BAB II
KAJIAN TEORITIS 2.1 Perpustakaan Perguruan Tinggi
2.1.1 Pengertian Perpustakaan Perguruan Tinggi
Pada dasarnya semua perpustakaan merupakan suatu instansi yang
memiliki proses kerja sama, yaitu memberikan pelayanan informasi kepada
pengguna. Namun demikian dalam perkembangannya setiap jenis perpustakaan
memiliki definisi dan kriteria tertentu yang membedakannya dengan perpustakaan
lain. Perpustakaan perguruan tinggi merupakan salah satu jenis dari sekian banyak
jenis perpustakaan yang telah dikategorikan. Perpustakaan perguruan tinggi
merupakan perpustakaan yang berada dibawah pengawasan dan dikelola oleh
perguruan tinggi dengan tujuan utama yakni membantu perguruan tinggi
mencapai tujuannya. Kemudian perpustakaan perguruan tinggi tersebut disebut
dengan perpustakaan akademik.
Menurut sulistiyo basuki (1991:51) Perpustakaan perguruan tinggi adalah:
perpustakaan yang terdapat pada perguruan tinggi, badan bawahannya, maupun lembaga yang berhubungan dengan perguruan tinggi, dengan tujuan utama membantu perguruan tinggi mencapai tujuannya yakni tri dharma perguruan tinggi ( pendidikan, penelitian, dan pengabdian masyarakat).
Sedangkan, menurut Noerhayati (1987: 1), perpustakaan perguruan tinggi
adalah:
suatu unit kerja yang merupakan bagian integral dari suatu lembaga induknya yang bersama-sama unit lainnya tetapi dalam peranan yang berbeda, bertugas membantu perguruan tinggi yang bersangkutan melaksanakan Tri Dharmanya.
Selain itu, Dalam buku pedoman perpustakaan perguruan tinggi informasi ( 2004:3-4) disebutkan bahwa:
perpustakaan diberi beberapa fungsi di antaranya; fungsi edukasi, sumber informasi, penunjang riset, rekreasi, publikasi, deposit, dan interpretasi
Dari beberapa pendapat di atas, dapat diketahui bahwa
perpustakaanperguruan tinggi adalah perpustakaan yang terdapat pada perguruan
tinggi yang berfungsi menyediakan dan menyebarluaskan informasi guna
membantu perguruan tinggi tersebut mencapai tujuannya yakni Tri Dharma
Perguruan Tinggi (pendidikan, penelitian, dan pengabdian masyarakat). Dan
menunjang fungsi-fungsi dari perpustakaan Perguruan Tinggi.
2.1.2 Tujuan dan Fungsi Perpustakaan Perguruan Tinggi
Menurut Sulistyo-Basuki (1993:51) dalam buku Pengantar Ilmu Perpustakaan,secara umum tujuan Perpustakaan Perguruan Tinggi adalah:
1. Memenuhi keperluan informasi masyarakat perguruan tinggi, lazimnya staf pengajar dan mahasiswa. Sering pula mencakup tenaga administrasi perguruan tinggi.
2. Menyediakan bahan pustaka rujukan (referens) pada semua tingkat akademis, artinya mulai dari mahasiswa tahun pertama hingga ke mahasiswa program pasca sarjana dan pengajar.
3. Menyediakan ruangan belajar untuk pemakai perpustakaan. Menyediakan jasa peminjaman yang tepat guna bagi berbagai jenis pemakai.
4. Menyediakan jasa informasi aktif yang tidak saja terbatas pa lingkungan perguruan tinggi tetapi juga lembaga industrial lokal. Sedangkan, Menurut Yuven (2010), menyatakan tugas perpustakaan
perguuan tinggi dapat dirinci sebagai berikut:
1. Mengikuti perkembangan kurikulum serta perkuliahan dan menyediakan bahan-bahan yang dibutuhkan untuk pengajaran atau proses pembelajaran
2. Menyediakan pustaka yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas tugas dalam rangka studi
3. Mengikuti pekembangan mengenai progrram-progam penelitian yang diselenggarakan di lingkungan perguruan tinggi induknya dan berusaha menyediakan literatur ilmiah dan bahan lain yang diperlukan bagi peneliti.
5. Menyediakan fasilitas yang memungkinkan pengguna mengakses perpustakaan lain maupun pangkalan-pangkalan data melalui jaringan lokal (intranet) maupun global (internet) dalam rangka pemenuhan kebutuhan informasi yang diperlukan.
Selain itu, Menurut Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi (2004 :
27) sebagai unsur penunjang perguruan tinggi dalam mencapai visi dan misinya,
perpustakaan perguruan tinggi memiliki berbagai fungsi yaitu:
1. FungsiEdukasi
Perpustakaan merupakan sumber belajar para sivitas akademika, dan oleh karena itu koleksi yang disediakan adalah koleksi yang mendukung pencapaian tujuan pembelajaran, pengorganisasian bahan pembelajaran dalam setiap program studi, koleksi tentang strategi belajar mengajar dan materi pendukung pelaksanaan evaluasi pembelajaran.
2. Fungsi Informasi
Perpustakaan merupakan sumber informasi yang mudah di akses oleh pencari
3. Fungsi Riset
Perpustakaan mempersiapkan bahan-bahan primer dan sekunder yang paling mutakhir sebagai bahan untuk melakukan penelitian dan pengkajian ilmu pengetahuan, teknologi dan seni. Koleksi pendukung penelitian di perpustakaan perguruan tinggi yang mutlak, dikarenakan pengaplikasiannya dipakai untuk kepentingan pembangunan masyarakat dalam berbagai bidang
4. Fungsi Rekreasi
Perpustakaan harus menyediakan koleksi yang bersifat rekreatif yang berarti untuk membangun dan mengembangkan kreativitas , minat, dan daya inovasi pengguna perpustakaan.
5. Fungsi Publikasi
Perpustakaan selayaknya juga membantu melakukan publikasi karya yang dihasilkan oleh warga perguruan tingginya yakni sivitas akademika dan staf non akademika.
6. Fungsi Deposit
Perpustakaan menjadi pusat deposit untuk seluruh karya dan pengetahuan yang dihasilkan oleh warga perguruan tingginya.
7. Fungsi Interprestasi
Dari pendapat diatas, dapat diketahui bahwa tujuan perpustakaan
perguruan tinggi harus mampu memenuhi keperluan informasi bagi pengguna,
menyediakan bahan pustaka yang mencakup banyak aspek pada semua tingkat
akademis seta menyediakan fasilitas untuk menunjang kebutuhan informasi
pengguna.
2.1.3 Tugas Perpustakaan Perguruan Tinggi
Secara umum tugas perpustakaan perguruan tinggi adalah menyusun
kebijakan dan melakukan tugas rutin untuk mengadakan, mengolah, dan merawat
pustaka serta mendayagunakannya baik bagi civitas academica maupun
masyarakat luar kampus.
Menurut Buku Perpustakaan Perguruan Tinggi (2004:3), tugas perpustakaan perguruan tinggi adalah :
1. Mengembangkan koleksi
2. Mengolah dan merawat bahan perpustakaan 3. Memberi layanan
4. Melaksanakan administrasi perpustakaan.
Menurut Yuven (2010), tugas perpustakaan perguruan tinggi adalah sebagai berikut:
1. Mengikuti perkembangan kurikulum serta perkuliahan dan menyediakan bahan-bahan yang dibutuhkan untuk pengajaran atau proses pembelajaran
2. Menyediakan pustaka yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas-tugas dalam rangka studi
3. Mengikuti perkembangan mengenai program-program penelitian yang diselenggarakan di lingkungan perguruan tinggi induknya dan berusaha menyediakan literatur ilmiah dan bahan lain yang diperlukan bagi peneliti.
4. Memutakhirkan koleksi dengan mengikuti terbitan-terbitan yang baru baik berupa tercetak maupun tidak tercetak
5. Menyediakan fasilitas, yang memungkinkan pengguna mengakses perpustakaan lain maupun pangkalan-pangkalan data melalui jaringan lokal (intranet) maupun global (internet) dalam rangka pemenuhan kebutuhan informasi yang diperlukan.
Berdasarkan uraian diatas dapat diketahui bahwa tugas perpustakaan
perkembangan kurikulum yang dibutuhkan oleh pengguna dari semua tingkatan
diperguruan tinggi dan memenuhi kebutuhan pengguna.
2.1.4 Koleksi Perpustakaan
Dalam pembahasan mengenai manajemen pengadaan bahan pustaka,
mengenai koleksi perpustakaan merupakan pembahasan yang sangat penting.
Koleksi sebagai sebuah kata benda dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia Edisi
IV memiliki tiga arti. Pertama, kumpulan (gambar, benda bersejarah, lukisan dan
lain sebagainya) yang sering dihubungkan dengan minat atau hobi objek (yang
lengkap). Kedua, kumpulan yang berhubungan dengan studi penelitian. Ketiga,
cara mengumpulkan gambar, benda bersejarah, lukisan, objek penelitian, dan lain
sebagainya. Dan arti kata tersebut, kata koleksi dapat dipahami sebagai kumpulan
sesuatu.
Menurut Siregar (2002: 2) “Koleksi perpustakaan adalah semua bahan pustaka yang dikumpulkan, diolah dan disimpan untuk disajikan kepada masyarakat guna memenuhi kebutuhan pengguna akan informasi”.
Sedangkan menurut (Yulian dan Sunjana, 2009) Koleksi perpustakaan adalah semua jenis bahan pustaka yang dikumpulkan, diolah dan disimpan untuk disebarluaskan kepada masyarakat guna memenuhi kebutuhan informasi mereka. Bahan pustaka yang telah dihimpun atau dikumpulkan oleh perpustakaan, selanjutnya diolah dengan menggunakaan kaidah-kaidah tertentu, disimpan dan selanjutkan dilayankan kepada masyarakat yang membutuhkannnya.
Jenis koleksi perputakaan sangat berbeda dan mencakup semua bidang
ilmu, koleksi perpustakaan yang beraneka ragam disesuaikan dengan kebutuhan
pengguna. Sama halnya dengan koleksi di perpustakaan perguruan tinggi,
mencakup semua bidang ilmu yang ada di perpustakaan perguruan tinggi.
Menurut Yulia (1993 : 3) ada empat jenis koleksi perpustakaan yaitu :
1. Karya cetak
Karya cetak adalah hasil pemikiran manusia yang dituangkan dalam bentuk cetak, seperti :
a. Buku
halaman tidak termasuk kulit maupun jaket buku. Diantaranya buku fiksi, buku teks, dan buku rujukan.
b. Terbitan berseri
Bahan pustaka yang direncanakan untuk diterbitkan terus dengan jangka waktu terbit tertentu. Yang termasuk dalam bahan pustaka ini adalah harian (surat kabar), majalah (mingguan bulanan dan lainnya), laporan yang terbit dalam jangka waktu tertentu, seperti laporan tahunan, tri wulanan, dan sebagainya.
2. Karya noncetak
Karya noncetak adalah hasil pemikiran manusia yang dituangkan tidak dalam bentuk cetak seperti buku atau majalah, melainkan dalam bentuk lain seperti rekaman suara, rekaman video, rekaman gambar dan sebagainya. Istilah lain yang dipakai untuk bahan pustaka ini adalah bahan non buku, ataupun bahan pandang dengar. Yang termasuk dalam jenis bahan pustaka ini adalah:
a. Rekaman suara
Yaitu bahan pustaka dalam bentuk pita kaset dan piringan hitam. Sebagai contoh untuk koleksi perpustakaan adalah buku pelajaran bahasa inggris yang dikombinasikan dengan pita kaset.
b. Gambar hidup dan rekaman video
Yang termasuk dalam bentuk ini adalah film dan kaset video. Kegunaannya selain bersifat rekreasi juga dipakai untuk pendidikan. Misalnya untuk pendidikan pemakai, dalam hal ini bagimana cara menggunakan perpustakaan.
c. Bahan Grafika
Ada dua tipe bahan grafika yaitu bahan pustaka yang dapat dilihat langsung (misalnya lukisan, bagan, foto, gambar, teknik dan sebagainya) dan yang harus dilihat dengan bantuan alat (misalnya selid, transparansi, dan filmstrip).
d. Bahan Kartografi
Yang termasuk kedalam jenis ini adalah peta, atlas, bola dunia, foto udara, dan sebagainya.
3. Bentuk mikro
tercakup didalamnya meliputi bahan tercetak seperti majalah, surat kabar, dan sebagainya. Ada tiga macam bentuk mikro yang sering menjadi koleksi perpustakaan yaitu:
a. Mikrofilm, bentuk mikro dalam gulungan film. Ada beberapa ukuran film yaitu 16 mm, dan 35 mm.
b. Mikrofis, bentuk mikro dalam lembaran film dengan ukuran 105 mm x 148 mm (standar) dan 75 mm x 125 mm.
c. Microopaque, bentuk mikro dimana informasinya dicetak kedalam kertas yang mengkilat tidak tembus cahaya. Ukuran sebesar mikrofis.
4. Karya dalam bentuk elektronik
Dengan adanya teknologi informasi, maka infornasi dapat dituangkan ke dalam media elektronik seperti pita magnetis dan cakram atau disc. Untuk membacanya diperlukan perangkat keras seperti computer, CD-ROM player, dan sebagainya.
Dari penjelasan di atas dapat diambil kesimpulan bahwa jenis-jeniskoleksi
perpustakaan terdiri dari bahan pustaka cetak dan noncetak. Bahan pustaka cetak
meliputi: buku, majalah, surat kabar, dan laporan. Untuk terbitan berkala jangka
terbitnya tergantung kebijakan masing-masing. Bahan pustaka noncetak meliputi:
video, kaset, dan piringan hitam, untuk bisa menggunakannya harus memakai alat
bantu masing-masing. Sedangkan bentuk mikro cara menggunakannya dengan
memakai alat bantu yakni microreader, dan untuk bentuk elektronik bisa
menggunakan komputer atau CD-ROM player.
2.2 Manajemen Pengadaan Bahan Perpustakaan
Untuk mengelola sebuah perpustakaan diperlukan kemampuan manajemen
yang baik agar kegiatan yang dilakukan berjalan dengan baik dan sesuai dengan
aturan dan ketentuan yang terstruktur. Kemampuan manajemen juga diperlukan
untuk menyeimbangkan tugas-tugas yang akan dilaksanakan berjalan dengan
efisien dan efektif, karena manajemen sangat berperan penting dalam
menjalankan setiap tugas yang ada di perpustakaan.
dan pengawasan para anggota dan sumber daya lainnya untuk mencapai tujuan organisasi yang telah ditetapkan.
Oleh karena itu, apabila proses dan sistem perencanaan, pengorganisasian,
pengarahan, dan pengawasan tidak baik, maka proses manajemen secara
keseluruhan tidak lancar, dan proses pencapaian tujuan akan terganggu dan
mengalami kegagalan. Begitu juga di dalam perpustakaan, untuk mengelola
sebuah perpustakaan diperlukan kemampuan manajemen yang baik, agar arah
kegiatan sesuai dengan tujuan yang diinginkan. Kemampuan manajemen itu juga
diperlukan untuk menjaga keseimbangan tujuan-tujuan yang berbeda dan mampu
dilaksanakan secara efektif dan efisien. Jadi dapat diambil kesimpulan Bahwa
manajemen adalah kemampuan dan keterampilan khusus untuk melakukan suatu
kegiatan, baik bersama orang lain atau melalui orang lain dalam mencapai tujuan
organisasi.
Adapun tahapan manajemen pengadaan bahan pustaka menurut Yusuf
(2014:11) meliputi :
1. Perencanaan pembelanjaan dan pengadaan. Proses menentukan apa yang dibutuhkan, kapan dibutuhkan dan bagaimana proses pengadaannya. Dalam perencanaan ini harus diputuskan apa yang harus diambil dari luar, tipe kontrak dan menggambarkan kerja yang harus dilakukan oleh distributor kelak.
2. Perencanaan kontrak kerja sama. Proses menggambarkan kebutuhan pokok atau servis yang diperlukan.
3. Permintaan respon dari distributor. Proses memperoleh informasi, tanggapan, penaaran atau proposal dari penjual.
4. Memilih distributor. Proses memilih supplier yang paling potensial melalui proses analisis supplier potensial dan negosiasi.
5. Administrasi kontrak kerja sama. Formalisasi pernyataan kerja sama 6. Penutupan kontrak
Berdasarkan pendapat diatas dapat diketahui bahwa manajemen pengadaan
bahan pustaka dimulai dari perencanaan pembelanjaan pengadaan, kemudian
dilanjutkan dengan perencanaan kontrak kerja untuk kebutuhan yang diperlukan,
proses memperoleh informasi dari penjual, memilih distributor dan supplier,
membuat kontrak kerja, kemudian penutupan kontrak. Maka dapat diketahui
pengelolaan dan pengembangan koleksi di dalam perpustakaan untuk memenuhi
kebutuhan pengguna akan informasi yang akurat dan berkualitas yang sesuai
dengan kebutuhan pengguna perpustakaan.
Pengadaan koleksi bahan pustaka merupakan rangkaian dari manajemen
pengadaan bahan pustaka. Pengadaan bahan pustaka mempunyai peran yang
sangat penting untuk kualitas dan kuantitas di dalam perpustakaan.
Menurut Sutarno, (2006 : 174), “pengadaan atau akusisi koleksi bahan pustaka merupakan proses awal dalam mengisi perpustakaan dengan sumber-sumber informasi”.
Menurut Soeatminah (1992 : 71) menyatakan bahwa, “pengadaan bahan pustaka adalah proses menghimpun bahan pustaka yang akan dijadikan koleksi suatu perpustakaan. Koleksi yang diadakan oleh perpustakaan hendaknya relevan dengan minat dan kebutuhan, lengkap dan terbitan mutakhir, agar tidak mengecewakan masyarakat yang dilayani”.
Dari uraian pengadaan bahan pustaka yang dikemukakan para ahli diatas
dapat diketahui bahwa pengadaan bahan pustaka adalah rangkaian kegiatan untuk
menyeleksi bahan pustaka berdasarkan peraturan kebijakan pengadaan bahan
pustaka sehingga dapat memenuhi kebutuhan pengguna akan koleksi bahan
pustaka untuk memenuhi kebutuhan akan informasi.
2.2.1 Analisis Kebutuhan Pengguna
Peran pengguna dalam memberikan umpan balik dan saran terhadap
layanan perpustakaan akan memberikan acuan bagi perpustakaan dalam
mengembangkan layanan di dalam perpustakaan.
Menurut Brophy (2000:56) yang dikutip dari European Forum for Quality Management (EFQM), menyatakan bahwa sebuah organisasi dapat mengadopsi model ”business excellence” yang memfokuskan pengguna dalam memberikan penilaian terhadap layanan perpustakaan. model ini dapat menunjukkan efek yang terjadi terhadap organisasi dan lingkungannya berdasarkan kepuasan pihak-pihak yang berada di sekitarnya. Kelompok pengguna perpustakaan dapat dikategorikan:
5. Staf peneliti
6. Pihak manajemen kampus 7. Alumni
8. Anggota komunitas bisnis lokal 9. Anggota organisasi lokal 10. Pemerintah
11. Badan pendanaan kampus
12. Anggota dari komunitas perpustakaan lokal 13. Komunitas peneliti nasional dan internasional 14. Komunitas perpustakaan nasional dan internasional 15. Pustakawan dan profesional di bidang informasi
Dari pendapat diatas dapat diketahui bahwa pengguna yang datang dari
setiap kalangan memberikan penilaian akan kualitas perpustakaan, pengguna
mempunyai peran yang penting untuk keberlangsungan perpustakaan.
Selain itu untuk menganalisis kebutuhan pengguna menurut Yusuf (2014: 5) menyatakan bahwa: Untuk memenuhi kebutuhan informasi bagi masyarakat pengguna, perpustakaan harus mampu mengkaji atau mengenali siapa masyarakat penggunanya dan informasi apa yang dibutuhkan, mengusahakan tersedianya jasa pada saat diperlukan, serta mendorong pengguna untuk menggunakan fasilitas yang disediakan oleh perpustakaan. Analisis pengguna dan kebutuhan pengguna ini ditujukan untuk pengembangan koleksi di perpustakaan demi tersedianya kebutuhan informasi yang benar-benar mutakhir dan relevan.
Sedangkan menurut Rikiyuheldi (2012: 1), ada beberapa hal yang perlu dipertimbngkan sebelum meakukan analisis pengguna, yaitu :
1. Apakah populasi yang menjadi target mempunyai pengetahuan atau minat yang cukup untuk memberikan tanggapan terhadap pertanyaan yang kompleks? Apakah beberapa pertanyaan sederhana yang menutupi pertanyaan kompleks itu lebih baik?
2. Apakah para pelaku analisis yang tidak mempunyai pengalaman yang cukup dalam melakukan riset sudah dibekali informasi yang baik sehingga bisa memberikan hasil riset yang mewakili data yang ada di lapangan.
3. Bagaimana caranya agar perpustakaan mendapatkan data yang benar-benar mewakili perilaku pengguna, bukan data yang dibuat responden supaya menyenangkan pihak perpustakaan
4. Apakah proses survei menghasilkan data diluar dugaan dari pihak responden dan perpustakaan.
Dari pendapat diatas dapat diketahui bahwa analisis pengguna berfungsi
kebutuhan pengguna dapat memberikan efek yang baik untuk keberlangsungan
perpustakaan. Dan melalui analisis kebutuhan pengguna perpustakaan akan
mengetahui koleksi apa dan bagaimana yang diperlukan para pengguna
perpustakaan.
2.2.2 Kajian Kebutuhan Koleksi
Pada umumnya Perpustakaan memilih bahan pustaka yang baik sesuai
dengan kebutuhan pemakainya, dengan kata lain perpustakaan dapat mengetahui
koleksi apa saja yang dibutuhkan pengguna perpustakaan untuk memenuhi
kebutuhan informasi para pemakai koleksi perpustakaan. Jika sudah mengetahui
koleksi yang dibutuhkan pengguna perpustakaan maka dapat dilakukan kebijakan
pengembangan koleksi perpustakaan, untuk itu diperlukan seseorang yang
bertanggung jawab dalam memilih koleksi perpustakaan, yaitu sebagai berikut:
1. mengetahui berbagai jenis bahan pustaka yang ada di pasaran
2. memahami tujuan dan fungsi Perpustakaan tempat ia bekerja
3. mengenal kebutuhan masyarakat yang dilayani
4. mengenal prinsip-prinsip seleksi
5. mengenal dan mampu menggunakan alat-alat Bantu seleksi
6. memahami berbagai kendala yang ada
Menurut Sulistyo-Basuki (1991:429) untuk dapat menjadi pemilih buku (selektor) yang baik harus memenuhi syarat sebagai berikut:
1. Menguasai sarana bibliografi yang tersedia, paham akan dunia penerbitan khususnya mengenai penerbit, spesialisasi penerbit, kelemahan mereka, standar hasil terbitan yang ada selama ini, dan sebagainya.
3. Memahami kebutuhan pemakai
4. Hendaknya personil pemilihan buku bersifat netral, tidak bersifat mendua, menguasai informasi dan memiliki akal sehat dalam pemilihan buku
5. Pengetahuan mendalam mengenai koleksi Perpustakaan
6. Mengetahui buku melalui proses membuka-buka buku ataupun proses membaca.
Dari pendapat diatas dapat diketahui bahwa dalam mengkaji kebutuhan
koleksi pengguna perpustakaan diperlukan seseorang yang disebut selektor, yang
bertanggung jawab dalam memilih koleksi perpustakaan yang mempunyai
kemampuan dan paham mengenai penerbitan, mengetahui latar belakang
pengguna perpustakaan, memahami kebutuhan pemakai dan paham secara baik
tentang koleksi perpustakaan dan mengetahui koleksi melaui proses membaca.
Tujuan dibutuhkannya seorang selektor dalam pemilihan bahan pustaka adalah
untuk menentukan kualitas dan kuantitas koleksi perpustakaan agar sesuai dengan
kebutuhan pengguna perpustakaan.
2.2.3 Perencanaan Pengadaan Bahan Pustaka
Perencanaan adalah hal yang sangat penting yang perlu dipikirkan secara
bertahap dan tersusun, karena banyaknya kendala yang dialami dalam pengadaan
bahan pustaka di dalam perpustakaan. Pengadaan bahan pustaka juga sebagai
penentu untuk kualitas dari koleksi perpustakaan. Hal yang paling penting dalam
pengadaan adalah anggaran, karena harus ditetapkan dengan baik.
Oleh karena itu dapat diketahui bahwa di dalam pengadaan, anggaran
sangat dibutuhkan karena jika sebuah perpustakaan memiliki sistem dan
pustakawan yang berkulitas tanpa pemiliki perencanaan anggaran untuk
pengadaan koleksi perpustakaan sama dengan tidak melakukan pengadaan sama
sekali. Rencana yang sudah dipikirkan dengan baik untuk mencapai tujuan
perpustakaan perguruan tinggi., dengan kata lain perlu dipikirkan secara matang
2.3 Kebijakan Pengadaan Bahan Perpustakaan
Sebuah perpustakaan yang akan melakukan pengadaan, harus memiliki
kebijakan yang dibuat oleh perpustakaann itu sendiri. Kebijakan bukan hanya
sekedar mengenai buku-buku yang dibeli oleh perpustakaan itu sendiri, tetapi juga
buku-buku yang diperoleh melalui hadiah, sumbangan, ataupun yang diberikan
oleh pihak penerbit. Perpustakaan juga memiliki kebijakan untuk menyingkirkan
buku-buku yang tidak diperlukan lagi atau buku-buku yang tidak pernah dipinjam
oleh pengguna perpustakaan atau menyortir buku-buku yang masih layak
diperbaiki atau yang harus diganti dengan yang baru.
Menurut Massofa (2008: 1), kebijakan pengadaan bahan pustaka berfungsi
sebagai berikut:
1. Pedoman bagi para selektor untuk bekerja lebih terarah.
2. Sarana komunikasi untuk memberi tahu pada para pemakai, administrator, dewan pembina dan pihak lain, apa cakupan dan ciri-ciri koleksi yang telah ada dan rencana untuk pengembangan selanjutnya. 3. Sarana perencanaan untuk membantu dalam proses alokasi dana. Pengadaan bahan pustaka merupakan rangkaian dari kebijakan
pengembangan koleksi perpustakaan. Semua kebijakan pengembangan koleksi
akhirnya adalah pengadaan bahan pustaka. Dalam kegiatan pengadaan bahan
pustaka, perpustakaan terikat dan sekaligus dipandu oleh rambu-rambu yang
tertuang dalam kebijakan pengembangan koleksi.
Menurut Sutarno, (2006 : 174), “pengadaan atau akusisi koleksi bahan pustaka merupakan proses awal dalam mengisi perpustakaan dengan sumber-sumber informasi”.
Pendapat lain dikemukakan oleh Soeatminah (1992 : 71) menyatakan bahwa, “pengadaan bahan pustaka adalah proses menghimpun bahan pustaka yang akan dijadikan koleksi suatu perpustakaan. Koleksi yang diadakan oleh perpustakaan hendaknya relevan dengan minat dan kebutuhan, lengkap dan terbitan mutakhir, agar tidak mengecewakan masyarakat yang dilayani”.
Dari uraian yang dikemukakan oleh para ahli di atas dapat diketahui
bahwa pengadaan bahan pustaka adalah rangkaian kegiatan untuk menghimpun
dan menyeleksi bahan pustaka yang sekaligus berdasarkan peraturan kebijakan
pengadaan bahan pustaka sehingga dapat memenuhi bahan pustaka yang diminati
2.3.1 Pemilihan Bahan Perpustakaan
Kegiatan pemilihan bahan pustaka merupakan proses mengevaluasi bahan
pustaka yang akan dipilih sesuai dengan kebijakan perpustakaan. Pemilihan
koleksi adalah langkah awal dalam pengadaan koleksi perpustakaan. Hal ini
dilakukan dengan mengidentifikasi koleksi-koleksi yang akan dipilih untuk
dijadikan koleksi perpustakaan.
Menurut Sulistyo Basuki (1993: 426), pemilihan bahan pustaka adalah:
Proses kerja memilih atau menentukan koleksi yang mana yang cocok dijadikan koleksi perpustakaan. Dalam dunia kepustakawanan prosespemilihan bahan pustaka merupakan aspek kegiatan yang intelek.
Tujuan dilakukan pemilihan bahan perpustakaan menurut Sulistyo Basuki (1993:427) adalah:
Mengembangkan koleksi perpustakaan yang baik dan seimbang, sehingga mampu melayani kebutuhan pemakai yang berubah dan tuntutan pemakai sekarang dan yang akan datang.
Dari uraian diatas dapat diketahui bahwa pemilihan bahan perpustakaan
dilakukan karena perpustakaan tidak dapat mengadakan semua buku ke dalam
koleksi perpustakaan. Dalam uraian ini perlu diketahui ada beberapa faktor yang
perlu dipertimbangkan dalam pemilihan koleksi perpustakaan.
Sedangkan menurut buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi (2004
: 25), ada beberapa asas yang perlu dipertimbangkan dalam pemilihan bahan
perpustakaan sebagai berikut:
1. Wibawa penulis buku dan pentingnya buku tersebut untuk bidang studi tertentu.
2. Isi bahan perpustakaan cukup bermakna bagi pengembangan bidang studi
3. Bahasan bahan perpustakaan memuat pandangan yang seimbang, khususnya buku yang memuat masalah yang kontroversial
4. Kualitas isi bahan perpustakaan 5. Kepantasan harga
6. Bahasa
7. Terbitan terbaru memperoleh prioritas di atas terbitan lama. Bahan perpustakaan lama bisa diadakan sejauh tersedia dananya, dan bisa mengisi kekurangan koleksi bidang studi tertentu
9. Setiap bahan perpustakaan rujukan, misalnya ensiklopedi, cukup diadakan satu perangkat kecuali jika ada alasan tertentu yang bisa diterima.
10. Buku ajar diadakan dalam jumlah eksemplar terbatas. Mahasiswa hendaknya melengkapi diri dengan buku ajar yang diperlukannya. 11. Media bahan perpustakaan dipilih sesuai dengan kebutuhan pengguna,
jika lembaga induk jugs menyelenggarakan pembelajaran jarak jauh
(distance learning) maka jumlah bahan perpustakaan dalam media
elektronik/digital perlu diperhatikan.
Berdasarkan penjelasan diatas tidak mungkin perpustakaan melakukan
pemilihan koleksi bahan perpustakaan dengan sendirinya. Diperlukan seseorang
yang mempunyai wewenang dalam melakukan kegiatan pemilihan bahan
perpustakaan, sebagaimana yang dikemukakan oleh Yulia (1993 : 27),
pihak-pihak yang berwenang melakukan seleksi yaitu sebagai berikut :
1. Pada perpustakaan sekolah yang berhak melakukan seleksi adalah kepala sekolah/wakilnya dan guru. Pelajar juga boleh menyarankan.
2. Pada perpustakaan umum, pihak yang berwenang melakukan seleksi adalah dewan penasehat / penyantun perpustakaan itu, tokoh masyarakat di sekitar perpustakaan umum itu berada.
3. Pada perpustakaan perguruan tinggi, pihak yang berwenang melakukan seleksi adalah pimpinan universitas, pimpinan fakultas dan dosen. Mahasiswa juga boleh menyarankan, tetapi harus dipertimbangkan apakah sesuai dengan kebutuhan perkuliahan.
4. Pada perpustakaan khusus, pihak yang berwenang melakukan seleksi adalah pimpinan institusi dimana perpustakaan itu bernaung, dan orang-orang yang mengetahui dengan jelas kebutuhan institusi tersebut.
Dalam pemilihan bahan pustaka diperlukan pengetahuan yang baik untuk
mengetahui koleksi yang akan diadakan di dalam perpustakaan untuk
menyeimbangkan perpustakaan dengan baik. Itu sebabnya asas diperlukan dalam
pemilihan koleksi perpustakaan, dan seseorang yang berpengetahuan baik dan
berperan penting dalam menyeleksi bahan perpustakaan. Koleksi perpustakaan
harus terbina dan tersusun sesuai dengan ketentuan yang telah ditetapkan yaitu
tujuan, rencana, dan anggaran yang telah disediakan. Memenuhi kebutuhan
pengguna itulah tujuan dari perpustakaan dan hendaknya perpustakaan
memperhatikan perkembangan kebutuhan pengguna agar memenuhi kualitas
2.3.2 Pihak-Pihak yang Dilibatkan dalam Pemilihan Bahan Perpustakaan
Dalam pemilihan bahan pustaka, pihak yang berwenang bukan hanya
pustakawan saja,tetapi semua unsur yang berkepentingan dalam melakukan
pemilihan bahan pustaka termasuk para pengguna perpustakaan.
Menurut Yulia (1993 : 27), pihak-pihak yang berwenang melakukan
seleksi yaitu sebagai berikut :
1. Pada perpustakaan sekolah yang berhak melakukan seleksi adalah kepala sekolah/wakilnya dan guru. Pelajar juga boleh menyarankan. 2. Pada perpustakaan umum, pihak yang berwenang melakukan seleksi
adalah dewan penasehat / penyantun perpustakaan itu, tokoh masyarakat di sekitar perpustakaan umum itu berada.
3. Pada perpustakaan perguruan tinggi, pihak yang berwenang melakukan seleksi adalah pimpinan universitas, pimpinan fakultas dan dosen. Mahasiswa juga boleh menyarankan, tetapi harus dipertimbangkan apakah sesuai dengan kebutuhan perkuliahan.
4. Pada perpustakaan khusus, pihak yang berwenang melakukan seleksi adalah pimpinan institusi dimana perpustakaan itu bernaung, dan orang-orang yang mengetahui dengan jelas kebutuhan institusi tersebut Sedangkan menurut Siregar (2002:12), pihak-pihak yang dilibatkan dalam pemilihan bahan pustaka yaitu:
1. Pustakawan
Pustakawan memegang peranan yang sangat penting dalam pemilihan bahan pustaka dan pembinaan koleksi. Pustakawan mengarahkan atau mengkordinir seluruh proses pemilihan, meyakinkan pimpinan akan dana yang dibutuhkan, menjalin kerja sama dengan pihak lain, menyusun kebijakan seleksi, memikrkan penggunaan dana secara efektif, mengikutu secara teratut berbagai bibliografi, majalah, tinjauan buku, katalog penerbit. Pustakawan juga melakukan sendiri pemilihan bahan referensi. Secara umum tugas pustakawan pengadaan sebagai berikut :
a. Sebagai penentu apakah suatu buku dibeli atau tidak. b. Menyeleksi permintaan pemakai/pakar.
c. Bertanggung jawab atas pembinaan koleksi d. Mengarahkan dan mengkordinir pemilihan buku.
e. Membina kerjasama dengan pihak lain yang berhubungan dengan pembinaan koleksi. Misalnya komosi/pakar perpustakaan.
f. Membina hubungan baik dengan penerbit/agen.
g. Memiliki pengetahuan/keterampilan dalam bidang administrasi h. Memiliki pengetahuan tentang perdagangan buku atau majalah i. Mengetahui peraturan perdagangan seperti impor buku atau
majalah
k. Dapat berhubungan dengan bagian lain l. Memiliki kecermatan dalam bekerja
m. Dapat mengambil keputusan dengan cepat dan tepat n. Memiliki inisiatif
o. Taktis
p. Dapat memecahkan masalah dengan cepat
q. Memahami dengan baik alat bantu pemilihan buku 2. Subjek spesialis/Pakar
Mereka merupakan ahli dalam memilih subjek ilmu tetentu, dan lebih mengetahui cara menelusurinya pada sarana bibliografi, dan selalu mengikuti perkembangan bidang ilmu dan menjadi spesialisasinya. Mereka juga merupakan tenaga ahli yang secara mendalam mempunyai pengetahuan tentang suatu bidang ilmu. Subjek spesialis berperan dalam pemilihan bahan pustaka, dengan turut serta menentukan batas-batas yang baik dalam pemilihan/pembelian bahan pustaka.
3. Bagian sirkulasi
Keikutsertaan bagian ini dalam pemilihan bahan pustaka, karena bagian ini dapat memberi informasi tentang buku yang banyak digunakan, sehingga dapat dipikirkan penambahan jumlahnya. Bagian ini juga dapat memberi informasi tentang buku yang sering dicari pengguna namun belum dimiliki oleh perpustakaan. Selain itu bagian sirkulasi juga memberi informasi tentang pemakaian koleksi perpustakaan secara periodik. Informasi yang diberikan oleh bagian sirkulasi berguna untuk menentukan jumlah buku yang tidak terpakai. Dengan demikian koleksi perpustakaan dan ruangan dapat dimanfaatkan secara tepat guna.
4. Bagian pengadaan
Bagian pengadaan memiliki peranan penting dalam pemilihan bahan pustaka karena bagian ini bertugas melaksanakan administasi tentang pemilihan bahan pustaka, seperti mencatat semua permintaan yang datang dari pihak-pihak yang dilibatkan dalam pemilihan buku. Bagian pengadaan juga bertugas melaksanakan verifikasi bibliografi buku yang akan dibeli untuk memastikan apakah buku tersebut pernah diterbitkan. Serta melengkapi data bibliografi permintaan akan bahan pustaka, karena adakalanya data bibliografi bahan pustaka yang diminta tidak lengkap.
5. Pengguna
2.3.3 Prinsip-Prinsip Pemilihan Bahan Perpustakaan
Dalam pemilihan atau seleksi bahan pustaka perpustakaan harus
berpedoman pada prinsip-prinsip seleksi. Prinsip seleksi merupakan salah satu
acuan yang digunakan perpustakaan untuk mengisi koleksi perpustakaannya.
Menurut Yusuf dan Suhendar (2005 : 26) prinsip pengembangan koleksi
perpustakaan sekolah adalah :
1. disesuaikan dengan kebutuhan kurikulum yang berlaku di sekolah 2. disesuaikan dengan sistem pendidikan secara nasional
3. disesuaikan dengan daerah tempat perpustakaan sekolah tersebut berada 4. disesuaikan dengan tingkat kemampuan membaca siswa usia sekolah 5. disesuaikan dengan sistem perpustakaan nasional
6. disesuaikan dengan dana yang tersedia
Sedangkan menurut Soeatminah (1992:76) ada empat prinsip
dalam pemilihan bahan pustaka yang harus di pilih secara cermat dan disesuaikan
dengan:
1. Tujuan fungsi dan ruang lingkup layanan perpustakaan.
2. Kemajuan pengetahuan dan kekayaan jiwa dalam arti yang positif. 3. Minat dan kebutuhan masyarakat pemakai.
4. Pustaka yang memenuhi kualitas dan persyaratan.
Dari uraian diatas dapat diketahui bahwa prinsip pemilihan bahan pustaka
disesuaikan dengan kebutuhan penggun dan disahkan oleh penanggung jawab
lembaga dimana perpustakaan berada, karena koleksi perpustakaan yang sesuai
dengan prinsip pemilihan koleksi bahan pustaka akan mendukung tujuan
perpustakaan itu tercapai.
2.3.4 Proses Seleksi
Pada umumnya perpustakaan memilih bahan pustaka apa yang cocok untuk
dipakai oleh pengguna perpustakaan yang dapat memenuhi kebutuhan pengguna
akan informasi yang ingin mereka dapatkan. Jadi diperlukan prosedur dalam
melaksanakan proses seleksi koleksi bahan pustaka.
Menurut Yuyu Yulia (1993: 26) mengatakan bahwa seleksi adalah
Proses mengidentifikasi bahan pustaka yang akan ditambahkan pada koleksi yang
Jika ada proses seleksi bahan pustaka, maka kriteria juga mendukung
pustakawan dalam melakukan proses seleksi bahan pustaka di dalam
perpustakaan. Yang berhak melakukan seleksi tergantung dari tipe perpustakaan
dan struktur organisasi di setiap perpustakaan.
Menurut Yuyu Yulia (1993: 26) mengatakan bahwa pada prinsipnya
personalia yang dapat melakukan seleksi bahan pustaka mencakup:
1. Pustakawan
2. Spesialis subjek
3. Toko buku
4. Komisi perpustakaan
5. Anggota lain
Menurut Sulistyo Basuki (1991:45) mengatakan untuk dapat menjadi seorang
pemilih buku yang baik harus memenuhi syarat sebagai berikut:
1. Menguasai sarana bibliografi yang tersedia, paham akan dunia penerbitan khususnya mengenai penerbit, spesialis para penerbit, kelemahan mereka, standar, hasil terbitan yang ada selama ini, dan sebagainya.
2. Mengetahui latar belakang para pemakai perpustakaan, misalnya siapa saja yang menjadi anggota, kebiasaan membaca anggota, minat dan penelitian yang sedang dan telah dilakukan, berapa banyak mereka yang menggunakan perpustakaan, dan mengapa ad kelompok yang mengguakan koleksi perpustakaan lebih banyak dari keompok lainnya.
3. Memahami kebutuhan pemakai.
4. Hendaknya personil pemilihan buku bersifat netral, tidak bersifat mendua, menguasai informasi, dan memiliki akal sehat dalam pemilihan buku. 5. Pengetahuan mendalam mengenai koleksi perpustakaan.
6. Mengetahui buku melalui proses membuka-buka buku ataupu proses membaca.
Dari uraian diatas dapat diketahui bahwa dalam proses seleksi dibutuhkan
sesesorang yang ahli dalam memilih buku untuk koleksi perpustakaan. Memiliki
pengetahuan yang luas mengenai koleksi seperti menguasai sarana bibliografi,
mengetahui latar belakang pengguna, memahami kebutuhan pemakai, bersifat
netral, memiliki pengetahuan mendalam mengenai koleksi dan mengetahui buku
melalui proses membaca.
2.3.5 Alat Bantu pemilihan Bahan perpustakaan
Alat bantu seleksi bahan pustaka sangat diperlukan untuk menseleksi bahan
pustaka yang akan dijadikan koleksi perpustakaan. Alat bantu seleksi merupakan
Menurut Yuyu Yulia (1993: 30) ada berbagai jenis alat bantu yang
masing-masing mempunyai fumngsi tertentu, serta kelebihan dan kelemahannya. Secara
garis besar alat bantu seleksi dibagi atas dua kelompok yaitu:
1. Alat bantu seleksi
Yaitu alat yang dapat membantu pustakawan untuk memutuskan apakah bahan pustaka diseleksi, karena informasi yang dibrikan dalam alat tersebut tidak terbatas pada data bibliografi, tetapi juga mencakup keterangan mengenai isi bahan pustka tersebut, dan keterangan lain yang diperlukanuntuk mengambil keputusan. Informasi ini dapat diberikan dalam bentuk anotasi singkat saja, bisa berupa tinjauan (review) dengan panjang yang bervariasi.
2. Alat identifikasi dan verifikasi
Yaitu alat abntu yang hanya mencantumkan data bibliografi bahan pustaka (kadang-kadang dengan harganya). Alat bantu seperti ini dipakai untuk mengetahui judul yang telah terbit atau yang akan diterbitkan dalam bidang subjek tertentu, dari pengarang atau penerbit tertentu di negara tertentu atau dalam kurun waku tertentu. Alat bantu ini dipakai untuk melakukan verifikasi apakah judul atau nama pengarang tepat, berapa harganya, terbitan berseri atau bahan pandang dengar, masih ada dipasaran atau tidak, dan sebagainya.
Dari uraian diatas dapat diketahui bahwa dalam proses seleksi bahan
pustaka alat bantu seleksi berperan penting agar dapat mengetahui apakah bahan
pustaka dapat diterbitkan atau tidak. Pustakawan diharapkan mampu mengenal,
mengetahui ciri-cirinya, serta memggunakan alat bantu seleksi dengan tepat.
2.4 Pengadaan Bahan Pustaka
Pengertian pengadaan bahan pustaka bukan hanya sekedar pembelian atau
pemesanan. Pengadaan mencakup hal-hal yang perlu dilakukan setelah melakukan
pemilihan buku. Istilah “pengadaan” dan “pemesanan” kadang-kadang digunakan
secara bergantian. Namun demikian biasanya kegiatan pemesanan mengacu pada
kegiatan pembelian, sementara itu kegiatan pengadaan memasukkan unsur cara
mendapatkan bahan-bahan tersebut.
Menurut Yuyu Yulia (1993: 41) pengadaan buku mencakup:
1. Perolehan bahan atau buku melalui pembelian, hadiah atau pertukaran 2. Pembayaran atau tanda terima pembayaran
3. Memelihara catatan-catatan yang berkaitan dengan pengadaan
Pengadaan bahan pustaka memerlukan pertimbangan yang serius, agar
2.4.1 Cara pengadaan
Pengadaan bahan pustaka adalah merupakan proses pembelian,
pemesanan, penyeleksian bahan pustaka yang dibutuhkan oleh perpustakaan yang
biasanya berdasarkan kebutuhan para pengguna jasa perpustakaan.
Menurut Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi ( 2004 : 54 ) cara
pengadaan seleksi yang biasa di gunakan adalah:
1. Pembelian.
2. Sumbangan/hadiah. 3. Tukar menukar.
Sedangkan menurut Sulistyo Basuki (1991: 25) bahwa:
Perpustakaan pada umumnya menerima bahan pustaka dari pemerintah berupa buku-buku, tetapi ada juga perpustakaan yang melengkapi koleksi dengan cara mencari sumbangan buku-buku kepada penerbit dan toko-toko buku menerima sumbangan-sumbangan dari organisasi-organisasi, tukar menukar dengan perpustakaan lain dengan tujuan memperbanyak judul buku dengan jalan mengurangi jumlah eksemplar buku.
Dari pendapat diatas dapat diketahui bahwa cara pengadaan koleksi
perpustakaan bukan hanya dari pembelian saja, tetapi bisa melalui sumbangan
dari pemerintah, organisasi, dan instansi lain.
2.4.1.1 Pengadaan Bahan Perpustakaan Melalui Pembelian
Proses pembelian adalah salah satu cara yang efektif karena perpustakaan
memilih bahan pustaka apa yang paling cocok untuk dijadikan sebagai koleksi
Menurut Yulia (1993:45) pengadaan bahan pustaka melalui pembelian antara lain:
1. Pembelian buku melalui toko buku
Pembelian buku melalui toko buku secara langsung dilakukan oleh perpustakaan yang mempunyai jumlah dana pembelian relatif kecil, baik yang berasal dari sumber dana sendiri maupun sumber dana lain yang tidak mempunyai persyaratan pengadaan yang khusus.
2. Pembelian buku melalui penerbit
Pembelian buku melalui penerbit dilakukan secara langsung biasanya judul-judul yang dibutuhkan benar-benar dikeluarkan oleh penerbit. Sebagai contoh, bila ada sekumpulan judul buku yang diterbitkan oleh penerbit PT. Gramedia, maka pengadaannya dapat dilakukan langsung pada penerbit.
3. Pembelian buku melalui agen buku
dalam gudang yang besar. Kemudian menjualnya kepada toko buku dan perpustakaan. Agen buku memberikan pelayanan yang efisien dan cepat.
Sedangkan Menurur Siregar (1998:4) Pembelian dapat dilakukan dengan cara yaitu dengan memesan langsung kepada penerbit, membeli bahan pustaka melalui toko buku dan dari agen atau distributor. Pembelian dilakukan setelah perpustakaan memutuskan buku apa yang akan dibeli sesuai dengan prioritas yang ditentukan.
Dari pendapat diatas dapat diketahui bahwa pembelian bahan pustaka
tidak dapat hanya dibeli saja secara biasa, tetapi harus melalui toko buku,
penerbit, dan agen buku. Pembelian juga harus melalui tahap memeriksa dan
menyeleksi buku yang akan dibeli apakah bermanfaat atau tidak dan membuat
daftar pesana yang sesuai dengan kebutuhan pengguna.
2.4.1.1 Pengadaan Bahan Pustaka Melalui Hadiah
Selain dengan cara pembelian, pengadaan bahan pustaka dapat diperoleh
dengan menerima sumbangan atau hadiah dari pihak lain baik perorangan maupun
lembaga. Koleksi bahan pustaka yang berupa hadiah yang diperoleh secara
langsung dari penyumbang atau diminta.
Menurut Siregar (1998: 4 ) Pemilihan buku hadiah kebanyakan dilakukan sesudah buku diterima.untuk itu perpustakaan harus dapat mengambil kebijakan mengenai buku yang tidak sesuai dengan kebutuhan pengguna perpudtakaan. Sehubungan dengan hal-hal tersebut penuangan hadiah harus dalam kebijakan pengembangan koleksi.
Dalam Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi ( 2004 : 55 )
perpustakaan yang menerima bahan hadiah secara langsung perlu :
1. Meneliti semua kiriman bahan perpustakaan dan mencocokkanya dengan surat pengantarnya.
2. Memilih bahan perpustakaan hadiah yang di butuhkan.
3. Menyisihkan bahan perpustakaan hadiah yang tidak diperlukan.
Perpustakaan yang meminta hadiah bahan perpustakaan perlu :
1. Menyusun daftar bahan perpustakaan yang diperlukan.
2. Mengirimkan surat permohonan bahan perpustakaan hadiah dan setelah bahan perpustakaan diterima.
3. Memerikasa dan mencocokkan daftar kiriman bahan perpustakaan hadiah dengan surat pengantarnya.
5. Mengolah bahan perpustakaan hadiah yang diterima seperti pengolahan bahan
6. perpustakaan biasa.
Dari pendapat diatas dapat diketahui bahwa, walaupun bahan pustaka
dapat diperoleh melalui sumbangan atau hadiah, namun perpustakaan harus
menyeleksi terlebih dahulu bahan pustaka tersebut agar sesuai dengan kebutuhan
pegguna.
2.4.1.2 Pengadaan Bahan Pustaka Melalui Pertukaran
Pengadaan bahan pustaka ini dilakukan secara terencana karena biasanya
pertukaran dilakukan adanya kerjasama antar perpustakaan. Pertukaran bahan
pustaka dapat dilakukan apabila perpustakaan memiliki jumlah eksemplar yang
terlalu banyak dan sejumlah koleksi yang tidak dapat diperlukan lagi tetapi
dibutuhkan oleh perpustakaan lain. Pertukaran bahan pustaka antar perpustakaan
mempunyai beberapa tujuan, yaitu Untuk memperoleh bahan pustaka tertentu
yang tidak dapat dibeli di toko buku, penerbit, agen, atau yang tidak dapat
diperoleh karena alas an lain sehingga hanya bisa didapatkan melalui pertukaran.
Melalui pertukaran akan member jalan bagi perpustakaan untuk memanfaatkan
bahan
pustaka yang duplikasi, Dengan pertukaran akan member peluang untuk
mengembangkan kerja sama yang baik antar perpustakaan. Bahan yang dapat
dipertukarkan dapat berupa terbitan yang diterbitkan oleh perpustakaan itu sendiri
atau lembaga induk perpustakaan tersebut.
Menurut Buku Pedoman Umum Pengelolaan Koleksi Perpustakaan
Perguruan Tinggi (1996: 16 ) hal-hal yang perlu dilaksanakan perpustakaan dalam
kegiatan tukar menukar adalah sebagai berikut:
1. Mendaftar pustaka yang akan dipertukarkan
2. Mengirim daftar penawaran yang telah dipilih oleh pemesan 3. Mencatat alamat pemesan
Sedangkan menurut Soetminah (1992: 74) langkah yang dilakukukan dalam melakukan tukar menukar adalah sebagai berikut:
1. Setiap pustaka yang akan ditukarkan harus dikeluarkan dari koleksi, diambil kategorinya dan diberi stempel tanda pengeluaran dari koleksi. Didalam buku inventaris juga dicatat sebagai keterangan, sehingga sudah resmi bukan milik perpustakaan yang bersangkutan.
2. Sejumlah pustaka yang akan ditukarkan didaftar secara berturut-turut berdasarkan abjad, misalnya: Buku = Nama, Pengarang, dan Judul Majalah = judul, Volume, Tahun, Nomor .
3. Perpustakaan mengirim daftar tersebut kepada sejumlah perpustakaan yang diperkirakan yang akan membutuhkan, lengkap dengan syarat penukaran, misalnya ongkos kirim yang dibebankan kepada perpustakaan penerima.
4. Perpustakaan penerima memilih pustaka yang diperlukan dan mengirim daftar pustaka yang ditawarkan sebagai gantinya.
5. Apabila kedua perpustakaan telah sepakat, maka proses tukar menukar dapat dilakukan dan masing-masing dapat mulai menginventarisasi pustaka koleksi.
Selain itu Menurut Yulia (1993 : 47) Pengadaan melalui pertukaran
memiliki tujuan dan teknik pertukaran:
1. Tujuan Tukar-menukar
Pertukaran bahan pustaka antar perpustakaan mempunyai beberapa tujuan, yaitu: Untuk memperoleh bahan pustaka tertentu yang tidak dapat dibeli di toko buku, penerbit, agen, atau tidak dapat diperoleh karena alasan lain sehingga hanya bias didapatkan melalui pertukaran. Melalui pertukaran akan memberi jalan bagi perpustakaan untuk memanfaatkan bahan pustaka yang duplikasi. Dengan pertukaran akan memberi peluang untuk mengembangkan kerjasama yang baik antar perpustakaan
2. Teknik tukar-menukar
Cara tukar-menukar bahan pustaka dapat ditempuh dengan cara sebagai berikut:
a. Perpustakaan yang mempunyai bahan pustaka lebih (duplikat) atau yang sudah tidak diperlukan lagi disusun dalam bentuk daftar, untuk ditawarkan. Sebelum ditawarkan setiap bahan pustaka harus diproses terlebih dahulu sesuai peraturan yang berlaku untuk dinyatakan dapat dikeluarkan dari inventaris perpustakaan yang bersangkutan. Dan daftar penawaran disusun menurut subjek kemudian menurut pengarang dan judul. Sedang daftar majalah disusun menurut judul, tahun dan nomor terbitan.
c. Perpustakaan yang menerima penawaran, mempelajari tawaran yang diterima beserta persyaratannya dan membandingkan dengan kebutuhan dan kebijakan pengembangan koleksi perpustakaan itu sendiri. Kemudian memilih bahan penukar yang sesuai dengan bobotnya dan menyusunnya dalam daftar bahan pustaka yang akan ditawarkan sebagai bahan penukar. d. Perpustakaan yang menerima tawaran pertukaran dari
perpustakaan lain, memilih bahan pustaka yang sesuai dan memilih bahan penukar yang sesuai bobotnya serta menyusunnya dalam daftar bahan pustaka yang akan ditawarkan sebagai bahan penukar. Kemudian perpustakaan yang telah menerima tanggapan atas penawarannya, melakukan penilaian keseimbangan bahan pertukaran tentang subyek dan bobotnya.
e. Apabila kedua perpustakaan telah sepakat, maka tukar-menukar dapat dilaksanakan. Setelah menerima bahan pertukaran, masing-masing perpustakaan mengolahnya sesuai dengan prosedur penerimaan dan inventarisasi.
Dari uraian diatas dapat diketahui bahwa pengadaan bahan pustaka
melalui pertukaran untuk memenuhi koleksi perpustakaan yang sulit didapatkan,
perpustakaan membuat daftar pertukaran koleksi yang akan dikeluarkan dari
perpustakaan, lalu perpustakaan lain juga membuat daftar pemilihan bahan
pustaka yang ingin mereka dapatkan. Apabila kedua instansi setuju dan sepakat,
maka pengadaan bahan pustaka melalui pertukaran dapat dilakukan.
2.4.1.3 Pertukaran Bahan Perpustakaan Melalui Titipan
Pengadaan bahan pustaka dengan cara titipan merupakan koleksi yang
berasal dari suatu instansi/lembaga pemerintahan yang ingin menitipkan suatu
koleksi kepada suatu pepustakaan. Dalam melaksanakan pengadaan koleksi
melalui titipan perlu ada kesepakatan antara perpustakaan dengan pihak yang
menitipkan bahan pustaka. Jangka waktu penitipan bahan pustaka juga perlu
diperhatikan agar tidak terlalu singkat, karena akan merugikan dari segi ekonomi.
Bahan pustaka titipan biasanya memerlukan tempat dan pelayanan khusus.
Menurut Siregar (2002:5) menyatakan bahwa:
dan pengolahan bahan pustaka tersebut dan persyaratan lainnya. Bahan pustaka titipan biasanya memerlukan tempat dan pelayanan khusus.
Menurut Soeatminah (1992: 74) adalah sebagai berikut:
1. Pustaka beserta daftarnya diterima, kemudian dicocokkan dan apabila sudah cocok pustaka dapat langsung diinventarisasikan dan diproses sampai dapat dipinjamkan.
2. Perpustakaan dan penitip menandatangani surat serah terima yang dilengkapi dengan keterangan seperti:
a. Pustaka sesuai daftar terlampir dititipkan pada perpustakaan selama jangka waktu…….x …….tahun.
b. Pustaka boleh dipinjamkan kepada masyarakat pemakai, maka boleh diperlukan sama dengan sama dengan koleksi yang lain. c. Perpustakaan akan memelihara dan merawat pustaka
Sebaik-sebaiknya seperti koleksi yang lain.
d. Apabila ada pustaka yang rusak, perpustakaan akan memperbaiki, tetapi apabila hilang perpustakaan tidak menggantinya.
e. Setelah ketentuan itu disepakati bersama,maka kedua belah pihak menandatanganinya dan masing-masing menyimpan satu dokumen serah terima.
Berdasarkan uraian diatas dapat diketahui bahwa pengadaan bahan pustaka
melalui titipan haruslah koleksi yang benar-benar dibutuhkan oleh pengguna,
Bahan pustaka melalui titipan memerlukan pelayanan khusus. Koleksmelalui
titpan tetap akan menjadi milik si penitip.
2.4.1.4 Pengadaan Bahan Perpustakaan Melalui Terbitan Sendiri
Pengadaan bahan pustaka melalui terbitan sendiri merupakan koleksi yang
berasal dari terbitan perpustakaan itu sendiri. Bahan pustaka yang diterbitkan oleh
perpustakaan tersebut harus sesuai dengan kebutuhan pengguna perpustakaan
tersebut. Koleksi ini sangat membantu kelancaran tugas lembaga ilmiah dalam
penyebaran informasi yang diterbitkan oleh lembaga tersebut, karena bahan jenis
ini biasanya tidak diperjualbelikan sedangkan infomasinya sangat penting bagi
lembaga ilmiah lainnya.
Menurut Siregar (2002:5) menyatakan bahwa:
Dalam Buku Pedoman Pembinaan Koleksi Perpustakaan Perguruan Tinggi
(1982 : 19) penerbitan sendiri mencakup:
1. Penerbitan dari lembaga induk tempat perpustakaan berada
a. perpustakaan hendaknya dijadikan pusat penyimpanan (depository) semua penrbitan lembaga itu.
b. Perpustakaan dapat ditunujuk sebagai penyalur dari semua penerbitan lembaga yang bersangkutan.
2. Penerbitan oleh perpustakaan sendiri seperti daftar tambahan koleksi, bulletin, manual bibliografi dan sebagainya.
Dari uraian diatas dapat diketahui bahwa pengadaan melalui terbitan sendiri
dapat mempermudah pengguna dalam menemukan informasi yang mereka
butuhkan dalam tugas ilmiah mereka. Perpustakaan menjadi pusat penyimpanan
dari semua terbitan lembaga, penerbitan perpustakaan sendiri sepert bulletin,
manual bibliografi dan sebagainya.
2.4.2 Anggaran Perpustakaan
Perpustakaan merupakan lembaga nirlaba yang kegiatannya semata-mata
untuk kepentingan social menunjang kegiatan belajar mengajar, bukan untuk
mencari keuntungan, Hal lain yang perlu diperhatikan, bahwa perpustakaan
merupakan lembaga yang berkembang, baik koleksi, jasa dan manusianya, karena
itu perpustakaan dari tahun ke tahun selalu memerlukan anggaran yang tidak
sedikit. Anggaran yang diperlukan harus mampu memenuhi dalam membiayai
staf, keperluan operasional,serta dalam pengembangan koleksi perpustakaan.
Menurut Sulistyo Basuki (1991: 214) sumber keuangan untuk
perpustakaan diperoleh dari berbagai sumber, diantaranya dari:
1. Anggaran dari badan induk, biasanya pada perpustakaan pemerintah sudah termasuk gaji pegawai.
2. Daftar isian proyek, terutama untuk perpustakaan pemerintah di Indonesia
3. Bagi pustakawan swasta, daftar ini biasanya diganti dengan daftar usulan kegiatan yang diajukan pada pimpinan badan induk.
5. Pada berbagai lembaga ada kebiasaan bahwa penerbitan dilakukan oleh perpustakaan dengan ketentuan sebagian keuntungan diperuntukkan perpustakaan Pajak setempat, biasanya untuk perpustakaan umum 6. Penghasilan dari jasa reprografi, terjemahan, penyusunan bibliografi,
penelusuran informasi pembuatan tinjauan literature 7. Denda atas buku yang terlambat dikembalikan
8. Sumbangan pemerintah Sumbangan simpatisan perpustakaan, lazim disebut friends of library Sumbangan swasta dan yayasan asing, biasanya digunakan untuk membeli perlengkapan khusus (seperti micro reader) atau untuk berlangganan majalh terbitan luar negeri
Dari uraian diatas dapat diketahui bahwa anggaran dapat diperoleh dari bahan
induk, isisan proyek, sumbangan wajib mahasiswa, iuran anggota, penjualan
terbitan berseri, pajak setempat, dari jasa reprografi, denda buku yang terlambat
dikembalikan, sumbangan pemerintah, sumbangan simpatisan perpustakaan, dan
sumbangan swasta yayasan asing.
2.5 Pemesanan
Untuk Pengadaan bahan pustaka dengan cara pembelian adalah cara yang
paling ideal dalam pembinaan koleksi, sebab ada kebebasan untuk menentukan
pilihan bahan pustaka yang dikehendaki. Pengadaan bahan pustaka hendaknya
berorientasi kepada pengguna sehingga sesuai dengan tujuan dan fungsi
perpustakaan, Apabila perpustakaan membeli atau memesan bahan pustaka perlu
dicantumkan bahan pustaka yang hendak dibeli atau dipesan, agar tidak terjadi
kekeliruan dalam pembayaran.
Menurut Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi (2004: 54)
langkah-langkah pemesanan bahan pustaka adalah sebagai berikut:
1. Memeriksa dan melengkapi data bibliografi bahan perpustakaan yang diusulkan.
2. Mencocokkan usulan dengan bahan perpustakaan yang dimiliki melalui katalog perpustakaan atau menolak usulan.
3. Menerima atau menolak usulan.
4. Membuat daftar pesanan beberapa rangkap menurut kebutuhan. 5. Mengirimkan daftar pesanan.
6. Mengarsipkan daftar pesanan satu rangkap. 7. Membayar pesanan.
Dalam Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi (2004: 54),
prosedur penerimaan bahan pustaka yang dibeli atau dipesan adalah sebagai
berikut:
1. Memeriksa secara teliti bahan perpustakaan yang diterima dan surat pengantarnya.
2. Mencocokan bahan perpustakaan yang diterima dengan arsip pesanan. 3. Menyisihkan dan mengembalikan bahan pustaka yang tidak sesuai
dengan pesanan, cacat, disertai dengan permintaan penggantian.
4. Menandai tanda terima atau faktur dan mengembalikannya kepada pengirim.
5. Menandai kepemilikan bahan pustaka dan mebubuhkan cap perpustakaan.
6. Membuat berita acara penerimaan.
Menurut Yulia (1993:45), Cara pemesanan bahan pustaka melalui toko
buku yaitu :
1. Setelah diadakan verifikasi, petugas pengadaan mempersiapkan kartu pesanan yang dibuat dengan jumlah rangkap. Kartu pesan yang disisipkan dalam katalog akan memudahkan pengecekan lembar permintaan.
Contoh kartu pesanan KARTU PESAN Pengarang : Judul :
Edisi : Tahun :
Penerbit dan tempat terbit :
Dana : Jumlah :
Agen : Harga satuan :
Pemesanan : Tgl. Terima : Tgl. Pesan :
Sumber : Yulia, 1993:45
Contoh Daftar Pesanan
No Pengarang Judul Tahun Penerbit Jlh eks Harga Pemesanan
Sumber : Yulia, 1993:45
3. Tentukan toko buku terlengkap yang ada di kota dimana perpustakaan berada.
4. Daftar pesanan yang telah dibuat, diserahkan pada petugas toko buku untuk mendapatkan layanan.
5. Lakukan pembayaran (dengan uang tunai atau cek), sebesar jumlah pembeliannya, dan mintakan bukti pembayaran beserta faktur pembeliannya.
6. Beritahu pada pemesan, bahwa buku-buku yang dipesan telah datang. 7. Untuk judul buku yang tidak bisa dibeli dari toko tersebut, perlu
dicarikan pada toko lain yang berada di kota tersebut.
Dari uraian diatas dapat diketahui bahwa dalam pengadaan koleksi diperlukan tahap pemesanan untuk diperiksa apakah buku yang dipesan tersedia atu tidak dan mengetahui harga dari setiap buku yang akan dipesan. Lalu perpustakaan memeriksa kembali dan memperhitungkan dengan anggaran yang telah ditetapkan, jika sudah sesuai maka dilakukan pembayaran secara baik dan benar.
2.6 Penerimaan
Apabila buku yang dipesan tiba di perpustakaan, maka bagian pengaadaan
harus memeriksa buku tersebut. Dalam penerimaan buku yang dipesan harus
diperiksa dengan seksama agar tidak terjadi kekeliruan koleksi. Dalam hal ini
buku yang diterima harus benar-benar sesuai dengan buku yang dipesan. Pada
waktu penerimaan buku yang dipesan harus diperiksa keutuhan bukunya dan
faktur dicocokkan dengan buku dan kartu pemesanan yang ada dalam file
perpustakaan. Jika buku tidak cocok dengan yang tercantum dalam kartu
pemesanan maka dilakukan klaim kepada toko buku/agen yang mengirim buku
tersebut. Dalam pemeriksaan tersebut perlu diteliti antara lain: pengarang, judul,
edisi, penerbit, tahun terbit, tempat terbit, ISBN jika dicantumkan dalam kartu
yang tidak sesuai dengan hal tersebut di atas, maka diberitahukan kepada si
pengirim buku tersebut untuk diganti.
Menurut Yulia (1993: 143) pada prinsipnya bahan pustaka baik yang
berupa buku, majalah, laporan, bahan bukan buku yang baru diterima oleh suatu
perpustakaan, sebelum diproses lebih lanjut (diregristasi) haus dilakuakan tahapan
sebagai berikut:
1. Periksa alamat pengirim dan penerimanya, jika sesuai buka amplopnya.
2. Periksa kiriman apakah sesuai dengan surat pengantar dan daftar pesanan kita. Sekaligus periksa kondisi fisiknya, apakah dalam keadaan baik atau rusak
3. Jika ada yang tidak sesuai dengan pesanan, baik judul, pengarang atau keadaannya rusak. Kiriman disisihkan dan dikembalikan ke pengirim disertai dengan surat permintaan penggantian yang sesuai.
4. Untuk kiriman yang sesuai dengan surat pengantar dan daftar pesanan serta kondisi fisiknya baik, dibuatkan tanda terima dan kirimkan ke pengirim sebagai bukti penerimaan.
5. Bahan pustaka siap di catat dalam buku induk, yang sebelumnya diberi stempel inventaris dan stempel perpustakaan/instans
Dari uraian diatas dapat diketahui bahwa dalam penerimaan koleksi perlu
melakukan pemeriksaan alamat dan penerima,apakah sudah sesuai dengan daftar
pesanan, jika tidak sesuai dikembalikan kepada penerbit, jika sudah sesuai dengan
pesanan maka dilakukan tanda terima. Dalam penerimaan bahan pustaka juga
dibutuhkan ketelitian dalam memeriksa koleksi pesanan yang sudah diterima agar
tujuan dari perpustakaan terlaksana dengan baik.
2.6 Inventarisasi
Kegiatan inventarisasi dilakukan setelah pengadaan koleksi selesai
dikerjakan yaitu pada waktu koleksi diterima. Kegiatan ini merupakan bagian
pekerjaan yang penting untuk proses pengolahan bahan pustaka karena dengan
menginventarisasi koleksi dapat diketahui berapa jumlah pertambahan koleksi
setiap tahunnya dan jumlah koleksi yang dimiliki perpustakaan.
Menurut Massofa (2008) Inventarisasi adalah:
sebagai buku induk. Setiap eksemplar bahan pustaka mempunyai satu nomor induk. Adapun informasi lain yang perlu dicatat dalam buku induk, adalah judul, pengarang, asal perolehan, nomor induk, bahasa, jumlah eksemplar, dan judul, serta harga.
Dari pendapat diatas dapat diketahui bahwa inventarisasi merupakan
kegiatan mencatat fisik buku, jadi setiap buku memliki nomor induk. Adapun
yang perlu dicatat dalam inventarisasi adalah judul,pengarang, asal perolehan,
nomor induk, bahasa,jumlah eksemplar,judul, beserta harga.
Menurut Yulia (1993: 143) pada prinsipnya bahan pustaka baik yang
berupa buku, majalah, laporan, bahan bukan buku yang baru diterima oleh suatu
perpustakaan, sebelum diproses lebih lanjut (diregristasi) haus dilakuakan tahapan
sebagai berikut:
1. Periksa alamat pengirim dan penerimanya, jika sesuai buka amplopnya 2. Periksa kiriman apakah sesuai dengan surat pengantar dan daftar
pesanan kita. Sekaligus periksa kondisi fisiknya, apakah dalam keadaan baik atau rusak.
3. Jika ada yang tidak sesuai dengan pesanan, baik judul, pengarang atau keadaannya rusak. Kiriman disisihkan dan dikembalikan ke pengirim disertai dengan surat permintaan penggantian yang sesuai.
4. Untuk kiriman yang sesuai dengan surat pengantar dan daftar pesanan serta kondisi fisiknya baik, dibuatkan tanda terima dan kirimkan ke pengirim sebagai bukti penerimaan.
5. Bahan pustaka siap di catat dalam buku induk, yang sebelumnya diberi stempel inventaris dan stempel perpustakaan/instans
Sedangkan, Menurutt Pamuntjak (2000:36) Tata cara pencatatan buku induk yaitu terdiri dari:
1. Tanggal penerimaan 2. Nomor urut buku induk 3. Nama penulis
4. Judul buku (boleh dipersingkat) 5. Tahun
Contoh : Buku Inventarisasi Bahan Pustaka
tanggal No peng arang
judul tahu n
cet penerbit pengiri m
Hrg keteranga
Sumber: Pamuntjak, 2000:36
Berdasarkan pendapat diatas dapat diketahui bahwa kegiatan inventarisasi
adalah mencatat tanggal penerimaan koleksi bahan pustaka apakah sudah sesuai
dengan yang dipesan, juga memeriksa kondisi fisik dari koleksi yang dipesan,
sesuai tanggal, pengarang, judul, tahun, cetakan, penerbit, pengirim, harga, dan
