Setiap organisasi yang beraktivitas pasti akan menghasilkan arsip. Keberadaan arsip dalam organisasi menjadi faktor penting bagi pelaksanaan tugas pokok dan fungsi organisasi. Pelaksanaan tugas pokok dan fungsi organisasi akan memerlukan data dan informasi sebagai sarana penunjang. Ketersediaan informasi sebagai penunjang kegiatan organisasi yang akurat dapat diperoleh melalui arsip. Arsip adalah hasil kegiatan yang dilakukan organisasi dari awal terbentuknya organisasi sampai organisasi tersebut dapat melayankan informasi kepada pengguna arsip. Arsip merupakan bukti kegiatan, pusat ingatan setiap harinya, pedoman dalam pengambilan keputusan dan kebijakan yang harus diambil dengan mempertimbangkan bukti yang ada, bahan pertanggungjawaban dan identitas suatu organisasi. Setiap organisasi memiliki arsip dengan berbagai macam bentuk dan media. Menurut Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009, arsip adalah:
Rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan
bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.1
Berdasarkan fungsinya, arsip dibedakan menjadi dua yaitu arsip dinamis dan arsip statis. Arsip dinamis adalah dokumen yang masih
1Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan Bab I
digunakan untuk perencanaan, pengambilan keputusan, pengawasan, dan
keperluan lain.2 Arsip dinamis terdiri dari arsip aktif dan arsip inaktif. Arsip
aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus menerus sedangkan arsip inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya
telah menurun.3
Keberhasilan dan kelancaran mencapai tujuan suatu organisasi dapat dilihat dari pengelolaan arsipnya. Pengelolaan arsip memerlukan manajemen yang baik. Apabila suatu organisasi tidak memiliki manajemen pengelolaan arsip yang baik, maka akan menjadi penghambat berlangsungnya kegiatan organisasi. Manajemen yang baik dalam pengelolaan arsip dapat dilakukan dengan cepat, tepat, dan biaya rendah. Manajemen kearsipan merupakan pelaksana dari seluruh daur hidup arsip. Daur hidup arsip terdiri dari tahap penciptaan, tahap penggunaan dan pemeliharaan, dan tahap penyusutan arsip.
Tahap penciptaan arsip adalah tahapan dimana arsip mulai tercipta sebagai akibat dari kegiatan yang dilakukan oleh suatu organisasi dalam pelaksanaan fungsinya. Arsip yang tercipta mengandung berbagai macam informasi dan data yang dibutuhkan oleh pengguna arsip. Data dan informasi merupakan cerminan dari tindakan yang dilakukan oleh suatu organisasi. Hal
2
Sulistyo Basuki, Manajemen Arsip Dinamis: Pengantar Memahami
dan Mengelola Informasi dan Dokumen (Jakarta: PT Gramedia Pustaka Utama,
2003), hlm. 14. 3
Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan Bab I Ketentuan Umum pasal 1 ayat 5 dan 6.
ini menunjukkan bahwa arsip merupakan rekaman tindakan yang dilakukan organisasi.
Tahap penggunaan dan pemeliharaan arsip adalah tahapan dimana arsip mulai digunakan dalam berbagai keperluan khususnya didalam organisasi sebagai pelaksana administrasi. Pada tahapan penggunaan dan pemeliharaan ini terdapat data dan informasi sebagai bahan pengambilan suatu keputusan, penetapan kebijakan, perencanaan, pengawasan dan kepentingan lain. Oleh karena itu, arsip perlu dikelola dengan baik dan benar agar dapat digunakan serta perlu terorganisir secara logis dan sistematis dalam penemuan kembali
bisa cepat, tepat dan lengkap.4 Pengelolaan arsip dilakukan dengan cara
pemeliharaan fisik arsip dan pemeliharaan informasinya. Pemeliharaan fisik arsip dilakukan untuk mencegah kerusakan pada fisiknya dari berbagai faktor perusak, seperti faktor kimiawi, biologis, dan lainnya. Adapun pemeliharaan informasinya dilakukan dengan cara mencegah dari terjadinya kebocoran informasi yang mengakibatkan kerugian bagi organisasi pencipta.
Tahap penyusutan arsip merupakan langkah dalam pengurangan volume arsip untuk menunjang keberhasilan keselamatan kekayaan organisasi. Penyusutan arsip adalah pengurangan jumalah arsip dengan cara pemindahan,
pemusnahan, dan penyerahan arsip sesuai dengan aturan yang berlaku.5
4
Boedi Martono, Sistem Kearsipan Praktis Penyusutan dan
Pemeliharaan Arsip (Jakarta: Pustaka Sinar Harapan, 1990), hlm. 12.
5
Boedi Martono, Penyusutan dan Pengamanan Arsip Vital dalam
Pemindahan arsip merupakan proses dimana arsip yang dipindahkan dari unit pengolah ke unit kearsipan. Pemindahan dilakukan bertujuan untuk mengurangi jumlah arsip yang disimpan di unit pengolah. Pemindahan arsip terdiri dari dua macam cara, yaitu pemindahan arsip secara berkala dan pemindahan arsip secara berulang. Pemindahan arsip secara berkala adalahh pemindahan arsip yang dilakukan dengan mensyaratkan pada selang waktu
tertentu.6 Pemindahan arsip secara berulang-ulang adalah pemindahan arsip
yang dilakukan secara berulang-ulang dengan waktu yang tidak ditentukan.7
Pemusnahan merupakan kegiatan memusnahkan arsip yang telah habis masa retensinya sesuai dengan ketentuan yang berlaku dan berpedoman pada jadwal retensi arsip. Pada proses pemusnahan arsip harus diketahui oleh pejabat yang berwenang dan adanya berita acara pemusnahan. Berita acara tersebut sebagai bukti pertanggungjawaban telah dilakukannya pemusnahan arsip. Pemusnahan arsip merupakan salah satu upaya untuk menjaga keamanan informasi arsip dari pihak yang tidak bertanggungjawab. Arsip yang memiliki nilai guna yang akan disimpan atau berketerangan permanen dan diserahkan ke lembaga kearsipan.
Penyerahan arsip dilakukan oleh lembaga pencipta arsip kepada lembaga kearsipan. Penyerahan arsip kepada lembaga kearsipan merupakan penyerahan arsip yang memiliki retensi permanen. Penyerahan arsip dilakukan dengan melalui tahap penilaian arsip yang disertai berita acara penyerahan
6
Ig. Wursanto, Kearsipan 2 (Yogyakarta: Kanisius, 1991), hlm. 228. 7
arsip. Berita acara penyerahan arsip sebagai bukti otentik terhadap dilakukannya penyerahan arsip ke lembaga kearsipan.
Penyusutan arsip dilakukan untuk menyelamatkan organisasi dari kelumpuhan administrasi dimana arsip yang masih bernilai guna dapat terselamatkan. Apabila dalam menentukan nasib akhir terjadi kesalahan maka akan merugikan organisasi baik secara material maupun non material. Tahapan dalam menentukan ketepatan dalam penyusutan arsip adalah penilaian arsip.
Penilaian arsip merupakan kegiatan identifikasi informasi yang terdapat pada arsip untuk menentukan nilai guna dan masa simpan arsip bagi kepentingan operasional organisasi pencipta dan kepentingan masyarakat luas. Penilaian arsip harus memperhatikan faktor biaya untuk pemeliharaannya yaitu perbadingan antara nilai pentingnya informasi yang terkandung dalam
arsip dengan biaya yang dikeluarkan untuk pemeliharaannya.8 Nilai guna arsip
terdiri dari nilai guna primer dan nilai guna sekunder. Nilai guna primer terdiri dari nilai guna administratif, nilai guna hukum, nilai guna keuangan, serta nilai guna ilmiah dan teknologi. Nilai guna sekunder terdiri dari nilai guna kebuktian, dan nilai guna informasional. Nilai guna dalam tahap penilaian arsip diarahkan pada kepentingan organisasi yang bertujuan untuk mempermudah organisasi dalam menjalankan tugas dan fungsinya.
8
Boedi Martono, Sistem Kearsipan Praktis Penyusutan dan
Kegiatan praktik kerja lapangan sebagai bahan penulisan Tugas Akhir dilakukan di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Sleman tertuju terhadap penyusutan arsip, yaitu pemindahan arsip, pemusnahan arsip dan penyerahan arsip. Arsip yang berada di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Sleman berasal dari internal Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Sleman dan SKPD yang berada di Kabupaten Sleman. Arsip-arsip tersebut semakin bertambah dan frekuensi penggunaannya semakin menurun. Oleh karena itu, untuk menghindari terjadinya pemborosan dalam rangka peningkatan layanan kearsiapan yang baik harus dilakukannya penyusutan arsip demi terwujudnya efisiensi dan efektifitas di dalam organisasi. Penyusutan arsip tertera dalam Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan yang pelaksanaannya ditetapkan dengan Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012. Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan mewajibkan pencipta arsip untuk melaksanakan penyusutan arsip. Selain Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 dan Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 ada Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 25 Tahun 2012 tentang Pedoman Pemusnahan Arsip. Tidak semua arsip dapat dimusnahkan serta dalam penyeleksian arsip mengalami kesalahan maka akan berakibat fatal, yaitu hilangnya bahan dan informasi arsip. Apabila tidak melakukan pemusnahan arsip akan berakibat mengalami kerugian, seperti pemborosan sumber daya kearsipan berupa biaya
pengelolaan, sarana dan prasarana penyimpanan arsip, dan sumber daya manusia yang mengelolanya.
Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Sleman merupakan
instansi pemerintah yang mempunyai tugas untuk melaksanakan
penyelenggaraan kearsipan pemerintah daerah di bidang kearsipan. Pelaksanaannya Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Sleman sudah tiga kali melakukan penyusutan arsip dalam artian melakukan pemusnahan yang berada di Kabupaten Sleman. Arsip yang diserahkan dari SKPD, OPD dan LKD ke Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Sleman semakin banyak. Keterbatasan sarana dan prasarana di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Sleman menjadi salah satu faktor harus dilakukannya penyusutan arsip terutama pada pemusnahan arsipnya.
Berdasarkan latar belakang diatas dapat dirumuskan beberapa masalah, yaitu sebagai berikut:
1. Bagaimana kondisi arsip di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Sleman?
2. Bagaimana proses dan prosedur penyusutan arsip di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Sleman?
3. Apa kendala yang ditemukan dalam proses penyusutan arsip di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Sleman?
B. Keaslian Tugas Akhir
Penulisan dalam tugas akhir yang diajukan penulis mengangkat judul Penyusutan Arsip di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Sleman karena tepat dengan kondisi arsip yang akan dimusnahkan oleh Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Sleman. Judul ini belum banyak yang mengambil dalam lingkup Program Studi Kearsipan. Selain itu, mahasiswa di tahun sebelumnya sudah pernah melakukan praktik kerja lapangan di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Sleman dengan tema dan judul yang berbeda dengan penulis teliti. Oleh karena itu, penulis mengambil tema dan judul yang berbeda dengan harapan dapat memberikan sesuatu yang berbeda dan layak untuk dijadikan sebagai pembelajaran bagi pembaca penelitian.
Tema tentang penyusutan arsip secara umum sudah pernah diangkat pada penulisan-penulisan Tugas Akhir program studi D-III Kearsipan Sekolah Vokasi Universitas Gadjah Mada sebelumnya namun instansi yang digunakan
berbeda.9 Dari penelitian Tugas Akhir diatas banyak yang berbeda dengan
yang akan ditulis oleh penulis karena tugas akhir tersebut kurang fokus pembahasannya mengenai penyusutan arsip. Penulisan tugas akhir sebelumnya membahas tentang penyusutan dilingkup unit kearsipan di instansi.
9
Dewi Gunandarini, “Penyusutan Arsip di Sekretariat Daerah Daerah Istimewa Yogyakarta”, LTA D-III Kearsipan, SV, UGM, 2014; Ivon Purnama Ahmar, “Penyusutan Arsip Dinamis di Kantor Kecamatan Seyegan Kabupaten Sleman”, LTA D-III Kearsipan, SV, UGM, 2015; Rina Rantiasih “Penyusutan Arsip PT (Persero) Angkasa Pura I Bandar Udara Adisutjipto Yogyakarta”, LTA D-III Kearsipan, SV, UGM, 2014.
Tema yang diangkat oleh Dewi Gunandarini dengan judul Penyusutan Arsip di Sekretariat Daerah Daerah Istimewa Yogyakarta kajiannya lebih terfokus terhadap pemusnahan arsipnya di biro administrasi pembangunan Sekretariat Daerah Daerah Istimewa Yogyakarta. Tema kedua yang diangkat oleh Rina Rantiasih yang bertempat di PT (Persero) Angkasa Pura I Bandar Udara Adisutjipto Yogyakarta kajiannya terfokus terhadap kebijakan pengelolaan arsip di PT (Persero) Angkasa Pura I Bandar Udara Adisutjipto Yogyakarta. Selanjutnya tema yang diangkat oleh Ivon Purnama Ahmar yang mengambil tempat PKL di Kantor Kecamatan Seyegan Kabupaten Sleman terfokus pada semua tahapan dalam penyusutan arsip.
Penulisan beberapa tugas akhir diatas berbeda dengan penelitian penulis yaitu membahas penyusutan arsip di lembaga kearsipan daerah Kabupaten Sleman. Penyusutan arsip tersebut terdiri dari tiga tahapan, yaitu pemindahan arsip, pemusnahan arsip dan penyerahan arsip. Penyusutan arsip dijelaskan sesuai dengan yang ada pada Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Sleman.
C. Tujuan dan Manfaat
Tujuan yang ingin dicapai oleh penulis dalam penulisan Tugas Akhir adalah sebagai berikut:
1. Mengetahui kondisi arsip di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Sleman.
2. Mengetahui proses dan prosedur penyusutan arsip di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Sleman.
3. Mengetahui kendala yang menghambat dalam penyusutan arsip di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Sleman.
4. Melatih kemampuan dan keterampilan sebelum memasuki dunia kerja. 5. Menerapkan dari teori dan praktik yang diberikan selama perkuliahan.
Adapun manfaat dari praktik kerja lapangan sebagai bahan penulisan tugas akhir yang dilakukan oleh penulis adalah:
1. Manfaat Praktis
a. Penulis diharapkan dapat dan mampu untuk melaksanakan proses penyusutan arsip secara baik dan benar.
b. Penulis dapat meningkatkan kesadaran bahwa penyusutan arsip penting dilakukan dalam organisasi agar tidak merugikan organisasi tersebut.
c. Penulis dapat memberikan solusi dari masalah yang dialami oleh Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Sleman tentang kearsipan terutama pada penyusutan arsip yang dapat merugikan organisasi. d. Penulis dapat dan mampu dalam menerapkan prosedur kerja yang
berlaku serta dapat memperoleh data dan informasi guna menyelesaikan penulisan Tugas Akhir di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Sleman.
e. Diharapkan bahwa arsip di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Sleman selalu terjaga keutuhannya agar nantinya dapat
dipergunakan sebaik-baiknya dan dapat dilayankan kepada masyarakat dengan baik.
2. Manfaat Akademis
a. Tugas Akhir ini sebagai bahan referensi bagi Program Studi Kearsipan dengan tema Penyusutan Arsip.
b. Sebagai sumber literatur dan acuan dalam pengembangan ilmu kearsipan secara meluas.
D. Sistematika Penulisan
Tugas Akhir ini terdiri dari 4 (empat) bab yang tergabung dalam sebuah judul Penyusutan Arsip di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Sleman. Setiap bab menjelaskan hal yang berbeda tetapi masih dalam satu tema.
Bab pertama merupakan pendahuluan yang terdiri dari latar belakang dan permasalahan, keaslian tugas akhir, tujuan dan manfaat, dan sistematika penulisan tugas akhir. Bagian pertama pada latar belakang dan permasalahan menjelaskan alasan penulis memilih tema mengenai Penyusutan Arsip di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Sleman. Selain itu, didalam latar belakang dan permasalahan terdapat alasan mengapa penulis memilih Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Sleman sebagai instansi tempat praktik kerja lapangan dimana Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Sleman mamiliki bahan sesuai dengan tema tugas akhir yang penulis pilih untuk dilakukan. Bagian kedua pada keaslian tugas akhir dimana pada poin ini
membahas tentang perbedaan dari tugas akhir yang akan dibuat oleh penulis dengan tugas akhir yang sudah pernah dibuat oleh mahasiswa kearsipan sebelumnya. Bagian ketiga membahas tentang tujuan dan manfaat tugas akhir untuk mengetahui proses dan prosedur penyusutan arsip, dan kendala yang dihadapi. Bagian keempat yaitu sistematika penulisan yang merupakan inti dari keseluruhan bab dalam penulisan tugas akhir.
Bab kedua berisi tentang tinjauan pustaka dan metode pengumpulan data. Bagian pertama yakni tinjauan pustaka yang menjelaskan mengenai pengertian arsip dan pengertian penyusutan arsip berdasarkan teori yang terdapat dalam beberapa sumber bahan pustaka berupa informasi cetak maupun digital. Bagian kedua membahas tentang metode pengumpulan data. Metode pengumpulan data merupakan penjelasan bagaimana penulis memperoleh data sebagai bahan penulisan tugas akhir menggunakan tiga metode, yaitu studi pustaka, observasi-partisipasi, dan wawancara.
Bab ketiga merupakan pembahasan dari penulisan tugas akhir. Bab ini berisi tentang gambaran umum organisasi, pengelolaan arsip di instansi, dan penyusutan arsip yang merupakan substansi dari tema yang penulis angkat. Gambaran umum organisasi meliputi profil Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Sleman, visi dan misi, struktur dan tugas pokok dan fungsi Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Sleman serta pengorganisasian arsip yang terdapat di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Sleman. Pengelolaan arsip di instansi meliputi jenis, volume dan kondisi arsip, sistem pengelolaan arsip yang ada di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten
Sleman serta penyusutan arsip di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Sleman. Penyusutan arsip di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Sleman meliputi pemindahan arsip, pemusnahan arsip, dan penyerahan arsip. Pada penyusutan arsip di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Sleman lebih banyak pada penjelasan proses pemusnahan arsip.
Bab empat merupakan penutup yang berisi kesimpulan dan saran dari penulis terkait dengan kegiatan yang dilakukan. Kesimpulan adalah jawaban dari rumusan masalah pada tugas akhir ini dimana terkait proses penyusutan arsip yang dilakukan. Saran merupakan solusi dan masukan dari penulis terhadap permasalahan yang ada dalam penyusutan arsip di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Sleman agar kedepannya bisa terlaksana lebih baik lagi.
