PRINSIP-PRINSIP
ADMINISTRASI KEBIJAKAN KESEHATAN
& MANAJEMEN PUSKESMAS
disampaikan oleh
dr. Achmad Farich,MM
UNIVERSITAS MALAHAYATI
BANDAR LAMPUNG
ARTI ADMINISTRASI
Latar Belakang : Mengapa dalam kehidupan manusia diperlukan kerja sama dengan orang atau orang lain?
Proses Administrasi : 1. Sekelompok manusia 2. Kerja sama
3. Tujuan bersama yang ingin dicapai
C. PENGERTIAN TATA USAHA
Ilmu Administrasi
Administrasi-Manajemen Tata Usaha
PENGERTIAN ADMINISTRASI
A. DEFINISI ADMINISTRASI
B. HAKIKAT ADMINISTRASI
DEFINISI ADMINISTRASI
Dalam Ensiklopedia 1980 (dalam Silalahi, 1992 : 9) disebutkan bahwa : ‘Administrasi (Latin Administrare), meliputi segala proses pelaksanaan tindakan kerja sama sekelompok manusia untuk mencapai suatu tujuan yang telah ditentukan’
Herbert A. Simon, 1956 (dalam Thoha, 1990 : 11) mengatakan bahwa : ‘In its broadest sense, administration can be defined as the activities of
group cooperating to accomplish common goals’ (Dalam pengertian yang terluas, administrasi dapat dirumuskan sebagai kegiatan dari kelompok orang yang bekerja sama untuk mencapai tujuan bersama).
Bersambung…… Created by Lilis Marsy
Sondang P. Siagian, 1990 (dalam Silalahi, 1992 : 9), mengemukakan bahwa : ‘Administrasi yaitu seluruh proses pelaksanaan kegiatan yang dilakukan oleh dua orang atau lebih yang terlibak dalam suatu bentuk usaha kerjasama demi tercapainya tujuan yang ditentukan sebelumnya’
Dalam buku Filsafat Administrasi Sondang P.Siagian (1994 : 3 ) bahwa : ‘Administrasi sebagai proses kerja sama antara dua orang manusia atau lebih yang didasarkan atas rasional tertentu untuk mencapai tujuan yang ditentukan sebelumnya’
Dwight Waldo, 1971 (dalam Silalahi 1992 : 9) menyatakan : ’Administrasi adalah Suatu daya upaya manusia yang kooperatif yang mempunyai tingkat rasionatas Tinggi’
DEFINISI ADMINISTRASI
Sambungan…….HAKIKAT ADMINISTRASI
Bahwa syarat penyebab terjadinya administrasi adalah adanya tiga faktor (lihat slide berikut), yaitu :
1. Sekelompok orang 2. Kerja sama
3. Tujuan Tertentu
Kriteria pokok administrasi : 1. Rasionalitas 2. Efektivitas 3. Efisiensi
Kegiatan substantif dan administrasi
care, share and fair
TIGA FAKTOR
TERJADINYA PROSES ADMINISTRASI:
SEKELOMPOK MANUSIA
KERJA SAMA
ADMINISTRASI
(PENATAN KERJA SAMA)
TUJUAN TERTENTU
KLASIFIKASI FUNGSI-FUNGSI
ADMINISTRASI DAN MANAJEMEN
1.Henry Fayol : Planning,Organizing, Commanding, Coordinating
and Controlling
2.H.Koontz & CO.Donnell : Planning, Organizing, Staffing, Directing
and Controlling
3.GR. Terry : Planning, Organizing, Actuating and Controlling
4. James A.F. Stoner & Stephen P.Robbins : Planning, Organizing,
Leading and Controlling
5. Luther M.Gulick : Planning, Organizing, Staffing, Directing,
Coordinating, Reporting and Budgeting
FUNGSI-FUNGSI ADMINISTRASI /MANAJEMEN
PERENCANAAN (Planning)
Merupakan spesifikasi dari tujuan organisasi/perusahaan yang ingin dicapai dan cara-cara yang akan ditempuh untuk mencapai tujuan tersebut.
Mengembangkan adanya garis-garis besar kegiatan yang dilakukan dan mengembangkan metode-metode pelaksanaannya untuk mencapai tujuan
organisasi.
Dalam Perencanaan harus mengandung unsur 5W + 1H
What : Tindakan apa yang harus dikerjakan?
Why : Apa sebab tindakan itu harus dikerjakan?
Where : Dimana tindakan itu dikerjakan?
When : Kapan rencana tindakan itu dilakukan?
Who : siapa yang akan mengerjakan tindakan itu?
LANGKAH-LANGKAH PERENCANAAN
Penentuan tujuan yang akan dicapai. Pendefinisian gabungan situasi secara baik.
Pendefinisian faktor-faktor yang membantu dan menghambat tujuan. Merumuskan kegiatan yang harus dilaksanakan.
PROSES PERENCANAAN DILAKUKAN DENGAN 3 PENDEKATAN
Pendekatan perkembangan yg menguntungkan (Profitable Growth Approach)
Pendekatan Portofolio & Kesenjangan Perencanaan
Pendekatan SWOT (Strength, Weaknesses, Opportunity and Treath) selanjutnya
Pendekatan SWOT
(Strength, Weaknesses, Opportunity and Treath)
Proses perencanaan dilakukan dengan menganalisa baik faktor internal maupun eksternal organisasi.
Analisa terhadap faktor internal dapat menghasilkan adanya kekuatan (Strength) yang dimiliki oleh suatu organisasi, serta dapat mengetahui kelemahan pada organisasi (Weaknesses). Sedangkan analisa terhadap faktor ekstern dapat mengetahui kesempatan (Opportunity) yang terbuka bagi organisasi dan dapat mengetahui tekanan (Treath) yang dialami oleh organisasi.
Gambar : Proses Perencanaan dengan Analisa SWOT
Misi/Tujuan
Faktor Intern Faktor Ekstern
S W O T
Sasaran/Renstra
Target
Anggaran Operasional
KONSEP ADMINISTRASI KESEHATAN
DASAR-DASAR PERENCANAAN KESEHATAN (Ascobat Gani)
DEFINISI PERENCANAAN SIFAT PERENCANAAN PERENCANAAN KESEHATAN
PERENCANAAN KESEHATAN DAN DINAMIKA PERUBAHAN NILAI UNIVERSAL DALAM PERENCANAAN KESEHATAN PRAKONDISI/PREQUISITE UNTUK PERENCANAAN
PRINSIP DASAR DAN SISTEMATIKA LANGKAH-LANGKAH PERENCANAAN
Senyum Sapa Sentuh
Dasar Perencanaan Kesehatan
( Ascobat Gani )
1. Definisi perencanaan : @. Proses pemecahan masalah @. Proses pengambilan keputusan
@. Penentuan tujuan dan cara untuk mencapainya
2. Sifat perencanaan ( J de Smit : Rational and Non-rational Planning dalam ‘Health Care Administration’) :
* Berkaitan dengan pengambilan keputusan * Dilakukan dalam proses formal dan sistematis * Orientasinya diarahkan pada masa yang akan datang * Fokusnya adalah tentang tujuan dan cara
* Keputusan dalam perencanaan bersifat kontektual dan holistic ( menyeluruh ) * Perncanaan memerlukan perubahan sikap : menerima perubahan
3. Perencanaan Kesehatan (Hendrick L.Blum in ‘Planning for Health’, 1981)
* Langkah sistimatis yang rasional
Multidimensi : 1. Dimensi waktu (Jangka pendek, menengah dan panjang) 2. Dimensi wilayah (Nasional, propinsi, kabupaten/kota) 3. Dimensi unit organisasi
4. Dimensi sifat (Renstra, rencana operasional, rencana kegiatan)
4. Perencanaan Kesehatan dan Dinamika Perubahan Sosial Ekonomi : a. Perubahan masalah kesehatan
b. Perbahan tata nilai : @. Solidaritas social - individualisme @. Otoriter - demokratis
c. Kedudukan kesehatan dalam pembangunan @.Health as invesment or consumtion
@ More money for health or more health for money d. Keterbatasan sumber daya : @. Dana
@. Tenaga e. Ketidak pastian
@. Kesehatan bersifat multidimensional, semakin sulit meramalkannya @. Kemajuan teknologi informasi
@. Kelemahan sistem informasi kesehatan
Sambungan
Paradigma shift (Pergeseran Paradigma) :
Need - Dimand
Disease - Market Segment Public - Private
Public Goods - Private Goods Subdidy - User Charge Fee for service - Prepayment Social Function - Economic Function Centralized - Decentralized
Top Down - Bottom up
Fragmented Program - Integrated Program Partisipation - Partnership
Beurocration (administratio) - Enterpreuner Short Term (Treatment) - Long Term Vision
(Human Resource Development) Medical Care - Health Care
Health Consumtion - Invesment
LANGKAH-LANGKAH PERENCANAAN BIDANG KESEHATAN
Analisa Situasi Rumusan Masalah
PENGORGANISASIAN BIDANG KESEHATAN
AZHAR KASIM
‘Organisasi adalah suatu pola kerja sama antara orang-orang yang terlibat dalam kegiatan-kegiatan yang saling berhubungan untuk
mencapai tujuan tertentu’
Prof.DR.S.P.Siagian
Organisasi diartikan sebagai :‘Setiap bentuk kerja sama untuk pencapaian tujuan bersama dan terikat secara formal yang tercermin pada hubungan
sekelompok orang yang disebut ‘bawahan’
ORGANISASI DAPAT DILIHAT DARI
2 (DUA) ASPEK PENTING :
1. Struktur organisasi : a. Pengelompokan orang secara formal b. Digambarkan dalam Bagan Organisasi
2. Proses perilaku sebagai aktivitas kehidupan dalam struktur organisasi : a. Komunikasi
b. Pembuatan keputusan c. Motivasi
d. Kepemimpinan
Pengorganisasian merupakan proses penyusunan struktur organisasi
UNSUR DALAM STRUKTUR DAN FAKTOR YANG
MEMPENGARUHI ORGANISASI
UNSUR-UNSUR DALAM STRUKTUR ORGANISASI
1. Spesialisasi kegiatan 2. Standarisasi Kegiatan 3. Koordinasi kegiatan
4. Sentralisasi dan desentralisasi kegiatan
FAKTOR YANG MEMPENGARUHI ORGANISASI
1. Tujuan organisasi 2. Teknologi yang digunakan 3. Manusia ( orang-orang ) 4. Besar kecilnya organisasi
HIERARKI : Berkaitan dengan tingkatkekuasaan yangmenimbulkan adanya apa yang disebut atasan dan bawahandalam struktur organisasi, dengan
Š Organisasi Lini adalah suatu bentuk organisasi yang didalamnya terdapat garis wewenang yang menghubungkan langsung secara vertikal antara atasan dan bawahan. Tidak ada pembedaan antara pelaksana tugas pokok dan tugas penunjang. Contoh Organisasi Lini ( lihat gambar hal 47 )
Š Organisasi Lini & Staf : Dalam organisasi lini dan staf diadakan pebedaan antara unit pelaksanan tugas pokok (lini) dan unit penunjang (staf).
Contoh Organisasi Lini & Staf ( Lihat gambar hal 48 )
Š Organisasi Fungsional : Suatu organisasi yang pemimpin tertinggi
melimpahkan wewenangnya kepada kepala unit struktural yang memimpin kelompok yang menduduki jabatan ungsional. Contoh Organisasi
Fungsional ( Lihat hal 49 )
Š Organisasi Lini & Fungsional : Suatu bentuk organisasi dimana pemimpin tertinggi melimpahkan wewenangnya kepada pada pejabat fungsional. Contoh Organisasi Lini & Fungsional ( Lihat hal 50 )
PRINSIP ORGANISASI
ŠKejelasan tujuan yang ingin dicapai
ŠPemahaman tujuan oleh para anggota organisasi
ŠPenerimaan tujuan oleh para anggota organisasi
ŠAdanya kesatuan arah
ŠKesatuan perintah
ŠFungsionalisasi
ŠDelimasi berbagai tugas
ŠKeseimbangan antara wewenang dan tanggung jawab
ŠPembagian tugas
ŠKesederhanaan struktur
ŠPola dasar organisasi yang relatif permanen
ŠAdanya pola pendelegasian wewenang
ŠRentang pengawasan
ŠJaminan pekerjaan
ŠKeseimbangan antara jasa dan imbalan
SETIAP ORGANISASI MEMPUNYAI BUDAYA
ORGANISASI YANG BERBEDA-BEDA
Budaya organisasi dapat diartikan sebagai suatu sistem rekatan nilai dan kepercayaan yang berkembang diantara anggota organisasi pada suatu waktu tertentu.
Yang berhubungan erat dengan budaya organisasi adalah iklim organisasi yang menunjukkan suasana organisasi, termasuk didalamnya semangat organisasi, kepuasan
kerja, kepemimpinan kerjasama dan kinerja organisasi.
BAGAIMANA BUDAYA ORGANISASI BIDANG KESEHATAN?!
‘PARADIGMA SEHAT’
Perubahan pemahaman akan konsep sehat dan sakit serta semakin kayanya khasanah ilmu pengetahuan dengan informasi tentang determinan penyebab penyakit yang multifaktorial, telah menggugurkan paradigma pembangunan kesehatan yang lebih mengutamakan pelayanan kesehatan yang bersifat kuratif dan rehabilitatif, dengan menerapkan paradigma pembangunan kesehatan baru yaitu ‘PARADIGMA SEHAT’ merupakan upaya untuk lebih meningkatkan kesehatan bangsa yang bersifat proaktif.
‘PARADIGMA SEHAT’ tsb merupakan model pembangunan kesehatan yang dalam jangka panjang mampu mendorong masyarakat untuk bersikap mandiri dalam menjaga kesehatan mereka sendiri, melalui kesadaran yg lebih tinggi pada pentingnya pelayanan kesehatan yang bersifat promotif dan preventif.
‘PARADIGMA SEHAT’
Untuk terwujudnya ‘PARADIGMA SEHAT’ maka perlu kajian faktor-faktor yang mempengaruhi derajat kesehatan sebagai kesadaran masyarakat untuk menciptakan pola hidup sehat.
FAKTOR-FAKTOR YANG MEMPENGARUHI DERAJAT KESEHATAN (Hendrick L.Blum in ‘Planning for Health’)
FAKTOR PENDUDUK
Š Herediter atau Keturunan
Untuk terwujudnya
‘PARADIGMA SEHAT’ sebagai paradigma kesehatan baru,
maka kajian yang seksama perlu dilakukan tentang :
Š Dasar-dasar Pembangunan Kesehatan
Š Visi Pembangunan Kesehatan
Š Misi Pembangunan Kesehatan
MANAJEMEN PUSKESMAS
Kegiatan Manajemen Puskesmas meliputi semua rangkaian kegiatan mulai dari :
•
PERENCANAAN (P1)
•
PENGORGANISASIAN dan PELAKSANAAN ( P 2 )•
PEMANTAUAN, PENGAWASAN dan PENILAIAN KINERJA ( P 3 ).PUSKESMAS INDUK
•
DENGAN RAWAT INAP (TT)•
NON RAWAT INAP (NON TT)PUSKESMAS PEMBANTU BIDAN DI DESA
PARTISIPASI MASYARAKAT
POSYANDU POD POLINDES JPKM DLL
Luar gedung
Luar gedung & dalam gedung Dalam gedung
Terdapat tiga fungsi utama Puskesmas, yakni :
(1) pusat penggerak pembangunan berwawasan kesehatan,
(2) pusat pemberdayaan masyarakat di bidang kesehatan
(3) pusat pelayanan kesehatan tingkat dasar.
Sekurang-kurangnya ada enam jenis pelayanan tingkat dasar yang
harus dilaksanakan oleh Puskesmas, yakni :
promosi kesehatan,
kesehatan ibu, anak dan keluarga berencana,
perbaikan gizi,
kesehatan lingkungan,
Mutu manajemen pelayanan kesehatan
masyarakat
Dasar penyelenggaraan pelayanan KESMAS yang bermutu :
1.
UU no 29 tahun 2004 Tentang Praktik Kedokteran2.
UU no 32 tahun 2004 Tentang pemerintah Daerah3.
UU no 36 tahun 2009 Tentang kesehatan4.
PP No 32 tahun1996 Tentang Tenaga Kesehatan5.
Inpres no 7 tahun 1999 Tentang Akuntabilitas Kinerja PerangkatDaerah
6.
Permenkes no NOMOR 1419/MENKES/PER/X/2005 tentang Praktikdokter dan dokter gigi
7.
KepMenkes No 1457/MENKES/SK/X/2003 tentang StandarPelayanan Minimal
8.
Sistem Kesehatan Nasional tahun 2004Oleh : ACHMAD FARICH
•
Perencanaan Tingkat Puskesmas•
Mini LokakaryaPROSES
5W+1 H
OUT PUT suatu kegiatan akan menjadi bahan analisa situasi untuk Perencanaan selanjutnya
PTP Kegiatan Puskesmas
Lokakarya Mini Pencatatan Pengelolaan Keuangan
Pengelolaan Tenaga Pemantauan
•
KES MASY•
LAPORAN•
PKPKETERANGAN
PROSES
How, When, Why, Where What
What
What
ORGANISASI PERAN PERSONIL
DINAS KESEHATAN
•Penetapan Kebijakan (Arah,
Pedoman, Anggaran, Prioritas)
•Penyediaan sarana prasarana
•Pembinaan, pemantauan dan
pengawasan
•Mengusulkan Ke DPRD melalui
Kepala Daerah
•Kepala Dinas
•Sekretaris
•Kepala Bidang
PUSKESMAS •Pembentukan tim penyusun
•Sosialisasi Kebijakan
•Penyiapan Data
•Menyusun rencana penyusunan
PTP
•Pemantauan
•Kepala
Puskesmas
Ka Puskes :
•
Bentuk Tim Penyusun
Staf Puskesmas
•
Jelaskan Pedoman Perencanaan Tingkat Puskesmas
•
Pelajari Kebijakan dan Pengarahan yang ditetapkan
oleh Dinas Kesehatan kabupaten.Kota
•
Data Wilayah : Luas, jml desa, jarak desa pusk, wkt tempuh ke pusk. F1•
Data Sumberdaya : Ketenagaan, Obat dan bahan habis pakai, Peralatan, Sumber pembiayaan, sarana prasarana lain (ATK, meubelair, kendaraan dll) F2•
Data Peran Serta Masyarakat F3•
Data Penduduk dan sasaran program F4•
Data Sekolah F5a.
Status Kesehatan :
•
Data kematian
F7
•
Kunjungan Kesakitan
F8
•
Pola penyakit (10 peny.
Terbanyak)
F9
b.
Kejadian Luar Biasa (KLB)
F10
c.
Cakupan program pelayanan setiap
A. IDENTIFIKASI MASALAH
Masalah = kesenjangan antara harapan dan kenyataan.
Daftar masalah dikelompokkan berdasarkan :
1.
Jenis Program
2.
Cakupan
3.
Mutu
4.
Ketersediaan Sumber daya
NO PROGRAM TARGET PENCAPAIAN MASALAH
1. 2. 3. DST
B. TETAPKAN URUTAN PRIORITAS MASALAH
Menetapkan prioritas masalah bisa menggunakan metode :
Kriteria matriks, PAHO, MCUA, Hamlon, CARL
Masalah
CONTOH Pan American Health Organisation
Masing-Masing kriteria diberi skor 1 - 10, makin tinggi skor semakin besar masalah
C. RUMUSKAN MASALAH:
Merumuskan masalah mencakup :
What, Who, When, Where, and How (5W + 1H),
dan diurutkan dari masalah yang terbesar ke
yang terkecil.
What
: Apa masalahnya
Who
: Siapa saja yang terkena
When
: Kapan saja waktunya
Where
: Dimana saja terjadinya
How
: Bagaimana terjadinya
Informasi Program Pengorganisasian
Susun POA
1.
INVENTARISASI KEGIATAN PUSKESMAS
2.
ANALISIS BEBAN KERJA
3.
PEMBAGIAN TUGAS DAN DAERAH BINAAN
4.
PENYUSUNAN PLAN OF ACTION (POA)
PLAN OF ACTION
/ RENCANA KEGIATAN TAHUNAN
1.
Laporan hasil kegiatan bulan lalu2.
Informasi Hasil rapat Kabupaten3.
Informasi Hasil rapat Kecamatan4.
Informasi tentang Kebijakan, Program dan konsep baru1.
Analisis hambatan & Masalah2.
Analisis sebab masalah Standar pelayanan3.
Rumuskan alternatif pemecahan masalah1.
Penggalangan Tim2.
Informasi Program Lintas Sektor3.
Informasi Program Kesehatan4.
Informasi tentang Kebijakan, Program dan konsep baru5.
Inventarisasi & Pembagian Peran masing- masing SektorRENCANA KEGIATAN LINTAS SEKTORAL RENCANA KEGIATAN MASING-MASING SEKTOR
1.
Laporan hasil kegiatan bulan lalu
2.
Inventarisasi Masalah dan hambatan
3.
Pemberian Informasi baru baru
1.
Analisis hambatan & Masalah
2.
Analisis sebab masalah
Standar pelayanan
3.
Rumuskan alternatif pemecahan masalah
PROSES
5W+1 H
•
Man, Kepala & Staf Puskes•
Money, biaya pertemuan,•
Methode, Aturan, kebijakan•
Material’s, ATK , Data•
Machine, KomputerDATA :
Laporan bulanan (SP2TP)
Laporan Keg. Inovatif
Survey (Mutu)
Pembentukan Tim
Pengolahan data
Verifikasi
TUJUAN UMUM :
Tercapainya tingkat kinerja puskesmas yang berkualitas secara
optimal dalam mendukung pencapaian tujuan pembangunan
kesehatan Kabupaten / Kota
TUJUAN KHUSUS :
1.
Mendapatkan gambaran tingkat pencapaian hasil cakupan dan
mutu kegiatan serta manajemen puskesmas pada akhir tahun
kegiatan
2.
Mengetahui tingkat kinerja puskesmas pada akhir tahun
berdasarkan urutan peringkat katagori kelompok puskesmas
3.
Mendapatkan informasi analisis kinerja puskesmas dan bahan
masukan dalam penyusunan rencana kegiatan puskesmas dan
Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota yang akan datang
Manajemen Puskesmas
Pelaksanaan Pelayanan
•
Upaya Promosi Kesehatan•
Upaya Kesehatan Lingkungan•
Upaya Kesehatan Ibu dan Anak termasuk KB•
Upaya Perbaikan Gizi Masyarakat•
Upaya Pencegahan dan Pemberantasan Penyakit Menular•
Upaya Pengobatan•
Puskesmas Rawat Inap•
Upaya Kesehatan Usia lanjut•
Upaya Kesehatan Jiwa•
Dsb, sesuai dengan tingkat kebutuhan masing- masingManajemen Puskesmas
Manajemen Operasional Puskesmas
Manajemen Alat dan Obat
Manajemen Keuangan
•
Data Pencapaian Tahun lalu
•
Susun RUK melalui analisa perumusan masalah
berdasarkan prioritas
•
Menyusun RPK Secara Terinci dan lengkap
•
Melaksanakan Lokakarya mini bulanan
•
Melaksanakan Lokakarya mini Tribulanan
•
Membuat dan mengirim laporan bulanan ke
Kabupaten/Kota tepat waktu
•
Membuat data 10 penyakit terbanyak
•
Membuat kartu Inventaris dan menempatkannya di
masing- masing ruangan
•
Melaksanakan updating data inventaris alat
•
Mencatat penerimaan dan pengeluaran obat di setiap
unit pelayanan
•
Membuat kartu stok untuk setiap jenis obat/ bahan di
gudang obat secara rutin
•
Menerapkan FIFO dan FEFO
•
Membuat catatan bulanan uang masuk
–
keluar dalam buku
kas
•
Kepala Puskesmas melakukan pemeriksaan keuangan
secara berkala
•
. . .
•
Membuat daftar /catatan kepegawaian petugas
•
Membuat uraian tugas dan tanggung jawab setiap petugas
•
Membuat rencana kerja bulanan bagi setiap petugas sesuai
tugas, wewenang dan tanggung jawab
•
Membuat penilaian DP3 tepat waktu
•
. . .
Mutu Pelayanan
•
Drop out pelayanan ANC (K1-K4)
•
Persalinan oleh nakes
•
Penanganan komplikasi obstetri/ resiko tinggi
•
Error rate pemeriksaan BTA
•
Error rate pemeriksaan darah malaria
•
Kepatuhan terhadap standar ANC
•
Kepatuhan terhadap standar pemeriksaan TB Paru
•
Tungkat Kepuasan pasien terhadap pelayanan
puskesmas
Pemantauan hasil kegiatan periodik bulanan/triwulan, dan konsultasi ke Dinkes dalam rangka mencapai target cakupan dan mutu hasil kegiatan Puskesmas