Sitemap merupakan alat bantu yang digunakan

Teks penuh

(1)

RANCANG BANGUN APLIKASI PENGELOLAAN SURAT PADA

STIKES DR. SOETOMO

Tri Rudy Susanto1) Sulistiowati2) Julianto Lemantara33)

Program Studi/Jurusan Sistem Informasi Fakultas Teknologi dan Informatika Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya

Jl. Raya Kedung Baruk 98 Surabaya, 60298

Email : 1)Sandto116@gmail.com, 2)Sulist@stikom.edu, 3)Julianto@stikom.edu

Abstract: STIKES Dr .Soetomo hospital is college private health dr belonging to foundation Dr. Soetomo.

STIKES having the public administration and finance ( BAUK ) have children division the administrative general office in charge of coordinating and mengagendakan the whole process a letter in and out into the other institutions. Based on the job , there is a problem that letter management out increase , storage that full and accumulate , the distribution and search archives letter long. Architecture of mail management application on Stikes Dr. Soetomo Surabaya, is application required affairs offices administration common in managing letter.With the application it may help office work administration affairs common in managing a letter in and a letter out to the or other institutions. After tested, the application of the management of letters on stikes dr.Soetomo be able to manage a letter in accordance with the procedures.So, this program could help the letter, archive storage a letter in digital form, the distribution of to work unit the target and search the letter.

Keywords:Application, Management, Administration, Mail, STIKES Dr. Soetomo

STIKES Rumah Sakit Dr. Soetomo adalah perguruan tinggi kesehatan swasta milik Yayasan Dr. Soetomo. STIKES merupakan peningkatan status Akademi Perekam Medis dan Informatika Kesehatan

(APIKES) Pena Husada yang mendapat ijin

penyelenggaraan pendidikan sejak tahun 2003/2004. Berdasarkan struktur organisasi STIKES Yayasan Rumah Sakit Dr. Soetomo Surabaya terdapat Bagian Administrasi Umum dan Keuangan (BAUK) yang memiliki anak divisi yaitu Kantor Urusan Administrasi Umum. Adapun tugas Kantor Urusan Administrasi Umum adalah mengkoordinasikan dan mengagendakan seluruh proses surat masuk dan surat keluar ke lembaga atau instansi lain.

Proses surat menyurat pada STIKES Dr. Soetomo terdiri dari proses surat dinas masuk, proses dinas keluar, proses nota dinas. Untuk surat dinas masuk, prosesnya adalah Kantor Urusan Administrasi Umum menerima surat masuk dari instansi atau lembaga luar. Setelah itu, surat dinomori dan didisposisikan ke unit kerja yang dituju. Untuk menindaklanjuti surat dinas tersebut, maka STIKES mengirim surat dinas keluar. Untuk proses surat dinas keluar tersebut adalah ketua atau unit kerja membuat konsep surat dinas dan disertai dengan arsip surat yang dilampirkan jika diperlukan. Kemudian, surat diketik dan diparaf oleh pihak atau atasan yang bersangkutan. Setelah itu surat dinas keluar dinomori dan dikirim ke instansi luar yang dituju. Untuk proses nota dinas dimulai dari Kantor Urusan Administrasi Umum menerima dan memberi nomor nota dinas yang diterima

dari unit kerja pengirim. Kemudian, Kantor

Administrasi Umum menulis dan menaikkan lembar disposisi kepada unit kerja yang dituju untuk diotorisasi. Setelah diotorisasi nota dinas tersebut dikembalikan lagi ke Kantor Urusan Administrasi Umum untuk diarsip. Adapun data rata-rata yang diambil dari proses surat menyurat untuk tahun 2016

yaitu surat dinas keluar berjumlah 5 surat per hari, surat dinas masuk berjumlah 2 surat per hari, dan nota dinas berjumlah 1 surat per hari.

Pada proses surat menyurat terdapat beberapa permasalahan. Berdasarkan data surat tahun 2016 bulan Januari-Agustus, surat dinas masuk berjumlah 466, surat dinas keluar berjumlah 1353 dan nota dinas berjumlah 178 membuat pencatatan pada buku agenda dan lembar disposisi menjadi semakin banyak. Di sisi lain selama ini tidak ada penyusutan surat pada Kantor Urusan Administrasi Umum, karena berkas surat yang lama masih diperlukan untuk pelampiran surat. Hal ini menyebabkan penyimpanan surat menjadi penuh dan menumpuk, sehingga Stikes harus merawat dan menyediakan tempat untuk menambah penyimpanan berkas surat.

(2)

dosen Stikes tidak dapat berkembang. Sedangkan dari sisi alumni, jika Stikes tidak segera mengirim surat keterangan lulus ke instansi tempat alumni akan bekerja maka alumni tidak dapat bekerja di instansi tersebut.

Permasalahan yang terakhir adalah pada

pendistribusian surat dengan mendatangi unit kerja masing-masing. Surat yang didistribusikan sudah ditujukan pada meja kerja unit yang dituju, namun pihak penerima surat tidak selalu berada di tempat karena sedang mengajar atau berada di luar Stikes sehingga membuat pihak penerima surat tidak dapat segera mendapat informasi yang terkandung dalam surat tersebut. Di sisi lain, surat yang didistribusikan hilang rata-rata sebanyak 5 dari 100 surat. Hal ini membuat pihak penerima surat tidak dapat mengetahui informasi surat tersebut, sehingga tidak dapat ditindaklanjuti secepatnya.

Solusi berdasarkan permasalahan di atas adalah sistem yang dapat mengelola surat dan menggantikan model penyimpanan arsip surat pada lemari berkas, menjadi penyimpanan dalam bentuk digital pada database aplikasi surat. Penyimpanan arsip surat pada aplikasi dapat menghemat tempat dan membantu dalam pencarian arsip untuk kebutuhan surat dinas keluar. Sistem juga dapat mendistribusikan surat ke pihak atau unit kerja yang dituju secara langsung dan menjaga kelengkapan surat.

Berdasarkan penjelasan sebelumnya dapat

diketahui bahwa BAUK membutuhkan sebuah aplikasi pengelolaan surat. Oleh sebab itu, pada Tugas Akhir ini dibangun aplikasi pengelolaan surat pada STIKES Dr. Soetomo Surabaya yang dapat terintegrasi antara BAUK khususnya Kantor Urusan Administrasi Umum dengan seluruh unit kerja.

Metode

Waterfall

Dalam menyelesaikan permasalahan pada Stikes

Dr. Soetomo digunakan metode waterfall. Menurut

Pressman (2015), model waterfall adalah model klasik

yang bersifat sistematis menggunakan pendekatan

secara sekuensial untuk mengembangkan software yang

dimulai dengan permintaan spesifikasi dari pelanggan

dan melewati progres planning, modeling, construction,

dan deployment dengan tujuan utama untuk membantu

penyelesaian software. Berikut adalah urutan proses

model waterfall menurut Pressman :

Gambar 1. Model Waterfall (sumber: Pressman (2015))

Berikut ini adalah penjelasan dari tahap-tahap

yang dilakukan di dalam model waterfall (Pressman,

2015) :

1. Communication (komunikasi)

Langkah ini merupakan analisis terhadap kebutuhan

software, dan tahap untuk mengadakan pengumpulan

data dengan melakukan pertemuan dengan customer,

maupun mengumpulkan data-data tambahan baik yang ada di jurnal, artikel, maupun dari internet. 2. Planning (perencanaan)

Proses planning merupakan lanjutan dari proses

communication (analysis requirement). Tahapan ini menggambarkan tugas-tugas teknis yang dilakukan, sumber daya yang dibutuhkan, produk yang harus dihasilkan, dan jadwal-jadwal kerja termasuk rencana yang akan dilakukan.

3. Modeling (pemodelan)

Proses modeling ini akan menerjemahkan syarat

kebutuhan-kebutuhan menjadi sebuah perancangan

software yang dapat diperkirakan sebelum dibuat

coding. Proses ini berfokus pada rancangan struktural

data, arsitektur software, representasi interface, dan

detail (algoritma) prosedural. 4. Construction (konstruksi)

Construction merupakan proses membuat kode.

Coding atau pengkodean merupakan penerjemahan desain dalam bahasa yang bisa dikenali oleh

komputer. Programmer akan menerjemahkan

transaksi yang diminta oleh user. Tahapan inilah

yang merupakan tahapan secara nyata dalam

mengerjakan suatu software, artinya penggunaan

komputer akan dimaksimalkan dalam tahapan ini. Setelah pengkodean selesai maka akan dilakukan

testing terhadap perangkat lunak yang telah dibuat

tadi. Tujuan testing adalah menemukan

kesalahan-kesalahan terhadap perangkat lunak tersebut untuk kemudian bisa diperbaiki.

5. Deployment (pengoperasian)

Tahapan ini bisa dikatakan akhir dalam pembuatan

sebuah software atau sistem. Setelah melakukan

analisis, desain dan pengkodean maka sistem perangkat lunak yang sudah jadi akan digunakan oleh

user. Kemudian software yang telah dibuat harus

dilakukan pemeliharaan secara berkala.

Sitemap

Sitemap merupakan alat bantu yang digunakan untuk mempermudah dalam pengenalan peta situs pada

sebuah website. Sitemap membantu mempermudah

dalam menjelaskan aplikasi pengelolaan surat pada

STIKES Dr. Soetomo pada penelitian ini. Sitemap

aplikasi pengelolaan surat pada Stikes Dr. Soetomo

untuk halaman Bagian Administrasi, Kaur Administrasi

Umum, Kepala BAUK, dan StafBAUK masing-masing

dapat dilihat pada Gambar 2, 3, 4, dan 5.

Login Halaman Bagian

Ekspedisi

Ekspedisi Dinas Keluar Beranda

Log Out

Ekspedisi Telah Diterima

(3)

Login Halaman Administrator

Beranda

Master

Master Unit Kerja

Master Jabatan Master Karyawan

Stikes Master Surat

Surat Dinas Keluar

Agenda Dinas Keluar

Data Agenda Dinas Keluar

Surat Dinas Masuk

Agenda Dinas Masuk Data Agenda Dinas Masuk

Nota Dinas

Agenda Nota Dinas

File Surat

Surat Dinas Keluar Surat Dinas

Masuk

Nota Dinas

Laporan Surat

Surat Dinas Keluar

Surat Dinas Masuk

Nota Dinas Master Sifat

Surat

Master Instansi

Dinas Keluar Diterima

Data Dinas Masuk Arsip

Data Nota Dinas

Data Nota Dinas Arsip

Log out

Gambar 3. Sitemap Untuk Kaur Administrasi Umum

Login Halaman Kepala BAUK

Surat Dinas Masuk

Data Surat Dinas Masuk Data Surat Dinas Dibaca Beranda

Data Surat Dinas Arsip

Nota Dinas Masuk

Nota Dinas Masuk Nota Dinas

Dibaca Nota Dinas

Arsip

File Surat

Surat Dinas Keluar Dibuat Surat Dinas Masuk Nota Dinas

Dibuat

Laporan Surat

Surat Dinas Keluar Surat Dinas

Masuk

Nota Dinas

Log Out

Gambar 4. Sitemap Untuk Kepala BAUK

Login Halaman Staf Stikes

Surat Dinas Masuk

Data Surat Dinas Masuk Data Surat Dinas Dibaca Beranda

Data Surat Dinas Arsip

Nota Dinas Masuk

Nota Dinas Masuk Nota Dinas

Dibaca Nota Dinas

Arsip

File Surat

Surat Dinas Keluar Dibuat

Surat Dinas Masuk Nota Dinas

Dibuat

Log Out

Gambar 5. Sitemap Aplikasi Pengelolaan Surat Pada

STIKES Dr. Soetomo Untuk Staf STIKES

Diagram Jenjang Proses

Diagram berjenjang merupakan alat perancangan sistem yang dapat menampilkan seluruh proses yang terdapat pada suatu aplikasi tertentu dengan jelas dan terstruktur. Berikut ini adalah diagram jenjang proses dari aplikasi pengelolaan surat pada STIKES Dr. Soetomo pada Gambar 6.

0

Aplikasi Pengelolaan Surat Pada STIKES Dr Soetomo Surabaya

1 Mengelola Data Master

2 Melakukan Pengelolaan

Surat

3 Membuat Laporan Surat

Gambar 6. Diagram Jenjang Proses Aplikasi

Pengelolaan Surat Pada STIKES Dr. Soetomo

Pada Gambar 6 terlihat bahwa diagram jenjang proses aplikasi pengelolaan surat pada STIKES Dr. Soetomo memiliki tiga proses besar. Proses-proses pada aplikasi pengelolaan surat pada STIKES Dr. Soetomo

adalah mengelola data master, melakukan pengelolaan

surat dan membuat laporan surat.

Mengelola data master memiliki proses

(4)

1

Mengelola Data Master

1.2

Mengelola Data Master Jabatan

1.3

Mengelola Data Master Karyawan

1.4

Mengelola Data Master Surat

1.1

Mengelola Data Master Unit Kerja

1.5

Mengelola Data Master Sifat Surat

1.6

Mengelola Data Master Instansi

Gambar 7. Diagram Jenjang Proses Mengelola Data Master Aplikasi Pengelolaan Surat Pada STIKES Dr. Soetomo

Melakukan pengelolaan surat memiliki proses

melakukan pengelolaan surat Kaur Admnistrasi Umum, Bagian Ekspedisi, Kepala BAUK dan Staf STIKES. Gambar 8 merupakan gambar diagram jenjang proses melakukan pengelolaan surat aplikasi pengelolaan surat pada STIKES Dr. Soetomo

2 Melakukan Pengelolaan Surat

2.2 Melakukan Pengelolaan

Surat Bagian Ekspedisi

2.3 Melakukan Pengelolaan

Surat Staf Stikes 2.1

Melakukan Pengelolaan Surat Kaur Administrasi

Umum

Gambar 8. Diagram Jenjang Proses Melakukan Pengelolaan Surat

Membuat Laporan Surat memiliki proses mencetak laporan surat dinas keluar, surat dinas masuk dan nota dinas. Gambar 9 merupakan gambar diagram jenjang proses membuat laporan surat aplikasi pengelolaan surat pada STIKES Dr. Soetomo

3 Membuat Laporan Surat

3.2

Menampilkan Laporan Surat Dinas Masuk

3.3

Menampilkan Laporan Nota Dinas

3.1 Menampilkan Laporan

Surat Dinas Keluar

Gambar 9. Diagram Jenjang Proses Membuat

Laporan Surat

Context Diagram

Context diagram adalah gambaran menyeluruh

dari DFD. Di dalam Context Diagram terdapat empat

External Entity, yaitu terdiri dari Kaur Administrasi

Umum, Bagian Ekspedisi, Kepala BAUK dan Staf STIKES. Untuk lebih jelasnya dapat melihat Gambar 10.

Data Laporan Nota Dinas Data Periode Laporan Nota Dinas Data Laporan Surat Dinas Masuk Data Periode Laporan Surat Dinas Masuk

Data Laporan Surat Dinas Keluar Data Periode Laporan Surat Dinas Keluar

Data File Nota Dinas Data Tahun Folder Nota Dinas Data File Surat Dinas Masuk

Data Tahun Folder Dinas Masuk Data File Surat Dinas Keluar Data File Jenis Surat Dinas Keluar

Data Tahun Folder Dinas Keluar Data Nota Dinas M asuk Disposisi Ditambahkan

Data Disposisi Nota Dinas Masuk Ke Pihak Terkait Data isi Disposisi Nota Dinas Masuk Data Nota Dinas M asuk Isi Disposisi Ditambahkan

Data Surat Dinas Masuk Disposisi Ditambahkan Data Disposisi Ke Pihak Terkait Data Isi Disposisi Surat Dinas Masuk Ditambahkan

Data Isi Disposisi Surat Dinas Masuk Data Laporan Nota Dinas Data Periode Laporan Nota Dinas Data Laporan Surat Dinas Masuk Data Periode Laporan Surat Dinas Masuk

Data Laporan Surat Dinas Keluar Data Periode Laporan Surat Dinas Keluar

Data File Ekspedisi Dinas Keluar Ditambahkan Data Tambah File Ekspedisi Dinas Keluar Data Ekspedisi Dinas Keluar Terbaru

Data Penerima Surat Data Petug as Kirim Terpilih Data Petug as Kirim Data File Nota Dinas Data Tahun Folder Nota Dinas Data File Surat Dinas Masuk

Data Tahun Folder Dinas Masuk Data File Surat Dinas Keluar Berdasarkan Jenis

Data File Surat Dinas Keluar Data File Jenis Surat Dinas Keluar

Data Tahun Folder Dinas Keluar Data Status Nota Dinas Terbaru

Data Status Nota Dinas Terbaru Data File Nota Dinas Ditambahkan

Data Tambah File Nota Dinas Data Disposisi Nota Dinas Ditambahkan Data Tambah Disposisi Nota Dinas

Data Agenda Nota Dinas Terbaru Data Agenda Nota Dinas Terbaru

Data Agenda Nota Dinas Ditambahkan Data Agenda Nota Dinas dan Disposisi Dipilih Data Surat Dinas Masuk Status Terbaru Data Ubah Status Surat Dinas M asuk Data File Surat Dinas Masuk Ditambahkan Data Tambah File Surat Dinas Masuk Data Disposisi Surat Dinas M asuk Ditambahkan Data Tambah Disposisi Surat Dinas Masuk

Data Agenda Dinas Masuk Terbaru Data Agenda Dinas Masuk Terbaru Data Agenda Dinas Masuk Ditambahkan Data Tambah Ag enda Dinas Dinas Masuk

Daftar Alamat Agenda Dinas Masuk Terdaftar Data Instansi Baru Data Alamat Instansi Peng irim Data Agenda Dinas Keluar Terbaru Data Agenda Dinas Keluar Terbaru

Data Agenda Dinas Keluar Ditambahkan Data Tambah Ag enda Dinas Keluar

Daftar Kirim Ag enda Dinas Keluar Terdaftar Data Instansi Kirim Data Instansi Baru Data Alamat Instansi Tujuan

Data Instansi Terbaru Data Instansi Ditambahkan Data Instansi Terbaru

Data Instansi

Data Surat Terbaru Data Surat Ditambahkan Data Surat Terbaru

Data Surat

Data Sifat Surat Terbaru Data Sifat Surat Terbaru

Data Sifat Surat

Data Karyawan Terbaru Data Karyawan Terbaru

Data Karyawan Ditambahkan

Data Sifat Surat Ditambahkan Data Karyawan

Data Jabatan Terbaru Data Jabatan Ditambahkan Data Jabatan Terbaru

Data Jabatan

Data Unit Kerja Terbaru Data Unit Kerja Terbaru

Data Unit Kerja Ditambahkan

Data Unit Kerja 0

Aplikasi Pengelolaan Surat Pada Stikes Dr Soetomo Surabaya

Gambar 10. Context Diagram

Conceptual Data Model (CDM)

Conceptual data model dari aplikasi pengelolaan surat pada STIKES Dr. Soetomo terdapat 15 tabel, yang terdiri atas tabel agenda dinas keluar, agenda dinas masuk, agenda nota dinas, disposisi ND diteruskan, disposisi SDM diteruskan, ekspedisi SDK, file nota dinas, file surat dinas keluar, file surat dinas masuk, instansi, jabatan, sifat surat, surat, unit kerja dan user

stikes. Conceptual data model aplikasi pengelolaan

(5)

Gambar 11. CDM

Physical Data Model

Physical data model dari aplikasi pengelolaan surat pada STIKES Dr. Soetomo terdapat 15 tabel, yang terdiri atas tabel agenda dinas keluar, agenda dinas masuk, agenda nota dinas, disposisi ND diteruskan, disposisi SDM diteruskan, ekspedisi SDK, file nota dinas, file surat dinas keluar, file surat dinas masuk, instansi, jabatan, sifat surat, surat, unit kerja dan user

stikes. Physical data model aplikasi pengelolaan surat

pada STIKES Dr. Soetomo dapat dilihat pada Gambar 12.

Gambar 12. PDM

HASIL DAN PEMBAHASAN

Aplikasi pengelolaan surat pada STIKES Dr.

Soetomo ini menggunakan browser atau peramban.

Halaman

Master

Surat

Halaman master surat ini untuk pengguna yaitu Kaur Administrasi Umum. Halaman ini berfungsi untuk mengelola data surat. Melalui halaman ini, Kaur Administrasi Umum dapat menambah dan mengubah data surat. Untuk menambah data surat, Kaur Administrasi Umum dapat mengisi data surat pada form. Untuk mengubah data surat pengguna dapat memilih data surat yang akan diubah dan mengisi data surat terbaru pada halaman master surat. Halaman master surat dapat dilihat pada Gambar 13.

memiliki

Agenda_Dinas_Keluar : 1 No_urut_SDK Variable characters (50) Date Text Date & Time

<M>

<pi> Variable characters (10) Variable characters (50) Variable characters (30) Variable characters (50) <M> Variable characters (20) Date & Time Date & Time Variable characters (100)

<M> Variable characters (100) Variable characters (20) Date & Time Variable characters (100)

<M>

Id_Ekspedisi_SDK <pi> Agenda_Nota_Dinas : 1

No_Urut_ND Variable characters (50) Date Text Variable characters (50) Date & Time Date & Time Variable characters (20)

<M> Variable characters (50) Variable characters (20) Date & Time

<M> Variable characters (100) Variable characters (20) Date & Time

<M>

<pi> Variable characters (50) Variable characters (100) Text Variable characters (20) Variable characters (50) Variable characters (100) Variable characters (50) Variable characters (100) Variable characters (20) Date & Time

<M> Variable characters (20) Date & Time Date & Time Variable characters (20)

<M> Variable characters (256) Variable characters (256) Integer Date & Time

<M> Variable characters (256) Variable characters (256) Integer Date & Time

<M> Variable characters (100) Text Variable characters (50) Variable characters (50) Date & Time

<M> Variable characters (50) Date Date Variable characters (50) Text Date & Time Variable characters (20) Variable characters (20) Variable characters (50) <M> Variable characters (256) Variable characters (256) Integer Date & Time

<M> Variable characters (40) Variable characters (20) Date & Time

<M> <M> <M> <M> Id_Sifat_Surat <pi> Agenda_Dinas_Keluar : 2

No_urut_SDK Variable characters (50) Date Text Date & Time

<M>

No_Berkas_SDK <pi>

Agenda_Nota_Dinas : 2 No_Urut_ND Variable characters (50) Date Text Variable characters (50) Date & Time Date & Time Variable characters (20)

<M>

Agenda_Dinas_Keluar : 1

No_urut_SDK Agenda_Nota_Dinas : 1

No_Urut_ND Agenda_Dinas_Keluar : 2

No_urut_SDK

Agenda_Nota_Dinas : 2

(6)

Gambar 13. Halaman Master Surat

Halaman

Master Sifat

Surat

Halaman master sifat surat ini untuk pengguna yaitu Kaur Administrasi Umum. Halaman ini berfungsi untuk mengelola data sifat surat. Melalui halaman ini, Kaur Administrasi Umum dapat menambah dan mengubah data sifat surat. Untuk menambah data sifat surat, Kaur Administrasi Umum dapat mengisi data sifat surat pada form. Untuk mengubah data sifat surat pengguna dapat memilih data sifat surat yang akan diubah dan mengisi data sifat surat terbaru pada halaman master sifat surat. Halaman master sifat surat dapat dilihat pada Gambar 14.

Gambar 14. Halaman Master Sifat Surat

Halaman

Master

Instansi

Halaman master instansi ini untuk pengguna yaitu Kaur Administrasi Umum. Halaman ini berfungsi untuk mengelola data instansi. Melalui halaman ini, Kaur Administrasi Umum dapat menambah dan mengubah data instansi. Untuk menambah data instansi, Kaur Administrasi Umum dapat mengisi data instansi pada form. Untuk mengubah data instansi pengguna dapat memilih data instansi yang akan diubah dan mengisi data instansi terbaru pada halaman master instansi. Halaman master instansi dapat dilihat pada Gambar 15.

Gambar 15. Halaman Master Instansi

Halaman Agenda Dinas Keluar

Halaman agenda dinas keluar ini untuk pengguna yaitu Kaur Administrasi Umum. Halaman ini berfungsi untuk menambah data agenda dinas keluar. Untuk menambah data agenda dinas keluar, Kaur Administrasi Umum dapat mengisi data agenda dinas keluar pada form. Halaman agenda dinas keluar dapat dilihat pada Gambar 16.

Gambar 16. Halaman Agenda Dinas Keluar

Halaman Detail Data Agenda Dinas Keluar

Halaman detail data agenda dinas keluar ini untuk pengguna yaitu Kaur Administrasi Umum. Halaman ini berfungsi untuk menampilkan dan mengubah data agenda dinas keluar yang telah ditambahkan. Untuk mengubah data agenda dinas keluar, pengguna harus memilih tombol ubah agenda dinas keluar terlebih dahulu. Setelah itu, pengguna dapat mengubah data agenda dinas keluar tersebut. Halaman detail data agenda dinas keluar dapat dilihat pada Gambar 17.

(7)

Halaman Detail Data Ekspedisi Surat Dinas

Keluar Diterima

Halaman detail data ekspedisi surat dinas keluar diterima ini untuk pengguna yaitu Kaur Administrasi Umum. Halaman ini berfungsi untuk menampilkan detail data surat dinas keluar yang telah sampai pada instansi yang dituju. Halaman detail data ekspedisi surat dinas keluar diterima dapat dilihat pada Gambar 18.

Gambar 18. Halaman Detail Data Ekspedisi Surat Dinas Keluar Diterima

Halaman Agenda Dinas Masuk

Halaman agenda dinas masuk ini untuk pengguna yaitu Kaur Administrasi Umum. Halaman ini berfungsi untuk menambah data agenda dinas masuk. Untuk menambah data agenda dinas masuk, Kaur Administrasi Umum dapat mengisi data agenda dinas masuk pada form. Halaman agenda dinas masuk dapat dilihat pada Gambar 19.

Gambar 19. Halaman Agenda Dinas Masuk

Halaman Detail Data Agenda Dinas Masuk

Halaman detail data agenda dinas masuk ini untuk pengguna yaitu Kaur Administrasi Umum. Halaman ini berfungsi untuk mengubah agenda dinas

masuk, menambah file surat dinas masuk,

mendisposisikan surat dinas masuk, mengubah status dan mencetak lembar disposisi surat dinas masuk. Untuk mengubah data agenda dinas masuk, pengguna dapat memilih tombol ubah agenda dinas masuk terlebih dahulu. Setelah itu, pengguna dapat mengubah data agenda dinas masuk tersebut. Untuk menambah file, pengguna dapat langsung mengisi file pada tampilan. Untuk mendisposisikan surat dinas masuk, pengguna dapat mengisi data disposisi dengan cara memilih nama staf Stikes yang akan dituju. Untuk mengubah status surat, pengguna dapat memilih tombol ubah status. Kemudian, pengguna dapat mengubah data status surat tersebut. Untuk mencetak lembar disposisi pengguna dapat memilih tombol lembar disposisi. Halaman detail data agenda dinas masuk dapat dilihat pada Gambar 20.

Gambar 20. Halaman Detail Data Agenda Dinas Masuk

Halaman Detail Data Surat Dinas Masuk Arsip

Halaman detail data surat dinas masuk arsip ini untuk pengguna yaitu Kaur Administrasi Umum. Halaman ini berfungsi menambah file surat dinas masuk, mengubah status dan mencetak lembar disposisi surat dinas masuk arsip. Untuk menambah file, pengguna dapat langsung mengisi file pada tampilan. Untuk mengubah status surat, pengguna dapat memilih tombol ubah status. Kemudian, pengguna dapat mengubah data status surat tersebut. Untuk mencetak lembar disposisi pengguna dapat memilih tombol lembar disposisi. Halaman detail data surat dinas masuk arsip dapat dilihat pada Gambar 21.

Halaman Agenda Nota Dinas

(8)

Gambar 21. Halaman Detail Data Surat Dinas Masuk Arsip

Gambar 22. Halaman Agenda Nota Dinas

Halaman Detail Data Nota Dinas

Halaman detail data nota dinas ini untuk pengguna yaitu Kaur Administrasi Umum. Halaman ini berfungsi untuk mengubah data nota dinas, menambah file, menambah disposisi nota dinas, mengubah status dan mencetak lembar disposisi nota dinas. Untuk mengubah data nota dinas, pengguna dapat memilih tombol ubah data nota dinas. Setelah itu, pengguna dapat mengubah data nota dinas tersebut. Untuk menambah file, pengguna dapat langsung mengisi file pada tampilan. Untuk menambah data disposisi nota dinas, pengguna dapat mengisi data tambah disposisi nota dinas pada halaman detail data nota dinas dengan memilih nama staf Stikes yang dituju. Untuk mengubah status surat, pengguna dapat memilih tombol ubah status. Kemudian, pengguna dapat mengubah data status surat tersebut. Untuk mencetak lembar disposisi pengguna dapat memilih tombol lembar disposisi. Halaman detail data nota dinas dapat dilihat pada Gambar 23.

Halaman Detail Data Nota Dinas Arsip

Halaman detail data nota dinas arsip ini untuk pengguna yaitu Kaur Administrasi Umum. Halaman ini

berfungsi untuk menambah file nota dinas, mengubah status nota dinas dan mencetak lembar disposisi nota dinas seperti yang ditunjukkan pada Gambar 24. Untuk menambah file nota dinas diarsip, pengguna dapat mengisi data tambah file nota dinas pada tampilan. Untuk mengubah status surat, pengguna dapat memilih tombol ubah status. Kemudian, pengguna dapat mengubah data status surat tersebut. Untuk mencetak lembar disposisi pengguna dapat memilih tombol lembar disposisi.

Gambar 23. Halaman Detail Data Nota Dinas

Gambar 24. Halaman Detail Data Nota Dinas Arsip

Halaman

File

Surat

(9)

Rancangan halaman file surat dapat dilihat pada Gambar 25

Gambar 25. Halaman File Surat

Halaman Laporan Surat

H\alaman laporan surat untuk pengguna yaitu Kaur Administrasi Umum dan Kepala BAUK yang berfungsi menampilkan list data surat dinas keluar, surat dinas masuk dan nota dinas. Pada halaman ini pengguna dapat menampilkan laporan surat sesuai dengan periode. Rancangan halaman laporan surat dapat dilihat pada Gambar 26 dan 27

Gambar 26. Halaman Periode Laporan Surat

Gambar 27. Halaman Laporan Surat

Halaman Detail Data Surat Dinas Masuk

Halaman detail data surat dinas masuk ini untuk pengguna yaitu Staf Stikes dan Kepala BAUK. Halaman ini berfungsi untuk menampilkan detail data surat dinas masuk yang telah didisposisikan, mengisi isi disposisi, mendisposisikan ke pihak terkait dan mencetak lembar disposisi seperti yang ditunjukkan pada Gambar 28. Untuk mengisi isi disposisi, pengguna dapat langsung mengisinya pada tampilan. Untuk mendisposisikan ke pihak terkait, pengguna dapat memilih Staf Stikes yang akan didisposisikan. Untuk mencetak lembar disposisi, pengguna dapat memilih tombol lembar disposisi.

Gambar 28. Halaman Detail Data Surat Surat Dinas Masuk

Halaman Detail Data Nota Dinas Masuk

Halaman detail data nota dinas masuk ini untuk pengguna yaitu Staf Stikes dan Kepala BAUK. Halaman ini berfungsi untuk menampilkan detail data

nota dinas masuk, mengisi isi disposisi,

mendisposisikan ke pihak terkait dan mencetak lembar disposisi seperti yang ditunjukkan pada Gambar 29. Untuk mengisi isi disposisi, pengguna dapat langsung mengisinya pada tampilan. Untuk mendisposisikan ke pihak terkait, pengguna dapat memilih Staf Stikes yang akan didisposisikan. Untuk mencetak lembar disposisi, pengguna dapat memilih tombol lembar disposisi.

(10)

KESIMPULAN

Setelah melakukan rancang bangun aplikasi pengelolaan surat pada STIKES Dr. Soetomo ini, dapat disimpulkan beberapa hal sebagai berikut:

1. Aplikasi yang dibuat dapat mengelola dan

menyimpan surat dalam bentuk digital pada database.

2. Aplikasi yang dibuat dapat membantu dalam

pendistribusian dan menjaga kelengkapan surat kepada unit kerja yang dituju.

3.

Aplikasi yang dibuat dapat membantu Kaur

Administrasi Umum dalam pencarian arsip surat.

SARAN

Saran yang dapat diberikan untuk penelitian selanjutnya, yaitu aplikasi ini dapat dikembangkan

dengan teknologi Digital Signature yang mana aplikasi

tersebut dapat membantu dalam penandatanganan dokumen.

RUJUKAN

Pressman, R.S. 2015. Software Engineering : a

practitioner’s approach. McGraw

-Hill. New

Figur

Gambar 1. Model Waterfall (sumber: Pressman (2015))

Gambar 1.

Model Waterfall (sumber: Pressman (2015)) p.2
Gambar 2.  Sitemap Untuk Bagian Ekspedisi

Gambar 2.

Sitemap Untuk Bagian Ekspedisi p.2
Gambar 6.  Diagram

Gambar 6.

Diagram p.3
Gambar 3.  Sitemap Untuk Kaur Administrasi Umum

Gambar 3.

Sitemap Untuk Kaur Administrasi Umum p.3
Gambar 5.  Sitemap Aplikasi Pengelolaan Surat Pada STIKES Dr. Soetomo Untuk Staf STIKES

Gambar 5.

Sitemap Aplikasi Pengelolaan Surat Pada STIKES Dr. Soetomo Untuk Staf STIKES p.3
gambar diagram jenjang proses mengelola data master

gambar diagram

jenjang proses mengelola data master p.3
Gambar 7.  Diagram Jenjang Proses Mengelola Data Master Aplikasi Pengelolaan Surat Pada STIKES Dr

Gambar 7.

Diagram Jenjang Proses Mengelola Data Master Aplikasi Pengelolaan Surat Pada STIKES Dr p.4
Gambar 9.  Diagram

Gambar 9.

Diagram p.4
Gambar 8. Diagram Jenjang Proses Melakukan

Gambar 8.

Diagram Jenjang Proses Melakukan p.4
Gambar 10. Context Diagram

Gambar 10.

Context Diagram p.4
Gambar 11. CDM

Gambar 11.

CDM p.5
Gambar 12. PDM

Gambar 12.

PDM p.5
Gambar 15. Halaman Master Instansi

Gambar 15.

Halaman Master Instansi p.6
Gambar 13. Halaman Master Surat

Gambar 13.

Halaman Master Surat p.6
Gambar 17. Halaman Detail Data Agenda Dinas Keluar

Gambar 17.

Halaman Detail Data Agenda Dinas Keluar p.6
Gambar 14. Halaman Master Sifat Surat

Gambar 14.

Halaman Master Sifat Surat p.6
Gambar 16. Halaman Agenda Dinas Keluar

Gambar 16.

Halaman Agenda Dinas Keluar p.6
Gambar 19. Halaman Agenda Dinas Masuk

Gambar 19.

Halaman Agenda Dinas Masuk p.7
Gambar 20. Halaman Detail Data Agenda Dinas Masuk

Gambar 20.

Halaman Detail Data Agenda Dinas Masuk p.7
Gambar 18. Halaman Detail Data Ekspedisi Surat Dinas Keluar Diterima

Gambar 18.

Halaman Detail Data Ekspedisi Surat Dinas Keluar Diterima p.7
Gambar 21. Halaman Detail Data Surat Dinas Masuk Arsip

Gambar 21.

Halaman Detail Data Surat Dinas Masuk Arsip p.8
Gambar 22. Halaman Agenda Nota Dinas

Gambar 22.

Halaman Agenda Nota Dinas p.8
Gambar 24. Halaman Detail Data Nota Dinas Arsip

Gambar 24.

Halaman Detail Data Nota Dinas Arsip p.8
Gambar 23. Halaman Detail Data Nota Dinas

Gambar 23.

Halaman Detail Data Nota Dinas p.8
Gambar 28. Halaman Detail Data Surat Surat Dinas Masuk

Gambar 28.

Halaman Detail Data Surat Surat Dinas Masuk p.9
Gambar 29. Halaman Detail Data Surat Surat Dinas Masuk

Gambar 29.

Halaman Detail Data Surat Surat Dinas Masuk p.9
Gambar 25

Gambar 25

p.9
Gambar 26. Halaman Periode Laporan Surat

Gambar 26.

Halaman Periode Laporan Surat p.9
Gambar 25. Halaman File Surat

Gambar 25.

Halaman File Surat p.9

Referensi

Memperbarui...