BAB 3
ANALISIS SISTEM YANG SEDANG BERJALAN 3.1. Gambaran Umum Perusahaan
Gambaran umum perusahaan akan menjelaskan tentang latar belakang perusahaan, visi dan misi perusahaan, produk dan jasa yang diperjualkan, struktur organisasi perusahaan, serta uraian tugas dan tanggung jawab dari struktur organisasi.
3.1.1. Profil Perusahaan
PT. Prasetia Dwidharma berdiri pada tanggal 8 Agustus 2008. Bergerak dibidang jasa industri infrastruktur dan telekomunikasi. Walaupun tergolong perusahaan yang baru berdiri, perusahaan yang berlokasi di Komplek Cempaka Mas, Jakarta Pusat sudah mampu masuk ke dalam persaingan dalam bisnis konstruksi. Sejak awal berdiri sampai akhir desember 2009, PT. Prasetia Dwidharma sudah menangani lebih dari 250 project yang dibagi menjadi 3 tipe project yaitu new site, co-location site, dan maintenance site. Pada bulan april tahun 2009, PT. Prasetia Dwidharma mulai mengerjakan site acquisition.
3.1.2. Visi dan Misi Perusahaan
Visi perusahaan adalah “Menjadi Perusahaan Terkemuka dan Terpercaya dalam Bidang Kontraktor dan Telekomunikasi di Indonesia”.
Sedangkan misi perusahaan adalah “Meningkatkan Quality, Cost & Delivery (QCD) dengan tujuan memberikan pelayanan terbaik dan menjadi mitra usaha yang baik kepada customer”.
3.1.3. Strategi Bisnis Perusahaan
Sebagai sebuah perusahaan yang ingin mengembangkan bisnisnya. PT Presetia Dwidharma memiliki strategi bisnis yang harus dicapai. Berikut ini strategi bisnis dari PT. Prasetia Dwidharma:
1. Melakukan Transparansi Progress on Site dengan customer. 2. Membangun sistem informasi untuk meningkatkan proses bisnis. 3.1.4. Kebijakan Mutu dan Motto Perusahaan
PT. Prasetia Dwidharma memiliki suatu kebijakan dan motto yang digunakan untuk kemajuan perusahaannya. Hal tersebut dapat memancarkan karakter perusahaan dan memberikan arah untuk memberikan jasa yang terpercaya untuk kepuasan pelanggannya.
1. Kebijakan Mutu
PT. Prasetia Dwidharma menyebutnya dengan istilah “The Prasetia Way”
a. Quality Is Our Priority
Kualitas merupakan salah satu kata yang dijaga agar selalu melekat pada PT. Prasetia Dwidharma, baik dalam hasil pekerjaan pembangunan sampai dengan jasa pelayanan terhadap customer, warga dan pemerintah setempat. b. Our Focus Is Technology
PT. Prasetia Dwidharma sangat menyadari betul bahwa kualitas yang baik tidak terlepas dari teknologi yang digunakan, maka dalam setiap proses bisnisnya PT. Prasetia Dwidharma selalu berusaha untuk menerapkan teknologi agar dapat mencapai kualitas pekerjaan yang diharapkan.
c. We Connect Everyone
Melalui pembangunan tower yang memfasilitasi berbagai operator selular maka PT. Prasetia Dwidharma ikut turut serta untuk mengembangkan penyebaran informasi di Indonesia.
2. Motto perusahaan adalah “Quality, quality, and quality”.
3.1.5. Jasa yang Dihasilkan dan Customer PT. Prasetia Dwidharma
PT. Prasetia Dwidharma memiliki fokus usaha pada jasa konstruksi Base Transceiver Station mulai dari perencanaan, konstruksi, mekanikal, dan elektrikal yang terdiri dari :
1. Konstruksi Base Transceiver Station Tower.
2. Pekerjaan Co-location Base Transceiver Station Tower. 3. Site Acquisition (SITAC).
4. Perbaikan dan Maintenance. 5. Instalasi radio
PT. Prasetia Dwidharma sampai saat ini hanya mempunyai satu customer yaitu PT. Solusindo Kreasi Pratama yang biasa dikenal dengan nama Indonesia Tower.
3.1.6. Struktur Organisasi PT. Prasetia Dwidharma
Setiap perusahaan dalam menjalankan kegiatan bisnisnya membutuhkan suatu struktur organisasi untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Untuk mencapai tujuan tersebut pada umumnya sebuah perusahaan mempunyai struktur organisasi yaitu sebuah kerangka hierarki yang terdiri dari bermacam-macam fungsi menurut pola tertentu yang menyatakan adanya hubungan wewenang dan tanggungjawab antar bagian –bagian yang
terdapat dalam perusahaan. Untuk menjalin kerjasama yang baik antar bagian dalam perusahaan perlu diketahui dengan jelas tugas dan tanggungjawab dari masing-masing bagian. Dengan struktur organisasi yang baik tentunya akan mendukung kegiatan bisnis perusahaan agar dapat berjalan sesuai dengan yang diharapkan karena masing-masing bagian dapat dimintai pertanggungjawaban atas pelaksanaan kegiatannya sesuai dengan wewenang yang diberikan.
Direktur Utama Direktur Marketing Direktur Operational Konselor Technical Advisor External & Govermment Relation Internal Audit HR & GA Construction Accounting Engineering Logistic
Radio Instalation & Maintenance
Finance Direktur
Administration & Finance
Drawing & Design CME Budget Control PLN Accounting Administrasi /Kasir Tax Customer Relation General Affairs Project Officer Human Resources QC Sitac Staff PDCA Staff IT Staff Purchasing Aset
3.1.7. Uraian Tugas dan Tanggung Jawab
Berikut adalah uraian tugas dan tanggungjawab setiap bagian pada PT. Prasetia Dwidharma:
• Direktur Utama
Bertanggung jawab untuk menjaga roda bisnis perusahaan agar terus berjalan dan tetap menghasilkan keuntungan. Merancang strategi bisnis agar perusahaan dapat berkompetitisi dengan para kompetitor dan mengambil keputusan yang krusial untuk masa depan perusahaan.
• Direktur Marketing
Bertanggungjawab untuk mendapatkan order. Melakukan pendekatan dengan kandidat pelanggan agar dapat menggunakan jasa perusahaan.
• Direktur Keuangan
Bertanggungjawab terhadap pengelolaan kas perusahaan mulai dari pengeluaran biaya sampai pemasukan.
• Direktur Operasional
Bertanggungjawab untuk mengkoordinasikan segala kegiatan bisnis agar berjalan sesuai dengan perencanaan.
• Konselor
Sebagai tempat diskusi bagi para karyawan khususnya dalam masalah yang dihadapi didalam perusahaan dan masalah diluar perusahaan secara umumnya. • Technical Advisor
Bertanggungjawab untuk memberikan masukan kepada bagian operasional tentang bagaimana proses perencanaan pembangunan tower sampai tower itu dapat
digunakan. Mempunyai otoritas untuk mengkritik direksi apabila terjadi kekeliruan secara teknis dalam mengelola pengerjaan tower.
• External and Government Relation
Mempunyai tanggungjawab dalam proses bisnis yang berhubungan dengan pemerintah setempat dan juga warga yang ada disekitar project. Agar tidak terjadi masalah pada saat pengerjaan tower.
• Internal Audit
Bertanggungjawab penuh terhadap seluruh kegiatan bisnis perusahaan agar berjalan sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan. Mempunyai otoritas untuk mengkritisi sampai ke jajaran direksi.
• Staff Information Technology
Bertanggungjawab terhadap dukungan sistem dan teknologi informasi pada kegiatan bisnis perusahaan.
• Staff Purchasing
Bertanggungjawab terhadap semua proses pembelian baik itu material untuk konstruksi tower, asset tetap, alat tulis kantor, dll. Key Performance Indicator untuk staff ini adalah mendapatkan barang dengan harga serendah mungkin dengan kualitas barang yang sesuai standar.
3.2. Tahapan Analisis Lingkungan Internal dan Eksternal Bisnis 3.2.1. Analisis Lingkungan Internal Bisnis
Analisis terhadap lingkungan internal bisnis perusahaan mencakup analisis terhadap Value Chain Service Business (Value Shop), analisis SWOT (Strength,
Weakness, Opportunity, Threat), analisis BSC (Balanced Scorecard), analisis CSF (Critical Success Factor) dan KPI (Key Performance Indicator).
3.2.1.1. Analisis Value Chain Service Business (Value Shop)
Berdasarkan analisis value chain service business menurut Porter terbagi atas 2 jenis aktivitas yaitu:
1. Aktivitas Primer, yang terdiri dari: a. Business Acquisition
Dalam kegiatan ini perusahaan merumuskan kebutuhan dan keinginan dari pelanggan dengan data dan informasi yang diperoleh dari pelanggan.
Misalnya:
• Permintaan akan jasa.
• Kontrak pembangunan tower baru. • Kontrak pekerjaan co-location tower. • Kontrak pekerjaan maintenance tower. b. Problem Specification
Dalam kegiatan ini perusahaan merumuskan masalah-masalah apa saja yang bisa terjadi dalam memenuhi kebutuhan pelanggan. Dan melihat apakah masalah-masalah dapat diatasi atau tidak.
Misalnya :
• Penentuan tarif jasa.
• Pengurusan izin mendirikan bangunan tower. • Penentuan kontrak untuk pembangunan tower baru. • Penentuan kontrak untuk pekerjaan co-location tower. • Penentuan kontrak untuk pekerjaan maintenance tower. • Penentuan jadwal kerja proyek.
c. Knowledge Application
Dalam kegiatan ini perusahaan merumuskan masalah-masalah apa saja yang sedang dihadapi perusahaan yang belum dapat diselesaikan, kemudian mencari solusinya dengan memperbaharui sistem knowledge application yang sedang berjalan dan mengembangkan pemasaran dengan menggunakan teknologi informasi yang sesuai dengan kebutuhan.
Contoh data yang dapat dipakai untuk Knowledge Application: • Daftar pemasok
• Profil pelanggan • Progress on site d. Allocation of Resources
Dalam kegiatan ini perusahaan melakukan analisa 5M (Man, Money, Material, Machine, Method) dan informasi. Analisis ini dilakukan untuk mengetahui kemampuan perusahaan dalam menerapkan strategi yang baru. Perusahaan dapat menggunakan dana dari kas perusahaan untuk pengembangan sistem.
PT. Prasetia Dwidharma memiliki sumber daya manusia yang kompeten dalam bidangnya masing-masing. Setiap bagian memiliki tugas dan tanggungjawabnya masing-masing. Pemanfaatan IT dalam perusahaan masih dalam ruang lingkup operasional. Untuk itu jika diterapkan strategi sistem dan teknologi informasi baru, para pengguna akan mudah dalam beradaptasi. Pengembangan strategi sistem dan teknologi informasi sudah didukung dengan ketersediaan staff IT pada perusahaan.
Dalam pengembangan bisnisnya, PT. Prasetia Dwidharma selama ini memperoleh sumber dana dari pemilik perusahaan dan peminjaman dari instansi keuangan. Untuk mendapat kepercayaan dari instansi keuangan dan mendapatkan investasi atau dana kemitraan, maka perusahaan harus meningkatkan jasa pelayanannya serta membina hubungan yang baik dengan pelanggan maupun mitra usahanya.
Pengadaan material, Material yang dimaksud adalah bahan-bahan yang didapat dari supplier sebagai bahan baku untuk memenuhi kebutuhan konstruksi bangunan pada setiap site.
Berikutnya adalah pengadaan alat alat yang dibutuhkan PT. Prasetia Dwidharma dalam menjalankan proses bisnisnya. diantaranya berupa genset, komputer, printer dan lainnya
e. Marketing The Capability
Kegiatan perusahaan dalam memperkenalkan jasa-jasa baru dari perusahaan kepada pelanggannya. Perusahaan harus mensosialisasikan keunggulan yang dimilikinya dalam rangka memenuhi kebutuhan pelanggannya, sehingga pelanggan tetap percaya untuk terus menggunakan jasa yang diberikan oleh perusahaan.
f. Configure Solution
Kegiatan perusahaan dalam membuat perencanaan untuk mengimplementasikan solusi yang dihasilkan, menentukan prioritas yang akan dilakukan, siapa yang akan bertanggungjawab dan waktu pengimplementasian.
• Prosedur dan standar dalam melaksanakan pekerjaan tower. • Rancangan gambar tower.
• Perencanaan pekerjaan tower. g. Execute Solution
Pada tahap ini perusahaan mulai mengaplikasikan solusi kepada para pelanggannya, tetapi kegiatan value chain service business tidak berhenti sampai disini. Perusahaan harus tetap mencari tahu apakah solusi yang dihasilkan sudah cukup memuaskan kebutuhan pelanggan dan memenuhi standar yang diinginkan oleh pelanggan.
• Proses akuisisi lahan. • Mobilisasi material.
• Pekerjaan konstruksi tower. • Evaluasi pekerjaan dilapangan. • Pekerjaan co-location tower. • Maintenance tower.
2. Aktivitas Pendukung, yang terdiri dari: a. Technology
Teknologi yang digunakan oleh PT. Prasetia Dwidharma meliputi penerapan teknologi terkomputerisasi pendukung support seperti e-HRIS (Sistem Absensi), FINA (Accounting).
Pengaturan sumber daya manusia pada PT. Prasetia Dwidharma yang meliputi perekrutan, pelatihan, peningkatan kualitas sumber daya manusia, penggajian, kehadiran (absensi).
c. Infrastucture
Infrastruktur merupakan sarana dan prasarana yang diperlukan oleh perusahaan untuk menunjang kegiatan bisnis seperti gedung, daya listrik, transportasi, alat tulis kantor
d. Administration
Kegiatan yang berhubungan dengan pembelian, penagihan, dan keuangan yang meliputi proses pembuatan bukti proses-proses transaksi, pembuatan laporan-laporan yang berhubungan dengan perusahaan, customer, dan keuangan.
3.2.1.2. Analisis SWOT
Merupakan analisis yang terdiri dari kekuatan (strength), kelemahan (weakness), peluang (opportunity), serta ancaman (threats). Berikut merupakan hasil analisis SWOT dari PT. Prasetia Dwidharma:
3.2.1.2.1. Faktor Strategi Internal a. Strength
• Dukungan financial yang kuat.
• Jasa pembangunan tower yang cepat dan berkualitas sesuai dengan standard pembangunan tower.
• Mayoritas SDM berada pada usia produktif sehingga berpotensi untuk memberikan ide-ide kreatif dan inovatif.
• Komitmen dari top level manajemen untuk melakukan pemanfaatan SI / TI pada proses bisnis.
b. Weakness
• PT. Prasetia Dwidharma merupakan perusahaan yang baru berdiri. • Ketergantungan terhadap customer (single customer).
• Sulitnya mendapatkan informasi akurat mengenai proses dan status progress pembangunan tower.
• Lemahnya kontrol terhadap stok material. 3.2.1.2.2. Faktor Strategi Eksternal
a. Opportunity
• Kebutuhan akan informasi dan komunikasi di masyarakat yang semakin meningkat.
• Adanya teknologi CDMA memungkinkan munculnya provider seluler baru. • Kebutuhan setiap operator seluler untuk memperluas area jangkauan dan
kualitas jaringan komunikasi.
• Perkembangan teknologi informasi dengan menggunakan internet.
• Persaingan antar supplier yang semakin ketat sehingga perusahaan mempunyai pilihan untuk mendapatkan harga dan kualitas terbaik.
b. Threats
• Bisnis pembangunan BTS diperkirakan akan mengalami goncangan jangka waktu 10 tahun ke depan, karena diperkirakan sudah tidak tersedia lagi lahan untuk membangun di Indonesia.
• PT. Prasetia Dwidharma menyebutnya dengan istilah Community Problem yaitu permasalahan yang terjadi dengan warga perihal masalah kompensasi lahan sampai pada konstruksi.
• Datangnya pesaing baru dari luar yang memiliki teknologi lebih canggih. 3.2.1.2.3. Analisis Matrisk SWOT
Tabel 3.1 Matriks SWOT PT. Prasetia Dwidharma
IFAS
Strength Weakness
1. Dukungan financial yang kuat.
2. Jasa pembangunan tower yang cepat dan berkualitas sesuai dengan standard. 3. Harga jasa yang kompetitif. 4. Mayoritas SDM berada pada
usia produktif sehingga berpotensi untuk memberikan ide-ide kreatif dan inovatif. 5. Komitmen dari top level
1. PT.Prasetia Dwidharama merupakan perusahaan yang baru berdiri 2. Ketergantungan
terhadap customer (single customer). 3. Sulitnya mendapatkan
informasi akurat mengenai proses dan status progress pembangunan tower.
EFAS manajemen untuk melakukan pemanfaatan SI / TI pada proses bisnis.
4. Lemahnya kontrol terhadap stok material.
Opportunities Strategi SO Strategi WO
1. Kebutuhan akan informasi di masyarakat yang semakin meningkat. 2. Adanya teknologi CDMA memungkinkan munculnya provider seluler baru. 3. Kebutuhan setiap operator seluler untuk memperluas area jangkauan dan kualitas jaringan komunikasi. 4. Perkembangan teknologi informasi dengan menggunakan
1. Memperluas cakupan jasa konstruksi pembangunan tower ke penyedia jasa layanan internet. (S1,O4)
2. Mengajukan penawaran ke calon pelanggan baru. (S2,S3,O2,O3,O4)
3. Membangun suatu sistem yang dapat memfasilitasi kegiatan bisnis antara supplier dengan perusahaan.(S4,S5,O5)
1. Memperkenalkan
kualitas jasa dan eksistensi perusahaan ke pasar. (W1,W2,O2,O3,O4) 2. Membangun sistem untuk membantu pengelolaan stok material. (W4, O5) 3. Membangun sistem yang dapat membantu manajemen dalam mengelola seluruh projek.(W3,O3)
internet. 5. Persaingan antar supplier yang semakin ketat sehingga perusahaan mempunyai pilihan untuk mendapatkan harga dan kualitas terbaik.
Threats Strategi ST Strategi WT
2. Bisnis pembangunan BTS diperkirakan akan mengalami goncangan pada jangka waktu 10 tahun ke depan, karena diperkirakan sudah tidak tersedia lagi lahan untuk membangun di Indonesia.
1. Melakukan negoisasi akusisi lahan dengan tidak merugikan kedua belah pihak sesuai peraturan pemerintah yang berlaku. (S1,T2)
2. Melakukan perbaikan dan pengembangan pada sistem yang sedang berjalan secara berkesinambungan.(S1,S4,S5, T3)
3. Memperluas cakupan area fungsi bisnis sampai ke negara
1. Menetapkan standar pekerjaan tower dan budaya kerja yang dapat meningkatkan daya saing perusahaan. (W1,T3)
3. PT. Prasetia Dwidharma menyebutnya dengan istilah Community Problem yaitu permasalahan yang terjadi dengan warga perihal masalah kompensasi lahan sampai pada konstruksi. 4. Datangnya pesaing baru dari luar yang memiliki teknologi lebih canggih.
asing yang masih memiliki potensi dan kebutuhan dalam bidang layanan komunikasi. (S1,S2,S3,T1)
3.2.1.2.4. Matriks IFAS dan EFAS
Tabel 3.2 Matriks IFAS PT. Prasetia Dwidharma
Strength & Weakness Bobot Rating B * R STRENGTH
1. Dukungan financial yang kuat.
2. Jasa pembangunan tower yang cepat dan berkualitas sesuai dengan standard pembangunan tower..
3. Harga jasa yang kompetitif.
4. Mayoritas SDM berada pada usia produktif sehingga berpotensi untuk memberikan ide-ide kreatif dan inovatif.
5. Komitmen dari top level manajemen untuk melakukan pemanfaatan SI / TI pada proses bisnis. 0,1 0,125 0,15 0,125 0,125 3 3 3 3 2 0,3 0,375 0,45 0,375 0,25 Total Strength 0,625 1,75 WEAKNESS
1. PT.Prasetia Dwidharama merupakan perusahaan yang baru berdiri
2. Ketergantungan terhadap customer (single customer).
3. Sulitnya mendapatkan informasi akurat mengenai proses dan status progress pembangunan tower.
4. Lemahnya kontrol terhadap stok material.
0,1 0,125 0,1 0,05 2 3 2 1 0,2 0,375 0,2 0,05 Total Weakness 0,375 0,825
Total Nilai IFAS 1,00 2,575
Tabel 3.3 Matriks EFAS PT. Prasetia Dwidharma
Opportunity & Threats Bobot Rating B * R OPPORTUNITY
1. Kebutuhan akan informasi di masyarakat yang semakin meningkat.
2. Adanya teknologi CDMA memungkinkan munculnya provider seluler baru.
3. Kebutuhan setiap operator seluler untuk memperluas area jangkauan dan kualitas jaringan komunikasi.
4. Perkembangan teknologi informasi dengan menggunakan internet.
5. Persaingan antar supplier yang semakin ketat sehingga perusahaan mempunyai pilihan untuk mendapatkan harga dan kualitas terbaik. 0,15 0,125 0,125 0,1 0,1 3 3 3 2 2 0,45 0,375 0,375 0,2 0,2
Total Opportunity 0,6 1,6 THREATS
1. Bisnis pembangunan BTS diperkirakan akan mengalami goncangan jangka waktu 10 tahun ke depan, karena diperkirakan sudah tidak tersedia lagi lahan untuk membangun di Indonesia.
2. PT. Prasetia Dwidharma menyebutnya dengan istilah Community Problem yaitu permasalahan yang terjadi dengan warga perihal masalah kompensasi lahan sampai pada konstruksi.
3. Datangnya pesaing baru dari luar yang memiliki teknologi lebih canggih.
0,125 0,15 0,125 2 2 2 0,25 0,3 0,25 Total Threats 0,4 0,8
Keterangan Rating:
a. Faktor kekuatan dan peluan 1 = tidak baik
2 = kurang baik 3 = baik
4 = sangat baik
b. Faktor kelemahan dan ancaman 1 = sangat baik
2 = baik
3 = kurang baik
4 = tidak baik
Dilihat dari nilai total yang didapat dari tabel-tabel di atas dapat dilihat bahwa nilai total IFAS lebih besar dari EFAS yaitu 2.575. Hal tersebut menggambarkan bahwa PT. Prasetia Dwidharma lebih memiliki posisi internal yang lebih kuat dibandingkan dengan eksternal.
3.2.1.2.5. Diagram SWOT
Diagram SWOT ini digunakan untuk mengetahui posisi relatif PT. Prasetia Dwidharma terhadap faktor strategi internal dan eksternal. Bagaimana posisi mereka dalam pemanfaatan kekuatan dan peluang yang ada untuk mengurangi atau mengatasi kelemahan dan ancaman yang yang ada. Setelah mengetahui nilai dari IFAS dan EFAS
maka dirancang sebuah diagram SWOT untuk mengetahui posisi dari PT. Prasetia Dwidharma dari perusahaan lain. Cara untuk mengetahuinya adalah dengan menghitung selisih antara IFAS dan EFAS:
Tabel 3.4 Hasil selisih IFAS dan EFAS
IFAS EFAS Kekuatan 1,75 Peluang 1.6 Kelemahan 0.825 Ancaman 0.8 Nilai (x) Kekuatan-kelemahan 0.925 Nilai (y) Peluang-ancaman 0,8
Dari perhitungan di atas, dapat disimpulkan bahwa posisi perusahaan pada titik koordinat (0.925, 0.8), dan digambarkan seperti di bawah ini:
Dari gambar di atas, dapat disimpulkan bahwa perusahaan berada pada kuadran satu yaitu berada pada strategi agresif. Dimana perusahaan memiliki kekuatan dan peluang. Dan dengan kekuatan yang dimiliki, perusahaan mampu memanfaatkan peluang yang ada untung mengembangkan bisnisnya.
3.2.1.3. Analisis Balanced Scorecard (BSC) 1. Financial Perspective
Perspektif yang menggambarkan apakah penerapan strategi bisa mendatangkan manfaat ekonomis bagi perusahaan, karena kinerja keuangan menentukan kelangsungan hidup suatu perusahaan.
Tabel 3.5 Financial Perspective BSC
Financial Perspective
Objectives Measure(s) Target
Meningkatkan keuntungan perusahaan
Peningkatan total project Peningkatan total project 10%
Mengurangi biaya operasional konstuksi perusahaan
- Biaya pengiriman
- Biaya pekerja konstruksi
- Tidak adanya biaya tambahan untuk pengiriman
- Tidak adanya Lead Time pekerjaan
Perspektif ini berfokus pada kinerja proses internal yang mendorong bisnis perusahaan. T a b e l 3 . 6 I n
ternal Business Perspective BSC
3. Customer Perspective
Perspektif ini berfokus pada kebutuhan dan kepuasan pelanggan, termasuk pangsa pasar.
Tabel 3.7 Customer Perspective BSC
Customer Perspective
Objectives Measure(s) Target
Meningkatkan - Loyalitas pelanggan Penurunan jumlah
Internal Business Perspective
Objectives Measure(s) Target
Meningkatkan kualitas produk
- Derajat kemiringan tower - Ketahanan tower Tingkat kerusakan produk 0% Meningkatkan kualitas informasi perusahaan - Akurasi data - Relevansi data - Waktu mendapatkan informasi
Tingkat kesalahan data 0%
Menyelesaikan
project sesuai dengan perencanaan
- Waktu penyelesaian project Project selesai tepat waktu
kepuasan pelanggan - Jumlah keluhan customer keluhan pelanggan 10%
4. Innovation and Learning Perspective
Perspektif ini menggambarkan kinerja perusahaan di masa mendatang dan faktor-faktor yang mendukungnya.
Tabel 3.8 Innovation and Learning Perspective BSC
Innovation and Learning Perspective
Objectives Measure(s) Target
Menerapkan
teknologi informasi ke dalam proses bisnis
Kualitas informasi Tingkat kesalahan data 0%
Meningkatkan kompetensi SDM
Tingkat produktivitas karyawan
Peningkatan kinerja dan kompetensi karyawan 10%
3.2.1.4. Analisis Critical Success Factor (CSF) dan Key Performance Indicator (KPI)
Analisis CSF dilakukan untuk mengetahui faktor-faktor yang menjadi penentu keberhasilan perusahaan dalam mencapai tujuan bisnisnya.
Tabel 3.9 Financial Perspective CSF dan KPI Financial Perspective
Objectives Measure(s) Action(CSF) KPI
Meningkatkan keuntungan perusahaan
- Total project Pemberian harga yang kompetitif Peningkatan total project 10% Mengurangi biaya operasional konstuksi perusahaan - Biaya pengiriman - Biaya pekerja konstruksi - Perencanaan pengiriman material tepat - Mengurangi Lead Time pekerjaan
- Tidak adanya biaya tambahan untuk pengiriman
- Tidak adanya Lead Time pekerjaan
Tabel 3.10 Internal Business Perspective CSF dan KPI Internal Business Perspective
Objectives Measure(s) Action(CSF) KPI
Meningkatkan kualitas produk - Derajat kemiringan tower - Ketahanan tower Peningkatan kualitas produk Tingkat kerusakan produk 0% Meningkatkan kualitas informasi - Akurasi data - Relevansi data - Waktu mendapatkan Pengolahan
informasi yang tepat
Tingkat kesalahan data 0%
perusahaan informasi Menyelesaikan project sesuai dengan perencanaan Waktu penyelesaian project Peningkatan koordinasi tim project
Project selesai tepat waktu
Tabel 3.11 Customer Perspective CSF dan KPI
Customer Perspective
Objectives Measure(s) Action(CSF) KPI
Meningkatkan kepuasan pelanggan - Loyalitas pelanggan - Jumlah keluhan customer - Menjalin kerjasama yang baik dengan pelanggan - Menangani keluhan customer dengan cepat Penurunan jumlah keluhan pelanggan 10%
Tabel 3.12 Innovation and Learning Perspective CSF dan KPI Innovation and Learning Perspective
Menerapkan teknologi
informasi ke dalam proses bisnis
Kualitas informasi Pemanfaatan
teknologi sesuai dengan kebutuhan dan perkembangan teknologi Tingkat kesalahan data 0% Meningkatkan kompetensi SDM Tingkat produktivitas karyawan Peningkatan keahlian dan pengalaman karyawan Peningkatan kinerja dan kompetensi karyawan 10%
3.2.2. Analisis Lingkungan Eksternal Bisnis
Analisis lingkungan eksternal bisnis, merupakan analisis terhadap faktor-faktor eksternal yang mempengaruhi kegiatan bisnis perusahaan. Analisis yang dilakukan mencakup analisis terhadap persaingan bisnis perusahaan dengan menggunakan teknik analisis PEST dan analisis persaingan Porter.
3.2.2.1. Analisis Lingkungan Politik, Ekonomi, Sosial dan Teknologi (PEST)
Analisis ini dilakukan untuk mengetahui faktor-faktor eksternal perusahaan yang dapat memberikan dampak bagi kegiatan bisnis perusahaan. Faktor-faktor disini meliputi:
1. Faktor Politik
Secara langsung kondisi politik di Indonesia tidak mempengaruhi kegiatan bisnis PT. Prasetia Dwidharma. Walaupun terjadi transisi pemerintahan, perubahan
undang-undang, peraturan pajak dan peraturan daerah tidak akan memberikan dampak langsung terhadap permintaan bisnis dari pelanggan. Dengan semakin majunya perkembangan teknologi informasi dan komunikasi khususnya di Indonesia, menyebabkan pemerintah menciptakan peraturan yang mengatur mengenai pembangunan tower. Pemerintah melalui menteri komunikasi dan infomasi (KOMINFO) mengeluarkan kebijakan mengenai pembangunan menara melalui peraturan terbaru Peraturan Menteri Kominfo No. 2/PER/M.KOMINFO/3/2008 tentang Pedoman Pembangunan dan Penggunaan Menara Telekomunikasi pasal 5 yang menyebutkan bahwa kini menara wajib digunakan secara bersama tanpa mengganggu pertumbuhan industri telekomunikasi. Hal ini menjadi landasan bahwa kini menara wajib digunakan oleh minimal 2 operator. Dengan kebijakan ini tentunya mempunyai dampak positif bagi perusahaan dalam memperoleh project dari pelanggan.
2. Faktor Ekonomi
Kondisi ekonomi global yang tidak menentu memberikan kekhawatiran kepada para masyarakat dunia, perusahaan menjadi lebih berhati-hati dalam mengeluarkan keputusan mengenai pengeluaran. Dengan kondisi sekarang ini, kebutuhan masyarakat akan jaringan telekomunikasi yang semakin meluas menjadikan bisnis konstruksi tower perusahaan terus mengalami peningkatan yang menjanjikan dari tahun ke tahun. Beberapa perusahaan operator seluler berlomba-lomba untuk memperlebar sayap mereka dalam ruang lingkup jaringan telekomunikasi. Hal ini dinilai menguntungkan bagi perusahaan jasa dibidang konstruksi khususnya tower
untuk mendapatkan project, baik itu project untuk pekerjaan konstruksi tower baru, pekerjaan co-location untuk tower dan pekerjaan maintenance tower.
3. Faktor Sosial
PT. Prasetia Dwidharma mempunyai pemahaman bahwa pelanggan, mitra usaha, pemerintah dan warga yang mempunyai hubungan langsung dengan kegiatan bisnis harus mendapat perlakuan khusus yang lebih dari sekedar hubungan bisnis semata. Kerjasama dengan pelanggan dan mitra usaha tidak hanya pada transaksi bisnis semata, akan tetapi PT. Prasetia Dwidharma secara terbuka menerima setiap saran dan kritik dari setiap elemen eksternal penunjang kegiatan perusahaan. Pelayanan merupakan kunci utama keberhasilan bagi perusahaan. Selain itu perusahaan selalu menjaga agar pada saat pembangunan sampai tower yang didirikan siap untuk digunakan tidak memberikan dampak negative bagi warga disekitar. Maka dengan adanya lingkungan kerja sama yang aman dan nyaman dapat memberikan kesejahteraan baik bagi perusahaan maupun lingkungan sekitar. 4. Faktor Teknologi
Dengan berkembangnya teknologi yang semakin pesat membuat perusahaan untuk dapat bereaksi dengan sigap dalam beradaptasi. PT. Prasetia Dwidharma harus dapat mengikuti perkembangan teknologi, hal ini dikarenakan jasa yang ditawarkan perusahaan mempunyai hubungan langsung dengan bidang teknologi informasi. Mengingat trend sekarang teknologi informasi sudah mulai sering disebut dengan ICT (Information and Communication Technology). Hal ini menyebabkan pihak manajemen berfikir untuk mengimplementasikan strategi TI kedalam jasa pendirian sarana komunikasi tersebut. Selain itu perkembangan
teknologi yang begitu cepat dapat mempengaruhi kinerja suatu perusahaan, saat ini banyak perusahaan yang berhasil menerapkan perkembangan teknologi sebagai penunjang kegiatan bisnis perusahaan, bahkan dapat dijadikan strategi untuk menciptakan suatu keunggulan bersaing.
3.2.2.2. Analisis Lima Daya Porter
Analisis ini dilakukan untuk mengetahui keadaan lingkungan yang mencerminkan persaingan bisnis perusahaan. Dengan adanya gambaran ini, diharapkan perusahaan mampu untuk mengenali dan bertahan dalam persaingan.
Berdasarkan hasil analisis, maka kekuatan lima daya porter yang terdapat pada PT. Prasetia Dwidharma adalah:
Pendatang Baru PT.
Supplier
- UD.Jari Ranggon Indah - PT. Gunung Bintang Semesta - CV. Vreca Dwitunggal Solution - PT. Voksel Electric - PD. Surya Gemilang - TK. Sentosa Jaya - PT. Caturmukti Pratama - PD. Bintang Jaya Teknik - TK. Multi Abadi - CV. Tripple Jo Electric - PT. Jaya Teknik Customer PT. Solusindo Kreasi Pratama Subtitusi Pesaing - PT. Mekar Indah Teknologi
- PT. Citra Yasindo Setia - PT Refconindo Bintang Sejahtera
Dari gambar di atas, dapat dijelaskan: a. Persaingan Industri
Dalam menjalankan bisnisnya, PT. Prasetia Dwidharma harus menghadapi persaingan yang terjadi dalam lingkungan industri yang sejenis. Beberapa perusahaan yang menjadi pesaing PT. Prasetia Dwidharma adalah PT Mekar indah teknologi, PT. Citra Yosindo Setia, dan PT. Refcoindo Bintang Sejahtera. Keberadaan pesaing-pesaing tersebut cukup memberikan pengaruh yang besar bagi perusahaan. Oleh sebab itu perusahaan berusaha sebaik mungkin untuk dapat bertahan dalam persaingan, dengan terus meningkatkan keunggulan kompetitif yang dimiliki, seperti meningkatkan kualitas dari produk yang dihasilkan, menambah kapasitan produksi dan meningkatkan kualitas SDM yang dimiliki. b. Ancaman Pendatang Baru
Munculnya perusahaan baru dapat menjadi ancaman bagi keberadaan PT. Prasetia Dwidharma. Pendatang baru merupakan perusahaan baru yang muncul dan bergerak di bidang usaha yang sejenis ataupun perusahaan lama yang mengembangkan usahanya ke bidang yang sejenis. Saat ini banyak perusahaan-perusahaan baru yang bermunculan dengan masing-masing keunggulan. Perusahaan pendatang baru yang menjadi ancaman perusahaan dari luar negeri yang memiliki keunggulan teknologi dibanding perusahaan.
c. Ancaman Produk Pengganti
Dalam bisnis konstruksi BTS tower untuk kebutuhan telekomunkasi untuk saat ini tidak terdapat produk pengganti. Teknologi yang digunakan saat ini masih menggunakan BTS tower.
d. Kekuatan tawar menawar pemasok
Untuk melakukan kegiatan bisnisnya dan untuk penyediaan material pembangunan tower, adapun diantaranya adalah PT. Bahrul Alam Persada, UD.Jari Ranggon Indah, PT. Gunung Bintang Semesta, CV. Vreca Dwitunggal Solution, PT. Voksel Electric, PD. Surya Gemilang, TK. Sentosa Jaya, PT. Caturmukti Pratama ,PD. Bintang Jaya Teknik, TK. Multi Abadi, CV. Tripple Jo Electric dan PT. Jaya Teknik. Supplier yang bekerjasama dengan PT. Prasetia Dwidharma mencakup ke seluruh daerah Indonesia, karena tidak semua bahan baku yang dibutuhkan harus dikirim dari pusat. Hubungan dengan para supplier terjalin dengan baik karena perusahaan kita sangat mengutamakan pembayaran yang tepat waktu sehingga kepercayaan supplier terhadap perusahaan sangat tinggi, dengan adanya kepercayaan tersebut maka para supplier dapat memberikan pelayanan yang maksimal dan juga harga yang bersaing.
e. Kekuatan tawar menawar pembeli
Pelanggan dari PT. Prasetia Dwidharma adalah PT. Solusindo Kreasi Utama. Untuk memuaskan kebutuhan pelanggan, PT. Prasetia Dwidharma berusaha untuk menjaga dan meningkatkan kualitas dari produk dan jasa yang dihasilkan, seperti ketepatan pembangunan sesuia yang direncanakan, memiliki harga yang bersaing dengan para kompetitor. Hal tersebut diharapkan dapat memenuhi kebutuhan pelanggan dengan baik, sehingga loyalitas pelanggan dapat terjaga. Dalam hal ini pelanggan memiliki kekuatan tawar-menawar yang lebih besar dibanding PT. Prasetia Dwidharma, karena pelanggan yang menentukan perusahaan yang akan bekerjasama untuk memenuhi kebutuhan brake system.
Perkembangan teknologi belakangan berkembang begitu pesat, begitu juga dengan perkembangan teknologi informasi dan sistem informasi. Perusahaan sangat menyadari bahwa peran teknologi informasi sangat dibutuhkan untuk mendukung jalannya proses bisnis perusahaan. Perkembangan teknologi informasi tersebut harus dapat diikuti perkembangannya. Karena dengan pengimplementasian teknologi informasi yang tepat, dapat meningkatkan efisiensi dan efektivitas dari perusahaan.
PT Prasetia Dwidarma yang bergeraka dalam bidang jasa konstruksi sangat mementingkan pelayanan dan kepercayaan terhadap para pelanggannya. Penerapan SI/TI dapat dilakukan dengan pengintegrasiaan aspek bisnis yang terdapat pada PT. Prasetia Dwidarma dengan menerapkan penggunaan internet yang telah banyak perusahaan mengimplementasikannya. Dengan adanya jaringan internet yang mudah dijangkau maka secara langsung mempengaruhi bisnis dari perusahaan .
3.2.4. Analisis Lingkungan Internal SI/TI
Saat ini, pada PT.Prasetia Dwidharma telah menerapkan sistem informasi dibeberapa bagian. Bagian-bagian tersebut antara lain: bagian finance dan bagian human resource.
3.2.4.1. Aplikasi
Terdapat dua aplikasi yang sudah diimplementasikan oleh perusahaan yakni aplikasi FINA dan aplikasi e-HRIS.
1. Aplikasi e-HRIS
Aplikasi e-HRIS merupakan aplikasi berbasis web yang mendukung kegiatan bisnis perusahaan khususnya pada bidang kepegawaian. Fitur yang disediakan
oleh aplikasi e-HRIS sebenarnya cukup banyak, akan tetapi perusahaan baru mengimplentasi salah satu yakni sistem absensi. Aplikasi e-HRIS merupakan aplikasi opensource yang penggunaannya bebas dimodifikasi sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
2. Aplikasi Fina
Aplikasi FINA merupakan aplikasi yang mendukung kegiatan bisnis perusahaan khususnya pada bidang keuangan. Menyediakan modul-modul penting yang digunakan oleh bagian keuangan dan akuntansi dalam menyimpan dan mengolah data menjadi sebuah laporan yang dapat digunakan untuk pengambilan keputusan.
Kedua aplikasi ini mempunyai kesamaan yaitu mempunyai arsitektur database yang terintegrasi dan mengadaptasi konsep client-server. Perbedaannya adalah e-HRIS harus diakses melalui browser sedangkan FINA harus menginstall aplikasi pada setiap client. Namun kelemahan dari implementasi kedua aplikasi ini adalah tidak terintegrasinya database kedua aplikasi ini yang pastinya akan berdampak buruk pada perusahaan ke depannya.
3.2.4.2. Spesifikasi Hardware dan Software Perusahaan
Berikut adalah spesifikasi tentang perangkat keras dan perangkat lunak yang terdapat di PT.Prasetia Dwidharma:
Tabel 3.13 Spesifikasi hardware dan software pada PT. Prasetia Dwidharma
Hardware File Server
• Processor : Inter Core2Duo 2.2 Ghz • Memory : 2GB • Harddisk : 500GB • LAN card : 10/100 Mbps • Monitor LCD 17 Inch 1 Fina Server
• Processor : Inter Core2Duo 2.2 Ghz • Memory : 1GB • Harddisk : 200GB • LAN card : 10/100 Mbps • Monitor LCD 17 Inch 1 e-HRIS Server
• Processor : Inter Core2Duo 2.2 Ghz • Memory : 1GB • Harddisk : 200GB • LAN card : 10/100 Mbps • Monitor LCD 17 Inch 1 Notebook
• Processor : Inter Core2Duo 2Ghz • Memory : 1GB
• Harddisk : 200GB
• LAN card : 10/100 Mbps • VGA : Intel 4500 • WiFi • Layar 14 Inch • DVDRW PC Client
• Processor : Inter Core2Duo 1.8 Ghz • Memory : 1 GB • Harddisk : 200GB • LAN card : 10/100 Mbps • Monitor LCD 17 Inch • DVDRW 19 Printer 8 UPS 7 Switch / Hub 6 Modem / Router 1 Software • Windows XP SP2 • Windows 7 • Autocad 2007 • MS Office 2003&2007 • Norton IS 2009 • Fina Client
3.2.4.3. SDM Pada Departemen IT
PT. Prasetia Dwidharma telah memiliki sumber daya manusia pada departemen IT sebanyak 3 orang yang mempunyai tugas untuk mendukung kegiatan perusahaan yang berhubungan dengan pemanfaatan teknologi dan sistem informasi didalam perusahaan. Pekerjaan yang dilakukan meliputi kegiatan pengembangan aplikasi dan support.
Kompetensi yang dimiliki oleh para staff IT secara keseluruhan pada PT.Prasetia Dwidharma diantaranya: kemampuan untuk menganalisa kebutuhan sistem baik yang telah berjalan maupun yang akan dikembangankan, pengetahuan tentang server dan networking, kemampuan untuk membuat aplikasi dan website. Para personil IT dituntut untuk dapat bekerja secara individu maupun secara kelompok dalam mengerjakan tugasnya.
3.2.4.4. Arsitektur Jaringan Perusahaan
1stFloor 2ndFloor
LOGISTIC FINANCE & ACCOUNTING
Fina Server
2ndFloor
HUMAN RESOURCE & GENERAL AFFAIR
Switch Printer
Printer Printer
Switch
2ndFloor
LOGISTIC & PURCHASING
Printer
Switch
3rdFloor DIREKSI 3rdFloor
PROJECT & ENGINEERING 4thFloor
PROJECT & INFORMATION TECHNOLOGY
Switch Printer Wireless Router File Server Switch Switch Access Point E-HRIS Server Printer Internet
84 3.2.4.5. Aplikasi Portfolio Perusahaan Saat Ini
Analisis portfolio ini mengacu kepada suatu analisis yang digunakan untuk mengetahui aplikasi yang digunakan oleh perusahaan saat ini termasuk dalam kategori strategic, high potential, key operational atau support. Pemberian kategori tersebut dilihat dari kontribusi yang diberikan oleh masing-masing aplikasi kepada bisnis perusahaan.
• Aplikasi FINA
Pertanyaan Ya/Tidak
h. Apakah FINA menghasilkan keunggulan bersaing bagi bisnis perusahaan?
No
i. Apakah FINA memungkinkan tercapainya tujuan bisnis yang spesifik dan/atau critical success factors?
No
j. Apakah FINA mengatasi kendala bisnis yang berhubungan dengan pesaing?
No
k. Apakah FINA menghindari resiko bisnis di masa depan agar tidak timbul dalam waktu dekat?
No
l. Apakah FINA meningkatkan produktivitas bisnis dan mengurangi biaya?
Yes
m. Apakah FINA memungkinkan perusahaan memenuhi kebutuhan?
Yes
n. Apakah FINA manfaatnya belum diketahui, tapi bisa jadi menghasilkan poin (a) atau (b) di atas ?
• Aplikasi e-HRIS
Pertanyaan Ya/Tidak
a. Apakah e-HRIS menghasilkan keunggulan bersaing bagi bisnis perusahaan?
No
b. Apakah e-HRIS memungkinkan tercapainya tujuan bisnis yang spesifik dan/atau critical success factors?
No
c. Apakah e-HRIS mengatasi kendala bisnis yang berhubungan dengan pesaing?
No
d. Apakah e-HRIS menghindari resiko bisnis di masa depan agar tidak timbul dalam waktu dekat?
No
e. Apakah e-HRIS meningkatkan produktivitas bisnis dan mengurangi biaya?
Yes
f. Apakah e-HRIS memungkinkan perusahaan memenuhi kebutuhan?
Yes
g. Apakah e-HRIS manfaatnya belum diketahui, tapi bisa jadi menghasilkan poin (a) atau (b) di atas ?
No
Dari hasil analisis pertanyaan diatas maka dapat ditentukan bahwa Berikut aplikasi portfolio saat ini pada PT. Prasetia Dwidharma :
Tabel 3.14 Analisis Aplikasi Portfolio pada PT. Prasetia Dwidharma
Strategic High Potential
e-HRIS:
- Sistem absensi FINA (Accounting)
- General Ledger - Pembelian
Key Operasional Support
Dari analisis portfolio aplikasi yang sedang berjalan saat ini dapat dilihat bahwa PT. Prasetia Dwidharma belum memiliki aplikasi yang bersifat Strategic atau High Potential. Selama ini fungsi SI/TI hanya sebagai pendukung dalam kegiatan yang bersifat support.
