PENGARUH PENGGUNAAN KEARSIPAN ELEKTRONIK TERHADAP EFEKTIVITAS ORGANISASI
DI RUMAH SAKIT MATA CICENDO BANDUNG
SKRIPSI
Diajukan untuk Memenuhi Salah Satu Syarat Guna Memperoleh Gelar Sarjana Pendidikan (S.Pd.) pada Program Studi Pendidikan Manajemen Perkantoran
Fakultas Pendidikan Ekonomi dan Bisnis
Oleh : Budiman Saputra
NIM. 0801042
FAKULTAS PENDIDIKAN EKONOMI DAN BISNIS UNIVERSITAS PENDIDIKAN INDONESIA
ABSTRAK
PENGARUH PENGGUNAAN KEARSIPAN ELEKTRONIK
TERHADAP EFEKTIVITAS ORGANISASI DI RUMAH SAKIT MATA CICENDO BANDUNG
Oleh: Budiman Saputra
0801042
Skripsi ini dibimbing oleh:
Dr. Janah Sojanah, M.Si dan Drs.Budi Santoso, M.Si
Permasalahan yang dikaji dalam penelitian ini adalah belum optimalnya efektivitas organisasi di Rumah Sakit Mata Cicendo Bandung yang ditandai dengan kelalaian, kesalahan, dan keterlambatan dalam penyelesaian pekerjaan sehingga berpotensi menjadi penghambat bagi tercapainya tujuan lemabga tersebut.
Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui adakah pengaruh positif dari penggunaan kearsipan elektronik terhadap tingkat efektivitas organisasi di Rumah Sakit Mata Cicendo Bandung. Metode penelitian yang digunakan adalah metode survey eksplanasi. Data dikumpulkan dengan menggunakan angket yang diperoleh dari 34 orang pegawai sebagai populasi, sekaligus sebagai sampel (sensus). Teknik analisis data yang digunakan adalah uji regresi linier sederhana.
Dari hasil penelitian, untuk variabel penggunaan kearsipan elektronik dan variabel efektivitas organisasi diperoleh gambaran berada pada kategori tinggi.
ABSTRAC
THE INFLUENCE OF THE ABILITY TO USE ELECTRONIC FILLING SYSTEM ON EFECTIVITY OF ORGANIZATION IN EYES HOSPITAL CICENDO
BANDUNG
By:
Budiman Saputra 0801042
This paper were guided by:
Dr. Janah Sojanah, M.Si dan Drs.Budi Santoso, M.Si
Issues that were examined in this study were not optimal organizational effectiveness in Bandung Eye Hospital Cicendo characterized by negligence, errors, and delays in the completion of work that could potentially be a barrier to achieving the company's goals.
This study aims to find out is there any positive effects of the use of electronic filing to the level of organizational effectiveness in Cicendo London Eye Hospital. The method used is a survey method explanation. Data was collected using questionnaires obtained from 34 employees as a population. The data analysis technique used is simple linear regression.
From the research, for variable use of electronic filing indicated that the ability to use electronic filing at the high category. As for the organizational effectiveness variables indicated that the level of organizational effectiveness at the high category.
DAFTAR ISI
LEMBAR PERNYATAAN ... Error! Bookmark not defined. ABSTRAK ... Error! Bookmark not defined. ABSTRAC ... Error! Bookmark not defined. KATA PENGANTAR ... Error! Bookmark not defined. UCAPAN TERIMA KASIH ... Error! Bookmark not defined. DAFTAR ISI ... i DAFTAR TABEL ... iv DAFTAR GAMBAR ... 7 BAB I PENDAHULUAN ... Error! Bookmark not defined. 1.1.Latar Belakang Masalah ... Error! Bookmark not defined. 1.2.Identifikasi dan Rumusan Masalah ... Error! Bookmark not defined. 1.2.1.Identifikasi Masalah ... Error! Bookmark not defined. 1.2.2.Rumusan Masalah ... Error! Bookmark not defined. 1.3.Tujuan Penelitian ... Error! Bookmark not defined. 1.4.Kegunaan Hasil Penelitian ... Error! Bookmark not defined. 1.4.1.Kegunaan Teoritis ... Error! Bookmark not defined. 1.4.2.Kegunaan Praktis ... Error! Bookmark not defined. BAB II KAJIAN PUSTAKA, KERANGKA PEMIKIRAN, DAN HIPOTESIS ... Error! Bookmark not defined.
2.3. Penelitian Terdahulu ... Error! Bookmark not defined. 2.4. Hipotesis ... Error! Bookmark not defined. BAB III OBJEK DAN DESAIN PENELITIAN ... Error! Bookmark not defined. 3.1.Objek Penelitian ... Error! Bookmark not defined. 3.1.1 Karakteristik Objek Penelitian (Responden) ... Error! Bookmark
not defined.
3.2.Metode Penelitian ... Error! Bookmark not defined. 3.3. Operasional Variabel Penelitian ... Error! Bookmark not defined.
3.3.1 Operasionalisasi Variabel Penggunaan Kearsipan Elektronik (Variabel X) ... Error! Bookmark not defined. 3.3.2 Operasionalisasi Variabel Efektivitas Organisasi (Variabel Y)
... Error! Bookmark not defined. 3.4 Jenis dan Sumber Data ... Error! Bookmark not defined. 3.4.1 Sumber Data Primer ... Error! Bookmark not defined. 3.4.2. Data Sekunder ... Error! Bookmark not defined. 3.5. Populasi ... Error! Bookmark not defined. 3.6. Pengujian Persyaratan Analisis Data Error! Bookmark not defined. 3.6.1.Uji Normalitas ... Error! Bookmark not defined. 3.6.2 Uji Linieritas ... Error! Bookmark not defined. 3.7 Teknik Analisis Data... Error! Bookmark not defined. 3.8. Teknik dan Alat Pengumpulan Data . Error! Bookmark not defined. 3.9. Pengujian Instrumen ... Error! Bookmark not defined. 3.9.1.Uji Validitas ... Error! Bookmark not defined. 3.7.2 Uji Reliabilitas ... Error! Bookmark not defined. 3.10Pengujian Hipotesis ... Error! Bookmark not defined. 3.10.1 Merumuskan Hipotesis Statistik ... Error! Bookmark not
3.10.2 Menghitung Koefisien Korelasi antara Variabel X dan
Variabel Y ... Error! Bookmark not defined. BAB IV HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN .... Error! Bookmark not defined.
4.1. Hasil Penelitian ... Error! Bookmark not defined. 4.1.1. Profil Rumah Sakit Mata Cicendo Bandung . Error! Bookmark
not defined.
4.1.3 Deskripsi Variabel-Variabel Penelitian Error! Bookmark not defined.
4.1.3 Pengujian Persyaratan Analisis Data ... Error! Bookmark not defined.
4.1.4 Regresi Linier Sederhana... Error! Bookmark not defined. 4.1.5 Pengujian Hipotesis ... Error! Bookmark not defined. 4.2 Pembahasan Penelitian ... Error! Bookmark not defined. 4.2.1 Penggunaan kearsipan elektronik ... Error! Bookmark not
defined.
4.2.2 Efektivitas Organisasi ... Error! Bookmark not defined. 4.2.3 Pengaruh Penggunaan Kearsipan Elektronik terhadap
DAFTAR TABEL
Tabel 1. 1 Tabel 1.1 Kualitas Pelayanan Rumah Sakit Umum dan Khusus
Berdasarkan Kelas Rumah Sakit di Kota Bandungl ... 5
Tabel 2. 1 Perbedaan Komponen Kearsipan Konvensional dan Elektronik ... 22
Tabel 2. 2 Faktor-faktor yang mempengaruhi efektivitas ... 29
Tabel 2. 3 Kriteria Keefektifan Organisasi ... 34
Tabel 2. 4 Penelitian Terdahulu ... 39
Tabel 3.1. Karakteristik Responden Berdasarkan Jenis Kelamin ... 42
Tabel 3.2 Karakteristik Jumlah Responden Berdasarkan umur ... 42
Tabel 3.3 Karakteristik Jumlah Responden Berdasarkan Masa Kerja (Tahun) .... 43
Tabel 3.4 Karakteristik Jumlah Responden Berdasarkan Pendidikan Terakhir ... 43
Tabel 3.5 Operasional Variabel Kearsipan Elektronik (Variabel X) ... 47
Tabel 3.6 Operasional Variabel Efektivitas Organisasi (Variabel Y) ... 49
Tabel 3.7 Tabel Distribusi Pembantu untuk Uji Normalitas Data ... 53
Tabel 3. 8 Skor Katagori Skala Likert ... 59
Tabel 3.9 Jumlah Karyawan Uji Coba Angket di Rumah Sakit Mata Cicendo Bandung ...60
Tabel 3. 10 Contoh Format Tabel Perhitungan Uji Validitas ... 61
Tabel 3. 11 Contoh Format Tabel Perhitungan Korelasi ... 62
Tabel 3. 12 Validitas Variabel Penggunaan Kearsipan Elektronik Informasi . (Variabel X) ... 61
Tabel 3. 13 Uji Validitas Variabel Efektivitas Organisasi (Variabel Y)... 62
Tabel 3. 15 Contoh Format Tabel Perhitungan Uji Reliabilitas ... 68
Tabel 3. 16 Rekapitulasi Hasil Uji Reliabilitas Variabel Penggunaan Kearsipan Elektronik (Variabel X) dan Variabel Efektivitas Organisasi
(Variabel Y) ... 69 Tabel 3. 17 Pedoman Interpretasi Koefisien Korelasi ... 73 Tabel 4. 1 Kecenderungan Jawaban Responden Terhadap Indikator Kemampuan
Memindahkan Dokumen ... 82 Tabel 4. 2 Kecenderungan Jawaban Responden Terhadap Indikator Kemampuan
Menyimpan Dokumen ... 84 Tabel 4. 3 Kecenderungan Jawaban Responden Terhadap Indikator
Kemampuan Mengindeks Dokumen ... 85 Tabel 4. 4 Kecenderungan Jawaban Responden Terhadap Indikator
Kemampuan Mengontrol Akses ... 87
Tabel 4. 5 Kecenderungan Jawaban Responden Terhadap Indikator Tujuan.. ... 89 Tabel 4. 6 Kecenderungan Jawaban Responden Terhadap Indikator Strategi ... 91 Tabel 4. 7 Kecenderungan Jawaban Responden Terhadap Indikator Program .... 92
Tabel 4. 8 Kecenderungan Jawaban Responden Terhadap Indikator
Kebijaksanaan ... 93
Tabel 4. 9 Kecenderungan Jawaban Responden Terhadap Indikator
Sarana dan Prasarana ... 95 Tabel 4. 10 Kecenderungan Jawaban Responden Terhadap Indikator Sistem
Pengawasan dan Pengendalian ... 96 Tabel 4. 11 Kecenderungan Jawaban Responden Terhadap Indikator Efektif
Tabel 4. 12 Tabel Ringkasan Anova Uji Linieritas ... 105
DAFTAR GAMBAR
Gambar 1. 1 Persentase Kotak Saran Pasien Rumah Sakit Mata Cicendo
Bandung Periode 2011 ... 4
Gambar 2. 1 Paradigma Penelitian... 38
Gambar 2. 2 Faktor-faktor yang mempengaruhi efektivitas ... 29
Gambar 4. 1 Tanggapan Responden Terhadap Indikator Kemampuan Memindahkan Dokumen ... 82
Gambar 4. 2 Tanggapan Responden Terhadap Indikator Kemampuan Menyimpan Dokumen ... 84
Gambar 4. 3 Tanggapan Responden Terhadap Indikator Kemampuan Mengindeks Dokumen ... 85
Gambar 4. 4 Tanggapan Responden Terhadap Indikator Kemampuan Mengontrol Akses ... 87
Gambar 4. 5 Tanggapan Responden Terhadap Indikator Tujuan.. ... 89
Gambar 4. 6 Tanggapan Responden Terhadap Indikator Strategi ... 91
Gambar 4. 7 Tanggapan Responden Terhadap Indikator Program ... 92
Gambar 4. 8 Tanggapan Responden Terhadap Indikator Kebijaksanaan ... 93
Gambar 4. 9 Tanggapan Responden Terhadap Indikator Sarana dan Prasarana .. 95
Gambar 4. 10 Tanggapan Responden Terhadap Indikator Sistem Pengawasan dan Pengendalian ... 96
BAB I PENDAHULUAN
Dalam bab ini dibahas latar belakang masalah, identifikasi dan rumusan masalah, maksud dan tujuan penelitian, dan kegunaan penelitian yang akan dilakukan
1.1. Latar Belakang Masalah
Dewasa ini semua aspek kehidupan manusia tidak terlepas dari peran teknologi yang terus berkembang dengan pesat. Teknologi selalu berkembang sesuai kebutuhan manusia.
Demikian juga perkembangan teknologi dalam bidang informasi. Kebutuhan masyarakat akan informasi sekarang merupakan hal yang sangat dibutuhkan dalam kehidupan yang modern. Dengan demikian perkembangan teknologi dalam bidang informasi dewasa ini
sangat pesat mengikuti kebutuhan masyarakat.
Teknologi dalam bidang informasi sekarang ini sudah dapat dimanfaatkan oleh
masyarakat luas dari teknologi yang paling sederhana sampai dengan teknologi yang mutakhir. Sebagai contoh kebutuhan akan informasi melalui koran, radio, televisi, internet dan sebagainya. Informasi tersebut dapat diperoleh dimana saja, baik di rumah, diperjalanan
maupun di kantor. Seakan kehidupan manusia sekarang dimanjakan dengan semakin berkembangnya teknologi dalam bidang informasi tersebut. instansi baik pemerintah maupun
swasta, tidak terkecuali pada Rumah Sakit Mata Cicendo Bandung Jawa Barat.
Rumah sakit merupakan salah satu jenis organisasi yang sangat di perlukan oleh masyarakat umum. Aktivitas pokok rumah sakit, memberikan pelayanan kepada masyarakat
bahwa sakit harus bekerja secara professional dan selalu berorientasi pada kepuasan pasien serta melingdungi keselamatan pasien.
Berikut ini data kualitas pelayanan rumah sakit umum dan khusus di Bandung
Tabel 1.1
Kualitas Pelayanan Rumah Sakit Umum dan Khusus Berdasarkan Kelas Rumah Sakit di Kota Bandung
NO. Rumah Sakit Umum dan
Sumber: www.depkes.go.id (2011)
Tabel 1.1 menjelaskan setiap rumah sakit memiliki jenis kelas pelayanan yang
berbeda-beda. Kelas A menunjukkan bahwa rumah sakit tersebut memiliki kualitas pelayanan dan fasilitas yang dikategorikan sangat bagus. Kelas B menunjukkan rumah sakit tersebut
memiliki kualitas pelayanan dan fasilitas yang dikategorikan bagus. Kelas C menunjukkan rumah sakit tersebut memiliki kualitas pelayanan dan fasilitas yang dikategorikan cukup. Sedangkan kelas D menunjukkan rumah sakit tersebut memiliki kualitas pelayanan dan
fasilitas yang dikategorikan kurang. Tabel 1.1 menunjukkan Rumah Sakit Mata Cicendo Bandung berada pada tingkatan kelas B yaitu bagus, yang berarti bahwa Rumah Sakit Mata
Cicendo Bandung telah memberikan pelayanan dan fasilitas kesehatan pasien yang baik. Namun pada kenyataanya, kondisi yang dialami Rumah Sakit Mata Cicendo Bandung saat ini tidak sesuai dengan yang tercantum pada data kualitas rumah sakit tersebut. Hal ini
dikarenakan masih terdapat banyak keluhan pasien Rumah Sakit Cicendo Bandung akan pelayanan dan fasilitas kesehatan yang diberikan. Keluhan-keluhan tersebut diantaranya yaitu
jadwal dokter spesialis yang tidak tepat waktu dalam memeriksa pasien, sikap perawat yang kurang cepat tanggap terhadap kebutuhan pasien dan prosedur administrasi yang
berbelit-2 Rumah Sakit Khusus Pemerintah:
1. RS Jiwa Pusat 2. RSM Cicendo 3. RSB Astana Anyar 4. Dr. H. A. Rotinsulu Swasta:
1. RSK Gigi dan Mulut 2. Halmahera
belit. Keluhan-keluhan tersebut muncul dari pasien yang menggunakan jasa pelayanan kesehatan langsung di Rumah Sakit Mata Cicendo Bandung yaitu berupa pernyataan yang
disampaikan melalui kotak saran. Hal ini terlihat pada persentase terbanyak komplain kotak saran periode 2011 yang tertera pada gambar 1.1
Sumber: Tata Usaha dan Litbang Rumah Sakit Mata Cicendo Bandung
Gambar 1. 1
Persentase Kotak Saran Pasien Rumah Sakit Mata Cicendo Bandung Periode 2011
Gambar diatas menunjukkan ketidaktepatan waktu pemeriksaan dokter kepada pasien
adalah persentase yang paling tinggi yaitu 37,70%. Kurang tanggapan dokter dan perawat atas keluhan yang hanya 20,30%. Rendahnya pelayanan yang diberikan oleh setiap unit pelayanan sebesar 20,60% dan yang paling rendah adalah ketidak jelasan informasi
administrasi yang diberikan kepada pasien sebesar 17,40%. Hal tersebut menunjukkan kepuasan pasien akan pelayanan Rumah Sakit Mata Cicendo Bandung rendah, sehingga di
simpulkan bahwa kualitas pelayanan yang diberikan Rumah Sakit Mata Cicendo Bandung kepada pasienya belum optimal.
Berdasarkan fenomena yang terjadi dan didukung oleh data yang telah di peroleh di Rumah Sakit Mata Cicendo Bandung, rendahnya kualitas pelayanan Rumah Sakit Mata
Cicendo Bandung diakibatkan dari penggunaan administrasi dan pelayanan yang masih bersifat konvensional. Menurut Nurul Kompriyuni (2008:3): “Beberapa rumah sakit yang
masih menggunakan sistem administrasi dan pelayanan secara konvensional, menunjukkan
banyaknya kehilangan kesempatan dalam mempertahankan organisasi untuk mandiri (untuk memperoleh keuntungan).
Sependapat dengan pernyataan diatas, berdasarkan hasil wawancara dengan Bapak Nurdin selaku Staf Tata Usaha Rumah Sakit Mata Cicendo menjelaskan bahwa sistem administrasi dan pelayanan masih bersifat konvensional. Walaupun pada tahun 2009
diimplimentasikan mulai dilakukan Sistem Informasi Rumah Sakit (SIRS) yang berbasiskan pada peralatan dan teknologi, namun secara keseluruhan dalam kenyataanya masih belum
berjalan efektif.
Tugas rumah sakit selain untuk memberikan pelayanan kesehatan juga adalah memberikan pelayanan informasi. Dan dalam memberikan pelayanan informasi dibutuhkan
bahan. Salah satunya kegiatan dalam pelayanan informasi adalah pengelolaan dokumen-dokumen organisasi, yang kita kenal sebagai kearsipan. Dalam bidang kearsipan, manajemen
kearsipan memiliki tugas utama dalam menyediakan atau melayani kebutuhan informasi bagi pegawai dalam organisasi. Informasi yang diperoleh dari arsip tersebut akan digunakan sebagai data dan diolah menjadi informasi yang sangat dibutuhkan dalam pengambilan
keputusan pimpinan.
Kearsipan sangat dibutuhan dalam pelaksanaan administrasi karena arsip merupakan
Oleh karena itu suatu instansi atau perusahaan dalam mengelola kearsipanya harus memperhatikan sistem kearsipan yang sesuai dengan keadaan organisasinya dalam mencapai
tujuanya. Dalam hal ini dapat ditunjang oleh kemajuan teknologi informasi yaitu salah satunya dengan menggunakan kearsipan elektronik.
Dengan menggunakan media elektronik diharapkan akan membantu pihak pengelola
arsip untuk dapat mengelola dokumen dengan baik secara efektif dan efisien, baik dalam hal penyimpanan, pengolahan, pendistribusian, dan perawatan dokumen. Penggunaan media
elektronik dalam pengelolaan arsip inilah yang sering disebut dengan sistem pengarsipan elektronik (Electronic Filing Sistem) yang berbasiskan pada penggunaan komputer, seperti yang diungkapkan Sugiarto dan Wahyono (2005:123) bahwa, „sistem kearsipan elektronik
adalah penggunaan media elektronik dalam pengelolaan arsip yang berbasiskan pada penggunaan komputer‟.
Dengan menggunakan media elektronik dalam pengelolaan arsip dalam akan
diperoleh manfaat kecepatan, kemudahan, efisiensi sehingga pengelolaan arsip menjadi lebih efektif dan efisien. Seperti yang dikemukakan oleh Ibu Susi Heryati, SpM selaku Wakil
Kepala Bagian Umum dalam wawancara pada tanggal 3 Agustus 2012, bahwa:
Dengan meningkatnya volume arsip di Rumah Sakit Mata Cicendo Bandung tidak sebanding dengan ruang penyimpanan arsip maka, dari itu dibutuhkan adanya konversi dari media cetak ke media elektronik. Untuk itu dibutuhkan sistem kearsipan elektronik yang baik
Menurut Sugiarto dan Wahyono (2005:123) bahwa “sistem kearsipan elektronik
(electronic filling system) adalah penggunaan media elektronik dalam pengelolaan arsip yang
berbasiskan pada penggunaan komputer” dan menurut Hendi Haryadi (2009:52) menyatakan bahwa “arsip elektronik adalah kumpulan data yang disimpan dalam bentuk data scan-an
yang dipindahkan secara elektronik atau dilakukan dengan digital copy menggunakan
Patut diakui, bahwa kearsipan dewasa ini masih dipandang sebelah mata, belum menjadi perhatian utama dan tidak dianggap sebagai hal yang penting untuk dibenahi. Hal ini
sebagaimana dikemukakan oleh Hendra Sani (2008) bahwa:
Sampai saat ini masih ada organisasi atau kantor yang belum menunjukkan pengembangan di bidang kearsipan sehinggap proses kegiatan administrasinya kurang begitu lancar. Dan parahnya, ini tidak dijadikan sebagai hal yang penting untuk dibenahi.
Menurut The Liang Gie (1992 : 135) Masalah-masalah pokok di bidang kearsipan
yang umumnya dihadapi oleh instansi-instansi itu ialah bertahan dengan hal-hal yang berikut :
1. Tidak dapat menemukan kembali secara cepat dari bagian arsip sesuatu surat yang diperlukan oleh pimpinan instansi atau satuan organisasi lainnya.
2. Peminjaman atau pemakaian sesuatu surat oleh pimpinan atau satuan organisasi lainnya yang jangka waktunya sangat lama, bahkan kadang-kadang tidak dikembalikan.
3. Bertambahnya terus menerus surat-surat ke dalam bagian arsip tanpa ada penyingkirannya sehingga tempat dan peralatan tidak lagi mencukupi.
4. Tata kerja dan peralatan kearsipan yang tidak mengikuti perkembangan dalam ilmu kearsipan modern sebagai akibat dari pegawai-pegawai arsip yang tak cakap dan kurangnya bimbingan yang teratur.
Dari kutipan-kutipan masalah di atas dapat kita simpulkan bahwa dampak dari tidak
baiknya suatu sistem kearsipan biasanya akan mengakibatkan kehilangan arsip, arsip-arsip tercecer, tidak bisa terjaga kerahasiannya, dan sulit untuk menemukan kembali arsip jika
diperlukan sehingga pelayanan informasi atau kepada internal organisasi tidak berjalan dengan baik atau tidak berkualitas.
Untuk mengatasi masalah tersebut The Liang Gie (1992:136) mengemukakan “perlulah dipelajari, diatur dan diper kembangkan pedoman-pedoman mengenai :
a. Sistem penyimpanan warkat yang tepat bagi masing-masing instansi. b. Tata kerja penyimpanan dan pemakaian warkat.
c. Penyusutan arsip secara teratur.
Dari pedoman di atas dapat kita tarik kesimpulan bahwa diperlukan sistem penyimpanan warkat atau kearsipan yang tepat. Oleh karena itu elektronisasi sistem kearsipan
dirasakan perlu agar semakin berkualitasnya pelayanan penyediaan informasi.
Kualitas pelayanan informasi dapat dilihat dari pemberian atau penyediaan informasi yang jelas, akurat, fleksibel, mudah diperoleh, dan bebas dari bias (penyimpangan).
Berkualitasnya pelayanan informasi yang diberikan dapat memperlancar kegiatan dan tujuan organisasi. Dan sebaliknya pelayanan informasi yang dianggap kurang baik akan
menghambat proses pengambilan keputusan yang akan dibuat. Hal ini sering terjadi pada banyak instansi baik pemerintah maupun swasta, tidak terkecuali pada Rumah Sakit Mata
Cicendo Bandung Jawa Barat.
Apabila kearsipan diidentikkan dengan kegiatan penyimpanan surat-surat semata, atau sekedar pencatatan masuk keluarnya surat, maka pengelolanya pun tidak perlu
menggunakan sistem kearsipan yang terbaik, tapi cukup secara konseptual saja. Dengan kata lain tidak perlu menggunakan sistem kearsipan secara elektronik.
Pandangan konvensional tersebut tidak tepat, dikarenakan sistem kearsipan
elektronik dapat lebih memudahkan penyelenggaan kearsipan mulai dari penerimaan, pemeliharaan sampai dengan penemuan kem bali arsip, dimana dokumen
yang dikelolanya tidak hanya surat, melainkan berbagai jenis dokumen tertulis, audio, visual, maupun audio visual, apalagi dewasa ini informasi berkembang sangat pesat sehingga memungkinkan dokumen yang harus diarsipkan pun semakin banyak.
Seiring dengan perkembangan teknologi dan informasi, kiranya setiap instansi mengembangkan sistem kearsipan agar lebih baik lagi.
menunjukkan bahwa organisasi atau instansi tersebut kurang menyadari akan pentingnya pengelolaan arsip dalam suatu kantor dalam menunjang efektivitas suatu pekerjaan.
Pemikiran-pemikiran seperti inilah yang harus dihindari terhadap arsip. Bertitik tolak dari uraian di atas, peneliti tertarik untuk melakukan penelitian dengan judul “Pengaruh Penggunaan Kearsipan Elektronik terhadap Efektivitas Organisasi di Rumah Sakit Mata Cicendo Bandung Jawa Barat”.
1.2. Identifikasi dan Rumusan Masalah
1.2.1. Identifikasi Masalah
Sebagai satu bentuk acuan kesuksesan, efektivitas organisasi merupakan hal yang penting untuk diperhatikan dalam rangka menunjang keberadaan organisasi di tengah-tengah
persaiangan yang ketat. Masalah berkurangnya efektivitas organisasi dapat dilihat salah satunya pada sistem penyimpanan dan penemuan yang lamban, kehilangan arsip akibat
peminjaman yang tidak tertib, kerusakan arsip akibat kurangnya perawatan, volume arsip yang banyak serta sarana dan prasarana yang kurang memadai.
Untuk mengatasi efektivitas kerja yang kurang tersebut maka diperlukan
langkah-langkah seperti yang dikemukakan oleh Sugiarto dan Wahyono (2005:17), meliputi:
1. Pegawai yang cakap sesuai dengan bidangnya
2. Keuangan yang mendukung keberhasilan pengurusan arsip 3. Peralatan yang memadai
4. Sistem penyimpanan yang baik
Sejalan dengan pendapat di atas maka salah satu langkah untuk meningkatkan efektivitas organisasi adalah dengan penggunaan peralatan yang memadai dengan
1.2.2. Rumusan Masalah
Dalam rangka memberi arah dan tujuan yang jelas tentang masalah yang diteliti,
penulis mengemukakan beberapa batasan dari permasalahan yang ada, yaitu:
a. Bagaimanakah penggunaan kearsipan elektronik di Rumah Sakit Mata Cicendo Bandung Jawa Barat ?
b. Bagaimanakah tingkat efektivitas organisasi Rumah Sakit Mata Cicendo Bandung Jawa Barat ?
c. Adakah pengaruh penggunaan karsipan elektronik terhadap efektivitas organisasi di Rumah Sakit Mata Cicendo Bandung Jawa Barat?
1.3. Tujuan Penelitian
Setiap penelitian pasti memiliki tujuan yang dapat mengarahkan kemana penelitian ini akan dibawa. Dengan demikian penelitian di RSM Cicendo Bandung Jawa Barat diharapkan
dapat:
1. Mengetahui gambaran mengenai penggunaan kearsipan elektronik di Rumah Sakit Mata Cicendo Bandung Jawa Barat.
2. Mengetahui gambaran mengenai tingkat efektivitas organisasi di Rumah Sakit Mata Cicendo Bandung Jawa Barat
3.Mengetahui ada tidaknya pengaruh penggunaan kearsipan elektronik terhadap efektivitas organisasi di Rumah Sakit Mata Cicendo Bandung Jawa Barat
1.4. Kegunaan Hasil Penelitian
Hasil penelitian diharapkan dapat memberikan manfaat secara teoritis dan praktis.
1.4.1. Kegunaan Teoritis
penggunaan kearsipan elektronik terhadap efektivitas organisasi di Rumah Sakit Mata Cicendo Bandung Jawa Barat.
1.4.2. Kegunaan Praktis
Bagi pihak Rumah Sakit Mata Cicendo Bandung, hasil penelitian ini dapat dijadikan bahan pertimbangan dalam pelaksanaan kearsipan elektronik pada bagian umum Rumah
Sakit Mata Cicendo Bandung yang berperan penting untuk optimalisasi efektivitas organisasi dalam mendukung pencapaian visi dan misi organisasi.
1.4.3. Kegunaan Akademik
Sebagai bahan pertimbangan dan sumbangan pemikiran bagi para peneliti yang akan
BAB III
OBJEK DAN DESAIN PENELITIAN
Bab ini akan membahas mengenai objek penelitian, metode penelitian,
operasional variabel, populasi, teknik dan alat pengumpulan data, pengujian instrumen, teknik analisis data, pengujian hipotesis dan waktu penelitian dari penelitian yang akan dilakukan.
3.1. Objek Penelitian
Objek penelitian ini mengenai pengaruh penggunaan kearsipan elektronik terhadap
efektivitas organisasi yang akan dilaksanakan di Rumah Sakit Mata Cicendo Bandung Jawa Barat di Jl. Cicendo No. 4 Bandung, Telp. (022) 4231280, (022) 4231281 Fax. (022)
4201960, (022) 4201962, www.cicendoeyehospital.org.
Pelaksanaan penelitian dimulai dari bulan Juni 2012 sampai dengan penelitian ini berakhir. Adapun yang menjadi subjek penelitian ini yaitu sampel dari seluruh pegawai yang
menggunakan kearsipan elektronik di Rumah Sakit Mata Cicendo Bandung Jawa Barat.
3.1.1 Karakteristik Objek Penelitian (Responden)
Di bawah ini merupakan karakteristik objek penelitian berdasarkan jenis kelamin,
umur, masa kerja (tahun), dan pendidikan terakhir.
3.1.1.1. Karakteristik Responden Berdasarkan Jenis Kelamin
Karakteristik responden berdasarkan jenis kelamin tampak pada tabel 3.1
Tabel 3.1.
Karakteristik Responden Berdasarkan Jenis Kelamin
No. Jenis Kelamin Jumlah Persentase
34 100% Sumber: data hasil penyebaran angket
Tabel 3.1. menunjukkan responden wanita sebanyak 62% sedangkan responden pria sebanyak 38%. Data ini sekaligus mencerminkan karyawan wanita di Rumah Sakit Mata Cicendo Bandung, lebih banyak daripada karyawan pria.
3.1.1.2Karakterisitik Responden Berdasarkan Umur
Dilihat dari segi umur, responden penelitian dapat dilihat pada tabel dibawah ini:
Tabel 3.2
Karakteristik Jumlah Responden Berdasarkan Umur No. Kategori Umur Jumlah responden Persentase (%)
1. 20 – 30 10 29,4%
2. 31 – 40 19 55,6%
3. 41 – 60 5 20%
JUMLAH 34 100%
Sumber : Data Penyebaran Angket, 2012
Tabel 3.2. menunjukkan usia responden terentang dari usia 20-55 tahun. Kebanyakan
responden berada pada rentang usia 31-40 tahun sebanyak 55,6%.
3.1.1.3Karakterisitik Responden Berdasarkan Masa Kerja (Tahun)
Ditinjau berdasarkan masa kerja (tahun), responden penelitian dapat dikelompokkan
tabel pada halaman berikutnya:
Tabel 3.3
Karakteristik Jumlah Responden Berdasarkan Masa Kerja (Tahun) Masa Kerja Responden Persentase
0-10 tahun 11 32,3%
11-20 tahun 14 41,2%
21-30 tahun 9 26,5%
Jumlah 34 100%
Tabel 3.3. menunjukkan masa kerja responden tersebar dari rentang masa kerja 1- 30 tahun. Kebanyakan responden berada pada retang waktu 11-20 tahun. Kebanyakan responden
berada pada rentang 11-20 tahun,yaitu 41,2%.
3.1.1.4Karakterisitik Responden Berdasarkan Pendidikan Terakhir
Pengumpulan data melalui kuesioner berdasarkan jenjang pendidikan terakhir
diperoleh gambaran seperti pada tabel berikut ini:
Tabel 3.4
Karakteristik Jumlah Responden Berdasarkan Pendidikan Terakhir Pendidikan Responden Persentase
SMU/sederajat 5 14,7%
Diploma 13 38,3%
S-1 10 29,4%
S-2 6 17,6%
S-3 0 0%
Jumlah 34 100%
Sumber: Data Penyebaran Angket, 2012
Tabel 3.4 menunjukkan pendidikan responden tersebar dari pendidikan SMU-Sarjana.
Sebagian besar responden berpendidikan Diploma, yaitu sebanyak 38,3%.
3.2. Metode Penelitian
Dalam mengadakan suatu penelitian, peneliti terlebih dahulu harus menentukan
metode yang akan digunakan, karena hal ini merupakan pedoman atau langkah-langkah yang harus dilakukan dalam penelitian yang akan membawa peneliti kepada suatu kesimpulan penelitian yang merupakan pemecahan dari masalah yang diteliti.
digunakan untuk menguji suatu hipotesis penelitian, hal ini sejalan dengan pendapat yang dikemukakan oleh dikemukakan oleh Surakhmad (1998:131) yang menyatakan bahwa :
Metode merupakan cara utama yang dipergunakan untuk mencapai tujuan, misalnya untuk menguji serangkaian hipotesis dengan mempergunakan teknik serta alat tertentu. Cara itu dipergunakan setelah penyelidik memperhitungkan kewajaran ditinjau dari penyelidikan serta dari situasi penyelidikan.
Sugiyono (2008:1) yang menyatakan bahwa : “metode penelitian pada dasarnya
merupakan cara ilmiah untuk mendapatkan data dengan tujuan dan kegunaan tertentu“.
Metode yang digunakan dalam penelitian ini adalah metode deskriptif yang melihat hubungan antara dua variabel atau lebih. Dari pendapat di atas jelas bahwa metode deskriptif/survey disamping memberikan suatu gambaran, dari fenomena-fenomena juga
memberikan kejelasan hubungan antara fenomena tersebut. Lebih lanjut Winarno Surakhmad (1982:140) mengemukakan bahwa metode deskriptif/survey memiliki ciri-ciri sebagai
berikut:
1. Memusatkan diri pada pemecahan masalah-masalah yang sedang terjadi pada masa sekarang, pada masalah-masalah yang sedang aktual.
2. Data yang dikumpulkan mula-mula disusun dan kemudian dianalisa.
Berkaitan dengan hal di atas kiranya tepat jika dalam penelitian deskriptif ini
digunakan rancangan penelitian berupa studi korelasi yaitu mencari seberapa besar hubungan antara dua variabel yang sedang diteliti.
Sementara itu peneliti menggunakan pendekatan kuantitatif yaitu pendekatan yang
digunakan dalam penelitian dengan cara mengukur variabel-variabel yang ada dalam penelitian (Variabel X dan Variabel Y) untuk kemudian dicari hubungan antara
variabel-variabel tersebut.
permasalahan penelitian maka perlu ditunjang dengan melakukan studi kepustakaan atau bibliografi yang relevan dengan permasalahan yang sedang dikaji. Hal ini dilakukan dengan
tujuan agar pelaksanaan penelitian dapat mempertajam dalam menganalisis masalah dan dapat memecahkan permasalahan yang diteliti.
Seperti yang telah dipaparkan di atas, keberhasilan suatu penelitian tergantung pada
metode penelitian yang digunakan. Metode tersebut harus sesuai dengan masalah yang diteliti, sehubungan dengan masalah yang diteliti. Sehubungan dengan masalah yang diteliti
maka metode yang dipergunakan dalam penelitian ini adalah metode deskriptif dengan pendekatan kuantitatif yang ditunjang oleh studi kepustakaan.
3.3. Operasional Variabel Penelitian
Operasional Variabel merupakan kegiatan menjabarkan variabel ke dalam indikator. Menurut Sugiyono (2008 :39) menyatakan bahwa : “variabel penelitian adalah suatu atribut
atau sifat atau nilai dari orang, objek atau kegiatan yang mempunyai variasi tertentu yang ditetapkan oleh peneliti untuk dipelajari dan kemudian ditarik kesimpulannya“.
Penelitian ini terdiri atas Variabel Bebas (Variabel Independen) dan Variabel Terikat
(Variabel Dependen). Variabel bebas merupakan variabel yang mempengaruhi atau yang menjadi sebab perubahannya atau timbulnya Variabel Dependen (Variabel Terikat). Variabel
Terikat merupakan variabel yang dipengaruhi atau yang menjadi akibat, karena adanya Variabel Bebas. Dalam penelitian ini yang menjadi variabel bebasnya adalah Variabel Kearsipan Elektronik. Sedangkan yang menjadi variabel terikatnya yaitu Variabel Efektivitas
3.3.1 Operasionalisasi Variabel Penggunaan Kearsipan Elektronik (Variabel X)
Untuk mengukur penggunaan kearsipan elektronik, maka dapat digunakan beberapa indikator, yaitu: (1) Kemampuan Memindahkan Dokumen, (2) Kemampaun Menyimpan Dokumen, (3) Kemampuan Mengindeks Dokumen, dan (4) Kemampuan Mengontrol Akses
(Hendi Haryadi (2009:53) dan Richard M. Steers (1985:209). Operasionalisasi Variabel Penggunaan Kearsipan Elektronik (Variabel X) secara lebih rinci dapat dilihat penjabarannya
pada tabel dihalaman berikutnya:
Tabel 3.5
Operasiona lisasi Variabel X
Variabel X Dimensi Indikator Skala No Tingkat ketepatan dalam
melakukan proses pengubahan dokumen menjadi data elektronik Tingkat ketelitian dalam
melakukan proses Tingkat ketepatan dalam
melakukan proses penyimpanan dokumen Tingkat ketelitian dalam
melakukan proses Tingkat ketepatan dalam
Tingkat ketelitian dalam melakukan proses pengindeksan dokumen Tingkat kemampuan
dalam melakukan proses memodifikasi indeks Tingkat ketelitian dalam
melakukan proses memodifikasi indeks Tingkat ketepatan dalam
melakukan proses modifikasi indeks Tingkat kemampuan
dalam melakukan proses pembuatan templates Tingkat ketepatan dalam
melakukan proses pembuatan templates
Tingkat ketelitian dalam melakukan proses pembuatan templates
Tingkat kemampuan dalam melakukan proses pencarian arsip
Tingkat ketelitian dalam melakukan proses pencarian arsip
Tingkat ketepatan dalam melakukan proses Tingkat ketepatan dalam
melakukan proses pengontrolan akses Tingkat ketelitian dalam
melakukan proses pengontrolan akses Tingkat keamanan dalam
melakukan proses
Sumber : Diadaptasi dari Hendi Haryadi (2009:53) dan Richard M. Steers (1985:209)
3.3.2 Operasionalisasi Variabel Efektivitas Organisasi (Variabel Y)
1. Kejelasan tujuan yang hendak dicapai 2. Kejelasan strategi pencapaian tujuan
3. Proses analisa dan perumusan kebijaksanaan yang mantap 4. Perencanaan yang matang
5. Penyusunan program yang tepat 6. Tersedianya sarana dan prasarana
7. Sistem pengawasan dan pengendalian yang mendidik.
Untuk mengukur efektivitas organisasi, maka dapat digunakan beberapa indikator, yaitu: (1) Tujuan, (2) Strategi,(3) Kebijaksanaan, (4) Perencanaan, (5) Program , (6) Sarana
dan Prasarana , dan (7) Sistem pengawasan dan pengendalian yang mendidik, Gibsonet al.
dalam Siagian (1986:33). Operasionalisasi Variabel Efektivitas Organisasi (Variabel Y)
secara lebih rinci dapat dilihat penjabarannya pada tabel di bawah ini:
Tabel 3. 6
Operasionalisasi Variabel Y
Variabel Dimensi Indikator Skala No item
Efektivitas
Tujuan Tingkat kesesuaian pemahaman akan tujuan dari organisasi
Ordinal 1
tetapkan
sebelumnya.”
Perencanaan Tingkat keberhasilan perencanaan
Program Tingkat kesesuaian program yang
Tingkat prestasi kerja selama pengawasan
Sumber : Diadaptasi dari pendapat Gibsonet al. dalam Siagian (1986:33) 3.4 Jenis dan Sumber Data
Yang dimaksud dengan sumber data penelitian adalah sumber-sumber dimana data yang diperlukan untuk penelitian dapat diperoleh baik secara langsung berhubungan dengan
obyek penelitian (sumber data primer) maupun tidak langsung berhubungan dengan obyek penelitian (sumber data sekunder) sebagai informasi pelengkap/tambahan yang diambil dari
3.4.1 Sumber Data Primer
Merupakan sumber data dimana data tersebut diperoleh secara langsung dari subyek
yang berhubungan dengan penelitian. Yang menjadi sumber data primer dalam penelitian ini adalah Pegawai Rumah Sakit Mata Cicendo yang menggunakan kearsipan elektronik.
Dalam hal ini peneliti akan menggunakan data primer berupa kuesioner. Data kuesioner akan
disebarkan kepada responden. Adapun respondennya yaitu pegawai rumah sakit yang menggunakan kearsipan elektronik. Kuesioner bertujuan untuk mengukur apakah efektivitas
organisasi sudah benar-benar optimal .
3.4.2. Data Sekunder
Merupakan sumber data penelitian dimana subyeknya tidak berhubungan secara
langsung dengan obyek penelitian, tetapi sifatnya membantu dan dapat memberikan informasi untuk bahan penelitian. Yang menjadi sumber data sekunder dalam penelitian ini
adalah dokumen-dokumen dan laporan yang ada di Rumah Sakit Mata Cicendo Bandung Jawa Barat.
3.5. Populasi
Dalam melaksanakan penelitian pasti akan dihadapkan pada obyek penelitian, karena melalui penelitian akan diperoleh data yang dibutuhkan. Keseluruhan dari obyek tersebut
itulah yang dinamakan populasi sebagaimana yang dikemukan Uep Tatang Sontani dan Sambas Ali Muhidin (2011:131) bahwa:
“Populasi adalah keseluruhan elemen, atau unit penelitian, atau unit analisis yang
memiliki ciri atau karakteristik tertentu yang dijadikan sebagai objek penelitian atau menjadi
perhatian dalam suatu penelitian (pengamatan)”.
Dalam menentukan sampel penelitian Arikunto, (2002:112) berpendapat “Untuk
sekedar ancer-ancer maka apabila subjeknya kurang dari 100, lebih baik diambil semua
besar dapat diambil antara 10-15% atau 20-25% atau lebih”. Jadi dalam penelitian ini karena populasi kurang dari 100 orang, maka penulis mengambil sampel dari seluruh jumlah
populasi. Dalam penelitian ini yang menjadi populasi adalah pegawai bagian umum dan bagian medik yang menggunakan kearsipan elektronik di Rumah Sakit Mata Cicendo Bandung yaitu sebanyak 34 orang.
3.6. Pengujian Persyaratan Analisis Data
Langkah-langkah yang harus ditempuh untuk pengujian persyaratan analisis data
adalah sebagai berikut:
3.6.1. Uji Normalitas
Menurut Ating Somantri dan Sambas (2006:289), “Pengujian normalitas dilakukan
untuk mengetahui normal tidaknya suatu distribusi data. Hal ini penting diketahui berkaitan dengan ketetapan pemilihan uji statistik yang akan dipergunakan”. Penulis menggunakan uji
normalitas dengan metode Liliefors test. Kelebihan Liliefors test adalah penggunaan/ perhitungannya yang sederhana, serta cukup kuat sekalipun dengan ukuran sampel kecil, n = 4 (Harun Al Rasyid, 2005) dalam buku yang ditulis oleh Ating Somantri dan Sambas
(2006:289). Langkah kerja uji normalitas dengan metode Liliefors test menurut Ating Somantri dan Sambas (2006:289-290) adalah sebagai berikut:
1. Susunlah data dari kecil ke besar. Setiap data ditulis sekali, meskipun ada beberapa data.
2. Periksa data, beberapa kali munculnya bilangan-bilangan itu (frekuensi harus ditulis).
3. Dari frekuensi susun frekuensi kumulatifnya.
4. Berdasarkan frekuensi kumulatif, hitunglah proporsi empirik (observasi). 5. Hitung nilai z untuk mengetahui theoritical proportion pada tabel z.
Formulanya:
dan
6. Menghitung theoritical proportion.
7. Bandingkan empirical proportion dengan theoritical proportion, kemudian carilah selisih terbesar didalam titik observasi antara kedua proporsi.
8. Carilah selisih terbesar di luar titik observasi.
Berikut ini adalah tabel distribusi pembantu dengan menggunakan α = 0.05 untuk uji
normalitas data.
Tabel 3.7
Tabel Distribusi Pembantu untuk Uji Normalitas Data
X F Fk Sn (Xi) Z Fo (Xi) Sn (Xi) - Fo (Xi) │Sn (Xi-1) - Fo (Xi)│
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8)
Sumber: Ating Somantri dan Sambas (2006:290)
Keterangan:
Kolom 1 : Susunan data dari kecil ke besar
Kolom 2 : Banyak data ke i yang muncul
Kolom 3 : Frekuensi kumulatif. Formula, fk = f + fki sebelumnya
Kolom 4 : Proporsi empirik (observasi). Formula, Sn (Xi) = fk : n
Kolom 5 : Nilai Z, formula,
Dimana: dan
Kolom 6 : Theoritical Proportion (tabel z): proporsi kumulatif luas kurva
normal baku dengan cara melihat nilai z pada tabel distribusi
Kolom 7 : Selisih Empirical Proportion dengan Theoritical Proportion
dengan cara mencari selisih kolom (4) dan kolom (6)
Kolom 8 : Nilai mutlak, artinya semua nilai harus bertanda positif.
Tandai selisih mana yang paling besar nilainya. Nilai tersebut
adalah D hitung.
Selanjutnya menghitung Dtabel pada α = 0,05 dengan cara . Dengan kriteria
apabila dengan derajat kebebasan (dk) (0,05), maka dapat dinyatakan
bahwa variabel penelitian mengikuti distribusi normal.
Untuk melakukan uji normalitas untuk kedua variabel tersebut, penulis menggunakan
bantuan Microsoft Office Excel 2010.
3.6.2 Uji Linieritas
Uji linieritas ini dilakukan untuk mengetahui apakah ada hubungan antara variabel
bebas dan variabel terikat secara linier. Menurut Ating Somantri dan Sambas (2006:296),
“Pemeriksaan kelinieran dilakukan melalui pengujian hipotesis nol, bahwa regresi linier
melawan hipotesis tandingan bahwa regresi tidak linier”.
Langkah- langkah uji linieritas regresi (Ating Somantri dan Sambas, 2006:297-298) adalah sebagai berikut:
1. Menyusun tabel kelompok data variabel X dan variabel Y 2. Menghitung jumlah kuadrat regresi (JKReg[a]) dengan rumus:
JKReg[a] =
3. Menghitung jumlah kuadrat regresi (JKReg[b\a]) dengan rumus:
n Y 2JKReg[b\a] =
4.Menghitung jumlah kuadrat residu (JKres) dengan rumus:
JKres =
5. Menghitung rata-rata jumlah kuadrat regresi a (RJKReg[a]) dengan rumus:
RJKReg[a] = JKReg[a]
6. Menghitung rata-rata jumlah kuadrat regresi b/a (RJKReg[b\a]) dengan rumus:
RJKReg[b\a] = JKReg[b\a]
7. Menghitung rata-rata jumlah kuadrat residu (RJKRes) dengan rumus:
RJKRes =
8. Menghitung jumlah kuadrat error (JKE) dengan rumus:
JKE=
Untuk menghitung JKE urutkan data x mulai dari data yang paling kecil sampai data yang
paling besar berikut disertai pasangannya.
9. Menghitung jumlah kuadrat tuna cocok (JKTC) dengan rumus:
JKTC = JKRes–JKE
10. Menghitung rata-rata jumlah kuadrat tuna cocok (RJKTC) dengan rumus:
11. Menghitung rata-rata jumlah kuadrat error (RJKE) dengan rumus:
RJKE =
k n
JKE
12. Mencari nilai Fhitung dengan rumus:
Fhitung = E TC
RJK RJK
13. Mencari nilai Ftabel pada taraf signifikansi 95% atau = 5% menggunakan rumus: Ftabel =
F (1-α) (db TC, db) dimana db TC = k-2 dan db E = n-k
14. Membandingkan nilai uji Fhitung dengan nilai Ftabel
15. Membuat kesimpulan.
Jika Fhitung< Ftabel maka data dinyatakan berpola linier.
Jika Fhitung≥ Ftabel makadata dinyatakan tidak berpola linear.
Peneliti melakukan uji linieritas untuk kedua variabel tersebut dengan menggunakan bantuan program komputer Microsoft Office Excel 2010.
3.7 Teknik Analisis Data
Menurut Uep dan Sambas (2011:158), analisis data adalah: “upaya mengolah data
menjadi informasi, sehingga karakteristik atau sifat-sifat data tersebut dapat dengan mudah
dipahami dan bermanfaat untuk menjawab masalah-masalah yang berkaitan dengan kegiatan
penelitian”. Teknik analisis data dalam penelitian, dibagi menjadi dua yaitu teknik analisis
data deskriptif dan teknik analisis data inferensial (Uep dan Sambas, 2011:159).
Teknik analisis deskriptif akan digunakan oleh penulis karena untuk menjawab
rumusan masalah No.1 dan No.2, yakni untuk mengetahui gambaran penggunaan kearsipan
elektronik dan gambaran tingkat efektivitas organisasi di Rumah Sakit Mata Cicendo Bandung.
Sementara itu, teknik analisis data inferensial akan digunakan oleh penulis untuk menjawab rumusan masalah No. 3. Maka teknik yang akan penulis gunakan dalam penelitian
ini adalah Regresi Linier Sederhana.
1.8.Teknik dan Alat Pengumpulan Data
Dalam penelitian ini terdapat dua jenis sumber data yaitu sumber data primer dan
sumber data sekunder. Dalam pelaksanaan pengumpulan data tersebut dapat dilakukan dengan beberapa cara atau alat yang digunakan untuk memperoleh data penelitian yang disebut dengan istilah teknik pengumpulan data. Adapun teknik dan alat pengumpulan data
pada penelitian ini adalah sebagai berikut :
1. Angket (kuesioner)
Angket merupakan teknik pengumpulan data yang dilakukan dengan cara memberi seperangkat pertanyaan atau pernyataan tertulis kepada responden untuk dijawabnya. Dalam menyusun kuesioner, dilakukan beberapa prosedur berikut :
a. Menyusun kisi-kisi kuesioner atau daftar pertanyaan
b. Merumuskan item-item pertanyaan dan alternatif jawaban. Jenis instrumen yang
digunakan dalam angket merupakan instrumen yang bersifat tertutup. Menurut
Arikunto (2002:128) “instrumen tertutup yaitu seperangkat daftar pertanyaan yang
sudah disediakan jawabannya sehingga responden tinggal memilih”.
d. Menetapkan pemberian skor pada setiap item pertanyaan. Pada penelitian ini setiap
jawaban responden diberi nilai dengan skala Likert. Menurut Sugiyono (2008:107),”
Skala Likert mempunyai gradasi sangat positif dengan sangat negatif”.
Tabel 3. 8
Skor Katagori Skala Likert
Option Skor Item Positif Skor Item Negatif Sangat Setuju Sumber : Ating Somantri dan Muhidin, (2006: 38)
2. Studi Kepustakaan (Library Research)
Studi kepustakaan ini bersumber dari membaca buku, catatan kuliah, internet, artikel, jurnal, maupun bacaan lainnya yang sekiranya dapat menunjang data primer dan mendukung
kebenaran dari data yang penulis peroleh.
3.9. Pengujian Instrumen
Pengujian instrumen dalam penelitian ini dilakukan melalui uji validitas dan uji reliabilitas. Dalam pengujian instrumen ini, yang menjadi objek untuk mengisi angket uji coba adalah karyawan di Rumah Sakit Mata Cicendo Bandung yang bukan merupakan objek
penelitian sebenarnya. Responden yang mengisi angket uji coba ini berasal dari beberapa divisi yang pada kegiatan sehari-hari menggunakan teknologi informasi seperti kearsipan.
gambaran jumlah karyawan tersebut dapat dilihat dalam tabel di bawah ini:
Tabel 3.9
Jumlah Karyawan Uji Coba Angket di Rumah Sakit Mata Cicendo
No. Bagian Jumlah Karyawan
1. Divisi Keuangan 12
2. Divisi Informasi 8
3.9.1. Uji Validitas
Menurut Suharsimi Arikunto (2010:211), “Validitas adalah suatu ukuran yang
menunjukkan tingkat-tingkat kevalidan atau kesahihan sesuatu instrument”. Sedangkan menurut Uep dan Sambas (2011:115-116), “Suatu instrumen pengukuran dikatakan valid jika instrumen dapat mengukur sesuatu dengan tepat apa yang hendak diukur”. Formula yang
digunakan adalah koefisien korelasi Product Moment dari Karl Pearson, yaitu:
(Suharsimi Arikunto dalam Ating Somantri dan Sambas, 2006:49) Keterangan:
= Koefisien korelasi
N = Jumlah Responden = Nomor item ke i
= Jumlah skor item ke i = Kuadrat skor item ke i
2
= Jumlah dari Kuadrat item ke i
= Total dari jumlah skor yang diperoleh tiap responden = Kuadrat dari jumlah skor yang diperoleh tiap responden
2
= Total dari kuadrat jumlah skor yang diperoleh tiap responden
= Jumlah hasil kali item angket ke i dengan jumlah skor yang diperoleh tiap responden
Langkah kerja yang dapat dilakukan untuk mengukur validitas instrumen menurut Ating Somantri dan Sambas (2006:49-50) adalah sebagai berikut:
1) Mengumpulkan data dari hasil uji coba.
2) Memeriksa kelengkapan data, untuk memastikan lengkap tidaknya lembaran data yang terkumpul termasuk di dalamnya memeriksa kelengkapan pengisian item angket.
3) Memberikan skor terhadap item-item yang perlu diberi skor.
4) Membuat tabel pembantu untuk menempatkan skor-skor pada item yang diperoleh
Tabel 3.10
Contoh Format Tabel Perhitungan Uji Validitas No
responden
Nomor item instrument
Jumlah 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
1 2 ..dst Jumlah
5) Menghitung jumlah skor yang diperoleh oleh masing-masing responden. 6) Menghitung nilai koefisien korelasi product moment untuk setiap bulir angket.
Tabel 3.11
Contoh Format Tabel Perhitungan Korelasi No.
Responden X Y XY X² Y²
1 ..dst
Jumlah (Σ) = ΣX = ΣY = ΣXY = ΣX² = ΣY²
7) Menentukan titik kritis atau nilai tabel r, pada derajat bebas (db=N-2) dan tingkat
signifikansi 95% atau α = 0,05.
8) Membandingkan nilai koefisien korelasi product moment hasil perhitungan dengan
nilai koefisien korelasi product moment yang terdapat dalam tabel.
9) Membuat kesimpulan, dengan cara membandingkan nilai hitung r dan nilai r tabel.
Kriterianya yaitu jika:
rhitung > rtabel = valid, sebaliknya
a) Uji Validitas Variabel Penggunaan Kearsipan Elektronik (Variabel X)
Variabel yang telah diuji validitasnya yaitu variabel kemampuan menggunakan kearsipan elektronik (Variabel X). Variabel kemampuan menggunakan kearsipan elektronik
diukur oleh indikator: (1) Kemampuan memindahkan dokumen, (2) Kemampuan menyimpan dokumen, (3) Kemampuan Mengindeks Dokumen, dan (4) Kemampuan Mengontrol akses.
Indikator-indikator tersebut kemudian diuraikan menjadi 23 bulir pernyataan angket.
Rekapitulasi hasil perhitungan uji validitas variabel penggunaan kearsipan elektronik (Variabel X) dihitung dengan menggunakan bantuan Microsoft Excel 2010. Hasil perhitungan
uji validitas tersebut dapat terihat dalam tabel di halaman berikutnya:
Tabel 3.12
17 3,09 0,444 Valid
18 2,42 0,444 Valid
19 2,89 0,444 Valid
20 3,09 0,444 Valid
21 1,90 0,444 Valid
22 2,59 0,444 Valid
23 0,72 0,444 Valid
Sumber: Hasil Pengolahan Data, 2012
Berdasarkan tabel di atas, dapat diperoleh bahwa seluruh bulir pernyataan dinyatakan
valid, sehingga seluruh bulir pernyataan sebanyak 23 tersebut dapat digunakan untuk mengumpulkan data.
b) Uji Validitas Variabel Efektivitas Organisasi (Variabel Y)
Uji validitas yang berikutnya yaitu uji validitas pada variabel efektivitas organisasi
(Variabel Y). Variabel efektivitas organisasi (Variabel Y) diukur oleh indikator: (1) Tujuan, (2) Strategi, (3) Program, (4) Kebijaksanaan, (5) Sarana dan Prasarana (6) Sistem
Pengawasan dan Pengendalian. Indikator-indikat or tersebut kemudian diuraikan menjadi 20 bulir pernyataan angket.
Rekapitulasi hasil perhitungan uji validitas variabel efektivitas organisasi (Variabel
Y) dihitung dengan menggunakan bantuan Microsoft Excel 2010. Hasil perhitungan uji validitas tersebut dapat terlihat dalam tabel di bawah ini.
Tabel 3.13
Uji Validitas Variabel Efektivitas Organisasi (Variabel Y)
No. Item
Nilai Hitung Korelasi
(rhitung)
Nilai Tabel Korelasi
(rtabel)
Keterangan
1 1,40 0,444 Valid
2 1,74 0,444 Valid
5 0,91 0,444 Valid
6 0,50 0,444 Valid
7 2,09 0,444 Valid
8 1,78 0,444 Valid
9 2,45 0,444 Valid
10 5,46 0,444 Valid
11 1,07 0,444 Valid
12 1,80 0,444 Valid
13 1,64 0,444 Valid
14 3,00 0,444 Valid
15 1,86 0,444 Valid
16 2,64 0,444 Valid
17 4,26 0,444 Valid
18 1,01 0,444 Valid
19 2,13 0,444 Valid
20 1,78 0,444 Valid
Sumber: Hasil Pengolahan Data, 2012
Berdasarkan tabel di atas, diperoleh hasil bahwa seluruh bulir pernyataan angket yaitu
sebanyak 20 bulir dinyatakan valid sehingga keseluruhan bulir pernyataan angket tersebut dapat digunakan untuk mengumpulkan data.
Dengan demikian, dapat disimpulkan bahwa seluruh bulir pernyataan yang terdapat pada variabel penggunaan kearsipan elektronik (Variabel X) dan variabel efektivitas
organisasi (Variabel Y) telah valid sehingga tidak ada item pernyataan yang dihilangkan ataupun dirubah. Hasil rekapitulasi uji coba angket tersebut tercantum dalam tabel berikut ini:
Tabel 3.14
Jumlah Item Angket Uji Coba
No. Variabel Jumlah Item
1. Penggunaan Kearsipan Elektronik 23
2. Efektivitas Organisasi 20
Jumlah 43
3.7.2 Uji Reliabilitas
Menurut Suharsimi Arikunto (2010:221), “ Reliabilitas menunjukkan pada satu
pengertian bahwa sesuatu instrumen cukup dapat dipercaya untuk digunakan sebagai alat
pengumpul data karena instrumen tersebut sudah baik”. Tujuan uji reliabilitas instrumen
adalah untuk mengetahui konsistensi instrumen sebagai alat ukur, sehingga hasil suatu
pengukuran dapat dipercaya (Uep dan Sambas, 2011:117). Formula yang dipergunakan untuk
menguji reliabilitas dalam penelitian ini adalah Koefisien Alfa (α) dari Cronbach (Ating
Somantri dan Sambas, 2006:48), yaitu:
(Saefuddin Azwar dalam Ating Somantri dan Sambas, 2006:48)
dimana:
Keterangan:
= reliabilitas instrumen
= banyaknya bulir soal
= jumlah varians bulir
= varians total
N = Jumlah responden
X = skor–skor pada item ke i untuk menghitung varians item atau jumlah skor yang diperoleh tiap responden untuk menghitung varians total
ΣX2
(ΣX) 2 = kuadrat jumlah seluruh skor pada item ke i atau kuadrat jumlah skor yang diperoleh tiap responden
Langkah kerja yang dapat dilakukan dalam rangka menguji reliabilitas instrument
menurut Ating Somantri dan Sambas (2006:48-49) adalah sebagai berikut:
1) Memberikan skor terhadap instrumen yang telah diisi oleh responden.
2) Untuk mempermudah pengolahan data, buat tabel pembantu untuk menempatkan skor-skor item yang diperoleh.
Tabel 3.15
Contoh Format Tabel Perhitungan Uji Reliabilitas No.
Responden
Nomor item instrument
Jumlah 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
1 2 ..dst Jumlah
3) Menghitung jumlah skor item yang diperoleh oleh masing-masing responden.
4) Menghitung kuadrat jumlah skor iterm yang diperoleh oleh masing-masing responden.
5) Menghitung varians masing-masing item. 6) Menghitung varians total.
7) Menghitung koefisen Alfa
8) Membandingkan nilai koefisien Alfa dengan nilai koefisien korelasi product moment
yang terdapat dalam tabel.
9) Membuat kesimpulan, jika nilai hitung r11 > rtabel maka instrumen dinyatakan reliabel.
Hasil perhitungan uji reliabilitas angket terhadap variabel penggunaan kearsipan
Tabel 3.16
Rekapitulasi Hasil Uji Reliabilitas Variabel Penggunaan Kearsipan Elektronik (Variabel X) dan Variabel Efektivitas Organisasi (Variabel Y)
No. Variabel
rtabel Ketentuan Keterangan
1.
Organisasi 0,924 0,444
rhitung > rtabel
dengan α
0.05 Reliabel
Sumber: Hasil Pengolahan Data, 2012
Berdasarkan tabel di atas, hasil perhitungan reliabilitas terhadap Variabel X
(Penggunaan Kearsipan Elektronik) dinyatakan reliabel karena memenuhi syarat rhitung > rtabel
yaitu 0,931>0,444. Selanjutnya, hasil perhitungan reliabilitas terhadap variabel Y (efektivitas organisasi ) pun dinyatakan reliabel karena telah memenuhi syarat rhitung > rtabel yaitu
0,924>0,444.
1.10 Pengujian Hipotesis
Langkah terakhir dalam kegiatan analisis data adalah pengujian hipotesis. Menurut
Uep dan Sambas (2011:78), “… hipotesis dibedakan menjadi dua bagian yaitu hipotesis
penelitian dan hipotesis statistik”. Prosedur dalam pengujian ini terdiri dari beberapa langkah, yaitu:
3.10.1 Merumuskan Hipotesis Statistik
Permasalahan yang dirumuskan adalah: Adakah pengaruh positif dari pengunaan
dan Variabel Y yaitu menggunakan analisis regresi linear sederhana. Langkah-langkah uji keberartian regresi adalah sebagai berikut (Ating Somantri dan Sambas, 2006:245):
1) Merumuskan hipotesis ke dalam model statistik, yaitu:
H0: 0→tidak terdapat pengaruh penggunaan kearsipan elektronik
(variabel x) terhadap efektivitas organisasi (variabel y).
H1: 0 → terdapat pengaruh penggunaan kearsipan elektronik (variabel x) terhadap efektivitas organisasi(variabel y).
2) Menentukan uji statistik yang sesuai. Uji statistik yang digunakan adalah uji F. Untuk menentukan nilai uji F dapat mengikuti langkah-langkah berikut:
a. Menghitung jumlah kuadrat regresi (JKReg[a]) dengan rumus:
JK Reg[a] =
n Y 2
b. Menghitungjumlah kuadrat regresi (JKReg[b\a]) dengan rumus:
JKReg[b\a] =
n Y X XY
b. .
c. Menghitung jumlah kuadrat residu (JKRes) dengan rumus:
JKRes =
Y
JK
Reg[b\a]JK
Reg[a]2
d. Menghitung rata-rata jumlah kuadrat regresi (RJKReg[a]) dengan rumus:
RJKReg[a] = JKReg[a]
e. Menghitung rata-rata jumlah kuadrat regresi (RJKReg[b\a]) dengan rumus:
RJKReg[b\a] = JKReg[b\a]
RJKRes =
2 Re
n
JK s
g. Menghitung F, denganrumus:
3) Mencari nilai Ftabel pada taraf signifikansi 95% atau = 5% menggunakan
rumus:
Ftabel = F( 1 – ) (db reg (b/a) (db res )
4) Membuat kesimpulan
Membandingkan nilai uji F dengan nilai Ftabel kemudian membuat kesimpulan.
Jika ditolak dan diterima, apabila dinyatakan
signifikan (diterima).
Jika diterima dan ditolak, apabila dinyatakan tidak
signifikan (ditolak).
3.10.2 Menghitung Koefisien Korelasi antara Variabel X dan Variabel Y
Untuk mengetahui hubungan Variabel X (Pengunaan Kearsipan Elektronik) dengan Variabel Y (Efektivitas Organisasi) dicari dengan menggunakan rumus Product Moment
yang dikemukakan oleh Karl Pearson, yaitu:
Nilai koefisien korelasi kemudian dikonsultasikan dengan tabel Guilford tentang
batas-batas (r) untuk mengetahui derajat hubungan antar Variabel X dan Variabel Y. Maka
dapat digunakan pedoman interpretasi koefisien korelasi seperti yang dituangkan dalam tabel pada halaman berikutnya:
Tabel 3. 17
Pedoman Interpretasi Koefisien Korelasi
Besarnya nilai r Interpretasi
0,000 sampai dengan 0,199 0,200 sampai dengan 0,399 0,400 sampai dengan 0,599 0,600 sampai dengan 0,799 0,800 sampai dengan 1,000
Korelasi sangat rendah (diabaikan/dianggap tidak ada) Korelasi rendah
Korelasi sedang Korelasi tinggi
Korelasi sangat sangat tinggi Sumber: Ating Somantri dan Sambas (2006:341)
Untuk mengukur seberapa besar pengaruh yang diberikan oleh Variabel Penggunaan Kearsipan Elektronik terhadap Variabel Efektivitas Organisasi, maka digunakan rumus
koefisien determinasi (KD) yaitu, KD = r2 x 100% (Ating Somantri dan Sambas, 2006:341). Dengan r2 dicari dengan rumus sebagai berikut:
BAB V
KESIMPULAN DAN REKOMENDASI
Dalam bab ini dibahas kesimpulan dan rekomendasi dari penelitian yang telah dilakukan.
5.1 Kesimpulan
Berdasarkan hasil penelitian yang telah dilakukan penulis di Rumah Sakit Mata Cicendo Bandung, untuk mengetahui pengaruh penggunaan kearsipan elektronik terhadap
efektivitas organisasi, maka dapat ditarik kesimpulan sebagai berikut:
1) Gambaran penggunaan kearsipan elektronik di Rumah Sakit Mata Cicendo Bandung
ditunjukan oleh hasil penelitian bahwa pada indikator kemampuan memindahkan dokumen memperoleh skor jawaban responden tertinggi , indikator kemampuan menyimpan dokumen dan indikator kemampuan mengontrol akses memperoleh skor
jawaban responden sedang, sedangkan indikator kemampuan mengindeks dokumen memperoleh skor jawaban responden terendah.
2) Gambaran tingkat efektivitas organisasi di Rumah Sakit Mata Cicendo Bandung ditunjukan oleh hasil penelitian bahwa pada indikator tujuan memperoleh skor jawaban responden tertinggi. Untuk indikator Strategi, program, proses analisa dank
kebijaksanaan, perencanaan , sarana dan prasarana memperoleh skor jawaban responden sedang. Sistem pengendalian dan pengawasan memperoleh skor jawaban responden
terendah
3) Berdasarkan hasil analisis data dan pengujian hipotesis dapat diperoleh kesimpulan bahwa penggunaan kearsipan elektronik mempunyai pengaruh terhadap efektivitas
5.2 Rekomendasi
Berdasarkan penelitian yang telah dilakukan penulis dan melihat hasil penelitian
tersebut, maka penulis memberikan rekomendasi mengenai kemampuan menggunakan kearsipan elektronik dan efektivitas organisasi sebagai berikut:
1) Variabel penggunaan kearsipan elektronik yang masih rendah adalah pada indikator
kemampuan mengindeks dokumen Untuk mengatasi hal tersebut, penulis merekomendasikan untuk melakukan pelatihan mengenai Software yaitu, cara
menggunakan software, menangani masalah pada software ,cara merawat hardware,
mengadakan pelatihan atau seminar, mengadakan simulasi-simulasi tentang tata cara penggunaan kearsipan elektronik kepada para karyawan sehingga karyawan dapat
menggunakan hardware dan software dengan baik.
2) Indikator Sistem pengawasan dan pengendalian merupakan indikator terendah pada
variabel efektivitas organisasi. Untuk meningkatkan kualitas indikator tersebut, penulis menyarankan agar organisasi dapat memperbaiki dan mengembangkan system
pengawasan dan pengendalian yang tepat guna sesuai dengan kebutuhan.
3) Berdasarkan hasil penelitian yang telah dilakukan, kemampuan menggunakan kearsipan elektronik mempunyai pengaruh yang positif terhadap efektivitas organisasi. Oleh karena
itu harus mempertahankan tingkat efektivitas organisasi yang sudah baik dengan mempertahankan dan meningkatkam kualitas kemampuan menggunakan kearsipan
DAFTAR PUSTAKA
Abubakar, Hadi. (1997). Cara-Cara Pengolahan Kearsipan yang Praktis dan efisien. Jakarta : Djambatan.
Agus Sugiarto dan Teguh Wahyono. (2005). Manajemen Kearsipan Modern.
Arikunto, Suharsimi. (2002). Prosedur Penelitian : Suatu Pendekatan Praktek. Jakarta : Rhineka Cipta.
Ating Somantri dan Sambas Ali Muhidin. (2006). Aplikasi Statistika dalam Penelitian. Bandung: Pustaka Setia.
Barthos. (2000). Manajemen Kearsipan. Jakarta : Bumi Aksara
Departemen Pendidikan dan Kebudayaan. 2001. Kamus Besar Bahasa Indonesia . Jakarta: Balai Pustaka.
Gibson, Ivancevich, Donnely, (1996), Organisasi dan Manajemen : Prilaku, Struktur dan Proses, Jakarta : Erlangga
Hendi Haryadi. (2009). Administrasi Perkantoran Untuk Manajer dan Staf. Jakarta : Visi Media.
Kementerian Sekretaris Negara. (1987). Undang-Undang RI Nomor 7 Tahun 1971 Tentang Ketentuan-Ketentuan Pokok Kearsipan. Bandung : Nuansa Aulia
Komaruddin. (1982). Metode Penulisan Skripsi dan Tesis. Bandung : Angkasa. Yogyakarta : Gaya Media.
Martono. (1994). Record Manajemen dan Filling dalam Praktek Perkantoran Modern. Jakarta : Karya Utama.
Martono, Budhi. (1990). Sistem Kearsipan Praktis. Jakarta : Pustaka Sinar Harapan.
Robbins, Stephen P. (2002). Perilaku Organisasi, ed. 8, Alih Bahasa: Hadayana Pujaatmaka. Jakarta: PT. Prehalindo.
Sedarmayanti. (2003). Tata Kearsipan dengan Memanfaatkan Teknologi Modern.
Bandung : CV. Mndar Maju.
Siagian, Sondang P, (2000), Manajemen Sumber Daya Manusia, Jakarta: Bumi Aksara
Steers, Richard terjemahan Magdalena, 1980, Efektivitas Organisasi, Jakarta : Erlangga.
Sugiarto, Agus dan Teguh Wahyono. (2005). Manajemen Kearsipan Modern Dari Konvensional Ke Basis Komputer. Yogjakarta : Gaya Media
Sugiyono. (2003). Metode Penelitian Bisnis. Bandung : Alfabeta. . (2004). Metode Penelitian Bisnis. Bandung : Alfabeta.
. (2007). Metode penelitian Pendidikan (Pendekatan Kuantitati f, Kualitatif, dan R&D). Bandung : Alfabeta.
Suhaedin, Enjang. (2009). Pengaruh Kemampuan Kerja Petugas Arsip Terhadap Efektivitas Kearsipan Pada Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Bandung. Skripsi pada FPEB UPI Bandung : Tidak diterbitkan
The Liang Gie. (2000). Administrasi Perkantoran Modern. Yogyakarta : Liberty. Undang – Undang nomor 7 tahun 1971 Tentang Ketentuan Pokok-Pokok
Kearsipan.
