BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang dan Permasalahan
Dalam perkembangan dunia yang modern seperti sekarang ini informasi menjadi salah satu kebutuhan primer dalam kegiatan organisasi. Setiap kegiatan dan pengambilan keputusan di kantor, mulai dari perencanaan,pengorganisasian, pengarahan sumber daya manusia, hingga pengawasan membutuhkan data dan informasi.Informasi adalah data yang telah diolah menjadi sebuah bentuk yang berarti bagi penerimanya dan bermanfaat bagi pengambilan keputusan saat ini atau mendatang.1 Informasi dapat dikatakan sebagai darah yang mengalir di dalam tubuh manusia, seperti halnya informasi di dalam sebuah organisasi yang sangat penting untuk mendukung kelangsungan hidup organisasi, sehingga informasi sangat dibutuhkan bagi sebuah organisasi. Akibat bila kurang mendapatkan informasi dalam waktu tertentu organisasi akan mengalami ketidakmampuan mengkontrol sumber daya, sehingga dalam mengambil keputusan-keputusan strategis sangat terganggu yang pada akhirnya akan mengalami kekalahan dalam bersaing dengan lingkungan pesaingnya. Informasi tidak akan tercipta tanpa adanya sumber data.
Sumber data merupakan komponen utama dalam terciptanya sebuah informasi yang valid. Salah satu sumber data adalah arsip, karena arsip adalah bukti dan rekaman dari kegiatan terdepan atau transaksi mulai dari kegiatan
1 Gordon B. Davis dalam http://www.academia.edu/5524982/Definisi- Definisi_Informasi Diakses pada tanggal 20 Mei 2015 jam 09:47.
terdepan (loket dan pembayaran) sampai kepada kegiatan-kegiatan pengambilan keputusan. Dalam pengambilan keputusan, arsip sebagai data diolah baik secara manual maupun komputer menjadi informasi. Pengolahan tersebut disesuaikan dengan kebutuhan dari keputusan yang akan diambil.2 MenurutUndang-undang nomor 43 tahun 2009 tentang kearsipan mendefinisikan arsip sebagai:
Rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima lembaga Negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasayarakat, berbangsa, dan bernegara.3
Dari pengertian arsip menurut Undang-Undang tersebut dijelaskan bahwa arsip terdiri dari berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi dan komunikasi yang mengandung informasi. Perkembangan teknologi menuntut manusia untuk meningkatkan mutu kualitasnya untuk mengikuti perkembangan dan mempelajari sistem kinerja teknologi. Teknologi informasi akan memudahkan dan melancarkan pelaksanaan tugas organisasi sehingga akan tercapainya tujuan dari organisasi. Dalam mewujudkan tujuan organisasi diperlukan keefisienan dalam pekerjaannya. Dalam keefisienan terdapat beberapa asas yang perlu diperhatikan yaitu perencanaan, penyederhanaan, penghapusan dan
2 Zulkifli Amsyah, Manajemen Kearsipan (Jakarta: Gramedia, 1991) hlm.2
3 Undang- Undang Nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan Pasal 1 Ayat 2
penggabungan.4 Asas keefisienan akan menciptakan kemudahan dalam mengelola arsip-arsipnya.
Demi menjamin ketersediaan arsip yang cepat dan tepat maka diperlukan manajemen kearsipan yang baik. Dalam mewujudkan manajemen kearsipan yang baik diperlukan teknologi komputer. Teknologi komputer akan membantu dalam mewujudkan manajemen kearsipan yang baik karena akan mempercepat dan mempermudah Sumber Daya Manusia dalam menyelesaikan tugasnya. Teknologi Komputer merupakan salah satu teknologi yang efektif digunakan dalam kegiatan kearsipan. Dengan menggunakan komputer pekerjaan pengelolaan arsip mulai dari tahap penciptaan, pengolahan, penyimpanan, penelusuran dan penyebaran informasi ke semua fungsi dalam suatu lembaga lebih cepat dilakukan.
Arsip terdiri dari bentuk kertas atau sering disebut dengan media konvensional, dan alih media yang bukan berupa kertas. Arsip konvensional adalah arsip yang sudah biasa digunakan. Oleh karena itu jenis atau bentuk arsip baru sangatlah dibutuhkan sesuai dengan perkembangan ilmu teknologi dan informasi saat ini.Salah satu bentuk arsiplainnya adalah arsip elektronik atau sering disebut arsip digital, merupakan arsip yang sudah mengalami perubahan bentuk fisik dari lembaran kertas menjadi lembaran elektronik. Proses konversi arsip dari lembaran kertas menjadi lembaran elektronik disebut alihmedia. Proses alihmedia menggunakan perangkat komputer yang dibantu dengan perangkat scanner kecepatan tinggi.
4 The Liang Gie, Administrasi Perkantoran Modern (Yogyakarta: Liberty, 2007) hlm.174
Hasil alihmedia arsip disimpan dalam bentuk file-file yang secara fisik disimpan dalam media elektronik seperti Harddisk, CD, DVD dan lain- lain. Penyimpanan file-file ini dilengkapi dengan database yang akan membentuk suatu system arsip elektronik yang meliputi fasilitas pengaturan, pengelompokan dan penamaan file-file hasil alih media. Database adalah kumpulan file data yang saling terkait. Data yang disimpan sedemikian rupa untuk memfasilitasi data lokasi, pengambilan, dan manipulasi oleh pengguna.5
Sistem arsip elektronik merupakan otomasi dari sistem arsip manual. Sistem arsip elektronik sangat tergantung dengan system arsip manual, dengan kata lain sistem arsip elektronik tidak akan terbentuk tanpa adanya system arsip manual. Suatu sistem elektronik dapat dikatakan sebagai otomasi kearsipan atau otomasi arsip. Otomasi kearsipan merupakan kegiatan pengelolaan arsip dengan menggunakan komputer. Seperti yang dikemukakan oleh Badri Munir Sukoco dalam buku Manajemen Administrasi Perkantoran Modern, Otomasi Arsip adalah kegiatan yang mencakup pengelolaan arsip yang dilakukan menggunakan komputer dengan memberikan kecepatan dan ketepatan penyimpanan, pencarian, penemuan kembali, hingga pendistribusian dokumen dalam organisasi, sehingga fungsi dokumen sebagai sumber informasi dalam pengambilan keputusan oleh organisasi dapat dioptimalkan.6
5 Betty R Rick dkk. Information and Image Management, (Ohio, United States: South-Western Publishing Co, 1992)hlm.431
6 Badri Munir Sukoco, Manajemen Administrasi Perkantoran Modern (Ciracas: Erlangga, 2007) hlm.112
Dalam memaksimalkan otomasi kearsipan selain mementingkan teknologi sebagai peranan utamanya, sumber daya manusia juga harus ditingkatkan mutu dan kualitasnya sebagai pengoperasi teknologi informasi untuk mengolah arsip. Apabila otomasi kearsipan ditangani oleh sumber daya manusia yang professional dalam menejemen arsip dapat terlaksana dengan baik.
Badan Penyelenggara Jaminan Sosial (BPJS) adalah badan hukum yang dibentuk untuk menyelenggarakan program jaminan sosial. Badan Penyelenggara Jaminan Sosial bertujuan untuk mewujudkan terselenggaranya pemberian jaminan terpenuhinya kebutuhan dasar hidup yang layak bagi setiap peserta dan/atau anggota keluarganya. Keberadaan arsip yang ada di Kantor Cabang Badan Penyelenggara Jaminan Sosial Ketenagakerjaan Kota Magelang sangatlah penting karena berhubungan dengan data, catatan, dan atau keterangan tenaga kerja yang mendapat jaminan baik jaminan kecelakaan kerja maupun jaminan yang lainnya.
Dengan tersedianya data, catatan, dan keterangan yang lengkap maka pelayanan kepada tenaga kerja yang dilakukan Kantor Cabang Badan Penyelenggara Jaminan Sosial Ketenagakerjaan Kota Magelang akan semakin baik.
Dari latar belakang di atas, maka rumusan masalah adalah bagaimana proses otomasi arsip jaminan di Kantor Cabang Badan Penyelenggara Jaminan Sosial Ketenagakerjaan Kota Magelang, sarana yang digunakan untuk melakukan kegiatan otomasi arsipjaminan di Kantor Cabang Badan Penyelenggara Jaminan Sosial Ketenagakerjaan Kota Magelang, kendala yang dihadapi dalam proses otomasi arsip jaminan di Kantor Cabang Badan Penyelenggara Jaminan Sosial Ketenagakerjaan Kota Magelang.
B. Tujuan Penulisan Tugas Akhir
Tujuan penulisan tugas akhir ini adalah untuk memberikan pengetahuan baik bagi penulis, pembaca, dan instansi yang meliputi:
1) Mengetahui bagaimana proses otomasi arsip jaminan di Kantor Cabang Badan Penyelenggara Jaminan Sosial Ketenagakerjaan Kota Magelang.
2) Mengetahui sarana yang digunakan dalam kegiatan otomasi arsip jaminan di Kantor Cabang Badan Penyelenggara Jaminan Sosial Ketenagakerjaan Kota Magelang.
3) Mengetahui kendala yang dihadapi dalam kegiatan otomasi arsip di Kantor Cabang Badan Penyelenggara Jaminan Sosial Ketenagakerjaan Kota Magelang.
C. Metode Pengumpulan Data
Metode yang digunakan dalam pengumpulan data dalam menunjang penulisan tugas akhir adalah Studi pustaka yaitu studi yang berkaitan dengan teori-teori, konsep-konsep, generalisasi-generalisasi yang dapat dijadikan landasan teoretis bagi penelitian yang akan dilakukan. Dengan metode ini dapat diperoleh data-data yang akan digunakan sebagai sumber penulisan laporan tugas akhir. Hal tersebut dapat dilakukan dengan cara membaca dan menelaah bahan- bahan pustaka yang sesuai dengan tema sebagai referensi atau acuan dalam penulisan tugas akhir tersebut. Bahan-bahan pustaka yang digunakan didapat dari perpustakaan program studi kearsipan, perpustakaan pusat Universitas Gadjah Mada, dan toko buku.
Metode yang kedua adalah observasi – partisipasi yaitu pengamatan langsung pada suatu objek yang akan diteliti. Penulis terjun langsung ke tempat Praktik Kerja Lapangan untuk memperoleh data. Penulis juga ikut serta dan berpartisipasi dalam melakukan kegiatan otomasi arsip jaminan di Kantor Cabang Badan Penyelenggara Jaminan Sosial Ketenagakerjaan Kota Magelang. Penulis mengamati, memperhatikan dan membuat catatan tentang apa yang dilihat dan dikerjakan pada kegiatan yang dilakukan.
Metode yang ketiga adalah wawancara yaitu metode pengumpulan data yang dilakukan melalui tanya jawab langsung dengan pihak yang bersangkutan atau responden. Penulis melakukan wawancara dengan petugas arsip yang ada di Kantor Cabang Badan Penyelenggara Jaminan Sosial Ketenagakerjaan Kota Magelang. Metode ini dilakukan untuk menambah dan melengkapi informasi yang dibutuhkan untuk menulis isi dari laporan tugas akhir. Wawancara yang dilakukan bisa secara formal maupun informal. Sehingga data yang diperoleh dapat memperjelas data dari hasil observasi yang didapatkan.
D. TinjauanPustaka
Untuk mendukung pelaksanaan pembuatan laporan Tugas Akhir dibutuhkan tinjauan pustaka yang berkaitan dengan tema otomasi arsip jaminan di Badan Penyelenggara Jaminan Sosial Ketenagakerjaan Kantor Cabang Magelang yang sudah terpilih secara relevan dengan topik yang telah dipilih. Adapun buku acuan yang pertama adalah Manajemen Kearsipan Modern karangan Agus Sugiarto dan Teguh Wahyono yang diterbitkan oleh Gava Media di Yogyakarta
pada tahun 2005. Pada buku ini Agus sugiarto dan Teguh Wahyono menjelaskan tentang sistem kearsipan dari konvensional sampai pada basis komputer. Pada bab 10 buku ini membahas tentang penggunaan komputer dalam sistem kearsipan yang di dalamnya membahas tentang latar belakang komputerisasi dalam sistem kearsipan beserta dengan kelebihan dan kekurangannya hingga tentang gambaran umum cara kerja sistem komputer. Pada bab 11 buku ini menjelaskan secara terperinci tentang konsep dasar kearsipan elektronik, komponen-komponen yang terdapat dalam sistem kearsipan elektronik, pemilihan hardware hingga analisis penggunaan software untuk menunjang tujuan kearsipan.
Buku kedua yang digunakan adalah Manajemen Kearsipan. Karangan Zulkifli Amsyah dan diterbitkan oleh PT Gramedia Pustaka Utama di Jakarta tahun 1993. Bab yang menjadi acuan adalah bab IV yang menjelaskan mengenai sistem penyimpanan. Zulkifli Amsyah menjelaskan pengertian sistem penyimpanan adalah sistem yang dipergunakan pada penyimpanan warkat agar kemudahan kerja penyimpanan dapat diciptakan dan penemuan warkat yang sudah disimpan dapat dilakukan dengan cepat bilamana warkat tersebut sewaktu- waktu diperlukan. Pada bab XIII buku ini menjelaskan tentang komputerisasi arsip, pada bab ini Zulkifli Amsyah menjelaskan komputerisasi arsip adalah kegiatan mengubah arsip konvensional dalam bentuk elektronik untuk mempercepat penemuan kembali arsip baik yang baru tersimpan maupun yang sudah tersimpan lama. Dimana komputer berfungsi sebagai radar untuk mengetahui dan menunjukkan di mana letak arsip yang diperlukan, sehingga penemuan arsip dapat dilakukan dengan cepat.
Buku ketiga adalah Manajemen Administrasi Perkantoran Modern karangan Sukoco M. Badri dan diterbitkan oleh Erlangga di Ciracas tahun 2007.
Pada Bab V penulis membahas mengenai Telekomunikasi dan manfaat telekomunikasi bagi organisasi diantaranya mendapatkan informasi pada waktu yang tepat ditempat yang tepat, mendapatkan data secara real time, memungkinkan operasi perusahaan (baik fasilitas maupun SDM) tersebar diberbagai tempat. Pada bab VIII penulis menjelaskan mengenai manajemen arsip elektronik diantaranya manfaat sistem pengelolaan secara elektronik yaitu cepat ditemukan, pengindeksan yang fleksibel, pencarian secara full-text, kecil kemungkinan file akan hilang, menghemat tempat, pengolahan arsip secara digital, berbagi arsip secara mudah, meningkatkan keamanan, mudah melakukan recovery data. Selain itu buku ini menjelaskan tentang Otomasi Arsip adalah
kegiatan yang mencakup pengelolaan arsip yang dilakukan menggunakan komputer dengan memberikan kecepatan dan ketepatan penyimpanan, pencarian, penemuan kembali, hingga pendistribusian dokumen dalam organisasi, sehingga fungsi dokumen sebagai sumber informasi dalam pengambilan keputusan oleh organisasi dapat dioptimalkan.
Buku keempat adalah Information and image Management 3d edition dikarang oleh Betty R. Ricks, Ann J. Swafford, Kay F. Gow. Buku ini menjelaskan tentang otomasi arsip dengan menggunakan media komputer, perencanaan dan manajemen, persiapan yang dilakukan jika akan melakukan otomasi arsip, proses otomasi arsip dari tahap awal hingga akhir.
E. Sistematika Penulisan
Untuk memudahkan pembahasan serta pemahaman isi dari tugas akhir yang berjudul “Otomasi Arsip Jaminan di Kantor Cabang Badan Penyelenggara Jaminan Sosial Ketenagakerjaan Kota Magelang” laporan ini di susun dalam empat bab. Dari masing-masing bab ini menjelaskan permasalahan yang berbeda namun saling berhubungan antara bab satu dengan bab selanjutnya.
Bab pertama adalah pendahuluan yang terdiri dari sub-bab Latar belakang masalah, Tujuan penulisan tugas akhir, Metode pengumpulan data, Tinjauan Pustaka, dan sub-bab Sistematika penulisan. Dalam latar belakang masalah diuraikan alasan utama dipilih tema otomasi Arsip Jaminan di Kantor Cabang Badan Penyelenggara Jaminan Sosial Ketenagakerjaan Kota Magelang dan perumusan masalah. Dalam sub-bab tujuan penulisan tugas akhir adalah untuk mengetahui proses otomasi Arsip Jaminan di Kantor Cabang Badan Penyelenggara Jaminan Sosial Ketenagakerjaan Kota Magelang, sarana yang digunakan dan kendala yang dihadapi dalam proses otomasi Arsip Jaminan di Kantor Cabang Badan Penyelenggara Jaminan Sosial Ketenagakerjaan Kota Magelang. Sementara itu dalam metode pengumpulan data penulis menggunakan tiga metode yaitu studi pustaka, pengamatan serta berpartisipasi di Lapangan (Observasi partisipan) dan wawancara. Selanjutnya dalam tinjauan pustaka dijelaskan penggunaan empat buku yang relevan sesuai dengan topik. Pada sub- bab terakhir yaitu Sistematika Penulisan yang berisi penjelasan penulisan tugas akhir otomasi Arsip Jaminan di Kantor Cabang Badan Penyelenggara Jaminan Sosial Ketenagakerjaan Kota Magelangsecara rinci per sub-bab.
Bab kedua menjelaskan tentang gambaran umum organisasi Badan Penyelenggara Jaminan Sosial Ketenagakerjaan mulai dari sub-bab profil dan struktur organisasi yang menguraikan keputusan pergantian nama dari ASTEK, JAMSOSTEK hingga menjadi BPJS Ketenagakerjaan dan struktur organisasi yang menguraikan tugas dari direksi dan bidang-bidang, sub-bab tugas pokok dan fungsi yang berisi tugas pokok yang harus dilakukan dan fungsi dari BPJS, dan sub-bab pengorganisasian arsip yang menjelaskan asas pengorganisasian arsip yang diterapkan di Kantor Cabang Badan Penyelenggara Jaminan Sosial Ketenagakerjaan Kota Magelang.
Bab ketiga merupakan pembahasan dari pokok permasalahan yang sudah di jabarkan pada bab satu. Bab tiga ini berisi sub-bab kondisi arsip yang menjelaskan kondisi arsip dan volume arsip khususnya arsip jaminan, sub-bab proses otomasi arsip yang menjelaskan sarana yag digunakan dalam kegiatan otomasi arsip, pelaksanaan otomasi arsip yang menjelaskan dan tahap kegiatan otomasi arsip, sub-bab kendala yang menguraikan kendala dan kekurangan yang dihadapi dalam pelaksanaan otomasi arsip jaminan hari tua di Kantor Cabang Badan Penyelenggara Jaminan Sosial Ketenagakerjaan Kota Magelang.
Bab empat yaitu Penutup yang berisi tentang kesimpulan dan saran.
Kesimpulan berisi jawaban atas masalah yang telah dirumuskan. Saran adalah solusi yang ditujukan kepada instansi atas kendala yang dihadapi dalam proses otomasi arsip jaminan hari tua yang diberikan penulis kepada Kantor Cabang Badan Penyelenggara Jaminan Sosial Ketenagakerjaan Kota Magelang agar
tercipta otomasi arsip yang semakin baik dan sesuai dengan kaidah-kaidah yang telah ditentukan.
