• Tidak ada hasil yang ditemukan

BAB II PROFIL PT. METRO MEDAN. pemasaran dan penjualan barang barang elektronik dan furniture dengan

N/A
N/A
Protected

Academic year: 2021

Membagikan "BAB II PROFIL PT. METRO MEDAN. pemasaran dan penjualan barang barang elektronik dan furniture dengan"

Copied!
31
0
0

Teks penuh

(1)

BAB II

PROFIL PT. METRO MEDAN

A. Sejarah Ringkas Perusahaan

PT. Metro Medan berdiri pada tahun 2007 bergerak dalam bidang usaha pemasaran dan penjualan barang – barang elektronik dan furniture dengan penjualan secara tunai maupun kredit. Perusahaan ini dipimpinan oleh Bapak Saut B Purba, kantor beralamat di Jl. KL. Yos Sudarso No. 41 G – H GLUGUR Medan. Perusahaan ini didirikan pada pertengahan bulan juni yaitu tanggal 16 Juni 2007 dengan akte notaris No. 70 di Medan. PT. Metro Medan ini didirikan oleh Bapak Saut B Purba dengan beberapa orang pemegang saham yang menanamkan modal pada perusahaan tersebut.

Tujuan berdirinya PT. Metro Medan antara lain adalah sebagai berikut :

a. Menjadi perusahaan terbaik di Indonesia dalam usaha penjualan dan pemasaran barang – barang elektronik dan furniture dengan penjualan secara kredit maupun tunai.

b. Menyediakan lapangan usaha maupun lapangan kerja bagi masyarakat Indonesia.

c. Menjaga keberadaan perusahaan dari masa ke masa sebagai asset nasional. PT. Metro Medan sejak berdiri mengalami kemajuan yang sangat pesat. Hal ini dapat dilihat dari pangsa pasar yang semakin meluas. Perusahaan tersebut memasarkan dan menjual barang – barang elektronik dan furniture di wilayah Medan dan sekitarnya.

(2)

B. Struktur Organisasi

Struktur organisasi merupakan salah satu rangkaian hubungan antara individu dengan individu yang lain, individu dengan kelompok. Struktur ini dilukiskan dalam suatu bagian yang disebut dengan organisasi, yanng menunjukan bagan organisasi sebagai hubungan menurut fungsi didalam usaha untuk mengemban tugas dan kewajiban yang ditentukan menurut struktur organisasi. Agar setiap tugas dapat dilaksanakan sesuai dengan ketentuan yang telah ditetapkan oleh manajemen, maka harus ada koordinasi antara pimpinan dan personil yang bekerja di perusahaan tersebut. Struktur organisasi merupakan kerangka yang menunjukkan bagian – bagian tugas dan tanggung jawab di dalam suatu perusahaan yang saling bekerja sama untuk mencapai tujuan perusahaan.

Perkembangan struktur organisasi dalam pengelolaan suatu perusahaan adalah mutlak harus dilaksanakan oleh pemimpin agar aktivitas personil perusahaan tidak tumpang tindih. Suatu struktur organisasi harus didesain untuk memperjelas lingkungan kerja sehingga semua orang tau siapa yang harus melakukan apa, dan siapa yang bertanggungjawab atas hasil – hasil apa, untuk menghilangkan penghalang dalam prestasi kerja disebabkan oleh kebingungan dalam jaringan – jaringan komunikasi dalam mengambil keputusan yang mencerminkan dan mendukung sasaran perusahaan.

Maka dengan adanya struktur organisasi, diharapkan tercapainya suatu koordinasi diantara unit – unit maupun bagian – bagian dalam organisasi sehingga

(3)

harus disesuaikan dengan kondisi dan kebutuhan perusahaan agar pendayagunaan sumber daya yang ada seoptimal mungkin.

Mengingat besarnya peranan dan sumbangan dari struktur organisasi dalam mencapai tujuan perusahaan, maka PT. Metro memilih struktur organisasi yang berbentuk garis dan staff seperti yang terlihat dalam lampiran.

C. Uraian Tugas

Pembagian tugas berdasarkan struktur organisasi PT. Metro Medan adalah sebagai berikut :

1. Direktur Operasional

Direktur operasional adalah pimpinan utama yang mengambil keputusan dan tanggung jawab atas tercapainya tujuan perusahaan. Tugas dan wewenang direktur operasional adalah :

a. Menetapkan kebijakan perusahaan dengan menentukan rencana dan tujuan perusahaan baik jangka pendek maupun jangka panjang.

b. Mengkoordinir dan mengawasi seluruh aktivitas yang dilaksanakan dalam perusahaan.

c. Memanajemen staff – staff yang ada di perusahaan.

d. Membuat peraturan intern pada perusahaan yang tidak bertentangan dengan undang – undang yang diterapkan.

(4)

2. Kepala Pengendalian Kredit dan Collection

Dalam menjalankan tugasnya kepala pengendalian kredit dan collection bertanggunng jawab langsung kepada direktur operasional. Adapun tugas kepala pengendalian kredit dan collection adalah sebagai berikut :

a. Bersama direktur operasional menentukan collection indoor dan outdoor baik pertim maupun perindividual berdasarkan besarnya piutang jatuh tempo pada bulan berikutnya.

b. Mengkoordinir pekerjaan administrasi A/R, survey, collector, dan collsus. c. Mengendalikan kegiatan collection dan mengambil langkah – langkah

yang perlu untuk menekan tunggakan.

d. Secara periodik atau setiap bulan mendampingi chief accounting melakukan rekonsiliasi saldo A/R (cross check) dan mempertanggungjawabkan hasil cross check tersebut.

e. Melakukan pemantauan atau evaluasi dan memberikan pengarahan – pengarahan kepada para surveyor dan collector dalam menjalankan fungsinya.

3. Chief Accounting

Tugas dari chief accounting adalah sebagai berikut :

a. Mengawasi keuangan perusahaan baik pengeluaran maupun penerimaan kas.

(5)

4. Kepala Bagian Marketing

Dalam melaksanakan tugasnya kepala bagian marketing bertanggungjawab kepada direktur operasional dan tugas dari kepala bagian marketing adalah sebagai berikut :

a. Melakukan perencanaan bidang penjualan.

b. Mengkoordinir para tenaga penjual, supervisor sales force, dan show room dalam rangka meningkatkan penjualan.

c. Melakukan analisis terhadap kondisi pasar.

d. Mengkoordinir penyiapan laporan – laporan bidang keuangan.

e. Mengusulkan dan mengkoordinir kegiatan promosi dan iklan serta melakukan evaluasi terhadap efektifitasnya.

5. Koordinator Survey

Koordinator survey bertugas dan bertanggungjawab melakukan screening map order. Apabila sesuai, dilakukan pembagian map order berdasarkan wilayah, bila tidak sesuai dikembalikan ke administrasi survey.

6. Koordinator Collector

Dalam menjalankan tugasnya koordinator collector bertanggungjawab kepada direktur operasional melalui kepala pengendalian kredit dan collection dan memiliki tugas sebagai berikut :

a. Melakukan pembinaan dan pengawasan kerja pada collector yang dibawah koordinasinya.

b. Melaksanakan kegiatan administrasi seperti, pemantauan absensi para

(6)

7. Surveyor

Melakukan survey ke tempat tinggal konsumen sesuai wilayah survey dan melaporkan hasil survey ke bagian komite kredit.

8. Administrasi survey

Merekap hasil CCM dan menyerahkan map order tolak dan batal ke administrasi marketing dan map order yang disetujui ke bagian fakturisasi. 9. Collector

Tugas yang harus dilaksanakan oleh collector adalah sebagai berikut :

a. Menerima dan menandatangani daftar penyerahan kwitansi, kwitansi berdasarkan wilayah dan melakukan penagihan.

b. Menyerahkan hasil tagihan dan kwitansi tertagih ke kasir perantara dan menyerahkan daftar penyerahan kwitansi dan kwitansi tidak tertagih ke bagian administrasi A/R.

10. Administrasi A/R

Menurunkan tagihan outdoor dalam bentuk DPK dan kwitansi berdasarkan wilayah, jatuh tempo dan angsuran janji bayar.

11. Koordinator Administrasi A/R

Tugas dari koordinator administrasi A/R adalah sebagai berikut : a. Memeriksa kwitansi outdoor.

b. Menerima collection report indoor dan outdoor dari kasir.

(7)

12. Kasir Cabang

Tugas kasir cabang adalah sebagai berikut : a. Melakukan pembayaran utang kepada supplier. b. Membayar bunga pinjaman bank dan pihak ketiga. c. Mengatur pengeluaran dan penerimaan kas.

13. Purchasing

Tugas purchasing adalah sebagai berikut :

a. Mengadakan stock barang yang akan dikirim ke konsumen. b. Membuat daftar harga barang.

c. Mengorder barang untuk stock dan untuk dikirim ke konsumen. 14. Kasir Indoor

Kasir indoor bertugas menerima pembayaran angsuran dari konsumen yang melakukan pembayaran ke show room

15. Stock Control

Berikut adalah tugas dari stock control :

a. Mengontrol penrsediaan barang yang disimpan di gudang.

b. Menginput surat penerimaan barang, nota pengeluaran barang internal, surat penerimaan barang internal.

(8)

16. Faktur

Tugas dari bagian faktur ialah sebagai berikut :

a. Mencetak faktur dan membuat kartu AR kosong untuk dibuatkan denah rumah konsumen berdasarkan map order.

b. Menerima map realisasi dan kembali dari pengiriman dan mendistribusikan ke acccounting untuk yang direalisasi dan yang ditolak atau batal ke administrasi survey.

17. Journal

Journal bertugas untuk melakukan :

a. Mengentry data konsumen beserta posting DP/angsuran I dan menyerahkan kartu AR ke administrasi AR.

b. Mendistribusi kwitansi indoor ke showroom dan kasir perantara. 18. Administrasi Marketing

Administrasi marketing bertugas untuk melakukan screening point terhadap kelengkapan map order, bila tidak dikembalikan ke supervisor

showroom dan supervisor sales force untuk difollow up atau ditolak, bila sesuai

diteruskan ke administrasi survey. 19. Kepala Gudang

Kepala gudang bertugas untuk melaksanakan pengawasan keluar masuknya barang dan bertanggungjawab atas persediaan barang yang disimpan di gudang.

(9)

20. Supervisor Sales Force

Supervisor sales force bertugas melaksanakan pengecekan kelengkapan

map order, apabila tidak layak dikembalikan ke sales force atau pramuniaga untuk di follow up kembali apabila sesuai diteruskan ke administrasi marketing.

21. Supervisor Show Room

Supervisor showroom bertugas mengecek kelengkapan map order, apabila

tidak layak dikembalikan ke pramuniaga untuk ditolak, apabila sesuai diteruskan ke administrasi marketing.

22. Administrasi Gudang

Membuat surat penerimaan barang, cross ceck barang, menerima barang tarikan dan surat penerimaan barang tagihan serta menata barang disektor sesuai status barang.

23. Driver dan Staff Pengangkutan

Mengirim barang ke alamat konsumen dan menjaga kondisi barang yang dikirim sampai ke tempat tujuan.

24. Sales Force dan Pramuniaga

Memeriksa kelengkapan map order dan menutup order untuk diserahkan ke bagian supervasior.

(10)

D. Jaringan Usaha

PT. Metro Medan ini perusahaan yang berbentuk perseroan terbatas. Pada perjalanan usahanya PT. Metro ini cenderung menjalankan kegiatan usaha yang bergerak dibidang penjualan dan pemasaran barang – barang elektronik dan furniture dengan penjualan secara kredit maupun tunai untuk semua kalangan masyarakat. Barang – barang elektronik dan furniture yang dijual dan dipasarkan oleh PT. Metro yaitu sharp, LG, olimpic, elite, ocean, dan lain – lain.

E. Kinerja Usaha Terkini

PT. Metro Medan merupakan perusahaan yang bergerak di bidang usaha penjualan dan pemasaran barang – barang elektronik dan furniture dengan kredit maupun tunai. Dalam menjalankan usahanya PT. Metro Medan memasarkan dan menjual barang – barang elektronik dan furniture yang bermerk sharp, LG,

olimpic, elite, ocean, dan lain – lain. Dalam menjalankan kegiatan usahanya,

perusahaan ini melakukan perencanaan untuk membuka cabang baru di wilayah Medan dan sekitarnya. Hal lain selain ingin membuka cabang baru, perusahaan tersebut akan meningkatkan sistem pembelian dan sistem penjualan dengan cara meningkatkan mutu pelayanan dan sumber daya perusahaan.

(11)

F. Rencana Usaha

Dalam menjalankan usahanya PT. Metro Medan membuat rencana usaha berupa program – program sebagai berikut :

1. Program untuk meningkatkan penjualan, yaitu :

• Bagi sales yang dapat melakukan penjualan tertinggi dalam satu minggu mendapatkan komisi\insentif.

• Penjualan diatas Rp 20.000.000-, dalam kurun waktu dua minggu, masing – masing sales mendapat insentif Rp 150.000-,.

• Demo pasar per group sales minimal dua kali dalam satu bulan.

• Insentif untuk devisi gudang, realisasi pengantaran barang dihitung per tanggal setiap bulannya dengan komisi yang sudah ditetapkan.

2. Program untuk konsumen, yaitu :

• Memberikan kupon undian kepada konsumen disetiap pembayaran angsuran ke showroom.

• Setiap pengambilan kredit mendapatkan dan setiap awal tahun setiap konsumen mendapatkan souvenir.

• Diskon pelunasan kredit oleh konsumen mendapat diskon 2% dari total angsuran per bulan.

3. Program untuk pengembangan kegiatan usaha, yaitu :

• Mengembangkan outlet menjadi cabang baru perusahaan, seperti outlet Binjai menjadi cabang Binjai.

(12)

BAB III

TOPIK PENELITIAN

A. Pengertian Sistem Akuntansi Pembelian Pengendalian Intern Pengertian Sistem Akuntansi

Seiring dengen usaha – usaha yang telah dijalankan PT. Metro Medan, yaitu menjalankan usaha penjualan dan pemasaran barang – barang elektronik dan

furniture dengan penjualan secara tunai maupun kredit. Menurut sistem

pengelolaan yang semakin meningkat dari sistem yang ada, maka penulis membahas sistem pembelian pada PT. Metro Medan.

Dimana sistem pembelian sangat memegang peranan yang cukup penting di dalam kegiatan perusahaan, agar terciptanya kinerja yang baik di dalam perusahaan dan tercapainya tujuan perusahaan. Semua ini daat terpenuhi dengan suatu alat yang disebut sistem akuntansi. sebelum membicarakan sistem akuntansi ada baiknya terlebih dahulu mengemukakan defenisi dari sistem akuntansi.

Pengertian sistem menurut Nugroho widjajanto (2001 : 2) yaitu :

” Sistem adalah sesuatu yang memiliki bagian – bagian yang saling berinteraksi untuk mencapai tujuan tertentu melalui tiga tahapan yaitu input, proses dan output”.

(13)

Defenisi akuntansi menurut American Accounting Association dalam buku Soemarsono S. R (2004 : 3) yaitu :

”Proses mengidentifikasikan, mengukur, dan melaporkan informasi ekonomi untuk memungkinkan adanya penilaian dan keputusan yang jelas dan tegas bagi mereka yang menggunakan informasi tersebut”.

Pengertian sistem akuntansi menurut Mulyadi (2001 : 3) yaitu :

”Sistem akuntansi adalah organisasi formulir, catatan dan laporan yang dikoordinasi sedemikian rupa untuk menyediakan informasi yang dibutuhkan oleh manajemen guna memudahkan pengelolaan perusahaan”.

Dari defenisi di atas, maka diketahui bahwa sistem diartikan sebagai alat yang dapat digunakan untuk mengadakan suatu pengawasan dan untuk mengetahui kemajuan yang dicapai serta mengandung unsur suatu sistem akuntansi pokok adalah formulir, catatan yang terdiri dari jurnal, buku besar, dan buku pembantu serta laporan. Berikut adalah uraian lebih lanjut mengenai pengertian maasing – masing unsur sistem akuntansi tersebut :

1. Formulir

Formulir merupakan dokumen pertama yang digunakan untuk mencatat terjadinya transaksi. Formulir sering disebut dokumen, karena dengan formulir peristiwa yang terjadi dalam organisasi perusahaan didokumentasikan di atas secarik kertas. Formulir sering juga disebut media, karena merupakan media untuk mencatat peristiwa yang terjadi di dalam organisasi ke dalam catatan akuntansi. Dengan formulir ini, data yang bersangkutan dengan transaksi direkap pertama kalinya sebagai dasar pencatatan.

(14)

2. Jurnal

Jurnal merupakan catatan akuntansi pertama yang digunakan untuk mencatat, mengklasifikasikan, meringkas data keuangan dan data lainnya. Sumber informasi pencatatan dalam jurnal adalah formulir. Dalam jurnal ini data keuangan untuk pertama kalinya diklasifikasikan menurut penggolongan yang sesuai dengan informasi yang disajikan dalam laporan keuangan. Dalam jurnal ini pula terdapat kegiatan peringkasan data, yang hasil peringkasannya berupa jumlah rupiah tertentu, kemudian diposting ke rekening yang bersangkutan dalam buku besar.

3. Buku besar

Buku besar (general ledger) terdiri dari rekening – rekening yang digunakan untuk merinngkas data keuangan yang telah dicatat sebelumnya di dalam jurnal. Rekening dalam buku besar disediakan sesuai dengan elemen – elemen informaasi yang disajikan dalam laporan keuangan. Rekening buku besar ini disatu pihak dapat dipandang sebagai wadah untuk mennggolongkan data keuangan dan dapat juga dipandang sebagai informasi keuangan untuk penyajian laporan keuangan.

4. Buku pembantu

Jika data keuangan yang digolongkan ke dalam buku besar diperlukan rinciannya lebih lanjut, dibentuk buku pembantu yang merinci data keuangan yanng tercantum dalam rekening tertentu dalam buku besar.

(15)

dan digolongkan dalam rekening buku besar dan buku pembantu, juga karena setelah data akuntansi keuangan dicatat dalam buku – buku tersebut. Proses akuntansi selanjutnya adalah penyusunan laporan keuangan, bukan dalam pencatatan akuntansi lagi.

5. Laporan

Hasil akhir proses akuntansi adalah laporan keuangan berupa neraca, laporan rugi laba, laporan perubahan laba yang ditahan, laporan harga pokok produksi, dan laporan biaya pemasaran harga pokok penjualan.

Tujuan Sistem Akuntansi

Penyusunan sistem akuntansi untuk setiap perusahaan berbeda satu dengan yang lainnya karena sistem akuntansi yang disusun oleh perusahaan dipengaruhi oleh jenis dan besarnya perusahaan. Untuk itu, pimpinan perusahaan harus dapat membuat kerangka dasar dari sistem akuntansinya yang merupakan pedoman bagi seluruh karyawan. Secara umum tujuan sistem akuntansi adalah :

1. Menyampaikan informasi yang dibutuhkan oleh semua tingkat manajemen, pemilik atau pemegang saham secara cepat dan tepat.

2. Menyediakan informasi yang dibutuhkan oleh pihak luar perusahaa, sepeerti perpajakan, bank atau kreditur dan lembaga – lembaga lainnya yang berkaitan denngan perusahaan.

3. Menyempurnakan kontrol melalui organisasi, prosedur – prosedur dan cara – cara lain untuk mengamankan kekayaan perusahaan.

(16)

4. Mengurangi biaya penyelenggaraan administratif ketingkat yang relatif lebih rendah daripda nilai manfaatnya.

Sebagaimana dijelaskan sebelumnya, penulis membahas sistem pembelian pada PT. Metro Medan. Sistem pembelian merupakan prosedur untuk mengatur cara – cara dalam melakukan pembelian barang maupun jasa yang dibutuhkan perusahaan.

Pengendalian Sistem Akuntansi

Sebagaimana tujuan dari pengawasan sistem akuntansi adalah untuk menjaga keamanan harta milik perusahaan. Oleh karena itu sistem akuntansi harus disusun dengan mempertimbangkan prinsip – prinsip pengawasan intern. Sistem akuntansi yang dipakai oleh suatu perusahaan yang baik akan mengandung unsur – unsur pengawasan intern yang baik pula, dimana dalam pengawasan intern mencakup :

a. Pengawasan akuntansi meliputi struktur organisasi dan semua metode dan prosedur yang terutama berkaitan dengan erat dan berhubungan langsung pada pengamanan aktiva dan dapat dipercaya catatan finansialnya.

b. Pengawasan administrasi terdiri atas struktur organisasi dan semua metode dan prosedur yang pertama yang berkaitan dengan efisiensi operasi dan kepatuhan terhadap kebijakan manajemen dan biasanya hanya mempunyai hubungan yang

(17)

B. Sistem Pembelian

Sistem akuntansi pembelian digunakan oleh perusahaan untuk pengadaan barang atau jasa yang diperlukan oleh perusahaan. Pengadaan barang dan jasa bisa dilakukan dengan dua cara yaitu: Pembelian secara tunai dan pembelian secara kredit.

1. Pembelian Secara Tunai

Pada pembelian tunai prosedur yang terkait adalah sebagai berikut : • Prosedur penerimaan barang

• Prosedur pengeluaran kas

2. Pembelian Secara Kredit

Pada pembelian secara kredit prosedur yang terkait adalah sebagai berikut :

• Prosedur pembuatan order pembelian • Prosedur penerimaan barang

• Prosedur pencatatan utang • Prosedur pengeluaran kas.

3. Bagian – Bagian yang Terkait dalam Sistem Pembelian

Prosedur pembelian dilaksanakan melalui beberapa bagian dalam perusahaan. Bagian – bagian yang terkait dalam prosedur ini adalah bagian gudang, bagian pembelian, bagian penerimaan barang dan bagian akuntansi.

(18)

Fungsi dari bagian – bagian yang terkait dalam prosedur pembelian adalah sebagai berikut :

• Bagian Gudang

Merupakan bagian yang bertanggungjawab untuk mengajukan permintaan pembelian sesuai dengan posisi persediaan yang ada di gudang dan untuk menyimpan barang yang telah diterima oleh fungsi penerimaan untuk barang – barang yang langsung pakai permintaan pembelian langsung diajukan oleh pemakai barang. Untuk mengawasi barang dalam gudang, bagian gudang menyelenggarakan pencatatan dalam kartu gudang dan kartu barang. Catatan ini hanya menunjukkan kuantitas tanpa jumlah rupiah.

• Bagian Pembelian

Bagian ini bertanggungjawab untuk memperoleh informasi mengenai harga barang, menentukan pemasok yang dipilih dalam pengadaan barang dan mengeluarkan order pembelian kepada pemasok yang dipilih. Untuk dapat melaksanakan fungsi ini yaitu bagian pembelian harus dilakukan langkah – langkah untuk menjamin bahwa :

Pembelian dilakukan dengan harga yang menguntungkan perusahaan dan kualitas yang sesuai.Barang – barang yang dibeli akan dapat diterima tepat pada waktu yang dibutuhkan.

(19)

• Bagian Penerimaan Barang

Dalam sistem pembelian fungsi ini bertanggung jawab untuk melakukan pemeriksaan terhadap jenis, mutu, dan kuantitas barang yang diterima dari pemasok guna menentukan dapat tidaknya barang tersebut diterima oleh perusahaan.

Apabila barang yang diterima oleh perusahaan sudah disetujui baik kuantitas maupun kualitasnya, maka bagian penerimaan barang membuat laporan penerimaan barang atau menandatangani tembusan order pembelian yang berfungsi sebagai laporan penerimaan barang. Untuk barang-barang yang ditolak karena cacat atau tidak sesuai order pembelian, bagian penerimaan barang membuat berita acara penolakan barang yang diserahkan kepada bagian pembelian. Barang yang ditolak oleh bagian penerimaan barang diserahkan kepada bagian pengiriman yang bertugas mengembaliakan barang yang rusak atau cacat kepeda panjual.

• Bagian Akuntansi

Bagian yang terkait dalam transaksi pembelian adalah fungsi pencatatan utang dan fungsi pencatatan persediaan. Dalam sistem akuntansi pembelian, fungsi pencatatan utang bertanggung jawab untuk mencatat transaksi pembelian kedalam register bukti kas keluar dan untuk menyelenggarakan arsip dokumen sumber (Bukti Kas Keluar) yang berfungsi sebagai catatan hutang atau sebagai buku pembantu hutang. Dalam sistem pembelian, fungsi pencatatan persediaan

(20)

bertanggung jawab untuk mencatat harga pokok persedian barang yang dibeli kedalam kartu persediaan.

Sistem akuntansi pembelian agar telaksana dengan baik perlu diperhatikan prinsip – prinsip internal control untuk mendapat pengawasan yang memadai. Prinsip – prinsip internal control pembelian yang dikutip dari buku Zaki Baridwan (1994 : 174 – 175) adalah :

1. Diadakan pemisahan fungsi yang jelas bagi pihak yang : meminta pembelian

melakukan pembelian menerima pembelian menyimpan barang

mencatat terjadinya pembelian dan timbulnya utang mengeluarkan uang untuk membayar pembelian

2. Setiap pembelian harus didasarkan pad permintaan pembelian dengan harga yang bersaing serta kuantitas optimal.

3. Bagian pembelian harus mengikuti pengiriman barang – barang dari penjualan untuk memastikan ketepatan waktunya.

4. Barang – barang yang akan diterima harus sesuai dengan spesifikasi dalam order pembelian.

5. Faktur pembelian diperiksa kebenaranya sebelum disetujui untuk dibayar.

6. Distribusi debit dari barang – barang atau jasa yang dibeli harus dilakukan dengaan benar sehingga laporan – laporan untuk pimpinan datanya dapat dipercaya.

PT. Metro Medan dalam kegiatanya adalah menjalankan usaha penjualan dan pemasaran barang – barang elektronik dan furniture dengan penjualan secara tunai maupun kredit, mengadakan suatui sistem pembelian yang dilakukan oleh bagian – bagian yang terkait. Dalam hal ini pembelian suatu barang diadakan untuk memenuhi pesanan dari konsumen yang membutuhkan barang-barang

(21)

diterima, bagian purchesing mengadakan koordinasi dengan chief accounting. Apakah untuk memenuhi pesanan tersebut dana yang dimiliki PT.Metro mencukupi atau tidak maka bagian purchesing langsung meminta persetujuan dari direktur operasional. Bila direktur operasional menyetujuinya maka pesanan yang diminta oleh konsumen dipenuhi.

Adakalanya PT.Metro melakukan pembelian dengan kredit dalam jangka waktu 30 sampai 45 hari. Pembayaran hutang jatuh tempo dilakukan oleh kasir cabang saat pihak supllier datang untuk menagih hutang jatuh tempo dengan membawa bukti surat penerimaan barang yang dikeluarkan oleh bagian gudang.

Barang yang dikembalikan kepada penjual dibuat laporan tersendiri, biasanya laporan tersebut dinamakan dengan laporan perbedaan barang (Material

discrepancy report).

Laporan ini dibuat rangkap tiga dengan ketentuan sebagai berikut :

a. Lembar asli dikirim kebagian pembelian yang akan dibandingkan dengan order pembelian.

b. Copy pertama dikirimkan ke gudang bersama dengan barangnya. c. Copy kedua disimpan di bagian penerimaan sebagai arsip.

Bagian yang terkait dalam prosedur pembelian pada PT.Metro adalah : 1. Pelaksanaan pembelian barang, baik untuk barang yang hendak dijual maupun

barang untuk persediaan, langsung ditangani oleh bagian pambelian. Bagian pembelian langsung berhubungan dengan supllier yang telah ditetapkan sejak berdirinya PT.Metro. Supllier elektronik ialah Sharp dan LG serta untuk

(22)

2. Apabila antara PT.Metro dan supllier telah mengadakan kesepakatan tentang harga, maka bagian pembelian mengirimkan order pembelian kepada supllier. 3. Apabila pemesanan barang telah dilakukan maka bagian pembelian menerima

barang yang dikirimkan dari supllier ke PT.Metro

4. Setelah barang diterima oleh PT.Metro maka bagian gudang bertugas untuk menyimpan barang yang telah diterima dari supllier. Untuk mengawasi barang dalam gudang, bagian gudang menyelenggarakan pencatatan dalam kartu gudang dan kartu barang.

C. Dokumen yang Digunakan Dalam Pembelian

Didalam sistem pembelian digunakan dokumen-dokumen untuk memudahkan semua pekerjaan. Adapun dokumen-dokumen yang digunakan dalam sistem pembelian antara lain :

1. Surat permintaan pembelian 2. Surat permintaan penawaran harga 3. Surat order pembelian

4. Laporan penerimaan barang 5. Surat perubahan order pembelian 6. Bukti kas keluar

(23)

barang dengan jenis jumlah dan mutu seperti yang tercantum dalam surat tersebut. Surat permintaan pembelian ini biasanya dibuat dua lembar untuk setiap permintaan, satu lembar untuk fungsi pembelian dan tembusannya untuk arsip fungsi yang meminta barang. Adakalanya surat permintaan pembelian berupa surat permintaan pembelian berulang kali (Repley Travelling purches requestion). Dokumen ini digunakan jika pesanan berulang kali dilakukan secara rutin, tetapi penulisannya tidak diinginkan berulang kali. Informasi pokok dalam dokumen surat permintaan pembelian berulang kali disimpan sebagai lampiran kartu gudang.

• Surat Permintaan Penawaran Harga

Dokumen permintaan penawaran harga digunakan untuk meminta penawara harga bagi barang yang pengadaannya tidak bersifat berulangkali terjadi.

• Surat Order Pembelian

Dokumen order pambelian digunakan untuk memesan barang kepada pemasok yang telah dipilih. Dokumen ini terdiri dari berbagai tembusan dengan fungsi sebagai berikut :

1. Surat order pembelian

Dokumen ini merupakan lembar pertama surat order pembelian yang dikirimkan kepada pemasok sebagi order yang dikeluarkan oleh perusahaan.

(24)

2. Tembusan pengakuan oleh pemasok

tembusan surat order pembelian ini dikirimkan kepada pemasok, dimintakan tanda tanggan dari pemasok tersebut dan dikirim kembali keperusahaan sebagai bukti telah terima dan disetujuainya order pembelian, serta kesanggupan pemasok memenuhi janji pengiriman barang seperti tersebut dalam dokumen tersebut.

3. Tembusan bagi unit permintaan barang

Tembusan ini dikirimkan kepada fungsi yang meminta pembelian bahwa barang yang dimintanya telah dipesan.

4. Arsip tanggal penerimaan

Tembusan surat order pembelian ini disimpan oleh fungsi pembelian menurut tanggal penerimaan barang yang diharapkan, sebagai dasar untuk mengadakan tindakan penyelidikan jika barang tidak datang pada waktu yang telah ditetapkan.

5. Arsip pemasok

Tembusan surat order pambelian ini disimpan oleh fungsi pembelian menurut nama pemasok, sebagai dasar untuk mencari informasi mengenai pemasok. 6. Tembusan fungsi penerimaan

Tembusan surat order pembelian ini dikirim ke fungsi penerimaan sebagai otorisasi untuk menerima barang sejenis, spesifikasi, mutu, kuantitas dan pemasoknya seperti yang terjantum dalam dokumen tersebut.

(25)

7. Tembusan fungsi akuntansi

Tembusan surat order pembeliaan ini dikirim ke fungsi akuntansi sebagai salah satu dasar untuk mencatat kewajiban yang timbul dari transaksi pembelian.

• Laporan Penerimaan Barang

Dokumen ini dibuat oleh fungsi penerimaan untuk menunjukan bahwa barang yang diterima dari pemasok telah memenuhi jenis spesifikasi, mutu dan kuantitas seperti yang tecantum dalam surat order pembelian.

• Surat Perubahaan Order Pembelian

Kadangkala diperlukan perubahan terhadap isi surat order pembelian yang sebelumnya telah diterbitkan. Perubahan tersebut dapat berupa perubahaan kuantitas, jadwal penyerahan barang, spesifikasi, penggantian (substitusi) atau hal lain yang bersangkutan dengan perubaha disain. Biasanya perubahaan tersebut diberitahukan kepada pemasok secara resmi dengan menggunakan surat perubahan order pembelian.

• Bukti Kas Keluar

Dokumen ini dibuat oleh fungsi akuntansi untuk dasar pencatatan transaksi pembelian. Dokumen ini jug berfungsi sebagai perintah pengeluaran kas untuk pembayaran hutang kepada pemasok dan yang sekaligus berfungsi sebagai surat

(26)

pemberitahuan kepada kreditur mengenai maksud pembayaran (Berfungsi sebagai

remittance advice).

Pada PT. Metro, seluruh pembelian dikoordinasikan langsung oleh bagian pembelian. Bagian pembelian langsung mengorder barang kesupplier melalui via telepone dan tidak menggunakan surat order pemesanan barang dan barang tersebut langsung dikirimkan pihak supplier ke PT. Metro tanpa menggunakan surat permintaan pembelian berulang kali (travelling purchase requisition). Disaat pengiriman barang oleh supplier, barang dikirim bersamaan dengan surat penerimaan barang dan surat jalan.

D. Prosedur Pembelian

Prosedur pembelian mengatur cara – cara dalam melakukan pembelian baik barang maupun jasa yang dibutuhkan oleh perusahaan. Prosedur ini dimulai dengan adanya kebutuhan atas suatu barang atau jasa sampai pada saat barang dan jasa dibeli. Namun sebelum membahas tentang prosedur pembelian, penulis membahas apa yang dimaksud dengan prosedur.

Prosedur adalah rangkaian kegiatan administrasi yanng melibatkan beberapa orang, untuk mencapai keseragaman tindakan dalam melakukan transaksi – transaksi yang sering terjadi.

Prosedur pembelian harus diatur sedemikian rupa sehingga jelas tahapan serta urutan pekerjaan yang dimulai dari adanya kebutuhan akan suatu barang

(27)

pembelian yang akan menimbulkan prosedur pembelian. Fungsi pembelian meliputi aktivitas – aktivitas sebagai berikut :

a. Membeli mesin – mesin dan peralatan, bahan baku, bahan penolong, suku cadang barang dan jasa lainnya.

b. Mencari informasi harga, data teknis, kemajuan teknologi pada mesin – mesin, peralatan dan bahan yang dipergunakan oleh perusahaan.

c. Melaksanakan kontrak pembelian, mengawasi rencana tanggal penerimaan, mengawasi jumlah barang yang dikirim oleh penjual, dan memeriksa faktur pembelian.

Untuk mendukung fungsi pembelian tersebut maka harus dilakukan prosedur pembelian yang baik agar tidak terjadi penyimpangan di dalam perusahaan, sehingga terciptanya sistem akuntansi yang efektif dan efisien.

Bagian – bagian yang terlibat dalam prosedur pembelian adalah sebagai berikut : 1. Prosedur permintaan pembelian

Dalam prosedur ini fungsi gudang mengajukan permintaan pembelian dalam formulir permintaan pembelian ke fungsi pembelian. Jika barang tidak disimpan di dalam gudang, fungsi yang memakai barang mengajukan permintaan pembelian langsung ke fungsi pembelian dengan mennggunakan surat permintaan pembelian.

2. Prosedur permintaan dan pemilihan pemasok

Dalam prosedur ini fungsi pembelian mengirimkan surat permintaan penawaran harga kepada para pemasok untuk memperoleh informasi mengenai harga barang dan berbagai syarat pembelian lainnya. Dalam pemilihan pemasok

(28)

sering kali perusahaan menentukan jenjang wewenang sehingga sistem pembelian dibagi menjadi beberapa bagian, yaitu :

a. Sistem akuntansi pembelian dengan pengadaan langsung. b. Sistem akuntansi pembelian dengan penunjukan langsung. c. Sistem akuntansi pembelian dengan lelang.

3. Prosedur order pembelian

Dalam prosedur pembelian fungsi pembelian mengirim surat order pembelian kepada pemasok yang dipilih dan memberitaukan kepada unit – unit organisasi lain dalam perusahaan mengenai order yang sudah dikeluarkan oleh perusahaan.

4. Prosedur penerimaan barang

Dalam prosedur ini fungsi penerimaan barang melakukan pemeriksaan mengenai jenis, kuantitas dan mutu barang yang diterima dari pemasok, dan kemudian membuat laporan penerimaan barang untuk menyatakan penerimaan barang dari pemasok tersebut.

5. Prosedur pencatatan hutang

Dalam prosedur ini fungsi akuntansi memeriksa dokumen – dokumen yang berhubungan dengan pembelian (surat order pembelian, laporan penerimaan barang, dan faktur dari pemasok) dan menyelenggarakan pencatatan utang atau mengarsipkan dokumen sumber sebagai catatan utang.

(29)

Prosedur pembelian yang terjadi pada PT. Metro adalah sebagai berikut :

a. Bagian gudang mengajukan permintaan pembelian kepada bagian pembelian dengan menggunakan surat permintaan pembelian.

b. Bagian pembelian mengadakan koordinasi dengan bagian keuangan untuk mengetahui apakah dana yang tersedia mencukupi untuk melakukan transaksi. c. Setelah mengetahui apakah dana mencukupi maka bagian pembelian

mengadakan koordinasi dengan pemasok untuk mengirim barang yanng dipesan oleh konsumen sesuai dengan jenis, kualitas dan kuantitas barang. d. Selanjutnya bagian pembelian mengirimkan surat pembelian barang kepada

bagian akuntansi.

e. Apabila pesanan telah terpenuhi maka bagian akuntansi memeriksa kebenaran perkalian dan penjumlahan yang tercantum dalam faktur pembelian kemudian dibandingkan dengan tembusan surat pesanan pembelian yang telah dikirimkan. Setelah pencatatan ke dalam jurnal pembelian selanjutnya faktur ke dalam buku pembantu.

f. Faktur pembelian yang telah dicatat ke dalam jurnal pembelian dan buku pembantu kemudian disimpan dalam arsip faktur pembelian menurut urutan tanggal.

g. Setiap akhir bulan, jurnal pembelian dijumlah kemudian jumlah ini diposting ke rekening pembelian dan rekening utang dagang dalam buku besar.

(30)

BAB IV PENUTUP

A. Kesimpulan

1. Struktur organisasi PT. Metro Medan merupakan struktur organisasi yang berbentuk garis dan staf, dimana pimpinan dalam menjalankan tugasnya dibantu oleh para stafnya, dengan kata lain tiap – tiap pekerjaan terdapat satu pimpinan yang langsung sedangkan staf bekerja dan memberikan saran kepada kepala bagian.

2. Bagian – bagian yang terkait dalam prosedur pembelian pada PT. Metro Medan ialah bagian gudang, bagian pembelian, dan bagian penerimaan barang. Pada bagian telah mengalami pemisahan fungsi antara pembelian, penerimaan barang, dan penyimpanan barang. Dan dokumen yang digunakan dalam pembelian adalah surat pemesanan barang, surat permintaan baranng, surat pembelian,dan kartu gudang yang beerfungsi untuk memberitaukan apakah gudang meminta pembelian barang atau tidak.

3. Di dalam pelaksanaan pembelian barang PT. Metro Medan menggunakan dokumen – dokumen yang terdiri dari surat pemesanan barang, surat pembelian. PT. Metro Medan tidak menggunakan permintaan pembelian berulang kali (travelling purchase requistion).

(31)

4. Pencatatan transaksi pada PT. Metro Medan menggunakan program komputer data base. Program tersebut sangat memudahkan pekerjaan dalam hal pencatatan transaksi yang terjadi. Bagian keuangan hanya tinggal memasukkan data kemudian data tersebut diolah oleh komputer secara otomatis, sehinngga penyajian data akuntansi dapat lebih efisien dan efektif.

B. Saran

1. Hendaknya setiap bagian yang terdapat dalam perusahaan lebih mengutamakan pelaksanaan tugasnya agar tercapai tujuan perusahaan yang telah ditetapkan.

2. Dalam hal pemisahan fungsi antara bagian gudang, bagian pembelian dan bagian penerimaan barang, PT. Metro Medan telah melakukan pemisahan fungsi. Hal ini sebaiknya dipertahankan agar kinerja perusahaan terus berjalan dengan baik.

3. Formulir yang digunakan dalam transaksi pembelian dibuat dengan nomor urut tercetak agar penggunaanya dapat dipertanggungjawabkan dengan jelas untuk masing – masing fungsi. Hal ini tetap dipertahankan sehingga kinerja perusahaan mengalami peningkatan.

4. Dalam pencatatan transaksi PT. Metro Medan telah menggunakan program komputer yanng baik yaitu : program data base.

Referensi

Dokumen terkait

Schneiders (Gunarsa, 1989) mengemukakan bahwa penyesuaian diri merupakan suatu proses mental dan tingkah laku yang mendorong seseorang untuk menyesuaikan diri sesuai dengan

Setiap kenaikan arus listrik yang dipergunakan pada saat pengelasan akan.. meningkatkan penetrasi serta memperbesar

Dalam pandangan lain yang dikemukakan oleh Theodore Levvit “bahwa harus ada pemisahan tanggung jawab sosial dari tanggung jawab ekonomi.”Perusahaan dalam pandangan ini hanya

23 dijelaskan "Maksud perkumpulan ini ialah memegang teguh pada salah satu dari Mazhabnya Imam empat, yaitu Imam Muhammad bin Idris As-Syafi'ie, Imam Malik bin Anas, Imam

Adanya polutan pada permukaan junction dari LA ke HV Conductor Korosi pada mur dan baud koneksi junction Korosi pada mur dan baud koneksi junction Kawat pentanahan tidak

Berdasarkan hasil penelitian diketahui bahwa pelayanan kesehatan di Puskesmas Juanda untuk indikator standar pelayanannya sudah terbilang cukup baik, hanya saja untuk

Erosi parit (Gully erosion) yaitu erosi oleh air yang mengalir di permukaan tanah yang miring atau di lereng perbukitan yang membentuk alur-alur yang dalam dan lebarnya mencapai

Tujuan penelitian ini untuk mengetahui efektivitas losion minyak atsiri bunga lavender (LMABL) sebagai repelen terhadap nyamuk Culex sp.. dan membandingkannya dengan