BAB 3
ANALIS IS S IS TEM YANG S EDANG BERJALAN
3.1 Sejarah Perusahaan
Bidakara merupakan singkatan bebas dari Bank Indonesia, Dana Pensiun, dan Kesejahteraan Karyawan, yaitu tiga unsur pokok yang memungkinkan adanya kompleks ini.
Adapun Kompleks Bidakara merupakan gabungan dari beberapa bangunan, yaitu:
Pusat Pendidikan dan Latihan Bina Sentra Auditorium Binakarna
Perkantoran M enara Bidakara Hotel Bumikarsa
Assembly Hall Birawa
Kelima bangunan tersebut menyatu menjadi Kompleks Bidakara, guna saling mendukung dalam mencapai tujuan perusahaan, yaitu dalam meningkatkan kesejahteraan pensiunan dan karyawan Bank Indonesia.
Kompleks Bidakara berdiri di atas tanah eks perumahan karyawan Bank Indonesia di daerah Pancoran, Tebet, Jakarta Selatan dengan luas area 4,5 hektar. Pembangunan Kompleks Bidakara dimulai bulan Oktober 1996, dan digunakan mulai April 1998. Konsep awal dari perencanaan pembangunan Kompleks Bidakara adalah
Kompleks Bidakara dapat memenuhi kebutuhan sarana dan prasarana bisnis yang meliputi ruang perkantoran, ruang untuk rapat, training dan pelatihan, penginapan serta entertainment.
PT. M ekar Prana Indah sebagai pemilik dan pengelola Kompleks Bidakara merupakan kelanjutan dari PT. M ekar Niaga yang didirikan tahun 1990, dan secara singkat riwayatnya dapat dikemukakan sebagai berikut:
• 16 Oktober 1990, PT. Fajar M ekar Indah (FM I) mendirikan PT. M ekar Niaga dengan modal dasar Rp. 200 juta, yang seluruhnya dimiliki oleh PT. FM I dengan Akte Notaris Nyonya Hartati Sumarsono, Sarjana Hukum, nomor 17 tanggal 16 Oktober 1990.
• 15 Juni 1991, PT. M ekar Prana Niaga diganti menjadi PT. M ekar Prana Indah (MPI) dengan akte notaris Nyonya Hartati M arsono, Sarjana Hukum, nomor 32 tanggal 15 Juni 1991 dan disahkan oleh M enteri Kehakiman Republik Indonesia nomor C2-2475.HT.01.01-Th’91 tanggal 25 Juni 1991.
• 31 Agustus 1995, kepemilikan saham PT. FM I diambil alih oleh Dapenbi dan YKK BI, dengan komposisi kepemilikan saham 60 : 40. M odal dasar dinaikkan dari Rp. 200 juta menjadi Rp. 180 milyar berdasarkan Akta Berita Acara Rapat nomor 51 tanggal 31 Agustus 1995 yang dibuat oleh Nyonya Hartati M arsono, Sarjana Hukum, dan telah mendapat persetujuan sesuai dengan Surat Keputusan M enteri Kehakiman Republik Indonesia nomor C2.7171.HT.01.04-Th’96 tangal 6 M aret 1996.
• 3 M aret 1997, modal dasar PT. M PI dinaikkan menjadi Rp. 220 milyar dengan komposisi kepemilikan Dapenbi – YKK BI menjadi 50 : 50 berdasarkan Akta Risalah Rapat nomor 2 tanggal 3 M aret 1997 yang dibuat oleh Nyonya Hartati M arsono, Sarjana Hukum.
• 18 M ei 1998, modal dasar dinaikkan menjadi Rp. 370 milyar, berdasarkan Akta Pernyataan Rapat nomor 14 tanggal 18 M ei 1998 yang dibuat oleh notaris Djoko Oetoro, Sarjana hukum.
• 2 Oktober 1998, modal yang ditempatkan sebesar Rp. 349,36 milyar dan sudah disetor penuh oleh:
o YKK BI sebesar Rp. 227,108 milyar atau 227.108 lembar saham (65%)
o Dapenbi sebesar Rp. 122,252 milyar atau 122.252 lembar saham (35%).
3.2 Maksud dan Tujuan, Visi dan Misi, Tugas dan Darma PT. Mekar Prana Indah
3.2.1 Maksud dan Tujuan
PT. M PI didirikan dengan maksud dan tujuan untuk berusaha dalam bidang-bidang properti, teknologi informasi, kursus dan latihan, perdagangan, pembangunan, pertanian dan perkebunan, industri, pertambangan, pengangkutan, percetakan, jasa.
3.2.2 Visi
Dalam menjalankan usaha PT. M PI mempunyai visi sebagai pelopor dalam mengelola suatu kompleks terpadu secara efisien dan efektif terutama di bidang jasa termasuk bidang teknologi informasi dengan mengutamakan kepuasan konsumen.
3.2.3 Misi
Adapun misi PT.MPI adalah untuk membantu para pemegang saham dalam meningkatkan kesejahteraan para karyawan dan pensiunan Bank Indonesia pada khususnya dan ikut serta membantu meningkatkan kesejahteraan masyarakat pada umumnya.
3.2.4 Tugas dan Darma
Pencapaian misi akan terjamin dengan terlaksananya Panca Tugas yang sekaligus merupakan Panca Darma, yaitu:
• Peningkatan pembayaran deviden
• Peningkatan pemeliharaan kompleks Bidakara
• Peningkatan kesejahteraan karyawan dan pengurus
• Peningkatan pembayaran pajak sesuai dengan ketentuan
• Peningkatan manfaat keberadaan kompleks Bidakara bagi para pengguna dan masyarakat pada umumnya.
3.3 S truktur Organisasi
3.3.1 S truktur Organisasi PT. Mekar Prana Indah
DEWAN KOMISARIS
DIREK TUR UTA MA
DIREKTUR ADM & KEUA NGAN
DIREK TUR PERK ANTO RA N DIVISI ADM & K EUAN GAN DIVISI PUSDIKLAT DIVISI PERKA NTORAN DIVISI PENGAD AAN & PEMELIHARAA N DIVISI HOTEL BA GIAN AKUNTING PUSA T BA GIAN KEUANG AN PUSA T BAGIA N PENGA WA SAN INTERN BAGIA N SUMBER DA YA MA NUSIA BA GIAN DIKLAT BA GIAN A DM & MA RK ETING BA GIAN AKU NITNG &
KEUANG AN BA GIAN OPERA SIONA L & PEMELIHA RA AN BAG IAN LOG ISTIK BAG IAN PEMELIHARAA N BAG IAN KEA MANA N & K ESELAMA TAN KERJA BAG IAN AKUNITNG & KEUANGA N BAG IAN SALES & MARKETING BAG IAN FRONT OFFICE BAG IAN HOUSEKEEPING BAG IAN FOOD & BEV ERAGE BAG IAN GENERAL AFFAIR
Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT. M ekar Prana Indah (Sumber : PT. M ekar Prana Indah)
Tugas dan tanggung jawab dari masing-masing divisi berdasarkan struktur organisasi diatas adalah sebagai berikut:
Direktur Utama
Bertanggung jawab sebagai pengambil keputusan dan penentuan strategi yang mencakup hubungannya dengan pengawasan intern, sumber daya manusia, masalah administrasi dan keuangan, perkantoran, dan perhotelan, serta menganalisa laporan yang berasal dari para manager dan direktur pelaksana dibawahnya untuk bahan dalam mengambil keputusan.
Adapun direktur utama membawahi dan bertanggung jawab atas beberapa divisi, yaitu:
1. Direktur Administrasi dan Keuangan
Bertanggung jawab atas pelaksanaan semua kegiatan pada divisi administrasi dan keuangan, dan divisi pusdiklat, serta membuat laporan secara periodik kepada direktur utama.
Adapun direktur administrasi dan keuangan menerima laporan dari bagian pengawasan dan bagian sumber daya manusia, serta membawahi divisi-divisi:
a. Divisi Administrasi dan Keuangan
M elaksanakan tugas dibidang perencanaan, pengawasan, mengkoordinasi, dan mengevaluasi pelaksanaan semua kegiatan unit administrasi dan pengelolaan keuangan, akunting, anggaran, dan perpajakan serta menjalin hubungan dengan pihak luar.
Divisi administrasi dan keuangan membawahi beberapa sub-divisi, yaitu: i. Bagian Akunting Pusat
M engkoordinasi, mengawasi, dan melaksanakan kegiatan akunting dan administrasi untuk menyusun laporan keuangan dan laporan manajemen perusahaan, melakukan verifikasi dan analisa laporan keuangan serta menyusun, mengevaluasi pelaksanaan dan pengawasan anggaran.
ii. Bagian Keuangan Pusat
M engkoordinasi kegiatan pengelolaan keuangan perusahaan meliputi pengawasan pengaturan likuiditas, penempatan dana di perbankan, penerimaan dan pengeluaran uang, penatausahaan surat-surat berharga, dokumen-dokumen perusahaan, dan pengelolaan perpajakan.
b. Divisi Pusdiklat
M erencanakan, mengkoordinasikan, mengawasi, dan mengevaluasi pelaksaan semua kegiatan usaha divisi pusdiklat.
Divisi pusdiklat membawahi beberapa sub-divisi, yaitu: i. Bagian Diklat
M erencanakan, mengkoordinasikan, mengawasi, dan mengevaluasi pelaksanaan pekerjaan di bidang marketing dan training organizer.
ii. Bagian Administrasi dan Marketing
M erencanakan, mengkoordinasikan, mengawasi, dan mengevaluasi pelaksanaan pekerjaan di bidang administrasi dan marketing.
2. Bagian Pengawasan Intern
M engkoordinir aktivitas pengawasan dan pemeriksaan, melakukan pemeriksaan, mengembangkan rencana, dan mengusahakan tercapainya pemeriksaan intern yang sesuai dengan kebijaksanaan direksi, serta membina hubungan kerja yang efektif dengan pimpinan, pejabat, dan pelaksana di semua unit kerja.
Bagian pengawasan intern bertanggung jawab kepada direktur utama dan memberikan laporan kepada direktur administrasi dan keuangan.
3. Bagian Sumber Daya Manusia
M engkoordinir pelaksanaan seluruh aspek kegiatan yang berkaitan dengan sumber daya manusia (SDM ) meliputi penerimaan, penempatan, evaluasi, pelatihan, kesejahteraan serta administrasi, dan ketentuan-ketentuan yang berkaitan dengan masalah SDM hingga pengakhiran hubungan kerja karyawan. Bagian sumber daya manusia bertanggung jawab kepada direktur utama dan memberikan laporan kepada direktur administrasi dan keuangan.
4. Direktur Perkantoran
Bertanggung jawab atas pelaksanaan semua kegiatan usaha pada divisi perkantoran, dan divisi pengadaan dan pemeliharaan, serta memberi laporan secara berkala kepada direktur utama.
Adapun direktur perkantoran membawahi divisi-divisi: a. Divisi Perkantoran
M erencanakan, mengkoordinasi, mengawasi, dan mengevaluasi pelaksanaan semua kegiatan usaha di divisi perkantoran.
Divisi perkantoran membawahi beberapa sub-divisi, yaitu: i. Bagian Akunting dan Keuangan
M emonitor kelancaran dan akurasi pelaksanaan keuangan, akuntansi, dan administrasi dan mengevaluasi laporan keuangan.
ii. Bagian Operasional dan Pemeliharaan
M erencanakan, mengkoordinasi, mengawasi dan mengevaluasi pelaksanaan pekerjaan serta menyusun sistem dan prosedur serta program kerja dan anggaran tahunan di bidang maintenance, security, housekeeping, dan tenant relation.
b. Divisi Pengadaan dan Pemeliharaan
M erencanakan, mengkoordinasi, mengawasi, dan mengevaluasi pelaksanaan semua kegiatan usaha di divisi jasa umum.
Divisi pengadaan dan pemeliharaan membawahi beberapa sub-divisi, yaitu: i. Bagian Logistik
M erencanakan, mengkoordinasi, mengawasi, dan mengevaluasi pelaksanaan semua kegiatan pengadaan barang / jasa, kecuali pelaksanaan secara langsung oleh pengguna (user).
ii. Bagian Pemeliharaan
M erencanakan, mengkoordinasikan, mengawasi, dan mengevaluasi pelaksanaan pekerjaan dan pemeliharaan, menyusun sistem dan prosedur serta program kerja tahunan di bidang sipil, mekanikal, elektrikal, plumbing, landscaping, dan housekeeping.
iii. Bagian Keamanan dan Keselamatan Kerja
M erencanakan, mengkoordinasikan, mengawasi, dan mengevaluasi pelaksanaan pekerjaan dan menyusun sistem dan prosedur serta program kerja tahunan di bidang keamanan, ketertiban, dan keselamatan serta perparkiran di komplek Bidakara.
5. Divisi Hotel
M erencanakan, mengkoordinasikan, mengawasi, dan mengevaluasi pelaksanaan semua kegiatan usaha di divisi hotel.
Adapun divisi hotel membawahi beberapa sub-divisi, yaitu: a. Bagian Akunting dan Keuangan
M enyiapkan dan mengevaluasi laporan keuangan serta menjaga kelancaran dan akurasi pelaksanaan keuangan, akuntansi, dan administrasi.
b. Bagian Sales dan Marketing
M erencanakan, mengkoordinasikan, mengawasi, dan mengevaluasi pelaksanaan pekerjaan di bidang penjualan dan pemasaran seluruh produk hotel.
c. Bagian Front Office
M erencanakan, mengkoordinasikan, mengawasi, dan mengevaluasi pelaksanaan pekerjaan di bidang front office.
d. Bagian Housekeeping
M erencanakan, mengkoordinasikan, mengawasi, dan mengevaluasi pelaksanaan pekerjaan serta menyusun prosedur serta program kerja dan anggaran tahunan di bidang housekeeping.
e. Bagian Food and Beverage
M erencanakan, mengkoordinasikan, mengawasi, dan mengevaluasi pelaksaan semua kegiatan di bagian food and beverage service.
f. Bagian General Affair
M erencanakan, mengkoordinasikan, mengawasi, dan mengevaluasi pelaksaan pekerjaan serta menyusun sistem dan prosedur serta program kerja dan anggaran tahunan di bidang SDM , keamanan, ketertiban, dan keselamatan serta pengadaan barang dan jasa di hotel.
3.3.2 S truktur Organisasi PT. Mekar Prana Indah Bagian Sumber Daya Manusia
MANAGER SDM
ASST. MANAGER EMPL. REL. & DEVELOPMENT ASST. MANAGER P AYROLL & ADMINISTRATION SENIOR S TAFF EMP LOYEE RELATIONS SENIOR S TAFF DEVELOP MENT
OFFICE BOY DRIVER
SENIOR S TAFF PAYROLL JUNIOR STAFF ADMINISTRATION EXECUTIVE SECRETAR Y Gambar 3.2
Struktur organisasi PT. M ekar Prana Indah bagian Sumber Daya M anusia (Sumber : PT. M ekar Prana Indah)
Tugas dan tanggung jawab dari masing-masing bagian pada divisi sumber daya manusia adalah sebagai berikut:
1. Human Resources Development Manager
M engkoordinir pelaksanaan seluruh aspek kegiatan yang berkaitan dengan sumber daya manusia (SDM ) meliputi penerimaan, penempatan, evaluasi, pelatihan, kesejahteraan serta administrasi, dan
ketentuan-ketentuan yang berkaitan dengan masalah SDM hingga pengakhiran hubungan kerja karyawan.
2. Employee Relations and Development Assistant Manager
M enyusun, melaksanakan, dan mengevaluasi proses rekruitment, evaluasi kerja karyawan, pelatihan dan pengembangan, kebijakan dan ketentuan perusahaan, perijinan dan aktifitas sosial.
3. Employee Relations Senior Staff
M embuat kontrak kerja karyawan, memonitor status hubungan kerja karyawan, memonitor masa berlakunya legal aspect dan kerjasama dengan pihak ketiga.
4. Development Senior Staff
M elaksanakan proses recruitment, evaluasi kerja karyawan, pelatihan dan pengembangan, kesejahteraan karyawan, perijinan dan aktifitas sosial.
5. Office Boy
M elakukan pekerjaan yang menyangkut masalah kebersihan ruangan kantor, menyediakan minuman, serta melaksanakan photo-copy dan pengiriman surat-menyurat.
6. Driver
M eraawat kendaraan dan mengantar setiap staff perusahaan yang akan bertugas keluar kantor.
7. Payroll and Administration Assistant Manager
M enyusun, mengawasi penghitungan dan pembayaran gaji karyawan, termasuk didalamnya perhitungan kewajiban terhadap PPh 21, Jamsostek, lembur, dan pelaksanaan administrasi personalia.
8. Administration Junior Staff
M elaksanakan seluruh tugas bidang administrasi personalia sumber daya manusia.
9. Payroll Senior Staff
M elaksanakan pembuatan gaji karyawan untuk setiap bulannya, termasuk didalamnya perhitungan kewajiban karyawan terhadap PPh 21, Jamsostek, lembur, dan bidang administrasi personalia sumber daya manusia.
10. Executive Secretary
M engerjakan seluruh kegiatan dan tugas-tugas sekretaris dan pekerjaan administrasi sehari-hari secara profesional, yaitu: menangani surat-menyurat umum, filling, mengatur pertemuan dan rapat, dan melakukan tugas-tugas sekretaris dan tugas adminstrasi lainnya untuk kepentingan direksi.
3.4 Sistem Sumber Daya Manusia Yang Sedang Berjalan
3.4.1 Sistem Penerimaan dan Penempatan S umber Daya Manusia
Sistem penerimaan dan penempatan Sumber Daya M anusia (SDM ) merupakan sistem yang menggambarkan proses pengadaan, seleksi, dan penempatan karyawan baru dengan jumlah, mutu, dan waktu yang tepat.
Sistem penerimaan dan penempatan SDM berlandaskan:
• Pelaksanaan rekrutmen bersifat aktif dan dinamis untuk mendapatkan calon yang berpotensi baik.
• Seleksi penerimaan dan penempatan dilakukan secara obyektif.
• Untuk jabatan tertentu digunakan dengan kontrak.
3.4.2 Sistem Mutasi
Sistem mutasi adalah sistem yang menggambarkan pemindahan karyawan dari satu divisi / bagian ke divisi / bagian lain, tidak termasuk dalam pengertian
mutasi ini adalah rotasi dan alih jabatan pada tingkat jabatan yang sama dalam satu bagian.
Sistem mutasi berlandaskan:
• Sebagai sarana pengembangan dan upaya mendapatkan kesesuaian kerja.
• Dilakukan secara berkala
• Dapat berlaku untuk semua jenjang jabatan.
3.4.3 Sistem Promosi
Sistem promosi adalah sistem untuk perpindahan dari suatu jabatan ke jabatan lain yang lebih tinggi. Promosi mempertemukan kebutuhan antara perseroan dan karyawan sehingga dapat meningkatkan kinerja perseroan dan menciptakankepuasan kerja karyawan.
Sistem promosi berlandaskan:
• Keseuaian dengan lowongan jabatan.
• Promosi dilaksanakan melalui seleksi yang objektif.
3.4.4 Sistem Pendidikan dan Pelatihan
Sistem pendidikan dan pelatihan adalah sistem pengembangan SDM yang di satu pihak untuk memenuhi kebutuhan dan kewajiban perseroan akan adanya
peningkatan kualitas SDM , di lain pihak merupakan peningkatan motivasi bagi karyawan karena diperhatikan kepentingannya.
Penigkatan keterampilan dikaitkan dengan upaya untuk memperlancar pelaksanaan tugas saat ini, sedangkan pembekalan pengetahuan dapat dikaitkan dengan kebutuhan di depan.
Sistem pendidikan dan pelatihan berlandaskan:
• Identifikasi kebutuhan pendidikan yang terkait dengan bidang tugas.
• M ateri pendidikan berjenjang dan pelaksanaannya berkesinambungan.
3.4.5 Sistem Penilaian Kinerja
Sistem penilaian kerja adalah sistem yang disusun untuk menilai keseluruhan hasil pencapaian sasaran kerja dan keterampilan yang ditunjukkan oleh karyawan yang melakukan tugasnya.
Sistem penilaian kerja berlandaskan:
• Orientasi pada hasil, baik volume maupun kualitas.
• M emperhatikan aspek perilaku kerja dan keterampilan yang relevan dalam melaksanakan tugas pekerjaan.
• M enggunakan hasil pencatatan.
• M enitikberatkan tanggung jawab penilaian dan pengembangan karyawan kepada atasan langsung, diadakan evaluasi periodik untuk melihat perkembangan pencapaian tugas dan penilaian.
• Perilaku kerja berdasarkan Kompetensi, Integritas, Akuntabilitas, Transparansi, dan Kebersamaan. Adapun definisi dari setiap perilaku kerja:
o Kompetensi : M emiliki kemampuan, pengetahuan, dan keterampilan untuk menyelesaikan suatu pekerjaan sesuai dengan kualitas yang telah ditetapkan. Perilaku kerja kompetensi:
- mempunyai pengetahuan, keterampilan, dan sikap (attitude) sesuai dengan persyaratan tuntutan perseroan.
- M emanfaatkan dna mengembangkan teknologi, pengetahuan, dan ketelitian yang relevan dalam bekerja.
- M emahami dan menerapkan visi dan misi perseroan serta menilai kinerja secara objektif.
o Integritas : Patuh dan konsisten terhadap nilai-nilai moral, nilai kejujuran atau peraturan lainnya serta mementingkan perseroan. Perilaku kerja integritas:
- Bersikap jujur dalam pelaksanaan tugas mencapai tujuan organisasi secara optimal.
- M ematuhi ketentuan dan mengutamakan kepentingan organisasi.
- M enjadikan nilai kenyamanan sebagai dasar dalam mengembangkan motivasi kerja.
o Akuntabilitas : Pertanggungjawaban dari masing-masing individu atas tindakan yang diambil beserta konsekuensinya, terutama dalam penyelesaian tugas dan pengambilan keputusan. Perilaku kerja akuntabilitas: - M emiliki inis iatif dan tanggung jawab dalam pelaksanaan tugas
memenuhi harapan stake holder (pihak yang berkepentingan).
- M elakukan yang terbaik untuk pencapaian tugas, menghasilkan produk dengan kualitas yang ditetapkan.
- M empertanggungjawabkan kesalahan sesuai kewenangannya. - M eningkatkan akuntabilitas dengan fungsi pengawasan yang efektif.
o Transparansi : Kejelasan dan keterbukaan dalam latar belakang dan hasil suatu tujuan, keputusan ataupun langkah kerja baik organisasi maupun individu. Perilaku kerja transparansi:
- M enciptakan iklim komunikasi yang terbuka dalam / antar divisi, menggunakan sarana komunikasi yang tersedia, menciptakan keterbukaan informasi sesuai dengan harapan stake holder.
- M engemukakan pendapat secara terbuka, langsung dan beretika, dan menciptakan keterbukaan dalam proses perumusan dan implementasi kebijakan.
- M eningkatkan transparansi dengan menyediakan informasi yang cukup akurat dan tepat waktu kepada stake holder.
- M empunyai website yang selalu di update apabila ada informasi material dan press release.
o Kebersamaan : Persatuan, kekompakan, dan kedekatan individu dalam perseroan ataupun divisi, mampu mendukung terciptanya komunikasi dan kerja sama yang baik. Perilaku kerja kebersamaan:
- M emiliki semangat kerja yang tinggi, menjaga nama baik perseroan dan karyawannya.
- M engembangkan rasa kekeluargaan, saling menghargai baik antar karyawan maupun antar divisi serta dengan beretika menghormati kepentingan bersama.
3.4.6 Sistem Pemberhentian karyawan
Sistem pemberhentian karyawan adalah sistem yang mengatur hal-hal yang dapat mengakibatkan pemberhentian karyawan serta hak dan kewajibannya dengan ketentuan yang jelas, sehingga karyawan akan mendapat ketentraman dan kepastian kerja.
Perseroan menggunakan kemampuan bekerja, kualifikasi, dan kriteria yang terkait sebagai dasar dalam pengambilan keputusan mengenai hubungan kerja antara perseroan dan karyawan.
Sistem pemberhentian karyawan berlandaskan:
• Pemberhentian karena keinginan perseroan atau karyawan yang bersangkutan dan berhenti karena mencapai usia pensiun.
• M emberikan penghargaan yang layak dengan juga memperhatikan kewajiban karyawan.
• Ketentuan yang mengatur tentang pensiun serta hak dan kewajibannya.
3.4.7 Sistem Penggajian dan Remunerasi
Sistem penggajian dan remunerasi adalah sistem yang mengatur penghasilan karyawan yang diterima dari perseroan, terdiri atas:
• Gaji pokok beserta tunjangan tetap dan tunjangan lainnya, uang lembur, yang dibayarkan perseroan sebagai imbalan atas hasil kerja yang diberikan karyawan.
• Tunjangan prestasi kerja, adalah uang yang diberikan dalam kaitan prestasi kerja (kinerja) karyawan, tunjangan ini bertujuan memotivasi guna berprestasi lebih baik. Reward (penghargaan) berupa uang yang diberikan untuk tujuan meningkatkan kepuasan kerja serta membuat kompetitif di pasaran tenaga kerja. Dalam hal ini uang cuti, imbalan prestasi kerja, uang penyesuaian, dan tunjangan hari raya.
Sistem penggajian dan remunerasi berlandaskan:
• Jabatan
• Dikaitkan dengan penilaian kinerja karyawan.
• Kompetitif di pasaran tenaga kerja.
3.4.8 Sistem Absensi
Sistem absensi adalah sistem yang mengatur kehadiran dan ketidakharian, serta jam kerja karyawan, termasuk lembur, dan shift kerja atau jam tugas. Dalam sistem absensi ini juga disertakan untuk entry data: alasan tidak hadir / terlambat, perubahan petugas shift, ijin lembur, perubahan waktu kerja / shift / lembur, dan perubahan data pegawai. Sistem absensi akan mempengaruhi tunjangan karyawan.
Perekrutan karyawan 2 Pelamar Marketing SDM Divisi Melakukan tes dan wawancara 1 Hasil tes dan
wawancara 1
Has il tes dan wawancara S eleksi pelamar Z Tidak lulus M em buat S K penerimaan karyawan lulus Z 1 SK penerimaan karyawan 1 2 S K penerim aan kary awan selesai Pelamar diter ima menjadi karyawan perusahaan 1
Z
Z
Pelatihan
SDM Karyawan Bagian Divisi Mulai Membuat surat karyawan butuh pelatihan 1 2 Surat karyawan butuh pelatihan 1 Surat karyawan butuh pelatihan Membuat SK pelatihan 1 SK pelatihan 1 2 SK pelatihan selesai Karyawan mulai dilatihPenilaian Kinerja
SDM Divisi Mulai Melakukan penilaian kinerja karyawan 1 2 Laporan hasil penilaian kinerja 1 Laporan hasil penilaian kinerja SelesaiPenggajian
SDM1
Karyawan Adm dan keuangan
Mulai Melakukan perhitungan gaji dan tunjangan karyawan 1 2 Laporan hasil perhitungan 1 Laporan hasil perhitungan Z Membuat slip gaji bersih 2 Slip gaji bersih
1 Slip gaji bersih Beserta pembayaran
gaji karyawan
selesai
Z
Absensi Karyawan
SDM Karyawan
Bagian
Mulai
Mengisi daf tar hadir
karyawan
Membuat Laporan Kehadiran Karyawan
Daf tar Hadir Karyawan Daftar Hadir Karyawan 1 2 Laporan Kehadiran Karyawan 1 Laporan Kehadiran Karyawan Selesai
Cuti karyawan SDM Karyawan Divisi Mulai Mengisi Surat pengajuan cuti 1 Laporan cuti karyawan 1 Laporan cuti karyawan Membuat surat keterangan cuti 1 2 SK Cuti 1 SK Cuti selesai 2 SK Cuti 3 SK Cuti
Gambar 3.12 Flowchart sistem Pelanggaran
3.6 Permasalahan Yang Dihadapi
Analisis masalah sistem yang berjalan berdasarkan sistem informasi pada divisi sumber daya manusia (SDM ) PT. M ekar Prana Indah adalah proses penyimpanan data masih dalam bentuk file excel, sehingga data tidak terintegrasi dengan baik dan sulit mendapatkan informasi yang tepat tentang karyawan karena data dicatat dalam file-file terpisah.
3.7 Analisis Kebutuhan Informasi Tabel 3.1 Kebutuhan Informasi
Proses Kebutuhan Informasi
Penerimaan dan penempatan Jumlah dan jabatan lowongan yang dibuka pada tahun yang berjalan.
Daftar seluruh pelamar.
Daftar pelamar yang lulus test administratif Daftar pelamar yang lulus psychotest Daftar pelamar yang lulus wawancara
Keterangan lama kontrak kerja dan masa percobaan karyawan baru
M utasi Daftar nama karyawan dan unit kerjanya.
Daftar nama karyawan yang belum pernah dimutasi.
Daftar penilaian kinerja karyawan selama 3 tahun terakhir.
Promosi Posisi jabatan yang kosong.
Daftar nama karyawan yang posisinya berada di bawah posisi jabatan yang kosong.
Daftar penilaian kinerja karyawan selama 3 tahun terakhir.
Pendidikan dan pelatihan Daftar diklat yang akan dibuka.
Daftar nama pegawai dan jenis diklat yang telah diikuti.
Penilaian kinerja Daftar nilai setiap karyawan berdasarkan kompetensi, integritas, akuntabilitas, transparansi, dan kebersamaan.
Pemberhentian Daftar nama karyawan yang sudah berumur 50 tahun untuk golongan I sampai IV.
Daftar nama karyawan yang sudah berumur 56 tahun untuk golongan V keatas.
Daftar nama karyawan yang sudah menerima surat peringatan III (SPIII) dengan jenis pelanggarannya.
pangkat, masa kerja, dan jabatan.
Daftar penilaian kinerja karyawan dalam 3 tahun terakhir.
Daftar nama karyawan yang mengambil cuti dengan jenis cutinya.
Daftar nama karyawan yang berhak mendapat tunjangan hari raya.
Absensi Jadwal dan lama kerja setiap karyawan menurut jabatan dan golongannya.
Daftar nama karyawan yang sedang mengambil cuti.
3.8 Usulan Pemecahan Masalah
Semua bagian dalam Bagian Sumber Daya M anusia (SDM ) memerlukan informasi dan data secara cepat, tepat, dan akurat. Selama ini data dan informasi yang ada dalam Bagian SDM masih berupa kertas dan file yang terpisah secara fisik. Data tersebut seharusnya berada dalam sistem yang terintegrasi, sehingga mempermudah bagi unit kerja untuk mendapatkan data dan informasi yang dibutuhkan.
Dalam menjalankan fungsinya, manajemen SDM seharusnya mengumpulkan dan memelihara segala data yang berhubungan dengan SDM , termasuk didalamnya memasukkan, mengubah, menghapus, memanipulasi, memperoleh data dan
informasi, serta menganalisis kebutuhan unformasi untuk mendukung kegiatan operasional kepegawaian dan proses bisnis yang berjalan pada Bagian SDM .
Penerapan teknologi informasi dalam menunjang operasional suatu instansi tidak dapat dihindari, karena informasi merupakan salah satu unsur utama dalam manajemen modern. Dengan dukungan informasi yang relevan, tepat, dan akurat, fungsi organisasi dalam upaya mencapai tujuan yang diharapkan dapat dilakukan dengan lebih baik.
Pemecahan masalah yang kami usulkan
• M erancang suatu sistem basis data Sumber Daya M anusia.
• M emindahkan data dari excel ke database dengan cara membuat koneksi excel dan membaca data record excel per baris. Semua data yang ada dikumpulkan dalam satu basis data (database) yang terintegrasi sehingga data tersebut dapat digunakan secara cepat dan tepat
Sistem tersebut dapat digunakan dalam pengambilan keputusan untuk kenaikan gaji, mutasi, promosi, penilaian prestasi, pengambilan cuti, PHK, pensiun, dan hal-hal lain yang berhubungan dengan karyawan, sehingga tujuan dari perusahaan pada umumnya dan Bagian SDM pada khususnya dapat tercapai secara maksimal.
