PELATIHAN DASAR CALON PEGAWAI NEGERI SIPIL
BALAI PENDIDIKAN DAN PELATIHAN PUPR WILAYAH IV BANDUNG
BADAN PENGEMBANGAN SUMBER DAYA MANUSIA
KEMENTERIAN PEKERJAAN UMUM DAN PERUMAHAN RAKYAT
LAPORAN PELAKSANAAN AKTUALISASI
JUDUL AKTUALISASI
OPTIMALISASI KETEPATAN WAKTU LAYANAN PENGUJIAN LABORATORIUM DI
BALAI PENELITIAN DAN PENGEMBANGAN AIR MINUM DAN PENYEHATAN
LINGKUNGAN PERMUKIMAN
DISUSUN OLEH :
NAMA
: FAJAR BAYU PRAKOSO, ST.
NIP
: 199307012019031008
BALAI PENDIDIKAN DAN PELATIHAN PUPR WILAYAH IV BANDUNG
BADAN PENGEMBANGAN SUMBER DAYA MANUSIA
KEMENTERIAN PEKERJAAN UMUM DAN PERUMAHAN RAKYAT
TAHUN 2019
ii
PELATIHAN DASAR CALON PEGAWAI NEGERI SIPIL
BALAI PENDIDIKAN DAN PELATIHAN PUPR WILAYAH IV BANDUNG
BADAN PENGEMBANGAN SUMBER DAYA MANUSIA
KEMENTERIAN PEKERJAAN UMUM DAN PERUMAHAN RAKYAT
LEMBAR PENGESAHAN
LAPORAN PELAKSANAAN AKTUALISASI
OPTIMALISASI KETEPATAN WAKTU LAYANAN PENGUJIAN LABORATORIUM DI BALAI PENELITIAN DAN PENGEMBANGAN AIR MINUM DAN PENYEHATAN LINGKUNGAN
PERMUKIMAN Disusun oleh : Fajar Bayu Prakoso, ST.
199307012019031008 DISEMINARKAN PADA : HARI : JUMAT
TANGGAL : 6 SEPTEMBER 2019
KEPALA PUSDIKLAT MANAJEMEN DAN PENGEMBANGAN JABATAN FUNGSIONAL, BADAN PENGEMBANGAN SUMBER DAYA MANUSIA,
KEMENTERIAN PEKERJAAN UMUM DAN PERUMAHAN RAKYAT
Ir. Moeh. Adam, M.M. NIP. 196503031992031002 MENTOR
Ir. Fitrijani Anggraini, MT. NIP. 196808021998032004
COACH
Drs. Unung Sugandi, MPd. NIP. 196109251984021001
Plh. KEPALA BALAI DIKLAT PUPR WILAYAH IV BANDUNG
Ir. S. Bambang Widyarta, MT. NIP. 196606201992031005
iii
KATA PENGANTAR
Puji dan syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT. atas limpahan rahmat dan barokah sehingga penulis dapat menyelesaikan laporan aktualisasi dengan judul “OPTIMALISASI KETEPATAN WAKTU LAYANAN PENGUJIAN LABORATORIUM DI BALAI PENELITIAN DAN PENGEMBANGAN AIR MINUM DAN PENYEHATAN LINGKUNGAN”. Aktualisasi merupakan salah satu syarat untuk lulus dari Pelatihan Dasar Calon Pegawai Negeri Sipil di Kementerian Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat. Penulis juga tidak lupa untuk menyampaikan rasa terima kasih kepada beberapa pihak yang telah membantu penulis dalam penyelesaian laporan aktualisasi, sebagai berikut :
1. Ir. Fitrijani Anggraini, MT. sebagai mentor yang selalu memberikan arahan dan masukkan dalam pelaksanaan aktualisasi
2. Drs. Unung Sugandi, MPd. sebagai coach yang selalu membimbing dalam penyusunan rancangan aktualisasi
3. Jonsirwan, S.ST. sebagai pengganti saat mentor tidak bisa datang pada kesempatan presentasi rancangan aktualisasi, serta membantu dalam pelaksanaan aktualisasi 4. Widyaiswara yang telah memberikan materi dan ilmu yang bermanfaat bagi penulis 5. Analis laboratorium AMPLP (Siti Dahniar Indrayanti, A.Md, Erma Mustika Sari, A.Md,
Meisa Legi Rizkiana, S.Si, dan Asep Dian Suherman) serta adik-adik magang yang telah membantu dalam pengujian sampel di laboratorium
6. Toraja Hutasoit, B.Sc. selaku kepala PULSA yang membantu memberikan informasi mengenai mekanisme pengujian di Puskim
7. Panitia penyelenggara yang telah membantu kegiatan-kegiatan dalam Pelatihan Dasar CPNS batch 1
8. Rekan-rekan sesama CPNS yang telah bekerjasama selama kegiatan Pelatihan Dasar CPNS batch 1
Penulis mengharapkan kritik dan saran yang membangun disebabkan laporan ini tidak luput dari kesalahan. Penulis berharap laporan aktualisasi ini dapat bermanfaat bagi penulis dan pembaca.
Bandung, 5 September 2019
iv
DAFTAR ISI
LEMBAR PENGESAHAN ... ii
KATA PENGANTAR ... iii
DAFTAR ISI ... iv DAFTAR TABEL ... v DAFTAR GAMBAR ... vi BAB I PENDAHULUAN ... 1 1.1 Latar Belakang ... 1 1.2 Ruang Lingkup... 2 1.3 Tujuan ... 2 1.4 Manfaat ... 2 1.5 Metode Pelaksanaan... 2
BAB II RANCANGAN AKTUALISASI ... 3
2.1 Identifikasi Isu ... 3
2.2 Isu Utama (Core Issue) ... 3
2.3 Dampak Isu Utama ... 4
2.4 Gagasan Solusi ... 4
2.5 Rancangan Kegiatan Aktualisasi ... 4
2.6 Nilai Dasar ANEKA dan iProve Kegiatan Rancangan Aktualisasi ... 5
2.7 Estimasi Jadwal Kegiatan Aktualisasi ... 8
BAB III PELAKSANAAN AKTUALISASI ... 9
3.1 Tahapan Kegiatan Aktualisasi ... 9
3.2 Hambatan dan Permasalahan ... 32
3.3 Jadwal Pelaksanaan Kegiatan Aktualisasi ... 33
BAB IV PENUTUP ... 34
Kesimpulan ... 34
Saran ... 34
v
DAFTAR TABEL
Tabel 2.1. Penetapan Isu Utama Menggunakan Metode USG ... 3
Tabel 2.2. Rancangan Tahapan Kegiatan Aktualisasi ... 5
Tabel 2.3. Jadwal Rencana Kegiatan Aktualisasi ... 8
Tabel 3.1. Rekap Durasi Pengujian Sampel Uji di Laboratorium AMPLP ... 17
vi
DAFTAR GAMBAR
Gambar 3.1 Mekanisme Pelaksanaan Pengujian di Laboratorium Puskim ... 10
Gambar 3.2 Mekanisme Pelaksanaan Pengujian di Laboratorium Puskim Update ... 11
Gambar 3.3 Konsultasi Dengan Ibu Dahniar (Analis Laboratorium AMPLP)... 12
Gambar 3.4 Konsultasi Dengan Bapak Toraja (Kepala PULSA) ... 13
Gambar 3.5 Konsultasi Dengan Mentor (Ibu Fitrijani Anggraini) ... 14
Gambar 3.6 Catatan Pengerjaan Sampel Pengujian di Laboratorium AMPLP ... 16
Gambar 3.7 Jadwal Pengujian Analis Laboratorium AMPLP ... 18
Gambar 3.8 Formulir Kontrol Internal Pengujian di Laboratorium AMPLP ... 19
Gambar 3.9 Prosedur Mutu Pelaksanaan Jasa Pengujian Non Kontraktual Eksisting... 20
Gambar 3.10 Usulan Prosedur Mutu Pelaksanaan Jasa Pengujian Non Kontraktual Revisi .. 21
Gambar 3.11 Perbandingan Mekanisme Kaji Ulang Eksisting dan Revisi... 22
Gambar 3.12 Konsultasi dengan Mentor Terkait Feasibilitas Program ... 24
Gambar 3.13 Matriks Jadwal Pengujian Analis Laboratorium AMPLP (Tandatangan Kasi Layanan Balai AMPLP) ... 25
Gambar 3.14 Konsultasi dengan Kasi Layanan Balai AMPLP ... 26
Gambar 3.15 Sosialisasi Tentang Matriks Jadwal Pengujian Kepada Analis Laboratorium .. 26
Gambar 3.16 Sampel Uji Air Minum Merotek ... 27
Gambar 3.17 Pengujian Sampel Air Minum Oleh Analis Laboratorium ... 27
Gambar 3.18 Formulir Kontrol Internal Laboratorium AMPLP ... 29
1
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Berdasarkan Permen PU No 20/PRT/M/2016 tentang Organisasi dan Tata Kerja Unit Pelaksana Teknis di Kementerian Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat, yang telah diperbarui melalui Permen PUPR No 05/PRT/M/2019 tentang perubahan Permen PU No 20/PRT/M/2016, Balai Penelitian dan Pengembangan Air Minum dan Penyehatan Lingkungan Permukiman (AMPLP Puskim) mempunyai tugas melaksanakan penelitian dan pengembangan bidang air minum dan penyehatan lingkungan permukiman. Dalam kaitannya dengan penelitian, Balai litbang AMPLP Puskim memiliki salah satu fungsi untuk melaksanaan pelayanan teknis meliputi pengujian, pengkajian, inspeksi dan sertifikasi. Selain melaksanakan pengujian untuk keperluan Kementerian Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat, Balai litbang AMPLP Puskim juga melaksanakan pengujian laboratorium untuk keperluan masyarakat baik perseorangan maupun dalam bentuk instansi sehingga pemohon dapat melaksanakan desain dan dapat memantau mutu sesuai dengan yang disyaratkan. Oleh karena itu sudah menjadi suatu keharusan bahwa Balai litbang AMPLP Puskim harus memenuhi standar mutu layanan laboratorium yang baik dan benar.
Saat ini Puskim sudah memperoleh sertifikat akreditasi LP-299-IDN yang berlaku hingga 19 April 2020 dari Komite Akreditasi Nasional (KAN) sebagai laboratorium penguji yang menerapkan secara konsisten ISO/IEC 17025:2017 tentang persyaratan umum kompetensi laboratorium pengujian dan laboratorium kalibrasi. Pada ISO/IEC 17025:2017 tercantum salah satu poin penting tentang sistem manajemen laboratorium yang outputnya harus sesuai sasaran mutu yang telah ditetapkan sebagai berikut :
a. Laboratorium harus menetapkan, menerapkan dan memelihara sistem manajemen yang sesuai dengan lingkup kegiatannya. Laboratorium harus mendokumentasikan kebijakan, sistem, program, prosedur, dan instruksi sejauh yang diperlukan untuk menjamin mutu hasil pengujian dan/atau kalibrasi.
b. Kebijakan sistem manajemen laboratorium terkait dengan mutu, termasuk pernyataan kebijakan mutu, harus dinyatakan dalam panduan mutu. Keseluruhan sasaran mutu harus ditetapkan dan dikaji ulang dalam kajian manajemen.
2
Terkait dengan pelayanan kepada pelanggan, maka sesuai ISO/IEC 17025:2017 laboratorium harus mencari umpan balik, baik positif maupun negatif dari pelanggannya. Umpan balik tersebut harus digunakan dan dianalisis untuk meningkatkan sistem manajemen, kegiatan pengujian dan kalibrasi serta pelayanan pelanggan.
Menurut UU No. 5 tahun 2014 tentang Aparatur Sipil Negara (ASN), ASN memiliki salah satu fungsi sebagai pelayan publik, oleh karena itu setiap ASN harus memberikan pelayanan sepenuh hati untuk memenuhi sasaran mutu yang diharapkan oleh stakeholders/ masyarakat.
1.2 Ruang Lingkup
Ruang lingkup aktualisasi ini adalah :
a. Laboratorium Balai Litbang Air Minum dan Penyehatan Lingkungan Permukiman, Pusat Penelitian dan Pengembangan Perumahan dan Permukiman, berlokasi di Jl. Panyawungan, Cileunyi Wetan, Kabupaten Bandung.
b. Pelayanan Uji Laboratorium, Sertifikasi dan Advis Teknis (PULSA), Pusat Penelitian dan Pengembangan Perumahan dan Permukiman, berlokasi di Jl. Panyawungan, Cileunyi Wetan, Kabupaten Bandung.
1.3 Tujuan
Kegiatan aktualisasi ini bertujuan agar layanan pengujian laboratorium Balai Penelitian dan Pengembangan Air Minum dan Penyehatan Lingkungan Permukiman memenuhi sasaran mutu khususnya dari segi waktu pelayanan uji.
1.4 Manfaat
Kegiatan ini mempunyai manfaat sebagai berikut:
• Meningkatkan kepuasan stakeholders yang melakukan layanan pengujian laboratorium
• Layanan pengujian laboratorium menjadi lebih efektif dan efisien 1.5 Metode Pelaksanaan
Metode yang digunakan dalam aktualisasi ini adalah observatif terhadap permasalahan/ isu yang terjadi kemudian melakukan wawancara terhadap pihak terkait, pengumpulan data, dan membuat program sesuai yang diharapkan.
3
BAB II
RANCANGAN AKTUALISASI
2.1 Identifikasi Isu
Selama kurang lebih 2 bulan penulis melaksanakan On Job Training (OJT) di Balai litbang Air Minum dan Penyehatan Lingkungan Permukiman, Pusat Penelitian dan Pengembangan Perumahan dan Permukiman, penulis menemukan beberapa permasalahan pokok terkait layanan pengujian laboratorium, antara lain :
a. Belum tepatnya waktu penyelesaian layanan pengujian laboratorium b. Peralatan dan bahan kimia laboratorium yang belum tertata baik
c. Inventarisasi alat dan barang laboratorium yang belum berjalan dengan baik
2.2 Isu Utama (Core Issue)
Dari ketiga isu yang telah diidentifikasi sebelumnya harus dipilih satu isu utama atau core issue yang akan dibahas solusinya untuk dilaksanakan aktualisasi. Pemilihan isu terkait dengan tingkat urgensi serta tingkat dampak yang diberikan jika masalah tersebut tidak segera diselesaikan. Dari kriteria tersebut dapat digunakan metode USG (Urgency, Seriousness, and Growth).
• Urgency : Seberapa mendesak suatu isu/ masalah harus segera diselesaikan • Seriousness : Seberapa serius isu/ masalah tersebut memberikan dampak yang buruk
terhadap suatu organisasi/ institusi
• Growth : Seberapa besar kemungkinan memburuknya isu/ masalah tersebut jika tidak diselesaikan
Tabel 2.1 Penetapan Isu Utama Menggunakan Metode USG
No Isu-isu Komponen Matriks USG Total/
nilai
Urgency Seriousness Growth 1 Belum tepatnya waktu penyelesaian
layanan pengujian laboratorium 4 4 4 12
2 Alat-alat dan bahan kimia laboratorium
yang belum tertata baik 3 3 3 9
3 Inventarisasi alat dan barang laboratorium
4
Dari hasil penetapan core issue menggunakan metode USG menunjukkan bahwa isu nomor 1 mendapatkan nilai tertinggi sehingga menjadi prioritas sebagai core issue yang harus segera diselesaikan. Dampak yang disebabkan yakni menurunnya kepuasan/ kepercayaan stakehoders/ pelanggan akibat waktu layanan yang tidak sesuai standar mutu. Pelayanan kepada pelanggan harus bisa maksimal karena sesuai UU No 5 tahun 2014 salah satu fungsi ASN adalah sebagai pelayan publik oleh karena itu isu yang dapat menurunkan pelayanan kepada masyarakat harus diprioritaskan untuk segera diselesaikan. Selain itu juga dengan meningkatnya kepuasan pelanggan maka ASN akan mendapatkan kepercayaan penuh dari masyrakat serta masyarakat akan memakai jasa dari ASN yang akan berdampak pada meningkatnya pendapatan kepada negara.
2.3 Dampak Isu Utama
Dari analisis isu dengan menggunakan metode USG, isu utama memiliki nilai tinggi pada poin seriousness dan growth karena memiliki dampak negatif sebagai berikut :
a. Mengurangi kepuasan stakehoders/ pelanggan akibat belum tepatnya waktu penyelesaian layanan pengujian sesuai sasaran mutu
b. Intensitas layanan pengujian laboratorium menjadi menurun akibatnya pendapatan kepada negara menjadi menurun
c. Mempengaruhi pekerjaan pengujian yang lainnya menjadi tidak sesuai jadwal.
2.4 Gagasan Solusi
Mengefektifkan dan mengefisienkan sistem pelayanan pengujian laboratorium dengan melakukan pemangkasan/ revisi beberapa langkah rantai prosedur dalam mekanisme layanan pengujian laboratorium yang dinilai tidak relevan, khususnya terkait hal ketepatan waktu pengerjaan. Dari revisi rantai prosedur yang telah dilakukan saat pelaksanaan aktualisasi nantinya diharapkan bisa diterapkan dalam mekanisme layanan pengujian agar sesuai dengan sasaran mutu yang lebih efektif dan efisien.
2.5 Rancangan Kegiatan Aktualisasi
Dalam pelaksanaan aktualisasi selama habituasi di Balai litbang Air Minum dan Penyehatan Lingkungan Permukiman diperlukan beberapa rancangan kegiatan sebagai dasar apa yang akan dilakukan untuk mengatasi permasalahan yang menjadi isu utama atau core issue. Dari masing-masing kegiatan juga diharapkan ada output yang cukup jelas.
5
Tabel 2.2 Rancangan Tahapan Kegiatan Aktualisasi
No Kegiatan Tahap Kegiatan Output / Hasil
1 Persiapan penyusunan program
1. Mempelajari mekanisme pelayanan pengujian laboratorium eksisting
List data/ informasi tentang pengujian laboratorium 2. Konsultasi dengan mentor dan personil
yang terkait 2 Penyusunan
program
1. Mencari list data-data/ informasi tentang pengujian laboratorium
SOP pelayanan pengujian laboratorium
2. Membuat mekanisme pelayanan pengujian laboratorium dengan merevisi exsisting
Form/ buku sampel masuk untuk pengujian
3. Membuat format testimoni yang akan diberikan kepada pelanggan yang akan mengajukan pelayanan uji laboratorium 3 Penerapan program 1. Konsultasi dengan Mentor tentang
finalisasi dan feasibilitas penerapan program
SOP pelayanan pengujian laboratorium finalisasi 2. Sosialisasi kepada personil terkait tentang
SOP baru layanan pengujian
Softfile yang terupload di website Puslitbang Permukiman PU 3. Koordinasi dengan personil terkait perihal
upgrade SOP mekanisme pelayanan uji yang baru secara digital di website
4 Evaluasi program 1. Merangkum data-data dari form/ buku sampel masuk pengujian
Laporan evaluasi program kerja
2. Membuat laporan evaluasi keefektifan program kerja
2.6 Nilai Dasar ANEKA dan iProve Kegiatan Rancangan Aktualisasi a. Mempelajari mekanisme pelayanan pengujian laboratorium eksisting
• Akuntabilitas : memahami prosedur pelayanan uji laboratorium sesuai tugas dan fungsi di unit kerja sebagai suatu bentuk pertanggungjawaban dalam bekerja • Profesional : sebelum melaksanakan suatu kegiatan harus mempelajari terlebih
dahulu sistem yang berlaku
b. Konsultasi dengan mentor dan personil yang terkait
• Etika Publik : mampu berkoordinasi maksud dan tujuan dengan sopan dan jelas • Whole of Government : berkoordinasi dan berkomunikasi kepada beberapa pihak
untuk mencapai tujuan bersama/ organisasi
• Profesional : berkonsultasi kepada mentor dan pihak yang kompeten agar mendapat informasi yang tepat
6
c. Mencari list data-data/ informasi tentang pengujian laboratorium
• Akuntabilitas : dalam rangka untuk merancang suatu program harus mengumpulkan data-data yang memberikan informasi faktual
• Integritas : mencari data-data yang berdasarkan fakta lapangan
d. Membuat mekanisme pelayanan pengujian laboratorium dengan merevisi exsisting • Komitmen Mutu : melakukan inovasi dengan membuat mekanisme pelayanan
yang lebih efektif dan efisien
• Visioner : diharapkan mekanisme yang baru ini dapat mendatangkan dampak yang positif dalam jangka panjang
e. Membuat format testimoni/ kuesioner yang akan diberikan kepada pelanggan yang akan mengajukan pelayanan uji laboratorium
• Nasionalisme : partisipasi pelanggan/ masyarakat sebagai bentuk pengamalan sila ke-4 Pancasila berupa masukan dari testimoni/ kuesioner
• Orientasi misi : untuk mendapatkan hasil yang baik maka harus melibatkan masyarakat dalam hal ini yang memberikan masukkan, agar kedepannya pelayanan menjadi lebih maksimal
• Komitmen Mutu : selalu memperhatikan mutu berdasarkan kepuasan pelanggan f. Konsultasi dengan Mentor tentang finalisasi dan feasibilitas penerapan program
• Etika Publik : mampu berkoordinasi maksud dan tujuan dengan sopan dan jelas • Whole of Government : berkoordinasi dan berkomunikasi kepada beberapa pihak
untuk mencapai tujuan bersama/ organisasi
• Profesional : berkonsultasi kepada mentor dan pihak yang kompeten agar mendapat informasi yang tepat
g. Sosialisasi kepada personil terkait tentang SOP baru layanan pengujian
• Etika Publik : mampu menyampaikan maksud dan tujuan dengan sopan dan jelas • Whole of Government : berkoordinasi dan berkomunikasi kepada beberapa pihak
7
• Profesional : menyampaikan kepada personil terkait agar mengerti apa yang menjadi tugas dan tanggungjawabnya nanti agar tidak terjadi kesalahan
h. Koordinasi dengan personil terkait perihal upgrade SOP mekanisme pelayanan uji yang baru secara digital di website
• Komitmen Mutu : pemanfaatan teknologi digitalisasi dalam mempermudah pekerjaan
• Anti Korupsi : sistem yang transparan mengurangi potensi korupsi i. Merangkum data-data dari form/ buku sampel masuk pengujian
• Akuntabilitas : laporan pertanggujawaban dari hasil aktualisasi berupa laporan evaluasi
• Visioner : mencapai tujuan yang lebih besar yakni pelayanan yang lebih efektif dan efisien
• Etika-Akhlakul Karimah : diharapkan melalui aktualisasi ini akan terciptanya manfaat bagi masyarakat
8 2.7 Estimasi Jadwal Tahapan Kegiatan Aktualisasi
Tabel 2.3 Jadwal Rencana Kegiatan Aktualisasi
Uraian Kegiatan Hari Ke -
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 1 Persiapan penyusunan program 2 Penyusunan program 3 Penerapan program 4 Evaluasi program
9
BAB III
PELAKSANAAN AKTUALISASI
3.1 Tahapan Kegiatan Aktualisasi
Jadwal rencana aktualisasi dilaksanakan selama 30 hari kerja yang dimulai dari tanggal 25 Juli sampai 4 September 2019 di Balai litbang Air Minum dan Penyehatan Lingkungan Permukiman Lingkungan (AMPLP), Pusat Litbang Perumahan dan Permukiman. Secara garis besar pokok permasalahan atau isu tidak berubah yakni pada waktu pelayanan pegujian laboratorium yang tidak sesuai sasaran mutu, namun pada realisasi pelaksanaan kegiatan terdapat sedikit perubahan. Tahapan kegiatan yang dilaksanakan berubah sesuai dengan saran dari mentor, serta dari hasil konsultasi dengan orang-orang yang terkait dengan permasalahan tersebut. Realisasi pelaksanaan aktualisasi selama 28 hari kerja dimulai dari tanggal 29 Juli sampai 4 September 2019. Terjadinya keterlambatan pelaksanaan dikarenakan adanya kegiatan outbond Puskim yang wajib diikuti pada tanggal 25-27 Juli 2019.
3.1.1 Persiapan penyusunan program
Pada proses penyusunan program ini secara garis besar adalah proses untuk mendalami permasalahan yang ada yang disertai konsultasi dengan mentor dan pihak terkait. - Tangal pelaksanaan : 29 Juli – 7 Agustus 2019
- Tahapan kegiatan :
a. Mempelajari mekanisme pelayanan pengujian laboratorium eksisting
Sebelum melaksanakan aktualisasi saat proses habituasi di balai litbang AMPLP Puskim, penulis sudah mempelajari mekanisme pelayanan pengujian di laboratorium yang telah ada (eksisting) melalui akses di website Puskim.
Penulis mempelajari secara general pada saat masih melaksanakan pelatihan dasar (latsar) di Balai Diklat IV Bandung. Pada waktu itu juga penulis berkonsultasi dengan mentor secara online (komunikasi whatsapp) dikarenakan masih proses pelaksanaan latsar untuk menentukan isu-isu yang layak diangkat menjadi program aktualisasi.
Berikut gambaran mekanisme layanan pengujian yang diakses melalui website Puskim.
10
Gambar 3.1 Mekanisme Pelaksanaan Pengujian di Laboratorium Puskim (Sumber : www.litbang.pu.go.id/puskim/page/detail/28/uji-laboratorium/layanan)
Setelah penulis menyelesaikan latsar dan melaksanakan proses aktualisasi selama habituasi, penulis berkonsultasi dengan pihak-pihak terkait yang lebih memahami mekanisme layanan pengujian di kantor PULSA (Pelayanan Uji Laboratorium, Sertifikasi dan Advis Teknis). Dari konsultasi tersebut penulis memperoleh dokumen mekanisme yang update sebagai berikut :
11
Gambar 3.2 Mekanisme Pelaksanaan Pengujian di Laboratorium Puskim Update (Sumber : Kantor Pulsa Puskim)
Berdasarkan keterangan dari pihak PULSA pengujian di Puskim dikategorikan menjadi 2 jenis pengujian yaitu pengujian kontraktual dan pengujian non-kontraktual. Kebanyakan pengujian di balai litbang AMPLP bersifat kontraktual yang berarti biaya pengujian diatur oleh peraturan perundang-undangan yang telah ditetapkan. Sedangkan untuk pengujian non-kontraktual adalah pengujian yang biayanya tidak ditentukan langsung oleh peraturan yang telah ditetapkan melainkan berdasarkan kesepakatan antara kedua belah pihak antara pihak Puskim dan pelanggan.
Berdasarkan bagan alir SOP tersebut dari pelanggan (pemohon pengujian) akan mengajukan permohonan pengujian kepada PULSA. Pihak PULSA akan mendata permohonan tersebut kemudian mengirimkan surat permohonan ke balai-balai terkait pengujian dalam hal ini balai litbang AMPLP. Balai litbang AMPLP melalui manajer teknis memerintahkan deputi manajer teknis melakukan kaji ulang teknis pengujiannya. Teknis pengujian meliputi parameter feasibilitas, waktu pengujian, dan keterangan teknis lainnya. Jika dari kaji ulang pengujian dinyatakan bisa dikerjakan maka manajer teknis akan mengirimkan balik dokumen tersebut ke pihak PULSA dan terjadi proses transaksi pembayaran dan penerimaan sampel dari
12
pelanggan ke pihak PULSA. Kemudian sampel diserahkan ke balai untuk dilakukan pengujian dengan dibatasi waktu tertentu sesuai sasaran mutu pengujian. Penetapan waktu ini dimaksudkan untuk menjaga kualitas pengujian agar lebih tepat sasaran dan tidak mengecewakan pelanggan akibat keterlambatan yang mungkin terjadi. Setelah selesai pengujian, dibuat Laporan Hasil Uji (LHU) sebagai output akhir.
b. Konsultasi dengan mentor dan personil yang terkait Konsultasi dengan Analis Laboratorium
Berdasarkan konsultasi dengan Ibu Dahniar selaku analis senior di laboratorium AMPLP bahwa keterlambatan pengujian selama ini menurut beliau disebabkan oleh belum terdapatnya pengaturan yang efektif terkait tugas dan fungsi yang lebih spesifik dari masing-masing analis laboratorium, sehingga diperlukan suatu matriks jadwal pengujian yang mengatur masing-masing analis berdasarkan komposisi tugas yang benar agar tidak terjadi tumpang tindih pekerjaan dan lempar tanggungjawab. Jadi yang ditekankan beliau adalah pembagian tugas yang lebih teratur dan lebih transparan, selama ini pengaturan pengerjaan analisis pengujian laboratorium dilakukan oleh pihak internal laboratorium AMPLP sendiri secara lisan tanpa tertulis, sehingga perlu adanya pengaturan yang lebih baku berupa matriks atau jadwal pengujian tiap-tiap analis agar lebih teratur dan tertib yang disahkan oleh pihak yang berwenang agar bisa menjadi perhatian tiap personil analis laboratorium AMPLP.
Gambar 3.3 Konsultasi Dengan Ibu Siti Dahniar di Laboratorium Air Balai Litbang AMPLP Pada 31 Juli 2019
13 Konsultasi dengan Kepala PULSA
PULSA adalah singkatan dari Pelayanan Uji Laboratorium, Sertifikasi dan Advis Teknis, jadi segala bentuk layanan berupa pengujian laboratorium, sertifikasi, dan advis teknis start-nya mulai dari kantor PULSA ini. Pelayanan-pelayanan yang sifatnya administratif diurus oleh pihak PULSA. Hasil konsultasi dengan kepala PULSA Bapak Toraja yaitu permasalahan pokok dari masalah keterlambatan administrasi adalah saat adanya kaji ulang pengujian. Selama ini pada kaji ulang pengujian terjadi keterlambatan yang cukup lama disebabkan birokrasi yang cukup panjang. Oleh karena itu diharapkan sistemnya diubah menjadi lebih simple tanpa mengurangi esensi dari sistem prosedur tersebut. Beliau juga menambahkan agar setiap pengujian di laboratorium terkait selalu diklasifikasikan menjadi beberapa kelas dari tingkat kesiapan pengujiannya agar nantinya lebih bisa diprediksi kapan kaji ulang pengujian ini dapat diselesaikan oleh pihak laboratorium terkait, sehingga pihak PULSA bisa segera memberikan respon kepada pemohon (pelanggan/ customers) yang akan menggunakan jasa pengujian.
Gambar 3.4 Konsultasi Dengan Bapak Toraja Hutasoit, B.Sc di Kantor PULSA Pada 01 Agustus 2019
14 Konsultasi dengan Mentor
Mentor Penulis adalah Ibu Fitrijani Anggraini menjabat sebagai Kepala Balai litbang AMPLP. Sebelumnya mentor menyarankan untuk dapat memangkas suatu tahapan dalam SOP yang dinilai tidak efektif dan tidak efisien yang menyebabkan keterlambatan dalam pengujian laboratorium. Seteleh penulis pelajari mekanisme SOP dan berkonsultasi dengan personil terkait, penulis memutuskan untuk mengajukan 2 penyebab permasalahan pokok yang menyebabkan keterlambatan pengujian yakni dari permasalahan internal laboratorium belum adanya pengaturan bagi analis penguji secara baku serta di bagian administrasi prosedur kaji ulang pengujian.
Dari permasalahan tersebut diusulkan untuk membuat suatu matriks yang berisi jadwal penugasan yang sesuai takarannya secara lebih jelas dan terperinci. Kemudian untuk masalah eksternal di bagian administrasi untuk membuat suatu acuan prosedur dengan sistem paralel agar pekerjaan lebih cepat tanpa mengurangi maksud dan tujuannya. Tanggapan dari mentor penulis adalah menyarankan untuk segera membuat program kerja sesuai dengan permasalahan yang ada serta solusi yang dapat dilakukan tujuannya agar pekerjaan lebih efektif dan efisien.
Gambar 3.5 Konsultasi Dengan Mentor di Kantor Kepala Balai Litbang AMPLP Pada 02 Agustus 2019
15 - Output kegiatan :
• Mekanisme pelayanan eksisting yang update dari pihak PULSA
• Catatan permasalahan dan solusi yang akan diterapkan selama aktualisasi - Keterkaitan Kegiatan Aktualisasi dengan Nilai-nilai Dasar ANEKA dan
Turunannya
• Akuntabilitas : memperdalam pengetahuan dengan informasi yang didapatkan secara faktual agar mampu membuat program aktualisasi yang dapat dipertanggungjawabkan
• Nasionalisme : berkaitan dengan diskusi terhadap orang lain harus menjunjung tinggi prinsip tidak memaksakan kehendak orang lain serta mampu menerima masukan dan pendapat dari semua pihak
• Etika Publik : berkomunikasi dengan pihak-pihak terkait dengan sopan dan sesuai etika
• Komitmen Mutu : suatu program harus dipersiapkan dengan matang agar bisa dilaksanakan dengan sesuai sasaran mutu yang ingin dicapai
• Anti Korupsi : disiplin waktu pada saat melaksanakan penyusunan program agar sesuai dengan yang direncanakan
• Whole of Government : komunikasi dan koordinasi dengan stakeholders untuk mewujudkan tujuan organisasi
• Manajemen ASN : kewajiban ASN untuk selalu berpedoman dengan peraturan yang berlaku
- Penguatan Nilai Organisasi
• Integritas : berkomitmen untuk melakukan perubahan ke arah yang lebih baik • Profesional : berkonsultasi kepada mentor dan pihak yang kompeten agar
mendapat informasi yang tepat
• Orientasi misi : penyusunan program yang sesuai dengan tugas dan fungsi di Kementerian PUPR
• Visioner : diharapkan program aktualisasi mampu membuat pekerjaan lebih efektif dan efisien di kemudian hari
• Etika - akhlakul karimah : dalam berdiskusi harus sesuai etika sopan santun apalagi dengan yang lebih senior harus lebih menghormati
16 3.1.2 Penyusunan program
- Tangal pelaksanaan : 8 – 16 Agustus 2019 - Tahapan kegiatan :
a. Mencari list data-data/ informasi tentang pengujian laboratorium
Data-data atau informasi yang dicari merupakan data laporan pengujian selama tahun 2019. Data yang dicari meliputi informasi mengenai tanggal pengujian, nama pemohon (pelanggan/ stakeholders), jenis sampel, serta sasaran mutu pengujian terkait waktu. Berikut data-data yang diambil dari buku pencatatan pengujian laboratorium AMPLP.
Gambar 3.6 Catatan Pengerjaan Sampel Pengujian di Laboratorium AMPLP (Sumber : Logbook Pencatatan Sampel Uji Balai Litbang AMPLP)
Dari data atau informasi yang didapatkan melalui buku catatan pengujian tersebut, kemudian direkap dan dibuat lebih simple agar bisa diketahui waktu/ durasi pengujian dan dibandingkan dengan sasaran mutu yang telah ditetapkan. Berikut hasil rekap dari data atau informasi pengujian di laboratorium balai litbang AMPLP.
17
Tabel 3.1 Rekap Durasi Pengujian Sampel Uji di Laboratorium AMPLP
Nama Jenis
Tanggal pengujian Durasi uji, hari kalender Mulai Selesai Sasaran
Mutu Realisasi Dewi Apriyani Air Bersih 05/03/2019 15/03/2019 10 10 Zaynab Puteri Syahadah Air Limbah 05/03/2019 25/03/2019 20 20 Balai Litbang Lingkungan
Keairan (Pusair) Air Minum 13/03/2019 25/03/2019 10 12 Zaynab Puteri Syahadah Air Limbah 01/04/2019 19/04/2019 20 18 Riana Suwardi Air Bersih 15/05/2019 24/05/2019 10 9 Ferri Eka Putra, ST.,
MDM Air Bersih 24/06/2019 09/07/2019 10 15
Dhiksa Air Baku 12/07/2019 29/07/2019 10 17
Kukuh Air Baku 12/07/2019 29/07/2019 10 17
Ismail Air Baku 12/07/2019 26/07/2019 10 14
Sumber : Hasil analisa laporan hasil uji, 2019
Dari informasi laporan pengujian tersebut menunjukkan bahwa masih terdapat sebagian besar pengujian yang tidak memenuhi sasaran mutu pengujian. Oleh karena itu perlu dilakukan perbaikan internal laboratorium yang menyebabkan pengujian menjadi lama atau tidak memenuhi sasaran mutu.
b. Membuat matriks jadwal pengujian di internal laboratorium AMPLP
Sesuai masukan dari analis laboratorium untuk dibuatkan matriks jadwal pengujian, maka penulis mencoba membuat matriks pengujian selama 1 bulan dengan persetujuan dari mentor dan kasi layanan. Di dalam form jadwal pengujian tersebut akan tercantum klasifikasi tugas dari tiap-tiap analis laboratorium setiap minggunya, kemudian juga terdapat perkiraan waktu pengujian agar setiap analis laboratorium memiliki target waktu yang harus dicapai di setiap parameter yang diujikan, sehingga total waktu pengujian bisa sesuai dengan sasaran mutu yang telah ditetapkan. Berikut matriks jadwal pengujian analis laboratorium di balai litbang AMPLP pada bulan Agustus 2019.
18
Gambar 3.7 Jadwal Pengujian Analis Laboratorium AMPLP
Dari matriks jadwal tersebut tersebut diharapkan bisa menjadikan setiap analis laboratorium bekerja dengan tertib dan sesuai dengan tanggungjawabnya, agar tidak terjadi konflik dan tumpang tindih pekerjaan antar analis laboratorium pada saat melaksanakan pengujian.
19
Selain matriks jadwal pengujian, penulis juga membuat formulir untuk kontrol internal setiap parameter pekerjaan pengujian. Hal ini dilakukan agar bisa tahu bagian mana dari pengujian yang menyebabkan atau memberikan pengaruh terbesar dari keterlambatan pengujian. Berikut formulir kontrol internal pengujian di laboratorium AMPLP.
20
c. Mengubah teknis pelaksanaan kaji ulang pengujian pada SOP pengujian Sesuai dengan penjelasan dari kepala PULSA Bapak Toraja bahwa selama proses kaji ulang pengujian terjadi keterlambatan sehingga dapat merugikan pelanggan atau pemohon yang ingin memanfaatkan jasa pengujian dari PUSKIM. Oleh karena itu penulis mencari SOP yang lebih detail dari tiap-tiap poin di mekanisme pelayanan, khususnya pada poin kaji ulang pengujian sehingga diperoleh kondisi SOP eksisting sebagai berikut :
21
Pada prosedur mutu pengujian eksisting pada poin 1-3 yang membahas tentang kaji ulang pengujian masih bisa direvisi menjadi lebih efisien. Proses penyampaian kaji ulang akan lebih efisien bila dilakukan secara paralel, maksudnya yaitu surat permohonan kaji ulang dari Kepala Pulsa Bapak Toraja didistribusikan oleh staf administrasi balai litbang AMPLP kepada deputi manager teknis (Kasi Layanan AMPLP) serta pelaksana pengujian (senior analis laboratorium) secara paralel sehingga masing-masing sudah bisa mempelajari kaji ulang tersebut, nantinya diharapkan pelaksana pengujian (senior analis laboratorium) tinggal melaporkan balik kepada deputi manager teknis (Kasi Layanan AMPLP) hasil kaji ulang tersebut. Berikut usulan perbaikan prosedur mutu pengujian non kontraktual.
22
Perbedaan kondisi eksisting dan usulan revisi adalah terletak di bagian penerima permohonan pengujian. Manajer teknis di balai litbang AMPLP tidak perlu memerintahkan deputi manajernya disebabkan prosedur penerimaan surat permohonan oleh manajer teknis dipangkas langsung diterima oleh deputi manajer teknis. Selain itu deputi manajer teknis tidak perlu memerintahkan pelaksana pengujian untuk melaksanakan kaji ulang, akan tetapi pelaksana pengujian langsung bisa melakukan kaji ulang dikarenakan distribusi surat permohonan dari staf administrasi langsung ke deputi manajer teknis dan pelaksana pengujian. Sehingga deputi manajer teknis dan pelaksana pengujian dapat melaksanakan kaji ulang secara bersamaan, dari hasil kaji ulang akan dicek oleh deputi manajer sebelum menyampaikannya kepada manajer teknis.
Gambar 3.11 Perbandingan Mekanisme Kaji Ulang Eksisting dan Revisi
Dari bagan SOP kaji ulang tersebut menunjukkan bahwa kondisi SOP kaji ulang revisi lebih simple tanpa mengurangi esensi dan maksudnya. Garis komando kaji ulang pada SOP revisi lebih sedikit dengan memangkas dari staf administrasi ke manajer teknis. Diharapkan dengan adanya revisi pada SOP mekanisme pelayanan pengujian pada tahapan kaji ulang dapat mempercepat proses kaji ulang sehingga pengujian dapat segera dilakukan.
Pulsa
Manajer Teknis
Deputi Manajer Teknis Staf Administrasi
Penguji
Pulsa
Deputi Manajer Teknis Penguji Staf Administrasi
Manajer Teknis
23 - Output kegiatan :
• Matriks jadwal pengujian analis di laboratorium AMPLP • Formulir kontrol internal pengujian di laboratorium AMPLP • Revisi prosedur mutu kaji ulang pengujian di balai litbang AMPLP
- Keterkaitan Kegiatan Aktualisasi dengan Nilai-nilai Dasar ANEKA dan Turunannya
• Akuntabilitas : mencari data-data yang faktual agar bisa dipertanggungjawabkan pada penyusunan program aktualisasi
• Komitmen Mutu : melakukan inovasi agar pekerjaan lebih efisien dengan berlandaskan dari mutu untuk selalu melayani dengan baik
• Anti Korupsi : dengan adanya pembagian jadwal pengujian bagi analis akan terwujudnya kejelasan tanggungjawab pekerjaan dan tidak saling menyelewengkan pekerjaan yang menjadi tugasnya
- Penguatan Nilai Organisasi
• Integritas : membuat solusi dari isu berdasarkan dengan data-data yang ada • Profesional : membagi pekerjaan dengan seadil mungkin agar beban kerja
merata dengan baik
• Orientasi misi : melalui program aktualisasi ini diharapkan dapat mendorong masing-masing pegawai ASN terutama di balai litbang AMPLP untuk melaksanakan tugas dan fungsi nya dengan benar
• Visioner : diharapkan mekanisme layanan yang baru ini dapat mendatangkan dampak yang positif dalam jangka panjang
• Etika - akhlakul karimah : program aktualisasi yang telah disusun diharapkan memberikan manfaat bagi orang-orang di balai litbang AMPLP Puskim
24 3.1.3 Penerapan program
- Tangal pelaksanaan : 16 – 26 Agustus 2019 - Tahapan kegiatan :
a. Konsultasi dengan Mentor tentang finalisasi dan feasibilitas penerapan program
Setelah menyusun program aktualisasi, kemudian penulis melakukan konsultasi dengan Mentor dan pihak tertentu terkait feasibilitas program aktualisasi. Penulis berkonsultasi dengan Mentor dan Kasi Layanan. Mentor memberikan beberapa koreksi namun secara garis besar program bisa untuk segera diterapkan. Selain itu penulis juga berkonsultasi dengan Kasi Layanan di balai litbang AMPLP, dari konsultasi dengan Kasi layanan maka diperoleh hasil berupa matriks jadwal pengujian yang telah disetujui dengan tandatangan beliau.
Gambar 3.12 Konsultasi dengan Mentor Terkait Feasibilitas Program di Kantor Kepala Balai Litbang AMPLP Pada 16 Agustus 2019
25
Gambar 3.13 Matriks Jadwal Pengujian Analis Laboratorium AMPLP (Tandatangan Kasi Layanan Balai Litbang AMPLP)
26
Gambar 3.14 Konsultasi dengan Kasi Layanan Balai Litbang AMPLP
b. Sosialisasi kepada personil/ analis laboratorium AMPLP terkait tentang matriks jadwal pengujian dan prosedur mutu kaji ulang yang baru
Setelah mendapat persetujuan dari mentor dan kasi layanan maka selanjutnya matriks jadwal pengujian dan prosedur mutu kaji ulang bisa disosialisasikan kepada analis laboratorium dan pihak terkait lainnya. Hal ini bertujuan agar setiap personil di laboratorium paham betul dengan tugas dan fungsinya dalam menjalankan pengujian melalui matriks pembagian jadwal pengujian, selain itu juga agar tidak terjadinya konflik pada saat menjalankan tugasnya melakukan pengujian.
27
c. Pelaksanaan pengujian berdasarkan matriks dan form yang telah dibuat Pengujian pada sampel air minum merotek dilakukan pada tanggal 22 Agustus 2019 dengan menggunakan beberapa parameter antara lain, uji pH dan suhu, uji kekeruhan, uji warna, uji nitrat, uji nitrit, dll. Dari setiap pengujian dicatat di dalam form kontrol internal agar bisa menjadi bahan evaluasi waktu yang dibutuhkan untuk melakukan pengujian.
Gambar 3.16 Sampel Uji Air Minum Merotek
28 - Output kegiatan :
• Form kontrol internal pengujian di laboratorium AMPLP yang telah diisi • Data hasil pengujian
- Keterkaitan Kegiatan Aktualisasi dengan Nilai-nilai Dasar ANEKA dan Turunannya
• Akuntabilitas : dapat menciptakan budaya kesadaran penuh akan pekerjaan yang sudah menjadi tanggungjawabnya
• Nasionalisme : berkaitan dengan mentoring terkait finalisasi harus bisa menerima saran dan masukan yang memberikan nilai positif pada program aktualisasi tersebut
• Etika Publik : mampu berkoordinasi dan mengutarakan maksud dan tujuan dengan sopan dan jelas
• Komitmen Mutu : penerapan metode baru/ inovasi dapat membuat pekerjaan lebih efisien berdasarkan sasaran mutu
• Anti Korupsi : dengan penerapan matriks yang secara jelas mengatur masing-masing pekerjaan dari tiap-tiap analis diharapkan tidak terjadinya penyalahgunaan tanggung jawab
• Whole of Government : berkoordinasi dan berkomunikasi kepada beberapa pihak untuk mencapai tujuan bersama/ organisasi
- Penguatan Nilai Organisasi
• Integritas : menjalankan program aktualisasi berdasarkan rencana yang telah dibuat dengan pertimbangan feasibilitas melalui mentoring
• Profesional : menjalankan program aktualisasi dengan benar serta melakukan pengawasan agar pekerjaan sesuai dengan yang diharapkan
• Etika - akhlakul karimah : program aktualisasi yang telah diterapkan mampu memberikan manfaat bagi orang-orang yang terlibat
29 3.1.4 Evaluasi program
- Tangal pelaksanaan : 27 Agustus – 4 September 2019 - Tahapan kegiatan :
a. Merangkum data-data pengujian dan evaluasi hasil
Setelah melaksanakan pengujian diperoleh hasil berupa waktu pengerjaan pengujian yang real dari pengujian air minum tersebut sebagai berikut.
30
Dari form kontrol internal tersebut menunjukkan bahwa waktu yang dibutuhkan untuk menguji 1 sampel air bersih/ minum dengan parameter lengkap adalah 2 hari. Untuk parameter pengujian Fe dan Mn jika diperlukan membuat larutan standar baru maka diperlukan 1 hari lagi sehingga bisa dikatakan bahwa total antara 2-3 hari yang dibutuhkan untuk melakukan pengujian air bersih/ minum. Kemudian langkah selanjutnya adalah proses inputing data untuk dibuatkan Laporan Hasil Uji (LHU) sebagai berikut.
31
Proses pengerjaan LHU membutuhkan waktu 1 hari, sehingga total pengerjaan pengujian dari sampel masuk sampai laporan hasil uji (LHU) selesai adalah sekitar 3-4 hari. Pada realisasi pelaksanaan pengujiannya adalah 5 hari yakni dari tanggal 22 sampai 27 Agustus 2019. Hal ini menunjukkan bahwa pengujian berhasil memenuhi sasaran uji yakni air bersih selama 10 hari kalender.
Dengan diterapkannya matriks jadwal pengujian dan form kontrol internal pengujian laboratorium mampu menyelesaikan isu keterlambatan pengujian yang terjadi selama ini. Data yang diambil baru 1 sampel saja disebabkan pada bulan Juli-Agustus belum ada lagi sampel yang masuk sehingga analis laboratorium menggunakan sampel internal berupa air minum merotek. Diharapkan metode ini diterapkan untuk pengujian-pengujian selanjutnya agar diperoleh data yang lebih banyak dan dapat diambil kesimpulan keefektifan dari program ini.
- Output kegiatan :
• Laporan Hasil Uji (LHU) sampel air minum merotek
• Formulir kontrol internal yang berisi waktu realisasi pelaksanaan pengujian - Keterkaitan Kegiatan Aktualisasi dengan Nilai-nilai Dasar ANEKA dan
Turunannya
• Akuntabilitas : hasil dari pelaksanaan aktualisasi yang dapat dipertanggungjawabkan dengan hasil yang baik
• Etika Publik : mampu berkoordinasi dan mengutarakan maksud dan tujuan dengan sopan dan jelas
• Komitmen Mutu : dengan menerapkan metode baru dalam bekerja akan menghasilkan hasil yang memuaskan dan lebih efektif dan efisien sesuai sasaran mutu
• Anti Korupsi : dengan adanya metode baru dalam bekerja akan mengurangi potensi malas bekerja serta membiarkan pekerjaan menjadi terbengkalai
• Whole of Government : berkoordinasi dan berkomunikasi kepada beberapa pihak untuk mencapai tujuan bersama/ organisasi
32 - Penguatan Nilai Organisasi
• Integritas : berkomitmen untuk bekerja lebih baik dengan menerapkan aktualisasi dalam bekerja untuk memajukan SDM
• Profesional : peningkatan SDM akan menghasilkan inovasi yang lebih efektif dan efisien dalam bekerja
• Visioner : diharapkan mekanisme layanan yang baru ini dapat dikembangkan lagi agar dalam jangka panjang lebih memberikan manfaat yang besar
• Etika - akhlakul karimah : program aktualisasi yang telah diterapkan mampu memberikan manfaat bagi orang-orang yang terlibat
3.2 Kendala dan Strategi
Selama melaksanakan aktualisasi, kendala serta strategi penyelesaiannya yang penulis hadapi adalah sebagai berikut :
a. Adanya beberapa kegiatan yang mengurangi waktu aktualisasi yang dapat dikerjakan penulis, diantaranya adalah kegiatan outbond wajib dari Puskim, kegiatan perlombaan menyambut HUT RI ke-74, latihan paskibra dikarenakan penulis ditunjuk menjadi salah satu petugas paskibra untuk upacara bendera di Graha Wiksa Praniti
Penyelesaian : melakukan pemadatan jadwal kegiatan aktualisasi dengan melakukan antisipasi di awal kegiatan agar tidak susah dalam mengatur waktu
b. Mentor sedang mengikuti diklat PIM 2 sehingga penulis harus mencari waktu yang tepat saat Mentor off campus dari diklat PIM 2 sehingga bisa melaksanakan mentoring aktualisasi
Penyelesaian : melakukan komunikasi via online (whatsapp) saat mentor sedang on campus diklat PIM 2
c. Tidak ada sampel uji eksternal yang masuk bulan ini sehingga tidak dapat menerapkan mekanisme baru pengujian
Penyelesaian : melakukan pengujian internal balai air minum merotek sebagai sampel pengujian untuk program aktualisasi
d. Pada saat ada analis yang cuti mendadak dapat membuat matriks penjadwalan agak susah untuk dihandle
Penyelesaian : selalu memperingatkan kepada analis agar taat pada aturan tidak cuti mendadak agar bisa mengatur jadwal pengujian dengan baik
33 3.3 Jadwal Pelaksanaan Kegiatan Aktualisasi
Berikut adalah jadwal pelaksanaan aktualisasi.
Tabel 3.2 Jadwal Realisasi Pelaksanaan Kegiatan Aktualisasi
No. Uraian Kegiatan Keterangan Hari Ke - 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 1 Persiapan penyusunan program Rencana Realisasi 2 Penyusunan program Rencana Realisasi 3 Penerapan program Rencana Realisasi 4 Evaluasi program Rencana Realisasi
34
BAB IV
PENUTUP
1. Kesimpulan
Berdasarkan hasil aktualisasi dapat disimpulkan bahwa :
- Pelaksanaan aktualisasi sedikit berubah terutama dibagian tahapan kegiatan penyusunan program. Hal ini disebabkan setelah konsultasi dengan beberapa pihak yang terlibat serta yang mengetahui permasalahan dengan baik maka diputuskan untuk menambahkan alternatif solusi dengan persetujuan mentor namun tidak mengubah isu utama dalam kegiatan aktualisasi ini
- Dengan adanya matriks jadwal pengujian analis laboratorium di balai AMPLP serta pemantauan waktu pengujian melalui form kontrol internal diperoleh waktu realisasi pengujian selama 5 hari untuk pengujian air minum dengan estimasi waktu 3-4 hari jika kondisinya dianggap ideal, hal ini masih sesuai dengan sasaran mutu selama 10 hari kalender untuk pengujian air minum
- Untuk solusi pemangkasan SOP pada tahapan kaji ulang masih belum dapat diambil data penerapannya disebabkan selama bulan Juli-Agustus belum ada sampel eksternal yang masuk melalui PULSA
2. Saran
Terdapat beberapa saran terkait dengan pelaksanaan aktualisasi ini agar dikemudian hari dapat menjadi lebih baik, antara lain :
- Pihak balai dan PULSA harus sering melakukan komunikasi agar bisa maksimal dalam memberikan pelayanan kepada masyarakat
- Perlunya diadakan pekerjaan klasifikasi pengujian berdasarkan tingkat kesulitan agar mempermudah pihak administrasi (PULSA) dalam memperkirakan waktu kaji ulang pengujian sehingga PULSA dapat memberikan informasi yang lebih valid kepada pelanggan
- Analis harus mengajukan cuti tidak mendadak biar bisa dipetakan jadwal pengujiannya sehingga tidak begitu mengubah jadwal pengujian
- Pemanfaatan teknologi digitalisasi dengan membuat grup whatsapp untuk diskusi antara pihak PULSA dengan balai maupun antar internal balai terkait proses kaji ulang pengujian agar bisa lebih cepat
35
DAFTAR PUSTAKA
Kementerian Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat. 2016. “Peraturan Menteri PUPR Nomor 20/PRT/M/2016 tentang Organisasi dan Tata Kerja Unit Pelaksana Teknis di Kementerian Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat”. Jakarta: Kementerian PUPR Kementerian Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat. 2019. “Peraturan Menteri PUPR Nomor 05/PRT/M/2019 tentang Perubahan Atas Peraturan Menteri PUPR Nomor 20/PRT/M/2016 tentang Organisasi dan Tata Kerja Unit Pelaksana Teknis di Kementerian Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat”. Jakarta: Kementerian PUPR Badan Standardisasi Nasional. 2008. “SNI ISO/IEC 17025: 2008 tentang persyaratan umum kompetensi laboratorium pengujian dan laboratorium kalibrasi”. Jakarta: Badan Standardisasi Nasional
Pemerintah Republik Indonesia. 2014. “Undang-undang No. 5 tahun 2014 tentang Aparatur Sipil Negara”. Jakarta: Pemerintah Republik Indonesia
Lembaga Administrasi Negara Republik Indonesia. 2018. “Peraturan LAN Nomor 12 Tahun 2018 tentang Pedoman penyelenggaran Pelatihan Dasar Calon Pegawai Negeri Sipil”. Jakarta: Lembaga Administrasi Negara Republik Indonesia.
Lembaga Administrasi Negara Republik Indonesia. 2019. “Modul Pendidikan dan Pelatihan Dasar Calon Pegawai Negeri Sipil”. Jakarta: Lembaga Administrasi Negara Republik Indonesia
