BAB III Sistem Organisasi dan Manajemen Proyek
BAB III
SISTEM ORGANISASI DAN MANAJEMEN PROYEK
3.1 Manajemen Proyek
Manajemen Proyek adalah sebagai suatu proses dari perencanaan, pengaturan,kepemimpinan dan pengendalian dari suatu proyek oleh para anggotanya dengan memanfaatkan sumber daya seoptimal mungkin unutk mencapai sasaran yang telah ditentukan . Fungsi dasar manajemen proyek terdiri dari pengelolaan aspek–aspek tersebut dengan benar merupakan kunci keberhasilan dalam peyelenggaraan suatu proyek.
Dengan adanya manajemen proyek makan akan terlihat batasan mengenai tugas, wewenang dan tanggung jawab dari pihak-pihak yang terlibat dalam proyek baik langsung maupun tidak langsung,sehingga tidak akan terjadi adanya tugas dan tanggung jawab yang dilakukan secara bersamaan.
Hubungan keseluruhan antara owner (PT. POLLUX ADHITAMA),kontraktor, konsultan dimaksudkan agar terdapat suatu keterkaitan antara satu dengan yang lainnya.Hubungan kerja antara owner, kontraktor, dan konsultan adalah :
1. Hubungan ikataan kontrak kerja
2. Kontraktor melaksanakan pekerjaan proyek,kemudian menyerahkan hasilnya kepada owner.
3. Owner membayar biaya pelaksanaan dan imbalan jasa atas pekerjaan yang telah dilaksanakan oleh kontraktor
4. Konsultan perencana (arsitektur dan struktur ) dalam hal ini memberikan solusi terhadap perencanaan yang di aplikasikan oleh kontraktor di proyek.
▸ Baca selengkapnya: justek proyek adalah
(2)BAB III Sistem Organisasi dan Manajemen Proyek Pada pelaksanaan pembangunan Apartemen Chadstone Cikarang ini,secara umum dalam kegitannya ada dua tahap yaitu perencanaan (planning) dan pelaksanaan (actualing) dilaksanakan oleh PT.CNQC-NKE JO sebagai kontraktor utama dalam pembangunan proyek tersebut.
3.2 Organisasi Proyek
Organisai proyek adalah sistem hubungan kerjasama dengan berbagai pihak yang terlibat pada suatu proyek pembangunan dalam mengatur pelaksanaa berbagai pekerjaan untuk mencapai suatu hasil yang seuai dengan persyaratan yang telah ditetapkan.Dengan adanya organisasi proyek ini maka kegiatan masing–masing pihak yang terlibat dalam suatu proyek pembangunan jelas tidak berbenturan satu dengan yang lainnya.Ada tugas dan wewenang sesuai dengan jabatan atau kedudukannya masing-masing yang harus bertanggungjawab kepada pihak-pihak yang terkait,dalam hal ini orang yang kedudukannya dalam oraganisasi diatas.
3.2.1 Struktur Organisasi proyek
Struktur organisasi proyek merupakan perwujudan dari suatu sistem organisasi dalam pelaksanaan suatu proyek pembangunan atau dengan kata lain merupakan suatu kerangka penjabaran dari keseluruhan tugas dan tanggung jawab dari masing–masing pihak yang terkait,sehingga jelas batasan dan wewenang tanggung jawabnya.
Dengan adanya sistem dan struktur organisasi yang baik dan jelas, maka suatu pekerjaan depat dilaksanakan dengan baik dan tujuan pembangunan proyek dapat tercapai sesuai dengan persyaratan waktu,biaya,dan mutu yang telah
BAB III Sistem Organisasi dan Manajemen Proyek disepakati sebelumnya.termasuk juga pada proyek pembangunan Apartemen Chadstone Cikarang, pada proyek ini sistem organisasi merupakan bagian terpenting.Hal ini dikarenakan didalam pelaksanaan pembangunan proyek tersebut melibatkan banyak instansi/badan hukum/perorangan yang masing-masing memiliki tugas,tanggung jawab serta kewajiban masing-masing-masing-masing pihak yang terlibat sehingga pelaksanaan proyek dapat berjalan dengan baik dan sesuai yang diharapkan.terlebih dalam organiasi ini melibatkan tenaga kerja asing yang terlibat.
3.2.1.1 Pemberi Tugas (Pemilik)
Pemberi tugas adalah pihak yang mempunyai dana dan ingin mendirikan suatu bangunan. Adapun pelaksanaan dari tujuan tersebut dapat dilakukan sendiri atau dengan alasan tertentu dapat meminta pihak lain unutk melaksanakan sesuai dengan yang diinginkan.Pemberi tugas (pemilik) dapat perseorangan ,badan/ instansi /lembaga baik pemerintah ataupun swasta yang mempunyai dana untuk mendirikan bangunan baik dengan dilaksanakan sendiri atau meminta pihak lain untuk melaksanakannya sesuai dengan yang diinginkan.
Dalam hal ini pemberi tugas adalah PT. Pollux Adhitama kewajiban pemilik meliputi :
a. Menyediakan dan membayar biaya proyek sesuai dengan kebutuhan . b. Menyediakan lahan atau tempat pembangunan proyek.
c. Mengadakan pembebasan lahan.
d. Mengusahakan izin yang diperlukan untuk pembangunan proyek konstruksi tersbut (IMB).
BAB III Sistem Organisasi dan Manajemen Proyek e. Mengadakan pembayaran atas pekerjaan yang telah selesai dilaksanakan
sesuai kontrak.
f. Melakukan pemilihan konsultan dan kontraktor dengan pelelangan serta mengadakan perjanjian kontrak.
g. Menyetujui dan menolak perubahan pekerjaan (tambahan / pengurangan pekerjaan).
h. Menghadiri rapat koordinasi dengan pelaksanaan konsultan dan pengawas. Wewenang pemilik meliputi :
a. Mengeluarkan SPK (Surat Perintah Kerja) kepada pihak konsultan kontraktor dan Nominated Sub Contractor (NSC).
b. Mengeluarkan instruksi kepada kontraktor mengenai pembanguna proyek yang sesuai dengan dokumen kontrak.
c. Menerima proyek yang telah dikerjakan oleh kontraktor setelah selesai dilaksanakan.
3.2.1.2 Kontraktor
Kontraktor adalah pihak yang menerima dan menyelenggarakan pekerjaan pembangunan proyek menurut biaya yang telah disepakati dan melaksanakan sesuai dengan peraturan ,syarat-syarat serta gambar-gambar rencana sesuai dengan yang tertuang dalam kontrak.Kontraktor dapat berupa perseorangan ataupun badan hukum yang bergerak dalam bidang pelaksanaan pembagunan. Tugas kontraktor meliputi :
BAB III Sistem Organisasi dan Manajemen Proyek a. Merealisasikan suatu rencana bangunan berdasarkan dokumen kontrak dengan menggunakan material yang sesuai dengan standar kualitas yang disetujui bersama.
b. Menyediakan segala bahan, tenaga kerja, peralatan kerja, serta segala sesuatu yang diperlukan untuk menunjang kelancaran proyek.
c. Mempelajari gambar kerja dengan seksama dan melaporkan kepada pengawas setiap ada perubahan.
d. Selalu berhubungan dengan perencana dan pengawas atau manajemen proyek dan manajemen konstruksi bila terjadi perubahan pelaksanaan. Adapun struktur organisasi dari kontraktor PT. CNQC-NKE JO yaitu sebagai berikut :
Logistik Chief /Site
Engineer QS/Cost Control Site Manager
Project manager Drafter Deputy Project manager Quality Control Pelaksana
BAB III Sistem Organisasi dan Manajemen Proyek
1. Project Manager (PM)
Project Manager mempunyai tugas serta tanggung jawab dalam hal perencanaan ,penjadwalan proyek dan juga aspek koordinasi dalam hubungan pembangunan proyek tersebut dengan pihak pemilik proyek dan juga direktur. Project manager adalah penanggung jawab utama dalam hal menjamin bahwa setiap persyaratan yang ditetapkan dalam “project quality plan” yang mungkin diisyaratkan sesuai dengan syarat-syarat mutu untuk proyek.
Memiliki tugas meliputi :
1. Merencanakan, mengkoordinir dan mengawasi pelaksanaan dalam tiap pekerjaan–pekerjaan proyek yang berada dibawah wewenang dan tanggung jawabnya.
2. Mempelajari dengan seksama kontrak dan prosedur proyek (intern maupun ekstern)
3. Mengusulkan RAB proyek yang akan dilaksanakan.
4. Merencanakan struktur organisasi skala/jenis proyek yang akan dilaksanakan. 5. Mempersiapkan/merencanakan dan mengoperasikan rencana dan metode
kerja secara lengkap meliputi hal-hal : Schedule
Metode Pelaksanaan Personil
Kebutuhan proyek lainnya sesuai dengan jumlah dan kuantitasnya.
6. Koordinasi dengan pemilik satuan kerja sebelum proyek dimulai guna membahas prosedur , schedule, perhitungan program dan lain-lain.
BAB III Sistem Organisasi dan Manajemen Proyek 7. Koordinasi dengan personil proyek yang telah ditunjuk guna menentukan
tugas masing –masing.
8. Mengajukan kebutuhan uang muka dan mempertanggungjawabkannya. 9. Melaksanakan pertemuan rutin dengan pemilik satuan kerja ataupun personil
proyek demi kelancaran jalannya proyek.
10.Melaksanakan kontrol atas keuangan,administrasi,personil,peralatan ,material dan lain–lain yang berhubungan dengan pelaksanaan proyek sehingga memperoleh mutu, waktu dan biaya pekerjaan sesuai dengan rencana
11.Melakukan tagihan sampai dengan menghasilkan seluruh pembayaran secara baik dan tuntas
12.Membuat laporan akhir proyek sesuai kebutuhan dan menyerahkan semua berkas-berkas proyek ke perusahaan.
2. Deputy Proyek Manager
Deputy project manager merupakan wakil dari project manager yang bertugas
membantu project manager dalam mengendalikan jalannya proyek dilapangan .
Tugas Deputy project manager adalah :
1. Menguasai detail spesifikasi teknis kontrak sebagai acuan dalam pelaksanaan proyek.
2. Menjamin pelaksanaan sehari-hari di lapangan sesuai schedule yang
dibuat.
BAB III Sistem Organisasi dan Manajemen Proyek
3. Site Engineering (SE)
Memiliki tugas meliputi :
1. Bertanggung jawab kepada Project Manager dan Deputy Project Manager mengenai engineering project
2. Merencanakan teknik lapangan dan koordinasi dengan departemen terkait
3. Pemeriksaan dilapangan
4. Koordinasi dengan logistik, Site Operation Manager, Quality 5. Control engineer dan man power.
6. Membuat metode pelaksanaan pekerjaan 7. Membuat rencana kerja mingguan dan bulanan 8. Evaluasi gambar susulan.
9. Mengadakan rapat koordinasi.
10. Mengevaluasi hasil pekerjaan terhadap schedule yang sudah dibuat. 11. Mengontrol dan bertanggung jawab atas terlaksananya laporan harian. 12. Melakukan daily progress pekerjaan dari report yang ada.
13. Mengevaluasi pekerjaan mandor dengan volume yang dibayar.
14. Bertanggung jawab atas terlaksananya weekly progress report, monthly progress report dan mendapatkan approval / persetujuan dari owner.
15. Terselenggaranya pengendalian mutu, waktu, biaya serta kualitas pekerjaan.
16. Membuat review desain apabila ada penyimpangan dalam pelaksanaan dilapangan.
BAB III Sistem Organisasi dan Manajemen Proyek 17. Mengkoordinir dan mengarahkan tentang mutu bahan
4. Site Manager (SM)
Memiliki tugas meliputi :
1. Memberikan instruksi pekerjaan dan pengarahan kepada pelaksana dalam menunjang pelaksanaan proyek. Instruksi-instruksi pekerjaan secara umum dapat diberikan secara lisan dan yang bersifat khusus dibukukan dalam buku instruksi pengawas.
2. Mengadakan kontrol terhadap pelaksanaan pekerjaan sesuai dengan instruksi-instruksi yang diberikan baik segi teknis, kualitas pekerjaan, maupun time schedulenya.
3. Koordinasi dengan logistic, terkait dengan kebutuhan dilapangan. 4. Control Engineer dan man power.
5. Quality Control Engineer
Tugas dan tanggung jawab meliputi :
1. Bertanggung jawab kepada Project Manager dan Deputy Project Manager mengenai mutu proyek
2. Merencanakan teknik lapangan dan koordinasi dengan Site Engineering dan Man power.
BAB III Sistem Organisasi dan Manajemen Proyek 5. Koordinasi dengan logistik, Site Operation Manager,Site Engineering dan
Man power.
6. Menyusun standart mutu dari setiap jenis pekerjaan.
7. Menindaklanjuti customer complain dan melaporkan kepada project Manager.
6. QS/Cost Control
1. Bertanggung jawab terhadap biaya, sub kontraktor supplier dan mandor.
2. Membuat evaluasi biaya pengendalian proyek.
3. Membuat schedule pembayaran kepada sub kontraktor, supplier dan mandor.
7. Logistik
Memiliki tugas meliputi :
1. Berkoordinasi langsung dengan site engineering,Project Manager,Deputy Project Manager tentang kondisi kebutuhan material yang ada di proyek.
2. Membuat laporan penerimaan material (LPM) proyek. 3. Mencatat keluar masuknya material proyek.
4. pemeriksaan terhadap material atau barang yang datang.
5.Membuat laporan mingguan terhadap material yang datang dan keluar. 6. Drafter
BAB III Sistem Organisasi dan Manajemen Proyek 1. Membuat gambar kerja (shop drawing).
2. Membuat gambar akhir pelaksanaan (asbuilt drawing)
3. Berkoordinasi dengan site engineer terhadap kesesuaian gambar yang dilaksanakan.
3.3 Manajemen Pengendalian Proyek
Pengendalian suatu proyek merupakan salah satu bagian dari siklus manajemen proyek yaitu perencanaan, pengorganisasian, pengontrolan, pelaksanaan, pengendalian. Pengendalian proyek dimaksudkan untuk menjaga agar pelaksanaan suatu kegiatan dapat sesuai dengan tujuan proyek tersebut sehingga proyek dapat diselesaikan secara tepat waktu. dengan biaya yang sesuai dan memenuhi persyaratan kualitas yang diharapkan.
Tujuan yang ingin dicapai dalam pengendalian proyek adalah sebagai berikut :
1. Meningkatkan efisiensi dari pekerjaan sehingga dapat meminimalkan pengeluaran proyek (pengendalian biaya).
2. Memperoleh kualitas bangunan yang sesuai dengan perencanaan (pengendalian mutu).
Waktu pelaksanaan sesuai dengan time schedule sehingga pihak pemilik proyek maupun pelaksana tidak merasa dirugikan karena adanya keterlambatan (pengendalian waktu). Maka untuk dapat menciptakan tujuan-tujuan tersebut diperlukan beberapa pertimbangan-pertimbangan agar mendapatkan rencana yang baik, teliti yaitu sebagai berikut :
BAB III Sistem Organisasi dan Manajemen Proyek 2. Dana dan tenaga kerja yang tersedia.
3. Bahan bangunan atau material dan peralatan yang tersedia. 4. Waktu yang telah ditentukan.
3.3.1 Pengendalian Biaya Proyek
Pengendalian biaya proyek adalah semua upaya yang dilakukan seluruh staff proyek,untuk mencapai biaya pelaksanaan proyek sesuai dengan yang diharapkan. Pengendalian biaya proyek dipengaruhi beberapa faktor,antara lain : 1. Pengendalian waktu pelaksanaan karena semakin bertambahnya waktu
pelaksanaa semakin besar biaya yang dikerluarkan.
2. Pengendalian mutu tidak sesuai dan hasil pelaksanaan proyek karena jika hasil pelaksanaan dan mutu tidak sesuai dengan rencana maka harus menambah biaya pekerjaan ulang, prmbongkaran dan finishing.
3. Pengendalian sistm manajemen operasional proyek yang bersangkutan yang kurang baik atau tidak konsisten dalam pelaksanaannyaatau penerapannya dikarenakan efektivitas dari cara dan sistem kerja serta efisiensi realitas biaya pekerjaan dari yang seharusnya yang direncanakan.Pengendalian proyek dilakukan secara rutin selama proyek berlangsung dan hasilnya diwujudkan dalam bentuk laporan yang berisikan rincian pemasukan dan pengeluaran operasional dan non-operasional.
3.3.2 Pengendalian Mutu Bahan
Pengendalian mutu bahan dalam proyek dapat dilakukan dengan dua cara yaitu pengawasan pekerjaan dan uji mutu dari setiap pekerjaan yang
BAB III Sistem Organisasi dan Manajemen Proyek dilaksanakan.pengendalian mutu bahan sangat diperlukan untuk mendapatkan hasil pekerjaan yang diinginkan sesuai dengan spesifikasi dan mutu yang dapat dipertanggung jawabkan.
3.3.3 Pengendalian Waktu Pelaksanaan
Pengendalian waktu proyek pada umumnya dilakukan dengan sistem penjadwalan dengan pembuatan time shcedule. Yang merupakan sistem pengendalian waktu dengan menetapkan alokasi waktu untuk masing-masing tahap pekerjaan yang disesuaikan dengan urutan logika pekerjaan.
Pengendalian waktu dilakukan dengan cara sebagai berikut :
1. Pengendalian jumlah tenaga kerja yang sesuai dengan kebutuhan apabila terjadi sebuah keterlambatan maka diperlukan penambahan tenaga kerja atau mengadakan jam kerja tambahan (kerja lembur). pada proyek ini jam kerja untuk tenaga kerja di proyek yaitu 08.30–22.00 wib.
2. Pengecekan pengadaaan material dan alat yang selalu siap apabila suatu pekerjaan akan berlangsung.
3. Menetapkan tenaga ahli pada tiap-tiap pekerjaan sesuai dengan keahlian masing–masing.Sehingga akan tercipta keselarasan pekerjaaan yang bagus dan saling membantu.
3.4. Tinjauan kontrak
Dalam pelaksanaan Proyek pembangunan apartemen chadstone cikarang ini owner atau pemilik proyek melakukan pemilihan terhadap pihak–pihak yang terlibat dan saling bekerjasama satu dengan yang lainnya.dalam rangka pelaksanaan pembangunan proyek tersebut.sistem pemilihan tersebut dilakukan
BAB III Sistem Organisasi dan Manajemen Proyek dengan cara pelelangan. Pelelangan yang digunakan adalah pelelangan Terbatas yang merupakan jenis pelelangan yang hanya memberikan kesempatan pada pihak-pihak tertentu yang berkualitas dan bonafit, dalam arti telah terpilih untuk memasukkan penawaran.
3.5 Tahap kontrak
Kontrak adalahperjanjian pemborongan pekerjaan antara pihak pemberi tugas (owner).dengan kontraktor. Kontrak ini di buat setelah pemberi tugas (owner) menetapkan atau menunjuk pemenang pelelangan. Penetapan pemenang pelelangan dilaksanakan dengan cara mengeluarkan surat pelulusan pekerjaan atau surat perintah kerja (guning).Tahap ini merupakan tahap kesepakatan antara owner dengan kontraktor.dengan kesepakatan tersebut diikat oleh surat perjanjian yang diatur dalam dokumen kontrak dan bersifat menyelurug/lump sum.Perjanjian yang terdapat dalam dokumen kontrak beserta dengan lampirannya merupakan satu kesatuanyang tidak dapat dipisahkan satu dengan yang lainnya.Adapun dokumen kontrak tersebut terdiri atas :
1. Surat perjanjian (kontrak)
2. Surat keputusan penunjukan pemenang lelang. 3. Surat penawaran
4. Daftar kuantitas RAB harga penawaran yang telah disetujui kedua belah pihak.
5. Spesifikasi teknis dan gambar-gambar. 6. Berita acara hasil lelang.
7. Berita acara klarifikasi penawaran. 8. Syarat-syarat umum dan khusus kontrak.
BAB III Sistem Organisasi dan Manajemen Proyek 9. Jaminan pelaksanaan dan uang muka,serta surat lain yang dipersyaratkan.
