ANALISIS SISTEM INFORMASI PENGELOLAAN SU

(1)

ANALISIS SISTEM INFORMASI

PENGELOLAAN SURAT MASUK

DI HUMAS PT LEN INDUSTRI

(Program Magang di PT Len Industri)

Disusun Untuk Memenuhi Syarat Mata Kuliah kerja Praktek

Di Universitas Pasundan Bandung

Disusun Oleh :

Hanura Eka Santika

Nrp. 123040125

Prodi Teknik Informatika

Fakultas Teknik Universitas Pasundan

Bandung

(2)

(3)

i

LEMBAR PENGESAHAN

ANALISIS SISTEM INFORMASI PENGELOLAAN SURAT MASUK DI HUMAS PT LEN INDUSTRI”

Laporan Kerja Praktek

Untuk Memenuhi Syarat Kelulusan Mata Kuliah Kerja Praktek

Jurusan Teknik Informatika Fakultas Teknik

Universitas Pasundan Bandung

Hanura Eka Santika

Nrp. 123040125

Telah disetujui dan disahkan

Di Bandung Tanggal : Februari 2015

Pembimbing Internal Pembimbing Lapangan

(4)

ii

KATA PENGANTAR

Puji syukur kehadirat Allah SWT atas segala karunia-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan penyusunan laporan ini guna memenuhi tugas laporan kerja praktek yang berjudul “Analisis Sistem Informasi Pengelolaan Surat Masuk di Humas PT Len Industri”.

Tak lupa penulis ucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada pihak yang membantu dan memberikan dukungan dalam pengerjaan tugas maupun dalam penyusunan laporan akhir ini. Penulis menyadari penulisan laporan ini masih jauh dari kesempurnaan. Oleh karena itu, penulis mengharapkan saran dan kritik yang bersifat membangun untuk pekerjaan yang lebih baik lagi dimasa yang akan datang.

Akhir kata, semoga laporan ini dapat memberikan manfaat bagi Penulis yang menyusun laporan ini pada khususnya dan bagi pembaca pada umumnya serta menjadi tambahan referensi di bidang ilmu Sistem Informasi di masa yang akan datang.

Dalam lembar ini penulis mengucapkan terimakasih kepada :

1. Kedua orang tua yang selalu mendukung baik moril maupun material dan selalu senantiasa mendoakan.

2. Bapak Sali Alas Majapahit, S.ST, M.kom. Selaku koordinator kerja praktek. 3. Bapak Sandhika Galih Amalga .Selaku dosen wali.

4. Bapak Ade Sukendar S.T. Selaku dosen pembimbing.

5. Bapak Ais Lukmanuddin S.T. Selaku pembimbing lapangan di PT Len Industri (persero).

6. Ibu Ririn Dwi Agustin, S.T, M.T. Selaku ketua jurusan Teknik Informatika Universitas Pasundan Bandung.

(5)

iii

9. Adik – adik Teknik Informatika angkatan 2013-2015 yang selalu memberi semangat

10. Kakak – kakak angkatan yang selalu membantu menjelaskan serta memberikan pengalaman.

Bandung, 05 Agustus 2015

(6)

iv

ABSTRAK

Humas adalah praktek mengelola penyebaran informasi antara individu atau organisasi dan masyarakat. Humas dapat mencakup sebuah organisasi atau individu yang mendapatkan eksposur ke khalayak mereka menggunakan topik kepentingan publik dan berita yang tidak memerlukan pembayaran langsung. Tujuan dari hubungan masyarakat (humas) oleh perusahaan sering untuk membujuk masyarakat, investor , mitra ,karyawan, dan pemangku kepentingan lainnya untuk mempertahankan sudut pandang tertentu tentang hal itu, kepemimpinannya, produk, atau keputusan politik. Kegiatan umun termasuk berbicara di konferensi, memenangkan penghargaan industri, bekerja sama dengan pers, dan komunikasi karyawan.

Sebagai sebuah profesi seorang Humas bertanggung jawab untuk memberikan informasi, mendidik,meyakinkan, meraih simpati, dan membangkitkan ketertarikan masyarakat akan sesuatu atau membuat masyarakat mengerti dan menerima sebuah situasi.

(7)

v

DAFTAR ISI

LEMBAR PENGESAHAN ... i

KATA PENGANTAR ... ii

ABSTRAK... iv

DAFTAR ISI... v

DAFTAR TABEL ... vii

DAFTAR GAMBAR ... viii

(8)

vi

(9)

vii

DAFTAR TABEL

(10)

viii

DAFTAR GAMBAR

(11)

ix

DAFTAR SIMBOL

Berikut ini adalah daftar simbol yang di gunakan dalam menggambarkan representasi sistem dalam laporan kerja praktek

WORKFLOW

SIMBOL KETERANGAN

Menggambarkan Pengirim

Menggambarkan Petugas Penerima Surat

Menggambarkan Administrasi

Menggambarkan Manager

Menggambarkan Staff Humas

(12)

x

Menggambarkan Surat

Menggambarkan Buku Catatan Surat Masuk

(13)

xi

DIAGRAM KONTEKS

XXXX

Menggambarkan sistem

XXXX : Menyatakan nama sistem

XXXX

Menyatakan entitas luar

XXXX : Menyatakan nama entitas luar

XXXX

Menyatakan aliran data atau informasi

(14)

xii

LDS (LOGICAL DATA STRUCTURE)

XXXX

Menggambarkan entitas

XXXX : Menyatakan nama entitas

xxxx

Menyatakan relasi antar entitas

(15)

xiii

DFD (DATA FLOW DIAGRAM)

XXXX

Menggambarkan entitas luar

XXXX : Menyatakan nama entitas luar

XXXX _{Menyatakan sistem sacara global}

XXXX : Menyatakan nama sistem

XXXX

Menyatakan tempat peyimpanan data atau data store pada sistem

XXXX : Menyatakan nama data store

XXXX

Menyatakan aliran data atau informasi

XXXX : Menyatakan nama aliran data atau informasi

XXXX

N Menyatakan proses yang ada pada sistem

N : Menyatakan nomor proses dan nomor level

(16)

(17)

I-1

BAB I

PENDAHULUAN

Dalam bab ini berisi penjelasan mengenai Latar Belakang, Lingkup KP, Tujuan KP,

Tempat KP, Metode Pengumpulan data dan Sistematika Penulisan Laporan.

I.1. Latar Belakang

Pengelolaan surat merupakan hal yang penting bagi sebuah organisasi. Melalui surat setiap bagian dari organisasi baik yang berada didalam maupun diluar organisasi bisa melakukan komunikasi.Surat yang terdapat pada organisasi tersebut berupa surat masuk dan surat keluar . Berbagai informasi penting mengenai kegiatan organisasi disampaikan kepada pihak – pihak yang membutuhkan melalui surat.

Surat adalah sebuah alat komunikasi tertulis yang digunakan oleh pengirim untuk mengirimkan berita atau informasi kepada penerima. Surat juga memiliki fungsi dokumentasi yang berisi rekaman tentang aktivitas suatu organisasi . Surat pula dapat dijadikan sebuah bukti atau dasar untuk melakukan tindakan tertentu karena memiliki tanda keabsahan perintah yang kuat, yaitu tanda tangan pembuatnya. Oleh karena itu, penanganan pengelolaan surat perlu mendapatkan perhatian yang tinggi, terutama pada kegiatan pengarsipan untuk menjaga agar surat dapat digunakan kapan saja.

PT.Len Industri merupakan suatu perusahann BUMN yang perkembangan perusahaannya sangat pesat sehingga membutuhkan komunikasi yang baik antar perusahaan yang lain. Sinergi yang baik ini diupayakan dengan adanya komunikasi, terutama melalui surat.

(18)

I-2

maka penulis akan mengusulkan berupa usulan teknologi yang dapat memperbaiki pengelolalan surat tersebut.

I.2. Lingkup KP

Lingkup dari Kerja praktek ini berada dikantor PT Len Industri (persero) pada komunikasi korporasi (humas) untuk menganalisis sistem informasi pengeloaan surat masuk di humas PT Len Industri. Adapun surat yang dikelola berupa :

1. Surat permintaan sponsor 2. Surat permintaan kunjungan 3. Surat permintaan pengadaan ATK

Yang dijadikan lingkup disini pada pengelolaan surat masuk,kemudian akan dianalisis dan diusulkan prospek IT yang dimiliki oleh PT Len Industri untuk membantu proses bisnis dari setiap bagian organisasi di PT Len Industri (persero)

I.3. Tujuan KP

Tujuan dari pelaksaaan KP ini adalah menghasilkan usulan berdasarkan hasil analisis dari sistem informasi pengelolaan surat masuk di humas PT Len Industri (persero)

I.4. Tempat KP

Berikut merupakan keterangan mengenai tempat kerja praktek :

Nama Perusahaan : PT.Len Industri (Persero)

Lokasi Perusahaan : Jl. Soekarno Hatta 442 Bandung 40254,

Indonesia

(19)

I-3

I.5. Metode Pengumpulan Data

Metode dalam mengumpulkan data-data yang dibutuhkan menyusun laporan adalah:

1) Wawancara

Wawancara merupakan metode pengumpulan data dengan cara komunikasi langsung dengan yang bersangkutan memberikan informasi, wawancara biasanya berupa tanya jawab.

2) Observasi

Obserfasi merupakan metode pengumpulan data dengan cara melihat dan menyimpulkan seperti apa pekerjaan yang dilakukan.

3) Dokumentasi

Dokumentasi merupakan metode pengumpulan data dimana penulis memperoleh data yang dibutuhkan berupa bagan, gambar, laporan/dokumen yang dianggap penting atau perlu untuk penulis.

4) Praktek lapangan

Praktek lapangan merupakan pengaplikasian teoti-teori yang disampaikan pada saat wawancara.

I.6. Sistematika Penulisan laporan

Sistematika penulisan laporan magang terdiri dari 5 (lima) bab dengan rincian sebagai berikut :

BAB I : PENDAHULUAN

Bab ini membahas latar belakang, pemilihan tempat magang, tujuan dan manfaat magang, serta sistematika penulisan laporan magang. BAB II : PELAKSANAAN MAGANG KERJA

(20)

I-4

perusahaan dan departemen penempatan magang, lingkup unit magang, peran unit tempat magang serta target perusahaan.

BAB III : KEGIATAN MAGANG

Bab ini membahas mengenai kegiatan yang dilakukan ditempan magang selama magang berlangsung.

BAB IV : USULAN PROSPEK PENERAPAN TEKNOLOGI INFORMASI

Bab ini membahas mengenai usulan IT yang diajukan oleh penulis yang akan memantu kinerja perusahaan.

BAB V : KESIMPULAN DAN SARAN

(21)

II-1

BAB II

PROFIL TEMPAT KERJA PRAKTEK

Dalam bab ini membahas mengenai Sejarah Perusahaan, Visi dan Misi Perusahaan,

Bidang Usaha, Struktur Organisasi, Unit Tempat Magang dan Peran Unit Tempat Magang

Bagi Perusahaan.

II.1. Sejarah Perusahaan

Didirikan sejak tahun 1965, LEN (Lembaga Elektronika Nasional) kemudian bertransformasi menjadi sebuah Badan Usaha Milik Negara (BUMN) pada tahun 1991.

Sejak saat itu, Len bukan lagi merupakan kepanjangan dari Lembaga Elektronika Nasional (LEN), tetapi telah menjadi sebuah entitas bisnis profesional dengan nama PT Len Industri. Saat ini Len berada di bawah koordinasi Kementrian Negara BUMN. Selama ini, Len telah mengembangkan bisnis dan produk-produk dalam bidang elektronika untuk industri dan prasarana, serta telah menunjukkan pengalaman dalam bidang:

Broadcasting, selama lebih dari 30 tahun, dengan ratusan Pemancar TV dan Radio yang telah terpasang di berbagai wilayah di Indonesia.

Jaringan infrastruktur telekomunikasi yang telah terentang baik di kota besar maupun daerah terpencil. Elektronika untuk pertahanan, baik darat, laut, maupun udara.

Sistem Persinyalan Kereta Api di berbagai jalur kereta api di Pulau Jawa dan Sumatera.

(22)

II-2

II.2. Visi dan Misi Perusahaan

Visi :

Menjadi perusahaan elektronika kelas dunia.

Misi :

Meningkatkan kesejahteraan stakeholder melalui inovasi produk elektronika industri dan prasarana.

II.3. Kebijakan Mutu Perusahaan

Kebijakan Mutu PT Len Industri (Persero) mempunyai komitmen untuk senantiasa menyediakan produk yang memuaskan dan menyenangkan pelanggan. (1) Untuk memenuhi komitmen tersebut, perusahaan melakukan upaya perbaikan secara terus menerus dalam hal :

 Pemenuhan order tepat waktu

 Peningkatan mutu produk

 Peningkatan kompetensi

 Peningkatan ketepatan dan kecepatan aliran informasi dan dokumentasi Manajemen menjamin ditetapkannya sasaran mutu di setiap kerja unit kerja

(23)

II-3

II.4. Profil GCG

Good Corporate Governance (GCG) merupakan hal penting, mengingat risiko dan tantangan yang dihadapi oleh perusahaan semakin meningkat. Penerapan prinsip GCG secara konsisten akan memperkuat daya saing, akan mengokohkan kepercayaan pemegang saham dan stakeholders, sehingga perusahaan dapat beroperasi dan tumbuh secara berkelanjutan.

Sudah menjadi komitmen Len untuk menerapkan prinsip Good Corporate Governance secara konsisten dan berkesinambungan. Penerapan Good Corporate Governance, tidaklah semata-mata untuk memenuhi kepatuhan terhadap peraturan, akan tetapi bersungguh-sungguh menerapkannya untuk mewujudkan perusahaan yang besar dan terpercaya.

Transparancy, accountability, responsibility, independency dan fairness merupakan prinsip yang dipegang teguh. Len sangat menyadari akan pentingnya hubungan kerja yang harmonis diantara organ-organ tata kelola perusahaan dalam meningkatkan kualitas penerapan GCG untuk mewujudkan Len sebagai world class company.

GCG dibangun di atas lima prinsip dasar; transparency, accountability, responsibility, independency dan fairness.

1) Transparency (Keterbukaan Informasi)

(24)

II-4

2) Accountability (Akuntabilitas)

Merupakan kejelasan fungsi, struktur, sistem dan pertanggungjawaban organ perusahaan sehingga pengelolaan perusahaan terlaksana secara efektif.permasalahan yang sering ditemukan adalah kurang efektifnya fungsi pengawasan Dewan Komisaris. Atau bahkan sebaliknya, Komisaris mengambil alih peran berikut wewenang yang seharusnya dijalankan Direksi. Oleh karena itu diperlukan kejelasan mengenai tugas serta fungsi organ perusahaan agar tercipta suatu mekanisme checks and balances kewenangan dan peran dalam mengelola perusahaan.

3) Responsibility (Pertanggung jawaban)

Kesesuaian (kepatuhan) di dalam pengelolaan perusahaan terhadap prinsip korporasi yang sehat serta peraturan perundangan yang berlaku.Diharapkan dapat membuat perusahaan menyadari bahwa dalam kegiatan operasionalnya seringkali menghasilkan eksternalitas negatif yang harus ditanggung oleh masyarakat.

4) Independency (Kemandirian)

Merupakan prinsip penting dalam penerapan GCG di Indonesia.Kemandirian merupakan keadaan dimana perusahaan dikelola secara profesional tanpa benturan kepentingan dan tekanan dari pihak manapun yang bertentangan dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku dan prinsip-prinsip korporasi yang sehat.

5) Fairness (Kesetaraan dan Kewajaran)

(25)

II-5

trading (transaksi yang melibatkan informasi orang dalam), fraud (penipuan), dilusi saham (nilai perusahaan berkurang), korupsi-kolusi-nepotisme (KKN). Esensi dari Good Corporate Governanceadalah peningkatan kinerja perusahaan melalui pemantauan kinerja manajemen, adanya akuntabilitas manajemen terhadap pemangku kepentingan lainnya, berdasarkan kerangka aturan dan peraturan yang berlaku.

Seluruh elemen perusahaan, penting untuk memahami dengan baik dan terlibat dalam penerapan Good Corporate Governance (GCG), mengingat risiko dan tantangan yang dihadapi oleh perusahaan semakin meningkat. Penerapan prinsip GCG secara konsisten di Len akan memperkuat daya saing, sehingga dapat terus tumbuh secara berkelanjutan.

II.5. Kebijakan K3L

KEBIJAKAN K3L KESELAMATAN DAN KESEHATAN KERJA SERTA LINGKUNGAN

PT Len Industri (Persero) mempunyai komitmen untuk menjamin terpenuhinya aspek Keselamatan dan Kesehatan Kerja serta Lingkungan mengacu pada standar OHSAS 18001 dan ISO 14001 Untuk memenuhi komitmen tersebut, dalam operasinya perusahaan melakukan upaya dalam hal :

 Perencanaan, pelaksanaan dan pengendalian Keselamatan Kesehatan Kerja dan Lingkungan

 Penaatan terhadap persyaratan peraturan perundang-undangan dan persyaratan lainnya yang relevan

 Pencegahan kecelakaan dan penyakit akibat kerja

 Pencegahan pencemaran lingkungan

 Peningkatan keterampilan, kesadaran dan kepedulian K3L

(26)

II-6

II.6. Struktur Organisasi

(27)

II-7

II.7. Struktur Organisasi Humas

(28)

(29)

III-1

BAB III

KEGIATAN MAGANG

Dalam bab ini membahas mengenai Uraian Kegiatan Magang, Waktu Pelaksanaan

Kegiatan Magang, Suasana Magang, Kesulitan Magang dan Penggambaran Alur

Dokumen yang ditugaskan Perusahaan beserta deskripsinya.

III.1. Jadwal Kerja Praktek

Pelaksanaan kerja praktek di PT Len Industri (Persero) selama kurang lebih 4 minggu, tepatnya dimulai tanggal 3 Agustus 2015 sampai dengan 4 September 2015.

III.2. Deskripsi Pekerjaan Secara Spesifik

Pekerjaan yang dilakukan selama kegiatan magang berlansung yaitu melakukan pekerjaan yang hampir sama dengan karyawan humas lainnya serta menganalisis sistem yang sudah ada di bagian humas tersebut.

III.3. Posisi Pekerjaan Secara Spesifik

Posisi pekerjaan berada pada bagian Komunikasi korporasi yang biasa di sebut humas (hubungan masyarakat).

III.4. Penugasan Kerja Praktek

(30)

III-2

III.5. Kegiatan Selama Kerja Praktek

Dibawah ini merupakan table yang mendeskipsikan kegiatan-kegiatan yang dilakukan selama melaksanakan kegiatan magang di PT Len Industri (Persero).

Tabel III.1 Kegiatan Magang

MInggu ke Tanggal Hari Kegiatan

1

03/08/2015 Senin - Mencatat dan menerima surat

- Mengantarkan surat

- Mendokumentasikan kegiatan - Menganalisis sistem yang telah

ada

04/08/2015 Selasa - Mencatat dan menerima surat

- Mengantarkan surat

- Mendokumentasikan kegiatan - Menganalisis sistem yang telah

ada

05/08/2015 Rabu - Membuat memorandum

- Mencatat dan menerima surat - Mengantarkan surat

- Menganalisis sistem yang telah ada

06/08/2015 Kamis - Mengupdate web PT.Len Industri

07/08/2015 Jumat - Membuat agresso

10/08/2015 Senin - Membuat agresso

(31)

III-3

2

12/08/2015 Rabu - Menerima tamu dari Banyumas

- Menyebarkan surat tugas kepada karyawan

13/08/2015 Kamis - Menerima tamu dari Kementerian

Perdagangan

- Mengarsipkan memo

14/08/2015 Jumat - Mendata peserta acara 17

Agustus

- Mendata peserta jalan sehat - Menganalisis sistem yang telah

20/08/2015 Kamis - Membuat agresso

(32)

III-4

21/08/2015 Jumat - Menerima tamu dari TNI AL

- Mengarsipkan surat

4

24/08/2015 Senin - Mengantarkan surat

- Mencatat dan menerima surat - Menganalisis sistem yang telah

ada

25/08/2015 Selasa - Membuat agresso pembelian

ATK (humas)

27/08/2015 Kamis - Membuat agresso pembelian

ATK (legal)

28/08/2015 Jumat - Membuat agresso pembelian

ATK(PKBL)

(33)

III-5

31/08/2015 Senin - Menerima tamu dari China

Prof.Yang Xianzin

01/09/2015 Selasa - Mengupdate web PT.Len Industri

02/09/2015 Rabu - Mencatat dan menerima surat

- Membuat memorandum

03/09/2015 Kamis - Ikut serta dalam seminar “Public

Relation Engagement Sharing Experience wit Pentahelix Synergy”

04/09/2015 Jumat - Mencatat dan menerima surat

- Evaluasi Magang

- Penyelesaian Administrasi

(34)

III-6

III.6. Suasana Magang

Suasana magang di bagian Humas PT Len Industri relatif sibuk pada pagi hari serta sore hari dan santai pada siang hari. Para pegawai memakai pakaian formal sehingga penulis harus menyesuaikan dengan pegawai yang lain untuk berpakaian formal. Selain penulis, terdapat beberapa mahasiswa universitas lain pula yang melaksanakan kerja praktek, baik yang di divisi yang sama ataupun berbeda. Para pegawai begitu ramah kepada penulis, mereka dengan ramah dan sabar membantu penulis dalam menyelesaikan tugas dari pembimbing lapangan.

Suasana tempat magang kurang begitu nyaman karena menghadap kejalan sehingga terdengar jelas suara kendaraan berlalu lalang karena tempat magang itu terletak di tengah kota maka kendaraan yang lewat pun terbilang cukup banyak.

III.7. Kesulitan Magang

Kesulitan magang dirasakan penulis yaitu pekerjaan yang terbilang cukup banyak karena kebetulan diruangan humas itu yang magang hanya ada dua orang saja sehingga pekerjaan menjadi menumpuk dan bingung harus lebih dahulu menyelesaikan yang mana sebab pekerjaan yang diberikan kepada penulis kebanyakan bukan dari bidang yang telah dikuasai penulis melainkan pekerjaan – pekerjaan baru yang menuntut penulis untuk lebih kreatif dan mencari tahu bagaimana mengerjakan pekerjaan tersebut serta penulis juga di berikan tugas tambahan oleh pembimbing lapangan untuk menganalisis sistem yang terdapat di humas serta untuk acuan dalam pengerjaan laporan.

(35)

III-7

(36)

(37)

IV-1

BAB IV

USULAN PROSPEK PENERAPAN IT

Pada bab ini berisi tentang usulan prospek penerapan IT yang perlu ditambahkan

atau diterapkan pada Sistem Informasi Pengelolaan Surat Masuk di Humas PT.Len

Industri (persero)

IV.1. Judul Sistem

Sistem Informasi Pengelolaan Surat Masuk di Humas PT Len Industri (persero)

IV.2. Definisi Sistem

Sistem Informasi Pengelolaan Surat Masuk di Humas PT.Len Industri merupakan sekumpulan aktivitas pengelolaan yang terdiri dari penerimaan surat masuk, pengelompokan surat masuk, penyortiran surat masuk, pengarsipan surat.

Sistem Informasi Pengelolaan Surat Masuk di Humas PT Len Industri diawali dengan Adminsitrasi menerima surat masuk sampai dengan surat diarsipkan dan diakhiri sistem menghasilkan spesifikasi pengarsipan surat untuk di catat oleh administrasi.

IV.3. Profil Objek Pengamatan

IV.3.1. Prosedur Kerja

Dibawah ini merupakan bagian yang mendeskripsikan tentang prosedur kerja pengelolaan surat masuk.

Tabel IV.1 Prosedur Kerja

No Prosedur Deskripsi

1 Penerimaan surat masuk Dalam prosedur ini administrasi

(38)

IV-2

No Prosedur Deskripsi

2 Pengelompokan surat

masuk

Dalam prosedur ini surat di kelompok

sesuai kategori dan di cap

menggunakan kode sesuai kategori yang kemudian diberikan kepada manager untuk disortir (diterima/tidak).

3 Penyortiran surat Dalam prosedur ini surat disortir

berdasarkan kategori dan dibaca serta diamati untuk memberikan balasan kepada pengirim yang suratnya di acc.

4 Pengarsipan surat Dalam prosedur ini surat diarsipkan

sesuai kategori surat dan sesuai status surat serta di catat agar data tidak hilang.

5 Pembuatan laporan

pengelolaan surat masuk perbulan

(39)

IV-3

IV.3.2. Pelaku Pada Prosedur Kerja

Dibawah ini merupakan bagian yang mendeskripsikan pelaku-pelaku yang terdapat dalam prosedur kerja pengelolaan surat masuk.

Tabel IV.2 Pelaku Kerja

No Pelaku Deksripsi Pelaku

1 Manager Humas Merupakan pelaku yang mempunyai

kekuasaan dalam memilih surat yang di terima dan mengesahkan surat.

2 Administrasi Merupakan pelaku yang bertugas untuk

melakukan penerimaan

pengelompokan serta pengarsipan surat.

3 Staff Keuangan Merupakan pelaku yang bertugas untuk

mengelola keuangan.

4 Staff Humas 1 Merupakan pelaku yang bertugas

(40)

IV-4

IV.3.3. Refresentasi Alur Kerja

(41)

IV-5

Gambar IV.2 Workflow Prosedur 1

(42)

IV-6

(43)

IV-7

IV.3.4. Dokumen Terkait

Dibawah ini merupakan dokumen – dokumen yang terkait dalam sistem informasi pengelolaan surat masuk.

Tabel IV.3 Dokumen Terkait

No. Nama Dokumen Deskripsi Dokumen

1. Surat Masuk

Merupakan surat yang masuk dan memiliki kategori yaitu surat permintaan ATK, surat sponsorship, surat kunjungan.

2. Catatan arsip surat

Merupakan suatu catatan berupa buku besar dalam pengrasipan surat.

3. Laporan arsip surat

Merupakan suatu dokumen yang

digunakan untuk monitoring surat masuk dan keluar setiap bulan.

IV.4. Lingkup Dan Batasan Sistem Informasi

Dibawah ini merupakan bagian yang mendefinisikan lingkup dan batasan dari Sistem Informasi yang dianalisis.

IV.4.1. Lingkup Sistem Informasi

Dibawah ini merupakan lingkup dari Sistem Informasi Pengelolaan Surat Masuk :

1. Sistem menangani penerimaan surat kunjungan. 2. Sistem menangani penerimaan surat sponsorship.

3. Sistem menangani penerimaan surat permintaan pengadaan ATK. 4. Sistem menangani penyortiran surat masuk yang di terima atau ditolak.

(44)

IV-8

yang dianalisis beserta digunakan untuk menggambarkan interaksi sistem dengan entitas yang berada diluar sistem.

Gambar IV.7 Diagram Konteks

Sistem Informasi Pengelolaan Surat Masuk dipicu dari adanya surat yang masuk dari pengirim yang diterima oleh administrasi kemudian administrasi mengelompokkan surat masuk tersebut berdasarkan kategori surat yang dilihat dari isi surat tersebut.

Setelah surat tersebut di kelompokkan berdasarkan kategori,maka administrasi memberikan data surat tersebut kepada manager untuk di lakukan penyortiran / pemilihan surat mana saja yang akan diterima ataupun ditolak berdasarkan spesifikasi surat yang diterima yang telah ditetapkan dan berdasarkan dana yang masih tersedia.

(45)

IV-9

berdasarkan diterima atau tidaknya surat tersebut kepada administrasi yang kemudian akan di arsipkan.

Setelah administrasi menerima data surat tersebut, administrasi memberikan data surat yang diterima kepada Staff Humas untuk kemudian staff humas melakukan konfirmasi kepada pengirim bahwa surat yang telah dikirimkan diterima oleh pihak humas PT.Len Industri. Kemudian administrasi mengkopi surat untuk di lakukan pengarsipan, dan administrasi membuat laporan arsip surat masuk perbulan yang akan di berikan kepada manager.

IV.4.2. Batasan dan Asumsi Sistem Informasi

Dibawah ini merupakan batasan – batasan yang terdapat dalam Sistem Informasi Pengelolaan Surat Masuk :

1. Sistem tidak menangani pengadaan ATK.

2. Sistem tidak melayani pengelolaan surat ijin karyawan.

IV.5. Investigasi Komponen Sistem

IV.5.1. Identifikasi Data

Dibawah ini merupakan data-data yang terdapat dalam Sistem Informasi Pengelolaan Surat Masuk.

Tabel IV.4 Daftar Nama Data

No. Nama Data Deskripsi Data

1. Data Surat Masuk

Merupakan data-data surat yang masuk ke bagian humas dan di terima oleh administrasi

2.

Data Surat yang Sudah Memiliki Status

(46)

IV-10

3. Laporan Konfirmasi Surat

Merupakan data yang berisi informasi mengenai surat yang telah di lakukan konfirmasi kepada pengirim.

4. Data Agresso

Merupakan data yang berisi informasi dana tersedia yang ada di humas.

5.

Laporan Arsip Surat Masuk Perbulan

Merupakan data yang berisi informasi surat

masuk yang telah diarsipkan oleh

administrasi.

IV.5.2. Proses Sistem Informasi

Dibawah ini merupakan identifikasi proses – proses utama yang terdapat dalam Sistem Informasi Pengelolaan Surat Masuk.

Tabel IV.5 Proses Sistem Informasi

No Nama Proses

menerima surat

yang masuk sesuai kategori dan

di cap

menggunakan kode sesuai kategori

yang kemudian

diberikan kepada

manager untuk

(47)

IV-11

surat disortir

berdasarkan kategori dan dibaca serta diamati untuk memberikan

balasan kepada

pengirim yang

suratnya di acc.

- Manager - Administrasi - Staff Keuangan - Staff Humas 1

4. Pengarsipan surat

Dalam proses ini surat diarsipkan sesuai kategori surat dan sesuai status surat serta di catat agar data pembuatan laporan yang dimulai dari perhitungan jumlah surat yang masuk

serta dihitung

berapa surat yang

diterima atau

ditolak dan di catat

(48)

IV-12

No Nama Proses

Deskripsi Proses

Utama

Pelaku

berupa laporan

serta laporan

tersebut diserahkan kepada manager.

IV.5.3. Produk Sistem Informasi

Produk yang dihasilkan dari Sistem Informasi Pengelolaan Surat Masuk ini yaitu :

Tabel IV.6 Produk Sistem Informasi

Nama Informasi Penerima Informasi Deskripsi

Laporan Pengelolaan Surat Masuk

Perbulan

Manager Humas

Merupakan informasi yang berisi : yang diterima - Jumlah surat

yang ditolak

Hirarki Proses dan Deskripsi Input/Output

(49)

IV-13

IV.5.3.1.1. Hirarki Proses

Dibawah ini merupakan gambar struktur proses dari Sistem Informasi Pengelolaan Surat Masuk.

Gambar IV.8 Hierarki Proses

IV.5.3.1.2. Deskripsi Input / Output

Dibawah ini merupakan deskripsi Input dan Output dari Sistem Informasi Pengelolaan Surat Masuk.

(50)

IV-14

Deskripsi Input Output Sistem Informasi Pengelolaan Surat Masuk

Level Proses Masukan Keluaran

1 telah disahkan berdasarkan

(51)

IV-15

Deskripsi Input Output Sistem Informasi Pengelolaan Surat Masuk

Level Proses Masukan Keluaran

dipisahkan sesuai kategori

berdasarkan status

4 Pengarsipan surat

 Data surat jumlah surat yang

masuk jumlah surat yang

diterima / ditolak

 Data jumlah

5.3 Pengiriman

laporan

pengelolaan surat masuk perbulan

(52)

(53)

IV-17

Representasi Aliran data

Dibawah ini merupakan representasi dari aliran data yang terdapat dalam Sistem Informasi Pengelolaan Surat Masuk.

Data Flow Diagram Level 1

(54)

IV-18

Data Flow Diagram Level 2 Proses Utama 3

(55)

IV-19

Data Flow Diagram Level 1 Proses Utama 5

(56)

IV-20

IV.5.4. Identifikasi Data pada Sistem Informasi

Dibawah ini merupakan daftar dokumen dan form yang terdapat dalam Sistem Informasi Pengelolaan Surat Masuk.

Daftar Dokumen dan Form

Dibawah ini merupakan daftar dokumen dan form yang terdapat dalam Sistem Informasi Pengelolaan Surat Masuk.

Tabel IV.8 Daftar Dokumen dan Form

No

Nama Dokumen /

Form

Fungsi Dokumen / Form Item Dokumen

1. Surat

Dokumen yang dikirimkan oleh pengirim yang memiliki

tujuan tertentu yang

diberikan kepada bagian Humas.

(57)

IV-21

No

Nama Dokumen /

Form

Fungsi Dokumen / Form Item Dokumen

 Tanda

Dibuat oleh administrasi

yang diberikan kepada

manager untuk mengetahui jumlah surat yang masuk, julah surat yang terima, jumlah surat yang ditolak

beserta identitas

pengirimnya

Identifikasi Objek – Objek Baru

Dibawah ini merupakan objek – objek baru yang terdapat dalam Sistem Informasi Pengelolaan Surat Masuk.

Tabel IV.9 Identitas Objek-Objek Baru

No Nama Objek Sumber Deskripsi Objek

1

konfirmasi kepada

manager bahwa surat telah dikelompokkan sesuai kategori.

2

Konfirmasi Penyortiran Surat

Manager

Manager melakukan

konfirmasi kepada

administrasi bahwa

(58)

IV-22

No Nama Objek Sumber Deskripsi Objek

yang diterima dan ada

Staff Humas melakukan

konfirmasi kepada

pengirim bahawa surat yang telah dikirimnya diterima.

Pengelompokkan Data

Dibawah ini merupakan pengelompokan data yang terdapat dalam Sistem Informasi Pengelolaan Surat Masuk.

Tabel IV.10 Pengelompokan Data

No. Nama Data Item Data

1 Daftar surat masuk 

Tanggal diterima

 Pengirim

2

Daftar surat masuk yang telah dikelompokkan

 Tanggal diterima

 Pengirim

 Kategori

3

Daftar surat masuk yang diterima

 Pengirim

 Kategori

 Status

4

Daftar surat masuk yang ditolak

 Pengirim

 Kategori

(59)

IV-23

No. Nama Data Item Data

5 Rekapitulasi surat masuk

 Jumlah surat masuk

 Jumlah surat yang diterima

 Jumlah surat yang ditolak

Identify Entity dan Relationship

Pada bagian ini akan dilakukan identifikasi entity dan relationship yang terdapat dalam Sistem Informasi Pengelolaan Surat Masuk.

IV.5.4.4.1. Identify Entity

Dibawah ini merupakan table identifikasi entity yang terdapat dalam Sistem Informasi Pengelolaan Surat Masuk.

Tabel IV.11 Identity Entity

No Nama Entity Deskripsi

1 Pegawai

Merupakan entitas yang

digunakan untuk menampung informasi pegawai

2 Surat

digunakan untuk menampung informasi surat

3 Data surat masuk

digunakan untuk menampung informasi daftar surat yang masuk

4 Data surat dikelompokkan

(60)

IV-24

No Nama Entity Deskripsi

informasi daftar surat yang masuk yang telah dikelompokan

5 Data surat diterima

digunakan untuk menampung informasi daftar surat yang masuk yang diterima

6 Data surat ditolak

digunakan untuk menampung informasi daftar surat yang masuk yang ditolak

7 Rekapitulasi surat masuk

(61)

IV-25

IV.5.4.4.2. Identify Relationship

Dibawah ini merupakan table identifikasi entity yang terdapat dalam Sistem Informasi Pengelolaan Surat Masuk. Tabel IV.12 Identify Relationship

(62)

IV-26

(63)

IV-27

(64)

IV-28

IV.5.5. Skema Keterkaitan Makna Data dalam Sistem Informasi

Dibawah ini merupakan skema keterkaitan makna data dlaam Sistem Informasi Pengelolaan Surat Masuk yang digambarkan dalam pemodelan LDS ( Logical Data Structure).

(65)

IV-29

IV.6. Analisis Sistem Informasi

IV.6.1. Hasil Analisis Sistem Informasi

Analisis Prosedur Kerja

a. Penilaian Kurang Baik b. Alasan

Prosedur kerja baiknya diperbaiki seperti prosedur pengarsipan surat agar lebih di tata dengan baik agar penyimpanan surat menjadi tertata rapid an perncarian surat jika dibutuhkan pun tidak memakan waktu yang lama.

Analisis Pelaku a. Penilaian

Kurang Baik b. Alasan

Pelaku yang berperan dalam pengelolaan surat masuk ini sudah berperan sesuai dengan tugas masing – masing akan tetapi jumlah pelaku masih kurang sehingga jika satu orag pelaku berhalangan hadir tidak ada yang menggantikan dan bisa menghambat pekerjaan pelaku lainnya.

Analisis Data a. Penilaian

Baik b. Alasan

Semua data yang terdapat didalam sistem sudah lengkap da sudah sesuai dengan yang dibutuhkan untuk dilakukan

pemrosesan sehingga dapat memenuhi kebutuhan

(66)

(67)

IV-31

Analisis Proses a. Penilaian

Baik b. Alasan

Prosesnya sudah baik karena semua proses dilaksanakan sesuai dengan prosedur kerja yang sudah ditetapkan.

Analisis Informasi a. Penilaian

Baik b. Alasan

Informasi yang dihasilkan sudah cukup baik karena informasi yang dihasilkan sudah cukup jelas dan tersampaikan karena sesuai dengan apa yang dibutuhkan oleh organisasi, sehingga proses bisnis organisasi bisa berjalan dengan lancar.

Analisis Dokumen a. Penilaian

Kurang Baik b. Alasan

(68)

IV-32

IV.6.2. Kesimpulan Hasil Analisis dan Identifikasi Masalah

Kesimpulan

Berdasarkan hasil analisis dari sistem yang diamati, secara keseluruhan sistem informasi pengelolaan surat masuk sudah cukup baik, dari prosedur kerja yang terdapat didalam sistem pun sudah cukup baik, walaupun sebaiknya pelakunya ditambah agar memudahkan dalam bekerja dan penyimpanan dokumennya lebih ditata rapi agar mengurangi resiko kehilangan dan lebih memudahkan dalam pencarian dokumen agar tidak menghambat pekerjaan lainnya.

Identifikasi Masalah

Dibawah ini merupakan masalah – masalah yang mungkin terjadi dalam proses pengelolaan surat masuk.

1. Pegawai tidak bisa melakukan pengelompokkan surat jika administrasi berhalangan hadir,karena tidak ada backup pegawai yang menggantika jika administrasi tersebut berhalangan hadir yang akan mengakibatkan pekerjaan menjadi terhambat.

(69)

IV-33

IV.6.3. Usulan Perbaikan Sistem

Dibawah ini merupakan usulan perbaikan sistem berdasarkan work system.

1. Proses Bisnis

Dalam sistem ini dibutuhkan proses bisnis pengkonfirmasian status surat yang ditolak karena bukan hanya surat yang diterima saja yang harus dikonfirmasi tetapi yang ditolak juga agar memberi kelejasan kepada pihak pengirim.

2. Pelaku

Dalam sistem ini dibutuhkan penambahan pegawai backup untuk menggantikan posisi administrasi jika administrasi tersebut berhalangan hadir sehingga tidak akan menghambat pekerjaan.

3. Informasi

Dalam sistem ini dibutuhkan informasi mengenai dana yang tersedia secara akurat agar dapat memutuskan surat mana yang diterima ataupun ditolak.

4. Teknologi

(70)

IV-34

IV.6.4. Usulan Penerapan IT

Setelah dilakukan kerja praktek, penerapan IT yang dilakukan Humas PT Len Industri sudah cukup baik, namun masih terdapat beberapa perangkat yang sudah cukup using, seperti masih menggunakan Sistem Operasi yang terbilang cukup ketinggalan,sehingga kinerja computer tersebut menjadi tidak maksimal dan menghambat kerja para pegawai.

Usulan bagi Humas PT Len Industri ( Persero ) agar sebaiknya menggunakan aplikasi yang membantu dalam pekerjaan humas contohnya aplikasi untuk mengelola surat agar dapat tersimpan dengan baik dan dapat memudahakan dalam pencarian berkas surat sehingga memudahkan dalam melakukan pekerjaan humas, dan dapat mengurangi resiko kehilangan data.

(71)

V-1

BAB V

KESIMPULAN DAN SARAN

Dalam bab ini menjelaskan tentang kesimpulan yang diperoleh dalam pelaksanaan Kerja Praktek.

Terdapat saran yang bertujuan sebagai pertimbangan untuk perancangan sistem dan pengembangan

dimasa yang akan datang.

V.1. Kesimpulan

Berdasarkan hasil analisis selama melakukan kerja praktek / magang di PT Len Industri (Persero), secara keseluruhan untuk sitem informasi pengelolaan surat masuk yang dilakukan di PT Len Industri (Persero) sudah cukup baik, namun masih terdapat beberapa proses yang tidak berjalan dengan baik jika salah satu pelaku di bagian administrasi tidak masuk / berhalangan hadir akan mengahambat pekerjaan karena belum terdapat pengganti pekerjaan administrasi jika administrasi tersebut tidak ada sehingga cukup berpengaruh terhadap kinerja pegawai di PT.Len Industri ( Persero) dan surat yang masuk mun menjadi terbengkalai.

Selain itu juga kekurangan yang dimiliki ditempat KP yaitu berkas – berkas surat kurang tertata dengan rapi sehingga menyulitkan dalam pencarian arsip surat sehingga memerlukan cukup banyak waktu dalam pencarian arsip surat.

Selama pelaksanaan kerja praktek pun penulis dapat mengetahui beberapa kelebihan dan kekurangan yang terdapat di PT Len Industri (Persero) diantaranya :

A. Kelebihan :

1. Rapat Divisi Humas yang dilakukan rutin setiap seminggu sekali untuk membahas sistem yang sedang berjalan dan membahsa kekurangan- kekurangan / masalah-masalah yang terdapat diperusahaan.

2. Penerimaan surat masuk yang hanya bisa dilakukan oleh administrasi sehingga surat tidak akan ada yang hilang dan salah alamat.

(72)

V-2

4. Adanya aplikasi agreso dalam pengelolaan keungan humas sehingga dapat terkontrol dengan baik keuangan masuk dan keluar.

(73)

V-3

B. Kekurangan :

1. Pengembangan yang cenderung masih memiliki kelemahan, karena keterbatasan tenaga ahli yang dimiliki PT Len Industri (Persero).

2. Jika administrasi berhalangan hadir maka surat menjadi terbengkalai.

3. JIka manager berhalangan hadir maka surat pengesahannya menjadi dipending dahulu dan akan menjadi tumpukan surat masuk.

4. Berkas arsip surat kadang berserakan sehingga pencarian arsip surat pun akan memerlukan waktu yang lama.

V.2. Saran

Sebagai penutup dari laporan kerja praktek ini, akan disampaikan beberapa saran diantaranya sebagai berikut :

- Dibutuhkan aplikasi pengelolaan surat sehingga pengarsipan lebih terkontrol dan lebih mudah serta lebih terjaga.

- Prosedur dalam pengelolaan surat lebih di perbaiki mengenai penyimpanan letak serta pengelompokkan surat harus tertata dengan baik agar dapat memudahkan dalam pencarian surat jika dibutuhkan.

- Dibutuhkan administrasi cadangan yang menggantikan pekerjaan administrasi jika administrasi tersebut tidak ada.

(74)

xiv

DAFTAR PUSTAKA

1.

_{Feby Muhammad , 2011. Analisis Sistem Informasi Pengelolaan Administrasi} Fasilitas ATK di PT. PLN (Persero). Jawa Barat