Kuliah 9 & 10 :
MANAJEMEN PENGADAAN
(PURCHASING MANAGEMENT)
By :
Rini Halila Nasution, ST, MT
Manajemen Logistik &
PENDAHULUAN
• Tugas dari manajemen pengadaan adalah menyediakan input,
berupa barang maupun jasa, yang dibutuhkan dalam kegiatan produksi maupun kegiatan lain dalam perusahaan.
• Pada perusahaan manufaktur, barang yang harus dibeli oleh bagian
pengadaan bisa diklasifikasikan secara umum menjadi:
– bahan baku dan komponen untuk kebutuhan produksi
– capital equipment seperti mesin dan peralatan jangka panjang
lainnya
– suku cadang mesin, alat tulis kantor, dan sebagainya yang
• Selain itu bagian pengadaan biasanya bertugas menyediakan jasa
seperti jasa transportasi dan pergudangan, jasa konsultasi, dan sebagainya.
• Bagian pengadaan berperan secara strategis dalam menciptakan
keunggulan dari segi biaya, kualitas, dan waktu.
• Dari segi ongkos dengan mendapatkan sumber-sumber bahan baku,
komponen, dll dengan harga yang murah.
• Bagian pengadaan juga berperan mendapatkan sumber-sumber
• Untuk mendukung keunggulan dari segi waktu, bagian pengadaan
tentunya bisa memilih supplier yang memiliki kemampuan untuk mengirim barang dalam waktu yang lebih pendek tanpa harus mengorbankan kualitas dan meningkatkan harga.
• Kecepatan dan ketepatan waktu pengiriman dari supplier bukan
hanya memungkinkan perusahaan untuk memproduksi dan mengirim produk ke pelanggan secara tepat waktu, namun juga bisa
mengurangi tingkat persediaan bahan baku atau komponen yang harus disimpan sehingga juga akan berakibat pada penghematan biaya.
• Keterlibatan supplier sejak awal dalam proses pengembangan
TUGAS BAGIAN PENGADAAN
• Tujuan bagian pengadaan yaitu menyediakan barang maupun jasa
dengan harga yang murah, berkualitas, dan terkirim tepat waktu.
• Secara umum, tugas-tugas yang dilakukan mencakup: – Merancang hubungan yang tepat dengan supplier
Hubungan dengan supplier bisa bersifat kemitraan jangka
panjang maupun hubungan transaksional jangka pendek. Baik berupa model hubungan, relationship, berapa jumlah supplier.
– Memilih supplier
– Memilih dan mengimplentasikan teknologi yang cocok
Saat ini banyak perusahaan yang menggunakan electronic procurement (e-procurement) yakni aplikasi internet untuk kegiatan pengadaan.
– Memelihara data item yang dibutuhkan dan data supplier
Bagian pengadaan harus memiliki data lengkap tentang item-item yang dibutuhkan maupun data tentang supplier-supplier mereka. Beberapa data supplier yang penting untuk dimiliki adalah nama dan alamat masing-masing supplier, item apa yang mereka
– Melakukan proses pembelian
Proses pembelian bisa dilakukan dengan beberapa cara,
misalnya pembelian rutin dan pembelian dengan melalui tender atau lelang, (auction). Pembelian rutin dan pembelian dengan tender melewati proses-proses yang berbeda.
– Mengevaluasi kinerja supplier
Hasil penilaian ini digunakan sebagai masukan bagi supplier untuk meningkatkan kinerja mereka. Kriteria yang digunakan
PROSES PEMBELIAN
• Proses pembelian rutin biasanya berlaku untuk item-item yang
suppliernya sudah jelas karena ada kesepakatan jangka panjang antara supplier dengan perusahaan.
• Sedangkan proses tender (dan juga lelang) dilakukan untuk item-item
yang suppliernya masih harus dipilih.
• Berikut akan dijelaskan selintas proses pembelian untuk kedua
PEMBELIAN RUTIN
• Pembelian rutin dilakukan untuk item-item yang kebutuhannya
berulang (repetitive).
• Biasanya item-item yang seperti ini relatif standar sehingga proses
pembelian tidak lagi melibatkan perancangan spesifikasi.
• Baik perusahaan maupun supplier sama-sama memiliki data yang
• Proses pembelian meliputi langkah-langkah berikut:
1. Bagian yang membutuhkan mengirimkan permintaan pembelian ke bagian pengadaan.
2. Bagian pengadaan akan mengevaluasi MR (material requisition) / PR (purchase requisition) yang diterima. Kecuali ada kendala yang menghambat, PR / MR ini kemudian akan ditindaklanjuti oleh
bagian pengadaan dengan mengirimkan purchase order (PO) ke supplier yang dianggap tepat. Pada proses pembelian rutin,
3. Begitu supplier sepakat untuk memenuhi PO tersebut, bagian pengadaan harus secara proaktif memonitor perkembangan pengirimannya agar tidak terjadi keterlambatan. Apabila ada perubahan waktu kebutuhan, perusahaan mungkin harus melakukan percepatan atau memundurkan pengiriman.
4. Pada saat pesanan datang, bagian gudang berkewajiban untuk mengecek benar tidaknva item yang dikirim serta jumlah dan
kualitasnya. Apabila prosedur formal diperlukan untuk pengecekan kualitas (incoming inspection), bagian kualitas yang biasanva akan melakukannva sebelum barang disimpan di gudang.
5. Bagian akuntansi kemudian akan menyelesaikan proses
Pemasok Bag. Kalau bisa kirim sesuai persetujuan
• Buat PO dan kirim ke pemasok • Kirim copy ke gudang, user & Keuangan
Lakukan monitoring
PEMBELIAN DENGAN TENDER
• Pembelian dengan metode tender atau lelang dilakukan apabila tidak
PEMILIHAN SUPPLIER
• Memilih supplier merupakan kegiatan strategis, terutama apabila
supplier tersebut akan memasok item yang kritis dan/atau akan digunakan dalam jangka panjang sebagai supplier penting.
• Kriteria pemilihan adalah salah satu hal penting dalarn pemilihan
supplier yang mana harus mencerminkan strategi supply chain maupun karakteristik dari item yang akan dipasok.
• Secara umum banyak perusahaan yang menggunakan
kriteria-kriteria dasar seperti kualitas barang yang ditawarkan, harga, dan ketepatan waktu pengiriman.
• Namun sering kali pernilihan supplier membutuhkan berbagai kriteria
• Setelah kriteria ditetapkan dan beberapa kandidat supplier diperoleh
maka perusahaan harus melakukan pemilihan.
• Perusahaan mungkin akan memilih satu atau beberapa dari alternatif
yang ada.
• Perusahaan melakukan perangkingan untuk menentukan mana
• Pada pemilihan supplier, prosesnya bisa diringkas sbb:
1. Tentukan kriteria-kriteria pemilihan
2. Tentukan bobot masing-masing kriteria
3. Identifikasi alternatif (supplier) yang akan dievaluasi
4. Evaluasi masing-masing alternatif dengan kriteria di atas 5. Hitung nilai berbobot masing-masing supplier
CONTOH:
• Perusahaan WHS adalah perakit sepeda motor jenis HS.
Perusahaan sedang melakukan ekspansi pabriknya di sebuah propinsi di Jawa. Perusahaan sedang mengevaluasi beberapa
supplier baru. Saat ini sudah teridentifikasi 3 calon supplier. Setelah melalui beberapa pertemuan internal antara bagian produksi,
• Inovasi
Kemampuan supplier untuk mengembangkan rancangan lampu yang baru. Yang akan dinilai adalah teknologi yang ada saat ini dan
kemampuan tim R & D.
• Ketepatan waktu kirim
Kemampuan supplier mengirim tepat waktu dengan lot pengiriman kecil. Ini akan dinilai dari jarak antara supplier dengan perusahaan, kapasitas produksi dan kemampuan historis mereka dalam
mengirimn tepat waktu.
• Kualitas
Kemampuan menciptakan komponen yang berkualitas. Penilaian akan berdasarkan pada sertifikasi kualitas yang dimiliki, praktek
• Kemampuan berkomunikasi
Ini akan dilihat dari infrastruktur IS/IT yang dimiliki serta kemampuan para manajer mereka dalam berkomunikasi secara umum.
• Aspek finansial
PEMBERIAN BOBOT
• Masing-masing kriteria dan sub-kriteria memiliki tingkat kepentingan
yang berbeda.
• Proses pemberian bobot untuk masing-masing kriteria dan subkriteria
ini akan dilakukan oleh para manajer fungsional (produksi,
• Pada tabel di atas tersebut semua perbandingan di diagonal diberi
angka 1 karena membandingkan hal yang sama.
• Hanya bagian di atas diagonal yang biasanya diisi karena bagian
bawah nilainya berkebalikan dari yang bagian atas. Misalnya inovasi Vs waktu kirim adalah 1/3, maka waktu kirim Vs inovasi adalah 3.
• Selanjutnya dengan melengkapi bagian bawah tabel, jumlah tiap-tiap
kolom bisa dihitung.
• Tabel di bawah menunjukkan hasil perbandingan lengkap beserta
jumlah untuk masing-masing kolom.
• Pada tahap selanjutnya, setiap nilai perbandingan tadi dibagi dengan
• Misalnva. pada baris 1 kolom 1 nilainva adalah 0.1333 yang
diperoleh dari 1 dibagi 7.53.
• Bobot akhir masing-masing kriteria diperoleh dengan mencari
rata-rata 5 nilai ke samping.
• Jadi, bobot untuk inovasi adalah 0.163 yang merupakan rata-rata dari
0.133, 0.071, 0.161, 0.238, dan 0.209.
• Bobot dari 5 kriteria yaitu (berdasarkan urutan tingkat
kepentingannya): 1. Kualitas 0.422 2. Waktu kirim 0.291 3. Inovasi 0.163
• Tabel Perbandingan berpasangan sub-kriteria untuk kriteria waktu
kirim.
• Masing-masing sub-kriteria juga harus diberikan bobot.
• Hasil untuk bobot masing-masing sub-kriteria ini nantinya harus
dikalikan dengan bobot induknya untuk mendapatkan bobot yang sebenarnya.
• Misalkan untuk kriteria waktu kirim diperoleh matrik perbandingan
• Dengan perhitungan lebih lanjut diperoleh bobot berikut:
• Sehingga bobot sebenarnya (sering dinamakan global weight) untuk
ketiga sub-kriteria tersebut masing-masing adalah 0.175, 0.074, dan 0.042.
• Semua sub-kriteria harus diberikan bobot dengan cara yang sama.
• Tahap selanjutnya adalah mengevaluasi supplier dari setiap aspek di
atas.
• Pada dasarnya penilaian dilakukan pada tingkat sub-kriteria.
• Nilai tiap kriteria akan diperoleh nantinya dengan melakukan agregasi
nilai berbobot dari masing-masing sub-kriteria yang bersangkutan.
• Ambil contoh untuk sub-kriteria teknologi, yakni kemampuan
teknologi supplier untuk mendukung inovasi produk-produk baru.
• Penilaian bisa didasarkan pada ada tidaknya perangkat computer
untuk merancang produk baru, ada tidaknya system yang bisa
• Misalkan setelah dilakukan evaluasi lapangan, team penilai
menyepakati nilai seperti pada tabel berikut.
• Dari segi teknologi pengembangan produk baru, supplier I secara
signifikan lebih baik dibandingkan supplier 2 dan supplier 2 sedikit lebih baik dari supplier 3. Selanjutnya perbandingan antara supplier 1 Vs supplier 3 bernilai 7 yang berarti supplier 1 jauh lebih canggih
• Dari matrik tersebut bisa diperoleh nilai masing-masing supplier pada
aspek teknologi pengembangan produk baru.
• Caranya sama persis dengan langkah-langkah untuk mendapatkan
bobot di atas, yaitu: melengkapi matrik di bawah diagonal dengan kebalikan yang di atasnya, mencari jumlah tiap kolom, membagi nilai-nilai tersebut dengan jumlah kolom, dan merata-ratakan ke samping.
• Untuk matrik di atas akan diperoleh nilai untuk aspek teknologi
• Dengan cara yang sama, nilai ketiga calon supplier untuk
masing-masing sub-kriteria bisa diperoleh seperti pada tabel berikut.
• Langkah terakhir adalah menghitung nilai agregat masing-masing
supplier. Nilai agregat diperoleh dengan mengalikan bobot masing-masing sub-kriteria dengan nilai supplier pada sub-kriteria yang bersangkutan. Jadi untuk supplier 1, 2, dan 3 diperoleh:
• Dengan demikian maka urutan supplier berdasarkan hasil penilaian
