Program Kefahaman ISO
Program Kefahaman ISO
Program Kefahaman ISO
Program Kefahaman ISO
Oleh
Oleh
Oleh
Oleh
Noraziah Sharuddin
Noraziah Sharuddin
Wakil Pengurusan, PSZ
Wakil Pengurusan, PSZ
26 Januari 2007
26 Januari 2007
PSZ, Kuala Lumpur
PSZ, Kuala Lumpur
Apa Itu ISO?
INTERNATIONAL ORGANISATION FOR INTERNATIONAL ORGANISATION FOR INTERNATIONAL ORGANISATION FOR INTERNATIONAL ORGANISATION FOR
STANDARDISATION STANDARDISATION.
Badan bersekutu mengabungkan Badan bersekutu mengabungkan
organisasi dari seluruh dunia
B t j b j dk
Bertanggungjawab mewujudkan
standard di negeri masing-masing.
Dit b hkan pada 27 Febr ari 1947 dan Ditubuhkan pada 27 Februari 1947 dan
beribu pejabat di Geneva Switzerland.
I SO 9000 kini digunakan dilebih 150 I SO 9000 kini digunakan dilebih 150
Apa Itu ISO 9000
Apa Itu ISO 9000
samb..
samb..
z
ISO 9000
-Standard bertulis yang
menetapkan dan menerangkan
menetapkan dan menerangkan
elemen-elemen asas
yang perlu
ada dalam sistem kualiti bagi
ada dalam sistem kualiti bagi
memastikan perkhidmatan yang
diberikan oleh sesebuah
diberikan oleh sesebuah
organisasi dapat memenuhi
k h d k
l
d
d k
f
kehendak pelanggan dan diiktiraf
diperingkat antarabangsa
p
g
g
.
Apa Itu ISO 9000..samb
Apa Itu ISO 9000..samb
z
Piawai ISO diperlukan untuk
zPiawai ISO diperlukan untuk
menghasilkan keseragaman
dan
kesetaraan keluaran
dan kesetaraan keluaran
dan
perkhidmatan
yang lebih
k
b k
l
t
cekap, berkesan, selamat,
bersih dan berkualiti.
Penekanan ISO
Penekanan ISO
z Pencegahan Dan Bukan Mengatasi Masalah Setelah Ia Berlaku
Setelah Ia Berlaku
z Kajian Semula Yang Berterusan Keatas
Proses-proses Yang Kritikal Dan Membuat Tindakan Pembetulan
z Mewujudkan Cara Bekerja Yang Konsisten Dan Menepati Prinsip Betul Pertama Kali Dan Menepati Prinsip Betul Pertama Kali Dan Setiap Kali
z Perlaksaan Tugas Berdasarkan Kepada z Perlaksaan Tugas Berdasarkan Kepada
Prosedur Yang Didokumenkan
z Mementingkan Penyimpanan Rekod Kualiti Untuk Membuktikan Tindakah Yang Telah Dilaksanakan.
PRINSIP ASAS ISO
PRINSIP ASAS ISO
z ISO 9000 adalah standard bagi
k l b k d d
sistem kualiti. Ia bukan standard untuk produk atau perkhidmatan
dih ilk
yang dihasilkan.
z ISO 9000 berasaskan dokumentasi.
- Dokumen apa yang dibuat, buat apa yang didokumenkan dan buktikan.
P i i A
ISO
b
P i i A
ISO
b
Prinsip Asas ISO…samb
Prinsip Asas ISO…samb
z
ISO 9000 adalah satu standard
universal Ia hanya
menerangkan
universal. Ia hanya
menerangkan
apa yang diperlukan tetapi
tidak
menjelaskan bagaimana hendak
menjelaskan bagaimana hendak
F d h
F d h F d h ISO 9000
F d h ISO 9000
Faedah
Faedah--Faedah ISO 9000
Faedah ISO 9000
z
Mengurangkan tindakan
pembetulan
yang diambil
pembetulan
yang diambil
selepas berlakunya sesuatu
masalah kerana staf dibekalkan
masalah kerana staf dibekalkan
dengan prosedur-prosedur dan
h
k j
l
k
Faedah
Faedah--Faedah ISO 9000
Faedah ISO 9000 ..samb
..samb
o Membolehkan organisasi mengenal
pasti tugas-tugas yang patut
dijalankan
serta memperincikan langkah-langkah yang perlu di g g y g pambil.
o Memberi kaedah bagi o Memberi kaedah bagi
mendokumenkan secara tersusun
amalan pengurusan dan cara amalan pengurusan dan cara bekerja
Faedah
Faedah--Faedah ISO 9000
Faedah ISO 9000
Faedah
Faedah Faedah ISO 9000
Faedah ISO 9000
..samb
..samb
z Membolehkan staf menjalankan tugas
mereka dengan betul pada kali d
pertama dan seterusnya
z Membolehkan pihak pengurusan
b k d l bih
membuat keputusan dengan lebih
baik melalui maklumat penting hasil daripada audit dalaman semakan
daripada audit dalaman, semakan pengurusan dan kawalan dokumen.
Keperluan Piawai dalam ISO
Keperluan Piawai dalam ISO
900 2000
900 2000
9001:2000
9001:2000
9 Penambahbaikan berterusan.
9 Penekanan terhadap peranan pengurusan
atasan.
9 Pertimbangan kepada keperluan
perundangan dan peraturan.
b k b k f b l h d k
9 Pembentukan objektif yang boleh diukur
Keperluan Piawai dalam ISO
Keperluan Piawai dalam ISO
9001:2000 samb
9001:2000 samb
9001:2000 samb…
9001:2000 samb…
9
Pemantauan maklumat kepuasan
pengguna sebagai pengukur
pengguna sebagai pengukur
prestasi sistem.
9
Perhatian yang lebih terhadap
sumber.
Keperluan Piawai dalam ISO
Keperluan Piawai dalam ISO
9001:2000 samb
9001:2000 samb
9001:2000 samb…
9001:2000 samb…
9 Pengukuran terhadap sistem, proses e gu u a te adap s ste , p oses
dan keluaran.
9 Analisis data terhadap prestasi sistem
pengurusan kualiti.
9 Kawalan terhadap proses-proses
Keperluan
Keperluan Dokumen dalam ISO
Dokumen dalam ISO
9001:2000
9001:2000
Manual Kualiti
Menerangkan dasar kualiti, objektif Menerangkan dasar kualiti, objektif kualiti dan sistem pengurusan kualiti
Dokumen Kualiti
Menerangkan proses-proses yang Menerangkan proses proses yang
dijalankan dalam sistem pengurusan kualiti
Keperluan
Keperluan Dokumen dalam ISO
Dokumen dalam ISO
Keperluan
Keperluan Dokumen dalam ISO
Dokumen dalam ISO
9001:2000..samb
9001:2000..samb
z Arahan Kerja
Menerangkan bagaimana sesuatu tugas Menerangkan bagaimana sesuatu tugas dijalankan
z Dokumen Sokongan
z Dokumen Sokongan
Lain-lain dokumen yang digunakan untuk
k ti b d
menyokong proses seperti borang dan pekeliling pentadbiran.
R k d K liti
R k d K liti
Rekod Kualiti
Rekod Kualiti
Maklumat Yang Membuktikan
Sesuatu Aktiviti Telah Dijalankan. j
Wujud Selepas Sesuatu Aktiviti Atau
Tugas dilaksanakan Tugas dilaksanakan
Contoh: Data Statistik Minit Contoh: Data, Statistik, Minit Mesyuarat, Surat Perlantikan
Audit
Audit
z
Audit Kesempurnaan
(Adequacy Audit)
Audit bagi menentukan dokumen
yang disediakan (Manual kualiti,
yang disediakan (Manual kualiti,
Prosedur Kualiti, Arahan Kerja,
Dokumen Sokongan) memenuhi
Dokumen Sokongan) memenuhi
piawai keperluan ISO 9001:2000.
d
l
(
l
d )
z
Audit Dalam (Internal Audit)
A di
dil k
k
l h
Audit yang dilaksanakan oleh
auditor dalaman organisasi yang
b
j
k
b hb ik
bertujuan untuk penambahbaikan
di dalam keberkesanan dan
k fi
i
b l
keefisyenan
sistem
sebelum
Audit
Pematuhan
dijalankan.
Audit
Audit Pematuhan
Pematuhan
(Compliance Audit
(Compliance Audit
))
(Compliance Audit
(Compliance Audit
))
Audit AWAL terhadap ke semua aktiviti atau proses yang didokumen
proses yang didokumen.
Memastikan perlaksanaan Sistem Memastikan perlaksanaan Sistem
Pengurusan Kualiti memenuhi sepenuhnya keperluan yang ditetapkan di dalam Manual Kualiti, Prosedur Kualiti dan Arahan Kerja serta keperluan perundangan.
Dari audit ini, organisasi boleh dicadangkan untuk didaftar sebagai organisasi yang g g y g
Audit
Audit Pengawasan
Pengawasan
(S
ill
A dit)
(S
ill
A dit)
(Surveillance Audit)
(Surveillance Audit)
z
Audit terhadap sebahagian atau
zAudit terhadap sebahagian atau
ke semua proses dalam Sistem
Pengurusan Kualiti bagi
Pengurusan Kualiti bagi
memantau perlaksanaan
berterusan dan penyelenggaraan
berterusan dan penyelenggaraan
sistem selepas mendapat
pensijilan
pensijilan.
Klausa
Klausa
4.2 : Keperluan Dokumentasi
4.2 : Keperluan Dokumentasi
(Doc. Requirements) (Doc. Requirements)
z Organisasi hendaklah mendokumenkan sistem kualiti yang mengandungi
1 Dasar dan objektif kualiti;
1. Dasar dan objektif kualiti; 2. Manual kualiti;
3. Prosedur yang didokumenkany g bagi g memenuhi standard ISO 9001:2000;
4. Dokumen yang diperlukan oleh organisasi bagi memastikan perancangan operasi dan bagi memastikan perancangan, operasi dan pengawalan proses yang berkesan; dan
5. Rekod-rekod kualiti sebagaimana yang diperlukan oleh standard ISO 9001:2000
Klausa
Klausa
ausa
ausa
5: Tanggungjawab Pengurusan
5: Tanggungjawab Pengurusan
5
5
a ggu gja ab e gu usa
a ggu gja ab e gu usa
(Management Responsibility
(Management Responsibility))
z 5.1 Komitment Pengurusanz 5.2 Fokus kepada pelanggan z 5.2 Fokus kepada pelanggan z 5.3 Dasar Kualiti
5 4 P
z 5.4 Perancangan
- Objektif Kualiti - Pelan Kualiti
z
Klausa
Klausa
5.5 Tanggungjawab
5.5 Tanggungjawab
Pengurusan
5.5.1 Tanggungjawab, kuasa
dan komunikasi
dan komunikasi
5 5 2 Wakil Pengurusan
5.5.2 Wakil Pengurusan
5.5.3 Komunikasi Dalaman
Klausa
Klausa
5.6 Kajian Semula
5.6 Kajian Semula
Peng r san(Mgmt Re ie )
Peng r san(Mgmt Re ie )
Pengurusan(Mgmt. Review)
Pengurusan(Mgmt. Review)
z Menyemak keberkesanan SPK pada jangkamasa yang dirancang (Mesy jangkamasa yang dirancang. (Mesy. Semakan pengurusan PSZ – 2 Kali setahun) setahun) z INPUT 1 Aktiviti Audit; 1. Aktiviti Audit; 2. Maklumbalas Pelanggan;
3. Prestasi Proses Dan Pematuhan; 4. Status Tindakan Pembetulan Dan
Pencegahan;
5 NCR Dari Kajian Sebelumnya Dan 5. NCR Dari Kajian Sebelumnya Dan 6. Perubahan Yang Memberi Kesan
OUTPUT
O t t t k ji l
Output mesyuarat kajian semula
pengurusanhendaklah mengambilkira:
1 P b hb ik SPK d
1. Penambahbaikan SPK dan proses; 2. Penambahbaikan produk /
khid t hi
perkhidmatan yang memenuhi kehendak pelanggan;
3 K l b
Klausa
Klausa
6: Pengurusan
6: Pengurusan
Sumber(Resource management)
Sumber(Resource management)
S b M i
z Sumber Manusia
(Kelayakan, Latihan, Kemahiran dll) Infrastruktur
z (Bangunan, Hardware/Software,
Kemudahan dll)
z Persekitaran Kerja
(Rujukan kepada Keselamatan, kaedah kerja dan etika kerja dll)
Klausa
Klausa
7 : Realisasi Produk
7 : Realisasi Produk
Klausa
Klausa
7 : Realisasi Produk
7 : Realisasi Produk
(Product Realization)
(Product Realization)
7.1 Perancangan Realisasi Produk
Organisasi perlu merancang dan g p g mewujudkan proses realisasi produk 7.2 Proses Berkaitan Pelanggangg
(Customer-related processes) 7.3 Rekabentuk dan Pembangunang
7.4 Perolehan
7.4 Perolehan
7.4.1 Proses Perolehan
Kawlan Proses Penilaian
- Kawlan Proses, Penilaian Pembekal
7 4 2 M kl t P l h
7.4.2 Maklumat Perolehan
- Butiran produk lengkap, kelulusan, staf dll)
7.4.3 Verifikasi Produk Yang Dibeli - Kawalan pembelian bahan
adalah mengikut speksifikasi g p yang ditetapkan
7.5 Operasi Pengeluaran dan Perkhidmatan (P d ti d S i P i i )
(Production and Service Provision)
7.5.1 Kawalan keatas Pengeluaran dan Perkhidmatan melibatkan :
Perkhidmatan melibatkan :
- Maklumat yg jelas ttg ciri-ciri produk Mewujudkan arahan kerja
- Mewujudkan arahan kerja
- Menggunakan peralatan yg sesuai - Menggunakan peralatan kawalan - Menggunakan peralatan kawalan
dan pengukuran
- Memantau dan menjelaskan j mengenai aktiviti pengeluaran, penghantaran dan selepas
penghantaran penghantaran
7 5 2 Validasi Proses Pengeluaran dan 7.5.2 Validasi Proses Pengeluaran dan
Perkhidmatan (Validation of processes for production and processes for production and service provision)
- Pengesahan proses persediaanPengesahan proses persediaan produk
7 5 3 Identifikasi dan Kemudahkesanan
7.5.3 Identifikasi dan Kemudahkesanan
- Status Produk boleh dikenalpasti 7 5 4 Hakmilik Pelanggan
7.5.4 Hakmilik Pelanggan
- Dikenalpasti, dilindungi dan disenggara
7.5.5 Pemeliharaan Produk (Preservation of Product)
- Memastikan produk di pelihara p p dari segi identifikasi,’handling’, penyimpanan, pembungkusan, dan kawalan
7.5.6 Kawalan Alat Pengukuran dan Penilaian (Control of Monitoring and Measuring Devices)
- Peralatan dikawal secara konsisten
Klausa
Klausa
8 : PENGUKURAN ANALISIS8 : PENGUKURAN ANALISISKlausa
Klausa
8 : PENGUKURAN, ANALISIS 8 : PENGUKURAN, ANALISIS DAN PENAMBAHBAIKANDAN PENAMBAHBAIKAN 8.2 Pengukuran dan Pemantauan
8 2 1 Kepuasan pelanggan 8.2.1 Kepuasan pelanggan
- Pemantauan perlu dilakukan
8 2 2 A dit d l
8.2.2 Audit dalaman
- Berjadual
8.2.3 dan 8.2.4 Pengukuran dan pemantauan Proses dan p
8.3 KAWALAN TERHADAP
KETIDAKPATUHAN (CONTROL OF KETIDAKPATUHAN (CONTROL OF NONCONFORMING PRODUCT)
- Memastikan produk yang tidak menepati spesifikasi dari sampai ketangan pengguna
8.4 ANALISA DATA
- Kesesuaian dan keberkesanan Sistem Pengurusan Kualiti
8.5 PENAMBAHBAIKAN
8 5 1 P b hb ik B t
8.5.1 Penambahbaikan Berterusan Dasar Kualiti, Obj. Kualiti,
Audit, Analisa Data, Tindakan Pembetulan dan Pencegahan
8.5.2 Tindakan Pembetulan 8 5 3 Tindakan pencegahan 8.5.3 Tindakan pencegahan
ISO di PSZ
ISO di PSZ
Ketua Pengarah Kualiti – Ketua Pustakawan Wakil Pengurusan - KKM
Jawatankuasa Kualiti Pemilik Proses
DOKUMENTASI ISO PSZ
DOKUMENTASI ISO PSZ
z
Bercetak - KP, WP dan
P
ilik P
h j
Pemilik Proses sahaja
z
Online - Rujukan Umum
z
Online - Rujukan Umum
http://ekspress.psz.utm.my/
kualiti/
Dokumentasi
Dokumentasi
Manual Kualiti
JENIS DOKUMEN
JENIS DOKUMEN KETERANGANKETERANGAN PEMILIKPEMILIK
Dokumen asas Bagi SPK PSZ KP Prosedur Mendiri Bagi SPK PSZ KP dan WP Prosedur umum WP Prosedur Mendiri
(6 Mandatori) yang Digunapakai
bagi aktiviti terbabit
WP
Prosedur Aktiviti Prosedur bagi Proses kerja
Jabatan Pemilik Proses
Arahan Kerja Perincian proses
kerja
Pemilik Proses
Dokumen
Sokongan Bahan/Dokumen yang Dirujuk
Pemilik Proses
P
d
M d t i
Prosedur Mandatori
Enam prosedur mandotori yang ditetapkan oleh standard ialah:
• Kawalan dokumen (klausa 4.2.3) K l k d k liti (kl 4 2 4) • Kawalan rekod kualiti (klausa 4.2.4) • Audit Dalaman (klausa 8.2.2)
• Kawalan ke atas produk tidak menepati • Kawalan ke atas produk tidak menepati
spesifikasi (klausa 8.3)
• Tindakan pembetulam (klausa 8.5.2) p ( ) RECORDS • Tindakan pencegahan (klausa 8.5.3)
PROSEDUR AKTIVITI
PROSEDUR AKTIVITI
z Prosedur Mengurus Pembelian Jurnal
dan Media
Elektronik - AKT(JME)/PSZ/74
z Prosedur Pengendalian Maklumbalas
Perkhidmatan Perkhidmatan
ARAHAN KERJA
ARAHAN KERJA
z Prosedur Mengindeks dan Memproses
Bahan
- AKT(MB)/PSZ/75.3
z Arahan Kerja Mengindeks dan
Memproses Jurnal Memproses Jurnal
Dokumen Sokongan
Dokumen Sokongan
z
Dasar Jabatan
z
Panduan Tugas
z
Buku Panduan
z
Buku Panduan
Perpustakaan
p
OBJEKTIF KUALITI PSZ
OBJEKTIF KUALITI PSZ
1. Mempertingkatkan
pengurusan sumber ilmu
pengurusan sumber ilmu
dengan secara beransur
melengkapkan Koleksi Khas
sehingga tahun kini
sehingga tahun kini.
2. Mengindeks semua penulisan
UTM, berperingkat-peringkat
sehingga tunggakan sifar
Samb…
3.
Mengimbas dokumen
berperingkat peringkat
berperingkat-peringkat
sehingga tahun kini.
4. Memantau dan menganalisis
penggunaan sumber
penggunaan sumber
Samb….
5. Mengaudit pembekal sekali
setahun
setahun.
6. Memantau dan menganalisis
6. Memantau dan menganalisis
pelaksanaan
komponen-komponen perpustakaan
komponen perpustakaan
digital, dan
7. Mengganda aktiviti sebaran,
dan perkongsian ilmu
Program Audit
Program Audit
Program Audit
Program Audit
g
g
Dalam PSZ
Dalam PSZ
g
g
Dalam PSZ
Dalam PSZ
¾
¾
Tiap
Tiap Tahun
Tahun
¾
¾
Dua
Dua kali
kali ((2005
2005)) atas
atas arahan
arahan
Ketua
Ketua Pustakawan
Pustakawan
Ketua
Ketua Pustakawan
Pustakawan..
¾
¾
Audit
Audit
berfungsi
berfungsi
g
g
menyemak
menyemak
yy
kepatuhan
kepatuhan
proses
proses
seperti
seperti
didokumenkan
Perkembangan
Perkembangan
Perkembangan
Perkembangan
ISO PSZ
ISO PSZ
ISO PSZ
ISO PSZ
z
Penambahan Prosedur Bagi
Kelas Kemahiran
Kelas Kemahiran
Perpustakaan Objektif Kualiti
z
Mengaudit pelaksanaan
St d d P
l P
ti
Standard People Practice
sekurang-kurangnya satu kali
setahun
Program Kualiti
Program Kualiti
Program Kualiti
Program Kualiti
Terkini
Terkini
Terkini
Terkini
¾
Kumpulan ICC (Innovative
¾
Kumpulan ICC (Innovative
Creative Circle))
¾
5 S (Kekemasan Pejabat)
¾
Standards People Practice
¾
CSI ( 2 kali setahun)
Penglibatan PSZ dalam
Penglibatan PSZ dalam
Penglibatan PSZ dalam
Penglibatan PSZ dalam
Minggu Kualiti UTM
Minggu Kualiti UTM
Mulai 2 – 21 Disember 2006
PSZ terlibat:
PSZ terlibat:
1.
Program Kesedaran Amalan
SPP
- 19 Disember 2006
- 19 Disember 2006
1.Anugerah Perkhidmatan
K
C
l
Kaunter Cemerlang
Peranan Kita
Peranan Kita
Peranan Kita
Peranan Kita
Peranan Kita
Peranan Kita
Peranan Kita
Peranan Kita
1
Memahami aspirasi ISO di PSZ
1.
Memahami aspirasi ISO di PSZ
2.
Memberi komitmen bagi mencapai
2.
Memberi komitmen bagi mencapai
objektif kualiti yang ditetapkan
3.
Mematuhi Prosedur Kerja yang
ditetapkan
p
4.
Bersedia memberi input terhadap
p
p
langkah pembaharuan berterusan
CARTA ORGANISASI
PERPUSTAKAAN SULTANAH ZANARIAH
PEJABAT KETUA PUSTAKAWAN
Unit Pembangunan Sumber Manusia
Unit Kewangan, Penyenggaraan & Keselamatan Bangunan Jabatan Perkhidmatan Maklumat Jabatan Pembangunan Sumber Jabatan Pembangunan Automasi Jabatan Pengurusan Koleksi Perpustakaan Sultanah Zanariah, UTMC ity C a m p u s er n Jabatan Sokongan Penyelidikan n usan D ok um en D igi ta l er ol eha n ( Buku) & M edi a E le kt ro ni k gur usan Tek ni kal ndi ng M akl um at ni t Pr om os i gur us an M akl um at & Ra ngka ia n Kom pu te r ka si & M ultim ed ia m at an P an gka la n D at a tu an P en ye lid ik an be r Pe rp us ta kaan S PA CE it G ale ri u m Pen tadb ira n dan Rundi ng M akl um at ng uru sa n P erp us ta ka an Pe nyengga ra an K om put e st ak aan F ak ul ti nit S irk ul as i Ko le ks i K ha s an P usat -Pu sat S PS sat -Pu sat K ece m er lan ga n el ih ar aan & Pe m ul ih ar aa n U ni t P eng ur u Un it P e Uni t J ur na l Uni t P en Uni t R u Un Uni t P en g Uni t S er ve r & Uni t A pl ik Uni t P er khi dm Un it B an t Uni t P emb . Su m Un i Un it Un it S irk ul as i d Uni t S is te m P en U nit P er ole ha n & Pe rp us Un Un it Pe rp us ta ka Per pu st ak aan Pu Un it Me di a, P em e 24 Januari 2007