BAB III
ISU-ISU STRATEGIS BERDASARKAN TUGAS POKOK DAN FUNGSI
3. GambaranUmumPelayanan Biro HumasdanProtokol Jenis Pelayanan
Biro Humas dan Protokol Sekretariat Daerah Provinsi Nusa Tenggara Barat merupakan salah satu unit kerja pendukung dan unit koordinator dalam memberikan pelayanan kepada pimpinan dalam pelaksanaan tugas pemerintahan dibidang hubungan masyarakat yang meliputi pemberitaan dan informasi komunikasi, dokumentasi dan perpustakaan, serta keprotokolan. Selain itu, Biro Humas dan Protokol juga memiliki peran strategis dalam menjaga citra baik pemerintah daerah, serta penyebarluasan informasi pembangunan.
Adapun gambaran dari jenis pelayanan yang diberikan pada masing-masing bagian adalah sebagai berikut :
1. Bagian Pemberitaan dan Komunikasi Infrormasi, mempunyaitugasmenyiapkan bahan dan materi penyusunan perumusankebijakan, koordinasi, rencana dan program kerja, pembinaan, monitoring dan evaluasi di bidang publikasi danhubungan media, pengolahan data dan tata usaha biro. Terdiridari:
a. Sub. Bagian Publikasi dan Hubungan Media;
1. Menyiapkan bahan penyusunan program kerja dibidang publikasi dan hubungan media;
2. Menyiapkan bahan koordinasi dan perumusan program pembangunan dibidang publikasi dan hubungan media; 3. Menyiapkan bahan/materi dan peralatan kerja dibidang
publikasi dan hubungan media;
5. Menginventarisasi dan menganalisa pemberitaan media dan menyiapkan bahan tindak lanjut;
6. Evaluasi dan pelaporan pelaksanaan tugas dibidang publikasi dan hubungan media;
7. Melaksanakan tugas kedinasan lain yang diberikan atasan sesuai dengan bidang tugas.
b. Sub. Bagian Pengolahan Data
1. Menyiapkan bahan perumusan kebijakan dibidang pengolahan data untuk penyusunan deskripsi pidato, presentasi, ekspose dan bahan kebijakan lainnya yang akan disampaikan oleh pimpinan;
2. Menyiapkan bahan pembinaan dan petunjuk teknis dibidang pengolahan data dan/atau penyusunan naskah bagi pimpinan;
3. Menyususn rencana kerja dibidang pengolahan data/penyusunan naskah kebutuhan pimpinan;
4. Menyiapkan rencana kebutuhan dan pelaksanaan penyediaan peralatan/fasilitas pengolahan data, fasilitas penunjang pimpinan dalam penyampaian pidato, presentasi, ekspose dan lainnya;
5. Melaksanakan koordinasi penyiapan bahan pengolahan data/materi penyusunan naskah pimpinan;
6. Melaksanakan penyusunan deskripsi pidato, presentasi, ekspose dan bahan penyusunan kebijakan bagi pimpinan; 7. Melaksanakan kegiatan pengarsipan data dan informasi
pemerintah daerah;
8. Menyusun buku kumpulan naskah kebijakan pemerintah daerah;
9. Evaluasi dan pelaporan pelaksanaan tugas dibidang pengolahan data;
10. Melaksanakan tugas kedinasan lain yang diberikan atasan sesuai dengan bidang tugas.
12. Pelayanan penyiapan bahan dalam rangka memberikan keterangan pers, tanggapan dan penjelasan terhadap surat-surat pembaca di media massa atau surat-surat dari masyarakat bekerjasama dengan instansi lainnya;
13. Pelayanan penyusunan bahan cetakan kehumasan dan himpunan transkrip naskah pidato pimpinan daerah serta cetakan lainnya.
c. Sub. Bagian Tata Usaha Biro
1. Menyiapkan dan menyusun rencana kegiatan dan program kerja;
2. Melaksanakan urusan surat menyurat dan kearsipan; 3. Melaksanakan urusan kerumahtanggaan dan
perlengkapan;
4. Melaksanakan urusan keuangan; 5. Melaksanakan urusan kepegawaian;
6. Melaksanakan urusan perjalanan dinas biro; 7. Menyiapkan dan menyusun laporan kegiatan biro;
1. Melaksanakan tugas kedinasan lain yang diberikan atasan sesuai dengan bidang tugas.
2. Bagian Dokumentasi dan Perpustakaan, terdiri dari:
a. Sub. Bagian Peliputan
1. Menyiapkan bahan penyusunan program kerja dibidang peliputan;
2. Menyiapkan bahan koordinasi dan perumusan program pembangunan dibidnag peliputan;
3. Menyiapkan bahan/materi dan peralatan kerja dibidang peliputan;
4. Melaksanakan peliputan dan dokumentasi kegiatan pemerintah daerah;
6. Melaksanakan pengelolaan dan pengarsipan hasil peliputan dan dokumentasi;
7. Evaluasi dan pelaporan pelaksanaan tugas dibidang peliputan;
8. Melaksanakan tugas kedinasan lain yang diberikan atasan sesuai dengan bidang tugas.
b. Sub. Bagian Produksi dan Penerbitan
9. Menyiapkan bahan penyusunan program kerja dibindang produksi dan penerbitan;
10. Menyiapkan bahan koordinasi dan perumusan program pembangunan dibidang prodksi dan penerbitan;
11. Menyiapkan bahan/materi peralatan kerja dibidang produksi dan penerbitan;
12. Mengumpulkan dan mengolah bahan produksi kehumasan yang berhubungan dengan pemerintah daerah;
13. Mengolah dan menganalisadokumentasihasilpeliputan; 14. Menyiapkan bahan produksi dan penerbitan dibidang
kehumasan;
15. Membuat produk kehumasan sebagai bahan promosi daerah;
16. Mendistribusikan produk kehumasan;
17. Evaluasi dan pelaporan pelaksanaan tugas dibidang produksi dan penerbitan;
18. Melaksanakan tugas kedinasan lain yang diberikan atasan sesuai dengan bidang tugas.
c. Sub. Bagian Perpustakaan Setda Provinsi NTB
1. Menyiapkan bahan penyusunan program kerja dibidang perpustakaan;
2. Menyiapkan bahan koordinasidan perumusan program pembangunan dibidang perpustakaan;
4. Menyiapkan bahan bacaan bidang pemerintahan daerah dan pengembangan sumber daya manusia;
5. Menyimpan dan mengelola bahan bacaan, buku, atau dokumen yang dihasilkan oleh SKPD lingkup Provinsi Nusa Tenggara Barat;
6. Melayani peminjaman buku bacaan lingkup Provinsi Nusa Tenggara Barat;
7. Melaksanakan kegiatan pengklipingan berita terkait Pemerintah Provinsi Nusa Tenggara Barat;
8. Evaluasi dan pelaporan pelaksanaan tugas dibidang perpustakaan;
19. Melaksanakan tugas dan kedinasan lain yang diberikan atasan sesuai dengan bidang tugas.
3. Bagian Protokol, terdiri dari:
a. Sub. Bagian Acara dan Tamu
20. Menyiapkan bahan penyusunan program kerja dibidang acara dan tamu;
21. Menyiapkan bahan koordinasi dan perumusan program pembangunan dibidang acara dan tamu;
22. Menyiapkan bahan/materi dan peralatan kerja dibidang acara dan tamu;
23. Menyiapkan bahan koordinasi pelaksanaan kegiatan acara yang dihadiri pimpinan sesuai dengan aturan keprotokolan; 24. Menyiapkan bahan koordinasi pelaksanaan penerimaan
tamu pimpinan sesuai dengan aturan keprotokolan;
25. Menyiapkan bahan koordinasi dan penyelenggaraan upacara bendera, pelantikan, rapat dan pertemuankedinasan lainnya;
26. Menyiapkan bahan koordinasi dan konsep undangan yang ditandatangani oleh pimpinan berkoordinasi dengan instansi terkait;
28. Mengatur penerimaan tamu-tamu, baik tamu daerah, tamu Negara, maupun tamu perwakilan Negara-negara sahabat; 29. Mengatur penggunaan ruang VIP Bandara Internasional
Lombok;
30. Evaluasi dan pelaporan pelaksanaan tugas dibidang acara dan tamu;
31. Melaksanakan tugas kedinasan lain yang diberikan atasan sesuai dengan bidang tugas.
b. Sub. Bagian Tata Usaha Gubernur dan Wakil Gubernur
32. Menyiapkan bahan penyusunan program kerja dibidang tata usaha gubernur dan wakil gubernur;
33. Menyiapkan dan menyelenggarakan bahan administrasi belanja gubernur dan wakil gubernur;
34. Menyiapkan bahan koordinasi dan perumusan program pembangunan dibidang tata usaha gubernur dan wakil gubernur;
35. Menyiapkan bahan/materi dan peralatan kerja dibidang tata usaha gubernur dan wakil gubernur;
36. Menerima, mencatata, dan menyiapkan naskah dinas gubernur dan wakil gubernur;
37. Menerima naskah dari gubernur dan wakil gubernur, mencatat dan mendistribusikan kepada instansi terkait sesuai petunjuk gubernur dan wakil gubernur;
38. Menyiapkan bahan koordinasi terkait jadwal dan rencana kegiatan gubernur dan wakil gubernur;
39. Mengatur penerimaan tamu yang akan beraudiensi dengan gubernur dan wakil gubernur yang tidak bersifat seremonial dan tugas dibidang tata usaha gubernur dan wakil gubernur;
40. Melaksanakan urusan perjalanan dinas gubernur dan wakil gubernur;
c. Sub. Bagian Tata Usaha Sekretaris Daerah dan Staf Ahli
42. Menyiapkan bahan penyusunan program kerja dibidang tata usaha sekretaris daerah dan staf ahli;
43. Menyiapkan bahan koordinasi dan perumusan program pembangunan dibidang tata usaha sekretaris daerah dan staf ahli;
44. Menyiapkan bahan/materi dan peralatan kerja dibidang tata usaha sekretaris daerah dan staf ahli;
45. Menerima, mencatat, dan menyiapkan naskah dinas sekretaris daerah dan staf ahli;
46. Menerima naskah dari sekretaris daerah dan staf ahli, pencatatan dan pendistribusian kepada instansi terkait sesuai petunjuk sekretaris daerah dan staf ahli;
47. Menyiapkan bahan koordinasi terkait jadwal dan rencana kegiatan sekretaris daerah dan staf ahli;
48. Mengatur penerimaan tamu yang akan beraudiensi dengan sekretaris daerah dan staf ahli yang tidak bersifat seremonial;
49. Evaluasi dan pelaporan pelaksanaan tugas dibidang sekretaris daerah dan staf ahli;
50. Melaksanakan urusan perjalanan dinas sekda, staf ahli dan asisten;
51. Melaksanakan tugas kedinasan lain yang diberikan atasan sesuai dengan bidang tugas.
1. Pelayanan ketatausahaan Sekretaris Daerah dan Staf Ahli.
1.2. Analisis Isu Strategis Terkait dengan Tugas dan Fungsi
meliputi pemberitaan dan informasi komunikasi, dokumentasi dan perpustakaan, serta keprotokolan.
Biladiuraidarikeberadaan Biro HumasdanProtokoltersebutdiatas, makafungsi/bentukpelayanan yang diberikanoleh Biro
humasdanprotokolantara lain:
menyiapkanbahan/materipublikasidantugaspimpinan, pengolahan data, penyebarluasaninformasipembangunandaerah;
pengengelolaanpeliputandandokumentasi, perpustakaan, sertapelayanankeprotokolan.
Pelayananpenyiapanbahandanpenyebarluasaninformasidaerahdila ksanakanolehBagianPemberitaandanInformasiKomunikasi,
Pelayanandokumentasidanpublikasikegiatanpimpinandaerahdilaksanak anolehBagianDokumentasidanPerpustakaan,
danPelayanankeprotokolandilaksanakanolehBagianProtokol.
Dalampelaksanaantugaspelayanan Biro
HumasdanProtokolsampaisaatiniterdapatbeberapahal yang
menyebabkanbelumoptimalnyakinerja yang dihasilkan.
Padapelayananpenyiapanbahan/materipublikasidantugaspimpinan,
permasalahan yang
dihadapiadalahpengumpulanbahan/materipublikasimasihterbatas,
pidato/presentasibelumtersajikandengan optimal,
bahan/materipublikasiterlambatdisampaikan.Pelayananpengolahan data menghadapipermasalahanberkaitandenganmasihlemahnyaanalisis data/informasippembangunan. Padapelayananpenyebarluasaninformasi PEMBANGUNAN
ditemuikendalaadalahmasihkurangnyapublikasimengenaikinerjapemban gunan, responterhadapberitastrategisseringmengalamiketerlambatan, sertatidakadanyakontroluntukmengaturpemberitaan yang muncul di media massa. Halinisekaligusmenjaditantanganbesar yang harusdihadapi,
Padatugaspelayananpeliputan, dokumentasidanperpustakaan,
permasalahan yang
dihadapiadalahbelumoptimalnyapengelolaandanpendayagunaandokum
entasikehumasan, yang
disebabkanolehjumlahsumberdayaaparaturdanalat-alatpendukung yang
belummemadai, baikdarisegikualitasdankuantitasnya,
belumterpublikasinyaprodukkehumasansecaramaksimal, danpelayanankepustakaan.
Dan padatugaspelayanankeprotokolan, permasalahan yang dihadapiadalahkualitaspengorganisasianacarapimpinandantamu yang
perluditingkatkan, kurangnyasumberdayaaparatur/MC,
sertakurangnyakoordinasidengan
SKPD/instansipenyelenggaraacara.SKPD/Instansipenyelenggaraseringt erlambatdalammelakukankoordinasimengenaipelaksanaankegiatan yang melibatkanpimpinan.
1.2.2. Isu-isu Strategis Berdasarkan Tugas dan Fungsi Pelayanan
[image:9.595.110.525.507.770.2]Isu strategis yang dihadapi Biro Humas dan Protokol Provinsi NTB tergambar dalam tabel berikut.
Tabel 3.1.KeterkaitanMasalahdenganIsuStrategis
No. Bagian Masalah IsuStategis
1 2 3 4
1. BagianPemberitaanda nInformasiKomunikasi
Berita media
massalokalmasihada yang tendensius
Berita media massa masih sulit dikendalikan
Responterhadapberitast rategisseringterlambat
Pidato dan bahan presentasibelumtersajik ansecarabaik
Bahanpimpinanbelumberkualitas
Materi
publikasikemajuan PEMBANGUNAN masihterbatas
No. Bagian Masalah IsuStategis Analisa data
pembangunanmasihlem ah
masihkurangnyapublika sicapaianpembangunan,
2. BagianDokumentasid
anPeliputan Kualitasliputanbelum optimal Hasil liputan dandokumentasihumasbelummen ginspirasi
Dokumentasibelumberd ayaguna
Peralatanpeliputanterbat
as Dayadukungdokumentasidanpeliputanmasihterbatas
Kualitas SDM belum optimal
Bahanpublikasimasihter
batas Bahanpustakabelumberhasilguna
Perpustakaanbelumterm anfaatkandenganbaik
3. BagianProtokol Kurangnya SDM aparatur,
sertakoordinasidengan SKPD/instansipenyelen ggaraacara yang masihlemah
Profesionalismepelayananacarad antamupimpinanperluditingkatkan
1.1.3. Telaahan Visi, Misi, dan Program Kepala Daerah dan Wakil Kepala Daerah
3. Visi
Visi pembangunan Pemerintah Daerah Provinsi Nusa Tenggara Barat Tahun 2013-2018 adalah: Mewujudkan Masyarakat Nusa Tenggara Barat yang Beriman, Berbudaya, Berdayasaing dan Sejahtera. Visi tersebut mengandung 4 kata kunci, yakni:
2. Beriman,artinyamasyarakat yang taatberagama, berbudipekertiluhurdansalingmenghargaisatusama lain dalamkeberagamansosialbudaya;
3. Berbudaya,
artinyamasyarakatyangmampuberpartisipasidalampemban gunandilandasinilai-nilaibudayadankearifanlokal;
4. Berdayasaing, artinyamasyarakat yang sehat, cerdas, produktif, inovatif, kreatif agar mampubersaingsecara global;
5. Sejahtera,artinyamasyarakat yang
mampumemenuhikebutuhandasarsecaraekonomi, sosialdanberkeadilan.
3. Misi
Dalam mewujudkan visi tersebut Pemerintah Daerah Provinsi Nusa Tenggara Barat menjabarkannya melalui 7 misi pembangunan, yakni:
1. Mempercepatperwujudanmasyarakat yang berkarakter; 2. Mengembangkanbudayadankearifanlokal;
3. Melanjutkanikhtiarreformasibirokrasi yang bersihdanmelayani, penegakanhukum yang berkeadilan, danmemantapkanstabilitaskeamanan;
4. Meningkatkanmutusumberdayamanusia yang berdayasaing;
5. Meningkatkankesejahteraanmasyarakat, mempercepatpenurunankemiskinan, danmengembangkankeunggulandaerah;
6. Melanjutkanpercepatanpembangunaninfrastrukturdankone ktivitaswilayahberbasistataruang;
7. Memantapkanpengelolaanlingkunganhidup yang berkelanjutan.
Tabel 3.2.
Visi: MewujudkanMasyarakat Nusa Tenggara Barat yang Beriman, Berbudaya, Berdayasaingdan Sejahtera
Misi Tujuan Sasaran
Ketiga:
Melanjutkanikhtiar reformasibirokrasi yang
bersihdanmelayan i,
penegakanhukum yang berkeadilan, danmemantapkan stabilitaskeamana n
1.Meningkatkanku alitaspelayanan publik
a. Tersedianya data dan layananinformasi daerahberbasisteknologiinformasidankomunika si
b. Terwujudnyaaparatur yang profesional
1.3. AnalisisLingkunganStrategis
Agar dapatlebihmemahamianalisislingkunganstrategis Biro HumasdanProtokolSetdaProvinsi NTB, berikutiniadalahhasilanalisis SWOT (kekuatan, kelemahan, peluangdanancaman) Biro HumasdanProtokolSetdaProvinsi NTB:
Lingkungan Internal Strenght (S) 1. Adanya SOP
2. Adanyaaturandisiplinp egawai
3. SDM TIK yang memadai
4. Kualitaspegawai yang menanganipemberita andaninformasi KDH/WKDH yang memadai
Weaknes (W) 1. SDM
pelayananpimpinan belummemadai 2. Saranaprasaranapu
LingkunganEksternal
Opportunities (O) SO WO
1. Semakinbanyaklembag apeningkatanmutupelay anan
2. Banyaknyapihakpenduk ungpenyebarluasaninfo rmasipembangunandan keberhasilan NTB 3. Peningkatanstrukturorg
anisasidantatakerjadari bagianhumasdanprotok olmenjadi Biro HumasdanProtokol
1. Disiplindankinerjapeg awaimenjadi yang lebihtinggi
2. informasipembanguna ndapatdipublikasikans ecarabermutudanters
ebarluas di
masyarakat
3. Menjaganamabaikdan meningkatkancitrape merintahdaerah 4. Meningkatkanfungsik
oordinasidankerjasam aantar SKPD
1. Pemberdayaan SDM
pelayananpimpinan ditanganidengankerj asamadenganlemba gapeningkatanmutu pelayanan
2. Kerjasamakehumas andalampenyebarlu asaninformasipemb angunandankeberh asilan NTB
1. Kualitas SDM kehumasan yang tidakmerata
2. Jam kerja yang tidakmenentu
3. Bebantugas yang memuncakpadasuatu even kegiatan
1. Pembagiantugasjab atandenganjelasdan rinci
2. Penegakandisiplinpe gawaimendorongke mandirianpelaksana antugas
3. Kerjasamadenganpe nyeenggaraBintekK ehumasan
1. MelaksanakanBintek peningkatan SDM 2. Peningkatansaranad