Perkenalkan
M
y
C
V
Tujuan Pembelajaran :
1. Arti dan Kegunaan Analisa Jabatan
2. Menyusun Uraian Jabatan
3. Melakukan Analisa Jabatan
4. Penggunaan Metode Analisa Jabatan yang Tepat
5. Arti dan Kegunaan Evaluasi Jabatan
6. Arti Kesetaraan Pengupahan
T u ju a n P e m bel
Analisa Jabatan
• adalah sebuah aktifitas / proses untuk
mendapatkan
gambaran
aktifitas
/
tugas,
gambaran
tentang
kondisi
pekerjaan
dan
persyaratan
jabatan
(Wadswoth, 2007).
Analisa Jabatan memberikan gambaran
tugas jabatan, tanggung jawab jabatan,
wewenang jabatan, hubungan jabatan,
kompetensi jabatan dan lain-lain.
Evaluasi Jabatan
• adalah suatu proses analisa untuk
menentukan nilai jabatan (Wadswoth,
2007).
• adalah teknik praktis yang didesain
untuk mempermudah penilai (yang
terlatih dan berpengalaman) menilai
ukuran suatu jabatan dibandingkan yang
lain (Hay Management).
1. ?
2. ?
3. ?
4. ?
5. ?
D e fi n isi d a n K e g u n ajabatan dengan cara sesingkat mungkin.
Uraian Jabatan yang baik, setidaknya memberikan informasi tentang:
Job Title, nama jabatan, dengan penamaan yang tepat, sedikit banyak dapat
memberikan gambaran tentang apa yang menjadi pekerjaan jabatan tersebut.
Contoh : Messenger.
Brief Summary, menyatakan tujuan jabatan, mengapa jabatan diperlukan, apa
tanggung jawab jabatan secara singkat.
Contoh : Bertanggung jawab terhadap pengiriman dokumen / barang.
Work Activities, menjabarkan pekerjaan atau kegiatan yang dilakukan pejabat dalam
memenuhi tanggung-jawab jabatan.
Contoh : Membuat tanda terima atas dokumen / barang dari pejabat yang menerima.
Tool & Equipment Used, menjabarkan alat dan perlengkapan yang digunakan jabatan
dalam pekerjaan sehari-hari.
Contoh : Sepeda motor, sepeda.
Job Context, menjabarkan lingkungan dan kondisi fisik yang dituntut oleh pekerjaan
yang diemban oleh pejabat.
Contoh : Di luar ruang / di jalan.
M e n yus un U ra ian Ja
Work Performance, menjabarkan standar minimum yang dituntut dari
pekerjaan sehingga dapat
memberikan gambaran batasan tercapainya keberhasilan pejabat dalam melaksanakan pekerjaan.
Contoh : Dokumen / barang diterima oleh
pejabat yang dituju tanpa
kerusakan dan tepat waktu.
Compensation Information, informasi
yang berisi tingkatan pengupahan terhadap jabatan.
Contoh : Level A12
Job Competencies, biasa disebut Job
Specification, berisi kompetensi yang diperlukan oleh pejabat atau calon pejabat untuk dapat menduduki posisi tersebut. Kompetensi bisa berupa Knowledge, Skill, Abilities / Attitudes.
Contoh : Pendidikan SLTP, dapat
mengendarai kendaraan roda dua dan memiliki SIM C, memahami alamat di seputar Jakarta.
M e n yus un U ra ian Ja b a ta
1. Komitmen dari Direksi dan Organisasi.
2. Dilakukan oleh Tim Independen (Internal / Eksternal).
3. Semua orang berpartisipasi.
4. Harus mendapatkan informasi yang lengkap tentang semua jabatan.
M
e
la
ks
ana
A
n
a
lisa
J
a
Langkah 1: Identifikasi pekerjaan yang dilakukan
1. Data sebelumnya.
2. Wawancara dengan Ahlinya (Individual / kelompok).
3. Observasi
4. Role Play
Langkah 2: Susun Kalimat Tugas
1. Satu kata kerja satu obyek
2. Bahasa sederhana
3. Sebutkan peralatan kerja
4. Bukan Kompetensi / Aturan
5. Masuk akal
M
e
la
ks
ana
ka
n
A
n
a
lisa
J
a
b
at
a
n
Langkah 3: Menilai Kalimat Tugas
Nilai berdasarkan Frekuensi dan Tingkat Kepentingan
Frekuensi :
0 Tugas tidak pernah dilakukan 1 Tugas jarang dilakukan
2 Tugas kadang-kadang dilakukan 3 Tugas sering dilakukan
Tingkat Kepentingan :
0 Tidak Penting. Tidak ada akibat buruk bila tugas tidak dikerjakan. 1 Penting. Kinerja jabatan akan terpengaruh bila tugas tidak dikerjakan. 2 Sangat Penting. Kinerja pekerjaan akan buruk bila tugas tidak dikerjakan.
P E N I L A I
Nomor A L I B U D I Rata-rata Gabungan
Tugas F + TK = RG F + TK = RG F + TK = RG 1 2 0 2 3 0 3 2.5 0 2.5 2 2 2 4 3 2 5 2.5 2 4.5 3 3 2 5 2 2 4 2.5 2 4.5 4 0 1 1 0 2 2 0 1.5 1.5 5 1 0 1 1 0 1 1 0 1
M
e
la
ks
ana
A
n
a
lisa
J
a
Langkah 4: Tetapkan KSAO Utama
Dilakukan setelah menetapkan daftar tugas yang esensial dari setiap jabatan.
Knowledge
Skill
Ability
Other Characteristics
M
e
la
ks
ana
ka
n
A
n
a
lisa
J
a
b
at
a
n
Langkah 5: Memilih Pengujian untuk Menentukan KSAO
Setelah KSAO telah teridentifikasi, maka dapat ditentukan metode yang tepat
untuk mengukur KSAO tersebut.
Wawancara / portfolio / tes kemampuan dasar / tes kepribadian / referensi /
biodata / assessment center.
• Kemampuan mengetik Tes Mengetik
• Kemampuan berbahasa Inggris Wawancara, Tes tertulis
• Pengetahuan Dasar Teknik Tes dasar teknik
• Kemampuan bekerja dalam kondisi stressfull Tes Kraepelin
E
va
lu
a
si
J
a
jabatan. Berapa upah yang pantas diberikan kepada jabatan tertentu berdasarkan semua informasi yang diperoleh dari Analisa Jabatan, seperti besar tangung jawab, besarnya aktifitas jabatan, kompleksitas hubungan dalam jabatan, tingkat kompetensi yang dituntut jabatan dan lain-lain.
Evaluasi Jabatan adalah suatu proses analisa untuk menentukan nilai jabatan (Wadswoth, 2007).
Kesetaraan Upah : memberikan upah yang sesuai dengan pekerjaan yang dilakukan.
Harus ditetapkan nilai upah untuk masing-masing jabatan, dan agar setara secara internal, maka harus dilakukan pembandingan
antar jabatan yang ada di dalam organisasi.
1. Menentukan Kesetaraan Upah Internal
a. Tentukan Faktor Jabatan yang Memiliki Nilai
b. Tentukan Peringkat untuk Setiap Faktor
c. Tentukan Nilai untuk Setiap Peringkat / Faktor
Faktor Peringkat Nilai
Tingkat Tanggung Jawab Tuntutan Fisik
Tuntutan Mental / Emosional
Tuntutan Pendidikan SLTA – D2 40
D3 80 S1 120 S2 160 S3 200 Tuntutan Pengalaman Kondisi Lingkungan
E
va
lu
a
si
J
a
b
at
a
n
2. Menentukan Kesetaraan Upah Eksternal
Untuk menentukan posisi daya saing organisasi dibandingkan pasar dalam proses rekrutmen, perlu dilakukan salary survey.
Salary Survey dapat dilakukan oleh organisasi sendiri atau oleh lembaga independen.
Dengan berbagi informasi pengupahan yang berlaku, organisasi dapat menilai posisi / kemampuannya / daya saing dibandingkan dengan organisasi lain.
-o-3. Kesetaraan Jenis Kelamin dan Rasial
Kadang muncul issue adanya perbedaan pengupahan yang dilakukan berdasarkan jenis kelamin atau ras / suku.
Uraian Jabatan
dan
Spesifikasi Jabatan
Persyaratan
Seleksi dan
Rekrutmen
Penilaian Kerja
Pelatihan dan
Pengembangan
Pengupahan
The knowledge, skills and experience required for standard acceptable job performance.
1. DEPT AND RANGE OF TECHNICAL KNOW HOW A – Primary, B – Elementary Vocational, C – Vocational, D – Advance Vocational, E – Basic Professional, F – Seasoned Professional, G – Professional Mastery, H – Unique Authority
2. BREADTH OF MANAGEMENT KNOW HOW N – Task,
I – Supervisory, II – Managerial,
III – Diverse Managerial, IV – Total.
3. HUMAN RELATION SKILL 1 – Basic, 2 – Important, 3 – Critical.
HAY METHODOLOGY
Job Factors :
1. Know How
2. Problem Solving
3. Accountability
Contoh : E I 2
175
200
230
J
O
B
E
V
A
LU
A
TI
ON
H A Y M E T H ODOL OGjob – expressed as the utilization of Know How. 1. THINKING ENVIRONMENT A – Strict Routine, B – Routine, C – Semi-Routine, D – Standardised, E – Clearly Defined, F – Broadly Defined, G – Generally Defined, H – Abstractly Defined. 2. THINKING CHALLENGE 1 – Repetitive, 2 – Patterned, 3 – Variable, 4 – Adaptive, 5 – Uncharted.
Contoh : E 3
33%
38%
dikalikan nilai Know How
J
O
B
E
V
A
LU
A
H A Y M E T H ODOLJob Factors :
1. Know How
2. Problem Solving
3. Accountability
The scope given to the job holder to direct resources of all kinds and to influence or determine the course of events and the answerability for the consequences of decisions and actions.
1. FREEDOM TO ACT A – Prescribed, B – Controlled, C – Standardised, D – Regulated, E – Directed, F – Generally Directed, G – Guided.
2. IMPACT AND MAGNITUDE
• INDETERMINATE A – Nominal, B – Moderate, C – Major, D – Critical. • MAGNITUDE 1 – Very Small, 2 – Small, 3 – Medium, 4 – Large, 5 – Very Large.
Contoh : D 2 C
66
76
87
J
O
B
E
V
A
LU
A
TI
ON
H A Y M E T H ODOL OGHAY METHODOLOGY
Job Factors :
1. Know How
2. Problem Solving
3. Accountability
Nilai Jabatan : 200 + (33% x 200) + 87 : 200 + 66 + 87 :353
Range Nilai : 49 - 7216J
O
B
E
V
A
LU
A
C R G -IP EJob Factors:
1. Size of Responsibility
2. Scope of Responsibility
3. Job Complexity
1. IMPACT ON ORGANISATION (5 – 468)The influence the position has on total organization or function or area of a given size.
• Degree of Impact (1 – 15)
• Size of Company (1 – 20)
2. SUPERVISION (10 – 105)
The total number and the type s of employees for which the position holder is responsible.
• Number of Subordinate (1 – 9)
3. AREA OF RESPONSIBILITY (10 – 190)
• Independence (1 – 7)
The degree of independence required to make decisions and influence own and subordinates’ work.
• Diversity (1 – 10)
The diversity and range of activities required for the position.
• Business Understanding (1 – 5)
The degree of knowledge required regarding the company / the market.
4. INTERACTION (10 – 90)
Negotiation / persuasion skills required for other contacts than those with supervisor and subordinates.
• Interaction Ability (Normal, Important, Maximum)
• Contact Frequency (Occasional, Frequent, Continuous)
• Organization Frame (Internal, External)
C R G
INTERNATIONAL POSITION EVALUATION
Job Factors:
1. Size of Responsibility
2. Scope of Responsibility
3. Job Complexity
J
O
B
E
V
A
LU
A
TI
ON
C R G -IP EJ
O
B
E
V
A
LU
A
C R G -IP E 5. QUALIFICATION (15 – 180)The education and relevant experience normally required for the position.
• Degree of Education (Mandatory, Higher Secondary, Specialized,
University, Advance University)
• Experience (1 – 8) (0 – 16 years and more)
6. PROBLEM SOLVING (10 – 130)
Analytical and creative abilities required for problem solving and developments.
Complexity of operational and administrative problems.
• Innovative (1 – 7)
• Operation / Administrative (1 – 7)
7. ENVIRONMENT CONDITION (10 – 30)
Environmental constraints and risks involved in performing the job.
• Environment (1 – 2) • Risk (1 – 2)
Job Factors:
1. Size of Responsibility
2. Scope of Responsibility
3. Job Complexity
Range Nilai : 65 - 1153J
O
B
E
V
A
LU
A
TI
ON
B I / P E R SF1 and F2 : EDUCATION and EXPERIENCE (1 – 5 and 1 – 6)
Faktor ini mempertimbangkan tingkat pendidikan dan lamanya pengalaman kerja yang dibutuhkan untuk dapat memenuhi persyaratan jabatan.
Berupa matriks dari pendidikan dan pengalaman.
F3 : SCOPE OF ACTIVITIES (1 – 9)
Faktor ini dipengaruhi jumlah aktifitas yang serupa dan berbeda yang menjadi tanggung jawab pejabat dan pengetahuan pada aktifitas dari unit lain.
F4 : INTERPERONAL SKILLS (1 – 9)
Faktor ini mempertimbangkan kebutuhan jabatan akan hubungan kerja, negosiasi dan mendapatkan kerjasama dari pihak lain.
Berupa matriks dari keterampilan negosiasi dengan frekuensi hubungan.
F5 : KIND OF PROBLEM (1 – 7)
Faktor ini mengukur kemampuan analisa dan daya kreatif dari jabatan dalam mengembangkan metode dan teknik dalam pekerjaan, penyelesaian masalah administratif yang rumit.
BI / PERS
J
O
B
E
V
A
LU
A
B I / P E R S F6 : INSTRUCTION RECEIVED (1 – 6)Faktor ini mengukur kebebasan jabatan dalam pengambilan keputusan.
F7 : INFLUENCE ON RESULTS (1 – 14)
Faktor ini mengukur tingkat pengaruh dari jabatan terhadap unit kerjanya dalam jangka pendek dan jangka panjang.
F8 : SIZE OF THE UNIT (1 – 13)
Faktor ini mempertimbangkan besarnya perusahaan / unit kerja (nilai perusahaan dalam mata uang).
F7 dan F8 merupakan matriks.
F9 : PERSONNEL SUPERVISED (1 – 7)
Faktor ini mempertimbangkan jumlah karyawan yang menjadi bawahan jabatan.
F10 : SUBORDINATION LEVEL (1 – 5)
Faktor ini mempertimbangkan jumlah tingkat / level dari bawahan berdasarkan struktur organisasi.
