GUBERNUR DAERAH ISTIMEWA YOGYAKARTA
KEPUTUSAN GUBERNUR DAERAH ISTIMEWA YOGYAKARTA NOMOR 1 TAHUN 2000
TENTANG
PETUNJUK PELAKSANAAN AKUISISI NASIONAL ARSIP ORDE BARU DAN KABINET REFORMASI PEMBANGUNAN
PROPINSI DAERAH ISTIMEWA YOGYAKARTA GUBERNUR DAERAH ISTIMEWA YOGYAKARTA
Menimbang a. bahwa dalam rangka kelangsungan kehidupan berbangsa dan bernegara serta menyediakan bahan bukti pertanggungjawaban nasional kepada generasi sekarang dan yang akan datang, perlu dilakukan penyelamatan arsip yang bernilai guna pertanggungjawaban nasional melalui kegiatan akuisisi arsip, khususnya terhadap arsip yang tercipta pada masa Orde Baru dan Kabinet Reformasi Pembangunan;
b. bahwa untuk melaksanakan maksud huruf a diatas, perlu menetapkan Petunjuk Pelaksanaan Akuisisi Nasional Arsip Orde Baru dan Kabinet Reformasi Pembangunan di Propinsi Daerah Istimewa Yogyakarta;
c. bahwa atas dasar pertimbangan tersebut diatas, perlu menetapkan Keputusan Gubernur Daerah Istimewa Yogyakarta tentang Petunjuk Pelaksanaan Akuisisi Nasional Arsip Orde Baru dan Kabinet Reformasi Pembangunan di Propinsi Daerah Istimewa Yogyakarta;
Mengingat 1. Undang-undang Nomor 3 Tahun 1950 tentang Pembentukan Daerah Istimewa Yogyakarta jo. Peraturan Pemerintah Nomor 31 Tahun 1950, sebagaimana telah diubah dan ditambah terakhir dengan Undang-undang Nomor 26 Tahun 1959;
2. Undang-undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan Pokok Kearsipan;
3. Undang-undang Nomor 8 Tahun 1997 tentang Dokumen Perusahaan;
4. Undang-undang Nomor 22 Tahun 1999 tentang Pemerintahan Daerah;
5. Peraturan Pemerintah Nomor 34 Tahun 1979 tentang Penyusutan Arsip;
6. Peraturan Pemerintah Nomor 6 Tahun 1988 tentang Koordinasi Kegiatan Instansi Vertikal di Daerah jo. Instruksi Menteri Dalam Negeri Nomor 18 Tahun 1989;
7. Keputusan Kepala Arsip Nasional RI Nomor 1 Tahun 1999 tentang Pedoman Pelaksanaan Akuisisi Nasional Arsip Orde baru;
Memperhatikan : Surat Menteri Koordinator Pengawasan Pembangunan dan Pendayagunaan Aparatur Negara Tanggal 6 Mei 1999 Nomor 197/MK.WASPAN/5/1999 perihal Akuisisi Nasional Arsip Orde Baru.
MEMUTUSKAN
Menetapkan : KEPUTUSAN GUBERNUR DAERAH ISTIMEWA YOGYAKARTA TENTANG PETUNJUK PELAKSANAAN AKUISISI NASIONAL ARSIP ORDE BARU DAN KABINET REFORMASI PEMBANGUNAN DI PROPINSI DAERAH ISTIMEWA YOGYAKARTA
BAB I
KETENTUAN UMUM Pasal 1 Dalam keputusan ini yang dimaksud dengan :
a. Daerah adalah Propinsi Daerah Istimewa Yogyakarta.
b. Pemerintah Daerah adalah Pemerintah Daerah Istimewa Yogyakarta; c. Gubernur adalah Gubernur Kepala Daerah Istimewa Yogyakarta;
d. Kantor Arsip Daerah adalah Kantor Arsip Daerah Propinsi Daerah Istimewa Yogyakarta;
e. Kepala Kantor Arsip Daerah adalah Kepala Kantor Arsip Daerah Propinsi Daerah Istimewa Yogyakarta;
f. Pemerintah Kabupaten/Kota adalah Pemerintah Kabupaten/Kota se Propinsi Daerah Istimewa Yogyakarta;
g. Arsip adalah :
1. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-lembaga dan Badan-badan Pemerintahan dalam bentuk dan corak apapun baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan;
2. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan-badan Swasta atau Perorangan dalam bentuk dan corak apapun baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kehidupan berbangsa;
h. Akuisisi Nasional Arsip adalah proses perluasan khasanah arsip, Arsip Nasional dengan cara menerima arsip bernilai guna pertanggungjawaban nasional atau arsip statis dari Lembaga-lembaga Negara dan Badan-badan Pemerintahan dan Badan – badan Swasta dan Perorangan ssuai dengan ketentuan perundang-undangan yang berlaku;
i. Tim Akuisisi Nasional Arsip Orde Baru dan Kabinet Reformasi Pembangunan di Daerah yang selanjutnya disebut Tim Akuisisi Arsip adalah Tim Kerja yang secara khusus dibentuk untuk menangani pelaksanaan Akuisisi Nasional Arsip yang tercipta pada kurun 1967-1999;
j. Arsip Dinamis adalah arsip yang masih dipergunakan secara langsung maupun tidak langsung menunjang kegiatan operasional Instansi yang bersangkutan;
k. Arsp Statis adalah arsip yang sudah tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan dan penyelenggaraan kehidupan berbangsa pada umumnya, maupun untuk penyelenggaraan adminstrasi Negara sehari-hari;
l. Nilai Guna Arsip adalah nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan bagi kepentingan pengguna arsip;
m. Daftar Pertelaan Arsip adalah daftar yang berisi susunan teratur butir-butir berkas sesuai dengan seri arsip yang harus disimpan sementara, dimusnahkan atau diserahkan ke Arsip Nasional Wilayah sbagai arsip statis;
n. Dosir adalah berkas arsip yang disusum atas dasar kesamaan urusan atau kegiatan; o. Seri adalah berkas arsip yang disusun atas dasar kesamaan jenis;
p. Rubric adalah berkas arsip yang disusun berdasarkan kesamaan masalah;
q. Jadwal retensi Arsip (JRA) adalah suatu daftar yang sekurang-kurangnya berisi tentang jenis arsip berserta jangka waktu penyimpanannya sesuai dengan nilai kegunaannya dan dipakai sebagai pedoman penyusunan arsip;
r. Lembaga Instansi Pencipta Arsip adalah Lembaga/Instansi Pemerintah Pusat dan Daerah termasuk BUMN dan BUMD, yang memiliki otonomi untuk melaksanakan fngsinya, dalam hal menyelenggarakan administrasi pemerintahan dan pembangunan;
s. Lembaga/Instansi Pemerintah Daerah adalah :
1. Lembaga/Instansi Daerah meliputi Sekretariat Daerah, Sekretariat DPRD, Dinas Daerah, Unit Pelaksana Wilayah, Unit Pelaksana Daerah, dan BUMD di lingkungan Pemerintah Propinsi Daerah Istimewa Yogyakarta;
2. Lembaga/Instansi Pemerintah Kabupaten/Pemerintah Kota meliputi Sekretariat Daerah, Sekretariat DPRD, Pembantu Bupati/Walikota, Dinas Daerah, Kecamatan, Unit Pelaksana Wilayah, Unit Pelaksana daerah, Kelurahan/Desa BUMD di lingkungan Pemerintah Kabupaten/Kota di Propinsi Daerah Istimewa Yogyakarta.
t. Lembaga/Instansi Vertikal di Darah adalah :
1. Tingkat Propinsi meliputi Kantor Wilayah Departemen, Kantor Non Wilayah Departemen, Kantor Wilayah Direktorat Jenderal, Perguruan Tinggi dan Badan-badan Usaha Milik Negara di lingkungan Pemerintah Propinsi Daerah Istimewa Yogyakarta;
2. Tingkat Pemerintah Kabupaten.Kota meliputi Kantor Departemen, Kantor Non Departemen, Unit Pelaksana Teknis, dan Badan-badan Usaha Milik Negara di Lingkungan Pemerintah Propinsi Daerah Istimewa Yogyakarta.
BAB II
MAKSUD DAN TUJUAN Pasal 2
Maksud dan tujuan disusunnya petunjuk pelaksanaan ini adalah untuk :
a. Memberikan kesamaan pandang tentang Akuisisi Nasional Arsip Orde Baru dan cabinet Reformasi Pembangunan di Propinsi Daerah Istimewa Yogyakarta.
b. Sebagai bahan bukti pertanggungjawaban nasional kepada generasi sekarang dan akan datang.
Pasal 3
Tujuan disusunnya Petunjuk Pelaksanaan Akuisisi Nasional Arsip Orde Baru dan Kabinet Reformasi Pembangunan di Propinsi Daerah Istimewa Yogyakarta adalah sebagai pedoman/acuan dalam melaksanakan penyelamatan arsip yang bernilai guna pertanggungjawaban nasional untuk disimpan dan dilestarikan sebagai arsip statis yang dapat dipergunakan untuk informasi generasi ynag sekarang dan yang akan datang, serta meningkatkan efisiensi dan kualitas akuntabilitas operasiona instansi.
BAB III
CAKUPAN AKUISISI NASIONAL ARSIP DI DAERAH Pasal 4
(1). Dari segi materi akuisisi, pada dasarnya meliputi seluruh arsip Orde Baru, yang tercipta pada kurun waktu 1967-1998 dan arsip Kabinet Reformasi Pembangunan yang tercipta pada kurun waktu 1998-1999
(2). Batas waktu tersebut ayat (1) pasal ini bersifat fleksibel karena informasi dalam arsip merupakan rangkaian kegiatan berkesinambungan. Sehingga tidak menutup kemungkinan arsip yang terakuisisi berasal dari kurun waktu sebelum tahun 1967 dan sesudah 1999.
Pasal 5
Dari sisi lembaganya, akuisisi arsip mencakup arsip dari semua satuan-satuan kerja di Instansi Pemerintah Propinsi dan Pemerintah Kabupaten.Kota, BUMN dan BUMD sebagai konsekuensi dari pembentukan cabinet pada masa Orde Baru dan Kabinet Reformasi Pembangunan dengan segala perubannya, bail di daerah Propinsi maupun di Daerak Kabupaten/Kota.
Pasal 6
Dari segi nilai gunanya mencakup arsip-arsip yang mempunyai nilai guna pertanggungjawaban nasional. Untuk memperoleh gambaran arsip yang tidak mempunyai nilai guna pertanggungjawaban nasional dan arsip yang mempunyai nilai guna pertanggungjawaban nasional secara garis besar diberdakan sebagai berikut : a. Arsip yang tidak mempunyai nilai guna pertanggungjawaban nasional antara lain
dapat berupa :
1. Arsip Surat Pengantar;
2. arsip-arsip Surat Perintah Perjalanan yang tidak berhubungan dengan suatu peristiwa;
3. Arsip radiogram; 4. Arsip undangan;
5. Arsip Surat Edaran yang bersifat sementara;
6. Arsip-arsip statis laporan yang sudah selesai dikerjakan; 7. Arsip-arsip surat usulan yang sudah dipenuhi;
8. brosur-brosur yang tidak mempuyai hubungan langsung dengan aktivitas Lembaga/Oraganisasi/Badan/Instansi;
9. Brosur-brosur yang tidak berisikan bahan-bahan telaah staf; 10. Arsip surat peringatan untuk penyelesaian suatu pekerjaan;
11. Arsip-arsip lain yang tidak mempunyai hubungan biografi seseorang pegawai/pejabat organisasi/instansi;
b. Arsip yang mempunyai nilai guna pertanggungjawaban nasional antara lain dapat berupa :
1. Arsip yang berisikan pembentukan lembaga/organisasi dan tata kerjanya;
2. Arsip-arsip yang berisikan kebijakan/petunjuk baik secara langsung maupun tidak langsung;
3. Arsip-arsip yang berisikan transaksi/kontrak perjanjian yang berhubungan dengan Instansi bersangkutan ynag mempunyai akibat yuridis, umum dan berlaku terus-menerus;
4. Usaha-usaha Instansi yang terus berhubungan dengan lapangan ideology, Politik, Ekonomi Sosial dan Budaya;
5. Arsip-arsip yang berisikan ketetapan berkaitan dengan hukum personil, pengusutan suatu persoalan kejahatan;
6. Arsip-arsip yang berisikan perencanaan dan program pelaksanaan pemerintahan;
7. Arsip-arsip tokoh nasional; 8. Arsip-arsip tentang peristiwa;
BAB IV SURVEI ARSIP
Pasal 7
(1). Kegiatan yang dilaksanakan dalam survey arsip adalah penjajagan/pendataan untuk mengumpulkan data arsip pada unit/satuan kerja di lingkungannya tentang volume, kondisi fifik, kurun waktu, substansi informasi arsip dan lain-lain;
(2). Hasil penjajagan/pendataan tersebut ayat (1) dituangkan dalam Daftar Ikhtisar Arsip Model PA.
BAB V
PENYUSUNAN RENCANA KEGIATAN AKUISISI NASIONAL ARSIP DI DAERAH
Pasal 8
(1). Tim Akuisisi menyusun rencana kegiatan termasuk kebutuhan sarana dan prasarana, Sumber Daya Manusia (SDM), biaya dan lain-lain;
(2). Kegiatan Persiapan akuisisi nasional arsip Tingkat Kabupaten/Kota dan Tingkat Propinsi harus selesai pada tahun anggaran 2000 dan seluruh kegiatan akuisisi nasional arsip Orde Baru dan Kabinet Reformasi Pembangunan dapat diselesaikan pada akhir tahun anggaran 2002;
(3). Jadwal kegiatan dituangkan ke dalam format model JK. BAB VI
SOSIALISASI DAN DIKLAT AKUISISI NASIONAL ARSIP DI DAERAH
Pasal 9
(1). Untuk menyatukan pemahaman tentang pelaksanaan akuisisi nasional arsip di daerah diperlukan adanya kegiatan sosialisasi meliputi :
a. Apresiasi Akuisisi Nasional Arsip di Daerah ditujukan kepada pimpinan lembaga/instansi pengambil keputusan di bidang kearsipan dan para penaggungjawab Unit kearsipan di masing-masing Lembaga/Instansi;
b. Rapat-rapat koordinasi diselenggarakan oleh masing-masing Tim Akuisisi Arsip sesuai kebutuhan dalam tahapan akuisisi nasional arsip;
(2). Disamping sosialisasi akuisisi nasional arsip di Propinsi perlu diselenggarakan diklat teknis akuisisi nasional arsip orde baru dan cabinet reformasi pembangunan di Propinsi Daerah Istimewa Yogyakarta sebagai berikut :
a. Diklat Teknis Akuisisi Nasional Arsip untuk Jajaran Pemerintah Propinsi diselenggarakan oleh Dilkat Propinsi Daerah Istimewa Yogyakarta bekerja sama dengan Kantor Arsip Daerah Propinsi Daerah Istimewa Yogyakarta dan Arsip Nasional RI Wilayah Propinsi Jawa Tengah;
b. Diklat Teknis Akuisisi Nasional Arsip bagi Lembaga/Instansi Vertikal di Propinsi Daerah Istimewa Yogyakarta, penyelenggaraannya dibawah koordinasi Arsip Nasional RI Wilayah Propinsi Jawa Tengah;
c. Diklat Teknis Akuisisi Nasional Arsip bagi jajaran Pemerintah Kabupaten/Kota diselenggarakan oleh masing-masing Pemerintah Kabupaten/Kota.
Pasal 10
(1). Peserta diklat diutamakan untuk calon anggota tim akuisisi arsip yang ada di masing-masing instansi dan apabila dimungkunkan dapat pula mengikutsertakan arsiparis atau tenaga kearsipan lain;
(2). Untuk pengendalian penyelenggaraan diklat, kurikulum dan materi diklat ditetapkan secara nasional oleh Arsip Nasional RI;
(3). Tenaga pengajar/instruktur adalah tenaga pengajar yang telah mengikuti Diklat TOT Teknis Akuisisi Nasional Arsip atau pejabat/petugas lain yang berpengalaman bekerja di bidang lembaga kearsipan serta mampu menjadi pengajar.
BAB VII BIMBINGAN TEKNIS
Pasal 11
(1). Untuk meningkatkan kemampuan dan ketrampilan Sumber Daya Manusia yang bertugas dalam pelaksanaan Akuisisi Nasional Arsip, diselenggarakan Bimbingan Teknis Akuisisi Nasional Arsip di Tingkat Pemerintah Propinsi dan Pemerintah Kabupaten/Kota;
(2). Masing-masing Lebaga/Instansi Pemerintah Propinsi dan Pemerintah Kabuapten/Kota mengirimkan tenaga pengelola kearsipan untuk mengikuti kegiatan dimaksud;
(3). Untuk kelancaran penyelenggaraan bimbingan dimaksud ayat (1) pasal ini, Kantor Arsip Daerah Propinsi Daerah Istimewa Yogyakarta mempunyai tugas untuk menyiapkan materi dan kurikulum;
(4). Pembimbing/instruktur ketrampilan kearsipan adalah fungsional arsiparis dan tenaga lain yang memiliki wawasan di bidang kearsipan.
BAB VIII
TEKNIS AKUISISI NASIONAL ARSIP DI DAERAH Bagian Pertama
Penataan/Penilaian Arsip Pasal 12
(1). Pelaksanaan penataan arsip melalui kegiatan seleksi arsip atau penyortiran/penilaian, pemberkasan dan pendiskripsian/pemerian berkas dalam kartu/fisis berdasarkan JRA (bagi instansi yang telah mempunyai JRA), penataan kartu fisis untuk pemberian nomor sementara dan definitif, memasukkan fisik arsip ke dalam boks arsip sesuai nomor definitif, pembuatan Daftar Pertelaan Arsip sesuai nomor definitif dan penempatan boks ke dalam arsip;
(2). Untuk lembaga/instansi Pemerintah Propinsi Daerah Istimewa Yogyakarta berlaku Jadwal Retensi Arsip (JRA) yang telah ditetapkan dengan Surat Keputusan Gubernur Daerah Istimewa Yogyakarta tanggal 2 Maret 1995 Nomor 57/KPTS/1995; (3). Bagi Lembaga/Instansi Pemerintah Kabupaten/Kota berlaku Jadwal Retensi Arsip
(JRA) yang telah ditetapkan dengan Surat Keputusan Buapti/Walkota masing-masing;
(4). Bagi Lembaga/Instansi Vertikal di daerah berlaku Jadwal Retensi Arsip (JRA) yang telah ditetapkan dengan Surat Keputusan Pimpinan Departemen/Lembaga Non Departemen yang bersangkutan;
(5). Bagi Lembaga/Instansi yang belum memiliki Jadwal Retensi Arsip (JRA) dilakukan langkah-langkah sesuai dengan Surat Edaran Kepala Arsip Nasional RI tanggal 5 Agustus 1981 Nomor SE/01/1981 tentang Penanganan Arsip Inaktif sebagai Pelaksanaan Ketentuan Peralihan Peraturan Pemerintah tentang Penyusutan Arsip dengan penjelasan sebagai berikut :
a. Mengelompokkan naskah/berkas yang memiliki keterkaitan substansi informasi, fungsi dan atau jenis fisik ke dalam satu unit organisasi.
b. Pendeskipsian arsip yang merupakan kegiatan pemilahan/pemerian setiap kelompok arsip yang memiliki kesamaan jenis (seri), kesamaan masalah (rubrik) serta kesamaan kegiatan/urusan (dosir) ke dalam fisis.
c. Melakukan penilaian substansi informasi setiap arsip, apakah hanya memiliki nilai guna primer/dinamis atau nilai guna sekunder/statis.
d. Melakukan penilaian aspek fisik setiap arsip utnuk melihat informasinya masih dapat dikenali atau tidak sebagai satu kesatuan informasi. Dalam hal ini informasi tidak dapat dikenali lagi sebagai satu kesatuan informasi,maka arsip tersebut dimasukkan ke dalam daftar arsip yang akan dimusnahkan.
e. Hasil penilaian adalah :
1. Arsip yang tidak bernilai guna dapat dimusnahkan.
2. Arsip dinamis bernilai guna primer disimpan di instansi yang bersangkutan. 3. Arsip statis (bernilai guna sekunder) diserahkan ke Arsip Nasional Republik
Indonesia Wilayah Propinsi Jawa Tengah. Bagian Kedua
Penyusutan Pasal 13
Penyusutan arsip dapat dilaksanakan dengan 3 (tiga) cara yaitu pemindahan, pemusnahan dan penyerahan arsip, yakni :
a. Pelaksanaan kegiatan pemindahan arsip dilakukan sesuai dengan ketentuan dalam Peraturan Pemerintah Nomor 34 Tahun 1979 tentang Penyusutan Arsip. b. Arsip yang telah habis masa retensi aktifnya, dari Unit Pengolah dipindahkan ke
Unit Kearsipan pada Instansi yang bersangkutan.
c. Arsip yang telah habis masa retensi aktifnya namun mempunyai nilai sekunder dari Unit Kearsipan Lembaga/Instansi Vertikal/BUMN diserahkan ke Arsip Nasional Republik Indonesia Wilayah Propinsi Jawa Tengah. Untuk Unit Kearsipan Pemerintah Propinsi, Pemerintah Kabupaten/Kota dan Badan Usaha Milik Daerah se Propinsi Daerah Istimewa Yogyakarta dipindahkan ke Kantor Arsip Daerah Propinsi Daerah Istimewa Yogyakarta.
d. Setiap kegiatan pemindahan arsip harus disertai dengan Daftar Pertelaan Arsip (DPA) beserta Berita Acara penyerahan/pemindahan arsip dibuat rangkap 2 (dua) bermaterai cukup.
(2). Pemusnahan arsip dilakukan sebagai berikut :
a. Arsip yang tidak bernilai guna di Instansi bersangkutan dapat segera dimusnahkan sesuai ketentuan Jadwal Retensi Arsip (JRA).
b. Khusus untuk arsip keuangan dan kepegawaian dilakukan sebagai berikut : 1. Bagi Instansi yang sudal memiliki Jadwal Retensi Arsip (JRA) pemusnahan
dilaksanakan sesuai dengan prosedur JRA.
2. Bagi Instansi yang belum memiliki JRA di bidang keuangan pemusnahan dilaksanakan sesuai dengan Surat Edaran Ketua BEPEKA tanggal 6 November 1971 Nomor 1.1263/ED/11/1971 jo Surat Edaran Ketua BEPEKA tanggal 31 April 1974 Nomor 321/5/4/1974 tentang Pemusnahan Dokumen-dokumen Tata Usaha Keuangan Negara.
3. Bagi Instansi yang belum memiliki JRA di bidang kepegawaian pemusnahan dilaksanakan sesuai dengan Surat Edaran Kepala Arsip Nasional tanggal 5 Agustus 1981 Nomor SE/01/1981 tentang Penanganan Arsip Inaktif sebagai Pelaksanaan Ketentuan Peralihan Peraturan Pemerintah tentang Penyusutan Arsip.
(3). Penyerahan Arsip Statis ke Arsip Nasional RI Wilayah Propinsi Jawa Tengah ditetapakan sebagai berikut :
a. Penyerahan Arsip Statis dari Lembaga/Instansi Vertikal dan BUMN diserahkan ke Arsip Nasional RI Wilayah Propinsi Jawa Tengah, sedangkan untuk penyerahan arsip statis dari Lembaga/Instansi Pemerintah Propinsi dan Pemerintah Kabupaten/Kotamadya serta BUMD dilakukan melalui Kantor Arsip Daerah Propinsi Daerah Istimewa Yogyakarta yang selanjutnya diserahkan ke Arsip Nasional RI Wilayah Jawa Tengah.
b. Sebelum penyerahan arsip statis harus menyerahkan Daftar Pertelaan Arsip (DPA) Statis ke Arsip Nasional RI Wilayah Propinsi Jawa Tengah untuk dilakukan penilaian terhadap data informasi arsipnya.
c. Penyerahan dilaksanakan dengan Berita Acara Serah Terima Arsip dan disertai Daftar Pertelaan Arsip.
d. Materi berita acara dikoordinasikan dengan Arsip Nasional RI Wilayah Propinsi Jawa Tengah dibuat rangkap 3 (tiga) dan bermaterai cukup.
BAB IX BIAYA Pasal 14
Segala biaya yang timbul sebagai akibat dikeluakannya Keputusan ini dibebankan kepada masing-masing Lembaga/Instansi yang bersangkutan.
BAB X
PEMANTAUAN DAN PELAPORAN Pasal 15
(1). Pemantapan pelaksanaan akuisisi nasional kearsipan dilakukan oleh Tim Akuisisi Pemerintah Propinsi Daerah Istimewa Yogyakarta secara berkala melalui rapat koordinasi, peninjauan lapangan dan cara lain yang lebih efisien.
(2). Ketentuan tersebut ayat (1) pasal ini berlaku bagi Tim Akuisisi Arsip Pemerintah Kabupaten/Kota, dalam hal pemantauan terhadap penyelenggaraan Akuisisi Nasional Arsip pada Lembaga/Instansi Pemerintah kabupaten/kota.
Pasal 16
(1). Tim Akuisisi Arsip Lembaga/Instansi Vertikal dan BUMN melaporkan kepada Tim Akuisisi Arsip Nasional melalui Arsip Nasional RI Wilayah Propinsi Jawa Tengah, yang mencakup kegitan Tim Akuisisi Arsip Lembaga/Instansi Vertikal dan BUMN
yang berada di Daerah Propinsi maupun Daerah Kabupaten/Daerah Kota dengan formulir model LP-1 dan LP-2.
(2). Tim Akuisisi Arsip Lembaga/Instansi dan BUMN di jajaran Pemerintah Propinsi Daerah Istimewa Yogyakarta melaporkan kepada Tim Akuisisi Arsip Propinsi Daerah Istimewa Yogyakarta melalui Kantor Arsip Daerah Propinsi Daerah Istimewa Yogyakarta dengan formulir model LP-1 dan LP-2.
(3). Tim Akuisisi Arsip Pemrintah Kabupaten/Kota melaporkan kepada Tim Akuisisi Arsip Propinsi melalui Kantor Arsip Daerah Propinsi Daerah Istimewa Yogyakarta yang mencakup laporan kegiatan akuisisi arsip Lembaga/Instansi dan BUMD di Pemerintah Kabupaten/Kota dengan formulir model LP-3.
(4). Laporan dikirim setiap akhir bulan pada triwulan yang bersangkutan. BAB XI
KETENTUAN LAIN-LAIN Pasal 17
Agar Akuisisi Nasional Arsip di Daerah dapat terselenggara secara berdaya guna dan berhasil guna, dibentuk Tim Kerja sebagai berikut :
a. Tim Akuisisi Nasional Tingkat Propinsi :
1. Dibentuk dengan Surat Keputusan Gubernur.
2. Susunan Tim terdiri dari Pembina, Penasehat, Ketua, Sekretaris dan Anggota. 3. Tugas Tim antara lain mempersiapkan, mendata, mengkoordinasikan,
membimbing dan mengawasi pelaksanaan akuisisi arsip nasional, serta menyerahkan arsip statis yang bernilai guna pertanggungjawaban nasional kepada Arsip Nasional RI Wilayah Propinsi Jawa Tengah.
b. Tim Akuisisi Arsip Tingkat Pemerintah Kabupaten/Kota :
1. Dibentuk dengan Surat Keputusan Bupati/Walikota yang bersangkutan. 2. Susunan Tim terdiri dari Pembina, Penasehat, Ketua, Sekretaris dan Anggota. 3. Tugas Tim antara lain mempersiapkan, mendata, mengkoordinasikan,
membimbing dan mengawasi pelaksanaan akuisisi arsip nasional, serta memindahkan arsip dinamis inaktif yang bernilai guna pertanggungjawaban nasional kepada Tim Akuisisi Arsip Tingkat Propinsi Cq. Kantor Arsip Daerah Propinsi Daerah Istimewa Yogyakarta.
c. Tim Akuisisi Arsip pada Lembaga/Instansi/BUMD di lingkungan Pemerintah Propinsi Daerah Istimewa Yogyakarta :
1. Dibentuk dengan Surat Keputusan Pimpinan Dinas/Instansi yang bersangkutan. 2. Susunan Tim terdiri dari Pembina, Penasehat, Ketua, Sekretaris dan Anggota. 3. Tugas Tim antara lain mendata, menyeleksi/meneliti, menata, memusnahkan
serta memindahkan arsip-arsip dinamis inaktif dan statis kepada Tim Akuisisi Arsip Tingkat Propinsi Cq. Kantor Arsip Daerah Propinsi Daerah Istimewa Yogyakarta.
d. Tim Akuisisi Arsip pada Lembaga/Instansi di lingkungan Pemerintah Kabupaten/Kota:
1. Dibentuk dengan Surat Keputusan Pimpinan Lembaga/Instansi yang bersangkutan.
2. Susunan Tim terdiri dari Pembina, Penasehat, Ketua, Sekretaris dan Anggota. 3. Tugas Tim antara lain mendata, menyeleksi/meneliti, menata, memusnahkan
serta memindahkan arsip-arsip dinamis inaktif dan statis kepada Tim Akuisisi Arsip Tingkat Pemerintah Kabupaten/Kota Cq. Kantor Arsip Daerah/Bagian Umum Sekretariat Daerah Kabupaten/Kota yang bersangkutan.
e. Tim Akuisisi Arsip pada Lembaga/Instansi Vertikal/BUMN :
1. Dibentuk dengan Surat Keputusan Pimpinan Lembaga/Instansi yang bersangkutan.
2. Susunan Tim terdiri dari Pembina, Penasehat, Ketua, Sekretaris dan Anggota. 3. Tugas Tim antara lain mendata, menyeleksi/meneliti, menata, memusnahkan
serta menyerahkan arsip statis yang bernilai guna pertanggungjawaban nasional kepada Tim Akuisisi Arsip Tingkat Propinsi Cq. Arsip Nasional RI Wilayah Propinsi Jawa Tengah.
BAB XII PENUTUP
Pasal 18
Hal-hal yang belum diatur dalam petunjuk pelaksanaan ini, sepanjang menyangkut pelaksanaan teknis akan diatur lebih lanjut.
Pasal 19 Keputusan ini mulai berlaku pada tanggal ditetapkan.
Ditetapkan di Yogyakarta pada tanggal 4 Januari 2000
GUBERNUR
DAERAH ISTIMEWA YOGYAKARTA, ttd
HAMENGKU BUWONO X
Salinan Keputusan ini disampaikan kepada Yth : 1. Menteri Dalam Negeri di Jakarta;
2. Menteri Negara Urusan Otonomi Daerah di Jakarta;
3. Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara di Jakarta; 4. Kepala Arsip Nasional RI di Jakarta;
5. Pimpinan DPRD Propinsi DIY; 6. Bupati/Walikota se Propinsi DIY;
7. Kepala Kantor Wilayah Departemen/Instansi Vertikal/Perguruan Tinggi dan Pimpinan BUMN se Propinsi DIY;
8. Kepala Inspektorat / Badan / Direktorat / Dinas / Kantor / Biro / BUMD / Instansi di Lingkungan Pemerintah Propinsi DIY;
