55
PERANCANGAN SISTEM INFORMASI GEREJA METHODIST INDONESIA
BERBASIS WEB
Yolanda Y.P Rumapea
#1#
Teknik Informatika, Universitas Sumatera Utara
Jl.Dr.Mansyur No.9 Sumatera Utara
1
[email protected]
Abstract
Currently, the need for information is very complex, so the information is crucial life of an organization,
company or individual. A good information system will also generate good data and to generate the information
needed to support the technology as a data processing tool. Methodist Church of Indonesia (GMI) is an
institution of the church, where the system is still used manually, resulting in the provision of information about
the church less effective, while the problems facing the church is information about the church and church
activities that are less known by the church , so that the church is often not active in ministry in the church and
church membership data GMI churches are not all the churches know. This study was intended to create a
web-based information system church that gives information about the data complete membership as well as members
of the birthday, announcements and program updates for each commission, and discussion forums so that the
congregation can know easily GMI information- No information on GMI every week.
Keywords: System, Information, Web.
PENDAHULUAN
Saat ini, kebutuhan akan informasi sudah sangat kompleks, sehingga informasi sangat menentukan hidup suatu organisasi, perusahaan maupun individu. Sistem informasi yang baik akan menghasilkan data yang baik pula dan untuk menghasilkan informasi tersebut dibutuhkan teknologi yang mendukung sebagai alat pengolah data sehingga kebutuhan organisasi, perusahaan, maupun individu dalam hal informasi dan data dapat terpenuhi. Salah satu yang mendukung teknologi tersebut adalah dunia internet. Teknologi ini yang memunculkan suatu alternatif sistem baru yang di kenal oleh banyak orang dan yang merupakan solusi bagi sebagian besar manusia yang terbentur pada masalah keterbatasan waktu dimana teknologi ini memberikan kemudahan-kemudahan yang sangat menguntungkan bagi penggunanya. Biasa dikenal dalam istilah internet. Untuk mencari informasi di internet dapat dilakukan dengan mengunjungi situs (website) yang berhubungan dengan informasi yang dibutuhkan atau dapat dilakukan dengan pencarian di situs pencari.
Gereja Methodist Indonesia (GMI) adalah suatu lembaga gereja, dimana sistem yang digunakan masih secara manual, sehingga dalam pemberian informasi gereja kurang efektif, adapun masalah yang dihadapi gereja ini adalah informasi-informasi tentang gereja serta kegiatan-kegiatan gereja yang kurang di ketahui oleh jemaat, sehingga jemaat sering tidak aktif dalam pelayanan yang ada di gereja dan data-data keanggotaan jemaat gereja GMI yang tidak semua jemaat mengetahuinya.
Penelitian ini dimaksud untuk membuat sistem informasi gereja berbasis web yang memberikan informasi-informasi mengenai data-data keanggotaan yang lengkap serta anggota yang berulang tahun, pengumuman dan update program untuk masing-masing komisi, dan forum diskusi sehingga jemaat GMI dapat mengetahui dengan mudah informasi-informasi yang ada pada GMI setiap minggu.
Berdasarkan latar belakang diatas, maka dibuat penelitian dengan judul “Perancangan Sistem Informasi
Gereja Methodist Indonesia Berbasis Web”.
II. SISTEM INFORMASI
Setelah mengetahui penjelasan tersendiri tentang system dan informasi maka dapat ditarik kesimpulan tentang pengertian system dan informasi yang didefinisikan oleh Robert A.Leitch dan K.Roscoe Davis, adalah “suatu system didalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi didalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan”.
Analisa Sistem
Analisis sistem adalah penguraian suatu sistem informasi yang utuh kedalam bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahan, kesempatan, hambatan yang terjadi dan kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan.
Tahap analisis dilakukan setelah tahap perencanaan sistem dan sebelum tahap desain sistem. Tahap ini merupakan tahap yang kritis dan sangat penting, karena kesalahan dalam tahap ini menyebabkan kesalahan pada tahap selanjutnya. Misalnya anda dihadapkan pada suatu sistem untuk menentukan seberapa jauh sistem tersebut telah mencapai sasarannya. Jika sistem mempunyai beberapa kelemahan, anda harus dapat menemukannya. Tugas ini yang disebut sebagai analisis sistem. Tugas utama dari menganalisis sistem meliputi. 1. Menentukan lingkup sistem.
2. Mengumpulkan fakta. 3. Menganalisis fakta.
4. Mengkomunikasikan temuan-temuan tersebut melalui laporan analisis sistem.
Langkah-langkah di dalam analisa sistem yaitu: 1. Mengidentifikasi masalah
a. Mengidetifikasi penyebab masalah b. Mengidentifikasi titik keputusan 2. Memahami kerja dari sistem yang ada
56
d. Mengumpulkan hasil penelitian
Perancangan Sistem
Untuk memudahkan dan mengikuti langkah dalam pembuatan sistem tersebut, perancangan sistem harus membuat deskripsi tentang sistem yang dibuat. Deskripsi ini kemudian akan menjadi bahan diskusi antara perancangan sistem dan pengguna sistem.
Tujuan dari perancangan sistem ini adalah untuk merancang kebutuhan sistem yang di inginkan oleh pemakai serta membuat gambaran yang jelas. Langkah-langkah perancangan sistem adalah sebagai berikut:
a. Mengadakan survey untuk mengetahui kebutuhan pemakai
b. Membuat deskripsi kebutuhan sistem
c. Merancang desain yaitu mengimplementasikan model yang di inginkan pemakai
d. Melakukan implementasi dengan menpresentasikan desain kedalam program e. Mengadakan uji coba yaitu menguji seluruh
spesifikasi terstruktur
f. Melakukan instalasi yaitu pemasangan perangkat sistem
Perancangan Basis Data (Database)
Tujuan utama perancangan sistem database yaitu:
a. Memiliki kemampuan menyimpan seluruh data yang berguna dalam database.
b. Pengamanan terhadap isi dan pengguna data dapat diterapkan.
Database
Database adalah kumpulan dari beberapa file yang saling berhubungan antara satu dengan yang lainnya, dan terorganisasi sedemikian rupa sehingga memudahkan user dalam pengolahan database ketika akan digunakan kembali.
Tujuan dari desain database adalah untuk menentukan data-data dalam sistem sehingga informasi yang dihasilkan dapat dipenuhi dengan baik dan akurat.
Struktur Database
Ada tiga struktur basis data yang terkenal yaitu: 1. Struktur Pohon
Pada struktur ini, semua elemen berhubungan antara yang satu dengan yang lain dengan menggunakan bentuk diagram pohon. Setiap elemen adalah simpul pada diagram tersebut.
Dan setiap simpul berkaitan dengan simpul pada level diatasnya. Struktur ini dinamakan dengan struktur orang tua anak atau (parent-child structure) 2. Stuktur jaringan
Pada struktur ini sebuah simpul dapat mempunyai
“orang tua” lebih dari satu dan dapat berhubungan dengan simpul yang lain didalam jaringan.
3. Struktur Relasional
Pada struktur ini, setiap file ditampilkan dalam bentuk sebuah flat file dimana masing-masing kolom dan barisnya dapat dibedakan antara yang satu dengan yang lainnya. Beberapa file yang mempunyai hubungan dapat saling dihubungkan untuk membentuk satu file yang baru dengan menunjuk pemanfaatan data untuk pengolahan data juga memiliki beberapa keuntungan dan kerugian.
Adapun keuntungan sistem basis data adalah:
1) Mencegah ke tidak konsistenan 2) Data dapat dipergunakan bersama-sama 3) Menyediakan recovery
4) Memudahkan penerapan standarisasi
5) Keamanan data dapat terjaga, yaitu data dapat dilindungi dari pemakai yang tidak berwenang 6) Keterpaduan data terjaga, memelihara
keterpaduan data berarti harus akurat
7) kecepatan data, yaitu mesin dapat mengambil dan mengubah data jauh lebih cepat dari pada manusia
Kerugian sistem basis data:
a. Diperlakukan tempat penyimpanan data yang cukup besar.
b. Diperlakukan tenaga kerja yang terampil dalam mengelola data.
c. Perangkat lunaknya mahal.
d. Penyimpanan skuder yang sangat kecil memungkinkan user tidak dapat menyimpan data yang berkapasitas besar.
e. Sulit mendapatkan tenaga yang terampil. Database juga memiliki kelemahan, yaitu:
1. Kurangnya ahli database
2. Biaya pemprosesan data yang sangat tinggi 3. Kebutuhan software dan hardware yang semakin
bertamba
4. Penggabung dan pengamanan data
Pengolahan Data (Data Processing)
Pengolahan data adalah masa atau waktu yang digunakan untuk mendeskripsikan perubahan bentuk data menjadi informasi yang memiliki kegunaan. Ada beberapa operasi yang dilakukan dalam pengolahan data, antara lain sebagai berikut:
a. Data Masukan
Kumpulan data transaksi ke sebuah pengolahan data medium (contoh, punching number kedalam kalkulator), merupakan data masukan. Contoh lain dari data masukan adalah pengkodean data transaksi kedalam bentuk (contoh, converting atribute kelamin female ke huruf F), dan penyortiran data atau informasi untuk pengambilan keputusan.
b. Data Informasi
Beberapa bentuk data informasi diantaranya adalah sebagai berikut:
1. Kalkulasi operasi aritmatika terhadap data field
2. Menyimpulkan proses akumulasi beberapa data, misalkan menjumlahkan jam kerja setiap hari dalam seminggu menjadi nilai total jam kerja perminggu.
3. Melakukan klasifikasi terhadap data group-group tertentu seperti mengelompokkan data kedalam group brdasarkan karakteristik tertentu, misalkan mengelompokkan data mahasiswa berdasarkan semester aktif. Konsep pengolahan data dapat dilihat pada gambar 2.3.
Langkah-Langkah Perancangan Database
Dalam perancangan database perlu diperhatikan langkah-langkah sebagai berikut :
57
Input yang akan dirancang dapat ditentukan dari
Data Flow Diagram (DFD) sistem yang telah dibuat.
b. Menentukan parameter dari input
Setelah input-input yang akan dirancang telah dapat ditentukan, maka parameter dari input selanjutnyajuga ditentukan.
III.ANALISIS
DAN
PEMBAHASAN
Berdasarkan hasil pengamatan maka peneliti membuat rangkuman mengenai analisis sistem yang sedang berjalan pada GMI IMMANUEL Simalingkar.
Analisis yang sedang berjalan saat ini berlangsung secara manual sehingga cara kerja dalam menginput data-data anggota jemaat masih lambat, pemberian informasi pada jemaat yang kurang efektif.
Analisa Sistem Usulan
Setelah menganalisa sistem yang sedang berjalan pada GMI-Immanuel Simalingkar maka dibutuhkan perancangan suatu perangkat lunak untuk memudahkan mencari informasi-informasi pada gereja GMI-Immanuel yang selama ini masih secara manual. Dengan sistem usulan ini jemaat GMI-Immanuel dengan mudah memperoleh informasi-informasi kegiatan gereja, mengakses pengumuman gereja,melihat informasi data-data anggota yang ada pada gereja. Jemaat tinggal mengakses informasi tentang gereja melalui website gereja GMI-Immanuel bila jemaat kurang mengetahui informasi gereja atau ketinggalan tentang pengumuman gereja. Jemaat juga bisa melakukan diskusi rohani kepada pendeta, namun sebelum melakukan diskusi jemaaat haruslah mempunyai kode keluarga dan password untuk dapat masuk ke dalam forum diskusi tersebut.
Relasi Tabel
Proses relasi antar file merupakan gabungan antar file yang mempunyai kunci utama yang sama, sehingga file-file tersebut menjadi satu kesatuan yang dihubungkan oleh field kunci tersebut. Pada proses ini elemen-elemen data dikelompokkan menjadi satu file database beserta entitas dan hubungannya. Berikut adalah skema relasi tabel sistem informasi GMI-Immauel Simalingkar berbasis web yang telah dirancang oleh peneliti. Relasi table dapat dilihat pada gambar 1
Admin
Gambar 1 Relasi Antar Tabel
IV. IMPLEMENENTASI DAN PENGUJIAN
SISTEM
V.1. Pengertian Implementasi Sistem
Implentasi sistem adalah prosedur yang dilakukan untuk menyelesaikan desain sistem yang ada pada desain sistem yang telah disetujui dan menguji, menginstalasi, dan mulai menggunakan sistem baru atau sistem yang diperbaharui.
Pada implementasi ini terlebih dahulu dilakukan pengujian sistem. Setelah terlihat kesalahan dan permasalahan yang telah ditemukan dalam pengujian, maka sistem tersebut akan diperbaiki, lalu pengujian sistem dilakukan ketahap pengoperasian nyata.
Berikut ini adalah tujuan implementasi sistem:
1. Menyelesaikan desain sistem yang ada pada desain sistem yang disetujui.
2. Menulis, menguji, dan mendokumentasikan program – program dan prosedur yang diperlukan oleh dokumen desain yang disetujui. 3. Mamastikan bahwa personil dapat
mengoperasikan sistem baru, yaitu dengan mempersiapkan pemakaian manual dengan melatih personil.
4. Memperhitungkan bahwa sistem memenuhi permintaan pemakai, yaitu dengan menguji sistem secara keseluruhan.
Untuk mewujudkan sistem yanng telah dirancang didalam sistem informasi, maka diperlukan fasilitas – fasilitas penunjang, seperti persiapan hardware dan software. Persiapan hardware dan software sangat mendukung untuk berkembangnya suatu sistem informasi dan sangat menentukan terhadap kinerja sistem yang akan dicapai. Berikut ini adalah spesifikasi minimum yang dirasakan oleh penulis untuk menjalankan sistem informasi yang telah dibuat sebagai berikut:
A. Kebutuhan Hardware
Untuk mewujudkan sistem yang di usulkan ini, maka peralatan hardware yang digunakan, yaitu:
1. Monitor
2. CPU (Central Processing Unit)
3. Hardisk sebagai tempat sistem beroperasi dalam media penyimpanan
4. Memori minimal 1GB 5. Keyboard dan Mouse
B. Kebutuhan software
Hardware tidak dapat berguna dan tidak dapat memecahkan masalah tanpa adanya software. Software dalam hal ini merupakan sistem informasi GMI-Immanuel Simalingkar yang dibuat dengan beberapa software, yaitu:
1. Operating System Windows 7
2. Adobe Dreamwever CS5 sebagai tools editor untuk mendesain website
3. XAMPP 1.7.1 dimana terdapat Apache sebagai web server, PHP sebagai bahasa pemrograman yang digunakan, dan MySQL sebagai software untuk server database.
4. Mozilla Firefox 3.5+ untuk menjalankan program yang telah dirancang.
C. Kebutuhan Brainware
58
1. Analisa Sistem, yaitu orang membentuk dan
membangun fasilitas rancangan sistem atau program.
2. Programmer, yaitu orang yang digunakan dalam membangun suatu program.
3. Operator (Administrator), yaitu orang yang mengoperasikan sistem seperti memasukkan data untuk dioperasikan oleh komputer dalam menghasilkan informasi dan lain sebagainya. 4. Public, yaitu orang yang memakai sistem yang
telah dirancang untuk informasi yang dibutuhkan.
Tampilan Program
Bab ini akan membahas tampilan program dan desain program website dari hasil perancangan yang telah dibangun pada bab sebelumnya-sebelumnya.
Tampilan Menu Login
Form di bawah ini adalah form yang berfungsi sebagai admin, pendeta, dan komisi yang ingin masuk ke halaman admin, pendeta, dan komisi. Seorang Admin, pendeta, dan komisi yang ingin masuk harus diwajibkan memberikan username dan password yang benar. Apabila admin, pendeta, dan komisi tidak memberikan data username dan password yang valid, maka admin, pendeta, dan komisi tidak bisa masuk ke menu utama dan akan terdapat pemberitahuan bahwa username dan password yang diberikan tidak valid. Gambar login dapat dilihat pada Gambar 2
Gambar 2. Tampilan Menu Login
Tampilan Input Anggota
Gambar di bawah ini merupakan tampilan gambar Untuk Input data anggota. Untuk form penginputan data anggota, terdapat data-data yang wajib diisi oleh seorang admin, yaitu username, password, dan konfirmasi password. Gambar Input Data Anggota dapat dilihat pada gambar 3
Gambar 3 Tampilan Input Anggota
Tampilan Input Anak Anggota
Gambar di bawah ini merupakan tampilan gambar Untuk Input anak anggota. Untuk form penginputan data anak
anggota, harus terlebih dahulu menginput anggota (Kepala keluarga). Gambar Input anak anggota dapat dilihat pada Gambar 4
Gambar 4 Tampilan Input Anak Anggota
Tampilan Input Komisi
Gambar di bawah ini merupakan tampilan gambar Untuk Input data komisi. Gambar Input Komisi dapat dilihat pada Gambar berikut.
Gambar Tampilan Input Komisi
Tampilan Input Anggota Komisi
Gambar di bawah ini merupakan tampilan gambar Untuk Input anggota komisi. Untuk form penginputan data anggota komisi, harus terlebih dahulu menginput Komisi dan anggota. Gambar Input anggota komisi dapat dilihat pada Gambar 5
Gambar 5 Tampilan Input Anggota Komisi
Tampilan Input Pendeta
Gambar di bawah ini merupakan tampilan gambar Untuk Input data pendeta. Untuk form penginputan data Pendeta, terdapat data yang wajib diisi oleh seorang admin, yaitu username, password, dan konfirmasi password. Gambar Input Data Anggota dapat dilihat pada Gambar 6
59
Tampilan Input Berita
Gambar di bawah ini merupakan tampilan gambar Untuk Input berita. Untuk form penginputan berita, terdapat data yang wajib diisi yaitu judul berita dan isi berita. Gambar Input berita dapat dilihat Gambar 7
Gambar 7 Tampilan Input Berita
Tampilan Input Renungan
Gambar di bawah ini merupakan tampilan gambar Untuk Input renungan. Untuk form penginputan renungan, terdapat data-data yang wajib diisi yaitu judul renungan dan isi renungan. Gambar Input renungan dapat dilihat pada Gambar 8
Gambar 8 Tampilan Input Renungan
Tampilan Login Forum Diskusi
Form di bawah ini adalah form yang berfungsi sebagai jemaat atau pendeta yang ingin masuk ke forum. Seorang Jemaat dan pendeta yang ingin masuk harus diwajibkan memberikan username dan password yang benar. Apabila jemaat dan pendeta tidak memberikan data username dan password yang valid, maka admin, pendeta, dan komisi tidak bisa masuk ke menu utama dan akan terdapat pemberitahuan bahwa username dan password yang diberikan tidak valid. Gambar login dapat dilihat pada Gambar 9
Gambar 9 Tampilan Input Login Anggota
Tampilan Menu Utama
Gambar di bawah ini merupakan tampilan gambar Untuk Menu Utama web. Gambar Menu Utama dapat dilihat pada Gambar 10
Gambar 10. Tampilan Menu Utama
Tampilan Perpuluhan
Gambar di bawah ini merupakan tampilan gambar Untuk Perpuluhan. Form perpuluhan ini dapat melihat perpuluhan jemaat yang ada di GMI-Immanuel Simalingkar. Gambar Perpuluhan dapat dilihat pada Gambar 11
Gambar 11 Tampilan Perpuluhan
Tampilan Renungan
Gambar di bawah ini merupakan tampilan gambar Untuk Renungan. Form renungan ini dapat dilihat oleh siapa saja yang melihat web ini. Gambar Renungan dapat dilihat pada Gambar 12
Gambar 12 Tampilan Renungan
Tampilan Berita
Gambar di bawah ini merupakan tampilan gambar Untuk Berita. Form berita ini dapat dilihat oleh siapa saja yang melihat web ini. Gambar Berita dapat dilihat pada Gambar berikut.
Gambar 13 Tampilan Berita
Tampilan Forum Diskusi
60
Gambar 14 Tampilan Forum Diskusi
Tampilan Laporan Anggota
Gambar di bawah ini merupakan tampilan gambar Untuk Laporan Anggota. Form berita ini dapat dicetak oleh admin. Gambar Laporan Anggota dapat dilihat pada Gambar 15
Gambar 15 Tampilan Laporan Anggota
Tampilan Laporan Perpuluhan
Gambar di bawah ini merupakan tampilan gambar Untuk Laporan Perpuluhan. Form berita ini dapat dicetak oleh Komisi keuangan. Gambar Laporan Perpuluhan dapat dilihat pada Gambar 16
Gambar 16 Lampilan Laporan Perpuluhan
V.
PENUTUP
KesimpulanSetelah peneliti melakukan riset di GMI-Immanuel Simalingkar maka peneliti mengambil kesimpulan yang mungkin dapat meningkatkan kinerja lembaga gereja. Adapun kesimpulan yang dibuat peneliti adalah sebagai berikut:
1. Aplikasi yang dibuat dan dirancang dengan menggunakan bahasa pemrograman PHP ini sangat membantu pihak GMI-Immanuel Simalingkar dalam mengakses informasi-informasi yang ada pada gereja tersebut. 2. Aplikasi yang dirancang ini dapat saling
berdiskusi antara jemaat dengan pendeta tanpa harus bertatap muka.
3. Aplikasi yang dirancang ini juga dapat mengetahui berita-berita dan kegiatan-kegiatan pada GMI-Immanuel Simalingkar
Saran
Adapun saran-saran yang dapat peneliti sampaikan adalah sebagai berikut:
1. Bagi pembuat program website yang menggunakan bahasa pemrograman PHP dapat menggunakan Mysql dalam mengakses database serta aplikasi dan tampilan lebih menarik dan cepat.
2. Diharapkan ada pengembangan dari sistem informasi GMI-Immanuel Simalingkar yang peneliti rancang sehingga dapat menciptakan sistem informasi yang lebih maju, sehingga dapat mengolah data yang lebih besar pada masa yang akan datang.
3. Perlu adanya pengarahan tentang pentingnya pemeriksaan program sederhana dalam pencatatan laporan dan transaksi-transaksi lain. 4. Peneliti berharap adanya kerjasama dan
hubungan yang baik antara pihak GMI-Immanuel Simalingkar dan jemaatnya.
R
EFERENCES[1] Madcoms Madiun 2013. Kupas Tuntas Adobe
Dreamweaver dengan Pemograman PHP dan MYSQL, Andi, Yogyakarta, page: 310-311.
[2] Mohammad Soekarno, 2007, Membangun Website Dinamis Interaktif dengan PHP dan Mysql, eska media, Jakarta
[3] Mulyanto, (2009), Sistem Informasi Konsep dan Aplikasi, Pustaka Pelajar, Yogyakarta.
[4] Ramadhan, Arief. 2006.Pemrograman Web Database
dengan PHP dan MySQL. Jakarta : PT Elex Media
