MANAJEMEN JURNAL. Sutrisno Heru Sukoco. Lembaga Ilmu Pengetahuan Indonesia Indonesian Institute of Sciences

Lembaga Ilmu Pengetahuan Indonesia

Indonesian Institute of Sciences

http://lipi.go.id

MANAJEMEN JURNAL

A. Memulai Pengaturan Jurnal melalui Management

Pages

1. Pengisian Detail Jurnal (Getting Down the

Details)

2. Pengaturan Kebijakan Jurnal (Journal Policies)

3. Panduan Pengiriman Artikel (Guiding

Submission)

4. Mengelola Jurnal (Managing the Journal)

5. Pengaturan Tampilan Jurnal di Homepage

(Customizing the Look)

B. Penelusuran File (File Browser)

MATERI MANAJEMEN JURNAL I

C. Bagian Jurnal (Journal Sections)

D. Membuat Formulir Review (Review Form)

E. Membuat Susunan Dewan Redaksi

F. Fasilitas pemberitahuan melalui email

secara otomatis

G. Statistik dan Pelaporan (Stats & Reports)

H. Pengelolaan Pengguna (User)

I. Membuat Pengumuman

J. Fasilitas Pegaya/ Plugins

Setup Jurnal Setup Jurnal Form Review Form Review Jurnal Bagian Jurnal Bagian Dewan Redaksi Dewan Redaksi Sistem Plugin Sistem Plugin Alat Membaca Alat Membaca Email yang disiapkan Email yang disiapkan Pembayaran Pembayaran Impor/Ekspor Data Impor/Ekspor Data Berkas Penelusuran Berkas Penelusuran Bahasa Bahasa Statistik & Laporan Statistik & Laporan

Urutan Halaman Manajemen Jurnal

Announcements

• Untuk membuat halaman pengumuman yang

terkait dengan jurnal. Misalnya pengumuman untuk call papers, dsb.

Files Browser

• The Files Browser adalah fitur canggih yang

memungkinkan file dan direktori yang berhubungan dengan jurnal untuk dilihat dan dimanipulasi secara langsung.

Pilih dan unggah file

Membuat direktori baru

Journal Sections

• Membuat bagian jurnal / Jurnal sections

• Setting kebijakan setiap section, misal section short communication bisa langsung diterima section

editor,dll

• Dapat juga digunakan untuk menambah front

Diisi dengan judul bagian jurnal misalnya front pages (cover, daftar isi, kata pengantar,dll). Atau berupa tipe konten jurnal, misalnya short

communication, book review

Diisi dengan abbreviation judul bagian jurnal, cara mendapatkan abbreviation sudah

dijelaskan pada bagian sebelumnya Diisi dengan penjelasan kebijakan yang ditetapkan dalam bagian jurnal tersebut,

misalnya kebijakan review, dan lainnya Memilih menggunakan

review form atau tidak

Pilihan pembatasan penyerahan/ submission, apakah submission hanya bisa dilakukan oleh

Editor dan Editor bagian atau tidak. Ini berfungsi ketika kita ingin membuat bagian jurnal seperti front pages yang isinya seperti

cover, sehingga hanya bisa di submit oleh Editor dan Editor Bagian

Kebijakan indeksasi, apakah tidak mensyaratkan abstrak, dsb

Pilihan setup untuk daftar isi, misalnya mengabaikan judul ketika dalam daftar isi edisi ; mengabaikan nama penulis; dan

mengabaikan bagian jurnal tersebut dalam halaman about journal

Review Forms

•

Review form dibuat sebagai bahan penilaian

reviewer untuk tulisan/artikel.

•

Berbagai bentuk pertanyaan bisa dibuat di

dalam review form.

•

Textbox (single text, single line, extended)

•

Checkboxes

•

Radiobutton

•

Dropdwon box

•

Buat review form terlebih dahulu,

Languages

•

Setup Bahasa

•

Memilih bahasa yang telah di install

oleh administrator (di menu site

administrator)

•

Jika menggunakan versi OJS 2.4.6 keatas

sebaiknya tidak menggunakan bahasa

Indonesia, karena Bahasa Indonesia

hanya stabil sampai versi 2.4.5

Masthead/ Editorial Team

•

Membuat Daftar Editorial Team

yang akan tampil pada halaman

publik

•

Dapat secara otomatis memilih

Editorial Team yang sudah sesuai

account OJS

•

Membuat Posisi Editorial Team

Prepared Emails

•

Template email yang akan digunakan

untuk korespondensi proses penerbitan

•

Jurnal manajer dapat membuat dan

Reading Tools

•

Setting fitur untuk

pembaca

•

Komentar oleh pembaca

•

Sharing medsos dengan

AddThis.com

Setup-cont

1. Detils :

• General information

• Principal contacts: email pribadi editor

• Technical support contact : email pribadi staf IT/

administrator

• Email identification : email

• Publisher

• Sponsoring organization

• Sources of support

• Search engine indexing (menggunakan meta-tags.org)

• Journal history (untuk mencantumkan perubahan nama,

Setup-cont

• Elektronik ISSN:

• Daftar di PDII

• Nomor ISSN untuk terbitan jurnal/majalah cetak dan

online itu berbeda, meskipun jenis, judul, dan isi

terbitannya sama. Karena berbeda bentuk terbitannya (cetak dan digital) maka ISSN-nya juga berbeda. Nomor ISSN itu bersifat unik dan hanya berlaku untuk satu

Detail

http://www.issn.org/services/online-services/access-to-the-ltwa/

Detail

Setup-cont

2. Policies



Focus and scope of the journal



Peer review



Privacy statement



Editor decision



Add item to appear in “About the Journal”



Journal archiving

Policies

config.inc.php, yaitu dengan mengaktifkan scheduled_tasksyang sebelumnya off menjadi on

Policies

Klik pada check box, untuk mengaktifkan sistem arsip yang permanen dan aman. Untuk mengetahui informasi lengkap silahkan akses

Policies

Digunakan untuk

menambahkan link ke database reviewer eksternal dan menyediakan sumber referensi cepat untuk bagian Editor atau untuk mencari reviewer yang

potensial dalam jurnal

Judul Link Alamat link (URL)

Setup-cont

3.Submissions

•

Author guidelines: petunjuk harus

lengkap, detail dan disertai file template

yang masih dapat diupdate (.doc, .docx,

.odt, dan sebagainya)

Submissions

Diisi dengan petunjuk penulisan dalam jurnal

seperti format, gaya selingkung, gaya sitasi,

penulisan data set, penyajian grafik, penyebutan alat, dsb.

Selain itu disediakan link download file word

Submissions

Diisi dengan checklist, Tergantung dari kebijakan jurnal masing-masing

Submissions

Pemegang Hak Cipta, jika pemegang hak cipta adalah instansi, dapat menggunakan

radio button Other HAK Cipta tahunan artikel

berbasis pada Kesepakatan sebelum

submission yang

mengharuskan penulis untuk menyetujui catatan hak cipta Menampilkan pernyataan hak cipta

dengan konten (dianjurkan untuk memberitahu penulis tentang

pemegang hak cipta). Lisensi Common creative, untuk

mendapatkan jenis lisensi nya silahkan akses: http://creativecommons.org/choose/ Menampilkan lisensi pada artikel

yang di publish Tombol untuk melakukan reset

settingan/ ijin informasi yang telah melekat pada artikel, hal ini dilakukan

Submissions

Mengisi pilihan lisensi yang ditetapkan jurnal masing-masing kemudian

akan secara otomatis akan muncul logo yang

Submissions

Diisi dengan disiplin ilmu Diisi dengan judul dan almat

situs subjek klasifikasi

Diisi dengan kata kunci

Diisi dengan cakupan (coverage)

Diisi dengan terms sejarah yang relevan

Diisi salah satu karakteristik sampel penelitian Diisi dengan jenis penelitian

terkait, metode dan pendekatan penelitian yang

Submissions

Berisi email pemberitahuan (ucapan terima kasih

Setup-cont

4. Management



Access and security settings



Publication scheduling



Identification of journal content



Announcements



Copyeditors



Layout editors

Manajemen

Mengaktifkan layanan untuk akses terbuka pnuh

Menambah informasi lisensi mengenai kebijakan akses terbuka creative commons

yang sudah didapatkan dari langkah sebelumnya

Mengaktifkan hak akses dengan cara pendaftaran dan berlangganan (subscription)

terlebih dahulu

Selalu menampilkan link file full teks pada item yang memiliki akses terbatas

Pilihan agar OJS tidak dapat mempublish untuk public konten secara online

Manajemen

Pembatasan akses situs dan artikel, pengguna public dapat di batasi aksesnya / harus terdaftar dan login terlebih dahulu

ketika mengakses situs jurnal dan artikel

Mengaktifkan registrasi dapat dilakukan sendiri oleh pengguna publik

Mengaktifkan registrasi hanya dapat dilakukan oleh manajer jurnal

Manajemen

Diisi dengan informasi jadwal publikasi dan beberapa tambahan format publikasi (berdasar: volume, number, year,

title, pertama terbit dan frekuensi terbit)

Manajemen

Mencentang semua pilihan agar semua metadata edisi dapat

diinput

Diisi dengan edisi poin pertama kali awal terbit berdasarkan pada: volume, nomor, tahun, edisi per volume, volume per

Manajemen

Pilih identifikasi berdasarkan issues, published, galleys, dan

supplement artikel

Pilih identifikasi berdasarkan halaman

Manajemen

Memungkinkan jurnal manajer dapat membuat pengumuman, misalnya : membuat pengumuman mengenai call for paper, konferensi,

dll

Memungkinkan untuk mengatur tampilan jumlah pengumuman

dalam satu halaman yang diumumkan

Diisi dengan informasi tambahan yang akan muncul pada halaman pengumuman untuk pembaca

Manajemen

Diisi dengan petunjuk/ insruksi untuk layout

editor dalam melakukan layout editing (tata letak)

Manajemen

Diisi dengan judul template

Diisi dengan file template (browse file

Manajemen

Diisi dengan intruksi layout untuk reference

Manajemen

Diisi dengan intruksi proofing

Setup-cont

5. The Look

• Journal homepage header : banner untuk halaman home • Journal homepage content

• Journal page header: banner untuk halaman selain home • Navigation bar : menambah menu, disarankan menambah

halaman statis juga, sehingga ketika klik menu baru akan ditujukan ke halaman statis yang dibuat

• Journal layout: sidebar sebaiknya diseimbangkan antara kiri dan kanan

• Information

• Lists : fitur untuk mengatur banyaknya konten/item yang akan muncul pada setiap halaman jurnal, misalnya item artikel, item user, dsb

The Look

Diisi dengan teks nama jurnal

Pilih dan unggah imagenama jurnal Pilih dan unggah image

logo jurnal

Pilih dan unggah image thumbnail jurnal

The Look

The Look

Pilih dan unggah file image untuk halaman beranda

jurnal pada bagian tengah Menambahkan

daftar isi pada edisi terkini

Infromasi tambahan yang akan muncul pada

halaman beranda pada bagian bawah image

The Look

Diisi dengan nama/judul untuk page header

Pilih dan unggah imagenama jurnal untuk

page header (halaman selain beranda) Pilih dan unggah imagelogo

jurnal untuk page header Pilih dan unggah imagelogo

tab browser jurnal untuk page header

Diisi dengan teks sebagai pengganti gambar dan logo

The Look

Diisi dengan teks yang akan muncul pada bagian bawah / footer setiap halaman jurnal.

Misalnya: teks informasi akreditasi,

alamat secretariat jurnal, ISSN, EISSN, dll

The Look

Memilih tema tampilan, hal ini tidak perlu dilakukan, jika sudah melakukan modifikasi file CSS secara

langsung

Pilih dan Unggah file tampilan (*.css) Mengatur posisi, khusus untuk tampilan Ejournal LIPI ini, ruang sebelah kiri

(left sidebar) tidak bisa digunakan, jadi yang bisa digunakan hanya memilih

block untuk di hidden (unselected)

The Look

Gambaran singkat mengenai jurnal yang diujukan untuk pembaca

Gambaran singkat mengenai jurnal, link pedoman yang diujukan untuk penulis

Gambaran singkat mengenai jurnal yang diujukan untuk pustakwan untuk mengkaji

The Look

Diisi dengan list

jumlah item dan link halaman yang akan muncul pada setiap satu halaman

• Penulis Mengindeks Naskah Mereka

• Mendaftarkan Jurnal untuk Pengindeksan

(Metadata Harvesting)

• Fitur ini digunakan ketika konten jurnal

kita ingin terindeks oleh lembaga pengindeks luar, misalnya IPI

Stats & Reports

• OJS menghitung statistik untuk setiap jurnal. “days to review” dihitung sejak tanggal penyerahan (atau penunjukkan review) ke Editor decision, sedangkan “days to publish” adalah ukuran dari artikel asli

diterima sampai dengan publikasi.

• OJS menghasilkan laporan yang merekam rincian

yang terkait dengan proses pengajuan ke jurnal dari perspektif pengiriman, editor, reviewer dan bagian selama periode waktu tertentu. Laporan dalam

Block Plugins

• Membuat menu profile journal dengan block, tujuannya adalah agar semua sub menu dalam about link nya muncul langsung

dibagian samping block, sehingga tidak tersembunyi di dalam menu about, caranya:

• klik menu Plugin Management klik menu Generic Plugins

• klik setting (jika belum enable, klik enable terlebih dahulu, lalu klik setting)

• pada menu custom block managerklik add block, lalu ketik pada teks box :" journal profile"klik save

• kembali ke menu system plugins (atau dengan mengklik menu system plugins di bagian atas navigasi)klik menu block plugin, cari kata statistik pengunjung (Custom Block Plugin) dan klik edit pada menu tersebut, lalu biarkan tab /jangan disclose

• klik menu about

• Copy semua link yang di dalam menu about (pastikan menu aboutnya sudah lengkap)

• Kembali ke tab block plugin, paste di kotak teks tiny mce editor • klik save

Generic Plugins

• TinyMCE Plugin: pastikan sudah enable, karena untuk tampilan fitur teks box setiap form

• PDF.JS PDF Viewer Plugin : pastikan sudah enable untuk tampilan fitur PDF artikel

• Rounded Corners: untuk merubah tampilan block kotak menjadi lekuk

• XHTML galleys Plugin: merubah galley XML menjadi XHML • Stop Forum Spam Plugin: untuk keamanan registrasi terhindar

dari spam

• Piwik: fitur statistik, harus instalasi dan sign up terlebih dahulu • Static Pages Plugin : untuk menambah halaman statis baru,

misalnya ingin menambahkan halaman tutorial yang dilengkapi gambar, eks dan video

Import & Export Plugins

• Articles & Issues XML dan user Plugin untuk migrasi antar OJS

• Jika jurnal sudah terdaftar di indeksasi eksternal, maka dapat menggunakan

fasilitas ekspor tertentu, misalnya jika sudah terdaftar pada DOI Crossref, maka dapat

menggunakan CrossRef Export/Registration Plugin; begitu pula DOAJ dapat

menggunakan DOAJ Export Plugin

• Mempublish back issue dengan fasilitas

Setup-cont

• Identitas Journal : DOI

 DOI : Digital Object Identifiers

 _{Dideteksi oleh pustakawan, citation index,} penerbit.

 _{Hanya untuk data elektronik tiap artikel dan tiap} jurnal.

 Alamat DOI tetap (tidak pindah tempat) • Perubahan nama jurnal, server

• Dimasukkan oleh Journal Manager pada OJS.

• BAYAR TAHUNAN KE CROSSREF http://crossref.org  _{Wajib memiliki URL}

Setup-cont

Manfaat DOI :

– Untuk Penerbit :

• Link persistence,

• Content visibility and accessibility, • Centralized linking agreement,

• OpenURL integration, • Added value

• Internal as well as external linking • Cost-effectiveness

– Untuk Peneliti:

• Easy to Use, visibility and accessibility, • Cost-effectiveness

• Import Artikel & Terbitan XML

• QuickSubmit

• Melalui PHPMyAdmin dengan menggunakan file

CSV

• Impor/ekspor data • Isi form, upload

• Simpan

• Masuk sebagai editor, terbitkan (Publish Issue)

• Perbedaan naskah yang diinput dengan

quicksubmit dan melalui proses, terlihat pada daftar isi di halaman editor naskah dengan

quicksubmit tidak ada centang merah proof

CAPTCHA

Completely Automated Public Turing test to tell Computers and Humans Apart

98

• capctha, dapat mencegah program otomatis, atau “bots,” dari mengisi formulir

online. Hal ini mencegah spam dari yang dikirim melalui bentuk website dan memastikan bahwa hanya diedit oleh manusia.

• Setting di

• Settingan ini terletak di bagian Setup Jurnal , maka

otomatis smua history email akan terekam dalam setiap naskah

• History email tsb dapat diakses ketika anda berperan

sebagai Editor atau Editor Bagian

101

2. Users

Adminis trator Manajer Jurnal Editor Editor Bagian Reviewer Copy Editor Layout Editor Proof Reader Penulis

Administrator

•

Bertanggung jawab terhadap situs.

•

Mengatur tampilan dan kofigurasi situs,

membuat jurnal.

•

Memiliki hak akses tertinggi dari peran

yang lain, dan dapat melakukan semua

fungsi yang dapat dikerjakan oleh

Manajer Jurnal dan Manajer Langganan.

Manajer jurnal

• Bertanggung jawab terhadap situs jurnal.

• Mengatur konfigurasi dan tampilan situs jurnal.

• Mendaftarkan pengguna.

• Membentuk dewan redaksi.

• Membuat bagian jurnal.

• Membuat form review.

Manajer langganan

•

Bertanggung

jawab

terhadap

keuangan jurnal.

•

Mengatur konfigurasi berlangganan

jurnal, donasi, pembelian artikel

dan sistem pembayarannya.

Editor

• Bertanggung jawab terhadap proses peer review

naskah.

• Bertugas menyeleksi naskah yang masuk.

• Menentukan editor bagian yang tepat untuk

menangani naskah yang masuk.

• Membuat isu.

• Menentukan apakah suatu naskah layak diterbitkan.

• Menentukkan jadwal penerbitan naskah.

• Dalam proses penerbitan, editor merupakan peran

tertinggi yang dapat melakukan semua fungsi yang dapat dikerjakan oleh Editor Bagian, Copy Editor, Editor Layout, dan Proofreader.

Editor bagian

• Bertanggung jawab terhadap kesesuaian bidang

ilmu naskah.

• Bertugas menentukan reviewer yang tepat untuk

mereview naskah yang masuk.

• Merupakan peran tertinggi kedua dibawah Editor

karena sebelum naskah diberikan ke Editor untuk finalisasi, seluruh proses peer review harus melalui Editor Bagian terlebih dahulu.

Reviewer

• Bertanggung jawab terhadap review naskah.

• Bertugas memberikan rekomendasi mengenai

naskah sebagai acuan Editor dalam menentukan keputusan. Naskah yang sudah direview dikirimkan kembali ke Editor Bagian untuk ditentukan apakah naskah layak diteruskan ke proses peer review selanjutnya, atau memerlukan revisi, ataupun ditolak.

Copy editor

• Bertanggung jawab terhadap tata bahasa.

• Bertugas mengoreksi besar kecil huruf, kesalahan

pengetikan, tanda baca dan logika bahasa.

• Hasil koreksi copyedit dikirimkan ke Penulis untuk

dikoreksi lebih lanjut oleh Penulis apakah dengan adanya koreksi tata bahasa, makna/kandungan dari kalimat yang diutarakan Penulis ikut berubah atau tidak. Setelah koreksi dari Penulis, naskah dikirim kembali ke Copy Editor untuk dikoreksi kembali. Kemudian naskah dilanjutkan ke proses layoutedit.

Layout editor

• Bertanggung jawab terhadap layout dan galley

naskah.

• Naskah dikoreksi kembali layout/tata letaknya

kemudian ditentukan galley/format naskah yang dapat dilihat secara teks penuh dan dapat diunduh oleh pembaca.

Proof reader

• Bertanggung jawab terhadap finalisasi naskah.

• Proofreader harus mengkoreksi ulang secara

keseluruhan demi kesempurnaan naskah sebelum diterbitkan.

• Proofreader sebaiknya terdiri dari Editor, Editor

Bagian, Copy Editor dan Editor Layout atau paling tidak seorang diantaranya atau orang yang mengerti sedikit banyak tentang tugas peran-peran tersebut.

Penulis

•

Bertanggung jawab mengirimkan

naskah dan merevisi naskah sesuai

dengan koreksi yang diberikan di

setiap proses penerbitan.

Pembaca

•

Khalayak umum diluar pengelola situs

dan jurnal.

•

Pembaca dapat membaca abstrak

artikel, membaca teks penuh ataupun

dapat mengunduh atrikel sesuai dengan

hak akses yang diterapkan oleh

pengelola jurnal.

Peran pengguna :

1. Administrator : tampilan, konfigurasi situs. 2. Manajemen Jurnal: konfigurasi jurnal.

3. Manajer Langganan :

Keuangan dan langganan jurnal. 4. Editor : proses review.

5. Editor Bagian : menentukan reviewer, kesesuaian bidang ilmu naskah.

Peran pengguna :-cont

6. Reviewer : review naskah, rekomendasi. 7. Copy Editor : tata bahasa.

8. Editor Layout : layout, galley naskah. 9. Proofreader : finalisasi naskah.

10. Penulis : submit naskah, revisi.

Users Enrolled in this Journal

• Menampilkan semua user/pengguna dengan

berbagai macam peran yang telah terdaftar di jurnal ini.

Enroll a User from this Site in this

Journal

• Fungsi menu ini yaitu untuk memasukkan

user/pengguna yang telah terdaftar di situs e-jurnal ini ke dalam jurnal ini.

• Co/ terdapat jurna A & B di portal jurnal Z, user Adi terdaftar di jurnal A, dan ingin didaftarkan ke jurnal B. Maka Adi tidak perlu mendaftar ulang, user Adi hanya perlu ditambahkan ke jurnal B melalui menu ini.

Show users with no role

• Fungsi menu ini yaitu untuk menampilkan

user/pengguna yang telah dibuat akunnya namun belum memiliki role apapun.

Create New User

• Fungsi menu ini yaitu untuk membuat akun

Merge Users

• Menu ini berfungsi untuk memilih pengguna (atau

beberapa pengguna) untuk disatukan ke dalam akun lainnya dari pengguna.

• Co/ketika seseorang memiliki 2 akun pengguna.

Akun pertama yang dipilih akan dihapus dan segala submission(pengiriman), tugas, dll akan dikaitkan ke akun yang kedua.

3. Roles

Roles

• Roles merupakan

fitur pada manajer jurnal agar dapat login sebagai (login

Tambahan

• Edit file issue.tpl ( ada di folder templates > issue ) <div class=”tocTitle”>

{if !$hasAccess || $hasAbstract}

<a href=”{url page=”article” op=”view” path=$articlePath}”>{$article->getLocalizedTitle()|strip_unsafe_html}</a> —————–> kode baru {else} {$article->getLocalizedTitle()|strip_unsafe_html} {/if} </div>

Tambahan

• Edit file issue.tpl ( ada di folder templates > issue ) {assign var=”doi”

value=$article->getStoredPubId(‘doi’)} {if $doi} <div> <div class=”tocDoi”> <span>DOI : <a href=”http://dx.doi.org/{$doi|escape}”>{$doi|esca pe}</a></span> </div> </div> {/if}

• masuk ke dalam direktori /templates/article/ dan buka file article.tpl

{* Article Metrics *}

<H4>Article Metrics</H4>

{translate key="article.abstract"} view : {$article->getViews()} times<br>

{if $galleys}

{foreach from=$galleys item=galley name=galleyList} {$galley->getGalleyLabel()} - {$galley->getViews()} times

{/foreach} {/if}