RANCANG BANGUN APLIKASI PENGELOLAAN SURAT PADA
STIKES DR. SOETOMO
Tri Rudy Susanto1) Sulistiowati2) Julianto Lemantara33)
Program Studi/Jurusan Sistem Informasi Fakultas Teknologi dan Informatika Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya
Jl. Raya Kedung Baruk 98 Surabaya, 60298
Email : 1)Sandto116@gmail.com, 2)Sulist@stikom.edu, 3)Julianto@stikom.edu
Abstract: STIKES Dr .Soetomo hospital is college private health dr belonging to foundation Dr. Soetomo.
STIKES having the public administration and finance ( BAUK ) have children division the administrative general office in charge of coordinating and mengagendakan the whole process a letter in and out into the other institutions. Based on the job , there is a problem that letter management out increase , storage that full and accumulate , the distribution and search archives letter long. Architecture of mail management application on Stikes Dr. Soetomo Surabaya, is application required affairs offices administration common in managing letter.With the application it may help office work administration affairs common in managing a letter in and a letter out to the or other institutions. After tested, the application of the management of letters on stikes dr.Soetomo be able to manage a letter in accordance with the procedures.So, this program could help the letter, archive storage a letter in digital form, the distribution of to work unit the target and search the letter.
Keywords:Application, Management, Administration, Mail, STIKES Dr. Soetomo
STIKES Rumah Sakit Dr. Soetomo adalah perguruan tinggi kesehatan swasta milik Yayasan Dr. Soetomo. STIKES merupakan peningkatan status Akademi Perekam Medis dan Informatika Kesehatan
(APIKES) Pena Husada yang mendapat ijin
penyelenggaraan pendidikan sejak tahun 2003/2004. Berdasarkan struktur organisasi STIKES Yayasan Rumah Sakit Dr. Soetomo Surabaya terdapat Bagian Administrasi Umum dan Keuangan (BAUK) yang memiliki anak divisi yaitu Kantor Urusan Administrasi Umum. Adapun tugas Kantor Urusan Administrasi Umum adalah mengkoordinasikan dan mengagendakan seluruh proses surat masuk dan surat keluar ke lembaga atau instansi lain.
Proses surat menyurat pada STIKES Dr. Soetomo terdiri dari proses surat dinas masuk, proses dinas keluar, proses nota dinas. Untuk surat dinas masuk, prosesnya adalah Kantor Urusan Administrasi Umum menerima surat masuk dari instansi atau lembaga luar. Setelah itu, surat dinomori dan didisposisikan ke unit kerja yang dituju. Untuk menindaklanjuti surat dinas tersebut, maka STIKES mengirim surat dinas keluar. Untuk proses surat dinas keluar tersebut adalah ketua atau unit kerja membuat konsep surat dinas dan disertai dengan arsip surat yang dilampirkan jika diperlukan. Kemudian, surat diketik dan diparaf oleh pihak atau atasan yang bersangkutan. Setelah itu surat dinas keluar dinomori dan dikirim ke instansi luar yang dituju. Untuk proses nota dinas dimulai dari Kantor Urusan Administrasi Umum menerima dan memberi nomor nota dinas yang diterima
dari unit kerja pengirim. Kemudian, Kantor
Administrasi Umum menulis dan menaikkan lembar disposisi kepada unit kerja yang dituju untuk diotorisasi. Setelah diotorisasi nota dinas tersebut dikembalikan lagi ke Kantor Urusan Administrasi Umum untuk diarsip. Adapun data rata-rata yang diambil dari proses surat menyurat untuk tahun 2016
yaitu surat dinas keluar berjumlah 5 surat per hari, surat dinas masuk berjumlah 2 surat per hari, dan nota dinas berjumlah 1 surat per hari.
Pada proses surat menyurat terdapat beberapa permasalahan. Berdasarkan data surat tahun 2016 bulan Januari-Agustus, surat dinas masuk berjumlah 466, surat dinas keluar berjumlah 1353 dan nota dinas berjumlah 178 membuat pencatatan pada buku agenda dan lembar disposisi menjadi semakin banyak. Di sisi lain selama ini tidak ada penyusutan surat pada Kantor Urusan Administrasi Umum, karena berkas surat yang lama masih diperlukan untuk pelampiran surat. Hal ini menyebabkan penyimpanan surat menjadi penuh dan menumpuk, sehingga Stikes harus merawat dan menyediakan tempat untuk menambah penyimpanan berkas surat.
dosen Stikes tidak dapat berkembang. Sedangkan dari sisi alumni, jika Stikes tidak segera mengirim surat keterangan lulus ke instansi tempat alumni akan bekerja maka alumni tidak dapat bekerja di instansi tersebut.
Permasalahan yang terakhir adalah pada
pendistribusian surat dengan mendatangi unit kerja masing-masing. Surat yang didistribusikan sudah ditujukan pada meja kerja unit yang dituju, namun pihak penerima surat tidak selalu berada di tempat karena sedang mengajar atau berada di luar Stikes sehingga membuat pihak penerima surat tidak dapat segera mendapat informasi yang terkandung dalam surat tersebut. Di sisi lain, surat yang didistribusikan hilang rata-rata sebanyak 5 dari 100 surat. Hal ini membuat pihak penerima surat tidak dapat mengetahui informasi surat tersebut, sehingga tidak dapat ditindaklanjuti secepatnya.
Solusi berdasarkan permasalahan di atas adalah sistem yang dapat mengelola surat dan menggantikan model penyimpanan arsip surat pada lemari berkas, menjadi penyimpanan dalam bentuk digital pada database aplikasi surat. Penyimpanan arsip surat pada aplikasi dapat menghemat tempat dan membantu dalam pencarian arsip untuk kebutuhan surat dinas keluar. Sistem juga dapat mendistribusikan surat ke pihak atau unit kerja yang dituju secara langsung dan menjaga kelengkapan surat.
Berdasarkan penjelasan sebelumnya dapat
diketahui bahwa BAUK membutuhkan sebuah aplikasi pengelolaan surat. Oleh sebab itu, pada Tugas Akhir ini dibangun aplikasi pengelolaan surat pada STIKES Dr. Soetomo Surabaya yang dapat terintegrasi antara BAUK khususnya Kantor Urusan Administrasi Umum dengan seluruh unit kerja.
Metode
Waterfall
Dalam menyelesaikan permasalahan pada Stikes
Dr. Soetomo digunakan metode waterfall. Menurut
Pressman (2015), model waterfall adalah model klasik
yang bersifat sistematis menggunakan pendekatan
secara sekuensial untuk mengembangkan software yang
dimulai dengan permintaan spesifikasi dari pelanggan
dan melewati progres planning, modeling, construction,
dan deployment dengan tujuan utama untuk membantu
penyelesaian software. Berikut adalah urutan proses
model waterfall menurut Pressman :
Gambar 1. Model Waterfall (sumber: Pressman (2015))
Berikut ini adalah penjelasan dari tahap-tahap
yang dilakukan di dalam model waterfall (Pressman,
2015) :
1. Communication (komunikasi)
Langkah ini merupakan analisis terhadap kebutuhan
software, dan tahap untuk mengadakan pengumpulan
data dengan melakukan pertemuan dengan customer,
maupun mengumpulkan data-data tambahan baik yang ada di jurnal, artikel, maupun dari internet. 2. Planning (perencanaan)
Proses planning merupakan lanjutan dari proses
communication (analysis requirement). Tahapan ini menggambarkan tugas-tugas teknis yang dilakukan, sumber daya yang dibutuhkan, produk yang harus dihasilkan, dan jadwal-jadwal kerja termasuk rencana yang akan dilakukan.
3. Modeling (pemodelan)
Proses modeling ini akan menerjemahkan syarat
kebutuhan-kebutuhan menjadi sebuah perancangan
software yang dapat diperkirakan sebelum dibuat
coding. Proses ini berfokus pada rancangan struktural
data, arsitektur software, representasi interface, dan
detail (algoritma) prosedural. 4. Construction (konstruksi)
Construction merupakan proses membuat kode.
Coding atau pengkodean merupakan penerjemahan desain dalam bahasa yang bisa dikenali oleh
komputer. Programmer akan menerjemahkan
transaksi yang diminta oleh user. Tahapan inilah
yang merupakan tahapan secara nyata dalam
mengerjakan suatu software, artinya penggunaan
komputer akan dimaksimalkan dalam tahapan ini. Setelah pengkodean selesai maka akan dilakukan
testing terhadap perangkat lunak yang telah dibuat
tadi. Tujuan testing adalah menemukan
kesalahan-kesalahan terhadap perangkat lunak tersebut untuk kemudian bisa diperbaiki.
5. Deployment (pengoperasian)
Tahapan ini bisa dikatakan akhir dalam pembuatan
sebuah software atau sistem. Setelah melakukan
analisis, desain dan pengkodean maka sistem perangkat lunak yang sudah jadi akan digunakan oleh
user. Kemudian software yang telah dibuat harus
dilakukan pemeliharaan secara berkala.
Sitemap
Sitemap merupakan alat bantu yang digunakan untuk mempermudah dalam pengenalan peta situs pada
sebuah website. Sitemap membantu mempermudah
dalam menjelaskan aplikasi pengelolaan surat pada
STIKES Dr. Soetomo pada penelitian ini. Sitemap
aplikasi pengelolaan surat pada Stikes Dr. Soetomo
untuk halaman Bagian Administrasi, Kaur Administrasi
Umum, Kepala BAUK, dan StafBAUK masing-masing
dapat dilihat pada Gambar 2, 3, 4, dan 5.
Login Halaman Bagian
Ekspedisi
Ekspedisi Dinas Keluar Beranda
Log Out
Ekspedisi Telah Diterima
Login Halaman Administrator
Beranda
Master
Master Unit Kerja
Master Jabatan Master Karyawan
Stikes Master Surat
Surat Dinas Keluar
Agenda Dinas Keluar
Data Agenda Dinas Keluar
Surat Dinas Masuk
Agenda Dinas Masuk Data Agenda Dinas Masuk
Nota Dinas
Agenda Nota Dinas
File Surat
Surat Dinas Keluar Surat Dinas
Masuk
Nota Dinas
Laporan Surat
Surat Dinas Keluar
Surat Dinas Masuk
Nota Dinas Master Sifat
Surat
Master Instansi
Dinas Keluar Diterima
Data Dinas Masuk Arsip
Data Nota Dinas
Data Nota Dinas Arsip
Log out
Gambar 3. Sitemap Untuk Kaur Administrasi Umum
Login Halaman Kepala BAUK
Surat Dinas Masuk
Data Surat Dinas Masuk Data Surat Dinas Dibaca Beranda
Data Surat Dinas Arsip
Nota Dinas Masuk
Nota Dinas Masuk Nota Dinas
Dibaca Nota Dinas
Arsip
File Surat
Surat Dinas Keluar Dibuat Surat Dinas Masuk Nota Dinas
Dibuat
Laporan Surat
Surat Dinas Keluar Surat Dinas
Masuk
Nota Dinas
Log Out
Gambar 4. Sitemap Untuk Kepala BAUK
Login Halaman Staf Stikes
Surat Dinas Masuk
Data Surat Dinas Masuk Data Surat Dinas Dibaca Beranda
Data Surat Dinas Arsip
Nota Dinas Masuk
Nota Dinas Masuk Nota Dinas
Dibaca Nota Dinas
Arsip
File Surat
Surat Dinas Keluar Dibuat
Surat Dinas Masuk Nota Dinas
Dibuat
Log Out
Gambar 5. Sitemap Aplikasi Pengelolaan Surat Pada
STIKES Dr. Soetomo Untuk Staf STIKES
Diagram Jenjang Proses
Diagram berjenjang merupakan alat perancangan sistem yang dapat menampilkan seluruh proses yang terdapat pada suatu aplikasi tertentu dengan jelas dan terstruktur. Berikut ini adalah diagram jenjang proses dari aplikasi pengelolaan surat pada STIKES Dr. Soetomo pada Gambar 6.
0
Aplikasi Pengelolaan Surat Pada STIKES Dr Soetomo Surabaya
1 Mengelola Data Master
2 Melakukan Pengelolaan
Surat
3 Membuat Laporan Surat
Gambar 6. Diagram Jenjang Proses Aplikasi
Pengelolaan Surat Pada STIKES Dr. Soetomo
Pada Gambar 6 terlihat bahwa diagram jenjang proses aplikasi pengelolaan surat pada STIKES Dr. Soetomo memiliki tiga proses besar. Proses-proses pada aplikasi pengelolaan surat pada STIKES Dr. Soetomo
adalah mengelola data master, melakukan pengelolaan
surat dan membuat laporan surat.
Mengelola data master memiliki proses
1
Mengelola Data Master
1.2
Mengelola Data Master Jabatan
1.3
Mengelola Data Master Karyawan
1.4
Mengelola Data Master Surat
1.1
Mengelola Data Master Unit Kerja
1.5
Mengelola Data Master Sifat Surat
1.6
Mengelola Data Master Instansi
Gambar 7. Diagram Jenjang Proses Mengelola Data Master Aplikasi Pengelolaan Surat Pada STIKES Dr. Soetomo
Melakukan pengelolaan surat memiliki proses
melakukan pengelolaan surat Kaur Admnistrasi Umum, Bagian Ekspedisi, Kepala BAUK dan Staf STIKES. Gambar 8 merupakan gambar diagram jenjang proses melakukan pengelolaan surat aplikasi pengelolaan surat pada STIKES Dr. Soetomo
2 Melakukan Pengelolaan Surat
2.2 Melakukan Pengelolaan
Surat Bagian Ekspedisi
2.3 Melakukan Pengelolaan
Surat Staf Stikes 2.1
Melakukan Pengelolaan Surat Kaur Administrasi
Umum
Gambar 8. Diagram Jenjang Proses Melakukan Pengelolaan Surat
Membuat Laporan Surat memiliki proses mencetak laporan surat dinas keluar, surat dinas masuk dan nota dinas. Gambar 9 merupakan gambar diagram jenjang proses membuat laporan surat aplikasi pengelolaan surat pada STIKES Dr. Soetomo
3 Membuat Laporan Surat
3.2
Menampilkan Laporan Surat Dinas Masuk
3.3
Menampilkan Laporan Nota Dinas
3.1 Menampilkan Laporan
Surat Dinas Keluar
Gambar 9. Diagram Jenjang Proses Membuat
Laporan Surat
Context Diagram
Context diagram adalah gambaran menyeluruh
dari DFD. Di dalam Context Diagram terdapat empat
External Entity, yaitu terdiri dari Kaur Administrasi
Umum, Bagian Ekspedisi, Kepala BAUK dan Staf STIKES. Untuk lebih jelasnya dapat melihat Gambar 10.
Data Laporan Nota Dinas Data Periode Laporan Nota Dinas Data Laporan Surat Dinas Masuk Data Periode Laporan Surat Dinas Masuk
Data Laporan Surat Dinas Keluar Data Periode Laporan Surat Dinas Keluar
Data File Nota Dinas Data Tahun Folder Nota Dinas Data File Surat Dinas Masuk
Data Tahun Folder Dinas Masuk Data File Surat Dinas Keluar Data File Jenis Surat Dinas Keluar
Data Tahun Folder Dinas Keluar Data Nota Dinas M asuk Disposisi Ditambahkan
Data Disposisi Nota Dinas Masuk Ke Pihak Terkait Data isi Disposisi Nota Dinas Masuk Data Nota Dinas M asuk Isi Disposisi Ditambahkan
Data Surat Dinas Masuk Disposisi Ditambahkan Data Disposisi Ke Pihak Terkait Data Isi Disposisi Surat Dinas Masuk Ditambahkan
Data Isi Disposisi Surat Dinas Masuk Data Laporan Nota Dinas Data Periode Laporan Nota Dinas Data Laporan Surat Dinas Masuk Data Periode Laporan Surat Dinas Masuk
Data Laporan Surat Dinas Keluar Data Periode Laporan Surat Dinas Keluar
Data File Ekspedisi Dinas Keluar Ditambahkan Data Tambah File Ekspedisi Dinas Keluar Data Ekspedisi Dinas Keluar Terbaru
Data Penerima Surat Data Petug as Kirim Terpilih Data Petug as Kirim Data File Nota Dinas Data Tahun Folder Nota Dinas Data File Surat Dinas Masuk
Data Tahun Folder Dinas Masuk Data File Surat Dinas Keluar Berdasarkan Jenis
Data File Surat Dinas Keluar Data File Jenis Surat Dinas Keluar
Data Tahun Folder Dinas Keluar Data Status Nota Dinas Terbaru
Data Status Nota Dinas Terbaru Data File Nota Dinas Ditambahkan
Data Tambah File Nota Dinas Data Disposisi Nota Dinas Ditambahkan Data Tambah Disposisi Nota Dinas
Data Agenda Nota Dinas Terbaru Data Agenda Nota Dinas Terbaru
Data Agenda Nota Dinas Ditambahkan Data Agenda Nota Dinas dan Disposisi Dipilih Data Surat Dinas Masuk Status Terbaru Data Ubah Status Surat Dinas M asuk Data File Surat Dinas Masuk Ditambahkan Data Tambah File Surat Dinas Masuk Data Disposisi Surat Dinas M asuk Ditambahkan Data Tambah Disposisi Surat Dinas Masuk
Data Agenda Dinas Masuk Terbaru Data Agenda Dinas Masuk Terbaru Data Agenda Dinas Masuk Ditambahkan Data Tambah Ag enda Dinas Dinas Masuk
Daftar Alamat Agenda Dinas Masuk Terdaftar Data Instansi Baru Data Alamat Instansi Peng irim Data Agenda Dinas Keluar Terbaru Data Agenda Dinas Keluar Terbaru
Data Agenda Dinas Keluar Ditambahkan Data Tambah Ag enda Dinas Keluar
Daftar Kirim Ag enda Dinas Keluar Terdaftar Data Instansi Kirim Data Instansi Baru Data Alamat Instansi Tujuan
Data Instansi Terbaru Data Instansi Ditambahkan Data Instansi Terbaru
Data Instansi
Data Surat Terbaru Data Surat Ditambahkan Data Surat Terbaru
Data Surat
Data Sifat Surat Terbaru Data Sifat Surat Terbaru
Data Sifat Surat
Data Karyawan Terbaru Data Karyawan Terbaru
Data Karyawan Ditambahkan
Data Sifat Surat Ditambahkan Data Karyawan
Data Jabatan Terbaru Data Jabatan Ditambahkan Data Jabatan Terbaru
Data Jabatan
Data Unit Kerja Terbaru Data Unit Kerja Terbaru
Data Unit Kerja Ditambahkan
Data Unit Kerja 0
Aplikasi Pengelolaan Surat Pada Stikes Dr Soetomo Surabaya
Gambar 10. Context Diagram
Conceptual Data Model (CDM)
Conceptual data model dari aplikasi pengelolaan surat pada STIKES Dr. Soetomo terdapat 15 tabel, yang terdiri atas tabel agenda dinas keluar, agenda dinas masuk, agenda nota dinas, disposisi ND diteruskan, disposisi SDM diteruskan, ekspedisi SDK, file nota dinas, file surat dinas keluar, file surat dinas masuk, instansi, jabatan, sifat surat, surat, unit kerja dan user
stikes. Conceptual data model aplikasi pengelolaan
Gambar 11. CDM
Physical Data Model
Physical data model dari aplikasi pengelolaan surat pada STIKES Dr. Soetomo terdapat 15 tabel, yang terdiri atas tabel agenda dinas keluar, agenda dinas masuk, agenda nota dinas, disposisi ND diteruskan, disposisi SDM diteruskan, ekspedisi SDK, file nota dinas, file surat dinas keluar, file surat dinas masuk, instansi, jabatan, sifat surat, surat, unit kerja dan user
stikes. Physical data model aplikasi pengelolaan surat
pada STIKES Dr. Soetomo dapat dilihat pada Gambar 12.
Gambar 12. PDM
HASIL DAN PEMBAHASAN
Aplikasi pengelolaan surat pada STIKES Dr.
Soetomo ini menggunakan browser atau peramban.
Halaman
Master
Surat
Halaman master surat ini untuk pengguna yaitu Kaur Administrasi Umum. Halaman ini berfungsi untuk mengelola data surat. Melalui halaman ini, Kaur Administrasi Umum dapat menambah dan mengubah data surat. Untuk menambah data surat, Kaur Administrasi Umum dapat mengisi data surat pada form. Untuk mengubah data surat pengguna dapat memilih data surat yang akan diubah dan mengisi data surat terbaru pada halaman master surat. Halaman master surat dapat dilihat pada Gambar 13.
memiliki
Agenda_Dinas_Keluar : 1 No_urut_SDK Variable characters (50) Date Text Date & Time
<M>
<pi> Variable characters (10) Variable characters (50) Variable characters (30) Variable characters (50) <M> Variable characters (20) Date & Time Date & Time Variable characters (100)
<M> Variable characters (100) Variable characters (20) Date & Time Variable characters (100)
<M>
Id_Ekspedisi_SDK <pi> Agenda_Nota_Dinas : 1
No_Urut_ND Variable characters (50) Date Text Variable characters (50) Date & Time Date & Time Variable characters (20)
<M> Variable characters (50) Variable characters (20) Date & Time
<M> Variable characters (100) Variable characters (20) Date & Time
<M>
<pi> Variable characters (50) Variable characters (100) Text Variable characters (20) Variable characters (50) Variable characters (100) Variable characters (50) Variable characters (100) Variable characters (20) Date & Time
<M> Variable characters (20) Date & Time Date & Time Variable characters (20)
<M> Variable characters (256) Variable characters (256) Integer Date & Time
<M> Variable characters (256) Variable characters (256) Integer Date & Time
<M> Variable characters (100) Text Variable characters (50) Variable characters (50) Date & Time
<M> Variable characters (50) Date Date Variable characters (50) Text Date & Time Variable characters (20) Variable characters (20) Variable characters (50) <M> Variable characters (256) Variable characters (256) Integer Date & Time
<M> Variable characters (40) Variable characters (20) Date & Time
<M> <M> <M> <M> Id_Sifat_Surat <pi> Agenda_Dinas_Keluar : 2
No_urut_SDK Variable characters (50) Date Text Date & Time
<M>
No_Berkas_SDK <pi>
Agenda_Nota_Dinas : 2 No_Urut_ND Variable characters (50) Date Text Variable characters (50) Date & Time Date & Time Variable characters (20)
<M>
Agenda_Dinas_Keluar : 1
No_urut_SDK Agenda_Nota_Dinas : 1
No_Urut_ND Agenda_Dinas_Keluar : 2
No_urut_SDK
Agenda_Nota_Dinas : 2
Gambar 13. Halaman Master Surat
Halaman
Master Sifat
Surat
Halaman master sifat surat ini untuk pengguna yaitu Kaur Administrasi Umum. Halaman ini berfungsi untuk mengelola data sifat surat. Melalui halaman ini, Kaur Administrasi Umum dapat menambah dan mengubah data sifat surat. Untuk menambah data sifat surat, Kaur Administrasi Umum dapat mengisi data sifat surat pada form. Untuk mengubah data sifat surat pengguna dapat memilih data sifat surat yang akan diubah dan mengisi data sifat surat terbaru pada halaman master sifat surat. Halaman master sifat surat dapat dilihat pada Gambar 14.
Gambar 14. Halaman Master Sifat Surat
Halaman
Master
Instansi
Halaman master instansi ini untuk pengguna yaitu Kaur Administrasi Umum. Halaman ini berfungsi untuk mengelola data instansi. Melalui halaman ini, Kaur Administrasi Umum dapat menambah dan mengubah data instansi. Untuk menambah data instansi, Kaur Administrasi Umum dapat mengisi data instansi pada form. Untuk mengubah data instansi pengguna dapat memilih data instansi yang akan diubah dan mengisi data instansi terbaru pada halaman master instansi. Halaman master instansi dapat dilihat pada Gambar 15.
Gambar 15. Halaman Master Instansi
Halaman Agenda Dinas Keluar
Halaman agenda dinas keluar ini untuk pengguna yaitu Kaur Administrasi Umum. Halaman ini berfungsi untuk menambah data agenda dinas keluar. Untuk menambah data agenda dinas keluar, Kaur Administrasi Umum dapat mengisi data agenda dinas keluar pada form. Halaman agenda dinas keluar dapat dilihat pada Gambar 16.
Gambar 16. Halaman Agenda Dinas Keluar
Halaman Detail Data Agenda Dinas Keluar
Halaman detail data agenda dinas keluar ini untuk pengguna yaitu Kaur Administrasi Umum. Halaman ini berfungsi untuk menampilkan dan mengubah data agenda dinas keluar yang telah ditambahkan. Untuk mengubah data agenda dinas keluar, pengguna harus memilih tombol ubah agenda dinas keluar terlebih dahulu. Setelah itu, pengguna dapat mengubah data agenda dinas keluar tersebut. Halaman detail data agenda dinas keluar dapat dilihat pada Gambar 17.
Halaman Detail Data Ekspedisi Surat Dinas
Keluar Diterima
Halaman detail data ekspedisi surat dinas keluar diterima ini untuk pengguna yaitu Kaur Administrasi Umum. Halaman ini berfungsi untuk menampilkan detail data surat dinas keluar yang telah sampai pada instansi yang dituju. Halaman detail data ekspedisi surat dinas keluar diterima dapat dilihat pada Gambar 18.
Gambar 18. Halaman Detail Data Ekspedisi Surat Dinas Keluar Diterima
Halaman Agenda Dinas Masuk
Halaman agenda dinas masuk ini untuk pengguna yaitu Kaur Administrasi Umum. Halaman ini berfungsi untuk menambah data agenda dinas masuk. Untuk menambah data agenda dinas masuk, Kaur Administrasi Umum dapat mengisi data agenda dinas masuk pada form. Halaman agenda dinas masuk dapat dilihat pada Gambar 19.
Gambar 19. Halaman Agenda Dinas Masuk
Halaman Detail Data Agenda Dinas Masuk
Halaman detail data agenda dinas masuk ini untuk pengguna yaitu Kaur Administrasi Umum. Halaman ini berfungsi untuk mengubah agenda dinas
masuk, menambah file surat dinas masuk,
mendisposisikan surat dinas masuk, mengubah status dan mencetak lembar disposisi surat dinas masuk. Untuk mengubah data agenda dinas masuk, pengguna dapat memilih tombol ubah agenda dinas masuk terlebih dahulu. Setelah itu, pengguna dapat mengubah data agenda dinas masuk tersebut. Untuk menambah file, pengguna dapat langsung mengisi file pada tampilan. Untuk mendisposisikan surat dinas masuk, pengguna dapat mengisi data disposisi dengan cara memilih nama staf Stikes yang akan dituju. Untuk mengubah status surat, pengguna dapat memilih tombol ubah status. Kemudian, pengguna dapat mengubah data status surat tersebut. Untuk mencetak lembar disposisi pengguna dapat memilih tombol lembar disposisi. Halaman detail data agenda dinas masuk dapat dilihat pada Gambar 20.
Gambar 20. Halaman Detail Data Agenda Dinas Masuk
Halaman Detail Data Surat Dinas Masuk Arsip
Halaman detail data surat dinas masuk arsip ini untuk pengguna yaitu Kaur Administrasi Umum. Halaman ini berfungsi menambah file surat dinas masuk, mengubah status dan mencetak lembar disposisi surat dinas masuk arsip. Untuk menambah file, pengguna dapat langsung mengisi file pada tampilan. Untuk mengubah status surat, pengguna dapat memilih tombol ubah status. Kemudian, pengguna dapat mengubah data status surat tersebut. Untuk mencetak lembar disposisi pengguna dapat memilih tombol lembar disposisi. Halaman detail data surat dinas masuk arsip dapat dilihat pada Gambar 21.
Halaman Agenda Nota Dinas
Gambar 21. Halaman Detail Data Surat Dinas Masuk Arsip
Gambar 22. Halaman Agenda Nota Dinas
Halaman Detail Data Nota Dinas
Halaman detail data nota dinas ini untuk pengguna yaitu Kaur Administrasi Umum. Halaman ini berfungsi untuk mengubah data nota dinas, menambah file, menambah disposisi nota dinas, mengubah status dan mencetak lembar disposisi nota dinas. Untuk mengubah data nota dinas, pengguna dapat memilih tombol ubah data nota dinas. Setelah itu, pengguna dapat mengubah data nota dinas tersebut. Untuk menambah file, pengguna dapat langsung mengisi file pada tampilan. Untuk menambah data disposisi nota dinas, pengguna dapat mengisi data tambah disposisi nota dinas pada halaman detail data nota dinas dengan memilih nama staf Stikes yang dituju. Untuk mengubah status surat, pengguna dapat memilih tombol ubah status. Kemudian, pengguna dapat mengubah data status surat tersebut. Untuk mencetak lembar disposisi pengguna dapat memilih tombol lembar disposisi. Halaman detail data nota dinas dapat dilihat pada Gambar 23.
Halaman Detail Data Nota Dinas Arsip
Halaman detail data nota dinas arsip ini untuk pengguna yaitu Kaur Administrasi Umum. Halaman ini
berfungsi untuk menambah file nota dinas, mengubah status nota dinas dan mencetak lembar disposisi nota dinas seperti yang ditunjukkan pada Gambar 24. Untuk menambah file nota dinas diarsip, pengguna dapat mengisi data tambah file nota dinas pada tampilan. Untuk mengubah status surat, pengguna dapat memilih tombol ubah status. Kemudian, pengguna dapat mengubah data status surat tersebut. Untuk mencetak lembar disposisi pengguna dapat memilih tombol lembar disposisi.
Gambar 23. Halaman Detail Data Nota Dinas
Gambar 24. Halaman Detail Data Nota Dinas Arsip
Halaman
File
Surat
Rancangan halaman file surat dapat dilihat pada Gambar 25
Gambar 25. Halaman File Surat
Halaman Laporan Surat
H\alaman laporan surat untuk pengguna yaitu Kaur Administrasi Umum dan Kepala BAUK yang berfungsi menampilkan list data surat dinas keluar, surat dinas masuk dan nota dinas. Pada halaman ini pengguna dapat menampilkan laporan surat sesuai dengan periode. Rancangan halaman laporan surat dapat dilihat pada Gambar 26 dan 27
Gambar 26. Halaman Periode Laporan Surat
Gambar 27. Halaman Laporan Surat
Halaman Detail Data Surat Dinas Masuk
Halaman detail data surat dinas masuk ini untuk pengguna yaitu Staf Stikes dan Kepala BAUK. Halaman ini berfungsi untuk menampilkan detail data surat dinas masuk yang telah didisposisikan, mengisi isi disposisi, mendisposisikan ke pihak terkait dan mencetak lembar disposisi seperti yang ditunjukkan pada Gambar 28. Untuk mengisi isi disposisi, pengguna dapat langsung mengisinya pada tampilan. Untuk mendisposisikan ke pihak terkait, pengguna dapat memilih Staf Stikes yang akan didisposisikan. Untuk mencetak lembar disposisi, pengguna dapat memilih tombol lembar disposisi.
Gambar 28. Halaman Detail Data Surat Surat Dinas Masuk
Halaman Detail Data Nota Dinas Masuk
Halaman detail data nota dinas masuk ini untuk pengguna yaitu Staf Stikes dan Kepala BAUK. Halaman ini berfungsi untuk menampilkan detail data
nota dinas masuk, mengisi isi disposisi,
mendisposisikan ke pihak terkait dan mencetak lembar disposisi seperti yang ditunjukkan pada Gambar 29. Untuk mengisi isi disposisi, pengguna dapat langsung mengisinya pada tampilan. Untuk mendisposisikan ke pihak terkait, pengguna dapat memilih Staf Stikes yang akan didisposisikan. Untuk mencetak lembar disposisi, pengguna dapat memilih tombol lembar disposisi.
KESIMPULAN
Setelah melakukan rancang bangun aplikasi pengelolaan surat pada STIKES Dr. Soetomo ini, dapat disimpulkan beberapa hal sebagai berikut:
1. Aplikasi yang dibuat dapat mengelola dan
menyimpan surat dalam bentuk digital pada database.
2. Aplikasi yang dibuat dapat membantu dalam
pendistribusian dan menjaga kelengkapan surat kepada unit kerja yang dituju.
3.
Aplikasi yang dibuat dapat membantu KaurAdministrasi Umum dalam pencarian arsip surat.
SARAN
Saran yang dapat diberikan untuk penelitian selanjutnya, yaitu aplikasi ini dapat dikembangkan
dengan teknologi Digital Signature yang mana aplikasi
tersebut dapat membantu dalam penandatanganan dokumen.
