EVALUASI SISTEM INFORMASI PORTAL INTRANET
( Studi Kasus : Portal Intranet Kementerian Komunikasi dan Informatika )
Bahrawi
Calon peneliti (BPPKI) Manado, Indonesia [email protected]
ABSTRAK
kegagalan suatu system informasi ditentukan oleh banyak faktor, salah satunya adalah kegagalan dalam memenuhi kebutuhan atau harapan pengguna system. Ukuran keberhasialan dan perspektif terhadap system informasi sangat kompleks dan subjektif. Penelitian ini membahas evaluasi system informasi dengan menggunakan kerangka kerja Human,
Organization and Technology (HOT) Fit dengan studi kasus adalah portal intranet
Kementerian Kominfo. Penelitian ini menunjukkan bahwa portal intranet Kominfo sudah dan telah menjadi kebutuhan yang penting dalam menunjang proses kerja pengguna system, namun secara keseluruhan bisa dikatakan belum maksimal. Ada ketidak sesuaian antara pengguna system (users) terhadap teknologi yang digunakan. Dalam pengelolaan dan pengembangannya dibutuhkan analisa kebutuhan pengguna system secara mendalam serta kesesuaiannya terhadap tujuan organisasi.
Kata kunci: Evaluasi system informasi, Human, Organization and Technology (HOT)-Fit, system informasi.
PENDAHULUAN
Penggunaan system informasi diberbagai organisasi baik itu pemerintahan, institusi pendidikan, perbankan ataupun bentuk organisasi lainnya bukan lagi menjadi suatu trend namun sudah menjadi kebutuhan yang penting untuk menunjang pertumbuhan organisasi.
bahkan lebih jauh ada juga yang menolak penggunaan sistem informasi. Hal tersebut merupakan suatu kondisi yang bisa disebabkan oleh berbagai hal salah satunya adalah kurang tepatnya perencanaan pengembangan sistem informasi.
Fakta di lapangan menunjukkan bahwa perencanaan terhadap system informasi yang ideal itu tidak sederhana dan sangatlah kompleks. Dimulai dari mencari tahu kebutuhan hingga menganalisa metode- metode yang hendak digunakan dalam perancangan system informasi yang sesuai dengan fungsi dan tujuan organisasi. Karena kompleksitas ini maka perencanaan system informasi harus berdasarkan petunjuk yang jelas.
Sistem informasi yang sudah berjalan dalam suatu organisasi juga membutuhkan pengembangan karena sifat organisasi yang dinamis mengikuti perkembangan zaman. Pengembangan sistem informasi membutuhkan pengawasan dan evaluasi sistem informasi itu sendiri. Evaluasi sistem sangat diperlukan untuk tetap menyelaraskan sistem informasi, tujuan organisasi dan pemakai sistem itu sendiri.
Penelitian ini mendefinisikan sistem informasi yang baik adalah merupakan sistem informasi yang selaras dengan pengguna sistem, organisasi dan teknologi yang digunakan. Peneliti mencoba untuk mengevaluasi sebuah sistem informasi yang merupakan salah satu aplikasi e-government dan lebih dikenal dengan nama Portal Intranet Kementerian Komunikasi dan Informatika untuk mengetahui kesesuaian atau keselarasan sistem tersebut dari aspek teknologi, organisasi dan pengguna sistem.
Portal Intranet Kementerian Komunikasi dan Informatika adalah suatu bentuk implementasi e-government yang didalamnya memuat banyak modul/fungsi dan aplikasi yang digunakan untuk menunjang proses kegiatan organisasi.
Evaluasi Portal Intranet Kementerian Komunikasi dan Informatika dilakukan berdasarkan kerangka evaluasi yang diperkenalkan oleh Yusof et al. (2008b) dan Yusof
(2011). Kerangka evaluasi yang dikenal dengan nama HOT-Fit (Human Organisation Technology-Fit), awalnya dikembangkan untuk Sistem Informasi Kesehatan namun juga
Gambar 1. Kerangka evaluasi Human, Organization and Technology - Fit(HOT-Fit) (Yusof, 2011)
METODOLOGI
Penelitian ini menggunakan metode kualitatif sebagai strategi untuk mendapatkan wawasan lebih dalam dari pengguna sistem. Selain wawancara peneliti juga melakukan observasi langsung, menggunakan kuisioner sebagai penunjang serta tanya jawab dengan penyelenggara atau pengelola sistem.
peneliti memilih portal intranet Kementerian Komunikasi dan Informatika (KOMINFO) Republik Indonesia (RI) sebagai studi kasus berdasarkan pertimbangan bahwa Kementerian KOMINFO merupakan aparat pemerintah yang tugas dan fungsinya sangat berkaitan erat dengan Teknologi Informasi dan Komunikasi serta sistem informasi, bahwa portal Kementerian KOMINFO bisa jadi akan menjadi rujukan atau percontohan Kementerian lainnya sebab Kementerian KOMINFO merupakan lembaga yang mengeluarkan “Panduan Pembangunan Infrastruktur Portal Pemerintah” melalui Kebijakan dan Strategi Nasional Pengembangan e-Government (INPRES No.3 Tahun 2003).
Peneliti menggunakan metode purposive sampling untuk memilih 19 informan dari pengguna sistem dengan keahlian dan latar belakang pengalaman dengan sistem yang berbeda-beda. Selain wawancara mendalam, peneliti juga melakukan observasi serta analisis dokumen kuisioner sebagai penunjang kehandalan penelitian.
HASIL DAN PEMBAHASAN
Sesuai dengan tujuan penelitian ini yaitu untuk mengevaluasi keberhasilan system informasi berdasarkan kerangka kerja HOT-Fit, untuk itu peneliti memilih portal intranet Kementerian Komunikasi dan Informatika sebagai studi kasus dalam penelitian ini.
Portal Intranet Kementerian Komunikasi dan Informatika
Portal Intranet Kementerian Komunikasi dan Informatika merupakan salah satu bentuk implementasi e-Government sistem informasi berbasis web dengan mengintegrasikan berbagai aplikasi, modul dan fungsi-fungsi penunjang kegiatan operasional Kementerian Kominfo salah satu tujuannya adalah sebagai media komunikasi internal Kominfo. Beberapa aplikasi yang terintegrasi didalamnya adalah aplikasi e-absensi, aplikasi e-mail, kanal diskusi internal, e-audit, e-office, K-Cloud, KMS-Kominfo, Simpatik, kalkulator, VPN dan E-perpustakaan.
Hasil dari evaluasi dalam penelitian ini disusun berdasarkan kerangka kerja evaluasi HOT-Fit, mulai dari dimensi Human, kemudian Organisation dan terakhir adalah Technology.
Human
System Use atau penggunaan sistem, pada bagian ini seluruh informan mengaku sistem
portal intranet kominfo merupakan sistem yang dibutuhkan. Namun dari semua aplikasi dan modul yang terintegrasi didalam portal intranet Kominfo, aplikasi yang paling sering digunakan adalah e-absensi dan kanal diskusi. seluruh informan mengaku tidak pernah sama sekali menggunakan aplikasi e-audit. Aplikasi seperti Kalkulator, e-office, simpatik dan VPN merupakan yang termasuk aplikasi yang sangat jarang diakses.
User satisfaction atau kepuasan pengguna, disini 10 dari 19 informan mengaku tidak
puas menggunakan sistem secara keseluruhan sedangkan sebagian lagi mengatakan bahwa puas hanya dengan beberapa modul aplikasi saja, seluruh informan sepakat bahwa portal membantu mempermudah tugas mereka.
System development atau pengembangan sistem, disini peneliti menggali informasi
dilakukan secara bertahap dan terencana. Untuk detail rencana pengembangan systemnya juga sudah ada.
Organization
Structure, strategi yang dilakukan oleh penyelenggara untuk meningkatkan
penggunaan portal terhadap pegawai yakni dengan mengintegrasikan aplikasi-aplikasi/modul/fungsi kedalam akun portal masing-masing pegawai. Adanya tim khusus yang dibentuk oleh penyelenggara yang bertugas untuk optimalisasi dan efisiensi dari aplikasi atau modul-modul yang ada.
Environment, peraturan-peraturan pemerintah yang berlaku saat ini tidak berpengaruh
terhadap sistem portal intranet yang sedang berjalan. Dukungan-dukungan dari stakeholder sejauh ini masih mendukung.
Technology
System quality, integrasi dari beberapa modul aplikasi merupakan bentuk efektivitas
dan efisiensi sistem informasi, namun mesti juga didukung oleh tim pengelola sistem yang baik. Lebih dari setengah informan mengatakan portal intranet Kominfo mudah digunakan dan cukup user friendly. Berbagai opini yang diberikan oleh informan mengenai portal intranet Kominfo komentar positif seperti “sangat mudah digunakan jika memiliki keterampilan dasar komputer”, “akses informasi yang cepat dan simple”, dan komentar lainnya. Ada juga komentar yang bersifat negatif seperti “ rumit”, “terlalu banyak yang harus dipahami”, “ada bug”, “terkadang terjadi inkonsistensi”. Portal intranet Kominfo sangat mudah diakses baik dari dalam jaringan Kominfo maupun melalui jaringan lain selain jalur Kominfo, karena sistem portal intranet Kominfo sudah dilengkapi dengan teknologi VPN yang memungkinkan sistem bisa diakses melalui berbagai macam media internet. Waktu respon sistem serta downtime juga sudah baik. Fleksibilitas sistem juga sangat bagus, sistem sudah mengintegrasi banyak aplikasi didalamnya.
Information quality, pada beberapa aplikasi yang sangat dibutuhkan oleh pengguna
sistem salah satunya adalah aplikasi e-absensi yang digunakan pengguna untuk memonitor absensi harian, beberapa komentar mengatakan bahwa informasi yang diberikan terkadang masih ada kesalahan dalam merekam kehadiran absensi pegawai.
data pegawai yang sangat minim datanya. Beberapa modul juga ada yang sifatnya open media contohnya modul Kanal dan diskusi yang dibuat khusus untuk pengguna sebagai media saling bertukar informasi antar sesama pegawai dan pengelola sistem, pada modul ini sulit dilakukan pengukuran kualitas informasi karena modul lebih menyerupai forum.
Seercive quality, masalah teknis yang terjadi pada sistem portal intranet Kominfo bisa
langsung dilaporkan langsung ke IT-Helpdesk selaku pengelola sistem, baik itu melalui telepon, e-mail atau pun media lainnya. Meskipun keberadaan IT-Helpdesk sangat membantu namun belum terdapat Standar operasional procedure (SOP) yang pasti dari pihak pengelola sistem. Tidak adanya sistem layanan tiket yang bisa memonitoring lamanya masalah terselesaikan, Lamanya respon dan penyelesaian masalah banyak dikeluhkan oleh informan, salah satunya adalah informan yang bermasalah dengan user akun mengatakan masalahnya sudah sangat lama belum terselesaikan, entah ini disebabkan oleh kurangnya kordinasi antara pengguna sistem dan pengelola sistem atau kekurangan tenaga dari pihak pengelola sistem yang memang bertugas melayani pengguna yang tidak sedikit. Namun yang jelas terdapat gap yang lumayan besar antara pengguna sistem dengan pengelola sistem.
Meskipun begitu ada juga beberapa informan yang mengatakan bahwa staf teknis atau
IT-Helpdesk sistem memberikan layanan yang cukup baik.
Tabel 1. Ringkasan temuan dari Faktor Technology
Indikator Temuan Kualitas sistem Cukup sederhana
User friendly
sering error, downtime
Terintegrasi
Bug
kualitas informasi inkonsistensi data
Informasi kurang lengkap Format report tidak sederhana Kualitas layanan Staff kompeten dan skill yang bagus respon yang kurang cepat
tidak ada follow-up
Tidak ada sistem tiket
Fit (Keselarasan)
Human and technology : lingkungan yang cukup mendukung, kolaborasi tim pengelola yang
baik, pengelola sistem yang mahir dibidangnya.
Human and organization : dukungan dari top managemennt disetiap unit kerja,. Organization and technology : strategi pengembangan sistem.
Miss fit (Ketidak selarasan)
Missfit antara Human, organization dan technology dapat terlihat dari tidak tersedianya SOP
untuk penganan masalah teknis pada sistem, tidak adanya pelatihan yang diberikan terhadap pengguna sistem, Update informasi dan terakhir adalah akurasi data .
PEMBAHASAN
Portal intranet Kominfo masih belum berhasil mencapai tujuannya serta belum mencapai kecocokan yang maksimal dari ketiga faktor yang mempengaruhi sistem yakni Human, Organization serta Technology. Selain faktor-faktor seperti belum adanya SOP teknis penindakan masalah, update informasi data pegawai serta akurasi data, Faktor yang cukup mempengaruhi juga adalah faktor sumber daya manusia serta keterampilan pengguna.
Beberapa pengguna, khususnya yang sudah berusia tua menganggap sistem portal intranet Kominfo merupakan suatu yang rumit dan sulit difahami. Untuk meningkatkan keselarasan antara pengguna dan teknologi perlu dipertimbangkan pilihan serta keterampilan pengguna.
Sebagai bentuk implementasi e-government dan sebagai instansi yang memang terkait erat dengan sistem informasi maka perencanaan, pengelolaan serta pengembangan portal intranet Kominfo dilakukan dengan hati-hati, tertib dan terencana. Temuan mengenai hal ini yaitu bahwa sudah adanya detail rencana pengembangan sistem, namun dalam pengelolaannya belum ada SOP yang jelas tentang penanganan masalah dalam sistem.
Tingkat kepuasan pengguna sistem portal secara keseluruhan sangat minim, tetapi kepuasan terhadap beberapa aplikasi atau modul sudah lumayan, ini bisa saja berarti masih adanya beberapa aplikasi ataupun modul yang kurang mendapatkan kan perhatian dari sisi penggunaannya. Rendahnya penggunaan terhadap beberapa aplikasi atau modul lebih banyak disebabkan karena kurangnya kebutuhan terhadap aplikasi atau modul tersebut, meskipun ada juga yang disebabkan oleh tingkat keterampilan pengguna.
sekedar mengetahui dan menggunakan tapi memahami efek dari sistem terhadap proses kerja serta terhadap pengembangan sistem dikemudian hari. Peran aktif dan komitmen top
management disetiap stakeholder juga berpengaruh dalam meningkatkan penggunaan sistem.
Tabel 2. Ringakasan temuan Faktor Human
Indikator Temuan
Penggunaan sistem Sudah menjadi kebutuhan pengguna digunakan sebagaimana mestinya Beberapa modul 'kurang peminat' Kepuasan pengguna Puas pada beberapa modul/aplikasi saja Pengembangan sistem Ada Detail Plan
Penerapan terencana
Tabel 3. Ringkasan temuan dari Faktor Organization
Indikator Temuan
Struktur
Minim Strategi untuk peningkatan pengguna
Tim Work yang baik
Beberapa modul 'kurang peminat'
Lingkungan Dukungan stake holder yang baik
Aturan pemerintah tidak berpengaruh langsung terhadap sistem
Beberapa faktor yang mempengaruhi keberhasilan sistem adalah sebagai berikut :
kualitas sistem (akurasi data, user-friendly, aksesibilitas, integrasi dan waktu respon),
Kualitas informasi (relevansi, kegunaan, keandalan data, ketepatan waktu serta ketersediaan
data), Kualitas layanan (dukungan teknis, kecepatan serta jaminan layanan), Pengembangan
sistem (perencanaan, pengelolaan serta penjadwalan), Penggunaan sistem (jumlah pengguna,
keterampilan, pelatihan, perilaku serta motivasi penggunaan sistem), Kepuasan pengguna ( manfaat yang dirasakan, kepuasan secara keseluruhan sistem, kepuasan terhadap setiap unsur-unsur dari sistem), Struktur dan lingkungan organisasi (strategi, dukungan stakeholder, kerja sama tim, aturan-aturan)
KESIMPULAN DAN SARAN
Faktor-faktor yang diidentifikasi mempengaruhi keberhasilan system dapat membimbing pengembangan system kedepan, khususnya aplikasi e-government pada umumnya. Hasil penelitian menunjukkan kerangka kerja HOT-Fit bisa diterapkan untuk mengevaluasi system informasi e-government maupun system informasi pada umumnya secara sistematis dan terstruktur. Penelitian ini mempunyai keterbatasan yaitu informan yang diwawancara hanya terbatas yang berada dilingkungan lokasi geografis peneliti karena memperhatikan waktu dan biaya. Namun meski begitu kami juga mendapatkan data penunjang melalui Tanya jawab langsung dengan pengelola system melalui e-mail serta kuisioner online yang diberikan kepada pengguna yang berada diluar jangkauan peneliti. Data temuan dalam penelitian ini tidak menggambarkan keseluruhan pengguna portal intranet Kominfo.
Saran yang dapat diberikan dari hasil penelitian adalah selain kecanggihan teknologi yang ditawarkan oleh system informasi sekiranya juga penting untuk mendapatkan masukan atau informasi akan kebutuhan (analisa kebutuhan) yang diinginkan oleh pengguna kemudian diselaraskan dengan tujuan organisasi serta teknologi yang ada. Penggunaan system layanan tiket akan memudahkan dalam menyelesaikan masalah-masalah yang ada pada sistem.
DAFTAR PUSTAKA
Stacie Petter, William Delone and Ephraim McLean, "Measuring information systems success: models, dimensions, measures, and interrelationships" in European journal of
informatioan systems (2008)17, 236-263.
Yusof, M. M. (2011). HOT-fit evaluation framework, “Validation using case studies and qualitative systematic review in health information systems evaluation adoption”. Paper presented at the 359-XIV. Retrieved from http://search.proquest.com/docview/1010055788?accountid=148759
Kautsarina, ‘Kajian Penerimaan Portal Intranet Kominfo Berdasarkan Konsep Technology Acceptance Model (TAM) di BPPKI Jakarta’, Temu Ilmiah Badan Litbang SDM
Kementerian KOMINFO 2012.
Of Healthcare Technology”. HEALTHINF 2012 - International Conference on Health Informatics, 1-4 February 2012, Vilamoura, Algarve, Portugal.
Maryati Mohd Yusof and Azizatul Yusna Ahmed Yusuff, "Evaluating E-Government system
Effectiveness Using An Integrated Socio-Technical and Fit Approach,” Information
Technology journal 12 (5):894-906, 2013
Eris L_Simkes05. “Model Evaluasi Sistem Informasi”.
http://simkesugm06.wordpress.com/2006/10/03/model-evaluasi-sistem-informasi/
akses: 31 Juli 2013
Ridvia Lisa, Maschandra, Rusman Iskandar. (2010), “Analisis data kualitatif model Miles dan
