ANALISIS DAN PERANCANGAN PROSES BISNIS PT. MEDIX SOFT MENGGUNAKAN SISTEM MANAJEMEN MUTU ISO 9001:2008

1

ANALISIS DAN PERANCANGAN PROSES BISNIS PT. MEDIX SOFT MENGGUNAKAN SISTEM MANAJEMEN MUTU ISO 9001:2008

Mufita Avianti Wulandari 1)

1) S1/Jurusan Sistem Informasi, Sekolah Tinggi Manajemen Informatika & Teknik Komputer Surabaya,

email: feeth4@gmail.com

Abstract: Recognition of the quality of products and services become a necessity for all stakeholder,

including customer. To meet customer need, customer can implement the Quality Management System ISO 9001:2008. PT. Medix Soft is a software house that brought the concept of agile programming which avoid to writing document that does not contribute to the finished system. While ISO 9001:2008 requires to documented the entire process. ISO 9001:2008 can be included as one of the requirement in the development agile process without destroying the very concept of agility. Almost all business process in PT. Medix Soft is IT based, making IT Strategic Planning is needed so that IT investment can be aligned with business need. Analysis of business process compliance with ISO 9001:2008 requirement is 53%. From the result of exsiting gap, ISO documentation is designed and consist a quality manual, 22 SOP documents, 23 work instruction documents, and 76 forms. In addition, analysis of IT strategic plan obtained 20 investments of information system.

Keywords: Business Process, Quality Management System, ISO 9001:2008, IT Strategic Plan.

1. Pendahuluan 1.1 Latar Belakang

Pengakuan atas kualitas produk dan pelayanan menjadi suatu kebutuhan utama bagi semua pelaku bisnis. Penilaian suatu kualitas yang bersifat kualitatif menyebabkan perbedaan pandangan bagi setiap pemegang kepentingan, termasuk konsumen. Dalam pemenuhan kebutuhan konsumen, perusahaan dapat menerapkan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008.

ISO 9001:2008 merupakan salah satu keluarga ISO 9000. Beberapa perusahaan menerapkan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001 karena beberapa hal, diantaranya adalah untuk meningkatkan proses bisnis internal perusahaan dan mutu produk atau layanan, memperluas jaringan pemasaran dan pemenuhan akan persyaratan konsumen atas mutu produk (White dkk, 2009).

PT. Medix Soft merupakan salah satu perusahaan software yang bergerak di bidang industri medical imaging software (radiologi). PT.Medix Soft memerlukan ISO 9001 sebagai pemenuhan persyaratan dalam mengurus ijin edar produk. Selain itu, penerapan ISO 9001 juga diperlukan untuk mengatasi beberapa kelemahan yang ada di perusahaan terkait dengan proses bisnis internal perusahaan. PT. Medix Soft belum dapat melakukan pengendalian dan pemantauan hasil pelaksanaan prosedur kerja yang dilakukan oleh semua departemennya. Semua prosedur kerja yang ada di PT. Medix Soft masih belum didokumentasikan namun beberapa dokumen hasil pelaksanaan prosedur kerja telah didokumentasikan. Salah satu proses bisnis inti yang ada di PT. Medix Soft adalah proses pengembangan software.

Hampir keseluruhan proses bisnis pada PT. Medix Soft yang dijalankan berbasis

2

teknologi informasi. Terdapat dua aplikasi

utama yang digunakan untuk operasional bisnis perusahaan, yaitu aplikasi Sistem Informasi Manajemen (SIM) yang berbasis desktop dan aplikasi Medixsoft Issue Tracker yang berbasis web. Aplikasi SIM ini digunakan untuk komunikasi dalam pengelolaan bisnis perusahaan. Aplikasi Medixsoft Issue Tracker digunakan dalam komunikasi internal antar pengembang perangkat lunak.

Berdasarkan permasalahan di atas, tugas akhir ini akan menganalisis dan merancang proses bisnis PT. Medix Soft menggunakan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001 versi 2008 (ISO 9001:2008). Dengan diterapkannya Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008, diharapkan PT. Medix Soft dapat meningkatkan mutu produk yang dihasilkan serta dapat memperbaiki proses internal perusahaan. Selain itu juga dibutuhkan perencanaan strategis TI agar investasi TI dapat sejalan dengan kebutuhan bisnis di PT. Medix Soft dan sesuai dengan persyaratan ISO 9001:2008.

1.2 Tujuan

Tujuan yang hendak dicapai dalam penelitian ini adalah:

1. Menganalisis kesesuaian kebutuhan proses bisnis untuk mendapatkan hasil kesenjangan antara kebutuhan proses bisnis yang ada pada PT. Medix Soft dengan persyaratan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008. 2. Merancang dokumentasi proses bisnis yang

ada pada PT. Medix Soft sesuai dengan persyaratan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 dan hasil kesenjangan.

3. Membuat rencana strategis TI pada PT. Medix Soft.

2. LANDASAN TEORI

2.1 Proses Bisnis

Proses bisnis adalah serangkaian in-strumen untuk mengorganisir suatu kegiatan dan untuk meningkatkan pemahaman atas keterkaitan suatu kegiatan (Weske, 2007).

2.2 Business Process Modelling Notation

BPMN merupakan singkatan dari Business Process Modelling Notation, yaitu suatu metodologi yang dikembangkan Business Process Modelling Initiative (BPMI) dalam memodelkan proses bisnis (Object Management Group, 2008). Tujuan dari BPMN adalah menyediakan notasi yang mudah dipahami oleh semua pengguna bisnis dan yang tidak kalah pentingnya adalah untuk memastikan bahwa bahasa XML yang dirancang untuk pelaksanaan proses bisnis dapat dinyatakan secara visual dengan notasi yang umum (Owen dan Raj, 2003). Adapun notasi dasar yang ada pada BPMN dapat dilihat pada Gambar 1.

Gambar 1 Notasi Dasar BPMN

2.3 Portofolio Aplikasi

Model portofolio dapat meng-gambarkan keseluruhan struktur dan logika proses dari aplikasi SI/TI untuk bisnis (Ward dan Peppard, 2002). Model portofolio yang dikembangkan oleh McFarlan mempertim-bangkan kontribusi SI/TI untuk kebutuhan

3

bisnis saat ini dan masa yang akan datang

berdasarkan dampak bagi industri (Ward dan Peppard, 2002).

Gambar 2 Portofolio Aplikasi

2.4 Tata Kelola

Tata kelola TI merupakan bagian terintegrasi dari pengelolaan perusahaan yang mencakup kepemimpinan, struktur serta proses organisasi yang memastikan bahwa teknologi informasi perusahaan dapat dipergunakan untuk mempertahankan dan memperluas strategi dan tujuan organisasi (Surendro, 2009).

2.5 Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008

ISO merupakan suatu badan federasi dunia yang menetapkan suatu standarisasi. ISO dapat menjembatani dalam pemenuhan kebutuhan bisnis dan kebutuhan konsumen. ISO 9001 pertama kali dikeluarkan pada tahun 1987, kemudian diperbarui pada tahun 1994, tahun 2000, dan terakhir pada tahun 2008 (Poza, A.S. dkk, 2009). Terdapat 8 klausul dalam ISO 9001:2008. Klausul 4 membahas tentang sistem manajemen mutu. Klausul 5 membahas tentang tanggung jawab manajemeen. Klausul 6 membahas tentang manajemen sumber daya. Klausul 7 membahas tentang realisasi produk.

Klausul 8 membahas tentang pengukuran, analisis dan peningkatan.

2.6 Capability Maturity Model Integration

Tujuan dari CMMI adalah sebagai paduan dalam peningkatan proses- proses yang ada di dalam organisasi (LLC, 2010). CMMI mempunyai lima tingkat model kematangan, dimana setiap tingkatan mempunyai tahapan dasar untuk proses perbaikan yang sedang berlangsung (Jan van Bon dkk, 2007). Kelima tahapan tersebut adalah tahap initial, managed, defined, quantitatively managed, dan tahap optimizing.

2.7 Audit Internal

Audit internal merupakan suatu kegiatan konsultasi dan assurance yang independen yang dirancang untuk menambah nilai dan meningkatkan kegiatan operasi perusahaan (Chartered Institute of Internal Auditors, 2012). Adanya internal audit dapat membantu organisasi dalam pencapaian tujuan organisasinya dengan melakukan pendekatan yang sistematis dan berdisiplin dalam melakukan evaluasi dan peningkatan efektivitas dari manajemen resiko, pengen-dalian, dan proses tata kelola (governance processes).

2.8 Software Engineering

Software Engineering merupakan ilmu dasar pengembangan semua jenis perangkat lunak, termasuk sistem multi-media, software networking, software data-base, web application dan mobile application (Kurniawan, 2012). Metode pengembangan perangkat lunak yang sangat dikenal adalah metode Prototyping,

4

metode Spiral, metode Waterfall, dan metode

Agile Programming.

2.8.1 Metode Scrum

Scrum adalah suatu pendekatan iteratif pada pengembangan perangkat lunak yang mengusung prinsip agile (ketangkasan). Metode Scrum membuat beberapa blok waktu yang dinamakan sprint. Panjang sprint biasanya antara dua hingga empat minggu dan ditentukan dari tujuan akhir yang membantu untuk mengklarifikasikan objek dalam sprint (Blankenship dkk, 2011).

3 METODE PENELITIAN

3.1 Model Penelitian

Model yang digunakan dalam penelitian ini adalah model pengembangan. Adapun model penelitian dapat ditunjukkan pada Gambar 3. Proses Bisnis Lama Pedoman Mutu, Prosedur Kerja, Instruksi Kerja, Format Formulir Analisis dan Perancangan SMM ISO 9001:2008 Rencana Strategis TI

Gambar 3 Model Penelitian

3.2 Skema Prosedur Penelitian

Penjelasan tahapan penelitian dapat dirangkum pada skema prosedur penelitian yang digunakan dalam penyelesaian masalah. Hasil dari penelitian ini berupa hasil analisis kesenjangan (gap analysis), rencana strategis TI dan dokumen pedoman pedoman mutu, prosedur kerja, instruksi kerja, dan format formulir. Adapun skema prosedur penelitian dapat ditunjukkan pada Gambar 4.

Gambar 4 Skema Prosedur Penelitian

4 HASIL DAN PEMBAHASAN

4.1 Paparan dan Analisis Data

Dari kegiatan wawancara dan observasi yang dilakukan oleh peneliti, maka akan didapatkan informasi mengenai struktur organisasi, proses bisnis, dan uraian jabatan masing-masing fungsi yang ada di PT. Medix Soft. Struktur organisasi yang ada di PT. Medix Soft seperti digambarkan pada Gambar 5.

Gambar 5 Struktur Organisasi PT. Medix Soft

Penggambaran proses bisnis saat ini digambarkan dengan menggunakan notasi

Studi Pendahuluan Analisis Perancangan

Mulai

Selesai

Kajian Pustaka · Visi Misi Organisasi

· SMM ISO 9001:2008

· Audit Internal

Pengujian

Dilakukan Uji Ahli oleh Pihak Ketiga Menggunakan Checklist

Penyusunan Instrumen 1 · Pedoman Wawancara

Proses Bisnis dan Uraian Jabatan · Pedoman Wawancara Pemenuhan Persya-ratan ISO 9001:2008 Penyusunan Instrumen 2 · Pedoman Wawancara tentang Detil Proses Bisnis

· Pedoman Checklist Pengujian

Output · Hasil Gap Analysis

Menggunakan CMMI

· Renstra TI

Output

Pedoman Mutu, Prosedur Kerja, Instruksi

Kerja, Format Formulir

Pengumpulan dan Pengolahan Data 2 · Pemetaan Proses Bisnis disesuaikan dengan ISO 9001:2008 · Perancangan Pedoman Mutu, Prosedur Kerja, Instruksi Kerja, Format Formulir

Pengumpulan Data 1 · Struktur Organisasi

· Proses Bisnis saat ini

· Uraian Jabatan · Gap Analysis menggunakan CMMI · Analisis SWOT · Penggambaran Strategi Bisnis · Pelaksana Strategi · Analisis BSC

· Analisis Value Chain

· Analisis Kebutuhan Informasi

· Pengelompokan TI pada kuadran McFarlan

Pengolahan dan Analisis Data 1

RUPS DIREKTUR _KOMISARISDEWAN

Purchasing Manager Finance and Accounting Manager HRD

Manager ManagerLogistic Operational Manager

Sales and Marketing Manager Purchasing Staff Finance and Accounting Staff HRD Staff Logistic

Staff Operational Staff

Sales and Marketing Staff Research and Development Manager Product

Manager Program Manager

5

BPMN. Penggambaran proses bisnis yang ada

di departemen Research and Development dapat dilihat pada Gambar 6.

Gambar 6 Proses Bisnis Departemen RND

Gambar 7 Peta Strategi Bisnis PT. Medix Soft

Dari hasil rangkuman strategi yang dimiliki perusahaan, maka dapat digambarkan peta strategi bisnis perusahaan yang dikelompokkan kedalam empat perspektif Balanced Scorecard. Keempat perspektif tersebut adalah finansial, pelanggan, internal, dan pembelajaran dan pertumbuhan. Hasil penggambaran strategi bisnis PT. Medix Soft ditunjukkan pada Gambar 7.

4.2 Pembahasan Hasil Penelitian 4.2.1 Hasil Gap Analysis

Dari penilaian kesenjangan yang telah dilakukan dengan menggunakan CMMI, diperoleh hasil kesenjangan antara persyaratan yang diharuskan ISO 9001:2008 dengan proses bisnis yang sedang berjalan di PT. Medix Soft. Adapun nilai pemenuhan terhadap proses bisnis di PT. Medix Soft ditunjukkan pada Tabel 1.

Tabel 1 Prosentase Pemenuhan ISO 9001:2008

Persyaratan ISO 9001:2008 Nilai Pemenuhan Pemenuhan Klausul 4 40% Pemenuhan Klausul 5 54% Pemenuhan Klausul 6 50% Pemenuhan Klausul 7 67% Pemenuhan Klausul 8 55% Pemenuhan ISO 9001:2008 53%

4.2.2 Rancangan Pedoman Mutu, Prosedur Kerja, Instruksi Kerja, dan Format Formulir

Dari hasil kesenjangan yang ada, peneliti merancang dokumentasi dari semua proses dan sistem manajemen mutu yang ada di PT. Medix Soft. Dokumen Pedoman Mutu digunakan untuk menjelaskan lingkup sistem manajemen mutu yang ada di PT. Medix Soft. Adapun rangkuman dari hasil rancangan dokumentasi sistem manajemen mutu di PT.

Menerima Informasi Permasalahan Produk Baru? Proses Instalasi dan Training Melakukan Rapat Koordinasi Ya Ya Menghadiri Rapat Koordinasi Menghadiri Rapat Koordinasi Menghadiri Rapat Koordinasi Menghadiri Rapat Koordinasi Menghadiri Rapat Koordinasi R e s e a rc h a n d D e v e lo p m e n t P ro d u c t M a n a g e r D e v e lo p e r T e s te r U s e r E x p e ri e n c e P ro g ra m M a n a g e r R e le a s e M a n a g e m e n t O p e ra ti o n a l P T . M e d ix S o ft Menghadiri Rapat Koordinasi Produk Modifikasi? Tidak Tidak Ditindak-lanjuti? Melakukan Rapat Koordinasi Perancangan Ya Ya Ya Ya Perbaikan Produk? Tidak Tidak Pembuatan Desain Sistem dan Desain

Interface Terkait Desain? Ya Ya Tidak Tidak Tidak Tidak Ya Ya Membuat atau Memperbaiki Produk Ada Perubahan? Ya Ya Menyerahkan Desain ke Developer Menerima Desain Menyerahkan Produk ke Tester Tidak Tidak Menerima Produk Melakukan Uji Coba Produk Ada Error? Ya Ya Menyerahkan Produk ke User Experience Tidak Tidak Menerima Produk Membuat Panduan Penggunaan Produk Melakukan Monitoring Jadwal Kerja Membuat Paket Produk dan Jadwal Release Panduan Penggunaan Produk Paket Produk Menginformasikan ke Operational Menerima Informasi Penyelesaian Produk C Tidak Tidak C A A B B D D

6

Medix Soft yang dikelompokkan berdasarkan

departemen dapat dilihat pada Tabel 2.

Tabel 2 Rancangan Dokumentasi Sistem Mana- jemen Mutu PT. Medix Soft

Departemen Jumlah Prosedur Kerja Jumlah Intruksi Kerja Jumlah Format Formulir HRD 3 4 17 Logistic 2 2 9 Operational 2 7 11 Purchasing 2 1 4 Research and Development 1 5 6 Sales and Marketing 4 3 9 Manajemen Representative 8 1 20 TOTAL 22 23 76

Aplikasi yang sedang berjalan saat ini masih terdapat beberapa kekurangan jika disesuaikan dengan persyaratan ISO 9001:2008. Ada beberapa rancangan peneliti yang berupa user interface aplikasi yang dapat digunakan untuk memperbaiki aplikasi yang sedang berjalan saat ini. Salah satu rancangannya adalah form yang digunakan untuk permintaan pelatihan. Form Permintaan Pelatihan digunakan karyawan dalam meminta ke departemen HRD untuk diadakan atau diikutsertakan pelatihan.

Gambar 8 Rancangan Form Permintaan Pelatihan

Gambar 9 Rancangan Form Peserta Pelatihan

Form Permintaan Pelatihan mempunyai tab data pelatihan yang digunakan untuk mencatat data pelatihan apa yang diinginkan karyawan seperti yang terlihat pada Gambar 8. Form ini juga memiliki tab peserta pelatihan yang digunakan untuk mencatat data karyawan yang akan mengikuti pelatihan tersebut seperti yang ditunjukkan Gambar 9.

4.2.3 Hasil Portofolio Aplikasi

PT. Medix Soft telah memanfaatkan teknologi informasi dalam kegiatan operasional perusahaan sehari-hari. Dari teknologi informasi atau sistem informasi yang ada, akan dilakukan analisis untuk pengembangan investasi SI/TI jangka panjang. Investasi ini didasarkan pada startegi bisnis perusahaan.

Investasi SI/TI dikelompokkan menggunakan kuadran McFarlan. Terdapat enam (6) aplikasi yang dapat dikategorikan dalam kuadran Strategic, tiga (3) aplikasi yang termasuk dalam kuadran High Potential, enam (6) aplikasi yang termasuk kedalam kuadram Key Operational, dan lima (5) aplikasi yang termasuk kedalam kuadran Support. Hasil analisis portofolio aplikasi yang dikelompokkan kedalam kuadran McFarlan dapat dilihat pada Tabel 3.

7

Tabel 3 Portofolio Aplikasi pada PT. Medix Soft

STRATEGIC HIGH POTENTIAL

a. Sistem Informasi Manaje-men modul akuntansi keuangan sub modul akun-tansi perbankan

b. Sistem Informasi Manaje-men modul segManaje-mentasi pelanggan

c. Sistem Informasi Manaje-men modul perencanaan keuangan

d. Sistem Informasi Manaje-men modul pelatihan karyawan

e. Sistem Informasi Manaje-men modul data pelanggan f. Sistem Informasi

Manaje-men modul pengukuran harga

a. Sistem informasi mo-dul integrasi arsitektur sistem

b. Sistem informasi mo-dul perencanaan ketersediaan data c. Sistem informasi

mo-dul perencanaan operasional

a. Sistem Informasi Manaje-men modul pengendalian keuangan

b. Sistem Informasi Manaje-men modul pengendalian keuangan sub modul penelusuran data c. Sistem Informasi

Manaje-men modul transaksi d. Sistem Informasi

Manaje-men modul akuntansi keuangan

e. Sistem Informasi Manaje-men modul integrasi data f. Sistem informasi modul

integrasi jaringan a. Sistem Informasi Manajemen modul pengendalian operasional b. Sistem Informasi Manajemen modul integrasi proses c. Sistem Informasi Manajemen modul insentif karyawan d. Sistem Informasi Manajemen modul absensi dan target kerja

e. Sistem informasi modul perencanaan infrastruktur

KEY OPERATIONAL SUPPORT

5 PENUTUP 5.1 Kesimpulan

Setelah melakukan analisis dan perancangan proses bisnis PT. Medix Soft menggunakan SMM ISO 9001:2008, maka kesimpulan yang dapat diambil adalah sebagai berikut:

1. Hasil analisis kesenjangan antara kebutuhan proses bisnis yang ada di PT. Medix Soft dengan persyaratan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 adalah 53%. Hasil kesenjangan ini didapatkan dari rata-rata nilai pemenuhan pada masing-masing klausul. Pemenuhan terhadap klausul 4

adalah 40%, pemenuhan terhadap klausul 5 adalah 54%, pemenuhan terhadap klausul 6 adalah 50%, pemenuhan klausul 7 adalah 67% dan pemenuhan klausul 8 adalah 55%. 2. Perancangan proses bisnis pada PT. Medix

Soft yang disesuaikan dengan persyaratan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 menghasilkan dokumen pedoman mutu, dua puluh dua (22) dokumen prosedur kerja, dua puluh dua (23) dokumen instruksi kerja, dan tujuh puluh enam (76) format formulir baik secara manual maupun komputasi.

3. Pembuatan rencana strategis TI pada PT. Medix Soft menghasilkan dua puluh (20) investasi sistem informasi yang terbagi menjadi empat kuadran, yaitu enam (6) sistem informasi yang termasuk dalam kuadran Strategic, tiga (3) sistem informasi yang termasuk dalam kuadran High Potential, enam (6) sistem informasi yang termasuk dalam kuadran Key Operational, dan lima (5) sistem informasi yang termasuk kuadran Support.

5.2 Saran

Dari penelitian tentang analisis dan perancangan proses bisnis pada PT. Medix Soft ini masih terdapat beberapa kekurangan yang diharapkan di kemudian hari dapat diperbaiki oleh pihak lain. Beberapa kekurangan tersebut antara lain:

1. Penelitian dapat dikembangkan dengan mengikutsertakan bagian keuangan dalam penerapan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008.

8

2. Penelitian dapat dikembangkan sampai

pada tahap implementasi hasil perancangan yang telah dibuat peneliti.

3. Penelitian dapat dikembangkan sampai pendefinisian detil tindakan dan kebutuhan yang diperlukan dalam mencapai rencana strategis TI.

DAFTAR PUSTAKA

Blankenship, Jerrel dkk. 2011. Pro Agile .NET Development with Scrum. New York: Springer.

Chartered Institute of Internal Auditors. 2012. Chartered Institute of Internal Auditors. 5 Desember 2012. < http://www.iia.org.uk/en/Knowledge_ Centre/global_professional_guidance/ Definition.cfm>

ISO. ISO 9001:2008 Quality Management System – Requirements. ISO.

Jan van Bon dkk. 2007. Foundations of IT Service Management Based on ITIL V3. Van Haren Publishing. Zaltbommel.

Kurniawan, Aditya. 2012. The Power of Software Engineering. 4 Oktober

2012. <

http://socs.binus.ac.id/2012/03/01/the-power-of-software-engineering/>

LLC. 2010. Requirements Management Database - Quality Certification Guide Revision 2.5.017. LLC.

Object Management Group. 2008. Welcome to BPMI.org. 27 Desember 2012. < http://bpmi.org/>

Owen, M. dan Raj, J. 2003. BPMN and Business Process Management-Introduction to the New Business Process Modelling Standard. New Jersey: Popkin Software & System Inc.

Poza, A. S. dkk. 2009. Implementing a Functional ISO 9001 Quality Management System in Small and Medium-Sized Enterprises. International Journal of Engineering (IJE), Vol. 3 (3).

Surendro, Kridanto. 2009. Implementasi Tata Kelola Teknologi Informasi. Informatika. Bandung

Ward, J. dan Peppard, J. 2002. Strategic Planning for Information Systems – Third Edition. England: John Wiley & Sons. Ltd

Weske, Mathias. 2007. Business Process Management: Concept, Languages, Architectures. New York: Springer. White, G. R. T, Samson, P. dan Rowland-Jones,

R. 2009. The Implementation of a Quality Management System in the Not-For-Profit Sector. TQM Journal.