i
PEDOMAN MONITORING DAN EVALUASI
PELAKSANAAN AUDIT MUTU INTERNAL
ii
PEDOMAN MONITORING DAN EVALUASI PELAKSANAAN AUDIT MUTU INTERNAL
TIM PENYUSUN
Penanggung Jawab Dr. H. A. Luthfi Hamidi, M.Ag
Ketua Dr. H. Suwito, M.Ag
Anggota
Ahmad Muttaqin, M.Si. Kholil Lur Rochman, S.Ag., M.Pd.I.
Safrudin Aziz, S.IP., M.Pd.I Rofina Dienasari, S.H.I.
Nursalim, M.Pd.I Risqi Dias Kurniawan, S.Kom
Editor
Arif Hidayat, S.Pd., M.Hum
Penerbit
Institut Agama Islam Negeri (IAIN) Purwokerto
Jl. Jend. A. Yani No. 40 A Purwokerto Telp. 0281-635624, Fax. 0281-636553
All Right Reserved
iii
KATA PENGANTAR
Dengan mengucap puji syukur kehadirat Allah SWT, atas rahmatNya yang tiada terbatas kepada kita semua, sehingga tersusunlah Pedoman Monitoring dan Evaluasi Pelaksanaan Audit Mutu Internal Institut Agama Islam Negeri Purwokerto.
Pedoman Monitoring dan Evaluasi Pelaksanaan Audit Mutu Internal Institut Agama Islam Negeri Purwokerto ini bertujuan untuk mendiagnosa permasalahan-permasalahan atau kelemahan yang terjadi selama proses audit mutu internal yang dilakukan di lingkup IAIN Purwokerto sehingga permasalahan atau kelemahan tersebut dapat ditindaklanjuti. Selanjutnya, pedoman ini juga bertujuan untuk memantau proses pelaksanaan AMI sehingga dapat diambil tindakan pengendalian apabila ditemukan ketidaksesuaian atau penyimpangan yang dapat merugikan pihak tertentu, dan menganalisis hasil akhir pelaksanaan AMI sehingga dapat diketahui efektivitas, keberhasilan, dan dampak dari pelaksanaan.
Kepada semua pihak, kami mengucapkan terima kasih atas segala bantuan dan kerjasamanya. Akhirnya kami berharap, semoga buku panduan ini memberikan manfaat bagi semua pihak, khususnya para pemangku kepentingan yang terkait dengan evaluasi tingkat pemahaman tentang visi, misi, dan tujuan IAIN Purwokerto.
iv DAFTAR ISI
HALAMAN JUDUL... i
TIM PENYUSUN ... ii
KATA PENGANTAR ...iii
DAFTAR ISI... iv
SK REKTOR... 1
BAB I KETENTUAN UMUM ... 3
BAB II TUJUAN DAN RUANG LINGKUP ... 5
BAB IIII WAKTU PELAKSANAAN DAN PROSES PELAKSANAAN MONITORING DAN EVALUASI AUDIT MUTU INTERNAL ... 6
BAB IV TIM PELAKSANA ... 8
BAB V PIHAK YANG MELAKUKAN EVALUASI ... 10
BAB VI METODE MONITORING DAN EVALUASI ... 10
BAB VII EVALUASI ... 12
1
KEPUTUSAN REKTOR
INSTITUT AGAMA ISLAM NEGERI PURWOKERTO
NO 880 TAHUN 2015
TENTANG
PEDOMAN MONITORING DAN EVALUASI PELAKSANAAN AUDIT MUTU INTERNAL INSTITUT AGAMA ISLAM NEGERI PURWOKERTO
REKTOR INSTITUT AGAMA ISLAM NEGERI PURWOKERTO
Menimbang: Bahwa dalam rangka mewujudkan mutu pendidikan yang unggul dan melampaui standar pendidikan nasional, maka perlu disusun Peraturan Rektor tentang Pedoman Monitoring dan Evaluasi Pelaksanaan Audit Mutu Internal Institut Agama Islam negeri Purwokerto
Mengingat: 1. Undang-Undang Nomor 43 Tahun 1999 tentang perubahan Atas Undang-Undang Nomor 8 Tahun 1974 tentang Pokok-pokok Kepegawaian;
2. Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2005 tentang Guru dan Dosen;
2
4. Peraturan Kepala Badan Kepegawaian Negara Nomor 1Tahun 2013 Tentang Ketentuan Pelaksanaan Peraturan Pemerintah Nomor 46 Tahun 2011 Tentang Penilaian Prestasi Kerja Pegawai Negeri Sipil;
5. Peraturan Menteri Pendidikan Dan Kebudayaan Republik Indonesia Nomor 92 Tahun 2014 Tentang Petunjuk Teknis Pelaksanaan Penilaian Angka Kredit Jabatan Fungsional Dosen Dan Angka Kreditnya;
6. Peraturan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Nomor 87 Tahun 2014 tentang Akreditasi Program Studi dan Perguruan Tinggi (Berita Negara Republik Indonesia Tahun 2014 Nomor 1290);
7. Peraturan Menteri Agama Nomor 29 Tahun 2016 tentang Pemberian, Penambahan, dan Pengurangan Tunjangan Kinerja Pegawai pada Kementerian Agama (Berita Negara Republik Indonesia Tahun 2016 Nomor 920);
8. Keputusan Menteri Agama Nomor 407 Tahun 2000 tentang Pengangkatan, Pemindahan, dan Pemberhentian dalam dan/ atau dari Jabatan pada Perguruan Tinggi Agama Negeri di iingkungan Departemen Agama;
3
Negeri Purwokerto menjadi IAIN Purwokerto;
10. Peraturan Menteri Agama Republik Indonesia Nomor 3 Tahun 2015 tentang Organisasi dan Tata kerja IAIN Purwokerto;
11. peraturan Menteri Agama Republik Indonesia Nomor 61 Tahun 2016 tentang Statuta IAIN Purwokerto; dan 12. Pedoman Audit Mutu Internal tahun
2016.
MEMUTUSKAN
Menetapkan: Pedoman Monitoring Dan Evaluasi Pelaksanaan Audit Mutu Internal Institut Agama Islam Negeri Purwokerto.
BAB I
KETENTUAN UMUM
Pasal 1
Dalam buku pedoman ini, yang dimaksud dengan:
1. Institut Agama Islam Negeri Purwokerto yang selanjutnya disebut Institut adalah Perguruan Tinggi Keagamaan Islam Negeri di bawah Kementrian Agama.
2. Rektor adalah organ Institut yang memimpin dan mengelola penyelanggaraan pendidikan tinggi pada Institut.
4
satu rumpun ilmu, disiplin ilmu, pengetahuan, teknologi dan/atau seni.
4. Jurusan adalah himpunan program studi dalam sub rumpun ilmu yang menyelenggarakan dan mengelola pendidikan.
5. Program studi adalah kesatuan kegiatan pendidikan dan pembelajaran yang memiliki kurikulum dan metode pembelajaran tertentu dalam satu jenis pendidikan akademik. 6. Pascasarjana adalah kesatuan kegiatan pendidikan yang
mengelenggarakan pendidikan Program Magister, Program Doktor, danatau Program Spesialis dalam multi-disiplik ilmu pengetahuan, teknologi, dan seni.
7. Dekan adalah pimpinan Fakultas yang berwenang dan bertanggungjawab terhadap penyelenggaraan pendidikan. 8. Direktur adala pimpinan Pascasarjana pada Institut. 9. Ketua Jurusan adalah pimpinan pada Jurusan.
10. Ketua Program Studi adalah penanggung jawab penyelenggaraan program studi.
11. Ketua lembaga adalah pimpinan lembaga pada Institut. 12. LPM adalah Lembaga Penjaminan Mutu.
13. Auditor adalah dosen di lingkungan IAIN Purwokerto yang memenuhi kualifikasi terntentu dan dinilai memiliki kecakapan yang memadai setelah melalui serangkaian tes dan bertugas melakukan audit terhadap kinerja lembaga, unit, dan perangkat kerja memberikan pelayanan pendidikan kepada pengguna. 14. Auditee adalah entitas organisasi atau bagian/unit organisasi
operasional dan program termasuk proses, aktivitas, dan kondisi tertentu yang diaudit.
15. AMI adalah audit mutu internal yang dilakukan untuk meningkatkan mutu, bukan penilaian.
16. Monitoring adalah kegiatan pegawasan pada proses pelaksanaan.
5
18. SOP adalah standar operasional prosedur yang digunakan sebagai langkah kerja dari awal sampai akhir.
19. RTM adalah rapat tinjauan managemen yang dilakukan secara terbuka dihadiri oleh stakeholder IAIN Purwokerto dan dipimpin oleh Rektor.
BAB II
TUJUAN DAN RUANG LINGKUP
Pasal 2
Tujuan panduan monitoring dan evaluasi pelaksanaan audit mutu internal ini adalah untuk:
a. Mendiagnosa permasalahan-permasalahan atau kelemahan yang terjadi selama proses audit mutu internal dilakukan di lingkup IAIN Purwokerto sehingga permasalahan atau kelemahan tersebut dapat ditindaklanjuti,
b. Memantau proses pelaksanaan AMI untuk mengambil tindakan pengendalian apabila ditemukan ketidaksesuaian atau penyimpangan yang dapat merugikan pihak tertentu,
c. Menganalisis hasil akhir pelaksanaan AMI sehingga dapat diketahui efektivitas, keberhasilan, dan dampak dari pelaksanaan.
Pasal 3
Ruang lingkup dari monitoring pelaksanaan audit mutu internal ini adalah:
a. Auditor, yang meliputi kecakapan, sikap atau etika, dan tanggung jawab.
6
c. Kesesuaian SOP AMI dengan pelaksanaan dan adanya edaran atau surat pemberitahuan pelaksanaan AMI.
d. Kesesuaian Buku panduan AMI dengan pelaksanaan. e. Instrumen AMI atau Matrik AMI.
f. Tahap dan Penjadwalan AMI. g. Pelaksanaan AMI.
h. Rapat Tinjauan Managemen. i. Perbaikan atas Temuan dalam AMI.
BAB III
WAKTU PELAKSANAAN DAN PROSES PELAKSANAAN MONITORING
DAN EVALUASI AUDIT MUTU INTERNAL
Pasal 4
Pelaksanaan monitoring dan evaluasi audit mutu internal IAIN Purwokerto dilakukan dalam setahun sekali, yakni setelah audit mutu internal itu dilakukan sampai pada proses Rapat Tinjauan Managemen (RTM) oleh Rektor IAIN Purwokerto.
Pasal 5
Perencanaan dan persiapan dilakukan dengan:
a. Mengidentifikasi sasaran atau tujuan dari suatu pekerjaan; b. Memilih peralatan/teknik/metode yang sesuai dengan sasaran
dan lingkungan;
7 Pasal 6
Pengawasan dan pemeriksaan dilakukan dengan:
a. Mengawasi perkembangan yang terjadi apakah sesuai dengan rencana kerja;
b. Mengidentifikasi kebutuhan perubahan rencana dengan tujuan untuk mencapai sasaran kerja;
c. Sebagai pemimpin tim, menyadari perkembangan anggota tim, dan memeriksa proses yang telah disepakati.
Pasal 7
Pendelegasian dilakukan dengan:
a. Mengalokasikan pekerjaan kepada personil yang memiliki kompetensi untuk menyelesaikan tugas tersebut;
b. Melakukan efektivitas kerja tim;
c. Memperhitungkan kinerja anggota tim bilamana perlu; d. Memberikan instruksi yang jelas, rinci dan dipahami.
Pasal 8
Pelaksanaan dilakukan dengan:
1. Melaksanakan program Monitoring dan evaluasi pelaksanaan audit mutu internal dengan
a. mencari bukti pelaksanaan dan penyimpangan yang terjadi; b. melakukan tindakan pemeriksaan sesuai dengan ruang
lingkup yang disepakati antara tim Monitoring dan evaluasi pelaksanaan audit mutu internal dengan auditee;
c. melakukan kegiatan pemeriksaan sesuai dengan jadwal yang disepakati.
2. Mengkomunikasikan kepada auditee tentang a. kebutuhan dokumen yang hendak diperiksa;
8 d. perubahan program kerja. 3. Mendukung
a. pimpinan/ketua tim monitoring dan evaluasi pelaksanaan audit mutu internal;
b. anggota tim;
c. pengambilan keputusan. 4. Bertanggung jawab atas
a. kenetralan sikap (objektivitas);
b. kesetiaan kepada etika profesi dengan tidak memanipulasi data dan menolak penyuapan;
c. kerahasiaan Departemen/Unit/Biro/UPT.
5. Menyampaikan rekomendasi kepada auditee tentang a. jenis ketidaksesuaian yang ditemukan;
b. tindakan perbaikan.
BAB IV TIM PELAKSANA
Pasal 9
Tim pelaksana monitoring dan evalusi pelaksanaan audit mutu internal adalah tim dari lembaga penyelanggara audit mutu internal.
Pasal 10
Tugas tim pelaksana adalah: 1. Melakukan perencanaan atas
a. kebutuhan sumber daya yang diperlukan selama proses Monitoring dan evaluasi pelaksanaan audit mutu internal; b. tempat pemeriksaan dilakukan;
9
d. komunikasi antara tim Monitoring dan evaluasi pelaksanaan audit mutu internal dengan auditee.
2. Mengkomunikasikan
a. ringkasan kepada anggota tim;
b. harapan yang hendak dicapai atas hasil Monitoring dan evaluasi pelaksanaan audit mutu internal tersebut;
c. tinjauan atas temuan sebelumnya kepada anggota tim; d. perubahan program (jika terjadi) kepada anggota tim dan
auditee.
3. Bertindak sebagai moderator atas temuan hasil pemeriksaan dengan
a. menjaga konsistensi dan objektivitas; b. memberikan jenis ketidaksesuaian;
c. mendamaikan jika terjadi ketidaksepahaman antara anggota tim Monitoring dan evaluasi pelaksanaan audit mutu internal dengan auditee.
4. Membuat laporan hasil pemeriksaan yang berisi a. kemajuan proses yang dilakukan;
b. temuan baik yang positif maupun negatif;
c. masalah yang dihadapi selama proses Monitoring dan evaluasi pelaksanaan audit mutu internal;
d. rekomendasi hasil Monitoring dan evaluasi pelaksanaan audit mutu internal.
5. Melakukan pengelolaan terhadap tugas, tim dan auditee.
Seorang pimpinan/ketua tim sebaiknya memiliki kemampuan manajerial dan berpengalaman dan sebaiknya memiliki kewenangan untuk membuat keputusan akhir sesuai dengan hasil Monitoring dan evaluasi pelaksanaan audit mutu internal dan hasil observasi di lapangan.
Pasal 11
10
a. Mengapa tim Monitoring dan evaluasi pelaksanaan audit mutu internal akan melakukan pemeriksaan, penilaian, dan evaluasi terhadap kegiatan di unit kerja tersebut.
b. Prosedur, instruksi kerja, instrumen, dan pengukuran yang sesuai dengan kegiatan pada unit kerja tersebut.
c. Konsistensi kegiatan dokumentasi prosedur yang akan diamati. d. Catatan yang hendak ditinjau ulang.
BAB V
PIHAK YANG MELAKUKAN EVALUASI
Pasal 12
Pihak-pihak yang melakukan evaluasi adalah:
1. Evaluasi dilakukan oleh audience yang telah diaudit terkait dengan pelaksanaan AMI di IAIN Purwokerto
2. Evaluasi dilakukan oleh auditor yang telah mengaudit terkait dengan pelaksanaan AMI di IAIN Purwokerto;
3. Evaluasi yang dilakukan oleh lembaga penyelenggara berdasarkan permasalahan-permasalahan yang terjadi selama proses AMI di IAIN Purwokerto dilakukan;
BAB VI
METODE MONITORING DAN EVALUASI
Pasal 13
Metode dalam monitoring dan evaluasi ini adalah: 1. Observasi
11
b. Dilakukan dengan menunjukkan kesadaran atas hal-hal penunjang kegiatan;
c. Dilakukan dengan mengidentifikasikan hal-hal penting yang disebutkan;
d. Dilakukan dengan menghubungkan apa yang diamati dengan yang diwajibkan oleh standar mutu.
2. Wawancara
a. Dilakukan dengan membuat list wawancara yang terstruktur; b. Dilakukan dengan mengendalikan dan mengarahkan
wawancara sehingga sasaran yang hendak dicapai terpenuhi.
3. Dokumentasi
a. Dilakukan dengan menggali informasi secara cepat dan akurat;
b. Dilakukan dengan memahami hubungan antar dokumen mutu;
c. Dilakukan dengan mengidentifikasikan informasi yang penting dan relevan;
d. Dilakukan dengan memisahkan antara informasi penting dengan informasi sepele.
e. Dilakukan dengan mencatat semua hal-hal kunci dari informasi;
f. Dilakukan dengan membuat catatan bukan berarti mengurangi kemampuan untuk mendengarkan atau mendengar sambil mencatat;
g. Dilakukan dengan membuat dokumentasi yang akurat dan luas dari catatan yang dibuat.
h. Dilakukan dengan menuliskan semua informasi relevan ke dalam laporan;
i. Dilakukan dengan menyajikan informasi yang jelas, terang dan berdasarkan fakta/bukti lapangan;
12 BAB VII EVALUASI
Pasal 14
Pengambilan keputusan dan evaluasi dilakukan dengan: a. Mengambil keputusan berdasarkan bukti obyektif;
b. Mengambil keputusan dengan memperhitungkan informasi yang tersedia;
c. Mengevaluasi hal penting sebelum suatu keputusan diambil; d. Mengambil keputusan yang tidak bias dan berhubungan dengan
persyaratan standar mutu.
Pasal 15
Analisa informasi dilakukan dengan:
a. Mendemonstrasikan pertimbangan yang diambil atas kebijakan mutu dan ruang lingkup audit;
b. Membandingkan informasi yang didapat dengan prosedur yang dibuat untuk mengidentifikasi kesesuaian dan ketidaksesuaian; c. Memiliki kemampuan untuk menghubungkan atau mengabaikan
antar potongan-potongan informasi yang didapat;
d. Memahami informasi sehubungan dengan proses kerja auditee; e. Memiliki kemampuan mengidentifikasi informasi yang tidak
13 BAB VIII PENUTUP
Pasal 16
(1) Ketentuan lain yang belum diatur dalam Kode Etik Tenaga Kependidikan Institut Agama Islam Negeri Purwokerto ini akan diatur tersendiri dalam keputusan dan aturan pelaksanaan lainnya.
(2) Keputusan ini berlaku mulai Agustus 2015, dengan ketentuan apabila dikemudian hari terdapat kekeliruan dalam keputusan ini akan diadakan perubahan sebagaimana mestinya.
Ditetapkan di : Purwokerto Pada Tanggal: 15 April 2015 Rektor,