42
4.1 Sistem Penjualan Kredit dan Penerimaan Kas pada Fim Store 4.1.1 Sistem Penjualan Kredit
4.1.1.1 Fungsi yang Terkait
Fungsi yang terkait dalam sistem penjualan pada Fim Store antara lain:
a. Fungsi Penjualan
Fungsi penjualan bertanggung jawab atas penjualan sepatu ke setiap pembeli baik agen maupun pengecer. Fungsi penjualan merangkap sebagai pelayan/penjaga toko.
b. Fungsi Keuangan
Fungsi keuangan bertanggung jawab dalam mencatat setiap transaksi dan piutang yang timbul dari transaksi penjualan. Fungsi keuangan merangkap sebagai kasir.
c. Fungsi Produksi
Fungsi produksi bertanggung jawab atas semua proses pembuatan sepatu, dinaungi oleh seorang mandor yang merangkap sebagai bagian penyimpanan.
4.1.1.2 Dokumen yang Digunakan
Dokumen yang digunakan dalam sistem penjualan kredit pada Fim Store adalah:
4.1.1.3 Prosedur Penjualan Kredit
Jaringan prosedur sistem penjualan kredit pada Fim Store adalah sebagai berikut :
1. Prosedur Penjualan
Penjualan kredit pada Fim Store dimulai dengan penerimaan order penjualan disertai pembayaran down payment (DP) minimal 30%-50% dari total harga produk yang diterima oleh bagian penjualan dan keuangan. Bagian penjualan dan keuangan akan mencatat order penjualan tersebut ke dalam nota penjualan sebanyak 3 rangkap. Lembar pertama untuk disimpan oleh bagian keuangan sebagai arsip, lembar kedua diberikan kepada pelanggan untuk bukti pemesanan atau pembayaran down payment, lembar ketiga diberikan kepada bagian penjualan yang nantinya akan diberikan kepada bagian produksi. Pelanggan akan mengambil pesanannya dalam waktu yang sudah disepakati antara pembeli dan bagian penjualan.
2. Prosedur Produksi
Setelah menerima daftar pesanan yang harus dirpoduksi dari bagian penjualan, bagian produksi akan memulai proses produksi dibawah naungan seorang pengawas produksi.
3. Prosedur Keuangan
Pada waktu yang telah ditentukan pelanggan akan mengambil pesanannya disertai dengan pembayaran pelunasan. Pelanggan
menyerahkan bukti pemesanan dan pembayaran down payment kepada bagian keuangan untuk disesuaikan dengan barang pesanannya. Bagian keuangan menerima uang dan memberi cap lunas atas nota penjualan.
BAGIAN PENJUALAN
Menerima order
DP pelanggan
Ke Pelanggan
Gambar 4.2 Flowchart Penjualan Kredit Pada Fim Store Membuat PO 3 PO 2 PO 1 PO Mulai 1 2
BAGIAN KEUANGAN
Dari Pelanggan
Uang DP Pelunasan
Tidak
Barang tidak diberikan Ya
Ke Pembeli
Gambar 4.3 Flowchart Bagian Keuangan Pada Fim Store Selesei Dibandingk an T 2 PO 3 PO 2 PO 2 3 PO 1 PO 1 Uang disimpan Kas Harian
BAGIAN PRODUKSI
Gambar 4.4 Flowchart Bagian Produksi Pada Fim Store Memproduksi pesanan 2 3 2 PO 2 PO
4.1.2 Sistem Penerimaan Kas 4.1.2.1 Fungsi yang Terkait
Fungsi yang terkait dalam sistem penerimaan kas pada Fim Store antara lain:
a. Fungsi Keuangan
Fungsi keuangan bertanggung jawab dalam pencatatan penerimaan kas dari piutang pelanggan. Memperbarui buku kas harian serta menyimpan uang.
4.1.2.2 Catatan Akuntansi yang Digunakan
Catatatn yang digunakan dalam sistem penerimaan Kas pada Fim Store adalah catatan penjualan dengan format sebagai berikut:
CATATAN PENJUALAN
NO. NAMA
JUMLAH SEPATU
UANG
MUKA SISA JUMLAH
TGL PESAN TGL BAYAR Ket.
4.1.2.3 Prosedur Penerimaan Kas
Prosedur yang membentuk sistem Penerimaan Kas pad fim Store adalah:
1. Prosedur Keuangan
Dimulai dari penerimaan uang muka bagian keuangan akan mencatatnya pada catatan penjualan. Pada catatan ini tertulis piutang pelanggan. Pada saat pelunasan, bagian keuangan menerima uang dan memperbarui catatan penjualan dengan tujuan menghapus piutang.
BAGIAN KEUANGAN
Uang DP
Gambar 4.6 Flowchart Bagian Keuangan saat Pembayaran down payment Pada Fim Store Menerima Uang 1 PO 1 PO Catatan penjualan diperbarui Selesei Mulai T
BAGIAN KEUANGAN
Uang Pelunasan
Gambar 4.7 Flowchart Bagian Keuangan Saat Pelunasan Pada Fim Store Menerima Uang 1 PO 1 PO Catatan penjualan diperbarui Selesei Mulai T
4.2 Rancangan atas Sistem Penjualan Kredit dan Penerimaan Kas Fim Store
4.2.1 Rancangan Sistem Penjualan Kredit 4.2.1.1 Fungsi yang terkait
Fungsi yang terkait dalam sistem penjualan kredit pada Fim Store antara lain:
a. Fungsi Penjualan
Fungsi penjualan bertanggung jawab atas penjualan sepatu ke setiap pembeli baik agen maupun pengecer. Fungsi penjualan merangkap sebagai pelayan/penjaga toko.
b. Fungsi Produksi
Fungsi produksi bertanggung jawab atas semua proses pembuatan sepatu, dinaungi oleh seorang mandor.
c. Fungsi Keuangan
Fungsi keuangan bertanggung jawab dalam mencatat setiap transaksi dan piutang yang timbul dari transaksi penjualan. Fungsi keuangan merangkap sebagai kasir.
d. Fungsi Gudang
Fungsi gudang bertanggung jawab atas penyimpanan produksi yang siap jual, merangkap sebagai mandor pada bagian produksi.
e. Fungsi Akuntansi
Fungsi akuntansi bertanggung jawab atas semua pencatatan transaksi penjualan yang terjadi dalam Fim Store.
4.2.1.2 Dokumen yang Digunakan
Dokumen penjualan kredit pada Fim Store adalah: 1. PO
Purchase order berisi rincian jenis sepatu yang dipesan oleh pembeli beserta jenis, model, warna, bahan serta kuantitasnya.
FIM STORE
JALAN DIPATI UKUR NO.84 BANDUNG TELEPON 087 8241 791 75
No:
PURCHASE
ORDER
Banyaknya Model Ukuran
Warna & Bahan Harga satuan Jumlah Total Uang Muka Sisa Bandung,………..
Pembeli Penjualan Keuangan
(…………...) (………) (…….……….)
2. SPK
Surat Perintah Kerja akan dikeluarkan oleh bagian gudang kepada bagian produksi.
FIM STORE
JALAN DIPATI UKUR NO. 84 BANDUNG TELEPON 087824179175
SURAT PERINTAH KERJA
No.
SPK Tanggal:
Model Ukuran Bahan Warna Banyaknya Keterangan
Bagian Gudang (………...) Gambar 4.9 SPK
4.2.1.3 Catatan Akuntansi yang Digunakan
Catatan akuntani penjualan kredit yang digunakan adalah 1. Jurnal Piutang
Dicatat oleh bagian akuntansi saat menerima Down Payment.
Kas (70%) xxx
2. Jurnal Pelunasan Piutang
Dicatat oleh bagian akuntansi saat pembeli melakukan pelunasan.
Kas (30%) xxx
Penjualan (30%) xxx
4.2.1.4 Prosedur Penjualan Kredit
Jaringan prosedur sistem penjualan pada Fim Store adalah sebagai berikut :
1. Prosedur Penjualan
Prosedur penjualan dimulai dengan menerima order dari pelanggan. Bagian penjualan akan membuat purchase order sebanyak 5 rangkap yang akan diberikan ke pembeli melalui bagian keuangan, bagian keuangan, bagian gudang, bagian akuntansi dan diarsipkan.
2. Prosedur Gudang
Bagian gudang menerima purchase order dari bagian penjualan, setelah itu akan membuat Surat Perintah Kerja dua rangkap yang akan diberikan kepada bagian produksi dan satu lembar lagi akan disimpan oleh bagian gudang.
3. Prosedur Keuangan
Bagian keuangan menerima purchase order dari bagian penjualan sebanyak 2 lembar, yang satu akan diberikan kepada pelanggan setelah diotorisasi dan pelanggan melakukan pembayaran uang muka. Yang satu lagi akan disimpan oleh bagian Keuangan untuk bukti pada saat melakukan pengambilan barang. Pada saat pengambilan barang, bagian keuangan akan membandingan purchase order dari pelanggan, purchase order yang disimpan sebelumnya dan purchase order dari bagian gudang, apabila cocok barang akan diberikan dan pelanggan melakukan pembayaran. Apabila tidak, akan di cek ualng ke bagian penjualan.
4. Bagian Akuntansi
Pada saat pembayaran uang muka, bagian akuntansi menerima PO dari bagian penjualan sebagai bukti transaki, membuat jurnal piutang dan mencatatnya di buku besar. Pada saat pepelunasan, menerima PO yang dicap lunas dari bagian keuangan, membuat jurnal penghapusan piutang dan mencatatnya di buku besar.
BAGIAN PENJUALAN
Menerima Order
Ke Pelanggan
Melalui bag. keuangan
Gambar 4.10 Rancangan Flowchat Bagian Penjualan Mulai Membuat PO 5 PO 4 PO 3 PO 2 PO 1 PO 1 2 3 T
BAGIAN KEUANGAN Untuk Pelanggan Tidak Dikembalikan ke bag. Produksi Bersama DP Ya Ke Pembeli
Gambar 4.11 Rancangan Flowchart bagian Keuangan saat pembayaran down payment Dibandingkan 2 3 PO 1 PO 2 PO 1 PO T
BAGIAN KEUANGAN
Pelanggan
Tidak Cek Ulang
Ya Pelunasan
Cap Lunas
Ke pelanggan
Gambar 4.12 Rancangan Flowchart bagian Keuangan saat Pelunasan Dibandingkan 7 6 T 5 PO 2 PO 1 PO 1 PO 5 PO 2 PO B Selesei 2
BAGIAN GUDANG
Gambar 4.13 Rancangan Flowchart Bagian Gudang 1 Daftar Pesanan 4 T 2 PO 2 SPK 1 SPK
BAGIAN GUDANG
Dari arsip sementara
Tidak
Bag. Produksi Ya
Gambar 4.14 Rancangan Flowchart bagian Gudang Saat Pengambilan Dibandingkan 6 5 T 1 SPK 2 PO 2 PO 1 SPK B
BAGIAN PRODUKSI
Gambar 4.15 Rancangan Flowchart bagian Produksi 5 4 Memproduksi pesanan 1 SPK 1 SPK B
BAGIAN AKUNTANSI
Pencatatan DP
Gambar 4.16 Flowchart Bagian Akuntansi Saat Pembayaran down payment Mencatat Jurnal dan Buku besar 3 T Buku Besar Jurnal 4 PO
BAGIAN AKUNTANSI
Pencatatan Pelunasan
PO cap lunas
\ Gambar 4.17 Rancangan Flowchart Bagian Akuntansi Saat Pelunasan Mencatat Jurnal dan Buku besar 7 Buku Besar Jurnal 4 PO Selesei T
4.2.2 Rancangan Sistem Penerimaan Kas 4.2.1.1 Fungsi yang terkait
Fungsi yang terkait dalam Penerimaan Kas pada Fim Store adalah sebagai berikut :
1. Fungsi Akuntansi
Fungsi akuntansi pada penerimaan kas untuk mencatat semua transaksi yang berkaitan dengan penerimaan kas perusahaan, membuat daftar piutang dan daftar pelunasan piutang.
2. Fungsi Kas
Fungsi kas pada penerimaan kas ini untuk menyimpan uang dari bagian keuangan dan melaporkannya kepada Pemilik.
4.2.1.2 Dokumen yang Digunakan
Dokumen Penerimaan Kas yang digunakan adalah: 1. Daftar Piutang
DAFTAR PIUTANG No Nama Tgl. Pemesanan Jumlah Piutang
Tgl. Bayar Ket.
2. Daftar Pelunasan Piutang
DAFTAR PELUNASAN PIUTANG No Nama Tgl. Pemesanan Jumlah Piutang
Tgl. Bayar Ket.
Gambar 4.19 Daftar Pelunasan Piutang 4.2.1.3 Catatan Akuntansi yang Digunakan
Catatan akuntansi penjualan kredit pada Fim Store adalah 1. Jurnal Piutang
2. Jurnal Pelunasan Piutang
4.2.1.4 Prosedur Penerimaan Kas
Jaringan prosedur sistem penjualan pada Fim Store adalah sebagai berikut :
1. Prosedur Akuntansi
Peerimaan kas pada Fim Store dimulai dari bagian Akuntansi. Pada saat menerima pesanan sekaligus pembayaran down payment, bagian akuntani membuat daftar piutang dua rangkap. Membuat jurnal piutang dan memasukkannya di buku besar. Pada saat pelunasan bagian akuntansi menerima purchase order yang telah dicap
lunas. Lalu membandingkan dengan daftar piutang, setelah cocok membuat jurnal pelunasan piutang serta membuat daftar pelunasan piutang dua rangkap. Mengarsipkan purchase order dan daftar piutang yang telah dicocokkan.
2. Prosedur Kas
Prosedur kas dimulai dari mencocokkan purchase order dari bagian penjualan yang diarsipkan dengan daftar piutang dari bagian akuntansi. Lalu memverifikasi keduanya, menyimpan uang down payment dan mengarsipkan dokumen. Pada saat pelunasan bagian kas akan mencocokkan daftar Pelunasan Piutang dari bagian akuntansi dengan Daftar Piutang dari arsip sebelumnya, lalu melakukan penyimpanan uang di bank dan mengarsipkan dokumen keduanya.
BAGIAN AKUNTANSI
Gambar 4.20 Rancangan Flowchart Bagian Akuntansi Saat Pembayaran down payment Membuat Daftar Piutang dan dijurnal 2 DP 1 DP Mulai Jurnal Buku Besar 1
BAGIAN KAS
Dari bagian penjualan
Gambar 4.21 Rancangan Flowchart Bagian Kas Saat Pembayaran down payment Dibandingkan 1 1 DP 2 PO 2 Dp 1 PO Verfikasi PO dan DP Menyimpan Uang di Bank T Selesei
BAGIAN AKUNTANSI
Dari arsip sementara PO yang dicap lunas bag. penjualan
Tidak
PO dikembalikan Ya
Gambar 4.22 Rancangan Flowchart Bagian Akuntansi Saat Pelunasan Dibandingkan dan dijurnal 6 T 1 PO 1 DP Mulai Membuat daftar pelunasan 1 dp 1 po 2 DPP 1 DPP
BAGIAN KAS
Dari arsip sementara
Gambar 4.23 Rancangan Daftar Kas Saat Pelunasan Dibandingkan 1 1 DPP 2 DP 2 DpDPP 1 DP Verfikasi DP dan DPP Menyimpan Uang di Bank T Selesei
