ANALISA PROSES DAN INTEGRASI DATA
PADA BAGIAN PEMBELIAN, PERSEDIAAN
DAN PENJUALAN
PT. MEDIA SWARA PRIMA
Renny Novita
Jalan Kakap No. 82 Kec. Tangkerang Selatan Pekanbaru, 6283187453888, rennynovitaa@gmail.com
Gerry Yohanes Kumentas
Jalan Tololiu Supit Kel. Tingkulu Manado, 6285240504565, gerrykumentas@gmail.com
Tanty Oktavia
toktavia@binus.edu
ABSTRACT
Data is an important component in an organization to monitor the progress of the organization in order to achieve its objectives. Therefore, we need a data processing, which is useful to process data into information, so the information can be useful for the organization. The better the data processing systems within an organization, the more easier it is to process and obtain the required information. Since the data processing system at PT. Media Swara Prima are not integrated, that makes this company as the main object for this thesis. The aim of this thesis is to analyze the business process of PT. Media Swara Prima by designing applications and databases which are integrated with the purchase, sales and inventory department. The data collection in preparing this paper was done by literature review, interviews and observations at PT. Media Swara Prima. In other hand the research process on problem-solving is based on the database life cycle according to Connolly and Begg. This paper will produce a web-based application with an integrated database on the purchase, inventory and sales department at PT. Media Swara Prima. In the end, this thesis is made to design and produce a web-based application with a database system that is integrated on the purchase, inventory and sales department at PT. Media Swara Prima that can help companies to manage and organize existing data and enable the company to get more accurate information. Keywords: database, integration, purchasing, inventory, sales.
ABSTRAK
Data merupakan komponen penting dalam sebuah organisasi untuk memantau perkembangan suatu organisasi agar dapat mencapai tujuannya. Maka dari itu, dibutuhkan suatu pengolahan data yang berguna untuk mengolah data menjadi informasi, sehingga informasi tersebut dapat berguna bagi organisasi. Semakin baik sistem pengolahan data dalam sebuah organisasi, maka semakin mudah untuk memproses dan mendapatkan informasi yang dibutuhkan. Dengan adanya sistem pengolahan data pada PT. Media Swara Prima yang belum terintegrasi, maka menjadikan perusahaan tersebut sebagai objek utama dalam penyusunan skripsi ini. Tujuan penulisan skripsi ini adalah untuk manganalisis proses bisnis PT. Media Swara Prima dengan merancang aplikasi dan basis data yang terintegrasi pada bagian pembelian, penjualan dan persediaan. Metode penelitian dalam pegumpulan data dilakukan dengan cara studi pustaka, wawancara dan observasi di PT. Media Swara Prima. Sedangkan metode penelitian pada pemecahan masalah dilakukan mengacu pada perancangan basis data menurut Connolly dan Begg. Hasil yang dicapai dari pembuatan skripsi ini adalah dengan membuat sebuah aplikasi berbasis web dengan basis data yang terintegerasi pada bagian pembelian, persediaan dan penjualan di PT. Media Swara Prima. Kesimpulan penyusunan skripsi ini adalah perancangan aplikasi berbasis web dengan sistem basis data yang terintegerasi pada bagian pembelian, persediaan dan penjualan di PT. Media Swara Prima sehingga dapat membantu perusahaan
untuk mengelola dan mengatur data yang ada serta memudahkan pihak perusahaan untuk mendapatkan informasi dengan lebih akurat.
1.
PENDAHULUAN
Dalam setiap organisasi bisnis, penggunaan teknologi informasi dapat membantu organisasi untuk mencapai tujuan bisnisnya. Menurut Ita Ernala dalam jurnal yang berjudul Pengembangan Rencana Strategis Sistem Informasi Teknologi Informasi (2008, hal 1), “Teknologi informasi / sistem informasi diyakini sebagai pendukung utama tercapainya tujuan perusahaan di abad ke-21 ini”. Hal tersebut juga ditegaskan oleh Setiyani dan Juarna yang menyatakan “Teknologi informasi merupakan sarana andalan guna memenangkan persaingan dalam industri, membantu organisasi dalam mewujudkan efisiensi proses back office, meningkatkan kualitas layanan pada konsumen, membantu mengambil keputusan, merencanakan kedepan, memperluas pasar, dan memasarkan produk.” dalam jurnal yang diberi judul Restrukturisasi Basis Data Distribution Planning System Di PT. XYZ (2009, hal. 1). Sebuah teknologi informasi dalam organisasi tidak terlepas dari proses pengelolahan data. Semakin baik sistem pengolahan data yang ada, maka akan semakin baik pula teknologi informasi tersebut dalam mempercepat alur informasi dan mempermudah kegiatan operasional dalam organisasi. Pengolahan data yang baik dalam sebuah teknologi informasi dapat dilakukan dengan penerapan sebuah sistem basis data.
Sistem basis data merupakan salah satu bagian penting dari sebuah teknologi informasi yang berfungsi untuk mengatur dan mengolah semua data dan informasi yang ada dalam sebuah organisasi bisnis, sehingga data yang ada dapat saling terintegrasi yang pada akhirnya membuat alur informasi dalam organisasi menjadi lebih cepat dan mudah untuk diproses. Hal tersebut didukung oleh Puspa dan Nuryuliani yang menyatakan bahwa “dengan basis data, berbagai catatan yang telah disimpan dalam file-file yang terpisah dapat digabungkan menjadi data yang terintegrasi dengan baik untuk banyak aplikasi.” melalui jurnal yang berjudul Analisa dan Perancangan Basis Data Pada Aplikasi Parkir (2012, hal 1). Atas dasar tersebut, banyak organisasi yang mengimplementasikan basis data dalam organisasinya untuk pengolahan dan penyajian data yang baik.
PT. Media Swara Prima adalah sebuah perusahaan swasta yang bergerak di bidang ritel penjualan produk pulsa, baik fisik maupun elektrik yang pada saat ini memiliki dua kantor cabang yang melayani sejumlah outlet didaerahnya masing-masing. Adanya kemajuan yang sangat pesat pada teknologi komunikasi dalam hal ini telepon genggam, membuat bidang usaha yang dijalani oleh perusahaan ini memiliki peluang keuntungan yang sangat tinggi. Sebagai perusahaan penyalur produk pulsa dari sebuah operator selular yang terkenal di Indonesia, sistem penjualan, persediaan, dan penyaluran produk merupakan proses bisnis utama yang memiliki pengaruh besar terhadap salah satu tujuan utama bisnis perusahaan ini, yaitu keuntungan finansial, sehingga pengolahan data-data yang baik dapat mendukung tercapainya tujuan tersebut. Masalah yang dihadapi perusahaan pada proses bisnis yang sedang berjalan saat ini adalah perusahaan kesulitan untuk memantau stok yang ada karena data-data penjualan dan pembelian yang terjadi belum terintegrasi sehingga menyebabkan seringnya terjadi kesalahan persetujuan jumlah penambahan produk dari own shop. Tidak hanya pada akurasi stok yang susah dipantau karena sistem penyimpanan data belum terintegrasi dengan baik, beberapa kali penjualan produk tidak tepat sasaran karena kesalahan analisis kuota yang tidak sesuai dengan kenyataan penjualan dan stok. Selain itu pernah tejadi pelaporan akhir pembelian tidak sesuai dengan kenyataan karena ada bukti pembelian yang hilang yang pada akhirnya berpengaruh pada
pihak yang bertanggung jawab untuk melakukan strategi penyimpanan dan pembagian kuota ke own shop yaang ada.
Berdasarkan masalah-masalah yang dihadapi PT. Media Swara Prima yang berhubungan dengan pengolahan data pada proses pembelian, persediaan dan penjualan, merupakan salah satu alasan pembuatan skripsi ini yang diharapkan pada akhirnya akan membantu PT. Media Swara Prima dalam melakukan pengolahan data tersebut.
2. METODE PENELITIAN
2.1. Metode AnalisisUntuk mengetahui kebutuhan sistem basis data yang diperlukan oleh PT. Media Swara Prima digunakan metode analisis yang terdiri dari :
1. Fact Finding
Melakukan studi lapangan dan pengamatan mengenai perusahaan baik secara langsung maupun melalui media komunikasi yang ada untuk mendapatkan data informasi yang akurat. Metode fact finding yang dilakukan adalah :
a. Studi Pustaka
Pengumpulan data dengan cara mengambil, membaca, mempelajari literatur-literatur, bahan-bahan, materi kuliah, serta buku-buku yang berhubungan dengan topik yang terkait dengan penulisan ini.
b. Interview
Melakukan tanya jawab baik secara langsung maupun dengan media perangkat komunikasi yang ada untuk mendapatkan gambaran sistem informasi dan pengolahan data yang sedang berjalan pada perusahaan sehingga mendapatkan informasi mengenai masalah yang dihadapi. c. Observation
Melakukan pengamatan langsung pada organisasi dan melihat kegiatan-kegiatan yang ada didalam organisasi tersebut.
2. Database Planning
Mengatur aktivitas-aktivitas yang memungkinkan tahap-tahap dalam database system development lifecycle dapat direalisasikan seefisien dan seefeektif mungkin.
3. System Definition
Menjelaskan ruang lingkup dan batasan-batasan dari sistem basis data dan pandangan pengguna utama.
4. Requirements Collection and Analysis
Proses pengumpulan dan analisa informasi mengenai bagian apa saja dari PT. Media Swara Prima yang akan didukung oleh sistem basis data dan kemudian menggunakan informasi ini untuk menemukan kebutuhan-kebutuhan untuk sistem yang baru.
2.2. Metode Perancangan
Metode perancangan yang digunakan pada PT. Media Swara Prima terdiri dari : 1. Perancangan konseptual
Merupakan proses konstruksi model dari data yang digunakan pada PT. Media Swara Prima seperti penentuan entitas, relasi dan atribut yang ada.
2. Perancangan logikal
Pada tahap ini dilakukan pemodelan, penyaringan dan pemetaan data-data yang sebelumnya telah dimodelkan pada perancangan konseptual seperti .
3. Perancangan fisikal
Pembuatan deskripsi dari implementasi basis data dalam media penyimpanan sekunder, menjelaskan relasi-relasi dasar file organizations, dan indexes untuk mencapai akses data yang efisien. Menjelaskan batasan dan sistem keamanan pada perancangan basis data PT Media Swara Prima terdapat pada perancangan ini.
3. HASIL DAN BAHASAN
3.1. ANALISIS KEBUTUHAN SISTEM
Sistem yang berjalan pada PT. Media Swara Prima masih belum terintegrasi. Berdasarkan hasil wawancara yang telah dilakukan, dirumuskan beberapa sistem yang akan memperbaiki sistem sebelumnya yang sedang berjalan di PT. Media Swara Prima. Diantaranya adalah :
1. Menu Create Order untuk melakukan input setiap order yang masuk oleh bagian marketing. Sehingga kinerja marketing menjadi lebih terarah dan lebih rapi. 2. Menu View Order untuk melihat order yang sudah masuk setiap hari dan setiap
bulannya dan hanya dapat diakses oleh bagian marketing.
3. Menu Produk. Dengan adanya aplikasi ini, stock yang terdapat pada PT. Media Swara Prima dapat lebih terkontrol dan memudah kan marketing dalam melakukan analisis pembagian kuota.
4. Menu Analisis Kuota. Untuk membantu bagian marketing dalam melakukan pembagian kuota dari setiap order OS yang masuk dalam waktu singkat.
5. Menu Penjualan perusahaan. Penjualan yang di lakukan perusahaan setiap bulannya akan di input untuk dijadikan laporan Penjualan di akhir bulan.
Menu Pembelian perusahaan. Pembelian yang dilakukan perusahaan setiap bulannya akan di input untuk dijadikan laporan Pembelian di akhir bulan.
3.2. PERMASALAHAN YANG DIHADAPI
Masalah yang ada pada PT. Media Swara Prima ini, yaitu :
1. Perusahaan kesulitan dalam memantau stok yang ada karena data penjualan dan pembelian belum terintegrasi, sehingga menyulitkan dalam pengambilan strategi
penyimpanan produk berupa pengambilan keputusan berapa banyak produk pulsa dan atau perdana harus dipesan kembali dan yang harus dibagikan ke ownshop sehingga persediaan produk pada perusahaan selain dapat mencukupi permintaan juga agar tidak menumpuk untuk periode penjualan berikutnya.
2. Perusahaan sulit menentukan pembagian kuota kepada ownshop karena tidak ada data yang akurat yang real time mengenai data penjualan dan data pemesanan yang dilakukan oleh own shop sebelumnya.
3. Pihak manajemen sulit memantau kondisi perusahaan terutama pada kegiatan bisnis pembelian, persediaan, dan penjualan karena data yang ada tidak bisa didapatkan dengan real time secara periodik.
3.3. SOLUSI PEMECAHAN MASALAH
Berdasarkan masalah-masalah tersebut yang sedang dihadapi oleh PT. Media Swara Prima, maka diberikan usulan pemecahan masalah dengan teori problem solving menurut Mcleod dengan mempertimbangkan tujuh komponen didalamnya yaitu:
1. Problem Solver
Merupakan pihak yang melakukan observasi pada PT. Media Swara Prima. 2. Problem
Yaitu memepertimbangkan mengenai masalah-masalah yang telah dijelaskan sebelumnya.
3. Information
Merupakan current state yaitu keadaan yang sedang berjalan saat ini dimana perusahaan menggunakan sistem penyimpanan data secara file based dan dengan kwitansi fisik berupa kertas. Sistem saat ini memungkinkan berjalannya proses bisnis yang ada, namun dengan berbagai masalah khususnya pada proses pengolahan data.
4. Standards
Adalah desired state, yaitu apa yang ingin dicapai. Dalam hal ini perusahaan ingin mencapai visi dan misi yang dimiliki dengan menjalankan proses bisnis yang ada dengan baik khususnya melalui sebuah sistem pengolahan data yang baik pada proses bisnis utama.
5. Constraint
Terbagi atas dua yaitu internal dan environmental. Dengan mempertimbangkan kemampuan sumberdaya perusahaan saat ini, constraint internal berupa perbaikan pengolahan sistem dibatasi pada data bagian pembelian, persediaan dan penjualan. Sedangkan environmental coinstrain membatasi hanya pada proses yang berkaitan dengan own shop dan pengiriman DOA pada distributor tunggal yaitu PT. Telkomsel. 6. Solution
Merupakan inti dari sub bab ini yaitu berupa usulan pemecahan masalah adalah sebagai berikut :
1. Membuat basis data yang akan berfungsi sebagai penyimpanan untuk semua data perusahaan, baik data penjualan, pembelian, maupun persediaan sehingga strategi penyimpanan produk dapat berjalan dengan baik.
2. Membuat basis data yang berbasis web sehingga perusahaan dapat mengetahui kondisi own shop beserta dengan histori pemesanan dan stok mereka dengan tepat pada saat mereka melakukan pemesanan sehingga memudahkan proses pembagian kuota.
3. Membuat sistem laporan periodik pada bagian penjualan dan pembelian untuk mengetahui perkembangan proses penjualan, pembelian dan persediaan perusahaan.
7. Alternative Solution
• Membangun sebuah sistem yang pada keseluruhan bagian perusahaan namun akan memakan biaya yang besar.
4. SIMPULAN DAN SARAN
4.1. SIMPULANSetelah melakukan analisis dan perancangan sistem informasi pada PT Media Swara Prima maka didapatkan beberapa simpulan sebagai berikut:
1. Dengan dibangunnya sistem basis data yang terintegrasi pada bagian pembelian, persediaan dan penjualan dapat mempercepat proses pengolahan dan pengambilan data untuk proses pemesanan stok pulsa dan perdana, pemantauan jumlah stok pada perusahaan serta pembagian kuota kepada ownshop dan kantor cabang yang ada.
2. Pembangunan sistem penyimpanan data yang terkomputerisasi dapat membantu mengurangi masalah kehilangan data dan informasi dalam bentuk fisik, seperti bukti pembayaran yang dicatat dengan kertas yang hilang dapat dicari dalam basis data dan dicetak ulang.
3. Sistem pengarsipan data pembelian, penyimpanan dan penjualan yang dilakukan dengan sistem yang real time membuat sistem pelaporan data pembelian, penyimpanan serta penjualan bisa didapatkan dengan lebih akurat secara periodik.
4.2. SARAN
Untuk pengembangan sistem basis data terintegerasi selanjutnya pada PT Media Swara Prima, maka berikut beberapa saran yang dapat dijadikan masukan untuk kedepannya:
1. Mengenai user, diharapkan sistem nantinya dapat dijalankan di berbagai mobile platform seperti komputer tablet dan smart phone terutama pada bagian own shop sehingga pelanggan perusahaan dapat lebih mudah melakukan proses pemesanan dan pembayaran dengan tidak terbatas ruang dan waktu dengan adanya jaringan internet.
2. Mengenai ruang lingkup sistem, ruang lingkup basis data terintegerasi ini dapat dikembangkan pada bagian-bagian perusahaan yang lain seperti pada bagian pemasaran dan bagian keuangan.
3. Mengenai pengembangan, diharapkan dapat dilanjutkan menjadi aplikasi yang secara langsung dapat memiliki koneksi dengan induk perusahaan yaitu PT. Telkomsel, sehingga memudahkan dalam pengambilan data secara real time dari kedua pihak.
5. REFERENSI
Albecht, W. S., Stice, E. K., Stice, J. D., & Swain, M. R. (2008). Accounting. United States of America: Thomson Higher Education.
Alfredson, K. e. (2007). Applying International Financial Reporting Standart. Australia: Enhancrd Edition.
Connolly, T., & Begg, C. (2010). Database system : A practical Approach To Design, Implementation, And Management. Boston: Pearson.
Departemen Pendidikan dan kubudayaan/Pusat Bahasa. 2008. Kamus Besar Bahasa Indonesia (Edisi ke-4). Jakarta: Balai Pustaka
Hall, J. A. (2011). Introduction to Accounting Information Systems. United States: South-Western Cangage Learning.
Hoffer, J. A., Prescott M. B., & Topi, H. (2009). Modern Database Management. Prentice Hall Intern Jiawei Han., & Micheline Kamber. (2012). Third Edition Data Mining Concepts and Techniques.
Massachusetts: Elsevier Inc.
Reeve, J. a. (2009). Principle of Accounting (23 ed.). China: Cengage Learning Academic Resouce Center.
Stevenson, W. J. (2009). Operations Management . New York: McGraw Hill. Undang-Undang Nomor 36 Tahun 1999 Tentang Telekomunikasi
Wiryanto. 2008. Pengantar Ilmu komunikasi. Jakarta : PT Grasindo.
Yanchang Zhao., & Yonghua Cen. (2014). Data Mining Applications With R.Massachusetts: Elsevier Inc.
6. RIWAYAT PENULIS
Renny Novita lahir di Pekanbaru pada tanggal 30 November 1992, Penulis menamatkan pendidikan S1 di Binus University dalam bidang ilmu computer pada tahun 2014.
Gerry Yohanes Kumentas lahir di Manado pada tanggal 23 September 1992, Penulis menamatkan pendidikan S1 di Binus University dalam bidang ilmu komputer pada tahun 2014.
