9 BAB 2
LANDASAN TEORI
2.1 Kerangka Teori dan Literatur 2.1.1 Pengertian Pengendalian Internal
Ada beberapa pendapat para ahli mengenai definisi Pengendalian Internal, antara lain :
Menurut Institut Akuntan Publik Indonesia dalam bukunya “Standar Profesional Akuntan Publik” (2011:319:2) :
Pengendalian internal adalah suatu proses-yang dijalankan oleh dewan komisaris manajemen, dan personel lain entitas yang didesain untuk memberikan keyakinan memadai tentang pencapaian tiga golongan tujuan berikut ini: (a) keandalan pelaporan keuangan, (b) efektivitas dan efisiensi operasi, dan (c) kepatuhan terhadap hukum dan peraturan yang berlaku.
Menurut Rama dan Jones yang diterjemahkan oleh Wibowo (2008:132) pengendalian internal yaitu :
Suatu proses yang dipengaruhi oleh dewan direksi, manajemen, dan personil lainnya yang dirancang untuk memberikan kepastian yang beralasan terkait dengan pencapaian sasaran kategori sebagai berikut : efektivitas dan efisiensi operasi; keandalan pelaporan keuangan; dan ketaatan terhadap hukum dan peraturan yang berlaku.
Diana dan Setiawati (2012:82) menambahkan bahwa :
Pengendalian internal adalah semua rencana organisasional, metode, dan pengukuran yang dipilih oleh suatu kegiatan usaha untuk mengamankan harta kekayaannya, mengecek keakuratan dan keandalan data akuntansi usaha tersebut, meningkatkan efisiensi operasional, dan mandukung dipatuhinya kebijakan manajerial yang telah ditetapkan.
Dari definisi-definisi tersebut, dapat disimpulkan bahwa pengendalian internal merupakan suatu teknik pengawasan yaitu pengawasan keseluruhan dari kegiatan
10 operasi perusahaan, baik mengenai organisasinya maupun sistem atau cara-cara yang digunakan untuk menjalankan perusahaan dan juga alat-alat yang digunakan perusahaan.
2.1.2 Tujuan Pengendalian Internal
Tujuan dari pengendalian internal menurut Institut Akuntan Publik Indonesia dalam bukunya “Standar Profesional Akuntan Publik” (2011:319:3) adalah sebagai berikut :
1. Keandalan Laporan Keuangan Umumya
Pengendalian yang relevan dengan suatu audit adalah berkaitan dengan tujuan entitas dalam membuat laporan keuangan bagi pihak luar yang disajikan secara wajar sesuai dengan prinsip akuntansi yang berlaku umum di Indonesia.
2. Efektivitas dan Efisiensi
Operasi pengendalian yang berkaitan dengan tujuan operasi dan kepatuhan mungkin relevan dengan suatu audit jika kedua tujuan tersebut berkaitan dengan data yang dievaluasi dan digunakan auditor dalam prosedur audit. Sebagai contoh, pengendalian yang berkaitan dengan data non keuangan yang digunakan oleh auditor dalam prosedur analitik.
3. Kepatuhan Terhadap Hukum dan Peraturan Yang Berlaku
Suatu entitas umumnya mempunyai pengendalian yang berkaitan dengan tujuan yang tidak relevan dengan suatu audit dan oleh karena itu tidak perlu dipertimbangkan.
2.1.3 Fungsi Pengendalian Internal
Menurut Romney dan Steinbart yang diterjemahkan oleh Kwary dan Fitriasari (2006:4), mengemukakan bahwa pengendalian internal melaksanakan tiga fungsi penting sebagai berikut :
1. Pengendalian untuk pencegahan (preventive control)
Memperkerjakan personil akuntansi yang berkualifikasi tinggi, pemisahan tugas pegawai yang memadai dan secara efektif mengendalikan akses fisik atas aset, fasilitas dan informasi merupakan pengendalian pencegahan yang efektif.
11 2. Pengendalian untuk pemeriksaan (detective control)
Pengendalian untuk pemeriksaan adalah pemeriksaan salinan atas perhitungan, mempersiapkan rekonsiliasi bank dan neraca saldo setiap bulan.
3. Pengendalian korektif (corrective control)
Memecahkan masalah yang ditemukan oleh pengendalian untuk pemeriksaan. Prosedur yang dilaksanakan juga untuk mengidentifikasi masalah, memperbaiki kesalahan yang ada, dan mengubah sistem agar masalah dapat diminimalisasikan atau dihilangkan.
2.1.4 Komponen Pengendalian Internal
Menurut COSO (The Committe of Sponsoring Organization) terdapat 5 (lima) komponen pengendalian internal, yaitu :
1. Control environment (Lingkungan Pengendalian) Menurut Tunggal (2012:79) :
Lingkungan pengendalian yaitu menetapkan corak suatu organisasi, mempengaruhi kesadaran pengendalian orang-orangnya.Lingkungan pengendalian merupakan dasar untuk semua komponen pengendalian internal, menyediakan displin dan struktur.
Adapun unsur-unsur lingkungan pengendalian menurut Tunggal (2012:79), yaitu :
a. Integritas dan nilai etika
Bagian dari bisnis seperti karyawan, pelanggan, pemasok, dan masyarakat umum meminta peningkatan standar yang tinggi dari integritas dan nilai etika sebagai bagian dari manajer bisnis.
b. Komitmen terhadap kompetensi
Untuk mencapai tujuan entitas, personel pada setiap tingkatan dalam organisasi harus memiliki pengetahuan dan keahlian yang diperlukan untuk melaksanakan pekerjaan mereka secara efektif. Hal ini mencakup
12 pertimbangan manajemen mengenai pengetahuan dan keahlian yang diperlukan, dan bauran dan intelegensi, pelatihan, dan pengalaman yang diperlukan untuk mengembangkan kompetensi tersebut.
c. Partisipasi dewan komisaris atau komite audit
Merupakan komposisi dari dewan direksi dan komite audit dan bagaimana cara dewan direksi dan komite audit dalam melaksanakan tanggung jawab atas kekuasaan dan kekeliruan memiliki dampak yang besar terhadap lingkungan pengendalian.
d. Filosofi dan gaya operasi manajemen
Pendekatan untuk mengambil dan memonitor risiko bisnis, sikap dan tindakan terhadap pelaporan keuangan, pemilihan secara selektif atas prinsip-prinsip akuntansi merupakan beberapa contoh dari karakterisitik yang membentuk filosofi dan gaya operasi manajemen. Filosofi dan gaya operasi manajemen sendiri merupakan karakteristik yang dimiliki manajemen dalam melakukan pekerjaan yang berkaitan dengan pencapaian tujuan perusahaan.
e. Struktur organisasi
Struktur organisasi digambarkan dalam suatu bagan organisasi yang harus secara tepat mencerminkan garis wewenang dan hubungan pelaporan. Struktur organisasi ini berkontribusi terhadap kemampuan suatu entitas untuk memenuhi tujuan dengan menyediakan kerangka kerja menyeluruh atas perencanaan, pelaksanaan, pengendalian, dan pemantauan aktivitas
13 yang berjalan di suatu entitas. Dalam mengembangkan struktur organisasi melibatkan penentuan bidang kunci dari wewenang dan tanggung jawab, serta garis pelaporan yang tepat.
f. Pemberian wewenang dan tanggung jawab
Wewenang dan tanggung jawab meliputi penjelasan-penjelasan mengenai bagaimana dan kepada siapa wewenang dan tanggung jawab atas semua aktivitas entitas dibebankan. Penetapan tanggung jawab dan wewenang merupakan realisasi dari pengembangan suatu struktur organisasi entitas.
g. Kebijakan dan praktik sumber daya manusia
Entitas harus memiliki kebijakan personil yang baik untuk penerimaan, pelatihan, evaluasi, konseling, promosi, kompensasi dan tindakan perbaikan agar pengendalian internal berjalan secara efektif dan untuk menjamin bahwa individu-individu yang menjalankan aktivitas entitas memiliki integritas, nilai etika, dan kompetensi yang diharapkan.
2. Risk assessment (Penaksiran Risiko)
Menurut Institut Akuntan Publik Indonesia (2011:319.2)
Penaksiran risiko adalah identifikasi entitas dan analisis terhadap risiko yang relevan untuk mencapai tujuannya, membentuk suatu dasar untuk menentukan bagaimana risiko harus dikelola.
3. Information and Communication (Informasi dan Komunikasi) Informasi dan komunikasi menurut Tunggal (2012:81) yaitu :
Untuk memulai, merekam, memproses dan melaporkan transaksi entitas dan untuk memelihara akuntabilitas untuk aktiva yang bersangkutan.
14 Informasi dan komunikasi menurut Tunggal (2012:8) mencakup :
a. Pengidentifikasian b. Perangkapan c. Pertukaran
4. Control activities (Aktivitas pengendalian) Menurut Sunarto (2003: 148) :
Aktivitas pengendalian adalah kebijakan dan prosedur yang membantu meyakinkan bahwa perintah manajemen telah dijalankan.
Terdapat beberapa langkah dalam memaksimalkan aktivitas pengendalian yaitu :
a. Pemisahan tugas
Pemisahan tugas ini memastikan bahwa individu melakukan tugas sesuai dengan wewenang dan tanggung jawab yang dibebankan kepadanya.
b. Pengendalian pemrosesan informasi
Pengendalian pemrosesan informasi mengacu pada risiko yang berhubungan dengan otorisasi, kelengkapan, dan akurasi transaksi.
c. Pengendalian fisik
Pengendalian fisik menaruh perhatian terhadap pembatasan dua jenis akses aktiva dan catatan penting berikut : (1) akses fisik langsung dan (2) akses tidak langsung melalui persiapan atau pemrosesan dokumen. Cara yang paling baik dalam perlindungan kekayaan dan catatan adalah dengan menyediakan perlindungan secara fisik.
15 d. Review kinerja
Review kinerja meliputi review dan analisis yang dilakukan manajemen terhadap :
- Laporan yang mengikhtisarkan secara terici dari saldo akun neraca saldo, laporan pengeluaran kas berdasarkan pelanggan, atau laporan aktivitas penjualan dan laba kotor oleh konsumen atau daerah tenaga penjualan atau lini produk.
- Kinerja aktual dibandingkan dengan anggaran, peramalan, atau jumlah periode sebelumnya.
- Hubungan dari rangkaian data yang berbeda seperti data operasi nonkeuangan dan data keuangan.
5. Monitoring (Pemantauan)
Sebagian lembaga mengemukakan pendapat mengenai pengertian monitoring (pemantauan), salah satunya adalah BPKP (Badan Pengawasan Keuangan dan Pembangunan). Lembaga milik negara yang memiliki tugas mengawasi pengelolaan perusahaan negara dibawah Jenderal pada Kementrian Keuangan ini mengemukakan (2007:78) :
Monitoring adalah pengawasan oleh manajemen dan pegawai lain yang ditunjuk atas pelaksanaan tugas sebagai penilaian terhadap kualitas dan efektivitas sistem pengendalian manajemen. Monitoring terhadap sistem pengendalian manajemen bertujuan untuk meyakinkan bahwa pengendalian telah berjalan sebagaimana yang diharapkan dan diperbaiki sesuai dengan kebutuhan.
Adapun unsur-unsur pemantauan, yaitu : a. Monitoring kegiatan yang sedang berjalan
16 Kegiatan yang sedang berjalan harus dipantau oleh manajemen atas atau oleh manajemen yang diberi wewenang untuk memantau kinerja karyawan lainya. Hal ini dimaksudkan agar karyawan bekerja sesuai dengan tanggung jawabnya.
b. Evaluasi yang terpisah
Evaluasi yang dilakukan oleh pihak internal manajemen tidak selamanya dapat dipercatan, sehingga perlu dilakukan evaluasi terpisah oleh auditor internal maupun auditor eksternal.
c. Tindak lanjut atas temuan audit
Temuan audit yang didapat harus segera di tindak lanjuti agar perusahaan dapat mengetahui sebab terjadinya dan melakukan control atas temuan tersebut.
2.1.5 Keterbatasan Pengendalian Internal
Menurut Boynton, Johnson dan Kell (2003:375-376), sebaik apapun perancangan dan pelaksanaan pengendalian internal suatu perusahaan, tetap hanya menyajikan jaminan yang layak berdasarkan pencapaian tujuan pengendalian suatu perusahaan. Beberapa keterbatasan pengendalian internal adalah sebagai berikut :
1. Kesalahan dalam pertimbangan
Kadang-kadang, manajemen dan personel lainnya dapat melakukan pertimbangan yang buruk dalam membuat keputusan bisnis atau dalam melaksanakan tugas rutin karena informasi yang tidak mencukupi, keterbatasan waktu, atau prosedur lainnya.
17 Kemacetan dalam melaksanakan pengendalian dapat terjadi ketika personel salah memahami instruksi atau membuat kekeliruan akibat kecerobohan, kebingungan, atau kelelahan. Perubahan sementara atau permanen dalam personel atau dalam sistem atau prosedur juga dapat berkontribusi terjadinya kemacetan.
3. Kolusi
Individu yang bertindak bersama, seperti karyawan yang melaksanakan suatu pengendalian penting bertindak bersama dengan karyawan lain, konsumen atau pemasok, dapat melakukan sekaligus menutupi kecurangan sehingga tidak dapat dideteksi oleh pengendalian internal.
4. Penolakan manajemen
Manajemen dapat mengesampingkan kebijakan atau prosedur tertulis untuk tujuan tidak sah seperti keuntungan pribadi atau prensentasi mengenai kondisi keuangan suatu entitas yang dinaikkan atau status ketaatan (misalnya, menaikkan laba yang dilaporkan untuk menaikkan pembayaran bonus atau nilai pasar dari saham entitas, atau menyembunyikan pelanggaran dari perjanjian hutang atau ketidaktaatan terhadap hukum dan peraturan). Praktik penolakan (override) termasuk membuat penyajian yang salah dengan sengaja kepada auditor dan lainnya seperti menerbitkan dokumen palsu untuk mendukung pencatatan transaksi penjualan fiktif.
5. Biaya versus manfaat
Biaya pengendalian internal suatu entitas seharusnya tidak melebihi manfaat yang diharapkan untuk diperoleh. Karena pengukuran yang tepat dari biaya dan manfaat biasanya tidak memungkinkan, manajemen harus membuat baik
18 estimasi kuantitatif maupun kualitatif dalam mengevaluasi hubungan antara biaya dan manfaat.
Menurut Arens, Elder, dan Besley (2008:291) adalah sebagai berikut:
Internal controls can never be completely effective, regardless of the care followed in their design and implementation. Even if systems personel can design an ideal system, its effectiveness depends on the competency and dependability of the people using it. Even if the count is correct, management might override the procedure and instruct an employee to increase the count to improve reported earnings. (Struktur pengendalian intern yang efektif harus memperhatikan rancangan dan implementasi. Namun hal itu saja belum cukup, karena sistem ideal juga bergantung pada kompetensi dan tanggung jawab dari manusia yang menjalankan pengendalian tersebut).
2.1.6 Pihak Yang Bertanggung Jawab Atas Pengendalian Internal
Menurut COSO, semua orang dalam organisasi yaitu Manajemen, Dewan direksi, Komite Audit, dan personel lainnya bertanggung jawab terhadap pengendalian internal, karena semua orang dalam organisasi memiliki peran dalam pengendalian internal, sehingga pengendalian internal tidak dapat berjalan dengan baik apabila ada salah satu anggota yang tidak menjalankan perannya dalam pengendalian internal.
Menurut COSO, pihak-pihak luar seringkali memberikan kontribusi terhadap pencapaian tujuan perusahaan, seperti Auditor eksternal, Badan Regulasi dan Legislatif, customer, analis keuangan, dan media massa. Namun demikian pihak ketiga tersebut tidak bertanggung jawab terhadap pengendalian internal karena mereka bukan bagian dari organisasi maupun bukan bagian dari sistem pengendalian internal.
19 Weygandt, Kieso, dan Kimmel (2005:32) menyatakan bahwa, mekanisme pengendalian meliputi :
1. Estabilishment of Responsibility
Pengendalian akan menjadi sangat efektif apabila hanya satu orang yang bertanggung jawab pada satu tugas. Hal ini dimaksudkan agar penelusuran dapat mudah dilakukan.
2. Segregation of Duties
Pemisahaan tanggung jawab sangat perlu dilakukan agar antar satu karyawan dengan karyawan lain dapat saling mengevaluasi. Penerapannya mencakup 2 (dua) hal :
a. Kegiatan atau aktivitas yang berhubungan harus ditugaskan kepada dua orang yang berbeda.
b. Tugas pencatatan aset harus dipisahkan dari tugas penyimpanan fisik aset.
3. Documentation Procedures
Misal : Dokumen harus diberi nomor urut tercetak. Hal ini untuk menghindari adanya kecurangan dengan menghilangkan dokumen.
4. Physical, Mechanical, and Electronic Controls
Misal : Penggunaan password untuk penggunaan komputer yang menyimpan data-data penting perusahaan. Hal ini untuk meningkatkan keamanan akses.
5. Independent Internal Verification
Untuk memaksimalkan keuntungan dari verifikasi, maka:
a. Verifikasi harus dilakukan secara periodik maupun secara tiba-tiba. b. Verifikasi harus dilakukan oleh seseorang yang tidak memiliki hubungan
kepentingan dengan orang yang bertanggung jawab atas informasi tersebut.
c. Temuan verifikasi harus dilaporkan kepada tingkat manajemen yang berwenang mengambil tindakan perbaikan.
6. Other Control
a. Menjamin perlindungan pada karyawan yang menangani uang tunai. b. Melakukan rotasi tugas karyawan atau memberikan cuti pada karyawan.
2.2 Penggajian 2.2.1 Pengertian Gaji
20 Salaries are often expressed in terms of spesific amount per year or per month rather than an hourly rate.
(Gaji merupakan bayaran yang diberikan kepada karyawan, yang digolongkan dalam aturan kepegawaian dan biasanya tidak menerima overtime pay, per bulan atau per tahun)
Diana dan Setiawati (2012:174), berpendapat lain mengenai pengertian gaji dan upah, yaitu :
Gaji dan upah memiliki pengertian yang berbeda. Gaji diberikan kepada pekerja atas dasar kinerja bulanan yang biasanya diberikan kepada pekerja tetap perusahaan, sedangkan upah diberikan atas dasar kinerja harian. Namun gaji merupakan komponen yang sangat penting dalam suatu perusahaan. Tujuan diberikannya gaji kepada pegawai adalah untuk mendorong pegawai agar termotivasi guna meningkatkan kinerja dan mencapai tujuan perusahaan.
2.2.2 Arus Sistem Transaksi Penggajian
Menurut Boynton, Johnson, dan Kell (2003:182), pemrosesan transaksi penggajian melibatkan fungsi-fungsi penggajian sebagai berikut :
1. Memulai transaksi penggajian, yang mencakup :
Mengangkat karyawan dan melakukan otorisasi perubahan gaji dan upah. 2. Penerimaan jasa, yang mencakup :
Menyiapkan data kehadian dan pencatatan waktu.
3. Pencatatan transaksi penggajian, yang mencakup : Menyiapkan daftar serta mencatat gaji dan upah.
4. Pembayaran gaji dan upah, yang mencakup :
Membayar gaji dan upah serta menjaga upah yang belum diambil serta menyerahkan SPT pajak gaji dan upah.
2.2.3 Risiko dalam Proses Penggajian
Kegiatan perusahaan tidak terlepas dari risiko yang dapat menghambat pencapaian tujuan perusahaan. Beberapa ancaman dalam siklus penggajian yang
21 dikemukakan Romney dan Steinbart (2009:533), dalam terjemahan bebas, diantaranya:
a. Perubahan Payroll Master File oleh pihak yang tidak berwenang
Apabila gaji, upah, dan atau komisi dasar pada Payroll Master File yang digunakan untuk menentukan kompensasi karyawan dipalsukan, beban gaji akan meningkat. Pembebanan gaji yang tidak sesuai dengan kenyataan akan menghasilkan laporan labor cost yang tidak akurat sehingga mendorong pengambilan keputusan yang salah.
b. Data jam kerja dan kehadiran yang tidak akurat
Data kerja dan kehadiran yang tidak akurat dapat mempengaruhi perusahaan. Apabila data jam kerja dan kehadiran yang tercatat lebih besar dari kenyataan, maka beban gaji terlalu besar dan laporan gaji tidak sesuai dengan keadaan yang sebenarnya.
c. Pengolahan gaji yang tidak akurat
Pengurang gaji kotor biasanya merupakan pajak dan iuran atau premi kepada instansi lain diluar perusahaan. Perubahan peraturan atau kebijakan-kebijakan terkait pengurang gaji yang tidak diikuti dengan pembaharuan tarif dapat menyebabkan kesalahan perhitungan gaji. Kesalahan dalam perhitungan gaji menyebabkan bagian Payroll harus memperbaiki sistem pengolahan gaji dan melakukan perhitungan ulang gaji. Apabila perhitungan ulang tidak dapat diselesaikan secepatnya, maka pembagian gaji karyawan menjadi terhambat.Keterlambatan pembagian gaji atau pembayaran gaji yang tidak sesuai dengan yang seharusnya dapat mempengaruhi moral dan motivasi kerja karyawan. Kesalahan perhitungan pengurang gaji, misalnya pajak, dapat menimbulkan denda bagi perusahaan karena perusahaan gagal melaporkan dan membayar pajak dengan jumlah yang tepat.
d. Pencurian atau penipuan saat pembagian cek gaji
Ancaman lain yang dapat terjadi dalam siklus penggajian adalah mengeluarkan Cek Gaji pada seseorang yang tidak bekerja diperusahaan atau pembayaran gaji yang masih berlanjut pada karyawan yang telah diberhentikan. Hal ini biasanya terjadi bila karyawan yang telah diberhentikan tidak dilaporkan kepada bagian HRD. Siklus penggajian merupakan aktivitas yang memiliki nilai transaksi yang signifikan dalam laporan laba rugi.Gaji yang diterima oleh karyawan harus akurat dan tepat waktu karena dapat mempengaruhi motivasi karyawan dalam bekerja, sehingga diperlukan pengendalian dalam siklus penggajian.
Romney dan Steinbart (2009:532) menyatakan bahwa pengendalian intern yang memadai dalam siklus penggajian dan kepegawaian harus mencapai tujuan-tujuan berikut ini :
22 b. Semua transaksi yang tercatat sah.
c. Semua transaksi penggajian yang sah telah dicatat. d. Semua transaksi penggajian telah dicatat secara akurat.
e. Mematuhi dan melaksanakan peraturan pemerintah yang berlaku mengenai penyetoran pajak dan pelaporan gaji.
f. Aset-aset telah dilindungi dari pencurian.
g. Aktivitas siklus penggajian dan kepegawaian telah dilakukan secara efektif dan efisien.
2.2.4 Komposisi Perhitungan Gaji
Gaji pada dasarnya merupakan bentuk imbalan atau kompensasi dari perusahaan kepada karyawan atas partisipasinya dalam kegiatan perusahaan. Ruky (2006:10) mengelompokkan imbalan menjadi dua kelompok besar, yaitu :
a. Imbalan langsung yang diterima secara langsung dan rutin oleh karyawan. Imbalan ini dapat berupa gaji/upah pokok, tunjangan tunai sebagai suplemen yang diterima setiap bulan, tunjangan hari keagamaan, bonus yang dikaitkan dengan prestasi kerja, insentif sebagai penghargaan untuk prestasi, dan segala jenis pembagian yang diterima secara rutin.
b. Imbalan tidak langsung yang tidak diterima secara rutin, yang diterima “nanti” atau “bila terjadi sesuatu” pada karyawan. Imbalan jenis ini dapat berupa lembur, fasilitas dan kemudahan transportasi serta pemeliharaan kesehatan, gaji/upah yang tetap diterima karyawan selama cuti dan izin meninggalkan pekerjaan, bantuan dan santunan untuk musibah, bantuan biaya pendidikan cuma-cuma, iuran JAMSOSTEK yang dibayarkan perusahaan, iuran dana pensiun yang dibayarkan perusahaan, dan premi asuransi jiwa.
2.2.5 Peran Siklus Penggajian dalam Perusahaan
Arens, Elder, Beasley (2010:660), menyatakan bahwa siklus penggajian merupakan aktivitas yang penting dalam organisasi karena:
a. Gaji merupakan beban yang berjumlah besar di semua perusahaan,
b. Kesalahan perhitungan, pembayaran, dan alokasi gaji dapat menyebabkan kesalahan material pada laba bersih perusahaan,
c. Penggajian merupakan area yang rentan pemborosan sumber daya yang disebabkan inefisiensi atau pencurian melalui fraud.
23 Kesalahan perhitungan, pembayaran, dan alokasi gaji karyawan dapat mempengaruhi moral karyawan. Pengeluaran terkait gaji juga harus tunduk pada regulasi pemerintah dan berhubungan dengan pembayaran pajak penghasilan karyawan sehingga berdampak signifikan pada laba bersih hampir di seluruh perusahaan.
2.2.6 Dokumen Dalam Pembayaran Gaji
Menurut Diana dan Setiawati (2012:182), dokumen yang digunakan dalam pembayaran gaji antara lain meliputi :
1. Kartu Waktu
Kartu Waktu berguna untuk merekam presensi setiap hari, jam berapa karyawan hadir di kantor dan jam berapa pulang dari kantor. Bagi karyawan yang digaji bulanan, kartu waktu ini berguna untuk melihat kedisiplinan karyawan. Desain waktu karyawan bulanan sama seperti waktu yang dipakai oleh karyawan mingguan.
2. Daftar Gaji
Daftar Gaji memuat gaji seluruh karyawan. Daftar Gaji ini berguna untuk mengetahui gaji setiap karyawan, termasuk potongan dan pajak penghasilan pasal 21. Selain itu, daftar gaji berguna untuk mengetahui total kas yang harus dikeluarkan perusahaan untuk membayar gaji karyawan.
3. Slip Gaji
Slip Gaji memuat rincian komponen gaji. Slip Gaji diberikan kepada karyawan agar karyawan dapat mengetahui bagaimana mereka digaji. Informasi detail ini juga berguna apabila ada karyawan yang salah digaji.
4. Daftar Transfer
Daftar Transfer berfungsi sebagai surat perintah ke Bank untuk mentransfer sejumlah tertentu ke setiap keryawan yang akan menerima gaji.
2.2.7 Prosedur Penggajian
24 yang terkait, yaitu :
a. Fungsi kepegawaian b. Fungsi pencatat waktu
c. Fungsi pembuat daftar gaji dan upah d. Fungsi akuntansi
e. Fungsi keuangan
Mulyadi menambahkan, prosedur pembayaran gaji terbagi dalam beberapa cara, yaitu :
a. Gaji dibayar dengan uang tunai
Jika gaji dibayar dengan uang tunai maka daftar gaji serta catatan untuk karyawan diserahkan kepada kasir.Kasir harus meneliti dan memastikan bahwa daftar gaji sesuai dengan catatan karyawan. Kemudian kasir akan mengambil uang dari rekening khusus gaji di bank, dan mengalokasikan uang tersebut sesuai daftar gaji dan catatan pada karyawan. Kasir memasukkan uang gaji ke amplop dan melekatkan masing-masing catatan ke amplop terkait dan kemudian membagikannya kepada masing-masing karyawan dan meminta tanda tangan masing pada kolom yang telah disediakan.
b. Gaji dibayar dengan cek atas nama karyawan yang bersangkutan
Jika gaji dibayar dengan cek maka bagian Pengolahan Data Elektronik akan menyediakan cek untuk setiap karyawan. Cek dikeluarkan oleh bagian Pengolahan Data Elektronik bersama-sama dengan pencetakan daftar gaji catatan untuk karyawan. Nilai harus sama dengan nilai neto gaji untuk masing-masing karyawan. Daftar gaji, kumpulan cek dan kumpulan catatan karyawan akan diserahkan ke kasir, kemudian kasir akan membandingkan daftar gaji dengan kumpulan cek. Jika tidak terdapat kekeliruan maka kasir akan menandatangani daftar gaji dan membagikan cek kepada karyawan.
c. Gaji disetorkan langsung ke rekening pegawai
Dalam hal gaji disetorkan langsung kepada karyawan, bagian Pengolahan Data Elektronik dapat membuat satu lembar dokumen permintaan pemindah bukuan berikut daftar gaji tambahan yang akan diserahkan ke bank. Kasir akan menyampaikan slip gaji untuk masing-masing karyawan sebagai bukti bahwa gaji karyawan yang bersangkutan sudah tersimpan di rekening yang diinginkan. Kemudian kasir akan menandatangani daftar gaji dan membagikan slip gaji yang berarti bahwa uang karyawan yang terdapat di rekening tabungan telah bertambah secara otomatis. Bank akan menyampaikan slip setoran ke satuan Pengawas Intern dan bank juga akan menyerahkan rekening koran periodik atas rekening khusus gaji sebagai bahan untuk menyusun rekonsiliasi. Setoran langsung ini adalah cara untuk meningkatkan efisiensi dan mengurangi biaya pemrosesan.
25 2.3 Pengertian Kepegawaian
Definisi kepegawaian menurut “Kamus Besar Bahasa Indonesia” :
“Kepegawaian adalah yang berhubungan dengan pegawai (orang yang bekerja kepada pemerintah/perusahaan)”.
Tunggal (2012) berpendapat bahwa :
“Pegawai adalah merupakan tenaga kerja manusia jasmaniah maupun rohaniah (mental dan pikiran) yang senantiasa dibutuhkan dan oleh karena itu menjadi salah satu modal pokok dalam usaha kerja sama untuk mencapai tujuan tertentu (organisasi).”
“Pegawai adalah orang-orang yang dikerjakan dalam suatu badan tertentu, baik di lembaga-lembaga pemerintah maupun dalam badan-badan usaha.”
2.3.1 Rekrutmen
Menurut Diana dan Setiawati (2012), pengertian rekrutmen adalah :
Aktivitas-aktivitas organisasi yang mempengaruhi sejumlah dan berbagai tipe pelamar yang melamar suatu pekerjaan dan apakah pelamar tersebut menerima pekerjaan tersebut.
2.4 Penelitian Terdahulu
Pada penelitian yang penulis lakukan, siklus penggajian dan kepegawaian merupakan suatu komponen yang sangat penting di perusahaan. Hal ini dikarenakan berhubungan langsung dengan kinerja pegawai serta pemilihan sumber daya manusia yang berkualitas dan terampil, sehingga tujuan perusahaan dapat tercapai. Dalam penelitian ini penulis berfokus pada pengendalian internal yang dilakukan perusahaan terhadap siklus penggajian dan kepegawaian, dimana perusahaan menetukan sumber daya manusia yang terampil dan berkualitas agar setiap pekerjaan yang dilakukan dapat membuahkan hasil yang maksimal, serta pemberian gaji atau upah sebagai balas jasa kepada pegawai.
Sebelumnya penulis mencoba mengacu kepada penelitian terdahulu, salah satunya dilakukan oleh Manurung dan Apriani (2012). Penelitian tersebut mengankat
26 judul “Evaluasi Pengendalian Intern Pada Siklus Penggajian Dan Kepegawaian Untuk Menentukan Risiko Fraud (Studi Kasus PT World Yamatex Spinning Mills)” yang membahas pengendalian intern siklus penggajian dan kepegawaian di perusahaan yang bersangkutan apakah telah memadai untuk mengurangi terjadinya fraud. Dalam hal ini menurut penelitian menyebutkan bahwa PT World Yamatex Spinning Mills telah berhasil membentuk lingkungan pengendalian yang baik.Disimpulkan bahwa pengendalian intern yang telah ada di perusahaan cukup memadai sehingga risiko terjadinya fraud pada siklus penggajian dan kepegawaian perusahaan kecil.
