Lembaga Ilmu Pengetahuan Indonesia
Indonesian Institute of Sciences
http://lipi.go.id
MANAJEMEN JURNAL
A. Memulai Pengaturan Jurnal melalui Management
Pages
1. Pengisian Detail Jurnal (Getting Down the
Details)
2. Pengaturan Kebijakan Jurnal (Journal Policies)
3. Panduan Pengiriman Artikel (Guiding
Submission)
4. Mengelola Jurnal (Managing the Journal)
5. Pengaturan Tampilan Jurnal di Homepage
(Customizing the Look)
B. Penelusuran File (File Browser)
MATERI MANAJEMEN JURNAL I
C. Bagian Jurnal (Journal Sections)
D. Membuat Formulir Review (Review Form)
E. Membuat Susunan Dewan Redaksi
F. Fasilitas pemberitahuan melalui email
secara otomatis
G. Statistik dan Pelaporan (Stats & Reports)
H. Pengelolaan Pengguna (User)
I. Membuat Pengumuman
J. Fasilitas Pegaya/ Plugins
Setup Jurnal Setup Jurnal Form Review Form Review Jurnal Bagian Jurnal Bagian Dewan Redaksi Dewan Redaksi Sistem Plugin Sistem Plugin Alat Membaca Alat Membaca Email yang disiapkan Email yang disiapkan Pembayaran Pembayaran Impor/Ekspor Data Impor/Ekspor Data Berkas Penelusuran Berkas Penelusuran Bahasa Bahasa Statistik & Laporan Statistik & Laporan
Urutan Halaman Manajemen Jurnal
Announcements
• Untuk membuat halaman pengumuman yang
terkait dengan jurnal. Misalnya pengumuman untuk call papers, dsb.
Files Browser
• The Files Browser adalah fitur canggih yang
memungkinkan file dan direktori yang berhubungan dengan jurnal untuk dilihat dan dimanipulasi secara langsung.
Pilih dan unggah file
Membuat direktori baru
Journal Sections
• Membuat bagian jurnal / Jurnal sections
• Setting kebijakan setiap section, misal section short communication bisa langsung diterima section
editor,dll
• Dapat juga digunakan untuk menambah front
Diisi dengan judul bagian jurnal misalnya front pages (cover, daftar isi, kata pengantar,dll). Atau berupa tipe konten jurnal, misalnya short
communication, book review
Diisi dengan abbreviation judul bagian jurnal, cara mendapatkan abbreviation sudah
dijelaskan pada bagian sebelumnya Diisi dengan penjelasan kebijakan yang ditetapkan dalam bagian jurnal tersebut,
misalnya kebijakan review, dan lainnya Memilih menggunakan
review form atau tidak
Pilihan pembatasan penyerahan/ submission, apakah submission hanya bisa dilakukan oleh
Editor dan Editor bagian atau tidak. Ini berfungsi ketika kita ingin membuat bagian jurnal seperti front pages yang isinya seperti
cover, sehingga hanya bisa di submit oleh Editor dan Editor Bagian
Kebijakan indeksasi, apakah tidak mensyaratkan abstrak, dsb
Pilihan setup untuk daftar isi, misalnya mengabaikan judul ketika dalam daftar isi edisi ; mengabaikan nama penulis; dan
mengabaikan bagian jurnal tersebut dalam halaman about journal
Review Forms
•
Review form dibuat sebagai bahan penilaian
reviewer untuk tulisan/artikel.
•
Berbagai bentuk pertanyaan bisa dibuat di
dalam review form.
•
Textbox (single text, single line, extended)
•
Checkboxes
•
Radiobutton
•
Dropdwon box
•
Buat review form terlebih dahulu,
Languages
•
Setup Bahasa
•
Memilih bahasa yang telah di install
oleh administrator (di menu site
administrator)
•
Jika menggunakan versi OJS 2.4.6 keatas
sebaiknya tidak menggunakan bahasa
Indonesia, karena Bahasa Indonesia
hanya stabil sampai versi 2.4.5
Masthead/ Editorial Team
•
Membuat Daftar Editorial Team
yang akan tampil pada halaman
publik
•
Dapat secara otomatis memilih
Editorial Team yang sudah sesuai
account OJS
•
Membuat Posisi Editorial Team
Prepared Emails
•
Template email yang akan digunakan
untuk korespondensi proses penerbitan
•
Jurnal manajer dapat membuat dan
Reading Tools
•
Setting fitur untuk
pembaca
•
Komentar oleh pembaca
•
Sharing medsos dengan
AddThis.com
Setup-cont
1. Detils :
• General information
• Principal contacts: email pribadi editor
• Technical support contact : email pribadi staf IT/
administrator
• Email identification : email
• Publisher
• Sponsoring organization
• Sources of support
• Search engine indexing (menggunakan meta-tags.org)
• Journal history (untuk mencantumkan perubahan nama,
Setup-cont
• Elektronik ISSN:• Daftar di PDII
• Nomor ISSN untuk terbitan jurnal/majalah cetak dan
online itu berbeda, meskipun jenis, judul, dan isi
terbitannya sama. Karena berbeda bentuk terbitannya (cetak dan digital) maka ISSN-nya juga berbeda. Nomor ISSN itu bersifat unik dan hanya berlaku untuk satu
Detail
http://www.issn.org/services/online-services/access-to-the-ltwa/
Detail
Setup-cont
2. Policies
Focus and scope of the journal
Peer review
Privacy statement
Editor decision
Add item to appear in “About the Journal”
Journal archiving
Policies
config.inc.php, yaitu dengan mengaktifkan scheduled_tasksyang sebelumnya off menjadi on
Policies
Klik pada check box, untuk mengaktifkan sistem arsip yang permanen dan aman. Untuk mengetahui informasi lengkap silahkan akses
Policies
Digunakan untuk
menambahkan link ke database reviewer eksternal dan menyediakan sumber referensi cepat untuk bagian Editor atau untuk mencari reviewer yang
potensial dalam jurnal
Judul Link Alamat link (URL)
Setup-cont
3.Submissions
•
Author guidelines: petunjuk harus
lengkap, detail dan disertai file template
yang masih dapat diupdate (.doc, .docx,
.odt, dan sebagainya)
Submissions
Diisi dengan petunjuk penulisan dalam jurnal
seperti format, gaya selingkung, gaya sitasi,
penulisan data set, penyajian grafik, penyebutan alat, dsb.
Selain itu disediakan link download file word
Submissions
Diisi dengan checklist, Tergantung dari kebijakan jurnal masing-masing
Submissions
Pemegang Hak Cipta, jika pemegang hak cipta adalah instansi, dapat menggunakan
radio button Other HAK Cipta tahunan artikel
berbasis pada Kesepakatan sebelum
submission yang
mengharuskan penulis untuk menyetujui catatan hak cipta Menampilkan pernyataan hak cipta
dengan konten (dianjurkan untuk memberitahu penulis tentang
pemegang hak cipta). Lisensi Common creative, untuk
mendapatkan jenis lisensi nya silahkan akses: http://creativecommons.org/choose/ Menampilkan lisensi pada artikel
yang di publish Tombol untuk melakukan reset
settingan/ ijin informasi yang telah melekat pada artikel, hal ini dilakukan
Submissions
Mengisi pilihan lisensi yang ditetapkan jurnal masing-masing kemudian
akan secara otomatis akan muncul logo yang
Submissions
Diisi dengan disiplin ilmu Diisi dengan judul dan almatsitus subjek klasifikasi
Diisi dengan kata kunci
Diisi dengan cakupan (coverage)
Diisi dengan terms sejarah yang relevan
Diisi salah satu karakteristik sampel penelitian Diisi dengan jenis penelitian
terkait, metode dan pendekatan penelitian yang
Submissions
Berisi email pemberitahuan (ucapan terima kasih
Setup-cont
4. Management
Access and security settings
Publication scheduling
Identification of journal content
Announcements
Copyeditors
Layout editors
Manajemen
Mengaktifkan layanan untuk akses terbuka pnuh
Menambah informasi lisensi mengenai kebijakan akses terbuka creative commons
yang sudah didapatkan dari langkah sebelumnya
Mengaktifkan hak akses dengan cara pendaftaran dan berlangganan (subscription)
terlebih dahulu
Selalu menampilkan link file full teks pada item yang memiliki akses terbatas
Pilihan agar OJS tidak dapat mempublish untuk public konten secara online
Manajemen
Pembatasan akses situs dan artikel, pengguna public dapat di batasi aksesnya / harus terdaftar dan login terlebih dahulu
ketika mengakses situs jurnal dan artikel
Mengaktifkan registrasi dapat dilakukan sendiri oleh pengguna publik
Mengaktifkan registrasi hanya dapat dilakukan oleh manajer jurnal
Manajemen
Diisi dengan informasi jadwal publikasi dan beberapa tambahan format publikasi (berdasar: volume, number, year,
title, pertama terbit dan frekuensi terbit)
Manajemen
Mencentang semua pilihan agar semua metadata edisi dapat
diinput
Diisi dengan edisi poin pertama kali awal terbit berdasarkan pada: volume, nomor, tahun, edisi per volume, volume per
Manajemen
Pilih identifikasi berdasarkan issues, published, galleys, dan
supplement artikel
Pilih identifikasi berdasarkan halaman
Manajemen
Memungkinkan jurnal manajer dapat membuat pengumuman, misalnya : membuat pengumuman mengenai call for paper, konferensi,
dll
Memungkinkan untuk mengatur tampilan jumlah pengumuman
dalam satu halaman yang diumumkan
Diisi dengan informasi tambahan yang akan muncul pada halaman pengumuman untuk pembaca
Manajemen
Diisi dengan petunjuk/ insruksi untuk layout
editor dalam melakukan layout editing (tata letak)
Manajemen
Diisi dengan judul template
Diisi dengan file template (browse file
Manajemen
Diisi dengan intruksi layout untuk reference
Manajemen
Diisi dengan intruksi proofing
Setup-cont
5. The Look• Journal homepage header : banner untuk halaman home • Journal homepage content
• Journal page header: banner untuk halaman selain home • Navigation bar : menambah menu, disarankan menambah
halaman statis juga, sehingga ketika klik menu baru akan ditujukan ke halaman statis yang dibuat
• Journal layout: sidebar sebaiknya diseimbangkan antara kiri dan kanan
• Information
• Lists : fitur untuk mengatur banyaknya konten/item yang akan muncul pada setiap halaman jurnal, misalnya item artikel, item user, dsb
The Look
Diisi dengan teks nama jurnal
Pilih dan unggah imagenama jurnal Pilih dan unggah image
logo jurnal
Pilih dan unggah image thumbnail jurnal
The Look
The Look
Pilih dan unggah file image untuk halaman beranda
jurnal pada bagian tengah Menambahkan
daftar isi pada edisi terkini
Infromasi tambahan yang akan muncul pada
halaman beranda pada bagian bawah image
The Look
Diisi dengan nama/judul untuk page header
Pilih dan unggah imagenama jurnal untuk
page header (halaman selain beranda) Pilih dan unggah imagelogo
jurnal untuk page header Pilih dan unggah imagelogo
tab browser jurnal untuk page header
Diisi dengan teks sebagai pengganti gambar dan logo
The Look
Diisi dengan teks yang akan muncul pada bagian bawah / footer setiap halaman jurnal.
Misalnya: teks informasi akreditasi,
alamat secretariat jurnal, ISSN, EISSN, dll
The Look
Memilih tema tampilan, hal ini tidak perlu dilakukan, jika sudah melakukan modifikasi file CSS secara
langsung
Pilih dan Unggah file tampilan (*.css) Mengatur posisi, khusus untuk tampilan Ejournal LIPI ini, ruang sebelah kiri
(left sidebar) tidak bisa digunakan, jadi yang bisa digunakan hanya memilih
block untuk di hidden (unselected)
The Look
Gambaran singkat mengenai jurnal yang diujukan untuk pembaca
Gambaran singkat mengenai jurnal, link pedoman yang diujukan untuk penulis
Gambaran singkat mengenai jurnal yang diujukan untuk pustakwan untuk mengkaji
The Look
Diisi dengan list
jumlah item dan link halaman yang akan muncul pada setiap satu halaman
• Penulis Mengindeks Naskah Mereka
• Mendaftarkan Jurnal untuk Pengindeksan
(Metadata Harvesting)
• Fitur ini digunakan ketika konten jurnal
kita ingin terindeks oleh lembaga pengindeks luar, misalnya IPI
Stats & Reports
• OJS menghitung statistik untuk setiap jurnal. “days to review” dihitung sejak tanggal penyerahan (atau penunjukkan review) ke Editor decision, sedangkan “days to publish” adalah ukuran dari artikel asli
diterima sampai dengan publikasi.
• OJS menghasilkan laporan yang merekam rincian
yang terkait dengan proses pengajuan ke jurnal dari perspektif pengiriman, editor, reviewer dan bagian selama periode waktu tertentu. Laporan dalam
Block Plugins
• Membuat menu profile journal dengan block, tujuannya adalah agar semua sub menu dalam about link nya muncul langsung
dibagian samping block, sehingga tidak tersembunyi di dalam menu about, caranya:
• klik menu Plugin Management klik menu Generic Plugins
• klik setting (jika belum enable, klik enable terlebih dahulu, lalu klik setting)
• pada menu custom block managerklik add block, lalu ketik pada teks box :" journal profile"klik save
• kembali ke menu system plugins (atau dengan mengklik menu system plugins di bagian atas navigasi)klik menu block plugin, cari kata statistik pengunjung (Custom Block Plugin) dan klik edit pada menu tersebut, lalu biarkan tab /jangan disclose
• klik menu about
• Copy semua link yang di dalam menu about (pastikan menu aboutnya sudah lengkap)
• Kembali ke tab block plugin, paste di kotak teks tiny mce editor • klik save
Generic Plugins
• TinyMCE Plugin: pastikan sudah enable, karena untuk tampilan fitur teks box setiap form
• PDF.JS PDF Viewer Plugin : pastikan sudah enable untuk tampilan fitur PDF artikel
• Rounded Corners: untuk merubah tampilan block kotak menjadi lekuk
• XHTML galleys Plugin: merubah galley XML menjadi XHML • Stop Forum Spam Plugin: untuk keamanan registrasi terhindar
dari spam
• Piwik: fitur statistik, harus instalasi dan sign up terlebih dahulu • Static Pages Plugin : untuk menambah halaman statis baru,
misalnya ingin menambahkan halaman tutorial yang dilengkapi gambar, eks dan video
Import & Export Plugins
• Articles & Issues XML dan user Plugin untuk migrasi antar OJS
• Jika jurnal sudah terdaftar di indeksasi eksternal, maka dapat menggunakan
fasilitas ekspor tertentu, misalnya jika sudah terdaftar pada DOI Crossref, maka dapat
menggunakan CrossRef Export/Registration Plugin; begitu pula DOAJ dapat
menggunakan DOAJ Export Plugin
• Mempublish back issue dengan fasilitas
Setup-cont
• Identitas Journal : DOI
DOI : Digital Object Identifiers
Dideteksi oleh pustakawan, citation index, penerbit.
Hanya untuk data elektronik tiap artikel dan tiap jurnal.
Alamat DOI tetap (tidak pindah tempat) • Perubahan nama jurnal, server
• Dimasukkan oleh Journal Manager pada OJS.
• BAYAR TAHUNAN KE CROSSREF http://crossref.org Wajib memiliki URL
Setup-cont
Manfaat DOI :– Untuk Penerbit :
• Link persistence,
• Content visibility and accessibility, • Centralized linking agreement,
• OpenURL integration, • Added value
• Internal as well as external linking • Cost-effectiveness
– Untuk Peneliti:
• Easy to Use, visibility and accessibility, • Cost-effectiveness
• Import Artikel & Terbitan XML
• QuickSubmit
• Melalui PHPMyAdmin dengan menggunakan file
CSV
• Impor/ekspor data • Isi form, upload
• Simpan
• Masuk sebagai editor, terbitkan (Publish Issue)
• Perbedaan naskah yang diinput dengan
quicksubmit dan melalui proses, terlihat pada daftar isi di halaman editor naskah dengan
quicksubmit tidak ada centang merah proof
CAPTCHA
Completely Automated Public Turing test to tell Computers and Humans Apart
98
• capctha, dapat mencegah program otomatis, atau “bots,” dari mengisi formulir
online. Hal ini mencegah spam dari yang dikirim melalui bentuk website dan memastikan bahwa hanya diedit oleh manusia.
• Setting di
• Settingan ini terletak di bagian Setup Jurnal , maka
otomatis smua history email akan terekam dalam setiap naskah
• History email tsb dapat diakses ketika anda berperan
sebagai Editor atau Editor Bagian
101
2. Users
Adminis trator Manajer Jurnal Editor Editor Bagian Reviewer Copy Editor Layout Editor Proof Reader Penulis
Administrator
•
Bertanggung jawab terhadap situs.
•
Mengatur tampilan dan kofigurasi situs,
membuat jurnal.
•
Memiliki hak akses tertinggi dari peran
yang lain, dan dapat melakukan semua
fungsi yang dapat dikerjakan oleh
Manajer Jurnal dan Manajer Langganan.
Manajer jurnal
• Bertanggung jawab terhadap situs jurnal.
• Mengatur konfigurasi dan tampilan situs jurnal.
• Mendaftarkan pengguna.
• Membentuk dewan redaksi.
• Membuat bagian jurnal.
• Membuat form review.
Manajer langganan
•
Bertanggung
jawab
terhadap
keuangan jurnal.
•
Mengatur konfigurasi berlangganan
jurnal, donasi, pembelian artikel
dan sistem pembayarannya.
Editor
• Bertanggung jawab terhadap proses peer review
naskah.
• Bertugas menyeleksi naskah yang masuk.
• Menentukan editor bagian yang tepat untuk
menangani naskah yang masuk.
• Membuat isu.
• Menentukan apakah suatu naskah layak diterbitkan.
• Menentukkan jadwal penerbitan naskah.
• Dalam proses penerbitan, editor merupakan peran
tertinggi yang dapat melakukan semua fungsi yang dapat dikerjakan oleh Editor Bagian, Copy Editor, Editor Layout, dan Proofreader.
Editor bagian
• Bertanggung jawab terhadap kesesuaian bidang
ilmu naskah.
• Bertugas menentukan reviewer yang tepat untuk
mereview naskah yang masuk.
• Merupakan peran tertinggi kedua dibawah Editor
karena sebelum naskah diberikan ke Editor untuk finalisasi, seluruh proses peer review harus melalui Editor Bagian terlebih dahulu.
Reviewer
• Bertanggung jawab terhadap review naskah.
• Bertugas memberikan rekomendasi mengenai
naskah sebagai acuan Editor dalam menentukan keputusan. Naskah yang sudah direview dikirimkan kembali ke Editor Bagian untuk ditentukan apakah naskah layak diteruskan ke proses peer review selanjutnya, atau memerlukan revisi, ataupun ditolak.
Copy editor
• Bertanggung jawab terhadap tata bahasa.
• Bertugas mengoreksi besar kecil huruf, kesalahan
pengetikan, tanda baca dan logika bahasa.
• Hasil koreksi copyedit dikirimkan ke Penulis untuk
dikoreksi lebih lanjut oleh Penulis apakah dengan adanya koreksi tata bahasa, makna/kandungan dari kalimat yang diutarakan Penulis ikut berubah atau tidak. Setelah koreksi dari Penulis, naskah dikirim kembali ke Copy Editor untuk dikoreksi kembali. Kemudian naskah dilanjutkan ke proses layoutedit.
Layout editor
• Bertanggung jawab terhadap layout dan galley
naskah.
• Naskah dikoreksi kembali layout/tata letaknya
kemudian ditentukan galley/format naskah yang dapat dilihat secara teks penuh dan dapat diunduh oleh pembaca.
Proof reader
• Bertanggung jawab terhadap finalisasi naskah.
• Proofreader harus mengkoreksi ulang secara
keseluruhan demi kesempurnaan naskah sebelum diterbitkan.
• Proofreader sebaiknya terdiri dari Editor, Editor
Bagian, Copy Editor dan Editor Layout atau paling tidak seorang diantaranya atau orang yang mengerti sedikit banyak tentang tugas peran-peran tersebut.
Penulis
•
Bertanggung jawab mengirimkan
naskah dan merevisi naskah sesuai
dengan koreksi yang diberikan di
setiap proses penerbitan.
Pembaca
•
Khalayak umum diluar pengelola situs
dan jurnal.
•
Pembaca dapat membaca abstrak
artikel, membaca teks penuh ataupun
dapat mengunduh atrikel sesuai dengan
hak akses yang diterapkan oleh
pengelola jurnal.
Peran pengguna :
1. Administrator : tampilan, konfigurasi situs. 2. Manajemen Jurnal: konfigurasi jurnal.
3. Manajer Langganan :
Keuangan dan langganan jurnal. 4. Editor : proses review.
5. Editor Bagian : menentukan reviewer, kesesuaian bidang ilmu naskah.
Peran pengguna :-cont
6. Reviewer : review naskah, rekomendasi. 7. Copy Editor : tata bahasa.
8. Editor Layout : layout, galley naskah. 9. Proofreader : finalisasi naskah.
10. Penulis : submit naskah, revisi.
Users Enrolled in this Journal
• Menampilkan semua user/pengguna dengan
berbagai macam peran yang telah terdaftar di jurnal ini.
Enroll a User from this Site in this
Journal
• Fungsi menu ini yaitu untuk memasukkan
user/pengguna yang telah terdaftar di situs e-jurnal ini ke dalam jurnal ini.
• Co/ terdapat jurna A & B di portal jurnal Z, user Adi terdaftar di jurnal A, dan ingin didaftarkan ke jurnal B. Maka Adi tidak perlu mendaftar ulang, user Adi hanya perlu ditambahkan ke jurnal B melalui menu ini.
Show users with no role
• Fungsi menu ini yaitu untuk menampilkan
user/pengguna yang telah dibuat akunnya namun belum memiliki role apapun.
Create New User
• Fungsi menu ini yaitu untuk membuat akun
Merge Users
• Menu ini berfungsi untuk memilih pengguna (atau
beberapa pengguna) untuk disatukan ke dalam akun lainnya dari pengguna.
• Co/ketika seseorang memiliki 2 akun pengguna.
Akun pertama yang dipilih akan dihapus dan segala submission(pengiriman), tugas, dll akan dikaitkan ke akun yang kedua.
3. Roles
Roles
• Roles merupakan
fitur pada manajer jurnal agar dapat login sebagai (login
Tambahan
• Edit file issue.tpl ( ada di folder templates > issue ) <div class=”tocTitle”>
{if !$hasAccess || $hasAbstract}
<a href=”{url page=”article” op=”view” path=$articlePath}”>{$article->getLocalizedTitle()|strip_unsafe_html}</a> —————–> kode baru {else} {$article->getLocalizedTitle()|strip_unsafe_html} {/if} </div>
Tambahan
• Edit file issue.tpl ( ada di folder templates > issue ) {assign var=”doi”
value=$article->getStoredPubId(‘doi’)} {if $doi} <div> <div class=”tocDoi”> <span>DOI : <a href=”http://dx.doi.org/{$doi|escape}”>{$doi|esca pe}</a></span> </div> </div> {/if}
• masuk ke dalam direktori /templates/article/ dan buka file article.tpl
{* Article Metrics *}
<H4>Article Metrics</H4>
{translate key="article.abstract"} view : {$article->getViews()} times<br>
{if $galleys}
{foreach from=$galleys item=galley name=galleyList} {$galley->getGalleyLabel()} - {$galley->getViews()} times
{/foreach} {/if}