• Tidak ada hasil yang ditemukan

Evaluasi dan Perbaikan Proses Bisnis Menggunakan Business Process Improvement (BPI) (Studi Kasus: Dinas Pengendalian Penduduk, Keluarga Berencana, Pemberdayaan Perempuan dan Perlindungan Anak Kabupaten Kediri)

N/A
N/A
Protected

Academic year: 2018

Membagikan "Evaluasi dan Perbaikan Proses Bisnis Menggunakan Business Process Improvement (BPI) (Studi Kasus: Dinas Pengendalian Penduduk, Keluarga Berencana, Pemberdayaan Perempuan dan Perlindungan Anak Kabupaten Kediri)"

Copied!
8
0
0

Teks penuh

(1)

Fakultas Ilmu Komputer

5718

Evaluasi dan Perbaikan Proses Bisnis Menggunakan Business Process

Improvement (BPI)

(Studi Kasus: Dinas Pengendalian Penduduk, Keluarga Berencana,

Pemberdayaan Perempuan dan Perlindungan Anak Kabupaten Kediri)

Higam Saiful Sadzali1, Nanang Yudi Setiawan2, Ismiarta Aknuranda3

Program Studi Sistem Informasi, Fakultas Ilmu Komputer, Universitas Brawijaya Email: 1higam.hss@gmail.com, 2nanang@ub.ac.id, 3i.aknuranda@ub.ac.id

Abstrak

DP2KBP3A Kab. Kediri merupakan instansi pemerintah yang memiliki fungsi dibidang pengendalian penduduk, keluarga berencana, pemberdayaan perempuan serta perlindungan perempuan dan anak. Dalam menjalankan proses bisnis, terdapat beberapa potensi permasalahan yang dapat mengganggu dalam pencapaian visi dan misi yang telah ditentukan. Kesalahan penginputan data, pengarsipan dokumen yang kurang baik, kurangnya ketelitian dalam melakukan tugas, kesalahan pada perangkat keras dan aktivitas yang tidak memiliki nilai, beberapa permasalahan tersebut ditemukan pada proses bisnis yang saat ini berjalan. Oleh karena itu diperlukan adanya analisis dan evaluasi untuk mengatasi permasalahan tersebut serta dilakukan perbaikan proses bisnis agar dapat berjalan maksimal. Penelitian ini menggunakan pendekatan Value Shop Analysis untuk mengidentifikasi proses bisnis utama dan pendukung, lalu metode Failure Mode and Effect Analysis (FMEA) untuk menganalisis akar permasalahan yang selanjutnya digunakan sebagai evaluasi proses bisnis serta digunakan metode

Business Process Improvement (BPI) untuk mendapatkan rekomendasi perbaikan proses bisnis. Berdasarkan hasil simulasi proses bisnis saat ini dan rekomendasi didapatkan bahwa time analysis

proses bisnis pendataan dan analisa keluarga sejahtera mengalami peningkatan efektifitas waktu hingga 73,36%. Sehingga dapat disimpulkan proses bisnis rekomendasi dapat memperbaiki kinerja lebih baik.

Kata kunci: failure mode and effect analysis (fmea),business process model and notation (bpmn), business process improvement (bpi), streamlining,simulasi proses bisnis

Abstract

DP2KBP3A Kab. Kediri is a government institution that has functions of population controls,a planned family, empowerment of women and the protection of the childrens. In running the business process, there are some potential problems that can affectto achieve the vision and mission. Data entry error, poor document archiving, lack of accuracy in performing tasks, hardware errors and non-value activities, they are some of the problems that found in the current business process. Therefore it is necessary for analyze and evaluate to improve business process to run optimally. This research uses Value Shop Analysis to identify main business process and support business process, then Failure Mode and Effect Analysis (FMEA) to analyze the root cause of the problen then used as an evalutaion of business prosesses and Business Process Improvement (BPI) method to get business process recommendations. Based on the result of simulation of current business process and recommendation, it is found that the time analysis of business process prosperous family data and analysis has increased the effectiveness of time up to 73,36%. So it can be concluded the business process recommendations can improve performance better.

(2)

1. PENDAHULUAN

Dinas Pengendalian Penduduk, Keluarga Berecana, Pemberdayaan Perempuan dan Perlindungan anak Kabupaten Kediri yang selanjutnya disebut DP2KBP3A Kab. Kediri merupakan suatu instansi pemerintah yang

memiliki beberapa fungsi yang tercantum dalam Pasal 2 Ayat 4 Peraturan Bupati Kediri No. 42 Tahun 2016 tentang Kedudukan, Susunan Organisasi, Uraian Tugas dan Fungsi serta Tata Kerj. Dalam membantu tugas Bupati Kabupaten Kediri serta mewujudkan segala Visi, Misi dan Tujuan, DP2KBP3A Kab. Kediri menetapkan sebanyak 16 program kerja.

Proses bisnis pada DP2KBP3A Kab. Kediri belum sepenuhnya berjalan secara baik dan benar. Seperti yang telah diinformasikan oleh narasumber di DP2KBP3A pada bulan Januari 2018, masih terdapat beberapa permasalahan yang ada adalah waktu berjalannya beberapa proses yang melebihi dari Standard Operational Procedure (SOP) yang telah disepakati, dalam kegiatan operasional DP2KBP3A aktifitas bisnis seperti pengumpulan dan pengelolahan data masih dilakukan secara manual, penyimpanan data belum terintegrasi, serta banyak program kerja yang belum mencapai target selama pelaksanaannya.

Untuk meningkatkan kualitas proses bisnis pada DP2KBP3A diperlukan evaluasi dan perbaikan proses bisnis. Evaluasi proses bisnis bisa dilakukan dengan cara melakukan pencarian akar masalah, teknik yang digunakan dalam menganalisis proses bisnis adalah

Failure Mode and Effect Analysis (FMEA). Alasan pengunaan metode Failure Mode and Effect Analysis (FMEA) adalah metode ini dapat digunakan untuk menggali bentuk masalah yang mungkin menyebabkan kegagalan dan efek masalah yang berhubungan dengan setiap kegagalan (Mourbay,1997).

Untuk melakukan perbaikan digunakan metode Business Process Improvement (BPI). BPI merupakan pendekatan sistematis yang digunakan untuk membantu organisasi membuat perubahan yang singnifikan pada proses bisnisnya (Harrington, 1991). Dengan cara memaksimalkan penggunaan aset, meminimalisir penundaan, memberikan pemahaman, meminimalisir sumberdaya yang ada maupun biaya pengeluaran yang berlebih (Harrington, 1991).

Berdasarkan permasalahan tersebut, dalam

penelitian ini dilakukan evaluasi dan perbaikan proses bisnis menggunakan Failure Mode and Effect Analysis (FMEA) untuk mencari potensi permasalahan beserta efek yang mungkin ditimbulkan serta Business Process Improvement (BPI) untuk memperbaiki proses bisnis. Sehingga dapat menghasilkan saran berupa rekomendasi proses bisnis.

2. LANDASAN KEPUSTAKAAN

2.1. Value Shop Analysis

Value shop merupakan metode yang digunakan untuk mendeskripsikan rantai aktivitas pada bisnis yang menghasilkan nilai dengan mengoptimalkan sumber daya dan menghasilkan sebuah solusi yang dibutuhkan oleh pelanggan (Stabell dan Fjeldstad, 1998). Aktivtas – aktivitas organisasi dibagi menjadi 2 jenis yaitu aktivitas utama dan aktivitas pendukung. Gambar 2 menjelaskan alur dari aktivitas yang ada pada value shop analysis.

Gambar 1. Pemetaan Value Shop Analysis menurut Stabell dan Fjeldstad (1998)

2.2. Failure Mode and Effect Analysis

(FMEA)

FMEA adalah metode sistematis untuk menggali dan mencegah masalah dalam sebuah proses bisnis sebelum terjadi. FMEA

dipusatkan untuk mencegah kecacatan,

meningkatkan keamanan, dan meningkatkan

kepuasan. Sebuah FMEA yang efektif

mengigali tindakan korektif yang diperlukan

untuk mencegah kegagalan dan untuk

memastikan hasil, kualitas, dan peforma tertinggi (McDermott, 2010).

Dalam melaksanakan FMEA, terdapat 10 tahap yang harus dijlankan yaitu:

(3)

2. Menganalisis potensi kesalahan yang mungkin terjadi (FailureMode)

3. Menganalisis efek dari potensi kesalahan yang mungkin terjadi

4. Menilai tingkat keseriusan yang diakibatkan (Severity)

5. Menilai tingkat frekuensi terjadinya masalah (Occurence)

6. Menilai mengenai kemampuan untuk mendetekdi terjadinya masalah (Detection)

7. Menghitung Risk Priority Number (RPN) dari kesalahan yang mungkin terjadi

8. Memprioritaskan kesalahan yang harus diselesaikan berdasarkan Risk Priority Number

9. Memperbaiki kesalahan yang terdeteksi

10. Minghitung Risk Priority Number (RPN) setelah dilakukan perbaikan.

2.3. Business Process Improvement (BPI)

Business Process Improvement (BPI) merupakan metode sistematik yang dikembangkan untuk membantu suatu organisasi membua peningkatan yang signifikan melalui cara proses operasi pada bisnisnya. BPI melakukan penyerdehanaan (streamlining) proses bisnis dengan memberi jaminan akan mendapatkan output yanglebih baik (Harrington, 1991).

3. METODOLOGI PENELITIAN

Dalam bab ini akan menjelaskan tahapan yang dilakukan dalam penelitian. Jenis penelitian skripsi ini adalah penelitian non-implementatif. Secara umum metode yang digunakan adalah metode studi kasus yaitu sebagaimana yang telah dijelaskan pada bab sebelumnya. Studi kasus di dukung dengan survei secara langsung kepada pihak terkait studi kasus. Data yang di butuhkan berupa alur kerja dari program kerja yang ada pada DP2KBP3A Kab. Kediri, serta data wawancara kepada stakeholder DP2KBP3A Kab. Kediri.

Gambar 2. Diagram alur penelitian

4. PEMODELAN DAN EVALUASI

PROSES BISNIS

4.1. Identifikasi Organiasi

Pada tahap ini akan dijelaskan tentang DP2KBP3A Kab. Kediri seperti profil organisasi, visi, misi dan tujuan organisasi, serta struktur dan tanggung jawab dari tiap

stakeholder.

4.2. Analisis Proses Bisnis Utama dan Pendukung

Hasil dari analisis proses bisnis utama dan pendukung didapatkan dari hasil wawacara dengan pihak DP2KBP3A Kab. Kediri. Hasil wawancara kemudian di analisis dan dikelompokkan menggunakan metode Value Shop Analysis.

Adapun proses bisnis utama yang ada pada DP2KBP3A Kab. Kediri adalah pendataan dan analisa keluarga sejahtera, pembuatan program kerja dan kegiatan, pemverifikasian dan pengoordinasian program kerja dan kegiatan, pelaksanaan program kerja dan kegiatan, evaluasi program kerja dan kegiatan. Proses bisnis utama yang telah didefinisikan menggunakan Value Shop akan dimodelkan menggunakan diagram BPMN.

4.3. Pemodelan Proses Bisnis

(4)

sejahtera. Proses bisnis ini merupakan proses dimana DP2KBP3A Kab. Kediri menerima data keluarga sejahtera yang berada di kab. Kediri. Pada tahap ini kader yang berada di tingkat desa melakukan pendataan kepada setiap keluarga untuk mendata tingkat kesejahteraan keluarga dengan menggunakan form yang telah disediakan. Setelah itu laporan akan secara kolektif dikumpulkan pada tingkat kecamatan, setelah terkumpul pada tingkat kecamatan akan

diteruskan ke tingkat kabupaten dan dilakukan analisa oleh kepala seksi informasi kependudukan dan keluarga terhadap dokumen tersebut. Keluaran dari proses ini adalah dokumen hasil analisa pendataan tingkat keluarga sejahtera kab. Kediri. Diagram BPMN pendataan keluarga sejahtera dapat dilihat pada gambar 3.

Gambar 3 Proses Bisnis Pendataan dan Analisa Keluarga Sejahtera Saat Ini

4.4 Evaluasi Proses Bisnis

4.4.1. Analisis FMEA

Berdasarkan RPN potensi masalah yang utama adalah dokumen yang yang ada pada koordinator lapangan belum lengkap penyebab dari masalah tersebut karena koordinator lapangan kurang menindaklanjuti kemajuan PKB dalam mengumpulkan dokumen pendataan efek dari masalah tersebut adalah waktu dalam pengerjaan proses bisnis mejadi lebih banyak atau lama. Lalu potensi kesalahan selanjutnya adalah data yang diminta dalam form pendataan tidak terisi lengkap, hal ini disebabkan oleh kurangnya ketelitian PKB dalam menginformasikan tata cara pengisian form pendataan efek dari hal ini adalah kesulitan dalam melakukan pengarsipan karena data tidak lengkap

.

4.4.2. Analisis Aktivitas

Pada bagian ini, akan dilakukan analisis aktivitas mengguunakan value-added, yaitu

(5)

5. REKOMENDASI PROSES BISNIS

5.1. Rancangan Perbaikan Proses Bisnis

Pada tahap ini akan dilakukan pembahasan mengenai rancangan perbaikan proses bisnis yang telah dievaluasi.

Tabel 1. Rancangan Perbaikan Proses Bisnis

No Aktivitas

4. Penggandaan Form

Pendataan pendataan

dilakukan

5.2. Perbaikan Proses Bisnis

Pada tahap ini akan dilakukan pembahasan mengenai perbaikan proses bisnis yang telah dievaluasi.

Tabel 2. Perbaikan Proses Bisnis

(6)

5.3. Pemodelan Proses Bisnis

Rekomendasi yang akan diberikan adalah dengan cara menerapkan sistem pendataan

keluarga sejahtera secara online.

Gambar 4 Proses Bisnis Pendataan dan Analisa Keluarga Sejahtera Rekomendasi

6. SIMULASI PROSES BISNIS

Tahap ini dilakukan untuk melihat perbandingan antara proses bisnis saat ini dan rekomendasi serta mengetahui berapa peningkatan efisiensi waktu setelah diperbaiki.

6.1. Simulasi Proses Bisnis Pendataan dan Analisa Keluarga Sejahtera Saat Ini

6.1.1. Validasi Proses Bisnis Saat Ini

Hasil validasi yang dilakukan pada proses bisnis Pendataan dan Analisa Keluarga Sejahtera Saat Ini.

Tabel 3. Hasil Validasi Proses Bisnis Pendataan dan Analisa Keluarga Sejahtera Saat Ini

Case 1

Case id: 7001 – Process: Pendataan dan Analisa Keluarga Sejahtera

No Aktor Task Keterangan

1. BKKBN tingkat provinsi

Mengadakan pelatihan bagi BKKBN tingkat kabupaten / kota

Sesuai

2. BKKBN tingkat provinsi

Membagikan form pendataan

Sesuai

3.

Kepala Seksi Informasi Kependuduka n dan Keluarga

Menggandak an form pendataan

Sesuai

4.

Kepala Seksi Informasi Kependuduka n dan Keluarga

Mengadakan pelatihan bagi Penyuluh Keluarga Berencana

Sesuai

5.

Kepala Seksi Informasi Kependuduka n dan Keluarga

Membagikan form pendataan

Sesuai

6.

Penyuluh Keluarga Berencana

Mengadakan pelatihan bagi PPKBD dan Sub PPKBD

Sesuai

7.

Penyuluh Keluarga Berencana

Membagikan form pendataan

(7)

8. PPKBD dan Sub PKBD

Melakukan

pendataan Sesuai

9. Pendataan dan Analisa Keluarga Sejahtera Saat Ini. Setelah itu dilakukan simulasi dengan 1

case serta dapat disimulasikan dengan baik. Dapat ditarik kesimpulan bahwa proses bisnis Pendataan dan Analisa Keluarga Sejahtera Saat Ini Valid.

6.1.2. Time Analysis Proses Bisnis Pendataan dan Analisa Keluarga Sejahtera Saat Ini

Hasil simulasi time analysis yang dilakukan pada proses bisnis pendataan dan analisa keluarga berencana saat ini memerlukan waktu rata-rata 40 hari 17 jam 34 menit 25 detik

.

6.2. Simulasi Proses Bisnis Pendataan dan Analisa Keluarga Sejahtera Rekomendasi

6.2.1. Validasi Proses Bisnis Pendataan dan Analisa Keluarga Sejahtera Rekomendasi

Hasil validasi yang dilakukan pada proses bisnis proses bisnis Pendataan dan Analisa Keluarga Sejahtera Rekomendasi

Tabel 5. Hasil Validasi Proses Bisnis Pendataan Keluarga Sejahtera Rekomendasi

Case 1

Case id: 7008 – Process: Pendataan dan Analisa Keluarga Sejahtera Rekomendasi

No Aktor Task Keterangan

pendataan Sesuai

5.

Berdasarkan tabel 6 diatas menjelaskan 5 task process yang berjalan pada proses bisnis Pendataan dan Analisa Keluarga Sejahtera Rekomendasi. Setelah itu dilakukan simulasi dengan 1 case dan dapat disimulasikan dengan baik. Dapat ditarik kesimpulan bahwa proses bisnis Pendataan dan Analisa Keluarga Sejahtera Rekomendasi Valid.

6.2.2. Time Analysis Proses Bisnis Pendataan dan Analisa Keluarga Sejahtera Rekomendasi

Hasil simulasi time analysis yang dilakukan pada proses bisnis pendataan dan analisa keluarga sejahtera rekomendasi memerlukan waktu rata-rata 10 hari 20 jam 23 menit 8 detik.

6.3. Perbandingan Hasil Simulasi Time Analysis

Setelah mendapatkan hasil simulasi proses bisnis saat ini dan rekomendasi, maka dapat ditarik kesimpulan dengan membandingkan rata-rata waktu kedua proses tersebut.

Tabel 9. Perbandingan Hasil Simulasi Time Analysis Proses Bisnis Pendataan dan Analisa Keluarga Sejahtera

(8)

selisih waktu 29 hari 21 jam 11 menit 17 detik atau sebesar 73,36%. Peningkatan tersebut diperoleh dari penerapan sistem pendataan online yang dapat menyederhanakan beberapa aktivitas yang ada sebelumnya.

7. KESIMPULAN

1. DP2KBP3A Kab. Kediri memiliki proses bisnis utama dan pendukung. Proses bisnis utama terdiri dari pendataan dan analisa keluarga sejahtera, pembuatan program kerja, pemverifikasian dan pengoordinasian program kerja, pelaksanaan program kerja dan evaluasi program kerja. 2. Analisis potensi, penyebab dan efek

masalah proses pendataan dan analisa keluarga sejahtera dilakukan dengan teknik yang ada pada metode Failure Mode and Effect Analysis (FMEA). Pada proses bisnis utama memiliki beberapa masalah seperti kesalahan pahaman dalam berkomunikasi, kesalahan dalam pembagian form pendataan, data yang diberikan kurang lengkap,kesalahan komputer atau perangkat lainnya serta kesalahan dalam melakukan analisa dan evaluasi

3. Teknik penyederhanaan atau

streamlining yang digunakan adalah

Bureaucracy Elimination, Upgrading

dan Standardization. Rekomendasi proses bisnis dibuat berlandaskan evaluasi dan perbaikan proses bisnis yang telah dilakukan sebelumnya menggunakan metode BPI. Beberapa rekomendasi yang diberikan yaitu pembuatan system online pendataan keluarga sejahtera, penerapan sistem

informasi perkantoran dan

penggunaan database.

4. Hasil simulasi validasi proses bisnis menunjukkan bahwa pemodelan proses bisnis saat ini dan rekomendasi valid. Pada hasil time analysis yang telah dilakukan menunjukkan bahwa proses bisnis rekomendasi membutuhkan waktu yang lebih singkat. Ditunjukkan dengan selisih waktu 29 hari 21 jam 11 menit 17 detik atau 73,36% pada proses bisnis pendataan dan analisa keluarga sejahtera.

8. DAFTAR PUSTAKA

Charles B. Stabell & Øystein D. Fjeldstad, 1998. Configuring Value For Competitive Advantage : On Chains, Shops, and Networks. S.l.:Strategic Management Journal.

Harrington, J. H., 1991. Business Process Improvement. California: American Society for Quality Control. .

Laguna, M., & Marklund, J., 2005. Business process modeling, simulation, and design. Upper Saddle River: Pearson Prentice Hall.

McDermott, Robin E., Raymond J Mikulak,

and Michael R. Beauregard. 2010.The Basic of FMEA (2nd ed.). ASQ North

Jersey.

Rizky, Raditya. 2017. Analisis dan Evaluasi Proses Bisnis Menggunakan Business Process Improvement (BPI) pada UB

Guest House. S1. Universitas Brawijaya

Gambar

Gambar 1. Pemetaan Value Shop Analysis menurut Stabell dan Fjeldstad (1998)
Gambar 2. Diagram alur penelitian
Tabel 1. Rancangan Perbaikan Proses Bisnis
Tabel 3. Hasil Validasi Proses Bisnis
+2

Referensi

Dokumen terkait

Hasjrat Abadi Cabang Makassar masih kurang sesuai dengan dokumen menurut Sujarweni karena tidak ada surat permintaan transfer aset tetap, surat perintah kerja dan

(6) Pendidikan wajib diberikan pula kepada Pegawai yang akan memasuki masa pensiun sesuai dengan minat dan keinginannya untuk dua tahun terakhir masa kerjanya, bila Perseroan

Yang perlu kita ketahui dalam negosiasi tidak akan pernah tercapai kesepakatan kalau sejak awal masing-masing atau salah satu pihak tidak memiliki niat untuk

Skripsi yang berjudul: “Fungsi Badan Permusyawaratan Desa dalam Mewujudkan Aparatur Desa yang Bersih dari KKN di Desa Cukan Lipai Kecamatan Batang Alai Selatan

Pengertian mutu pelayanan kesehatan secara umum adalah derajat kesempurnaan  pelayanan kesehatan yang sesuai dengan standar profesi dan standar pelayanan dengan

O: ekspresi wajah tampak tenang ketika obat masuk, tidak ada bengkak dan puss pada luka post operasi.. Nunung 08.05 WIB 1 Memberikan injeksi intravena ketorolac

Hal ini termasuk mahasiswa profesi Ners yang merupakan calon perawat profesional(Baker et al., 2004). Hasil penelitian gambaran pelaksanaan keselamatan pasien oleh

Tidak terdapat perbedaan kemampuan active learning dan critical thinking pada tingkatan akademik mahasiswa tahun pertama, kedua, ketiga, dan keempat di Fakultas Kedokteran