Peribadi pengurus rekod yang cemerlang / Ahmad Azman Mohamad Ramli

EDITORIAL BOARD CONDESCENDENT

Assoc. Prof. Dr. Mohd Sazili Bin Shahibi

ADVISOR

Encik Azmi Bin Abd Rahman

CHIEF EDITOR

Akmal Shahmeen Bin Ahamad Sabarudin

DEPUTY CHIEF EDITOR

Nur Atiqa Binti Saleh

SECRETARY

Hafawati Husna Binti Mohamed Khairudin

TREASURER

Noor Izzaty Binti Mohd Radzi

DESIGN AND LAYOUT

Nadia Fazira Binti Nor Amir Nurul Aida Binti Jamil

EDITORS

Fatin Eleena Binti Sha'mar Nor Adaviah Binti Mohd Sabri Norshahida Binti Kalis

Nurul Amirah Binti Md Suhaimi Siti Nur Athirah Binti Saiffuddin Zuhri

REPORTERS

Fatin Syahirah Binti Pawzi Siti Aishah Binti Yahpar

PUBLISHER

Faculty of Information Management UiTM Puncak Perdana

ISSN 0127-5100

EDITOR'S ACKNOWLEDGEMENT

Assalamualaikum

First and foremost, I would like to thank to Allah s.w.t. because giving us strength and determine to finish the publication of TINTA about Superheroes in Information Professional.

Thank you to our lovely advisor, Mr Azmi Bin Abdul Rahman who always tries to make us understand the actual process of publication and amend the mistake arises during the preparation of this task. With his guidance, we are now clearly understood the publication process. I also like to express our greatest appreciate to lecturer from Faculty of Information Management who contribute their article.

For my entire group, thank you for all of your work in this TINTA publication which willing to help in writing, editing, designing and etc. With all of your commitment, we could produce the high quality publication of TINTA.

Sincerely,

Akmal Shahmeen Bin Ahmad Sabarudin Chief Editor,

TINTA Jun 2015

TINTA has established by Universiti Teknologi Mara, Faculty of Information Management or also known as FPM since 1982. TINTA is a medium to highlight FPM

students' article as well as lecturers to publish in TINTA. The theme of TINTA Bil

25, Vol. 2/2015 is Superheroes in Information Professional.

CONTENTS

SUPERHEROES IN INFORMATION PROFESSIONAL 2015

PAGE

PERIBADI PENGURUS REK0D YANG CEMERLANG

Ahmad Azman B. Mohamad Rami

BUKU-BUKU YANG PERLU Dl BACA SEBELUM 'MATT

Shaharom TM Sulaiman

INFORMATION TECHNOLOGY COMPETENCY TO INVIGORATE INNOVATIVE PERFORMANCE IN MALAYSIAN ACADEMIC LIBRARIES

Haziah Sa'ari

COMPLETE CRITERIA TO BE INFORMATION PROFESSIONAL

Akmal Shahmeen B. Ahamad Sabarudin & Naqiuddin B. Abd Haris

THE ISSUES IN ACADEMIC LIBRARIES

Noor Farahain Bt. Abdul Razak, Nur Aliah Bt. Zainal & Nur Athirah Hanani Bt. Jailani

EFFECTIVENESS MALAYSIAN ARCHIVAL INSTITUTIONS NOW AND FUTURE

Fatin Eleena Bt. Sha'mar, Nur Atiqa Bt. Saleh & Nurul Aida Bt. Jamil

HOW TO BE 21S T CENTURY LIBRARIAN

Hafawati Husna Bt. Mohamed Khairudin & Nor Adaviah Bt. Mohd Sabri

INFORMATION SECURITY SUPERHEROES

Nurul Aishah Bt. Samin & Nurul Amirah Bt. Md Suhaimi

LIBRARIANS JOB SATISFACTION

Noor Izzati Bt Mohd Radzi, Nurul Nadia Bt. Karim & Wan Nurul Syahida Bt. Wan Kamaruddin Mukri

LIBRARIES' EFFORT TO ATTRACT USER

Nursyafiqah Bt. Wahid & Siti Aishah Bt.Yahpar

THE SURVIVAL OF LIBRARIAN IN NEW ERA

Fatin Syahirah Bt. Pawzi & Nor Ashikin Bt. Ngadiron

THE FATHER OF LIBRARY

SUPERHEROES IN INFORMATION PROFESSIONAL 2015

PERIBADI PENGURUS REKOD YANG CEMERLANG

Oleh:

AHMAD AZMAN BIN MOHAMAD RAMLI

Fakulti Pengurusan Maklumat, Universiti Teknologi MARA

ahmadazman@salam.uitm.edu.my

Abstrak: Berdasarkan pengalaman kerja penulis selama hampir 10 tahun sebagai seorang pegawai arkib di Arkib Negara Malaysia, penulis mendapati terdapat tujuh peribadi yang paling mustahak dimiliki oleh seorang pengurus rekod untuk menjadikan mereka pengurus rekod yang cemerlang. Peribadi-peribadi tersebut ialah versatil, sabar, baikhati, berdisiplin, menghargai masa, tekun dan inovatif serta kreatif.

Kata Kunci: Peribadi, Pengurus rekod, cemerlang

1. Pendahuluan

Penulis telah bertugas selama hampir 10 tahun di Arkib Negara Malaysia sebelum menjawat jawatan sebagai pensyarah dalam bidang pengurusan rekod dan arkib di Fakulti Pengurusan Maklumat, Universiti Teknologi MARA, Kampus Puncak Perdana, bermula pada bulan April tahun 2009 sehingga sekarang. Di antara tugas-tugas utama penulis sebagai seorang pegawai arkib ialah menasihat kakitangan awam tentang kaedah pengurusan rekod awam yang terbaik bagi mempastikan rekod-rekod awam tersebut dapat digunakan sebagai satu sumber untuk meningkatkan kecekapan perkhidmatan sesebuah pejabat awam di Malaysia.

Berdasarkan pengalaman kerja penulis sebagai pegawai arkib, penulis berpendapat untuk menjadi seorang pengurus rekod yang cemerlang, seseorang itu perlu memiliki peribadi-peribadi yang tertentu. Untuk perbincangan di sini, penulis telah memilih tujuh jenis peribadi yang difikirkan paling mustahak dimiliki oleh pengurus rekod iaitu versatil, sabar, baik hati, berdisiplin, menghargai masa, tekun dan sikap inovatif

serta kreatif. Bagi tujuan memudahkan pemahaman terhadap kandungan dalam artikel ini, berikut didefinasikan beberapa istilah yang kerap digunakan dalam artikel ini.

2. Definasi

Peribadi

Kamus Dewan Edisi Keempat mendefinisikan peribadi sebagai sifat-sifat (kelakuan, sikap, dan Iain-Iain) seseorang yg sudah sebati dengan dirinya sendiri untuk merupakan wataknya (yang terasing daripada yang umum). Untuk tujuan penulisan dalam artikel ini, peribadi yang dibincangkan memfokuskan kepada peribadi seorang pengurus rekod.

Pengurus rekod

Savumthararaj (2008) menyatakan pengurus rekod iaiah pegawai yang bertanggungjawap mengurus rekod-rekod di sesuatu organisasi. Tugas utama mereka iaiah menjimatkan kos perbelanjaan pengendalian rekod serta meningkatkan kecekapan pentadbiran organisasinya. Nama-nama yang lain kepada jawatan pengurus rekod iaiah seperti pengawal dokumen (document controller) atau pengawal data (data controller).

Cemerlang

Kamus Dewan Edisi Keempat mendefinisikan cemerlang sebagai sangat baik atau kualiti yang sangat tinggi.

3. Peribadi pengurus rekod yang cemerlang

Berdasarkan definasi-definasi yang telah dibincangkan di atas dan untuk tujuan penulisan dalam artikel ini, peribadi pengurus rekod yang cemerlang bermaksud kelakuan atau sikap seorang pengurus rekod yang mengurus rekod-rekod di organisasinya dengan cara kerja yang sangat baik atau sangat berkualiti. Satu contoh cara kerja yang sangat baik atau sangat berkualiti iaiah seseorang pengurus rekod

SUPERHEROES IN INFORMATION PROFESSIONAL 2 0 t 5

mengurus rekod-rekodnya berdasarkan cara kerja yang berkualiti seperti yang telah ditetapkan oleh standard pengurusan rekod terkini yang sedang diamalkan di organisasi di seluruh dunia. Contoh-contoh standard tersebut ialah ISO 15489, ISO 23081, ISO/TR 15801 dan MS ISO 16175. Lazimnya juga pengurus rekod yang cemerlang akan banyak diberikan imbuhan oleh majikannya seperti selalu menerima anugerah dan pujian, cepat dinaikkan pangkat serta mendapat bayaran atau pendapatan yang lumayan hasil daripada tugas pengurusan rekod yang dilakukannya.

4. Tujuh peribadi pengurus rekod yang cemerlang

Berdasarkan pengalaman kerja penulis, didapati terdapat tujuh peribadi yang paling mustahak dimiliki oleh setiap pengurus rekod bagi menjadikan beliau itu dapat pengurus rekod dengan cemerlang. Tujuh peribadi tersebut ialah seperti yang berikut:

4.1 Versatil

"Work done spontaneously and joyfully is never oppressive." (Mahatma Gandhi)

Pada pendapat penulis, untuk menjadi seorang pengurus rekod yang cemerlang, seseorang itu perlu memiliki peribadi yang versatil atau serba boleh. Di antara ciri-ciri seorang kakitangan yang berperibadi serba boleh ialah sanggup melaksanakan sebarang jenis tugas, walaupun tugas tersebut berada di luar bidang tugas hakikinya. Contohnya, walaupun tugas hakiki pengurus rekod itu ialah mengurus rekod di organisasi masing-masing, pengurus rekod yang serba boleh juga sanggup melaksanakan tugas selain daripada tugas hakikinya seperti menjadi ahli jawatankuasa kepada majlis-majlis rasmi yang dianjurkan oleh majikan, menjadi urusetia lawatan kakitangan organisasi, menjadi penyambut tetamu atau juru acara semasa majlis-majlis rasmi organisasi, membuat persembahan semasa majlis makan malam organisasi dan sebagainya. Peribadi sebegini sangat baik diamalkan oleh pengurus rekod kerana berdasarkan pengalaman kerja penulis, peribadi sebegini sangat disukai oleh majikan

dan rakan setugas. Apabila pengurus rekod tersebut telah disukai oleh majikan dan rakan setugas, maka akan menjadi lebih mudah beliau menjalankan tugas pengurusan rekodnya serta meningkatkan kemajuan kerjayanya seperti mudah mendapat kenaikan pangkat, mudah mendapat anugerah dan pujian daripada majikan dan sebagainya.

Perkara ini dibuktikan oleh pengalaman penulis semasa bertugas di sebuah jabatan kerajaan dahulu. Di jabatan ini terdapat seorang kakitangan yang bersikap serba boleh. Beliau sentiasa bersedia menerima sebarang tugasan yang diarahkan oleh ketua jabatannya, walaupun tugasan tersebut berada di luar bidang tugas hakikinya. Sikap

sebegini telah menyebabkan beliau sangat disukai oleh ketua jabatan dan rakan-rakan setugas. Hasilnya, beliau sentiasa mendahului rakan-rakan sekerja yang lain di dalam dunia kerjaya, seperti cepat dinaikkan pangkat dan kerapkali mendapat anugerah perkhidmatan cemerlang daripada jabatan.

Pengurus rekod yang tidak berperibadi serba boleh akan sentiasa cuba mengelakkan diri daripada melakukan pekerjaan yang berada di luar bidang tugas hakiki sebagai seorang pengurus rekod. Contohnya, mereka akan cuba menolak apabila diminta melaksanakan tugas-tugas yang berada di luar tugas hakikinya. Sekiranya diarahkan melaksanakan tugas-tugas tersebut, mereka akan memprotes atau melakukannya dengan hati yang berat dan tidak ikhlas. Berdasarkan pengalaman kerja penulis, majikan sangat tidak menyukai kakitangan organisasi yang bersikap sebegini. Keadaan ini seterusnya boleh menyebabkan pengurus rekod tersebut sukar melaksanakan tugasannya serta meningkatkan kemajuan kerjayanya. Beliau juga tidak disenangi oleh rakan-rakan setugas dan seterusnya akan disisihkan.

4.2 Sikap sabar

"Sabar itu salah satu daripada cabang iman seperti kepala sebahagian daripada tubuh badan." (Sabda Rasulullah s.a.w)

SUPERHEROES IN INFORMATION PROFESSIONAL 2015

Pada pendapat penulis, untuk menjadi seorang pengurus rekod yang cemerlang, seseorang itu perlu memiliki peribadi yang penyabar. Di antara ciri-ciri seorang kakitangan yang memiliki peribadi yang penyabar ialah beliau mampu menerima atau menyerap sebarang cabaran atau kesukaran, tidak mudah berputus asa, pemaaf dan sentiasa tenang menghadapi sebarang masalah kerja yang rumit. Contohnya, apabila dimarahi atau ditegur oleh majikan, beliau akan menghadapi teguran tersebut dengan sabar, menerima teguran tersebut dengat hati yang terbuka dan akan berusaha memperbaiki sebarang kelemahan diri. Apabila diarahkan pulang lewat daripada tempat kerja kerana menyiapkan sesuatu tugasan atau menghadiri mesyuarat mengejut, beliau akan mematuhi arahan tersebut tanpa sebarang rungutan atau perasaan marah. Apabila dibebankan dengan tugasan yang banyak, beliau akan berusaha sedaya upaya menyiapkan tugasan tersebut tanpa sebarang rungutan.

Pernah berlaku di sebuah jabatan kerajaan, beberapa orang kakitangan jabatan telah menerima arahan untuk melaksanakan suatu tugasan pada waktu petang dan tugasan tersebut mesti disiapkan sebelum pukul sembilan pagi keesokan harinya. Tugasan tersebut mesti disiapkan sebelum waktu tersebut kerana bermula pada pukul sembilan pagi keesokan harinya akan berlangsung majlis perasmian yang melibatkan Perdana Menteri dan menteri kabinet. Kakitangan-kakitangan tersebut telah menerima tugasan tersebut dengan sikap yang sabar. Walaupun terpaksa berjaga sepanjang malam dan menghadapi pelbagai kesulitan, kakitangan tersebut berjaya juga menyiapkan tugasan dengan jayanya. Selepas majlis tersebut berakhir, kakitangan tersebut telah menerima pujian dan sijil penghargaan daripada majikan mereka.

Pengurus rekod yang tidak berperibadi penyabar akan bersikap takutkan cabaran, sangat lekas mengalah, tidak mampu menghadapi sebarang kesusahan dan tidak sanggup berkorban masa dan tenaga untuk kemajuan organisasi tempat bekerja. Contohnya, beliau akan mudah marah sekiranya dibebankan dengan kerja yang banyak, mudah memaki hamun pekerja lain walaupun perkara yang dimarahkan itu remeh sahaja, sangat cepat membuat kesimpulan atau tuduhan tanpa menyiasat

kebenaran sesuatu maklumat dan akan mudah rasa sukar dan lemah semangat bila menerima cabaran atau kesukaran semasa melaksanakan tugasan. Berdasarkan pengalaman kerja penulis, pengurus rekod yang bersikap sebegini sukar untuk berjaya di dalam dunia kerjayanya. Oleh sebab itu, setiap pengurus rekod di mana-mana organisasi perlu berusaha sedaya upaya mengelakkan diri daripada mengamalkan sikap tidak bersabar sebegini.

4.3 Sikap baik hati

"Tidak dihitung kaya orang yang banyak harta, tetapi kaya sebenar ialah kaya jiwa." (Sabda Rasulullah s.a.w)

Pada pendapat penulis, untuk menjadi seorang pengurus rekod yang cemerlang, seseorang itu perlu memiliki peribadi yang baik hati, samada kepada rakan setugas atau kepada majikannya. Di antara ciri-ciri seorang kakitangan yang mempunyai peribadi baik hati ialah beliau sentiasa bersopan santun, pemaaf, ikhlas dan bertimbangrasa, bersih daripada perasaan hasad dengki, sentiasa bersimpati kepada kesusahan dan masalah pekerja lain, sangat pemurah, mudah mesra, mudah membantu dan bekerjasama dengan pekerja lain, sentiasa merendah diri, bersedia menerima teguran dan cadangan daripada rakan-rakan setugas dan majikan dan berlaku adil dalam semua tindakan.

Semasa penulis sedang berkhidmat dengan sebuah jabatan kerajaan dahulu, terdapat seorang ketua jabatan yang sangat popular di kalangan kakitangan di jabatannya dan dengan kakitangan jabatan lain. Ini disebabkan beliau sangat mesra

dan menjaga kebajikan kakitangannya. Tidak pernah beliau memarahi kakitangan di khalayak ramai dan beliau amat mudah didekati oleh sesiapa sahaja. Apabila beliau bersara, beliau masih lagi menjalinkan hubungan mesra dengan bekas kakitangannya. Bekas kakitangannya juga sentiasa memuji jasa dan kebaikan beliau serta sentiasa mendoakan kesejahteraannya walaupun beliau telah bersara lebih daripada 10 tahun!

SUPERHEROES IN INFORMATION PROFESSIONAL 2015

Pengurus rekod yang tidak berperibadi baik hati pula akan bersikap kasar dan kurang bersopan santun dengan pekerja lain dan majikannya, terlalu mementingkan diri sendiri, sombong dan suka membesar-besarkan diri, suka bermuka-muka, cepat menuduh dan menghukum seseorang tanpa siasatan yang rapi, suka menghina kakitangan lain, tidak boleh menerima kritikan dan cepat membuat kritikan, suka mencari kelemahan atau keaiban kakitangan lain serta mendedahkannya kepada pihak yang tidak berkenaan dan akan berdendam sekiranya tidak mendapat sesuatu yang dihajati atau permohonannya tidak diluluskan oleh majikan. Berdasarkan pengalaman kerja penulis, kakitangan yang tidak baik hati akan dibenci dan dijauhi oleh kakitangan lain. Sekiranya kakitangan tersebut seorang ketua organisasi, kakitangan bawahan akan hanya akan berurusan dengan beliau sekiranya dalam keadaan terpaksa sahaja. Hanya kakitangan yang bermuka-muka dan ingin mengampu sahaja yang berpura-pura mesra dengan beliau. Selepas beliau bersara pula, kakitangan akan memutuskan hubungan dengan beliau dan tidak akan mendoakan kesejahteraannya.

4.4 Sikap berdisiplin

"Buruk laku itu menambahkan buruknya amalan, sebagaimana cuka merosakkan madu." (Imam Abu Hamid Muhammad al-Ghazali)

Pada pendapat penulis, untuk menjadi seorang pengurus rekod yang cemerlang, seseorang itu perlu memiliki peribadi yang berdisiplin. Di antara ciri-ciri peribadi seorang kakitangan yang berdisiplin ialah beliau sentiasa mematuhi peraturan dan arahan di tempat kerja, sentiasa berpegang teguh kepada ajaran agama dan sentiasa menjaga imej dan maruah diri daripada sebarang perbuatan cuai dan keji. Contohnya, kakitangan yang berdisiplin akan datang ke pejabat dan akan pulang daripada pejabat mengikut waktu yang telah ditetapkan, tidak mencuri harta pejabat dan harta pekerja yang lain, tidak menggunakan harta dan waktu pejabat untuk kepentingan diri sendiri dan sentiasa berpakaian kemas mengikut peraturan yang telah ditetapkan oleh majikan.

Semasa penulis sedang berkhidmat dengan sebuah jabatan kerajaan dahulu, ada seorang pemandu kenderaan jabatan yang sangat disukai dan dihormati oleh pekerja lain dan ketua jabatan. Ini disebabkan beliau seorang pemandu yang sangat berdisiplin. Contohnya, beliau sentiasa memandu mengikut had laju yang ditetapkan, sangat menepati masa dan sentiasa memastikan kenderaan jabatan di dalam keadaan yang bersih dan injin dalam keadaan yang baik. Disebabkan sikap beliau yang sangat berdisiplin ini, beliau telah dilantik sebagai pemandu kepada ketua jabatan dan kerapkali menerima pujian dan anugerah daripada jabatan. Tidak beberapa lama selepas penulis meninggalkan jabatan tersebut, penulis dimaklumkan bahawa pemandu tersebut telah ditawarkan jawatan sebagai pembantu tadbir pejabat. Inilah satu contoh seorang kakitangan yang memiliki peribadi yang cemerlang!

Pengurus rekod yang tidak berperibadi berdisiplin akan suka melanggar peraturan dan arahan yang telah ditetapkan oleh majikan, tidak berasa bersalah tetapi merasa megah dan bangga apabila melanggar peraturan dan arahan di tempat kerja, suka melakukan kerja-kerja keji dan tidak bersopan seperti mencuri harta pejabat, mabuk, berjudi, menghisap dadah, merokok di tempat yang tidak dibenarkan membuang sampah merata-rata dan menggunakan waktu pejabat untuk urusan peribadi. Berdasarkan pengalaman kerja penulis, kakitangan yang bersikap sebegini kebiasannya akan gagal dalam dunia kerjayanya. Ini kerana mereka akhirnya akan dikenakan tindakan disiplin oleh majikan, seperti diberi amaran, tidak disahkan dalam jawatan, tidak mendapat kenaikan pangkat, diturunkan pangkat, ditahan kenaikan gaji dan seterusnya dibuang kerja. Untuk menjadi pengurus rekod yang cemerlang, sikap tidak berdisiplin mestilah dihindarkan.

4.5 Sikap menghargai masa

11 An inch of time cannot be bought by an inch of gold" (Peribahasa Cina)

SUPERHEROES IN INFORMATION PROFESSIONAL

_{l o t s}

Pada pendapat penulis, untuk menjadi seorang pengurus rekod yang cemerlang, seseorang itu perlu memiliki peribadi yang sangat menghargai masa. Di antara ciri-ciri peribadi seoarang kakitangan yang menghargai masa ialah mereka sangat menepati masa, menyegerakan tugas yang diarahkan, mempunyai perancangan waktu, bijak menguruskan tempoh masa yang diberikan, menumpukan masa kepada kerja-kerja yang produktif dan kreatif, menetapkan target date untuk menyiapkan sesuatu tugasan dan menyelesaikan tugasan dalam masa yang ditetapkan. Untuk membantu menguruskan masa dengan terbaik, kakitangan ini akan menggunakan kaedah-kaedah tertentu seperti penggunaan time planner samada secara manual atau elektronik.

Mendiang Tan Sri Lim Goh Tong, bekas pemilik syarikat konglomerat Kumpulan Genting di dalam buku riwayat hidupnya mendedahkan di antara rahsia yang telah menyebabkan beliau berjaya menukarkan sebuah kawasan hutan rimba di gunung Ulu Kali di sempadan negeri Pahang dan Selangor menjadi sebuah pusat percutian terkemuka dunia yang dikenali kini sebagai Genting Highlands Resort ialah kerana beliau sangat menghargai masa! Contohnya, sekiranya beliau mempunyai temujanji, beliau akan memastikan diri beliau telah berada di tempat temujanji tersebut 10 minit lebih awal daripada masa yang ditetapkan.

Pengurus rekod yang tidak berperibadi menghargai masa pula mempunyai sikap-sikap seperti tidak menyegerakan tugas yang diarahkan, tidak merancang pekerjaan dengan baik, tidak ada priority terhadap tugas yang diarahkan, membuat kerja peribadi semasa waktu pejabat, berniaga di waktu pejabat, meninggalkan pejabat tanpa kebenaran, melayan tetamu yang tiada kaitan dengan tugas seperti melayan jurujual dan tidak peka kepada pembaziran masa di pejabat. Berdasarkan pengalaman kerja penulis, kakitangan yang tidak menghargai masa tidak akan dihormati oleh majikan dan pekerja lain. Mereka juga kebiasaannya tidak akan diberi kepercayaan untuk melaksanakan sesuatu tugasan yang penting dan perlu disiapkan dengan segera. Keadaan ini seterusnya boleh menghalang pekerja tersebut menjadi pekerja yang cemerlang.

4.6 Sikap tekun

"Victory belongs to the most persevering." (Napolean Bonaparte)

Pada pendapat penulis, untuk menjadi seorang pengurus rekod yang cemerlang, seseorang itu perlu bersikap tekun semasa melaksanakan kerja. Sikap tekun bermaksud pekerja memberikan sepenuh tumpuan kepada sesuatu kerja sehingga kerja tersebut berjaya disiapkan dengan sempurna. Di antara ciri-ciri seorang kakitangan yang mempunyai sikap tekun ialah mereka sangat gigih dalam melaksanakan sebarang tugasan yang diamanahkan, sentiasa bersemangat dalam melaksanakan sebarang tugasan yang diarahkan, sanggup mengorbankan masa dan tenaga demi menyiapkan sesuatu tugasan, sentiasa cekal menghadapi sebarang kesulitan semasa bertugas dan sentiasa bercita-cita tinggi untuk menghasilkan output kerja yang terbaik.

Kita boleh mengambil contoh sikap semut untuk membincangkan sikap tekun ini. Walaupun bersaiz sangat kecil, disebabkan sikap tekun, semut berupaya mengangkut makanan yang berkali ganda lebih besar dan berat daripada dirinya ke sarang yang jauh lokasinya daripada makanan tersebut. Penulis memerhatikan di pelbagai organisasi, pekerja yang tekun kebiasaannya akan mudah meningkatkan kemajuan kerjayanya. Oleh itu, setiap pekerja perlu berusaha untuk mengamalkan sikap tekun demi untuk menjadi pekerja yang cemerlang.

Pengurus rekod yang tidak berperibadi tekun pula akan mempunyai ciri-ciri seperti mudah berputus asa apabila menghadapi kesukaran dan cabaran dalam melaksanakan kerja, tidak mempunyai inisiatif (seperti peribahasa pahat dengan penukul) dan inovatif serta kreatif, suka bertangguh apabila melakukan kerja, kurang berdisiplin dan tidak bercita-cita tinggi untuk menghasilkan output yang terbaik semasa melaksanakan kerja. Mereka melaksanakan kerja seperti peribahasa melepaskan batok

di tangga dan hangat-hangat tahi ayam, iaitu membuat sesuatu kerja dengan tidak

bersungguh-sungguh. Berdasarkan pengalaman kerja penulis, pekerja sebegini

SUPERHEROES IN INFORMATION PROFESSIONAL

₁₀₁₅

lazimnya akan menghadapi kekecewaan dalam dunia kerjayanya. Ini kerana mereka lazimnya akan kurang diberi perhatian oleh majikan untuk sebarang imbuhan seperti anugerah dan kenaikan pangkat. Oleh itu, setiap pengurus rekod perlu berusaha menghapuskan sikap tidak tekun daripada diri demi untuk menjadi seorang kakitangan yang cemerlang dan seterusnya mencapai kejayaan di dalam dunia pekerjaan.

4.7 Sikap inovatif dan kreatif

"Real joy comes not from ease or riches or from the praise of men, but from doing something worthwhile." (Sir Wilfred Grenfell)

Pada pendapat penulis, untuk menjadi seorang pengurus rekod yang cemerlang, seseorang itu perlu memiliki sikap inovatif dan kreatif. Inovatif bermaksud sesuatu yang baru yang diperkenalkan atau dimaklumkan (seperti kaedah, sistem dan peralatan). Kreatif pula bermaksud kemampuan atau kebolehan mencipta. Sikap ini sangat digalakkan, terutamanya di sektor awam Malaysia pada masa kini. Buktinya kerajaan Malaysia telah melancarkan Pekeliling Kemajuan Perkhidmatan Awam Bilangan 3/91 yang bertajuk Anugerah Inovasi Dalam Perkhidmatan Awam. Anugerah ini merupakan pengiktirafan kerajaan Malaysia kepada agensi-agensi dan pekerja perkhidmatan awam yang telah berjaya memperkenalkan sesuatu inovasi dalam perkhidmatan awam. Di antara ciri-ciri seorang kakitangan yang mempunyai sikap inovatif dan kreatif ialah mereka sentiasa mencari idea dan kaedah baru dalam menyelesaikan masalah, berani mencuba dengan teknik dan kaedah baru bagi memudahkan sesuatu kerja dan suka bermain dengan idea dan berani mencuba sesuatu yang baru. Majikan sangat sukakan kakitangan yang mempunyai sikap sebegini kerana mereka dapat membantu organisasi menyelesaikan masalah-masalah dalaman dan seterusnya membantu memajukan organisasi. Keadaan ini seterusnya boleh membantu kakitangan tersebut menjadi seorang kakitangan yang cemerlang.

Pernah berlaku suatu peristiwa di sebuah hospital kerajaan yang boleh dijadikan contoh menunjukkan betapa pentingnya setiap pekerja memiliki sikap inovatif dan kreatif. Pada suatu hari, sebuah mesin yang digunakan untuk merawat pesakit telah mengalami kerosakan. Disebabkan masalah ini, ketua jabatan telah memanggil sebuah syarikat pembekal untuk menilai kos untuk membaiki kerosakan tersebut. Syarikat tersebut telah mendakwa bahawa mesin tersebut tidak boleh dibaiki lagi dan perlu diganti baru. Kos untuk membeli mesin tersebut sangat mahal iaitu mencecah puluhan ribu ringgit. Malangnya pada ketika itu, hospital tersebut tidak mampu membeli mesin tersebut kerana tidak mempunyai peruntukan yang mencukupi. Keadaan ini seterusnya telah menyebabkan hospital tersebut mengalami kesulitan kerana kekurangan mesin perubatan. Mujur tidak beberapa lama kemudian, seorang pekerja am hospital yang mempunyai sedikit pengetahuan dalam membaiki barangan elektronik telah menawarkan diri untuk memeriksa dan membaiki mesin tersebut. Hasil daripada sikap inovatif dan kreatif beliau, mesin tersebut berjaya beliau baiki dengan menggunakan alat ganti elektronik yang kosnya tidak mencapai puluhan ringgit! Pekerja tersebut telah menerima pujian dan sijil penghargaan daripada ketua jabatan di atas sikap inovatif dan kreatif. Inilah satu contoh pekerja yang cemerlang.

Pengurus rekod yang tidak berperibadi inovatif dan kreatif pula mempunyai ciri-ciri seperti tidak gemar kepada perubahan dan pembaharuan, tidak gemar mencuba dan takut kepada kegagalan, mudah putus asa, sentiasa memandang remeh usaha-usaha pembaharuan yang dilaksanakan oleh pekerja lain dan mempunyai perasaan hasad dan dengki kepada kejayaan pekerja lain. Sikap sebegini mesti dielakkan oleh setiap pengurus rekod demi untuk membolehkan mereka menjadi seorang kakitangan yang cemerlang dan seterusnya berjaya di dalam dunia pekerjaan.

SUPERHEROES IN INFORMATION PROFESSIONAL 20*5

5. Kesimpulan

Berdasarkan pengalaman kerja penulis, pengurus rekod perlu memiliki tujuh peribadi untuk membolehkan mereka menjadi kakitangan yang cemerlang di organisasi tempat mereka berkerja. Tujuh peribadi tersebut ialah sikap versatil, sikap sabar, sikap baik hati, sikap berdisiplin, sikap menghargai masa, sikap tekun dan sikap inovatif serta kreatif. Di harap perbincangan mengenai topik ini akan dapat memberi sedikit panduan dan dorongan kepada pembaca untuk menjadi pengurus rekod khususnya dan kakitangan amnya yang cemerlang di organisasi tempat bekerja masing-masing dan seterusnya berjaya di dalam dunia pekerjaan.

BIBLIOGRAFI

Budi Bahasa Budaya Kita. Kuala Lumpur: Kementerian Kebudayaan, Keseniaan dan

Warisan Malaysia, 2005.

Citra Karya: Falsafah, Nilai dan Etika Dalam Perkhidmatan Awam. Kuala Lumpur:

Institut Tadbiran Awam Negara, 1994.

Kamus Dewan Edisi Keempat. Kuala Lumpur: Dewan Bahasa dan Pustaka, 2007.

Lim, Goh Tong. My Story. Subang Jaya: Pelandok Publications, 2005.

Longman-Dictionary of Contemporary English. Essex: Pearson Education Limited, 2006. Nilai dan Etika Dalam Perkhidmatan Awam. Kuala Lumpur: Institut Tadbiran Awam

Negara, 1991.

Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bilangan 3 Tahun 1991 - Anugerah Inovasi Perkhidmatan Awam. Kuala Lumpur: MDC Penerbit Pencetak Sdn. Bhd, 2002. Perintah-Perintah Am Bab "A"- Bab "G". Kuala Lumpur: MDC Penerbit Pencetak Sdn.

Bhd, 2008. Savumthararaj. G. (2008) Pengurusan Rekod & Sistem Fail. Kuala Lumpur: Intan Spektra

Smith, Judith Read, Ginn, Mary Lea & Kallaus, Norman F. Records Management. 9 th ed. South-Western: Cengage Learning, 2011.

Tonggak Dua Belas: Penerapan Nilai, Norma dan Etika Perkhidmatan. Kuala Lumpur:

Institut Tadbiran Awam Negara, 1992.

SUPERHEROES IN INFORMATION PROFESSIONAL 2015

LIST OF TINTA'S CONTRIBUTORS

TINTA

(Lecturers)

SHAHAROM TM SULAIMAN

AHMAD AZMAN BIN MOHAMAD RAMLI HAZIAH BINTI SA'ARI

shaharomtm@yahoo.com

ahmadazman@salam.uitm.edu.my azie.crystal2@gmail.com

(Students)

AKMAL SHAHMEEN BIN AHAMAD SABARUDIN NOOR IZZATI BINTI MOHD RADZI

SITI NUR ATHIRAH BT SAIFFUDDIN ZUHRI NURUL AMIRAH BINTI MD SUHAIMI

NURULAIDABT. JAMIL NUR SAHIDA BT KALIS SITI AISHAH BINTI YAHPAR FATIN ELEENA BINTI SHA'MAR NOR ADAVIAH BT MOHD SABRI NADIA FAZIRA BINTI NOR AMIR FATIN SYAHIRAH BT PAWZI

HAFAWATI HUSNA BT. MOHAMED KHAIRUDIN NUR ATIQA BT SALEH

akmal5089@gmail.com noorixatymohdradzi@gmail.com ira_zuhri@yahoo.com amirah_su@yahoo.com nabj170993@hotmail.com sahidakalis@yahoo.com uncsha306@gmail.com atineliyna@gmail.com noradaviah@gmail.com yaya_fazira@yahoo.com Fatynn4zy@gmail.com hafawatihusna@gmail.com aku.adeeqa@gmail.com OTHER CONTRIBUTORS

ASLAM BIN KAMARUDIN

NUR SARAH SYAFIQAH BINTI ISMAIL NOR ASHIKIN BINTI NGADIRON NAQIUDDIN BIN ABD HARIS NURUL NADIA BINTI KARIM WAN NURUL SYAHIDA BINTI WAN KAMARUDDIN MUKRI

NURUL AISHAH BINTI SAMIN

NOOR FARAHAIN BINTI ABDUL RAZAK NUR ALIAH BINTI ZAINAL

aslamkamarudin811 @gmail.com sarasyafiqah93@yahoo.com nashikin93@gmail.com naqiuddinharis@gmail.com nurul.nadia9388@gmail.com syida241 O@yahoo.com aishah0076@gmail.com farahain333@yahoo.com lilizainal@yahoo.com 112 | P a g e