang mengetahui dan menerapkan cara pemenuhan kebutuhan serta harapannya secara memuaskan
- Pelayanan yang memuaskan terdiri atas tiga komponen, yang semuanya mencerminkan citra perusahaan
Membantu klien melihat keistimewaan produk kita
melalui cara terbaik
Melakukan apa saja yang mungkin untuk
menampilkan citra positif dari perusahaan dan layanan kita
Mengembangkan hubungan yang mampu membuat
klien merasa diitimewakan dan dihargai sebagai seorang pribadi
Setelah briefing, penulis melakukan kegiatan merekap data media di seluruh Indonesia, seperti surat kabar, majalah dan lain sebagainya. Kegiatan ini dilakukan dengan cara menghubungi media – media tersebut melalui telepon, fax atau pun email. Di dalam tugas ini kita dilatih untuk belajar berbicara atau berkomunikasi terhadap media.
2. Tanggal 8 Maret – 13 Maret 2010
a) Kegiatan yang dilakukan, penulis membuat Media Order (MO) dari klien maupun dari agen serta melakukan perhitungan potongan harga sesuai kebutuhan klien untuk ditujukan kepada media yang akan ditayangkan, kemudian mengkonfirmasi via telepon.
b) Kegiatan yang dilakukan, penulis mendata tayang atau tidaknya iklan dari klien yang kita tujukan ke media.
c) Kegiatan yang dilakukan, penulis mengirim materi iklan dari klien kepada media via email kemudian Media Order (MO) dikirim melalui fax (media selain SOLOPOS)
3. Tanggal 15 Maret – 20 Maret 2010
a) Kegiatan yang dilakukan, penulis membuat surat penawaran harga untuk perusahaan Dayang Motor. Di dalam tugas ini penulis berlatih membuat surat penwaran harga.
b) Penulis juga menemui klien untuk memberikan sebuah penawaran harga.
4. Tanggal 21 Maret – 27 Maret 2010
a) Penulis merekap Media Order (MO) sesuai urutan tanggal tayang di media masing – masing, agar terdapat kemudahan ketika melakukan pengecekan atau pendataan.
b) Penulis membuat surat penawaran harga untuk Restoran Mie Surabaya c) Kemudian penulis menemui klien untuk memberikan penjelasan terhadap
surat penwaran harga tersebut
d) Penulis memberikan materi iklan kolom kepada tim creative untuk ditujukan kepada klien, setelah ACC kemudian penulis mengirimkan materi iklan tersebut ke media.
5. Tanggal 1 April – 6 April 2010
a) Kegiatan yang dilakukan penulis yaitu merekap list klien dan list media PT. Warna Rekakreasi Nusantara
6. Tanggal 7 April – 13 April 2010
a) Kegiatan yang dilakukan penulis mengkonfirmasi media – media yang belum lengkap menyerahkan bukti iklan kepada PT. Warna Rekakreasi Nusantara, jika bukti iklan tersebut sudah lengkap penulis melakukan konfirmasi kepada klien yang melakukan order iklan.
b) Penulis membuat list alamat distribusi majalah TRAILER di kota Solo, kemudian menata sesuai dengan pickup points majalah TRAILER yang terdapat di kota Solo.
C. Mekanisme Kerja Account Executive di PT. Warna Rekakreasi Nusantara
Sebagai salah satu biro iklan yang tergolong masih baru berdiri, PT.Warna Rekakreasi Nusantara dituntut untuk dapat bersaing dengan biro iklan yang telah ada sebelumnya untuk tetap bertahan di dalam periklanan nasional. Untuk mencapai tujuan tersebut diperlukan strategi khusus yang berada dari strategi yang telah ada atau telah dimiliki oleh biro iklan lainya. Strategi tersebut digunakan disamping untuk mendapatkan klien juga untuk melangsungkan biro iklan itu sendiri. Karena bagi biro iklan, klien merupakan nafas. Dalam perkembangannya, PT. Warna Rekakreasi Nusantara selalu berupaya untuk mengembangkan strategi – strategi yang ada, diantaranya : 1) Strategi Pemasaran
digunakan untuk mendapatkan klien adalah dengan cara “ Jemput Bola”, yaitu
dalam hal ini dari pihak PT. Warna Rekakreasi Nusantara aktif dalam menghubungi calon – calon kliennya. Disamping itu, strategi pemasaran yang digunakan oleh PT.Warna Rekakreasi Nusantara yaitu dengan memberikan harga yang lebih murah dan diskon untuk pemasangan iklan tertentu. Diskon itu berlaku baik untuk iklan outdoor maupun indoor dan iklan Koran. Strategi pemasaran bertujuan untuk mendapatkan klien sebanyak mungkin.
2) Strategi Kreatif
Strategi kreatif mempunyai beberapa arti tergantung siapa yang melihatnya. Seorang pengiklan biasanya akan berpikir bahwa strategi kreatif merupakan orientasi pemasaran yang diberikan kepada orang – orang kreatif, strategi kreatif sering dianggap sebagai hasil terjemahan dari berbagai informasi mengenai produk pasar, dan konsumen sasaran ke dalam suatu posisi tertentu di dalam komunikasi yang kemudian dapat dipakai untuk merumuskan tujuan iklan.
Mekanisme Kerja Account Executive di PT. Warna Rekakreasi Nusantara yaitu :
a. Proses bertemu dengan klien untuk memberikan surat penawaran : - Account Executive membuat janji terlebih dahulu dengan klien.
Dengan cara menelpon klien terlebih dahulu
bertemu langsung dengan klien, tetapi jika luar kota dan luar pulau surat penawaran dikirimkan melalui email
- Kemudian Account Executive berusaha membujuk menjelaskan secara detail isi dari surat penawaran yang ditujukan kepada calon klien agar calon klien tertarik dengan harga yang ditawarkan dan tentu saja dengan cara memberi potongan harga (diskon) khusus agar calon klien lebih tertarik untuk order
b. Account Executive menerima materi iklan dari klien kemudian mengisi creative order. Adapun isi creative order itu sendiri mengenai informasi dari produk tersebut (yang meliputi bentuk fisik dari produk, kegunaan produk, sifat produk, dan lain – lain)
c. Penggalian idea tau brainstorming dari materi iklan yang masuk dari klien untuk dikembangkan menjadi ide kreatif.
d. Proses pengerjaan desain hingga dealing order :
- Tim kreatif dibantu oleh Account Execuitive untuk menyiapkan materi yang sudah ada.
- Kemudian creative design membuat contoh lebih dari satu desain, hal ini dimaksudkan untuk lebih memudahkan klien untuk memilih desain mana yang lebih disukai, dan juga memudahkan Account Executive apabila ada revisi desain.
disetujui, tetapi jika masih ada yang perlu direvisi maka Account Executive menyerahkan kembali kepada tim kreatif untuk
memperbaiki desain.
- Mengkonfirmasi klien jika desain yang direvisi sudah diterima - Kemudian jika deal, Account Executive diwajibkan untuk membuat
media order iklan tersebut dan ditujukan kepada media yang bersangkutan
- Account Executive mengirimkan media order tersebut ke media yang dituju, biasanya media order dikirimkan melalui fax, kemudian melakukan konfirmasi kepada media yang dituju untuk melakukan proses dealing dengan media dengan cara menghubungi media tersebut via telepon
e. Account Executive juga harus menyertakan bukti iklan kepada klien apabila iklan yang diorder klien telah tayang. Biasanya hanya khusus untuk iklan kolom atau display, tidak termasuk iklan baris.
f. Apabila terdapat kesalahan dari pihak Account Executive, misalnya terjadi kekeliruan tanggal tayang, maka Account Executive PT. Warna Rekakreasi Nusantara harus bertanggung jawab atas kesalahan itu dengan cara mengganti jadwal tayang di esok harinya dan otomatis tidak dikenakan biaya untuk media ordernya.
D. Kendala yang Dihadapi Selama Melaksanakan Kuliah Kerja Magang dan Cara Mengatasinya
Selama kurang lebih satu setengah bulan penulis mengalami banyak peningkatan, terutama tentang pengalaman bekerja. Penulis mendapatkan wawasan baru yang nantinya bisa menjadi pegangan sebagai modal untuk memasuki dunia kerja nyata. Ada beberapa kendala yang penulis hadapi selama melaksanakan KKM (Kuliah Kerja Magang) diantaranya waktu mengadakan negosiasi dengan klien, masih grogi dan takut menghadapi klien. Selain itu penulis sering kurang teliti dalam menghitung dalam membuat penawaran dan potongan harga iklan.
Cara atau solusi yang digunakan penulis untuk mengatasi kendala – kendala tersebut diatas adalah dengan cara bertanya kepada pembimbing magang di PT. Warna Rekakreasi Nusantara, memohon bimbingan kepada pembimbing magang agar tidak terjadi kesalahan menghitung dalam membuat surat penawaran dan memberikan potongan harga iklan.
BAB V PENUTUP
A. Kesimpulan
Dalam sebuah biro iklan memerlukan sebuah departemen yang sangat dominan dan berperan penting bagi biro iklan tersebut. Departement itu tidak lain adalah Account Executive. Karena Account Executive adalah merupakan ujung tombak sebuah biro iklan, baik dalam hal pencarian klien, mencari pangsa pasar yang cocok, menjalin hubungan baik dengan klien baru maupun klien lama untuk mengadakan kerjasama dengan biro iklan tersebut.
Sebelum memberikan penawaran kepada klien, Account Executive harus sudah memiliki data atau informasi calon klien sehingga mempermudah kita dalam melaksanakan penawaran baik secara langsung maupun tidak langsung.
Setelah melaksanakan Kuliah Kerja Magang (KKM) selama satu setengah bulan di PT. Warna Rekakreasi Nusantara, maka penulis dapat mengambil kesimpulan :
1. Deskripsi Proses Kerja Account Executive di PT. Warna Rekakreasi Nusantara meliputi :
b. Account Executive menerima materi dari klien dengan mengisi creative order. Adapun isi creative order itu sendiri mengenai informasi dari produk tersebut (yang meliputi bentuk fisik dari produk, kegunaan produk, sifat produk, dan lain-lain)
c. Penggalian ide atau brainstorming dari materi iklan yang masuk untuk dikembangkan menjadi ide kreatif
d. Proses pengerjaan desain :
- Tim kreatif dibantu oleh Account Executive untuk menyiapkan materi yang sudah ada.
- Kemudian creative design membuat contoh lebih dari satu desain, hal ini dimaksudkan untuk lebih memudahkan klien untuk memilih desain mana yang lebih disukai, dan juga memudahkan Account Executive apabila ada revisi.
- Desain yang sudah jadi diserahkan kepada Account Executive untuk diajukan kepada klien. Jika klien setuju maka pihak Account Executive meminta ACC sebagai bukti bahwa desain tersebut telah
disetujui, tetapi jika masih ada yang perlu direvisi maka Account Executive menyerahkan kembali kepada tim kreatif untuk memperbaiki desain.
2. Peran Account Executive di media print ad :
- Orang yang ditunjuk oleh perusahaan jasa periklanan sebagai petugas penghubung dalam melayani klien, memberikan saran-saran untuk
klien yang ditanganinya dan memepelajari tuntutan yang dikehendaki klien terhadap iklannya.
B. Saran
Banyak hal yang ditrmu penulis dan mendapat pengalaman baru selama melaksanakan KKM (Kuloah Kerja Media). Dunia kerja berbeda dengan protes materi yang diberikan selam dibangku perkuliahan. Oleh karena itu penulis mencoba memberi saran dan masukan bagi Program D III Periklanan Jurusan Komunikasi Terapan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik:
Program D III Periklanan Jurusan Komunikasi Terapan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta, selaku salah satu pencipta bibit baru insane periklanan, sekaligus tempat mencari ilmu selama kurang lebih 3 tahun. Oleh karena itu penulis mencoba memeberikan saran agar lebih maju diantaranya :
a. Mengundang lebih sering praktisi – praktisi ahli yang professional dibidang advertising maupun bidang komunikasi.
b. Perlunya peningkatan materi yang berhubungan dengan Account Executive yang merupakan dasar bagi ahli advertising.
DAFTAR PUSTAKA
Company Profile PT. Warna Rekakreasi Nusantara, Surakarta
Kasali, Rhenald, Manajemen Periklanan, Konsep dan Aplikasinya di Indonesia. Jakarta : PT Pustaka Grafiti, 1992
---, Membidik Pasar Indonesia. Jakarta : PT. Gramedia Pustaka Utama ,1995
Madjadikara, Agung S. Bagaimana Biro Iklan Meproduksi Iklan. Jakarta : PT Gramedia Pustaka Utama, 1999
Tjiptono, Fandi, Strategi Pemasaran, Yogyakarta : Andi Offset, 1995
