7 2.1 Teori Umum
2.1.1 Pengertian Sistem
Menurut Bennet, McRobb dan Farmer (2002, p596), sistem adalah suatu abstrak dari suatu satuan unsur-unsur yang kompleks dan saling berinteraksi, yang mana untuk yang mana untuk mengindentifikasi suatu batas, suatu lingkungan, input dan output.
Menurut O’Brien (2003, p8), sistem adalah sekumpulan komponen yang saling berhubungan dan bekerja sama dalam menyelesaikan tujuan tertentu dengan menerima input dan menghasilkan output melalui proses transformasi.
Dari defenisi diatas dapat disimpulkan bahwa sistem merupakan sekelompok atau lebih elemen yang saling berkaitan satu sama lain dan terintegrasi serta bekerja sama untuk mencapai tujuan dan sasaran yang sama.
2.1.2 Pengertian Data dan Informasi
Menurut Widayana (2005, p12), data merupakan fakta-fakta mentah, antara lain berupa gambar, angka yang disajikan tanpa suatu konteks, sedangkan informasi adalah data yang telah tersusun dan disertai dengan referensi terhadap suatu hubungan yang mempunyai arti, untuk membantu pengambilan keputusan.
Menurut O’Brien (2003, p13), informasi adalah data yang telah di proses sehingga lebih berarti dan lebih bermanfaat bagi pemakai tertentu yang biasanya mengarah pada proses penambahan nilai.
Dari defenisi diatas dapat disimpulkan bahwa informasi merupakan data-data yang telah diproses untuk digunakan oleh para pemakai.
2.1.3 Pengertian Sistem Informasi
Menurut O’Brien (2003, p7), sistem informasi adalah kombinasi terorganisasi dari manusia, perangkat keras, perangkat lunak, jaringan komunikasi dan sumber data melalui pengumpulan, pengubahan dan menghasilkan informasi dalam suatu organisasi.
Menurut Laudon dan Laudon (2002, p7), sistem informasi adalah kumpulan komponen yang saling berhubungan yang mengumpulkan, memproses, menyimpan dan mendistribusikan informasi untuk mendukung pengambilan keputusan, pengkoordinasian, pengendalian analisa dan menampilkannya dalam suatu organisasi.
Dari defenisi diatas dapat disimpulkan bahwa sistem informasi adalah kumpulan dari manusia, perangkat keras, perangkat lunak, jaringan komunikasi dan sumber data, yanga saling beruhubungan untuk mencapai suatu tujuan.
2.1.4 Pengertian Knowledge
Menurut Turban, Rainer.Jr dan E.Potter (2001, p17), knowledge berisi informasi yang telah diorganisasikan dan diproses untuk memberikan pengertian,pengalaman, pembelajaran lebih lanjut ,dan keahlian sebagaimana ini digunakan untuk masalah atau proses bisnis tertentu.
Menurut Pearlson dan Saunders (2004, p276), knowledge adalah sebuah campuran dari informasi konstektual, pengalaman, aturan dan nilai. Knowledge bermakna lebih kaya dan dalam, dan lebih bernilai karena seseorang telah berpikir
dalam, mengenai informasi tersebut dan menambahkan keahlian dan kebijaksanaanya secara unik.
Dari defenisi diatas dapat disimpulkan bahwa knowledge berisi informasi yang dapat membantu manusia dalam memecahkan berbagai jenis permasalahan. Knowledge dapat berasal darimana saja dan tersedia dalam berbagai macam bentuk.
2.1.5 Pengertian Management
Menurut Bateman dan Snell (2004, p14), management adalah proses pekerjaan dengan orang dan sumber daya untuk mencapai tujuan organisasi.
Menurut Robbins dan Coulter (2002, p6), management sebagai proses koordinasi aktifitas pekerjaan agar terselesaikan secara efisien dan efektif dengan dan melalui orang lain.
Jadi dapat disimpulkan bahwa management adalah suatu proses mengkoordinasi suatu kegiatan yang dilakukan oleh orang maupun sumber daya untuk menyelesaikan suatu pekerjaan secara lebih efekfif dan efisien.
2.1.6 Pengertian Knowledge Management
Menurut Laudon dan Laudon (2002, p373), knowledge management adalah kumpulan proses yang dikembangkan didalam organisasi, untuk menciptakan, mengumpulkan, menyimpan, memelihara, dan menyebarkan pengetahuan suatu perusahaan. Knowledge Management meningkatkan kemampuan dari sebuah organisasi untuk belajar dari lingkungannya sendiri dan untuk mengikutsertakan knowledge kedalam proses bisnisnya.
Menurut Bateman dan Snell (2004, p8), knowledge management adalah suatu kegiatan yang bertujuan untuk menemukan dan memanfaatkan sumberdaya intelektual didalam suatu organisasi. Knowledge Management bertujuan untuk menemukan, menyimpan, membagikan dan membagikan secara luas sumber daya yang sangat penting yang dimiliki oleh suatu organisasi. Seperti keahlian karyawan, keterampilan, jaringan hubungan dan kebijakan-kebijakan yang ada.
Jadi dapat disimpulkan bahwa knowledge management adalah suatu proses untuk mencari, menemukan, menyimpan dan membagikan knowledge yang dimiliki oleh individu-individu didalam suatu organisasi kepada organisasi dan individu-individu lainnya yang ada didalam organisasi tersebut.
2.1.7 Pengertian Database
Menurut Haag et al (2005, p128), database adalah sebuah kumpulan informasi yang dapat di organisasikan dan diakses menurut struktur logika informasi tersebut .
Menurut McLeod (2001, p181), database adalah sebuah kumpulan dari seluruh sumber daya berbasis komputer dari organisasi dan database management system adalah software aplikasi yang menyimpan struktur database, hubungan antar data dalam database.
2.2 Teori Khusus
2.2.1 Teori-teori Knowlwdge Management 2.2.1.1 Tacit and Explicit Knowledge
Menurut Nonaka (Santoso, 2002, p45), sebuah perusahaan yang ingin menjadi perusahaan penghasil knowledge (knowledge-creating company) haruslah menempatkan proses penciptaan pengetahuan di tengah-tengah strategi sumber daya manusianya. Ada dua jenis pengetahuan yang harus di kelola, yaitu:
1. Explicit Knowledge yang merupakan salah satu bentuk pengetahuan yang sangat formal dan sistematis. Pengetahuan explisit adalah pengetahuan yang telah di susun dalam format tertentu dan biasanya telah terkodokumentasi. Pengetahuan jenis ini lebih mudah dikomunikasikan dan didistribusikan. 2. Tacit Knowledge, Yang merupakan keahlian teknis, know how dan dimensi
kognitif lainnya seperti model mental, kepercayaan, perspektif, pengalaman masa lalu. Pengetahuan jenis in bersifat sangat pribadi dan sangat sulit untuk di tuangkan dalam bentuk formal. Oleh karenanya sulit untuk mengkomunikasikannya kepada orang lain.
2.2.1.2 Structural, Functional, and Behavioral Knowledge
Menurut Milne (Dooley, 2000, p12), ada tiga macam perwakilan knowledge, yaitu: Struktural, functional, behavioral knowledge.
1. Structural Knowledge
Pengetahuan yang menjadi sifat dasar dari suatu proses. Mewakili sumberdaya yang bisa di ubah dan tahan lama. Element-element yang menjadi sifat structural disebut sebagai entitas, dan tiap entitas mempunyai asosiasi, atribut, dan efisiensi.
2. Functional Knowledge
Pengetahuan yang menjelaskan aktivitas yang terdapat dalam suatu proses. Contoh: Proses produksi, pengelolahan dan pemindahan barang. Aktivitas dapat di hubungkan secara hirarkis atau berurutan. Contoh aktivitas: menyalakan mesin, maju, berhenti.
3. Behavioural Knowledge
Pengetahuan yang menjelaskan tentang hubungan antara structural knowledge dan functional knowledge. Jenis-jenis hubungan ini bisa berupa model matematika, statistic, dan jaringan neural.
2.2.1.3 Proses Utama Dalam Knowledge Management
Menurut Probst et al. (2000, p30), proses utama dalam knowledge management adalah:
1. Knowledge Indentification
Mengidentifikasi knowledge eksternal berarti menganalisa dan mendeskripsikan lingkungan knowledge perusahaan. Knowledge yang efektif harus memastikan transportasi internal dan eksternal yang cukup dan membantu pegawai secara individu untuk apa yang mereka butuhkan.
2. Knowledge Acquisition
Perusahaan mengimpor bagian penting dari knowledge mereka dari sumber luar. Hubungan dengan pelanggan, supplier, kompetitor, dan partner berpotensi untuk mendapatkan knowledge. Perusahaan juga dapat membeli
Knowledge yang tidak dapat mereka kembangankan sendiri dengan merekrut para ahli.
3. Knowledge Development
Pengembangan knowledge berfokus pada menciptakan keahlian baru, produk baru, ide yang lebih baik dan proses yang lebih efisien. Pengembangan knowledge termasuk semua usaha manajemen yang bertujuan menghasilkan kemampuang yang belum tersedia dalam organisasi atau yang belum ada didalam ataupun diluarnya.
4. Knowledge Sharing dan Distribution
Merupakan pra kondisi penting untuk merubah informasi atau pengalaman yang terisolasi menjadi sesuatu, dimana dapat digunakan seluruh organisasi . Penyebaran knowledge adalah proses membagi dan menyebarkan knowledge yang ada saat ini keseluruh perusahaan.
5. Knowledge Utilization
Hal penting dari knowledge management adalah memastikan bahwa knowledge yang ada saat ini dalam organisasi, diterapkan secara produktif untuk keuntungan organisasi. Sayangnya, kesuksesan dalam mengindentifikasi dan mendistribusikan knowledge tidak menjamin bahwa akan bermanfaat bagi aktifitas sehari-hari. Ada banyak hambatan yang mencegah penggunanaan knowledge.
6. Knowledge Retention
Penyimpanan selektif dari informasi, dokumen dan pengalaman membutuhkan manajemen. Proses untuk memilih, menyimpan dan secara rutin meng-update
knowledge dari nilai masa depan yang berpotensi harus distruktur dengan teliti. Bila tidak, keahlian berharga mungkin dapat hilang. Namun hal ini juga bergantung pada penggunaan efisien dari media penyimpanan organisasi. 7. Knowledge Assessment
Suatu tindakan didalam pengukuran atau penilaian dari kegiatan proses inti manajemen pengetahuan didalam perusahaan. Hal ini dilakukan dengan tujuan untuk mengukur sejauh mana pengaruh yang dihasilkan knowledge didalam perusahaan.
8. Knowledge Goal
Merupakan suatu rencana akhir dari kegiatan dan knowledge. Dengan knowledge goal, perusahaan akan dengan lebih mudah menentukan arah dan strategi untuk mencapai tujuannya.
Untuk lebih jelasnya dapat dilihat melalui gambar 2.1 proses inti dari knowledge management berikut:
Gambar 2.1 Kegiatan Proses Inti Managemen Pengetahuan Sumber : Probst (2000, p34)
2.2.1.4 Tiga level Knowledge Goals
Menurut Probst ct al. (2000, p33), knowledge goal memberi arah knowledge management. Mereka menempatkan keahlian apa yang dikembangkan dan pada tingkatan apa. Ada 3 macam knowledge goal, yaitu :
1. Normative knowledge goal.
Bertujuan untuk membuat budaya perusahaan yang knowledge aware dimana keahlian individu dapat disebar dan dikembangkan.
2. Strategic knowledge goal.
Mendefenisikan knowledge penting dari organisasi dan menjelaskan keahlian yang akan dibutuhkan di masa depan.
3. Operational knowledge goal.
Berpusat pada implementasi knowledge management dalam merubah normative knowledge goal dan strategic knowledge goal menjadi tujuan yang konkrit.
Untuk lebih jelas tentang knowledge goal, lihat tabel 2.1 Normative
Knowledge
Company Charter
Strurtur yang sah berdampak di dalam knowledge
management
Hak cipta perusahaan
- Pernyataan visi dan misi knowledge - Mengidentifikasi daerah-daerah kritis dari knowkedge Budaya perusahaan - Sharing knowledge - Semangat yang inovatif - Komunikasi yang kuat
Strategi management Struktur organisasi - Konferensi, struktur laporan, pengalaman team - System management - EIS, lotus notes
Program-program - Bekerja sama - Membentuk informasi penting yang berkompetensi Pendekatan masalah - Berorientasi pada knowledge goals - Melihat masalah pada knowledge identification Operational management Proses organisasi - Memantau proses perkembangan aliran knowledge - Infrastruktur knowledge - Penambahan dari knowledge Tugas-tugas - proyek-proyek knowledge - membangun expert databanks Performance and cooperation - knowledge sharing - knowledge in action
Structure Activities Behavior Sumber : Probst (2000, p45)
2.2.2 SWOT Analysis 2.2.2.1 Defenisi SWOT
Menurut Pearce dan Robinson (2000, p202-204), analisis SWOT adalah analisis yang berdasarkan pada anggapin bahwa suatu strategi yang efektif berasal dari sumber daya internal suatu perusahaan (Strengths dan Weakness), dan sumber daya eksternal suatu perusahaan (Opportunities dan Threats).
• Strength (Kekuatan)
Suatu keunggulan sumber daya yang relatif terhadap pesaing dan kebutuhan dari pasar yang dilayani atau hendak dilayani oleh perusahaan kekuasaan yang dimiliki oleh suatu perusahaan dibanding dengan pesaing.
• Weakness (Kelemahan)
Keterbatasan atau kekurangan dalam sumber daya, ketrampilan dan kemampuan yang secara serius menghalangi kinerja efektif perusahaan. Keterbatasan dalam fasilitas, sumber daya keuangan, kemampuan manajemen, ketrampilan pemasaran merupakan sumber daya kelemahan.
• Opportunities (Peluang)
Adalah suatu daerah kebutuhan pembeli dimana perusahaan dapat beroperasi secara menguntungkan dan untuk merebut lebih banyak konsumen dibandingkan dengan para pesaing.
• Threats (Ancaman)
Tantangan dan ancaman yang dihadapi oleh suatu perusahaan dari para pesaing dalam merebut konsumen.
Analisi SWOT dapat digunakan dengan berbagai cara untuk meningkatkan analisis dalam usaha penetapan strategi. Umumnya yang sering digunakan adalah sebagai kerangka kerja/panduan sistematis dalam diskusi untuk membahas kondisi alternatif dasar yang mungkin menjadi pertimbangan perusahaan.
2.2.2.2 Model Matriks Internal Eksternal (IE)
Menurut David (2002, p195-197), matriks internal eksternal (IE) menempatkan berbagai divisi dari suatu organisasi dalam sembilan sel yang diilustrasikan pada tabel dibawah ini. Matriks IE didasarkan pada dua dimensi kunci, yaitu total nilai IFE (Internal Factor Evaluation) yang diberi dibobot pada sumbu-x dan total nilai EFE (External Factor Evaluation) yang diberi bobot pada sumbu-y.
Pada sumbu-x, total IFE yang diberi bobot dari :
• Nilai 1,0 sampai 1,99 menunjukkan posisi internal yang lemah • Nilai 2,0 sampai 2,99 menunjukkan posisi internal yang sedang • Nilai 3,0 sampai 4,0 menunjukkan posisi internal yang kuat
Demikian pula pada sumbu-y, total nilai EFE yang diberi bobot dari: • Nilai 1,0 sampai 1,99 dianggap rendah
• Nilai 2,0 sampai 2,99 dianggap sedang • Nilai 3,0 sampai 4,0 dianggap tinggi
Matriks IE dapat dibagi menjadi 3 bagian utama yang memiliki dampak statistik yang berbeda. Pertama, perusahaan yang masuk dalam sel I, II atau IV dapat disebut tumbuh dan bina. Strategi intensif (penetrasi pasar, pengembangan pasar, dan
pengembangan produk) atau integratif (integrasi kebelakang,integrasi kedepan, dan integrasi horizontal) mungkin paling tepat untuk perusahaan tersebut. Kedua, perusahaan yang masuk dalam sel III, V, atau VII terbaik dapat dikelola dengan strategi pertahankan dan pelihara, penetrasi pasardan pengembangan produk merupakan strategi yang paling banyak digunakan untuk tipe-tipe perusahaan ini. Ketiga, perusahaan yang umum masuk dalam sel VI, VIII atau IX adalah panen atau divestasi. Organisasi yang sukses dapat mencapai portofolio bisnis yang diposisikan dalam atau disekitar sel I dalam matriks IE.
Tabel 2.2 Matriks IE (Internal-Eksternal)
4,00 Kuat 3,00- 4,00 Sedang 2,00- 2,99 Lemah 1,00- 1,99
3,00 2,00 1,00 Tinggi
3,00- 4,00
3,00 I. Tumbuh dan bina II. Tumbuh dan bina
III. Pertahankan dan pelihara
Sedang 2,00-
2,99
2,00 IV. Tumbuh dan bina V. Pertahankan dan pelihara
VI. Panen dan investasi
Lemah 1,00-
1,99
1,00 VII. Pertahankan dan pelihara
VIII. Panen dan investasi
IX. Panen dan investasi
2.2.2.3 Matriks SWOT
Menurut David (2002, p184-187), matriks Strength Weakness Opportunity Threat (SWOT) merupakan alat pencocokan yang membantu manajer mengembangkan empat strategi : strategi SO, strategi WO, strategi ST, dan strategi WT.
Tabel 2.3 Matriks Strength Weakness Opportunities Threats(SWOT)
Kekuatan (S) Kelemahan (W)
Peluang (O)
Strategi SO Gunakan kekuatan untuk
memanfaatkan peluang
Strategi WO Atasi kelemahan dengan
memanfaatkan peluang
Ancaman (T)
Strategi ST Gunakan kekuatan untuk
menghindari ancaman
Strategi WT Meminimalkan kelemahan dan menghindari ancaman
2.2.3 Modelling System 2.2.3.1 Rich Picture
Menurut Mathiassen (2000, p26) Rich picture yaitu gambar informal yang mewakilkan pengertian dari dipembuat akan situasi.
2.2.3.2 Problem Domain
Problem domain adalah bagian dari binis proses yang nyata yang di kontrol, dievaluasi dan dimonitor oleh suatu sistem (Mathiassen, 2000, p6). Tujuan dari kegiatan ini adalah untuk membangun sebuah model yang dapat digunakan
untuk merancang dan mengimplementasikan sebuah system yang dapat memproses, berkomunikasi dan menyajikan informasi mengenai problem domain.
2.2.3.3 Analysis Domain
Analysis Domain (Mathiassen, p6) adalah organisasi yang mengadministrasi, menonitor atau mengawasi problem domain.
A. Actor
Actor (Mathiassen, p119) adalah abtraksi dari pengguna atau sistem lain yang berinteraksi dengan sistem target.
B. Use Case
Menurut Whitten, Bentley dan Dittman (2004, p201) use case merupakan sebuah skenario atau peristiwa bisnis dimana sistem harus memberikan suatu respons yang ditentukan. Use case mencakup analisis berorientasi objek; akan tetapi, penggunaannya menjadi umum di banyak metodologi untuk analisis dan desain sistem.
Menurut Mathiassen. Et al (2000, p343), Use Case Diagram menggambarkan hubungan antara aktor dengan sistem.
C. Class Diagram
Yaitu kumpulan dari beberapa class yang menggambarkan struktur objek-objek dari suatu sistem (Mathiassen. Et al, 2000 p336-338).
Notasi tambahan yang ada pada class diagram:
Class dengan attribute dan operasi
Abstract class dengan attribute dan operasi
a.b <<stereotype>> c.d Association dengan stereotype, name, ordering,
role role multiplicities and role +Operations() -Attribute Class1 +Operations() -Attribute Class1
D. Sequence Diagram
Menurut Mathiassen. Et al(2000, p340), Sequence Diagram menjelaskan interaksi antara beberapa object dalam hubungan waktu.
Notasi yang digunakan pada sequence diagram : Class Roles
Class roles menggambarkan langkah sebuah obyek dalam suatu konteks.
Activation
Activation boxes menggambarkan waktu dari sebuah obyek dalam menyelesaikan suatu tugas. Object Lifeline
Digambarkan sebagai garis vertikal putus-putus dan berfungsi mewakili keberadaan suatu obyek selama suatu periode tertentu.
Messasge
Digambarkan sebagai sebuah anak panah di antara lifeline dua buah obyek.
2.2.4 Value Network Analysis
2.2.4.1 Defenisi Value Network Analysis
Menurut Ward dan Peppard (2002, p267), value network adalah analisis bisnis yang menyediakan pertukaran dan sarana pembeli dan penjual, memungkinkan adanya suatu hubungan atau relasi yang harus dibangun dari awal.
Object : Class
Menurut Thompson (Stabell dan Fjeldstad, 1998, p427), cara mudah mengetahui perusahaan yang dimodelkan sebagai value network adalah berdasarkan pada teknologi perantaranya, apakah menghubungkan pelanggan yang sudah menjadi bagian bisnis atau masih berharap menjadi bagian dari bisnis.
2.2.4.2 Inti Proses Value Network
Menurut Stabell dan Fjedstad (1998, p429-430), terdapat 3(tiga) hal penting didalam melakukan analisis value network yaitu :
A. Network Promotion dan Contract.
Terdiri dari aktivitas, mengundang pelanggan potensial untuk turut serta didalam jaringan, memilih pelanggan khusus yang dapat diberikan keleluasaan sehingga perusahaan mendapatkan masukan berarti dari pelanggan tersebut, aktifitas management, dan pemutusan kontrak yang dianggap merugikan.
Sistem kontrak sangat diperlukan didalam jaringan. Karena dengan komitmen yang baik antara perusahaan dengan pelanggan, akan membawa dampak lebih yang lebih baik dan luas.
Promosi pada value network berbeda dengan sistem penjualan dan pemasaran didalam value chain. Dimana didalam value network, pelanggan yang terikat kontrak sangat penting dan berharga didalam turut serta mengembangkan perusahaan.
B. Service and Provisioning.
Aktifitas ini berhubungan dengan memulai, memelihara dan mengakhiri suatu rantai hubungan, yang berhubungan dengan pelanggan serta nilai yang didapatkan dari pelanggan tersebut. Nilai yang didapatkan dari pelanggan dapat digunakan untuk mengukur sepenting apakah pelanggan tersebut didalam perusahaan serta membantu perusahaan didalam membuat strategi yang baru.
Service and Provsioning bergantung pada bagaimana perusahaan menyelesaikan masalah yang terjadi, khususnya yang berhubungan dengan pelanggan. Sehingga hubungan yang ada dapat terjalin dengan lebih baik serta berdampak besar pada perkembangan perusahaan.
C. Network Infrastructure Operation.
Terdiri dari bagaimana perusahaan memelihara dan menggunakan infrastrukturnya, khususnya yang berhubungan dengan informasi, knowledge serta infrastruktur phisik dengan baik. Diharapkan dengan begitu, akan terlihat jelas status hubungan yang ada didalam jaringan dan peringatan terhadap aktifitas perusahaan untuk terus memberikan pelayanan kepada pelanggan.
Infrastruktur jaringan yang baik bergantung pada bagaimana infrastruktur yang ada digunakan. Pada perusahaan seperti bank atau perusahaan asuransi, kunci dari infrastruktur adalah kantor cabang, agent dan aset keuangan yang terkelola dengan baik.
Melalui 3(tiga), inti proses value network tersebut, dapat dibusat gambaran untuk menentukan apa saja yang menjadi kekuatan serta kelemahan perusahaan, sehingga strategi perusahaan akan dapat dirancang kembali untuk mencapai tujuan perusahaan.
Gambar diagram value network terdiri atas 3 (tiga), layer utama. Untuk lebih jelasnya, lihat gambar 2.2 value network diagram.
Network promotion and contarct
Berisi seputar aktifitas promosidan kontrak antara perusahaan dengan
pelanggan. juga hubungan antara tiap divisi didalam perusahaan yang
mendukung aktivitas promosi dan kontrak
Service and provisioning
Berisi seputar aktivitas yang berhubungan dengan pelayanan. Khususnya tentang metode penyelesaian masalah yang digunakan perusahaan didalam menyelesaikan masalah pelanggan dan pengembangan kepuasan pelanggan Infrastructure operation
Berisi tentang bagaimana infrastruktur perusahaan mendukung perusahaan dalam menjalankan proses bisnisnya.
Infrastruktur : Human resources : Technology : Procurement :
