TUGAS
PERILAKU DAN PERANCANGAN
ORGANISASI
ROULY GEMAWARITA RATNA, ST, MM
DISUSUN OLEH :
1. ANDREY SULISTYO OJI (201510215
2. RESTU ISTICHOMAH (201510215
3. YANNUS (201510215061)
TUGAS : VII/KELOMPOK III
PROGRAM STUDI TEKNIK INDUSTRI
UNIVERSITAS BHAYANGKARA JAKARTA
13 OKTOBER 2017
Pengertian Komunikasi
Kompleksitas kegiatan organisasi memerlukan intensitas komunikasi yang koordinatif. Komunikasi merupakan sarana penting dalam implementasi berbagai aktivitas organisasi. Penyampaian informasi yang akurat merupakan sarana yang vital. Selain itu Komunikasi merupakan sarana penting bagi organisasi untuk berhubungan dengan lingkungan tugasnya.
Untuk mempermudah dalam memahami konsep komunikasi dalam aktivitas organisasi berikut beberapa pendapat para ahli :
1. Hani Handoko (1991:176) Komunikasi Organisasi pada dasarnya merupakan usaha mendorong orang lain menginterpresentasikan pendapat yang dikehendaki oleh orang yang menyampaikan pesan.
2. Keit Davis (1996:150) Komunikasi Organisasi pada dasarnya merupakan penyampaian (transfer) informasi dan pengertian dari satu orang kepada orang lain. Komunikasi merupakan cara menyampaikan gagasan, fakta, pikiran, perasaan dan nilai kepada orang lain.
Dari beberapa pendapat diatas paling tidak kita sudah dapat memperoleh beberapa inti dalam memahami konsep komunikasi yaitu :
a. Komunikasi paling tidak melibatkan 2 orang atau lebih. b. Komunikasi merupakan proses penyampaian informasi
(gagasan, fakta, perasaan dan nilai – Lihat Keit Davis) dari Komunikator kepada Komunikan.
c. Terjadi proses interpretasi (Lihat Handoko) untuk memahami dan merespon.
Pentingnya Komunikasi dalam Organisasi
ditentukan oleh komunikasi yang efektif. Selain itu juga digambarkan oleh Robbins bahwa dengan komunikasi yang efektif maka akan terhindar dari berbagai kesalahpahaman (misunderstanding atau miscomunication) dalam menginterpretasikan informasi. Pendapat senada dikatakan oleh
Keit Davis (1996:150) bahwa organisasi tanpa komunikasi maka seluruh anggota organisasi tidak mungkin melaksanakan tugas pekerjaannya dengan baik. Tanpa Komunikasi yang baik maka tidak mungkin terjadi kerjasama dan koordinasi yang baik.
Dengan komunikasi yang baik diharapkan akan terjadi “titik temu” atas berbagai persoalan komunikasi sehingga dapat mengurangi timbulnya berbagai konflik individual maupun kelompok organisasi. Dengan komunikasi yang baik orang dapat merespon sesuai dengan pesan yang terkadang dalam informasi yang disampaikan.
Proses Komunikasi
Dari berbagai sumber yang digunakan dalam penulisan modul ini, proses komunikasi dapat disederhanakan sebagai berikut :
Skema diatas pada dasarnya dapat dijelaskan sebagai berikut : Pesan disampaikan oleh komunikator kepada komunikan melalui berbagai sarana misalnya, surat, telepon, e-mail, dan sebagainya. Dalam konteks organisasi pesan dapat berupa antara lain, perintah, pemberitahuan, saran atau petunjuk, keputusan baru
PESAN
PENGIRIMAN BERITA/KOMUNI
KATOR PENGIRIMAN
BERITA/KOMUNI KATOR
SARANA
organisasi dan sebagainya. Pesan yang sudah diterima kemudia diinterpretasikan dan direspon (ditanggapi) dalam bentuk umpan balik. Umpan balik pada dasarnya merupakan perilaku baik menerima maupun menolak sesuai dengan pesan yang disampaikan oleh komunikator.
Saluran Komunikasi
Saluran komunikasi sering disebut juga dengan arah komunikasi. Dalam aktivitas organisasi menurut Hani Handoko dan Robbins arah komunikasi dibagi menjadi :
1. Vertikal
Secara vertikal komunikasi dibagi menjadi :
a. Downward communication (kebawah) : Komunikasi kebawah pada dasarnya merupakan proses komunikasi yang dilakukan berdasarkan penggunaan wewenang. Jika disederhanakan komunikasi ini berarti proses penyampaian informasi dari atasan kepada bawahan.
Kebijakan dan prosedur baru organisasi Apa lagi (didiskusikan) ?
b. Upward Communication (ke atas) : Komunikasi ke atas pada dasarnya proses komunikasi yang informasinya diberikan oleh bawahan kepada atasan.
kelompok-kelompok kerja yang setingkat. Komunikasi ini biasanya lebih
Rapat dilakukan antara unit yang satu dengan yang lain diluar bagiannya. berbagai prosedur, dengan demikian setiap aktivitas bawahan harus sesuai dengan prosedur tersebut. Misalnya laporan,
dialami oleh karyawan baik rasa puas maupun kekecewaannya.
IV. Informasi (untuk pengambilan keputusan)
Jika komunikasi berjalan dengan baik maka bagi pimpinan, berbagai informasi yang diperoleh dari bawahan dapat dijadikan data untuk mengambil keputusan yang efektif.
Hambatan dalam Komunikasi
Menurut Handoko (1991: 185) hambatan komunikasi dapat dibedakan dalam 5 Bentuk yaitu :
1. Pribadi (Intrapersonal)
Hambatan pribadi atau yang terdapat dalam diri individu (intrapersonal) pada dasarnya dimiliki setiap orang. Pepatah umum menyebutkan bahwa tidak ada orang yang sempurna. Dengan demikan dalam kehidupan organisasi dapat menjadi modal untuk mengembangkan bersama dengan individu lain. Beberapa hambatan secara personal (intrapersonal antara lain tentang) :
a. Persepsi
Persepsi pada dasarnya merupakan pandangan, penilaian atau tanggapan langsung seseorang atas berbagai serapan (informasi). Biasanya orang cenderung memiliki persepsi yang selektif, yang artinya hanya akan menanggapi berbagai informasi yang dipandang menguntungkan pribadinya dan akan menganggap remeh atau akan mengabaikan informasi yang tidak menguntungkan.
b. Perbedaan Individual dalam kemampuan komunikasi
komunikasi antar pribadi tidak mudah tercapai apalagi dengan orang yang belum pernah atau belum lama dikenal. Komunikasi interpersonal dapat efektif antara lain dipengaruhi oleh :
a. Iklim (suasana) : Suasana dalam berkomunikasi dapat mempengaruhi proses komunikasi. Komunikasi yang dilakukan dengan pilihan suasana yang baik.
b. Kepercayaan : Komunikasi akan efektif jika dilakukan oleh orang-orang yang mampu memberikan saling kepercayaan diantara kedua belah pihak. Jika tidak maka akan sangat mudah terjadi manipulasi informasi.
c. Kesamaan Pengirim-Penerima : Komunikasi akan efektif jika masing-masing pihak merasa dan mendudukan dirinya pada tingkat yang sama, sehingga intensitas, ketulusan dan kejujuran dalam komunikasi terjadi.
3. Organisasi
Dengan adanya struktur organisasi maka akan terlihat antara lain kedudukan (status) tanggungjawab dan wewenang yang berbeda satu dengan yang lain. Secara organisasional hambatan komunikasi meliputi :
a. Status : Ada kecenderungan orang berkomunikasi hanya dengan Bos. Komunikasi ini dianggap lebih prestise, “potong kompas”. Orang merasa lebih hebat jika dianggap memiliki hubungan yang dekat dengan bosnya.
b. Hirarki : Hirarki pada dasarnya berkaitan dengan desain struktural organisasi yang bertingkat. Hirarki organisasi baik yang pendek, lebar maupun tinggi (banyak) akan mempengaruhi arus informasi yang masuk baik dari komunikator (atasan) maupun komunikan (bawahan). Arus informasi yang sering menjadi hambatan secara hirarkis antara lain :
Mendua, para penerus berita cenderung “melengkapi” berdasarkan interpretasinya sendiri, sehingga berita yang disampaikan menjadi “heboh”.
Pengharapan, berita sering “dibelokkan” sesuai dengan harapan atau kepentingan penerus berita.
Asosiasi (hubungan) yaitu berita yang sering dihubung-hubungkan dengan pengalaman masa lalu.
4. Teknologi
Dengan semakin berkembangnya ilmu pengetahuan dan teknologi khususnya teknologi informasi dan komunikasi, maka informasi akan semakin mudah dan cepat diperoleh. Dari segi teknologi ada beberapa hambatan yang perlu diperhatikan yaitu :
a. Bahasa dan pengertian
Yang perlu diperhatikan bahwa unsur bahasa baik verbal maupun non verbal itu memiliki bias pengertian. Kata-kata yang sama, diucapkan sama tetapi dapat dimengerti dengan makna yang berbeda. Pemaknaan yang sama dari kata-kata dipengaruhi oleh latar belakang pengalaman yang sama, tingkat pendidikan, pengetahuan dan budaya yang sama.
b. Isyarat-isyarat non verbal
Dalam berkomunikasi sering tanpa disadari seseorang menggerakkan tangan, kepala atau anggota tubuh yang lain. Dalam konteks komunikasi, berbagai gerakan anggota tubuh tersebut sebagai isyarat nonverbal yang berfungsi menegaskan bahasa verbal (kata-kata) yang diucapkan komunikator, selain itu bahasa isyarat juga dapat digunakan untuk mengetahui derajat atau tingkat minat, kesungguhan dan kondisi suatu proses komunikasi.
c. Efektifitas saluran
karena itu pemilihan media harus disesuaikan dengan tujuan komunikasi organisasi. Saluran komunikasi dapat tertulis maupun lisan baik menggunakan alat bantu (teknologi) maupun tidak. Manusia pada dasarnya memiliki keterbatasan dalam menerima, menyerap dan memahami informasi. Dengan demikian dapat dikatakan bahwa kelebihan informasi dapat mempengaruhi efektifitas komunikasi.
Meningkatkan Efektifitas Komunikasi
Menurut Robbins 70% kegiatan aktivitas orang-orang dalam organisasi digunakan untuk berkomunikasi. Oleh karena itu begitu pentingnya menciptakan komunikasi yang efektif dalam organisasi. Berikut ada beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam meningkatkan efektivitas komunikasi organisasi yaitu :
1. Saling percaya
Komunikasi yang efektif akan terjadi jika orang-orang yang terlibat dalam komunikasi saling percaya satu dengan yang lain.
2. Penentuan waktu yang tepat
Komunikasi yang dilakukan dengan atasan, bawahan, rekan kerja, pelanggan dan lain-lain harus dipertimbangkan waktu dengan tepat.
3. Penentuan cara yang tepat
Dalam banyak hal komunikasi dilakukan dengan maksud baik, tetapi hasilnya belum tentu dengan sesuai harapan. Maksud baik harus disertai dengan cara yang tepat dalam komunikasi. 4. Menyimak secara efektif
Kecenderungan orang akan lebih mengabaikan apa yang dikatakan orang lain, apalagi kalau lawan bicara kita memiliki kedudukan lebih rendah dan sebagainya. Dengan menyimak dengan baik maka informasi yang disampaikan oleh komunikator dapat ditangkap, dimengerti, dimaknai dan direspon sesuai dengan isinya.
Hal ini bertujuan agar dapat terjadi kesamaan pandang (persepsi) dalam komunikasi maka tanggapan atau umpan balik dari komunikan sangat diperlukan sebagai masukan, sekaligus kontrol bahwa informasi sudah dapat berjalan dengan baik.
6. Pengembangan manajemen sistem informasi
Menciptakan manajemen sistem informasi yang tepat perlu dilakukan untuk mempermudah kerja manajer dalam melakukan komunikasi dengan karyawan seluruh lini.
DAFTAR PUSTAKA
