PERAN DAN MANAJEMEN PERPUSTAKAAN
PERGURUAN TINGGI
Oleh: A. Ridwan Siregar Departemen Ilmu Perpustakaan
Universitas Sumatera Utara
Makalah disampaikan pada
PELATIHAN PEMBINAAN PENGELOLAAN PERPUSTAKAAN
Politeknik Kesehatan Kementerian Kesehatan
PERAN DAN MANAJEMEN PERPUSTAKAAN PERGURUAN TINGGI
A. Ridwan Siregar
Departemen Ilmu Perpustakaan, Universitas Sumatera Utara ridwan@usu.ac.id
Pendahuluan
Research Planning and Review Committee, Association of College and Research Libraries (ACRL, 2012) mengidentifikasi sepuluh kecenderungan dan isu yang berdampak pada perpustakaan di lingkungan pendidikan tinggi. Isu tersebut diberi label: communicating value, data curation, digital preservation, higher education, information technology, mobile
environments, patron driven e-book acquisition, scholarly communication, staffing, dan user behaviors and expectations. Kecenderungan dan isu tersebut harus menjadi perhatian kita jika kita ingin mengembangkan pelayanan perpustakaan yang tetap diminati oleh pengguna. Walaupun hal tersebut didasarkan pada literatur dan penelitian di negara maju, tetapi dengan kemajuan teknologi informasi global tetap relevan dengan kondisi di negara kita. Oleh karena itu, dalam tulisan ini beberapa di antaranya akan dibicarakan.
Peran Perpustakaan
Perpustakaan perguruan tinggi sebagai perpustakaan akademik diyakini akan terus memainkan peran penting dalam kehidupan suatu perguruan tinggi. Sebagai pusat sumber informasi, perpustakaan memperoleh tempat utama dan bersifat sentral karena perpustakaan melayani semua fungsi suatu perguruan tinggi. Untuk menjalankan fungsi tersebut, perpustakaan menyediakan pelayanan yang bersifat mendasar dan mutlak. Perpustakaan menjadi instrumen dinamis pendidikan, bukan sekedar koleksi buku dengan ruang baca. Pelayanan yang diberikan oleh perpustakaan berpengaruh terhadap keseluruhan program perguruan tinggi, dan tanpa itu fungsi perguruan tinggi sebagai pusat pembelajaran dan penelitian tidak berjalan dengan baik.
metode konvensional yang lebih menekankan pada konten mata kuliah dan hasil akhir proses belajar. Pembelajaran berbasis mahasiswa memiliki ketergantungan yang lebih besar pada bahan perpustakaan.
Penerapan konsep pe elajara membutuhkan bahan perpustakaan dengan cakupan yang lebih luas. Para mahasiswa diharapkan memperoleh pengalaman yang luas tidak saja berkaitan dengan disiplin ilmu yang dipelajari, tetapi juga pengalaman untuk mendapatkan sendiri informasi yang diperlukan. Pengalaman dalam mendapatkan informasi, jauh lebih berharga dibandingkan dengan informasi itu sendiri karena informasi akan cepat usang. Apa yang diperoleh sewaktu mahasiswa belum tentu sesuai dengan kebutuhan dunia kerja, tetapi pengalaman untuk mendapatkannya menjadikan mahasiswa memiliki keterampilan (soft skill) dalam penelusuran pengetahuan. Keterampilan seperti itu akan mendorong mahasiswa untuk mendapatkan informasi mutakhir secara berkelanjutan, sesuatu yang sangat mereka perlukan dalam pengembangan karir.
Selain itu, para mahasiswa juga diharapkan mampu mempertanyakan dan menganalisis setiap informasi yang diterima melalui berbagai saluran. Pada akhirnya, diharapkan mahasiswa menyadari bahwa pendidikan merupakan suatu proses belajar sepanjang hayat (life-long process of learning). Untuk tujuan itu, pustakawan harus selalu bekerja sama dengan para dosen untuk memastikan bahwa para mahasiswa mampu:
(1) Memahami dan menganalisis kebutuhan informasi yang mereka perlukan; (2) Mengetahui sumber daya informasi yang tersedia bagi mereka;
(3) Menelusur dan menggunakan sumber daya tersebut secara efektif; dan
(4) Mengambil manfaat dari informasi yang tersedia untuk menghasilkan karya akademik.
Agar perpustakaan dapat menyelenggarakan fungsinya dengan benar, perpustakaan harus diperkuat (strengthening) sehingga memiliki kemampuan untuk memberdayakan (empowering) mahasiswa melalui pelayanan yang disediakannya. Untuk itu, berbagai sumber daya yang diperlukan harus direncanakan dan diimplementasikan dengan baik. Sejumlah aspek penyelenggaraan perpustakaan perlu ditinjau kembali untuk melihat sejauhmana perpustakaan telah berperan secara proporsional sebagai bagian dari peyelenggaraan keseluruhan fungsi Tridharma suatu perguruan tinggi.
Salah satu isu penting dalam pengelolaan perpustakaan perguruan tinggi dewasa ini adalah pendekatan berbasis hasil (outcomes-based approach). Dalam pendekatan ini, pustakawan harus mampu mengartikulasikan ekspektasi terhadap kontribusi perpustakaan untuk efektifitas kinerja institusi induknya (ACRL, 2012). Ini adalah sebuah tantangan apakah perpustakaan masih diperlukan atau sebaliknya. Perpustakaan harus memberi kontribusi terhadap capaian hasil studi mahasiswa dan keberhasilan dosen dalam penelitian. Dalam era digital saat ini banyak orang memandang bahwa perpustakaan konvensional kurang diperlukan karena semua yang dibutuhkan mereka dapat diakses secara elektronik. Oleh karena itu, pustakawan harus dapat menunjukkan dengan bukti dan mengkomunikasikan dengan baik bahwa perpustakaan masih diperlukan.
Organisasi
Perpustakaan di dalam suatu perguruan tinggi pada umumnya merupakan satu sistem terintegrasi. Selain perpustakaan induk bisa terdapat sejumlah perpustakaan cabang, dan dengan pertimbangan efisiensi, semua perpustakaan tersebut berada dalam satu organisasi. Pendirian cabang biasanya didasarkan pada lokasi di mana aktifitas akademik tersebar pada beberapa tempat. Selain itu, pertimbangan juga bisa berdasarkan ketersediaan ruang di mana ruang yang tersedia di satu lokasi tidak memiliki kapasitas yang cukup untuk menampung semua koleksi dan pengguna perpustakaan. Dengan dukungan infrastruktur jaringan kampus dan perangkat lunak aplikasi terintegrasi (integrated library system), manajemen dan operasional perpustakaan seperti itu dapat dilakukan dengan lebih efisien.
universitas memiliki kedudukan yang setara dengan dekan dan jabatan tersebut juga disebut
dean atau director. Pada organisasi perguruan tinggi yang tidak terdapat fakultas atau hanya terdiri dari departemen atau jurusan, kepala perpustakaan dapat disetarakan dengan ketua departemen atau jurusan. Bidang pekerjaan pada sebuah perpustakaan dapat dikelompokkan pada administrasi umum atau tata usaha, pelayanan teknis (pengadaan, pengatalogan, dan teknologi informasi), pelayanan pengguna (rujukan, bimbingan pengguna, sirkulasi, dan perpustakaan cabang).
Keuangan
Perpustakaan perguruan tinggi biasanya memiliki sumber pendanaan yang tetap yang bersumber dari organisasi induknya. Jumlah anggaran belanja perpustakaan pada umumnya adalah sekitar lima persen dari total belanja operasional (tidak termasuk belanja modal/investasi) perguruan tinggi induknya. Anggaran perpustakaan dialokasikan untuk pengadaan bahan perpustakaan (pembelian buku dan berlangganan jurnal baik bentuk tercetak maupun elektronik), peralatan komputer, staf, dan belanja lainnya. Belanja bahan perpustakaan biasanya menghabiskan sekitar lima puluh hingga enam puluh persen dari total belanja perpustakaan. Belanja bandwidth Internet dan insfrastruktur jaringan komputer pada umumnya menjadi bagian dari belanja unit/pusat sistem informasi/teknologi informasi.
Belanja bahan perpustakaan sebaiknya didasarkan pada kepentingan kelompok pengguna yaitu program studi dan mata kuliah. Setiap mata kuliah harus didukung oleh sejumlah bahan perpustakaan yang diremajakan setiap kali terjadi perkembangan. Keterlibatan dosen dalam pemilihan bahan perpustakaan sangat penting agar bahan-bahan yang tersedia benar-benar berpengaruh terhadap peningkatan kualitas proses pembelajaran. Selain itu, untuk mendukung fungsi penelitian yang dilakukan oleh para dosen, penyediaan sejumlah jurnal ilmiah menjadi penting diperhitungkan dalam alokasi anggaran belanja perpustakaan.
Pengorganisasian Koleksi
Perpindahan bahan perpustakaan dari satu ke lain lokasi harus dicatat di dalam cantuman (record) database katalog yaitu dengan cara mengubah status lokasi. Status lokasi yang benar (valid) yang tercantum dalam deskripsi katalog publik online harus memberikan kepastian bagi pengguna.
Susunan rak buku dan penempatan meja baca harus mempertimbangkan kenyamanan pengguna. Susunan rak buku seharusnya tidak menghalangi cahaya matahari masuk ke dalam ruangan sehingga pencahayaan ruangan menjadi cukup tanpa harus menghidupkan lampu (yang dapat meningkatkan suhu ruangan), kecuali cuaca sedang mendung atau gelap. Meja-meja baca seharusnya ditempatkan di dekat jendela sehingga selain cahaya cukup terang untuk membaca, juga akan terasa lebih luas dan nyaman bagi pengguna.
Penyatuan rak buku, terminal komputer, dan meja baca yang berdekatan banyak diminati oleh pengguna. Penyatuan seperti itu dapat memberi kemudahan dalam berpindah dari meja ke rak atau ke komputer. Selain itu, penyediaan akses Internet melalui wireless dan penyediaan outlet listrik untuk pengguna laptop pada setiap meja baca sudah menjadi perlengkapan standar pelayanan perpustakaan saat ini. Tanda-tanda penunjuk (sign systems) mulai dari petunjuk utama hingga petunjuk rinci suatu rak buku, turut memegang peranan penting dalam memberikan pelayanan yang efisien dari sisi pengguna.
Penyediaan ruang baca terbuka yang dekat dengan taman juga semakin diminati oleh para mahasiswa. Ruang baca taman dapat menghilangkan kejenuhan dalam ruang tertutup. Hal itu juga dilakukan untuk memperluas kapasitas ruang perpustakaan yang terbatas sambil memanfaatkan iklim tropis di negara kita. Fasilitas seperti itu dapat digunakan oleh mahasiswa untuk belajar dan diskusi kelompok yang tidak memerlukan bahan perpustakaan tercetak, cukup dengan kursi, meja dan fasilitas akses Internet.
Ketenagaan
staf juga perlu dikembangkan untuk meningkatkan rasa bangga dan percaya diri mereka dalam melayani pengguna perpustakaan.
Banyak perkembangan baru di bidang teknologi informasi yang menuntut pustakawan untuk terus memperbaharui pengetahuannya. Isu-isu penting berkaitan dengan keterampilan baru pustakawan termasuk antara lain preservasi dan pengelolaan sumber daya digital seperti pengembangan institutional repository (IR), data curation, scholarly communication, information literacy (IL), dan sebagainya (ACRL, 2012). Oleh karena itu, pustakawan dan staf perpustakaan memerlukan pelatihan atau pendidikan lanjutan berkesinambungan agar mereka mampu memberikan pelayanan dan mengajarkan keterampilan baru tersebut kepada para mahasiswa.
Pelayanan Teknis dan Pengguna
Pelayanan teknis mencakup kegiatan pengadaan, pengatalogan, digitalisasi, dan pemeliharaan bahan perpustakaan. Berfungsinya kegiatan pelayanan teknis sebagai dapur perpustakaan dengan baik pada akhirnya akan menyajikan pelayanan pengguna berkualitas baik. Pemilihan bahan perpustakaan dalam kegiatan pengadaan sangat menentukan tingkat ketergunaan koleksi perpustakaan. Kegiatan pengatalogan menentukan kualitas informasi yang disajikan melalui katalog publik online. Kegiatan digitalisasi adalah pengalihan karya tulis mahasiswa dan dosen ke dalam bentuk digital baik yang bersifat retrospektif maupun yang baru (on-going) untuk dimuat dan dipblikasikan melalui situs web repositori institusi (IR). Penyediaan IR sebagai Open Access (OA) merupakan salah satu standar pelayanan perpustakaan perguruan tinggi yang dipandang penting untuk mendorong peningkatan kualitas karya akademik.
Salah satu hal yang terpenting dalam pelayanan adalah menekan sekecil mungkin ketidak-nyamanan pengguna dalam menggunakan pelayanan yang disediakan oleh perpustakaan. Pelayanan yang disediakan tidak saja dalam bentuk kunjungan fisik tetapi juga kunjungan online melalui situs web. Ada sejumlah sumber daya perpustakaan yang biasanya disediakan melalui situs web antara lain: katalog publik, IR, e-journal, e-book dan tautan (web link) ke sejumlah situs yang dipandang penting bagi suatu disiplin ilmu. Fasilitas katalog publik biasanya tidak hanya menyediakan akses katalog tetapi juga disertai dengan fitur perpanjangan pinjaman (renew) dan fitur pemesanan (reservasi). Reservasi dapat dilakukan secara online
Peningkatan kualitas pelayanan menjadi upaya yang seharusnya dilakukan secara berkelanjutan. Pelayanan pengguna yang e erapka filosofi ahasiswa ya g uta a atau
student first (Bertnes, 2000) dapat mengubah sikap staf terhadap pengguna dan sebaliknya kesan pengguna terhadap staf akan semakin baik. Mahasiswa dalam hidupnya seharusnya merasakan bahwa banyak orang di sekitarnya yang peduli terhadap keberhasilan mereka. Perpustakaan dapat memainkan peran yang besar dalam hal ini, dan menjadikannya sebagai suatu tantangan terhadap citra tradisional perpustakaan perguruan tinggi.
Kesimpulan
Peran perpustakaan akan tetap penting jika perpustakaan responsif terhadap harapan untuk memberikan kontribusi bagi efektifitas perguruan tinggi induknya. Pustakawan harus secara terus-menerus memperbaharui pengetahuannya dan dengan kreatif mengembangkan pelayanan perpustakaan. Kecenderungan dan isu yang berdampak pada perpustakaan terutama pengaruh perkembangan di bidang teknologi informasi dan komunikasi harus dapat diadopsi dengan wajar untuk menyempurnakan pelayanan sesuai dengan kebutuhan proses pembelajaran dan penelitian. Banyak peran yang dapat dilakukan oleh perpustakaan sebagai perluasan peran yang telah dilakukan selama ini. Upaya kita, pilihan kita, dan visi kita adalah faktor penentu bagi keberhasilan pembelajaran dan penelitian yang diselenggarakan oleh perguruan tinggi kita.
Rujukan
Association of College and Research Libraries (2012). 2012 top ten trends in academic libraries: A review of the trends and issues affecting academic libraries in higher education.
Retrieved from http://crln.acrl.org/content/73/6/311.full
Bertnes, P. A. (2000). New role for a ade i li raries i s ie tifi i for atio . Liber Quarterly,
