Oleh
Yulian Firmansyah 120412423495
UNIVERSITAS NEGERI MALANG FAKULTAS EKONOMI JURUSAN MANAJEMEN
DESEMBER 2014
Pengertian kantor dan administrasi
perkantoran,Unsur-unsur Administrasi Perkantoran, Ruang lingkup administrasi
perkantoran, dan Tujuan administrasi perkantoran
M
O
D
U
L
KATA PENGANTAR
Modul ini berisi materi pembelajaran yang membekali peserta didik dengan pengetahuan, keterampilan dalam menyajikan pengetahuan yang dikuasai secara kongkrit dan abstrak dan sikap sebagai makhluk yang mensyukuri amugerah alam semesta yang dikaruniakan kepadanya melalui pemanfaatan yang bertanggung jawab.
Modul ini menjelaskan usaha minimal yang harus dilakukan siswa untuk mencapat kompetensi yang diharuskan. Siswa dituntut untuk mencari sumber belajar lain yang tersedia di sekitarnya. Dalam hal ini peran guru sangatlah penting untuk meningkatkan dan menyesuaikan daya serap siswa dengan
ketersediaan kegiatan dalam modul ini. Guru dapat memperkayanya dengan kreasi dalam bentuk kegiatan-kegiatan lain yang sesuai dan relevan yang bersumber dari lingkungan sosial dan alam.
Modul ini sangat terbuka dan terus dilakukan perbaikan dan penyempurnaan. Untuk itu, diharapkan kepada para pembaca untuk memberikan kritik, saran dan masukan untuk perbaikan dan penyempurnaan.
Malang, Desember 2014
Penulis
Pengertian kantor dan administrasi perkantoran,Unsur-unsur Administrasi Perkantoran, Ruang lingkup administrasi perkantoran, dan Tujuan administrasi perkantoran
DAFTAR ISI KATA PENGANTAR ... i DAFTAR ISI ... ii PENTUNJUK BELAJAR ... 1 KI/KD ... 2 MATERI PEMBELAJARAN ... 3 INFORMASI PENDUKUNG ... 3 PAPARAN MATERI ... 3 a. Pengertian kantor ... 3
b. Pengertian administrasi perkantoran ... 4
c. Unsur-unsur administrasi perkantoran ... 9
d. Ruang lingkup administrasi perkantoran ... 11
e. Tujuan administraso perkantoran ... 14
Soal pilihan ganda ... 14
Soal essay ... 16
Kunci Jawaban soal pilihan ganda ... 16
Kunci jawaban soal essay... 17
PENILAIAN ... 19
a. Format penilaian evaluasi kognitif (Tes tulis) ... 19
b. Format penilaian kinerja psikomotor ... 20
A. PETUNJUK BELAJAR 1. Untuk Peserta Didik
a. Petunjuk umum
Bacalah bahan ajar dengan seksama, terutama bagian instruksi.
Pahami tujuan anda mempelajari bahan ajar, sasaran yang diharapkan, tingkat penguasaan yang diharapkan serta waktu yang ditargetkan.
Kerjakanlah tugas dan latihan yang terdapat di dalamnya dengan jujur tanpa melihat kunci jawaban sebelum anda mengerjakannya.
Gunakan teknik membaca cepat dalam mempelajari bahan ajar.
Laporkan kemajuan anda kepada pendidik sebelum anda melanjutkan ke bahan ajar selanjutnya.
b. Anda diperbolehkan bertanya kepada pendidik jika dianggap perlu. c. Usahakan menyelesaikan setiap bahan ajar lebih cepat dari waktu yang
ditetapkan
d. Jika ada bagian yang belum anda pahami, cobalah terlebih dahulu
mendiskusikan dengan teman yang sedang mengerjakan bagian yang sama, sebelum anda bertanya pada pendidik. Kalau perlu, anda harus berusaha mencari tahu jawabannya pada sumber yang lain.
e. Tingkat pemahaman minimal yang diharapkan sebesar 75%, jika tingkat penguasaan anda kurang dari 75%, pelajari materi/ bagian-bagian dari bahan ajar yang belum anda kuasai, atau mintalah saran-saran dari pendidik. Ikuti ketentuan yang berlaku dalam setiap bahan ajar sebelum anda melanjutkan ke bagian lain atau ke bahan ajar berikutnya.
2. Untuk Pendidik
a. Pendidik harus menguasai sepenuhnya isi bahan ajar dan mempunyai daftar bagian bahan ajar yang mungkin sulit bagi peserta didik dan mempersiapkan penjelasan / jawaban yang diperlukan.
b. Pendidik harus mempunyai catatan posisi dan kemajuan setiap peserta didik dan sekaligus memikirkan sumber informasi lain yang dapat disarankan kepada peserta didik.
Pengertian kantor dan administrasi perkantoran,Unsur-unsur Administrasi Perkantoran, Ruang lingkup administrasi perkantoran, dan Tujuan administrasi perkantoran
c. Pendidik hendaknya dapat meningkatkan motivasi peserta didik setiap saat terutama bagi peserta didik yang berhasil (memberi pujian, penghargaan, hadiah kecil, dll).
d. Sebelum memberikan verifikasi keberhasilan peserta didik, pendidik harus mengevaluasi keberhasilan peserta didik dengan memberikan pertanyaan, otomatisasi kantor l, test dan sebagainya yang telah dipersiapkan terlebih dahulu.
e. Bahan ajar yang digunakan oleh peserta didik harus dimulai secara berurutan.
f. Setiap satu bahan ajar selesai, peserta didik harus melaporkannya kepada fasilitator dan diverifikasi oleh fasilitator melalui tes sederhana, tanya jawab dan sebagainya.
g. Peserta didik ditugaskan untuk membuat rangkuman setiap bahan ajar yang telah mereka pelajari.
h. Bahan ajar ini merupakan edisi awal materi kurikulum 2013. Oleh karena itu, pendidik diharapkan:
Membuat catatan rinci mengenai kekurangan bahan ajar ini ;
Menambahkan materi yang dianggap lebih baik dari yang ada, sesuai dengan kondisi setempat.
B. KI-KD
1. Kompetensi Inti
KI 1 : Menghayati dan mengamalkan ajaran agama yang dianutnya. KI 2 : Menghayati dan Mengamalkan perilaku jujur, disiplin,
tanggungjawab, peduli (gotong royong, kerjasama, toleran, damai), santun, responsif dan pro-aktif dan menunjukan sikap sebagai bagian dari solusi atas berbagai permasalahan dalam berinteraksi secara efektif dengan lingkungan sosial dan alam serta dalam menempatkan diri sebagai cerminan bangsa dalam pergaulan dunia.
KI 3 : Memahami, menerapkan dan menganalisis pengetahuan faktual, konseptual, dan prosedural berdasarkan rasa ingin tahunya tentang ilmu pengetahuan, teknologi, seni, budaya, dan humaniora dalam wawasan kemanusiaan, kebangsaan, kenegaraan, dan peradaban terkait penyebab fenomena dan kejadian dalam bidang kerja yang spesifik untuk memecahkan masalah.
KI 4 : Mengolah, menalar, dan menyaji dalam ranah konkret dan ranah abstrak terkait dengan pengembangan dari yang dipelajarinya di
Pengertian kantor dan administrasi perkantoran,Unsur-unsur Administrasi Perkantoran, Ruang lingkup administrasi perkantoran, dan Tujuan administrasi perkantoran
sekolah secara mandiri, dan mampu melaksanakan tugas spesifik di bawah pengawasan langsung.
2. Kompetensi Dasar
a. Mengevaluasi paradigma dan filosofi administrasi perkantoran untuk memecahkan masalah yang terjadi sehari-hari
C. MATERI PEMBELAJARAN
a. Pengertian kantor dan administrasi perkantoran b. Unsur-unsur Administrasi Perkantoran
c. Ruang lingkup administrasi perkantoran d. Tujuan administrasi perkantoran
D. INFORMASI PENDUKUNG
E. Endang R, Mulyani, dkk. 2010. Modul Memahami Prinsip-Prinsip Penyelenggaraan Administrasi Perkantoran. Jakarta: Erlangga
Melalui buku-buku tersebut siswa akan memiliki tambahan pengetahuan untuk mempelajari pengertian kantor, pengertian administrasi perkantoran, unsure-unsur asministrasi perkantoran, ruang lingkup dan tujuan administrasi perkantoran . Siswa tidak dianjurkan untuk memiliki ketiga buku tersebut.
F. PAPARAN ISI MATERI
a. Pengertian kantor
Secara etimologis kantor berasal dari Belanda: “kantoor”, yang maknanya: ruang tempat bekerja, tempat kedudukan pimpinan, jawatan instansi dan sebagainya. Dalam bahasa Inggris “office” memiliki makna yaitu: tempat memberikan pelayanan (service), posisi, atau ruang tempat kerja.
Pengertian kantor dapat dibedakan menjadi 2, yaitu kantor dalam arti dinamis dan kantor dalam arti statis.
Kantor dalam arti dinamis merupakan proses penyelenggaraan kegiatan pengumpulan, pencatatan, pengolahan, penyimpanan, dan penyampaian/
Pengertian kantor dan administrasi perkantoran,Unsur-unsur Administrasi Perkantoran, Ruang lingkup administrasi perkantoran, dan Tujuan administrasi perkantoran
pendistribusian data/informasi. Atau dapat dikatakan kantor dalam arti dinamis merupakan kegiatan ketatausahaan atau kegiatan administrasi dalam arti sempit Sedangkan kantor dalam arti statis bisa berarti Ruang kerja, kamar kerja, markas, biro, instansi, lembaga, jawatan, badan, perusahaan, serta tempat atau ruangan penyelenggaraan kegiatan pengumpulan, pencatatan, pengolahan, penyimpanan penyampaian/pendistribusian data/informasi. Selain pengertian-pengertian tersebut, ada beberapa pengertian kantor secara statis menurut beberapa ahli diantaranya yaitu :
1. Menurut Moekijat(1997:3), kantor adalah setiap tempat yang biasanya dipergunakan untuk melaksanakan pekerjaan tata usaha, dengan nama apapun juga tempat tersebut mungkin diberikan.
2. Prajudi Atmosudirjo (1982:25),kantor adalah unit organisasi terdiri atas tempat, staf personel dan operasi ketatausahaan guna membantu pimpinan. 3. Kallaus dan Keeling, office is a function where interdependent system of
technology, procedures, and people are at work to manage one of the firm’s most vital resources-information.
4. Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia kantor adalah balai (gedung, rumah, ruang) tempat mengurus suatu pekerjaan atau juga disebut tempat bekerja.
Dari definisi-definisi diatas dapatlah ditarik kesimpulan bahwa kantor dalam arti dinamis adalah tempat diselenggarakannya kegiatan tata usaha di mana terdapat ketergantungan system antara orang, teknologi, dan prosedur untuk menangani data dan informasi mulai dari menerima, mengumpulkan, mengolah, menyimpan, sampai menyalurkannya.
b. Pengertian administrasi perkantoran
Secara etimologis, administrasi berasal dari bahasa latin yang terdiri dari kata ad yang berarti intensif dan ministraire yang berarti to serve (melayani). Literatur lain
menjelaskan bahwa administrasi merupakan terjemahan dari bahasa Inggris yaitu
Pengertian kantor dan administrasi perkantoran,Unsur-unsur Administrasi Perkantoran, Ruang lingkup administrasi perkantoran, dan Tujuan administrasi perkantoran
administration yang bentuk infinitifnya adalah to administer. Dalam Oxford Advanced
Learner‟s Dictionary of Current English (1974), kata administer diartikan sebagai to
manage (mengelola) atau to direct (menggerakkan) (Ulbert Silalahi 1992: 2-3). Kata
administrasi juga berasal dari bahasa Belanda, yaitu administratie yang meliputi kegiatan
catat mencatat, surat menyurat, pembukaan ringan, ketik mengetik, agenda dan sebagainya
yang bersifat teknis ketatausahaan (clrecical work) (Suwarno Handayaningrat, 1988: 2)
Secara ilmu, menurut Leonard D. White (dalam Introduction to Study of Public Administration), administrasi adalah suatu proses yang pada umumnya terdapat pada
semua usaha kelompok Negara atau swasta, sipil atau militer, usaha yang besar atau yang
kecil dan sebagainya. Sementara itu The Liang Gie (1980) menyatakan bahwa administrasi
adalah segenap rangkaian kegiatan penataan terhadap pekerjaan pokok yang dilakukan
oleh sekelompok orang dalam kerja sama mencapai tujuan tertentu. William H. Newman
(dalam Administrative Action The Techniques of Organization and Management) mendefinisikan administrasi sebagai pembimbingan, kepemimpinan dan
pengawasan
usaha-usaha suatu kelompok orang-orang ke arah pencapaian tujuan bersama. Sondang P.
Siagian (dalam Filsafat Administrasi) berpendapat bahwa administrasi merupakan keseluruhan proses kerjasama antara dua orang manusia atau lebih yang
didasarkan atas
rasionalitas tertentu untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya.
Pengertian kantor dan administrasi perkantoran,Unsur-unsur Administrasi Perkantoran, Ruang lingkup administrasi perkantoran, dan Tujuan administrasi perkantoran
Sementara
itu Dwight Waldo (1971) mendefinisikan administrasi sebagai suatu daya upaya manusia
yang kooperatif yang mempunyai tingkat rasionalitas yang tinggi.
Dengan demikian pengertian administrasi dapat dikelompokkan dalam dua kategori
1 yaitu :
1. Pengertian administrasi dalam arti sempit
Administrasi dalam arti sempit adalah kegiatan penyusunan dan pencatatan data dan informasi secara sistematis dengan maksud untuk menyediakan keterangan serta
memudahkan memperolehnya kembali secara keseluruhan dan dalam hubungannya satu
sama lain. Administrasi dalam arti sempit inilah yang sebenarnya lebih tepat disebut tata
usaha (clerical work / office work). Seluruh kegiatan ketatausahaan dapat dirangkum dalam
tiga kelompok, yaitu korespondensi, ekspedisi, dan pengarsipan. 2. Pengertian administrasi dalam arti luas
Administrasi dalam arti luas adalah kegiatan kerjasama yang dilakukan sekelompok
orang berdasarkan pembagian kerja sebagaimana ditentukan dalam struktur dengan
mendayagunakan sumber daya-sumber daya untuk mencapai tujuan secara efektif dan
efisien. Jadi administrasi dalam arti luas memiliki unsur-unsur : sekelompok orang,
kerjasama, pembagian tugas secara terstruktur, kegiatan yang runtut dalam proses, tujuan
yang akan dicapai, dan memanfaatkan berbagai sumber.
Pengertian kantor dan administrasi perkantoran,Unsur-unsur Administrasi Perkantoran, Ruang lingkup administrasi perkantoran, dan Tujuan administrasi perkantoran
B. Administrasi Perkantoran
Administrasi perkantoran ditinjau dari sudut ilmu berinduk pada administrasi. Definisi administrasi perkantoran dalam makalah ini ialah usaha penyelenggaraan perkantoran guna membantu pucuk pimpinan organisasi dalam pengambilan keputusan dan
pencapaian tujuan organisasi, atau dalam bahasa inggris dikenal dengan istilah office
management.
Administrasi perkantoran meliputi kegiatan pelayanan
keamanan, kebersihan dan keindahan, pelayanan tamu, pelayanan telepon, pelayanan
kepegawaian, pelayanan kesiswaan, pelayanan keuangan, pelayanan umum, pelayanan
surat menyurat dan ekspedisi.
A. Pelayanan Keamanan, Kebersihan, dan Keindahan 1. Pelayanan Keamanan
Dalam rangka pelayanan keamanan diberdayakan 2 petugas satpam yang tugasnya meliputi menata dan mengamankan parkir kendaraan pegawai dan
tamu, mencatat dan melaporkan tamu yang datang dan pulang, serta mengamankan
lingkungan sekolah.
2. Pelayanan Kebersihan dan Keindahan
Pelayanan kebersihan dan keindahan dilakukan oleh 1 orang
petugas kebersihan dan keindahan, dengan melibatkan pula beberapa orang guru pembina
7K dan siswa, serta guru piket. B. Pelayanan Tamu dan Telepon
Pelayanan tamu dilakukan oleh satu orang petugas penerima
tamu, yang bertugas memandu tamu sesuai dengan maksud dan tujuan si tamu. Sedangkan
Pengertian kantor dan administrasi perkantoran,Unsur-unsur Administrasi Perkantoran, Ruang lingkup administrasi perkantoran, dan Tujuan administrasi perkantoran
pelayanan telepon terbatas pada melayani telepon yang masuk, lalu meneruskan atau
menindak-lanjuti sesuai dengan maksud dan tujuan si penelepon. C. Pelayanan kepegawaian
Pelayanan kepegawaian meliputi: melengkapi arsip data kepegawaian setiap
individu pegawai pada file yang tersedia, mengisi daftar induk kepegawaian, membuat
laporan bulanan keadaan pegawai, mengurus secara administrasi mengenai usul-usul
kepegawaian seperti usul PAK, usul kenaikan pangkat, usul kenaikan gaji berkala, usul
mutasi tugas atau mutasi jabatan, permintaan cuti/izin, membuat data dan analisis
kepegawaian, dan lain-lain. Pelayanan kepegawaian dilakukan secara manual dan digital
sesuai dengan kebutuhan. D. Pelayanan kesiswaan
Pelayanan kesiswaan meliputi tugas-tugas: membuat klapper, mengisi daftar induk
siswa, data keadaan siswa setiap bulan, surat menyurat kesiswaan dan administrasi
pembinaan kesiswaan. Semuanya dilakukan secara manual dan digital sesuai dengan
kebutuhan.
E. Pelayanan keuangan
Pelayanan keuangan berupa daftar pembayaran gaji/honor/dana transportasi/dsb,
membuat RAPBS bersama dengan tim khusus, pengadaan
ATK/operasional sekolah, proposal pendanaan/subsidi bekerja sama dengan komite sekolah/instansi terkait, dan lain-lain. Semua kegiatan dilakukan secara manual dan digital sesuai dengan kebutuhan.
Pengertian kantor dan administrasi perkantoran,Unsur-unsur Administrasi Perkantoran, Ruang lingkup administrasi perkantoran, dan Tujuan administrasi perkantoran
F. Pelayanan umum
Pelayanan umum meliputi: persuratan dan kegiatan administrasi umum, yang tidak
memerlukan penanganan khusus seperti legalisir, penggandan dengan mesin stensil,
dokumentasi kegiatan, konsumsi/akomodasi, penyajian data dan sejenisnya.
G. Pelayanan surat menyurat dan ekspedisi
Surat menyurat dan ekspedisi dilakukan oleh petugas khusus agar terjamin keakuratan, penyampaian dan efektivitasnya. Selain dari itu untuk
memudahkan
pengecekan jika dibutuhkan dan jira terjadi hal-hal yang tak diinginkan sehubungan
dengan surat-menyurat yang ada.
Demikian secara garis besar mengenai pelayanan administrasi perkantoran yang
ada . Rincian tugas dan kegiatan secara detail dan lebih jelas
dituangkan dalam buku panduan pelaksanaan tugas-tugas administrasi perkantoran.
c. Unsur-unsur administrasi perkantoran
OrganizingOrganizing yaitu mengelompokan kegiatan yang diperlukan, yakni menetapkan susunan organisasi serta tugas dan fungsi-fungsi dari setiap unit yang ada dalam oraganisasi, serta menetapkan kedudukan dan sifat hubungan antara masing-masing unit tersebut.
Management
Manajement berarti bahwa seorang manajer bertugas mengatur dan mengarahkan orang lain untuk mencapai tujuan organisasi.
Pengertian Record
Recording adalah kumpulan elemen-elemen data yang digabungkan menjadi satu kesatuan, masing-nasing elemen data tersebut dikenal dengan sebutan field. Field data tersebut dapat memiliki tipe data yang sama ataupun berbeda, walaupun
Pengertian kantor dan administrasi perkantoran,Unsur-unsur Administrasi Perkantoran, Ruang lingkup administrasi perkantoran, dan Tujuan administrasi perkantoran
field-field tersebut berada dalam satu kesatuan namun masing-masing field dapat diakses secara individual.
Relationship
Humas adalah fungsi manajemen dari ciri yang terencana dan berkelanjutan melalui organisasi dan lembaga swasta atau publik (public) untuk memperoleh pengertian, simpati, dan dukungan dari mereka yang terkait atau mungkin ada hubungannya dengan penelitian opini public di antara mereka.
Communication
Komunikasi memiliki makna „berbagi‟ atau „menjadi milik bersama‟ yaitu suatu usaha yang memiliki tujuan untuk kebersamaan atau kesamaan makna.
Komunikasi secara terminologis merujuk pada adanya proses penyampaian suatu pernyataan oleh seseorang kepada orang lain. Jadi dalam pengertian ini yang terlibat dalam komunikasi adalah manusia
Personality
kepribadian merupakan suatu susunan sistem psikofisik (psikis dan fisik yang
berpadu dan saling berinteraksi dalam mengarahkan tingkah laku) yang kompleks dan dinamis dalam diri seorang individu, yang menentukan penyesuaian diri individu tersebut terhadap lingkungannya, sehingga akan tampak dalam tingkah lakunya yang unik dan berbeda dengan orang lain.
Financial
Keuangan mempelajari bagaimana individu, bisnis, dan organisasi meningkatkan, mengalokasi, dan menggunakan sumber daya moneter sejalan dengan waktu, dan juga menghitung resiko dalam menjalankan proyek mereka.
Istilah keuangan dapat berarti:
Ilmu keuangan dan asset lainnya
Manajemen asset tersebut
Menghitung dan mengatur resiko proyek
Logistic
logistik merupakan suatu ilmu pengetahuan atau seni serta proses mengenai perencaanaan dan penentuan kebutuhan, pengadaan,
Pengertian kantor dan administrasi perkantoran,Unsur-unsur Administrasi Perkantoran, Ruang lingkup administrasi perkantoran, dan Tujuan administrasi perkantoran
penyimpanan,penyaluran dan pemeliharaan serta penghapusan material-material / alat-alat.
Public reaction
Definisi public relation adalah usaha yang direncanakan secara terus-menerus dengan sengaja, guna membangun dan mempertahankan pengertian timbal balik antara organisasi dan masyarakatnya.
a. Ruang lingkup administrasi perkantoran
Ruang lingkup administrasi perkantoran mencakup kegiatan kantor dan sarana fasilitas kerja perkantoran. Perhatikan pembahasan berikut :
1. Kegiatan Kantor
Kegiatan kantor di setiap perusahaan antara satu dengan lainnya. Semakin luas tujuan yang ingin dicapai oleh sebuah perusahaan, akan semakin besar pula kegiatan perkantoran yang dilakukan. Kegiatan pekerjaan kantor pada umumnya terdiri dari kegiatan-kegiatan yang berhubungan dengan kegiatan perencanaan perkantoran (office planning), pengoganisasian perkantoran (office organizing), pengarahan perkantoran (office actuating), dan pengawasan perkantoran (office controlling) atau sering disingkat POAC. Untuk lebih jelasnya simak uraian berikut ini :
a. Perencanaan Perkantoran (office planning)
Perencanaan perkantoran adalah proses menentukan arah kegiatan kantor, dengan cara meninjau kembali faktor-faktor yang mempengaruhi tercapainya tujuan kantor .
Perencanaan perkantoran, meliputi : 1) Perencanaan gedung
2) Tata ruang kantor
3) Penerangan/cahaya
4) Ventilasi
5) Perlengkapan peralatan dan perabotan kantor
6) Anggaran (budgeting) perkantoran
7) Standar kualitas kerja,
8) Sistem informasi dan telekomunikasi
b. Pengorganisasian Perkantoran (office organizing)
Pengertian kantor dan administrasi perkantoran,Unsur-unsur Administrasi Perkantoran, Ruang lingkup administrasi perkantoran, dan Tujuan administrasi perkantoran
Pengorganisasian perkantoran adalah pengaturan berbagai macam fungsi organisasi dengan pelaksana yang melaksanakan fungsi-fungsi organisasi tersebut, meliputi :
1) Pembagian tugas dan pekerjaan agar lebih efisien dalam organisasi
perusahaan.
2) Pemeliharaan hubungan kerja yang baik dengan atasan ataupun bawahan
3) Penyediaan peralatan/perlengkapan yang tepat, sesuai dengan jenis
pekerjaan untuk memudahkan karyawan dalam melakukan pekerjaan
c. Pengarahan Perkantoran (Office Actuating)
Pengarahan perkantoran adalah suatu kegiatan untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi kerja secara maksimal sesuai dengan target dan sasaran yang telah ditentukan serta untuk menciptakan lingkungan kerja yang sehat dan dinamis. Pengarahan perkantoran meliputi :
1) Penggunaan teknik yang efektif dalam melakukan pengawasan terhadap
bawahan.
2) Penggunakan teknik yang efektif dalam memberikan motivasi terhadap
bawahan
3) Pemberian bantuan kepada karyawan dalam memecahkan masalah ketika
karyawan menghadapi kesulitan dalam pekerjaan. 4) Penyatuan visi misi karyawan dan organisasi
5) Perancangan cara komunikasi yang efektif dengan karyawan, agar
komunikasi antara atasan dengan bawahan dapat berjalan lancar. 6) Penggunaan tolak ukur yang adil dalam memberikan gaji kepada
karyawan.
d. Pengawasan Perkantoran (Office controlling)
Pengawasan perkantoran adalah kegiatan memastikan bahwa sasaran dan hal yang telah direncanakan berjalan sesuai dengan harapan atau target.
Obyek pengawasan perkantoran, meliputi : 1) Penggunaan peralatan dan perabot kantor
2) Metode-metode dan standarisasi pekerjaan kantor
3) Kualitas pekerjaan kantor
4) Pelayanan kantor
Pengertian kantor dan administrasi perkantoran,Unsur-unsur Administrasi Perkantoran, Ruang lingkup administrasi perkantoran, dan Tujuan administrasi perkantoran
5) Waktu
6) Biaya perkantoran
2. Sarana dan fasilitas Kerja Perkantoran
Sebagaimana telah diuraikan di atas, bahwa kantor adalah keseluruhan ruang dalam suatu bangunan. Di mana didalamnya dilaksanakan kegiatan tata usaha atau dilakukan kegiatan-kegiatan manajemen maupun berbagai tugas dinas lainnya. Pengertian ini jika dikembangkan menjadi “perkantoran” akan mengandung arti “kantor beserta semua sarana yang saling terkait di
dalamnya”, yaitu lokasi kantor, gedung, peralatan, interior dan mesin-mesin kantor. Untuk lebih jelasnya, simak uraian berikut
a. Lokasi Kantor
Faktor-faktor yang perlu diperhatikan dalam menentukan lokasi kantor, antara lain :
1) Faktor keamanan
2) Faktor lingkungan
3) Faktor harga b. Gedung
Faktor-faktor yang perlu diperhatikan dalam menentukan gedung, antara lain : 1) Gedung menjamin keamanan dan kesehatan karyawan
2) Gedung memiliki fasilitas yang memadai
3) Harga gedung yang kompettif seimbang dengan biaya dan keuntungan c. Peralatan
Peralatan digolongkan dalam dua kelompok, yaitu sebagai berikut
1) Perabotan kantor (office furniture), seperti meja, kursi, rak, laci-laci dan
sebagainya yang terbuat dari kayu, besi atau apapun bahan lainnya, yang mempunyai peranan penting dalam setiap kantor.
2) Perbekalan kantor (office suplies) seperti kertas, pena, tinta printer,
penghapus dan peralatan habis pakai lainnya.
d. Interior
Interior adalah tatanan perabot/perangkat kantor yang menunjang pelaksanaan kerja dalam ruang kantor, seperti penerangan, ventilasi, plafon, jendela dan hiasan kantor.
Pengertian kantor dan administrasi perkantoran,Unsur-unsur Administrasi Perkantoran, Ruang lingkup administrasi perkantoran, dan Tujuan administrasi perkantoran
e. Mesin-Mesin Kantor
Dalam perencanaan kegiatan kantor harus pula dirumuskan perencanaan mesin-mesin kantor yang akan dipergunakan. Hal ini disesuaikan dengan prosedur kerja, metode kerja, dan kebutuhan interior.
b. Tujuan administrasi perkantoran
Tujuan manajemen perkantoran menurut GR Terry dalam bukunya yang berjudul Office Management and Control, yaitu
1. Memberikan semua keterangan yang lengkap dan diperlukan siapa saja, kapan dan di mana hal itu diperlukan untuk pelaksanaan perusahaan secara efisien
2. Memberikan catatan dan laporan yang cukup dengan biaya serendah-rendahnya.
3. Membantu perusahaan memelihara persaingan. 4. Memberikan pekerjaan ketatausahaan yang cermat 5. Membuat catatan dengan biaya minimal
G. LATIHAN Pilihan Ganda
1. Unsur-unsur administrasi perkantoran meliputi apa saja…. a. Mesin kantor, interior, peralatan, dan gedung
b. Organizing, management, relationship, communication, personality, financial, logistic, dan public reaction
c. Perencanaan kantor, pengorganisasian kantor, dan pengawasan kantor
d. Perencanaan gedung, tata ruang kantor, penerangan/cahaya, ventilasi, perlengkapan dan perabotan kantor
e. Pelayanan umum, pelayanan surat, pelayanan keuangan, pelayanan kepegawaian
2. Factor-factor yang perlu diperhatikan dalam menentukan lokasi kantor… a. keamanan, lingkungan, harga
b. Biaya perkantoran, Waktu, Penggunaan peralatan dan perabot kantor
Pengertian kantor dan administrasi perkantoran,Unsur-unsur Administrasi Perkantoran, Ruang lingkup administrasi perkantoran, dan Tujuan administrasi perkantoran
c. Ilmu keuangan dan asset lainnya, manajemen asset tersebut, menghitung dan mengatur resiko proyek
d. Harga gedung, fasilitas gedung, keamanan gedung e. Anggaran, perencanaan gedung, penerangan/cahaya
3. Sistem atau proses dan kegiatan perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan pengawasan sumberdaya manusia untuk mencapai tujuan adalah ... a. Admnistrasi b. Pengorganisasian c. Manajemen d. Pengaraha e. Perencanaan
4. Administrasi perkantoran adalah proses kerjasama di dalam kantor untuk mencapai tujuan kantor yang telah ditetapkan dengan melaksanakan fungsi-fungsi manajemen adalah pengertian administrasi perkantoran menurut ... a. William Spriegel b. Ernest Davies c. Dr. SP. Siagian d. George R. Terry e. Dra. Suparjati
5. Manajemen adalah kemampuan/keterampilan untuk memperoleh suatu hasil dalam rangka mencapai tujuan melalui orang lain, definisi manajemen menurut …. a. Dr. SP. Siagian b. William Spriegel c. Dra. Suparjati d. George R. Terry e. Arthur Granger
6. Administrasi perkantoran merupakan perencanaan, pengendalian, dan pengorganisasian pekerjaan kantor serta penggerakan mereka yang melaksanakannya agar mencapai tujuan yang telah ditetapkan, definisi menurut.... a. George Terry b. Arthur Grager c. Ulbert d. WH Evans e. Ernest Davies]
7. Menurut KBBI, adalah balai (gedung, rumah, ruang) tempat mengurus suatu pekerjaan (perusahaan), tempat bekerja merupakan definisi dari ....
Pengertian kantor dan administrasi perkantoran,Unsur-unsur Administrasi Perkantoran, Ruang lingkup administrasi perkantoran, dan Tujuan administrasi perkantoran
a. Kantor b. Gedung c. Rumah d. Kelas e. Ruang
8. Kegiatan menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim dan menyimpan keterangan yang diperlukan adalah arti dari ...
a. Tata usaha b. Humas c. Manajemen d. Perbekalan e. Komunikasi
9. Komunikasi adalah adalah....
a. Kegiatan menyampaikan informasi b. Kegiatan surat menyurat
c. Kegiatan menggerakkan/mengarahkan karyawan
d. Kegiatan adanya timbal balik dari penyampaian informasi e. Kegiatan mencatat, mengolah, mengirim keterangan 10. Tugas dari humas dalam administrasi perkantoran adalah ....
a. Menciptakan hubungan baik dengan masyarakat sekitar b. Memberikan informasi ke karyawan
c. Memelihara, mengadakan, menyimpan berbagai peralatan yang dibutuhkan
d. Mencatat, mengirim, menggandakan keterangan-keterangan penting e. Mengurusi hal-hal pembelanjaan perkantoran
Soal Essay
1. Jelaskan perbedaan pengertian administrasi dalam arti luas dan arti sempit! 2. Sebutkan apa saja fungsi kerja perkantoran? Jelaskan secara singkat! 3. Sebutkan ciri-ciri dari administrasi perkantoran!
4. Jelaskan apa saja karakteristik administrasi perkantoran!
5. Salah satu karakteristik administrasi perkantoran adalah bersifat pelayan. Jelaskan apa maksudnya dan berikan contohnya!
Kunci Jawaban : Soal pilihan ganda :
1. B 2. A 3. C 4. E 5. A 6. A
Pengertian kantor dan administrasi perkantoran,Unsur-unsur Administrasi Perkantoran, Ruang lingkup administrasi perkantoran, dan Tujuan administrasi perkantoran
7. A 8. A 9. D 10. A
Soal essay :
1. Arti luas adalah seluruh proses kerja sama antara dua orang atau lebih dalam mencapai tujuan dengan memanfaatkan sarana prasarana tertentu secara berdaya guna dan berhasil guna.
Arti sempit adalah kegiatan yang meliputi: catat-mencatat, surat-menyurat, pembukuan ringan, ketik-mengketik agenda dan sebagainya yang bersifat ketatausahaan.
2. Fungsi kerja kantor
a. Menerima informasi (to receive information).
Menerima informasi dalam bentuk surat, panggilan telepon, pesanan, faktur, dan laporan mengenai berbagai kegiatan bisnis. b. Merekam dan menyimpan data-data serta informasi (to record
information).
Tujuan pembuatan rekaman adalah menyiapkan informasi sesegera mungkin apabila manajemen meminta informasi tersebut. Beberapa rekaman (record) diminta untuk disimpan menurut hukum (seperti anggaran dasar dan anggaran rumah tangga suatu perseroan terbatas), atau disimpan untuk memenuhi kebutuhan manajemen dalam perencanaan dan pengendalian perusahaan. c. Mengatur informasi (to arrange information).
Informasi yang diakumulasi oleh kantor jarang dalam bentuk yang sama layaknya ketika diberikan, seperti mengumpulkan informasi dari sumber-sumber yang berbeda dan membuat perhitungan/pembukuan. Kantor bertanggung jawab memberikan informasi dalam bentuk terbaik dalam melayani manajemen.
d. Memberi informasi (to give infinmation).
Bila manajemen meminta sejumlah informasi yang diperlukan, kantor memberikan informasi tersehut dari rekaman yang tersedia.
Pengertian kantor dan administrasi perkantoran,Unsur-unsur Administrasi Perkantoran, Ruang lingkup administrasi perkantoran, dan Tujuan administrasi perkantoran
Sebagian informasi yang diberikan bersifat rutin, sebagian bersilat khusus. Informasi-formasi tersebut diberikan baik secara lisan maupun tulisan.
e. Melindungi aset (to safeguard assets).
Mengamati secara cermat berbagai kegiatan dalam perusahaan seperti diperlihatkan didalam rekaman dan mengantisipasi segala hal yang tidak menguntungkan yang mungkin terjadi. Misalnya. Melaporkan adanya kekurangan persediaan, melaporkan adanya sejumlah utang yang mungkin tidak terbayar saat akan jatuh tempo dsb. Kantor harus berhati-hati terhadap makna rekaman dan memperhatikan dengan secara hal-hal yang memerlukan tindakan manajemen.
3. a) Adanya kelompok manusia (adanya 2 orang atau lebih) b) Adanya kerjasama
c) Adanya proses/usaha/kegiatan d) Adanya tujuan
e) Adanya bimbingan, kepemimpinan, pengasawan (tidak wajib)
4. Karakteristik administrasi perkantoran yaitu: a. Bersifat pelayanan
Berfungsi membantu pekerjaan lain (pekerjaan utama/pokok) agar pekerjaan tersebut dapat berjalan dengan efektif dan efisien. Pekerjaan tidak langsung mendatangkan keuntungan atau laba bagi perusahaan tapi sangat membantu menunjang keberhasilan perusahaan dalam mencapai keuntungan terbaik.
b. Terbuka dan luas
Pekerjaan kantor dapat dilakukan dimana saja dalam suatu organisasi, tidak terbatas di kantor saja tapi dapat pula dilakukan di luar kantor. Dilaksanakan oleh semua pihak dalam organisasi
c. Dapat dilakukan oleh siapa saja, mulai dari pimpinan yang paling tinggi sampai karyawan yang paling bawah sekalipun.
Pengertian kantor dan administrasi perkantoran,Unsur-unsur Administrasi Perkantoran, Ruang lingkup administrasi perkantoran, dan Tujuan administrasi perkantoran
5. Bersifat pelayanan à Berfungsi membantu pekerjaan lain (pekerjaan utama/pokok) agar pekerjaan tersebut dapat berjalan dengan efektif dan efisien.
Contohnya: tugas utama guru adalah mengajar dan mendidik siswa. dalam menjalankan tugas guru memerlukan bantuan dari pekerjaan ketatausahaan seperti mencatat kemajuan belajar siswa, menyiapkan rapot, dan lain sebagainya.
H. PENILAIAN
Format Penilaian Evaluasi Kognitif (Tes Tulis)
No. Rincian Tugas Kinerja (RTK) Skor Maksimum Skor Asesmen Oleh Siswa Sendiri Oleh Guru 1. Menyiapkan perlengkapan dan peralatan yang akan digunakan untuk mengerjakan latihan (alat tulis dan buku tulis).
25
2. Menjawab setiap pertanyaan yang diberikan dengan baik dan benar berdasarkan kemampuannya sendiri.
40
3. Memberikan jawaban dengan rinci dan jelas.
35
Skor Total 100
Pengertian kantor dan administrasi perkantoran,Unsur-unsur Administrasi Perkantoran, Ruang lingkup administrasi perkantoran, dan Tujuan administrasi perkantoran
Format Penilaian Kinerja Psikomotor
A = Sangat Baik (76-100) B = Memuaskan (51-75)
C = Menunjukkan Kemanjuan (26-50) D = Memerlukan Perbaikan (0-25) No. Aspek Hasil Penilaian 1 PERSIAPAN MATERI :
a. Mencatat materi yang akan di praktikan.
b. Mencari tahu cara-cara mempraktikannya dengan bertanya atau membaca materi.
2 PELAKSANAAN
a. Penguasaan materi pada saat mempraktikkan. b. Kemampuan untuk membantu teman lain yang
kurang paham.
c. Kecepatan dalam menyelesaikan tugas. 3 PENYAJIAN TUGAS
a. Kerapihan dalam pengetikan.
b. Kesesuaian dengan perintah yang di anjurkan.
Skor Maksimum 175 Nilai = Skor Perolehan× 100
175
No. Rincian Tugas Kinerja (RTK) Skor Maksimum Skor Asesmen Oleh Siswa Sendiri Oleh Guru
1. Mengatur teks dengan baik dan benar
35
2. Mengatur teks sesuai dengan yang ditentukan dengan benar
35
3. Mengunakan pengaturan-pengaturan teks dengan baik dan benar.
30
Skor Total 100
Pengertian kantor dan administrasi perkantoran,Unsur-unsur Administrasi Perkantoran, Ruang lingkup administrasi perkantoran, dan Tujuan administrasi perkantoran
Format Lembar Pengamatan Sikap Peserta Didik (Afektif)
Petunjuk:
Untuk setiap perilaku keterampilan sosial berikut ini, berilah penilaian atas keterampilan sosial menggunakan skala berikut ini:
A = Sangat Baik (76-100) B = Memuaskan (51-75)
C = Menunjukkan Kemanjuan (26-50) D = Memerlukan Perbaikan (0-25) Nama Peserta Didik :
Nomor Absen :
Materi saat diobservasi : Mengoperasikan Cara Kerja Dengan Microsoft Word
Tanggal Observasi :
No. Sikap Kriteria Hasil
Pengamatan Ya Tidak 1. Jujur 1. Mengerjakan tugas dengan
kemampuannya sendiri.
2. Membantu teman dengan memberikan contoh atau bukti.
2. Disiplin 1. Mengerjakan tugas sesuai waktu yang ditetapkan.
2. Mengumpulkan hasil pekerjaan tepat waktu.
3. Tanggung jawab 1. Melaksanakan tugas yang diberikan oleh guru.
2. Menyelesaikan pekerjaan sampai tuntas. 4. Keaktifan di kelas 1. Bertanya kepada guru atau pun teman
lainnya yang mengerti.
2. Mau menjelaskan kepada teman-temannya didepan kelas.
5. Peduli 1. Membantu teman yang sedang kesulitan dalam mengerjakan tugas.
2. Memperhatikan materi yang sedang dijelaskan oleh guru.
6. Ketelitian 1. Menyelesaikan pekerjaan dengan rapi dan benar.
2. Memperhatikan dan memperbaiki setiap kesalahan dari hasil kerjanya.
7. Berkomunikasi 1. Mampu memberikan penjelasan kepada temannya yang tidak paham.
2. Mampu menjawab setiap pertanyaan yang diberikan.
Pengertian kantor dan administrasi perkantoran,Unsur-unsur Administrasi Perkantoran, Ruang lingkup administrasi perkantoran, dan Tujuan administrasi perkantoran
8. Rasa ingin tahu 1. Mau mempelajari materi dari berbagai sumber yang ada.
2. Mau bertanya kepada guru mengenai hal yang kurang jelas.
Skor maksimum 400 Catatan:
Nilai = Skor perolehan x 100% 400
Malang, 2014
Siswa, Guru,
Pengertian kantor dan administrasi perkantoran,Unsur-unsur Administrasi Perkantoran, Ruang lingkup administrasi perkantoran, dan Tujuan administrasi perkantoran