Perancangan Struktur Organisasi 7 Oktober 2017

(1)

Perancangan

Struktur

Organisasi

Bahan Mata Kuliah Manajemen SDM

Mahasiswa S1 Kelas Karyawan, Universitas Darma Persada 7 Oktober 2017

(2)

Defnisi Struktur

Organisasi

Struktur Organisasi:

• Pengaturan formal atas pekerjaan/jabatan dalam suatu organisasi.

Perancanaan Organisasi (Organizational Design):

Suatu proses yang melibatkan keputusan tentang 6 elemen kunci:

• Spesialisasi pekerjaan (Work specialization) • Departementalisasi (Departmentalization) • Rantai komando (Chain of command)

• Rentang pengendalian (Span of control)

• Sentralisasi dan desentralisasi (Centralization and decentralization)

• Formalisasi (Formalization)

(3)

Tujuan pengorganisasian

• Membagi pekerjaan untuk dikerjakan atas jabatan dan departemen yang spesifk

• Memberikan tugas dan tanggung jawab terkait dengan jabatan

individu

• Mengkoordinasikan tugas-tugas organisasi yang beragam

• Mengklaster jabatan-jabatan menjadi Unit

• Membangun hubungan antara individu, kelompok, dan

deparmenten

• Membangun garis otoritas formal

(4)

Spesialisasi pekerjaan

(

Work specialization

)

• Tingkat dimana suatu tugas

dalam organisasi dibagi menjadi pekerjaan yang terpisah dengan setiap tahapan diselesaikan oleh orang yang berbeda.

• _{Spesialisasi pekerjaan yang}

berlebihan dapat

mengakibatkan kebosanan, kelelahan, stres, kualitas yang rendah, absensi yang meningkat, dan tingkat

(5)

Departementalisasi

(

Departmentalization

)

Departemantalisasi berdasarkan tipe: • Fungsional

• Pekerjaan dikelompokkan berdasarkan fungsi yang dipertunjukkan

• Produk

• Pekerjaan dikelompokkan berdasarkan jalur produk

• Geograpikal

• Pekerjaan dikelompokkan berdasarkan teritorial atau geografs

• Process

• Pekerjaan dikelompokkan berdasarkan produk atau aliran pelanggan

• Pelanggan

(6)

Departemantalisasi

Fungsional

Plant Manager

Production

Manager ManagerPPIC Engineering Manager ManagerHRD Warehouse Manager Secretary

Keuntungan:

• Efsien karena menaruh orang dengan spesialisasi,

ketrampilan, pengetahuan, dan orientasi yang sama dalam satu kelompok

• Koordinasi area fungsional menjadi lebih baik • Spesialisasi lebih dalam

Kerugian:

• Komuniasi yang kurang antar area fungsional

(7)

Departementalisasi

Geografs

Sales Director

GM Regional Sales Sumatra

GM Regional Sales Jabodetabek

GM Regional Sales Jabar &

Jateng

GM Regional Sales Kalimantan &

Sulawesi

GM Regional Sales Jatim &

East Area Secretary

Keuntungan:

• Lebih efektif dan efsien dalam menangani isu-isu regional spesifk yang muncul

• Melayani kebutuhan unik di pasar geografsnya secara lebih baik

Kerugian:

• Duplikasi fungsi-fungsi

(8)

Departementalisasi

Produk

Director

GM Instant

Noodle GM Snack Foods GM Baby Foods SeasoningGM

GM Foods & Beverage

Keuntungan:

+ Mempersilakan spesialisasi pada produk dan layanan tertentu

+ Manajer dapat menjadi ahi di industri terkait + Lebih dekat ke pelanggan

Kerugian:

• Duplikasi fungsi-fungsi

(9)

Departementalisasi Proses

Plant Superintende

nt

Planning

Manager Preparing Manager Assembling Manager

Lacquering & Sanding Manager

Finishing Manager

Keuntungan:

+ Lebih efsien dalam hal aliran proses

Kerugian:

(10)

Departementalisasi

Manager Local MT Manager ManagerExport

Keuntungan:

+ Kebutuhan dan problemn pelanggan dapat dipenuhi lebih efektif

Kerugian:

• Duplikasi fungsi

(11)

Rantai komando (

Chain of

command

)

(12)

Rantai komando (

Chain of

command

)

• Otoritas (Authority)

• _{Hak yang melekat dalam posisi}

manajerial untuk memberi tahu orang apa yang harus dilakukan dan

mengharapkan mereka melakukannya.

• Tanggung jawab (Responsibility)

• _{Kewajiban atau ekspektasi untuk}

berkinerja.

• Kesatuan komando (Unity of Command)

• _{Konsep dimana satu orang harus}

(13)

Rentang pengendalian

(

Span of control

)

• Jumlah karyawan yang dapat disupervisi secara efektif dan efsien oleh seorang manajer.

• Lebar rentang dipengaruhi oleh :

• Ketrampilan dan kemampuan manajer

• Karakteristik karyawan

• Karakteristik pekerjaan yang sedang dilakukan

• Kesamaan tugas/pekerjaan

• Kompleksitas tugas/pekerjaan

• Kedekatan fsik bawahan

(14)

Mengkontraskan Rentang

Anggota di setiap level

Le

- _{Karyawan: 4,096}

- _{Manajer (Level 1-6): 1,365}

Rentang 8:

- _{Karyawan: 4,096}

(15)

Sentralisasi dan desentralisasi

(

Centralization and

Decentralization

)

• Sentralisasi

• Tingkat dimana pengambilan keputusan

dikonsentrasikan pada satu titik dalam organisasi.

• Suatu organisasi dimana manajer puncak membuat semua keputusan dan level di bawahnya tinggal melaksanakan saja.

• Desentralisasi

• Organisasi dimana pengambilan keputusan ditekan ke bawah ke manajer- manajer yang paling dekat dengan aksi.

• Pemberdayaan Karyawan

(16)

Faktor-faktor yang mempengaruhi

besaran sentralisasi

Lebih ke sentralisasi, apabila:

• Lingkungan stabil.

• Manajer level bawah tidak cakap atau kurang berpengalaman dalam pengambilan keputusan.

• Manajer level bawah tidak ingin memiliki suara dalam keputusan.

• Keputusan-keputusan sedikit secara relatif.

• Organisasi menghadapi suatu krisis atau resiko gagalnya perusahaan.

• Perusahaan sangat besar.

• Implementasi strategi perusahaan yang efektif

(17)

Faktor-faktor yang mempengaruhi

besaran sentralisasi

Lebih ke desentralisasi, apabila:

• Lingkungan kompleks dan tidak pasti.

• Manajer level bawah cakap dan atau berpengalaman dalam pengambilan keputusan.

• Manajer level bawah ingin memiliki suara dalam keputusan.

• Keputusan-keputusan merupakan hal yang signifkan.

• Budaya korporasi terbuka dalam memberikan

kesempatan manajer untuk bersuara atas hal yang terjadi.

• Perusahaan secara geografs tersebar.

(18)

Formalisasi

(

Formalization

)

Tingkat dimana

jabatan/pekerjaan dalam

organisasi terstandarisasi dan perilaku karyawan diatur oleh aturan dan prosedur.

• Jabatan/pekerjaan yang sangat diformalkan

menjadikan diskresi yang minimal atas segala

sesuatu yang dilakukan.

• Formalisasi yang rendah berarti batasan-batasan yang sedikit dalam

bagaimana karyawan menjalankan

(19)

Keputusan Perancangan

Organisasi

Organisasi mekanistik • _{Strukturnya rigid dan}

dikontrol secara ketat

• _{Spesialisasinya tinggi}

• Departementalisasi yang rigid

• Rentang pengendalian yang sempit

• Formalisasi yang tinggi

• _{Jaringan informasi ke bawah}

yang terbatas

• _{Partisipasi dalam keputusan}

yang rendah

Organisasi Organik

• _{Strukturnya sangat feksibel}

dan mudah berdaptasi

• _{Jabatan-jabatannya tidak}

terstandarisasi

• _{Strukturnya berbasis tim}

yang mengalir

• _{Supervisi langsung yang}

minimal

• _{Aturan formal yang minimal} • _{Jaringan komunikasi yang}

terbuka

(20)

Mekanistik versus Organik

Mekanistik

• _{Spesialisasi tinggi}

• Departementalisasi rigid

• _{Rantai komando jelas}

• Rentang kendali yang sempit

• Sentralisasi

• Formalisasi tinggi

Organik

• _{Tim yang}_{cross-functional} • _{Tim yang}_{cross-hierarchical} • _{Aliran informasi bebas}

• _{Rentang kendali lebar} • _{Desentralisasi}

(21)

Faktor kontingensi

Keputusan struktur dipengaruhi oleh:

• Strategi keseluruhan organisasi

• Struktur organisasi mengikuti strategi • Ukuran organisasi

• Perusahaan berubah dari organik ke mekanistik sesuai perkembangn

ukurannya

• Teknologi yang dipergunakan organisasi

• Perusahaan menyesuaikan strukturnya terhadap teknologi yang dipakai

• Tingkat ketidak-pastian lingkungan • Lingkungan yang dinamis

(22)

Faktor kontingensi

Kerangka Strategi:

• Inovasi

• Mengejar keunggulan kompetitif melalui

inovasi yang berarti dan unik lebih menyukai struktur organik.

• Minimisasi biaya

• Berfokus pada pengendalian ketat biaya

memerlukan struktur mekanistik untuk organisasi.

• Imitasi

• Meminimalkan risiko dan

(23)

Faktor kontingensi

Strategi dan Struktur:

• Pencapaian tujuan strategis difasilitasi oleh perubahan struktur organisasi yang mengakomodasi dan

mendukung perubahan.

Ukuran dan Struktur:

• Seiring berkembangnya organisasi, strukturnya

cenderung berubah dari organik menjadi mekanistik dengan

(24)

Faktor kontingensi

Teknologi dan Struktur

• Organisasi mengadaptasikan strukturnya

pada teknologinya.

• Klasifkasi arah atas perusahaan

berdasarkan kompleksitas teknologi yang digunakan:

• Unit produksi dari unit tunggal atau

batch kecil

• Produksi mass dari keluaran batch besar

• Proses produksi dalam keluaran proses

kontinyu

• Teknologi rutin = organisasi mekanistik

(25)

Faktor kontingensi

Struktur dan ketidakpastian lingkungan

• Struktur organisasi mekanistik cenderung menjadi paling efektif pada lingkungan yang stabil dan sederhana.

• Fleksibilitas struktur organisasi organik adalah lebih mudah cocok untuk

lingkungan yang

(26)

Perancangan organisasi

pada umumnya

Rancangan Tradisional

• Struktur sederhana

• Departementaisasi rendah, rentang kendali yang lebar, otoritas tersentralisasi, formalisasi kecil

• Struktur fungsional

• Departementalisasi berdasarkan fungsi

• Operations, fnance, human resources, and product research and development

• Struktur divisional

• Terdiri dari unit bisnis atau divisi terpisah dengan otonomi terbatas di bawah koordinasi dan

(27)

Perancangan organisasi

pada umumnya

Rancangan organisasi kontemporer

• Struktur Tim

• _{Seluruh organisasi terdiri dari kelompok kerja atau}

tim yang dikelola sendiri dari karyawan yang diberdayakan.

• Struktur matriks dan proyek

• _{Spesialis dari departemen fungsional yang berbeda}

ditugaskan untuk mengerjakan proyek yang dipimpin oleh manajer proyek.

• Matriks dan peserta proyek memiliki dua manajer.

(28)

(29)

Perancangan organisasi

pada umumnya

Rancangan organisasi kontemporer

• Organisasi Tanpa Batas

• Desain organisasi yang feksibel dan tidak

terstruktur yang dimaksudkan untuk memecah hambatan eksternal antara organisasi dan

pelanggan dan pemasoknya.

• Menghilangkan batas-batas internal (horisontal) :

• Eliminasi rantai komando

• Memiliki keterbatasan rentang kendali

• Memakai tim yang diberdayakan daripada departemen

• Eliminasi batas-batas eksternal:

(30)

Eliminasi batas-batas

eksternal

• Organisasi virtual

• Sebuah organisasi yang terdiri dari sebagian kecil karyawan penuh waktu dan untuk sementara

mempekerjakan spesialis untuk mengerjakan peluang yang muncul.

• Organisasi Jaringan (Network Organization)

• Sebuah organisasi inti kecil yang mengalih-dayakan fungsi bisnis utamanya (misal manufaktur) untuk memusatkan perhatian pada apa yang terbaik.

• _{Organisasi Modular (}_{Modular Organization}₎

• Organisasi manufaktur yang menggunakan

(31)

Tantangan Perancangan

Organisasi saat ini

• Menjaga seluruh karyawan terkoneksi

• Karyawan yang tersebar secara luas dan terus bergerak

• Membangun organisasi pembelajar

• Mengelola isu-isu struktur global

(32)

Organisasi Pembelajar

(

Learning Organization

)

Suatu organisasi yang telah mengembangkan kapasitas untuk terus belajar, beradaptasi, dan

berubah melalui praktik manajemen pengetahuan oleh karyawan.

• _{Karakteristik organisasi pembelajar:}

• Desain organisasi berbasis tim terbuka yang

memberdayakan karyawan

• _{Berbagi informasi yang luas dan terbuka}

• _{Kepemimpinan yang memberikan visi bersama}

tentang masa depan organisasi, dukungan dan dorongan

• _{Budaya nilai bersama, kepercayaan, keterbukaan,}

(33)

(34)

(35)