KEBIJAKAN BIDANG KEARSIPAN DALAM PELAKSANAAN UU NO.14 TAHUN 2008 TENTANG KEBEBASAN INFORMASI PUBLIK DAN UU NO.11 TAHUN 2008 TENTANG INFORMASI
TRANSAKSI ELEKTRONIKA Oleh : Dra. S. Mudjijah, SE, MM
Akademi Sekretari Budi Luhur E-mail: slamet.mudjijah@budiluhur.ac.id
Abstract
This article is aimed to describe the regulations of information which is
implemented by Government, and to know how far the correlation
among of all regulations of Information. This article is very interesting,
because information in private organization is opened for public. In the
other hand, Government has implemented two regulations namely KIP
and ITE which is all information from organizations both public and
privat can be assesed by public. Based on the data which has been
collected from library research, the writer finds and identifies many
provisions have correlation significantly. The analysis result is
considered to form and choose the right policy for filing management
at privat organization.
Key words: Archieves, Regulation of Informations, Policy for filing management
1. Pendahuluan
1.1. Latar Belakang Masalah
Proses globalisasi yang terjadi dalam tatanan dunia internasional ternyata telah memberikan pengaruh yang sangat luas terhadap system tata kelola organisasi. Pada konteks ini, tata kelola organisasi yang baik bercirikan transparansi, akuntabel, kredibel, serta professional.
Dukungan teknologi informasi juga menjadi faktor penentu keberhasilan organisasi dalam mewujudkan tujuannya. Teknologi informasi dan komunikasi sangat membantu efisiensi kerja organisasi. Selain itu, teknologi informasi dan komunikasi dapat juga mewujudkan in put dari sebuah proses yang standar.
Keterkaitan system nilai dalam tata kelola organisasi ditambah dengan dukungan teknologi informasi dan komunikasi menjadi sesuatu yang kontra produktif. Di satu sisi, tata kelola organisasi yang baik merupakan sebuah prestasi besar bagi organisasi dan lebih bersifat privasi. Maksud dari pernyataan ini adalah, resep-resep keberhasilan organisasi menjadi hak privat yang tidak boleh secara luas diketahui oleh publik. Dalam hal ini, seluruh formula keberhasilan organsasi tersimpan rapi dalam tata kelola arsipnya.
Di sisi lain, perkembangan teknologi informasi dan komunikasi, seolah menjadi pintu masuk bagi publik untuk dapat mengetahui segala hal yang terjadi dalam organisasi apa pun. Publik memiliki ekspekstasi besar, sehingga memiliki akses yang besar kepada organisasi, sehingga terjadi distribusi informasi kepada publik.
Pengertian arsip menurut UU no. 43 tahun 2009 tentang kearsipan dirumuskan, arsip adalah rekaman kegiatan atau
peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara. Berdasar rumusan tersebut secara jelas dinyatakan bahwa setiap aktivitas yang dilakukan oleh individu dan atau kelompok, baik formal maupun informal wajib dibuat dan disimpan rekamannya.
Beberapa hal yang baru dalam UU no. 43 tahun 2009 tentang kearsipan, diantaranya berkait dengan autentifikasi bahan arsip, organisasi profesi pelaksana kearsipan, perlindungan arsip yang lebih terinci, serta ketentuan sanksi bagi penyalahgunaan arsip. Beberapa hal ini merupakan sebuah upaya penyempurnaan dari UU no. 7 tahun 1971 yang belum memiliki kejelasan dalam hal pengaturannya. Implikasinya, berbagai kasus yang berkait dengan penyalahgunaan arsip kurang mendapatkan kejelasan sanksi dan dianggap kasus kecil saja. Demikian halnya dengan profesi arsiparis yang belum mendapatkan tempat sebagai sebuah profesi yang prestis di mata publik.
Lahirnya UU tentang Kearsipan menjadi suatu fenomena yang menarik untuk dianalisis. Sebab, UU tersebut lahir pasca lahirnya UU yang membahas tentang kebebasan informasi public, serta informasi dan transaksi elektronik.
1.2. Permasalahan
2. Kebijakan apa yang mesti diambil manajer organisasi berkait dengan dampak relasi ketiga UU tersebut ?
2. Metode Penulisan
Metode yang digunakan dalam penulisan makalah adalah studi pustaka. Bahan kepustakaan yang digunakan berupa UU yang berkait dengan informasi. Selain undang-undang, konsep kearsipan digali dengan menggunakan buku kearsipan yang relevan dengan judul makalah. Analisis dilakukan dengan cara menelaah pasal-pasal yang tercantum dalam ketiga undang-undang tersebut. Hasil analisis dari tiap pasal, selanjutnya dicari relevansinya dengan kegiatan kearsipan yang dilaksanakan dalam organisasi privat.
3. Pembahasan
3.1. Relasi UU tentang Kearsipan dengan UU tentang ITE Dalam UU tentang ITE, walaupun tidak tersebut kata arsip, yang menjadi fokus utama adalah dokumen elektronik. Dokumen elektronik adalah setiap informasi elektronik yang dibuat, diteruskan, dikirimkan, diterima, atau disimpan dalam bentuk analog, digital, elektromagnetik, optikal, atau sejenisnya, yang dapat dilihat, ditampilkan, dan/atau didengar melalui komputer atau sistem elektronik, termasuk tetapi tidak terbatas pada tulisan, suara, gambar, peta, rancangan, foto atau sejenisnya, huruf, tanda, angka, kode akses, simbol atau perforasi yang memiliki makna atau arti atau dapat dipahami oleh orang yang mampu memahaminya. Dokumen elektronik tentu termasuk ke dalam bentuk corak apapundalam pengertian arsip.
Untuk menunjang pelaksanaan UU tentang ITE, pemerintah harus menyiapkan sistem elektronik yang sudah matang. Akses
ke dokumen elektronik dapat dilakukan sampai melewati batas wilayah hukum Indonesia. UU tentang ITE menyatakan bahwa suatu informasi harus berbentuk tertulis atau asli, informasi elektronik dan/atau dokumen elektronik dianggap sah sepanjang informasi yang tercantum di dalamnya dapat diakses, ditampilkan, dijamin keutuhannya, dan dapat dipertanggungjawabkan sehingga menerangkan suatu keadaan. Oleh karena itu, pemerintah harus lebih fokus terhadap tindakan penyadapan atau pun penyebaran virus. Berkait dengan hal tersebut, arsiparis dan manajer rekord juga harus memiliki kemampuan untuk mengelola dokumen elektronik.
UU tentang ITE banyak mengandung pasal yang kurang jelas dan detail. Beberapa pasal dinilai kurang tegas sehingga berpotensi untuk disalahartikan. Misalnya pada pasal 26 mengenai perijinan penggunaan arsip individu. Bagaimana dengan arsip yang menyangkut data pribadi seseorang? Haruskah arsiparis dan manajer rekord harus meminta persetujuan orang yang bersangkutan? Hal ini tentu akan sangat merepotkan dan terkesan menghalangi akses informasi kepada masyarakat yang bernilai historis.
Kemudian pada pasal 40 berkait dengan pemerintah menetapkan instansi atau institusi yang memiliki data elektronik strategis yang wajib dilindungi. Berdasar isi pasal ini, belum jelas apa yang dimaksud dengan lembaga penyimpan dokumen, pembuatan dokumen elektronik dan rekam cadang elektroniknya serta menghubungkannya ke pusat data tertentu untuk kepentingan pengamanan data. Istilah tentang menghubungkan pusat data tertentu belum bisa dipahami secara jelas.
Pada bab VII juga disebutkan “Perbuatan yang Dilarang”. Posisi dan kinerja arsiparis dan manajer rekord sangatlah rawan terhadap pelanggaran UU tentang ITE ini. Kegiatan sehari-hari arsiparis dan manajer rekord seperti mendistribusikan dan/atau mentransmisikan dan/atau membuat dapat diaksesnya informasi elektronik dan / atau dokumen elektronik ke depo arsip, unit kearsipan, atau pusat arsip daerah atau nasional; ataupun kegiatan retensi arsip. Lalu bagaimana jika arsip dalam bentuk dokumen elektronik yang dikelola oleh arsiparis ternyata merupakan bukti otentik akan suatu kasus? Apakah jika arsip tersebut terbuka untuk umum arsiparis akan terkena sanksi? Pada konteks ini, arsiparis dan manajer arsip sangat riskan terhadap tindak kejahatan yang dilakukan oleh oknum berkait dengan pelayanan informasi arsip.
Terlebih lagi sanksi yang dikenakan bagi pelanggar UU tentang ITE adalah sansi pidana. Mulai dari pidana penjara maksimal 6 (enam) tahun hingga pidana penjara maksimal 12 (dua belas) tahun dan / atau denda maksimal Rp600.000.000,00 (enam ratus juta rupiah) hingga denda maksimal Rp12.000.000.000,00 (dua belas miliar).
3.2. Relasi UU tentang Kearsipan dengan UU Keterbukaan Informasi Publik (KIP)
Beberapa pasal dalam UU KIP yang berkait dengan kearsipan akan digambarkan sebagai berikut :
Pertama, pasal 51 yang menyebutkan, "Setiap orang yang dengan sengaja menggunakan informasi publik secara melawan hukum dipidana dengan pidana penjara paling lama satu tahun dan/atau pidana denda paling banyak Rp. 5 juta."
Kedua, Pasal 52 mengatur sanksi serupa untuk badan publik yang dengan sengaja tidak menyediakan, tidak memberikan, dan / atau tidak menerbitkan informasi publik.
Ketiga, Bab V tentang "Informasi yang Dikecualikan", pasal 17 ayat (a3) menyebutkan, "informasi yang dapat menghambat proses penegakan hukum yakni, pengungkapan data intelijen kriminal dan rencana-rencana yang berhubungan dengan pencegahan dan penanganan segala bentuk kejahatan transnasional".
Keempat, terkait dengan informasi pertahanan dan keamanan yang tidak dapat dibuktikan untuk publik, tertuang dalam Bab V Pasal 17 ayat (c1) hingga (c17). Hal itu menyangkut informasi tentang strategi intelijen, operasi taktik dan teknik berkaitan dengan penyelenggaraan sistem pertahanan dan keamanan negara, gambar dan data tentang situasi pangkalan militer, serta system persandian negara.
Kelima, pasal 53, 54, 55, dan 56 mengatur tentang sanksi bagi orang yang menghancurkan, merusak, dan / atau menghilangkan dokumen informasi publik, mengakses tanpa hak mengakses informasi yang dikecualikan, menggunakan informasi publik yang tidak benar atau menyesatkan, serta membuat informasi publik yang tidak benar atau menyesatkan dan mengakibatkan kerugian bagi orang lain. Sedangkan pasal 57 UU KIP menyebutkan, tuntutan pidana berdasarkan Undang Undang ini merupakan delik aduan dan diajukan melalui peradilan pidana. Keenam, pasal 17 (a3) Bab V tentang ”Informasi yang Dikecualikan”, menyebutkan bahwa informasi yang dapat menghambat proses penegakkan hukum yakni, pengungkapan data intelijen kriminal dan rencanarencana yang berhubungan
dengan pencegahan dan penanganan segala bentuk kejahatan dibuktikan untuk publik, tertuang dalam Bab V Pasal 17 ayat (c1) hingga (c17).
Berdasar isi beberapa pasal di atas, selanjutnya dianalisis tentang relevansi isi pasal dengan fungsi arsip dalam organisasi. Arsip merupakan sumber informasi yang akurat sehingga dapat dijadikan bukti otentik. Informasi yang terkandung didalam arsip bersifat apa adanya dan tidak dibuat-buat. Hal ini tentu saja menjadikan banyak orang ingin dapat mengakses arsip tersebut. Berlakunya UU KIP tentu saja berpengaruh terhadap dunia kearsipan. Dengan berlandaskan pada UU KIP, setiap orang dapat mengajukan permohonan agar dapat memperoleh informasi yang terkandung di dalam arsip. Namun bukan berarti mereka dapat memperoleh semua informasi yang mereka inginkan.
Arsip memiliki sifat terbuka dan tertutup. Mengenai sifat keterbukaan dan ketertutupan arsip, arsip statis pada dasarnya terbuka dan dalam beberapa hal tertentu sifatnya dapat tertutup, sedangkan arsip dinamis pada dasarnya tertutup dan dalam beberapa hal karena sifat dan keperluan tertentu dapat terbuka. Ketertutupan arsip yaitu dimana arsip sekalipun tidak diberikan kode kerahasiaan yang artinya tidak masuk dalam kategori arsip rahasia, namun isi, disposisi, dan informasi apapun yang tercantum didalamnya tetap tidak boleh diketahui atau diberitahukan kepada siapapun yang tidak berhak.
Selain itu juga terdapat kerahasiaan arsip. Kerahasiaan arsip jelas dinyatakan secara tegas dengan kode tingkat kerahasiaan pada arsip yang bersangkutan, yaitu sangat rahasia (SR), rahasia (R), terbatas atau konfidensial (K).
UU KIP juga menentukan informasi apa saja yang dapat diketahui publik dan apa yang tidak (dikecualikan). Informasi yang dikecualikan tersebut dapat dibuka oleh pihak yang berwenang membukanya (diketahui publik) dalam hal yang berpengaruh besar terhadap masyarakat luas. Itu pun tidak serta merta atau begitu saja diinformasikan melainkan melalui prosedur yang telah ditetapkan. Dengan demikian bisa saja arsip yang bersifat tertutup dan rahasia dapat berlakukan hal yang sama. Jika ada seseorang yang melihat UU KIP sebagai ketertutupan informasi karena ada beberapa informasi yang dikecualikan, hal itu tidak sepenuhnya salah.
Seperti uraian sebelumnya, jika hal ini menyangkut masyarakat luas maka tentu saja dokumen-dokumen tentang pihak-pihak tersebut perlu dibuka untuk publik. Hal ini jangan dilihat sebagi hal yang mencemarkan sesuatu melainkan sebagai ketegasan, keseriusan, dan
shock terapi
bagi semua pihak agar tidak terjadi lagi hal yang serupa.Dengan adanya UU tentang KIP tentunya bukan berarti mendapatkan informasi sebebas-bebasnya. Kebebasan disini harus disertai dengan tanggung jawab, yang ada batasan dan aturannya. Karena segala sesuatu yang dilakukan dengan bebas tidak terbatas pasti tidak baik akibatnya dan akan membawa pada suatu keadaan yang kacau balau atau bahkan kehancuran.
Walaupun pada awalnya sesuatu tersebut dibuat untuk sebuah kebaikan yang menginginkan ke arah yang lebih baik. Selain itu jangan sampai kebebasan tersebut berbenturan dengan hak-hak pihak lain baik secara institusi maupun personal. Kebebasan seseorang atau pun institusi dibatasi oleh kebebasan orang dan institusi lainnya.
3.3. Kebijakan Strategis
Fungsi arsip merujuk pada suatu konsep tentang kontribusi yang diberikan oleh arsip bagi organisasi. Arsip memang benda mati, namun demikian secara personifikasi, arsip memiliki ruh yang mampu memberikan makna sehingga eksistensi arsip sangat dihargai.
Dari hasil pengkajian empirik dapat dijelaskan bahwa fungsi arsip mencakup beberapa hal berikut :
3.3.1 Arsip berfungsi sebagai alat pengingat
Manusia melaksanakan berbagai aktivitas baik dalam lingkungan organisasi formal maupun informal. Aktivitas yang beragam tersebut tentunya tidak akan pernah bisa diingat oleh manusia. Namun pada sisi lain, beberapa kegiatan manusia perlu diingat kembali karena ada suatu kejadian atau peristiwa tertentu yang berkaitan dengan suatu aktivitas yang pernah terjadi. Keterbatasan daya ingat manusia terhadap suatu hal yang pernah dilaksanakan, akan dibantu diingatkan kembali oleh arsip yang disimpan.
3.3.2 Arsip berfungsi sebagai alat bantu dalam pengambilan keputusan
Kegiatan pengambilan keputusan merupakan salah satu fungsi utama dalam organisasi. Salah satu ciri keputusan yang baik yaitu didukung oleh data yang akurat. Keberadaan arsip dalam organisasi sangat membantu dalam hal hal penyediaan data internal dan eksternal. Data ini akan diprosen menjadi informasi, selanjutnya informasi tersebut akan dijadikan sebagai in put dalam pengambilan
keputusan baik yang dilakukan oleh manajer tingkat rendah, menengah, maupun tinggi.
3.3.3 Arsip berfungsi sebagai tolok ukur dinamika kegiatan organisasi
Salah satu indikator kemajuan organisasi dapat dilihat dari seberapa dinamis kegiatan yang dilakukan. Kegiatan yang dinamis identik dengan seberapa banyak kegiatan yang dilakukan. Arsip yang disimpan dalam organisasi menggambarkan seberapa dinamis kegiatan yang telah dilaksanakan dalam organisasi. Asumsinya, semakin banyak arsip yang dihasilkan dan disimpan, maka dapat dikatakan semakin dinamislah kegiatan dalam suatu organisasi. 3.3.4 Arsip berfungsi sebagai alat bukti otentik yang berkekuatan
hukum
Interaksi antar manusia perlu direkam dalam arsip. Karena tidak selamanya interaksi yang dilakukan berjalan secara lancar. Berbagai kendala bisa terjadi yang mengakibatkan tindakan-tindakan yang merugikan terhadap pihak-pihak yang melaksanakan interaksi bisnis. Keberadaan arsip sangat membatu dalam memecahkan persoalan-persoalan interaksi bisnis.
3.3.5 Arsip berfungsi sebagai alat dokumentasi
Sebagai bahan dokumentasi privat, arsip dapat menjelaskan rententan peristiwa yang terjadi dalam organisasi. Melalui informasi arsip ini pertanggung-jawaban antar generasi ke generasi dapat berjalan dengan lancar berkait dengan aktivitas yang pernah dilakukan. Sebagai bahan dokumentasi, maka arsip yang sudah bernilai statis baik yang bernuansa politik maupun bukan politik,
sebaiknya dipublikasikan. Dengan demikian, publik dapat mengetahui peristiwa-peristiwa penting yang mungkin selama ini sulit diakses informasinya.
Berkait dengan fungsi arsip di atas, maka kebijakan yang bisa dibuat dan dilaksanakan oleh organisasi bisnis berupa pengawasan arsip. Kegiatan pengawasan arsip merupakan sebuah aktivitas untuk memberikan perlindungan kepada arsip selama arsip menjadi bagian penting dalam organisasi.
Arsip memerlukan perlindungan agar tidak terjadi kebocoran. Perlindungan arsip dapat dilihat dari dua segi yaitu segi fisik dan segi informatif. Segi fisik maksudnya aktivitas melindungi arsip dari segi fisiknya, sedangkan segi informatif maksudnya aktivitas melindungi arsip dari segi informasi yang terkandung di dalamnya.
Perlindungan arsip yang terpenting sebenarnya terletak pada aktivitas melindungi informasi yang terkandung di dalam arsip. Nilai yang terkandung di dalam arsip yaitu nilai hukum, administrsi, sejarah, keuangan, riset, pendidikan dan dokumentasi. Bila informasi tersebut tidak dilindungi maka kemungkinan besar akan terjadi kebocoran.
Pengawasan arsip dapat digolongkan menjadi dua kegiatan yaitu meliputi pengawasan dalam pemakaian dan pengawasan dalam pelayanan. Kedua bentuk pengawasan tersebut menurut hemat saya dapat dirinci menjadi lima macam yaitu :
Pertama, pengawasan arsip yang diterima dari luar organisasi dilakukan dengan cara mendaftar arsip tersebut ke dalam buku arsip. Setelah dilakukan pencatatan
kemudian arsip tersebut disortir atas dasar nilai yang terkandung di dalamnya kemudian dilakukan penyimpanan sesuai dengan sistem filing yang dilaksanakan.
Kedua, pengawasan arsip yang diterima dari dalam organisasi sendiri dilakukan dengan cara mengikuti prosedur filing menurut sistem penyimpanan yang dipakai. Setiap tahap dalam proses penyimpanan arsip sebaiknya dilakukan. Hal ini berfungsi sebagai kontrol administratif, di mana setiap elemen yang terkandung di dalam arsip dicatat sehingga arsip tersebut dapat dikendalikan.
Ketiga, pengawasan arsip yang berkaitan dengan aktivitas pelayanan dilakukan dengan cara membatasi koleksi arsip atas dasar derajat kerahasiaan informasi. Aktivitas pelayanan ini berkaitan dengan fungsi arsip statis yang dapat digunakan sebagai bahan kajian penelitian ilmiah. Koleksi arsip dalam aktivitas pelayanan perlu dibatasi mengingat bahwa dengan alasan tertentu arsip tidak boleh dipublikasikan meskipun sudah memasuki masa statis yang seharusnya arsip bersifat terbuka informasinya untuk publik.
Keempat, pengawasan dalam penggunaan dan peminjaman dilakukan dengan cara memberikan prosedur peminjaman dan penggunaan arsip. Peminjaman arsip harus dilakukan dengan menggunakan kartu pinjam arsip. Penggunaan lembar pinjam arsip dimaksudkan agar setiap kali terjadi peminjaman arsip dapat diketahui. Hal ini untuk mengantisipasi terjadinya peminjaman arsip yang cenderung tanpa pencatatan, tanpa ijin, dan tak jarang pula hanya menggunakan ijin lisan.
Kelima, pengawasan dalam pelaksanaan prosedur filing. Selama ini terdapat kecenderungan petugas yang mengurusi arsip dalam melakukan penyimpanan arsip tidak mengikuti prosedur filing yang benar. Secara umum prosedur penyimpanan arsip terdapat lima kegiatan yaitu pemeriksaan (inpecting), penentuan tanda pengenal (indexing), penentuan simbol (coding), penyortiran (sorting) dan penempatan ke dalam almari arsip (placing). Keuntungan menyimpan arsip dengan mengikuti prosedur penyimpanan arsip diantaranya yaitu mempermudah pengendalian jumlah arsip yang disimpan, memudahkan penemuan bila terjadi peminjaman arsip, memudahkan penyimpanan dan sebagainya.
4. Penutup
Ketiga UU tentang informasi yang dibahas di atas memiliki relasi yang kuat. Ketiga undang-undang tersebut saling melengkapi dan bahkan saling mengisi. Dalam pelaksanaannya, ketiga perundangan tersebut dapat dijadikan sebagai referensi dan preferesi berkait dengan informasi organisasi (arsip) yang akan diputuskan menjadi arsip publik.
Untuk mengeliminasi friksi dalam pelaksanaan ketiga undang-undang tersebut, sebaiknya tiap lembaga khususnya organisasi privat menetapkan kebijakan pengawasan dalam pengelolaan arsipnya sehingga terlindungi. Hal ini perlu dilakukan, karena kompetisi antar organisasi privat sangat kuat dan kadang tidak dapat dikendalikan.
Daftar Pustaka
Amsyah, Zulkifli,
Manajemen Kearsipan, Gramedia Pustaka Utama,
Jakarta, 1989UU No. 14 Tahun 2008 tentang Kebebasan Informasi Publik UU No. 11 Tahun 2008 tentang Informasi Transaksi Elektronika UU No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan
