Sistem Informasi Penilaian Angka Kredit Dosen

Teks penuh

(1)

Sistem Informasi Penilaian Angka Kredit Dosen

Heribertus Ary Setyadi

STMIK AUB Surakarta

ABSTRAK

Untuk mengingatkan seorang dosen yang lama tidak naik jabatan, petugas kepegawaian harus mencari berkas setiap dosen mana yang harus diberi peringatan tersebut, ini akan memerlukan tenaga dan waktu. Aktivitas dosen juga tidak terarah dalam pemenuhan unsur-unsur yang menjadi syarat kenaikan jabatan fungsional. Sistem yang dibuat dalam skripsi ini dapat mencatat setiap kegiatan yang telah dilaksanakan dosen yang termasuk dalam unsur penilaian angka kredit dan langsung dapat mengetahui nilainya. Masing-masing unsur penilaian ditampilkan sub total sehingga dapat diketahui prosentase nilainya. Dalam sistem ini dilengkapi dengan fasilitas bantuan dalam penilaian angka kredit sehingga memudahkan pengguna. Luaran dari sistem yang dibuat adalah form penilaian angka kredit dosen. Metode PIECES digunakan untuk menganalisa kelemahan sistem yang sedang berjalan, juga menganalisa kebutuhan sistem yang dikembangkan. Dalam perancangan sistem yang dikembangkan dibuat bagan alir sistem, use case, diagram klas, diagram aktifitas, desain masukan, desain luaran dan desain basis data. Sistem dibuat dengan menggunakan bahasa pemrograman Visual Basic.

Kata kunci : angka kredit dosen, sistem informasi, STMIK AUB Surakarta

I. PENDAHULUAN

Jabatan fungsional dosen pada dasar-nya merupakan pengakuan, penghargaan dan kepercayaan atas kompetensi, kinerja, integritas dan tanggungjawab dalam pelaksanaan tugas, serta tata krama dosen dalam melaksanakan tugas tridharmanya. Dalam melakukan penilaian kegiatan akademik dosen, termasuk dalam perhitungan angka kreditnya, standar yang dipergunakan adalah standar penilaian angka kredit jabatan fungsional dosen berdasarkan Pedoman Opearional Penilaian Angka Kredit tahun 2009 yang diterbitkan oleh Dirjen Pendidikan Tinggi Departemen Pendidikan Nasional. Unsur-unsur penilaian angka kredit jabatan fungsional dosen meliputi unsur utama pendidikan, unsur utama tridharma perguruan tinggi yang terdiri dari pendidikan dan pengajaran, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat serta unsur penunjang. Kenaikan jabatan fungsional dosen dapat dilakukan jika memenuhi jumlah angka kumulatif minimal yang ditentukan.

Dosen dalam pengumpulan angka kredit masih sering mengalami keterlambatan dan masih harus diingatkan oleh pimpinan perguruan tinggi. Untuk mengingatkan seorang dosen yang lama tidak naik jabatan, petugas kepegawaian harus mencari berkas setiap dosen mana yang harus diberi

tenaga dan waktu. Aktivitas dosen juga tidak terarah dalam pemenuhan unsur-unsur yang menjadi syarat kenaikan jabatan fungsional. Pengumpulan, pencatatan, penghitungan, dan penyusunan dokumen pengajuan masih dilakukan secara manual sehingga lambatnya pengajuan yang dilakukan dosen. Monitoring aktivitas dan nilai yang diperoleh tidak bisa diketahui secara langsung.

Pada masa sekarang yang hampir semua bidang sudah tersentuh dengan teknologi informasi (TI) dan juga sudah memiliki sistem informasi yang spesifik sesuai bidangnya. Masih belum banyak perguruan tinggi yang memiliki aplikasi khusus untuk menangani angka kredit dosen padahal di beberapa aspek kegiatan sudah memanfaatkan sistem informasi khusus.

(2)

II. TINJAUAN PUSTAKA

2.1. Penelitian Terdahulu

Penelitian berjudul Pengembangan Sistem Informasi Penetapan Angka Kredit (PAK) Dosen pada Universitas Islam Negeri Syarif Hidaytullah Jakarta yang ditulis oleh Ulfah (2012), dibuat sistem menggunakan bahasa pemrograman PHP, dalam memasukkan butir penilaian angka kredit jika ada keterangan lain yang dibutuhkan (seperti judul penelitian, matakuliah yang diampu, dll) tidak disimpan ke dalam basis data sehingga dalam laporannya harus menulis keterangan tersebut.

Rijati (2010) dalam penelitiannya yang berjudul Piranti Lunak Penilaian Kegiatan Akademik Dosen dan Angka Kreditnya menggunakan Visual basic dalam pembuatannya. Dalam sistem yang dibuat, pengguna memasukkan kode unsur angka kredit secara manual dan untuk memasukkan bidang serta sub bidang dilakukan dengan cara memilih. Keterangan pendukung yang diperlukan dalam setiap unsur penilian tidak disimpan dalam tabel.

Penelitian yang ditulis Yuwono (2011) dengan judul Aplikasi Web Usulan Penetapan Angka Kredit Jabatan Fungsional Dosen, dibuat dengan menggunakan PHP. Dalam sistem yang dibuat, pengguna masih memasukkan kode kegiatan, butir kegiatan secara manual. Data dosen yang dibutuhkan sama sekali masih belum menggunakan otomatisasi.

2.2. Penilaian

Penilaian merupakan bagian penting dan tak terpisahkan dalam sistem pendidikan saat ini. Berdasarkan SK Mendiknas RI No. 074/U/2000 Tanggal 4 Mei 2000 d a n

Menko Wasbangpan No.

38/Kep/MK.WAS/8/1999 tgl 24 Agustus 1999 tentang unsur penilaian dosen adapun unsur–unsur yang dinilai terhadap penilaian angka kredit dosen meliputi sebagai berikut: a. Unsur Utama

1. Pendidikan

a) Mengikuti pendidikan sekolah dan memperoleh gelar/sebutan/ijazah/akta. b) Mengikuti pendidikan sekolah dan

memperoleh gelar/sebutan/ijazah/akta tambahan yang setingkat atau lebih tinggi di luar bidang ilmunya

c) Mengikuti pendidikan dan pelatihan fungsional dosen dan memperoleh Surat Tanda Tamat Pendidikan dan Pelatihan (STTPL).

2. Tridharma Perguruan Tinggi

a) Melaksanakan Pendidikan dan Pengajaran 1) Melaksanakan perkuliahan dan

membimbing atau menguji serta menyelenggarakan pendidikan di laboratorium, praktek keguruan, teknologi pengajaran dan praktek lapangan

2) Membimbing seminar mahasiswa 3) Membimbing Kuliah Kerja Nyata,

Praktek Kerja Nyata, Praktek Kerja Lapangan.

4) Membimbing dan ikut membimbing dalam menghasilkan laporan akhir studi/ skripsi/thesis/disertasi

5) Bertugas sebagai penguji pada Ujian tugas akhir

6) Membina kegiatan mahasiswa

dibidang akademik dan

kemahasiswaan

7) Mengembangkan program kuliah 8) Mengembangkan bahan pengajaran 9) Menyampaikan orasi ilmiah

10) Menduduki jabatan pimpinan perguruan tinggi

11) Membimbing dosen yang lebih rendah jabatan fungsional

12) Melaksanakan kegiatan datasering dan pencakokan dosen.

b) Melaksanakan Penelitian 1) Menghasilkan karya ilmiah

2) Menerjemahkan atau menyadur buku ilmiah

3) Mengedit/menyunting karya ilmiah 4) Membuat rancangan dan karya

teknologi yang dipatenkan

5) Membuat rancangan dan karya teknologi, rancangan dan karya seni monumental/seni pertunjukan/karya sastra

c) Melaksanakan Pengabdian Pada Masyarakat

1) Menduduki jabatan pimpinan pada lembaga pemerintah/ pejabat negara yang harus dibebastugaskan dari jabatan organiknya,

(3)

3) Memberi latihan/ penyuluhan/ penataran / ceramah pada masyarakat, 4) Memberi pelayanan kepada

masyarakat atau kegiatan lain yang menunjang pelaksanaan tugas umum pemerintahan dan pembangunan, 5) Membuat/menulis karya pengabdian

pada masyarakat yang tidak dipublikasikan.

b. Unsur Penunjang

1. Penunjang Tugas Pokok Dosen

a) Menjadi anggota dalam suatu penitia/ Badan pada Perguruan Tinggi

b) Menjadi anggota panitita / badan pada lembaga pemerintah

c) Menjadi anggota profesi

d) Mewakili Perguruan Tinggi/Lembaga pemerintah duduk dalam panitia antar lembaga,

e) Menjadi anggota delegasi nasional ke pertemuan internasional

f) Berperan serta aktif dalam pertemuan ilmiah

g) Mendapat tanda jasa/ penghargaan

h) Menulis buku pelajaran SLTA ke bawah yang diterbitkan dan diedarkan secara Nasional

i) Mempunyai prestasi dibidang olah raga/Humaniora.

III. METODE PENELITIAN

Dalam penelitian ini untuk studi kasus dilakukan di STMIK AUB Surakarta. Bahan yang digunakan dalam penelitian ini antara lain :

1. Pedoman Operasional Penilaian Angka Kredit yang dikeluarkan oleh Direktorat Jenderal Perguruan Tinggi yang berisi unsur-unsur dalam penilaian angka kredit dosen untuk kenaikan jabatan fungsional. 2. Formulir daftar usul penetapan angka

kredit jabatan fungsional dosen yang harus diisi oleh dosen untuk dapat mengajukan kenaikan jabatan fungsional

Metode yang digunakan dalam penelitian ini adalah metode deskriptif analisis yaitu dengan cara mengumpulkan data, menganalisa data, membuat suatu pemecahan masalah, dan kemudian disusun untuk menarik kesimpulan mengenai masalah tesebut. Ada dua teknik dalam metedologi penelitian yaitu teknik pengumpulan data dan teknik pengembangan sistem.

3.1. Pengumpulan Data

Pengumpulan data dilakukan dengan cara observasi yaitu melihat secara langsung pada bagian administrasi dan umum STMIK AUB Surakarta proses pembuatan angka kredit. Wawancara dilakukan dengan bertanya kepada staff bagian administrasi dan umum serta dosen tentang masalah yang dikaji sehingga memperoleh data yang memadai untuk diteliti yang berkaitan dengan topik yang diambil yaitu penilaian angka kredit dosen. Selain observasi dan wawancara juga dilakukan studi literatur dengan mengumpulkan data melalui buku-buku, dokumen, jurnal yang erat kaitannya dengan topik yang dibahas dalam judul penelitian ini.

3.2. Pengembangan Sistem

Tahapan untuk pengembangan sistem dalam penelitian kali ini menggunakan metode

Incremental yang sudah dikembangkan dari model waterfall, karena metode Incremental

ini terdiri dari tahap-tahap yang memberikan kemudahan, jika pada satu tahap tidak sesuai atau mengalami kesalahan maka dapat kembali ketahap sebelumnya. Tahapan dalam pengembangan sistem adalah :

a. Requirements analysis and definition

adalah mengumpulkan kebutuhan secara lengkap kemudian dianalisis dan didefinisikan kebutuhan yang harus dipenuhi oleh program yang akan dibangun. Fase ini harus dikerjakan secara lengkap untuk bisa menghasilkan desain yang lengkap.

b. System and software design adalah desain dikerjakan setelah kebutuhan selesai dikumpulkan secara lengkap.

c. Implementation and unit testing adalah desain program diterjemahkan ke dalam kode-kode dengan menggunakan bahasa pemrograman yang sudah ditentukan program yang dibangun langsung diuji baik secara unit.

d. Integration and system testing adalah penyatuan unit-unit program kemudian diuji secara keseluruhan (yistem testing). e. Operation and maintenance adalah

(4)

3.3. Analisis Kelemahan Sistem

Untuk mengetahui kelemahan sistem maka diperlukan analisis yang terdiri dari enam aspek yang biasa dikenal dengan PIECES, yaitu analisis kinerja (performance), informasi (Information), ekonomi (Economic), pengendalian (Control), efisiensi (Effeciency) dan pelayanan (Services).

a. Analisis Kinerja

Tabel 1 Analisis Kinerja

Sistem Lama Sistem Baru

1. jumlah pekerjaan yang dilakukan kurang efektif.

2. rata-rata waktu pekerja-an banyak yang tertunda karena kurangnya res-pons untuk menanggapi pekerjaan.

1. Jumlah pekerjaan yang dilakukan lebih efektif.

2. Rata-rata waktu pekerjaan 3. Banyak

menghabis-kan waktu.

4. Penghitungan kurang akurat karena masih dengan cara manual

3. Tidak banyak men-habiskan waktu 4. Penghitungan lebih

akurat

b. Analisis Informasi

Tabel 2 Analisis Informasi

Sistem Lama Sistem Baru

1.Sistem lama yang digunakan masih mengandalkan kinerja penilai yang

menghitung itu sendiri

2.Proses penghitungan juga dilakukan secara manual sehingga me-mungkinkan untuk terjadinya kesalahan dalam penghitungan

1. Sistem baru yang diusulkan menampil-kan nilai secara otomatis dari setiap kegiatan sesuai dengan pedoman yang ada

2. Semua perhitungan dilakukan oleh sistem kecil dan langsung ditampilkan maka kemungkinan adanya kesalahan dalam menghitung

c. Analisis Ekonomi

Tabel 3 Analisis Ekonomi

Sistem Lama Sistem Baru diharapkan

Terjadinya peningka-tan biaya 0pera sional karena data yang diolah bersifat manual dan membutuhkan waktu yang cukup

lama,sehingga biaya SDM juga bertambah

Diharapkan pengolahan data monitoring dila-kukan dengan cepat karena menggunakan sistem komputerisasi sehingga biaya opera-sional yang

dikeluarkan relatif lebih rendah.

d. Analisis Pengendalian

Tabel 4 Analisis Pengendalian

Sistem Lama Sistem Baru diharapkan

Keamanan informasi belum terjamin sehingga memungkin-kan terjadinya penya-lahgunaan data ataupun manipulasi terhadap data penilaian yang ada

Pengendalian terhadap keamanan data sudah lebih baik karena sudah terproteksi dengan password sehingga orang yang tidak berkepentingan tidak dapat mengakses data tersebut.

e. Analisis Efisiensi

Tabel 5 Analisis Efisiensi

Sistem Lama Sistem baru

diharapkan Sistem lama dalam

men-dayagunakan SDM belum efisien karena penggunaan beberapa pegawai untuk mem-bantu dalam proses perhitungan nilai yang masih dikerjakan secara manual sistem yang akan membantu dalam proses perhitungan angka kredit

f. Analisis Pelayanan

(5)

sehingga penilai dengan segera dapat mengirim laporan ke KOPERTIS wilayah VI. Selain itu dosen yang mengajukan kenaikan pangkat juga tidak terlalu lama untuk menunggu hasil perhitungan dari penilai.

3.4. Diagram Use Case

Gambar 2. Diagram Use Case Penilaian Angka Kredit Dosen

3.5. Diagram Klas

Gambar 3. Diagram Klas Penilaian Angka Kredit Dosen

3.6. Relasi Antar Tabel

Gambar 4. Relasi Antar Tabel

IV. HASIL DAN PEMBAHASAN

Berdasarkan perancangan sistem dalam metodologi penelitian sebelumnya, dalam penelitian ini menghasilkan suatu sistem yang dapat membantu para dosen untuk sejak awal mencatat kegiatan yang dapat dimasukkan dalam penilaian angka kredit dan mengetahui nilai dari masing-masing kriteria serta prosentasenya. Sistem yang akan dibuat menggunakan pemrograman visual basic dan microsoft access sebagai databasenya.

Dalam sistem yang dibuat pertama kali yang dilakukan adalah memasukkan data dosen. Pada gambar 5 tampak form isian data dosen. Pertama kali muncul, tahun akademik tampil otomatis sesuai dengan bulan yang terdapat pada tanggal sistem. Ketika kursor diarahkan pada isian dan pilihan yang ada maka akan tampil petunjuk dalam mengisi atau memilih. Saat operator memasukan NIPY sesuai dengan format yang berlaku di STMIK AUB Surakarta maka tahun pada tanggal masuk akan otomatis berubah, jadi operator tinggal memasukan tanggal dan bulan saja. Setelah memasukan NIDN (Nomor Induk Dosen Nasional) maka pada tanggal, bulan dan tahun lahir akan berubah otomatis sesuai dengan NIDN yang dimasukan, jadi operator tidak perlu lagi memasukan tanggal lahir. Data pendidikan dan

pengajaran

Data penelitian dan pengabdian

Unsur penunjang

(6)

Gambar 5. Pengolahan Data Dosen Untuk memulai memasukan penilaian angka kredit dosen, operator harus memasukan NIPY dari dosen yang akan diproses. Jika NIPY ditemukan maka data dosen akan ditampilkan atau dengan cara klik dua kali data dosen yang dipilih pada tabel, kemudian tekan tombol isikum. Pengguna bisa memasukan kegiatan pada halaman yang tampak pada gambar 6.

Gambar 6. Tampilan Penilaian Pendidikan Dan Pengajaran

Setelah memasukan tiap poin masing-masing kegiatan maka nilai akan tampil

otomatis sesuai dengan kriteria. Untuk melihat aturan dari pengisian angka kredit dosen, pengguna dapat menekan tulisan bantuan yang berada pada pojok kanan atas di setiap sub menu.

Jika sebelum menyimpan ingin mengetahui total nilai yang diperoleh dari masukan pada masing-masing kegiatan pendidikan dan pengajaran tadi maka pengguna bisa menekan tombol hitung kum A seperti tampak pada gambar 7.

Gambar 7. Lanjutan Tampilan Penilaian Pendidikan Dan Pengajaran

Untuk cara pengisian angka kredit yang termasuk KUM B dan KUM C sama dengan di atas. Pengguna bisa klik tulisan bantuan yang berada pada pojok kanan atas untuk melihat prosedur penilaian angka kredit tiap kegiatan.

V. Kesimpulan

Dari hasil pemaparan yang telah ditulis pada bab-bab sebelumnya di laporan skripsi ini maka dapat diambil kesimpulan : a. Telah dirancang dan dibuat Sistem

Informasi Penilaian Angka Kredit Dosen dengan Studi Kasus di STMIK AUB Surakarta menggunakan Visual Basic. b. Tahap analisis yang dilakukan dalam

(7)

menggunakan metode PIECES dilanjutkan dengan analisa kebutuhan sistem yang dikembangkan.

c. Tahap-tahap perancangan dari sistem yang dikembangkan adalah membuat bagan alir sistem yang sedang berjalan, use case

sistem, diagram klas serta diagram aktifitas, desain masukan dan keluaran serta desain basis data.

d. Penilaian angka kredit dosen dapat dimasukkan sewaktu-waktu setelah melakukan kegiatan yang termasuk dalam kategori penilaian. Nilai tiap kegiatan dan unsur langsung ditampilkan, begitu juga untuk total nilai sehingga dosen langsung bisa mengetahui total nilai yang telah diperoleh pada masing-masing unsur penilaian.

DAFTAR PUSTAKA

Al-Bahra Bin Ladjamudin, 2005,Analisis dan Desain Sistem Informasi,Graha Ilmu, Jakarta.

AlFatta, Hanif, 2007, Analisis dan Perancangan Sistem Informasi, Andi, Yogyakarta.

Dedi, Budi, 2012, Aplikasi Pra Penghitungan Angka Kredit Jabatan Fungsional Dosen, Universitas Islam Negeri Syarif Hidaytullah, Jakarta

Jogiyanto, HM, 2002, Analisis dan Disain Sistem Informatika ; Pendekatan Terstuktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis, Andi, Yogyakarta.

Rijati, Nova 2010, Piranti Lunak Penilaian Kegiatan Akademik Dosen dan Angka Kreditnya, Universitas Dian Nuswantoro, Semarang

Nn, Pedoman Operasional Penilaian Angka Kredit,2009,Dikti, Jakarta

Nugroho, Andi, 2004, Rational Rose Untuk Pemodelan Berorientasi Objek, Informatika, Bandung, Informatika, Bandung.

Yuwono, Teguh, 2011 Aplikasi Web Usulan Penetapan Angka Kredit Jabatan Fungsional Dosen, Universitas Diponegoro, Semarang.

Ulfah, 2012,Pengembangan Sistem Informasi Penetapan Angka Kredit (PAK)

Dosen pada Universitas Islam Negeri Syarif Hidaytullah Jakarta, Universitas Islam Negeri Syarif Hidaytullah, Jakarta

Figur

Tabel 4 Analisis Pengendalian

Tabel 4

Analisis Pengendalian p.4
Tabel 1 Analisis Kinerja

Tabel 1

Analisis Kinerja p.4
Tabel 2 Analisis Informasi

Tabel 2

Analisis Informasi p.4
Gambar 4. Relasi Antar Tabel

Gambar 4.

Relasi Antar Tabel p.5
Gambar 3. Diagram Klas Penilaian Angka

Gambar 3.

Diagram Klas Penilaian Angka p.5
Gambar 5. Pengolahan Data Dosen

Gambar 5.

Pengolahan Data Dosen p.6
Gambar 6. Tampilan Penilaian PendidikanDan Pengajaran

Gambar 6.

Tampilan Penilaian PendidikanDan Pengajaran p.6

Referensi

Memperbarui...