307742491 Perencanaan Kebutuhan Karyawan Dan Perekrutan Calon Karyawan

MAKALAH

PERENCANAAN KEBUTUHAN KARYAWAN DAN PEREKRUTAN

CALON KARYAWAN

TUGAS MATA KULIAH MANAJEMEN SUMBER DAYA MANUSIA

Disusun Oleh : Adam Ilham Ahmeda Arma

Algi Yuliana Sari Arifin

Guntur Agung S Mar’atus Sholihah M. Syafrizal I Windi Astuti

F0214001 F0214011 F0214020 F0214051 F0214072 F0214080 F0214110

PROGRAM S1 MANAJEMEN

FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS

UNIVERSITAS SEBELAS MARET

SURAKARTA

A. ULASAN MATERI

Manajemen Sumber Daya Manusia merupakan proses serta upaya untuk merekrut, mengembangkan, memotivasi, serta mengevaluasi keseluruhan sumber daya manusia yang diperlukan perusahaan dalam pencapaian tujuannya.

Sumber daya manusia atau sebut saja dengan tenaga kerja, memiliki beberapa

Job Description atau uraian pekerjaan masing-masing. Untuk itu dibutuhkan pengetahuan yang mendalam mengenai perencanaan dan perekrutan tenaga kerja dalam usaha yang akan kita bangun.

1. Perencanaan Kebutuhan Calon Karyawan

Perencanaan kebutuhan tenaga kerja dimaksudkan agar jumlah kebutuhan tenaga kerja masa kini dan masa depan sesuai dengan beban pekerjaan, kekosongan-kekosongan dapat dihindarkan dan semua pekerjaan dapat dilaksanakan. Perencanaan kebutuhan tenaga kerja ini harus didasarkan pada informasi dari faktor internal & faktor eksternal perusahaan.

Faktor Internal dan Eksternal Perusahaan: a. Jumlah Produksi

Bahwa jumlah produksi yang akan dihasilkan menentukan banyaknya karyawan yang dibutuhkan oleh setiap perusahaan. Semakin banyak produksi yang akan dihasilkan maka akan semakin banyak pula tenaga kerja yang dibutuhkan.

b. Ramalan-ramalan Usaha

Hal ini meliputi perkiraan mengenai situasi perekonomian, siklus usaha yang menyangkut ketidakpastian di masa yang akan datang, baik dalam jangka pendek maupun jangka panjang.

c. Perluasan Perusahaan

Perencanaan tenaga kerja juga dipengaruhi oleh rencana perluasan perusahaan di masa yang akan datang. Jika perusahaan akan diperbesar maka perekrutan tenaga kerja akan semakin banyak pula.

d. Perkembangan Teknologi

Perkembangan teknologi juga akan mempengaruhi jumlah tenaga kerja yang dibutuhkan oleh suatu perusahaan. Perusahaan yang menggunakan alat-alat canggih, maka jumlah tenaga kerja yang dibutuhkan sedikit. Hal inilah yang harus diperhitungkan agar dikemudian hari tidak terjadi PHK.

e. Pasaran Tenaga Kerja

menguntungkan, apakah dengan labor intensive atau capital intensive. Sehingga hal tersebut akan mempengaruhi kebijaksanaan kebutuhan tenaga kerja.

f. Perencanaan Karier Tenaga Kerja

Kemungkinan promosi di kemudian hari akan ikut mempengaruhi kebutuhan tenaga kerja. Jika promosi akan dilakukan di kemudian hari, maka calon karyawan/tenaga kerja yang dibutuhkan harus dengan spesifikasi yang lebih banyak lagi.

2. Perekrutan Calon Karyawan

Rekrutmen pada hakekatnya merupakan proses menentukan dan menarik pelamar yang mampu untuk bekerja dalam suatu perusahaan. Proses ini dimulai ketika para pelamar dicari dan berakahir ketika lamaran mereka diserahkan/dikumpulkan. Hasilnya adalah merupakan sekumpulan pelamar atau calon karyawan baru untuk diseleksi dan dipilih. Rekrutmen dapat juga diartikan sebagai proses untuk mendapatkan sejumlah SDM (karyawan) yang berkualitas untuk menduduki suatu jabatan atau pekerjaan dalam suatu perusahaan

Proses rekrutmen dimuali ketika recuiter mengidentifikasi lowongan pekerjaan melalui perencanaan SDM dan permintaan manajer. Rencana SDM berfungsi untuk menunjukan lowongan saat ioni dan dimasa mendatang yang akan datang sehingga recruiter akan menjadi produktif. Ketika lowongan pekerjaan telah teridentifikasi, maka para recruiter akan mempelajari dan menemukan persyaratan yang cocok dengan mereview informasi analisis pekerjaan yang juga diinformasikan kepada manajer. Ketika telah diketahui persyaratannya maka akan dapat diidentifikasi metode tepat yang bisa digunakan untuk dapat memperoleh calon pelamar yang sesuai dengan kebutuhan.

Berikut adalah prinsi-prinsip yang menjadi acuan dalam proses rekrutmen : a. Mutu karyawan yang akan direkrut harus sesuai dengan kebutuhan

yang diperlukan untuk mendapatkan mutu yang sesuai. Untuk itu sebelumnya perlu dibuat :

 Analisis pekerjaan

 Deskripsi pekerjaan, dan

 Spesifikasi pekerjaan

b. Jumlah karyawan yang diperlukan harus sesuai dengan job yang tersedia. Untuk mendapatkan karyawan tersebut perlu dilakukan :

 Peramalan kebutuhan tenaga kerja, dan

c. Biaya yang diperlukan diminimumkan

d. Perencanaan dan keputusan keputusan strategis tentang perrekrutan e. Fleksibility

f. Pertimbangan pertimbangan hukum

Ragam pilihan strategik dalam rekrutmen dan seleksi karyawan baru :

a. Perusahaan dapat membuat suatu pilihan strategis fokus pada pendekatan jender dan lingkungan sosial;

b. Perusahaan dapat memilih atau membeli karyawan baru (menyewa) tenaga kerja kurang terlatih atau yang terlatih dan profesional;

c. Perusahaan membuat keputusan dengan memperhatikan anggaran yang tersedia untuk rekrutmen dan seleksi karyawan;

d. Perusahaan dapat membuat suatu pilihan strategis untuk mencari sumber tenaga kerja yang belum dimanfaatkan;

e. Perusahaan membuat keputusan strategis dengan memperhatikan kecanggihan teknologi dari cara baru rekrutmen dan seleksi;

f. Perusahaan dapat memilih cara yang terbaik, yaitu apakah merekrut dan menyeleksi karyawan dari dalam dan atau dari luar perusahaan. Berikut adalah beberapa metode dalam proses rekrutmen :

a. Rekrutmen Internal

 Perusahaan pencari tenaga eksekutif c. Daya Tarik Rekrutmen

 Preview pekerjaan realistik

 Kesempatan pengembangan karir

Keunggulan dan kelemahan rekrutmen karyawan internal : a. Keunggulan

 Karyawan telah familiar dengan perusahaan

 Biaya rekrutmen dan pelatihan lebih rendah

 Meningkatkan moral dan motivasi karyawan

 Peluang berhasil, karena penilaian kemampuan dan keahlian

lebih tepat. b. Kelemahan

 Konflik politik promosi posisi

 Tidak berkembang.

 Masalah moral tidak dipromosikan

 Memiliki gagasan dan pendekatan baru

 Bekerja mulai dengan lembaran bersih dan memperhatikan

spesifikasi pengalaman.

 Tingkat pengetahuan dan keahlian tidak tersedia dalam perusahaan

yang sekarang. b. Kelemahan

 Keterbatasan keteraturan antara karyawan dan perusahaan.

 Moral dan komitmen karyawan rendah

 Periode penyesuaian yang lama.

Untuk mengurangi dampak negatif dari sistem penempatan kerja, perlu dipertimbangkan :

a. Prosedur penempatan kerja harus ditentukan secara jelas dan diberitahukan secara langsung dan terbuka kepada seluruh karyawan, dan jadwal waktunya harus jelas dan tepat.

c. Harus dinyatakan tentang spesifikasi pekerjaan yang dibutuhkan. d. Semakin banyak spesifikasi yang dibutuhkan diduga semakin sedikit e. jumlah pelamar, akan memudahkan proses seleksi.

f. Persyaratan aturan main dan kriteria keputusan penerimaan harus diketahui pelamar secara jelas dan terbuka.

g. Hasilnya harus segera diumumkan sesuai dengan jadwal waktu yang telah ditentukan sebelumnya.

Rekomendasi Karyawan

Penerapan metode ini harus ekstra hati-hati karena memiliki kelemahan : a. Dapat terjadi fenomena kolusi dan nepotisme serta cenderung

diskriminatif

b. Menimbulkan kekecewaan karyawan yang direkomendasikan oleh seseorang, tetapi ditolak. Selanjutnya akan menyebabkan timbulnya perasaan sakit hati.

c. Timbul kelompok klik yang cenderung dapat menciptakan konflik kepentingan sehingga lingkungan kerja menjadi tidak nyaman.

Karena kecenderungan pilihan sangat terbatas, maka tidak tertutup peluang terjadinya proses seleksi yang kurang didasarkan pada persaingan dan manfaat.

Keunggulan Iklan Sebagai Media Rekrutmen :

a. Jangkauan sasaran sangat sangat luas, mencakup segmen pasar yang sangat beragam, seperti pelamar dari kalangan perguruan tinggi, pembaca/pendengar yang menganggur, para profesional dan eksekutif, dst.

b. Informasi relatif cepat diterima dan segera direspon oleh segmen pasar,terutama kondisi ekonomi sedang kritis.

Proses seleksi merupakan rangkaian tahap tahap khusus yang digunakan untuk memutuskan pelamar mana yang akan diterima. Proses tersebut dimulai ketika pelamar melamar kerja dan diakhiri dengan keputusan penerimaan.

Proses seleksi merupakan proses pengambilan keputusan bagi calon pelamar untuk diterima atau ditolak. Banyak pertimbangan yang diperlukan untuk memilih orang yang tepat. Pedoman pokok dalam mengadakan seleksi ialah spesifikasi jabatan, karena dari situlah diketahui kualitas SDM yang dibutuhkan.

Seleksi adalah kegiatan dalam MSDM yang dilakukan setelah proses rekrutmen dilaksanakan. Apabila dilaksanakan sesuai prinsip prinsip MSDM yang wajar, maka proses seleksi akan dapat menhasilkan pilihan karyawan yang dapat diharapkan memberikan kontribusi yang positif dan baik.

Proses seleksi tergantung pada 3 masukan yang bermanfaat, yaitu analisis pekerjaan, perencanaan SDM dan rekrutmen.

a. Proses Penyeleksian

 Tes kepribadian dan minat

 Tes prestasi

 Tes bakat

 Tes pengetahuan

e. Tes Kepribadian dipakai untuk mengukur motivasi individu dalam bidang tertentu. Tes kepribadian mengukur :

 Kecenderungan emosi,

 Kemandirian,

 Ketertutupan dan keterbukaan,

 Kemampuan berintegrasi sosial dan kepercayaan diri serta

 Kejujuran.

 Tes kepribadian umumnya kurang handal dan absah dari

prediksi tentang kinerja pekerjaan.

 Tes ini mengasumsikan para pelamar memiliki pandangan yang

lengkap untuk memahami dirinya.

 Dalam hal keinginan untuk melakukan sesuatu dengan baik, para

pelamar mungkin memberikan respon keliru untuk menghasilkan skor tes yang baik, padahal kenyataannya tidak demikian.

 Tes minat umumnya dirancang untuk mengukur preferensi kegiatan

individual.

 Tes minat dapat juga untuk memperkirakan jenis pekerjaan atau

jabatan yang cocok.

 Tes bakat dipakai untuk menilai kapasitas seseorang untuk belajar,

sedangkan tes prestasi untuk mengetahui derajat seseorang yang telah belajar. Karena tes prestasi mengukur perilaku yang sedang berjalan, maka tes tersebut merupakan prediktor terbaik untuk perubahan perilaku calon karyawan di masa depan.

 Oleh karena itu, departemen SDM dapat menggunakan tes

prestasi untuk mengukur apakah seseorang calon dapat dilatih untuk melaksanakan pekerjaan atau tidak.

 Tes bakat memiliki ciri-ciri hampir sama dengan tes kepribadian dan

minat.

 Tes pengetahuan digunakan untuk mengetahui tingkat

pengetahuan seorang pelamar dalam bidang keahlian tertentu. Pengetahuan yang dimiliki merupakan modal untuk keberhasilan dalam mencapai kinerja.

B. KASUS

PDAM Tirta Intan Garut Kelebihan Karyawan

PDAM (Perusahaan Daerah Air Minum) Tirta Intan Kabupaten Garut, hingga kini kelebihan jumlah karyawan sekitar 150 orang dari sebanyak 426 pegawai.

Hal tersebut dibenarkan Doni Suryadi, Direktur PDAM Tirta Intan setempat. Menurutnya, PD (Perusahaan Daerah) yang ia kelola memiliki jumlah pelanggan sebanyak 40.525 sambungan.

“Fengan jumlah pelanggan tersebut, cukup ditangani sekitar 276 orang pegawai,” terang Doni di ruang kerjanya, Jalan Raya Bayongbong Km 4, Bayongbong-Garut, Rabu (04/06/2014).

“Terkait hal tersebut, kendati jumlahnya tidak banyak, saya memberikan tunjangan kehadiran bagi seluruh karyawan. Tunjangan itu diharapkan menjadi motivasi peningkatan kinerja mereka,” pungkas Doni. (Wdj)

C. PEMBAHASAN KASUS

Dalam PDAM Tirta Intan Garut Kelebihan Karyawan telah terjadi kesalahan dalam proses penempatan dan perekrutan karyawan, dimana jumlah karyawan dengan kebutuhan karyawan perusahaan tidak sesuai. Sehingga banyak karyawan yang kosong, dalam artian karyawan tidak memiliki beban kerja dan pemberian upah dibawah standar Pegawai Negeri Sipil.

Dalam proses penataan serta perekrutan perusahaan PDAM Tirta Intan Garut seharusnya melakukan 7 step dibawah ini :

Step 1. Analisis sasaran strategik perusahaan

Tujuan dari step 1. adalah mempelajari dan memetakan sasaran yang ingin dicapai perusahaan dalam jangka panjang. Tim yang ditunjuk akan melakukan workshop dengan Senior Management untuk memahami business plan, tujuan, dan sasaran perusahaan dalam jangka panjang.

Step 2. Analisis pengaruh lingkungan dan organisasi

Tujuan dari Step 2. adalah memahami dan memetakan pengaruh eksternal (pengarung lingkungan bisnis, sosial, dan politik) dan pengaruh organisasi saat ini (struktur organisasi, kebijakan SDM, KPI) terhadap kinerja perusahaan saat ini. Tim yang ditunjuk akan menggali informasi dari Senior Management baik yang ada di Kantor Pusat maupun di Unit Usaha.

Step 3. Analisis job structure/design & job competency

Tujuan dari Step 3. adalah memahami dan memetakan pengaruh perubahan teknologi dan masukan dari manajer lini terkait dengan perlu adanya jabatan baru, perubahan jabatan dan level kompetensi pemegang jabatan. Step 4. Gap analysis

Tujuan dari Step 4. adalah menghitung kekurangan dan kelebihan jumlah karyawan berdasarkan kebutuhan yang harus dipenuhi dengan jumlah yang tersedia saat ini. Step ini juga akan mengembangkan alternatif solusi jika ternyata terjadi kelebihan atau kekurangan karyawan. Selain itu juga akan dirumuskan upaya-upaya untuk memenuhi tingkat kompetensi baru yang dibutuhkan pada level jabatan.

Step 5. Perumuskan kebijakan strategik SDM

kompetensi yang baru. Program-program rightsizing (golden shake hand, mutasi, promosi) akan dibahas dalam tahapan ini

Step 6. Perumusan rencana implementasi

Tujuan dari Step 6. adalah dapat dirumuskan rencana implementasi kebijakan SDM dalam dalam selurh aktivitas SDM seperti; rekrut dan seleksi, pelatihan, mutasi dsb.

Step 7. Penyerahan hasil

Tujuan dari Step 7. Adalah mempresentasikan hasil dari penataan SDM dan menyerahkan hasilnya kepada manajemen.

Jika dalam proses perekrutan karyawan dan penataan pekerjaan mengikuti 7 langkah tersebut peristiwa kelebihan jumlah karyawan pada PDAM Tirta Intan Garut tidak akan terjadi. Dikarenakan kejadian tersebut sudah terjadi maka penulis menyarankan PDAM Tirta Intan Garut untuk :

1. Pengangkatan Karyawan Terbatas

Perusahaan yang menerapkan kebijakan pengangkatan karyawan terbatas berarti mengurangi angkatan kerjanya dengan tidak mengisi kembali jabatan yang telah ditinggalkan oleh pemegang jabatan/pekerjaannya. Pengangkatan tenaga kerja baru hanya akan dilakukan ketika kinerja organisasi secara keseluruhan dapat dipengaruhi. Contoh, bagian pengendalian kualitas yang terdiri dari 5 inspektor dimana satu diantaranya keluar pindah ke perusahaan lain, maka perusahaan tidak mengganti orang tersebut. Namun demikian, jika semua inspketor keluar maka perusahaan perlu mengganti beberapa diantaranya, paling tidak untuk menjaga keberlangsungan kegiatan.

2. Mengurangi Jam Kerja

Peruasahaan juga dapat mengurangi tuntutan beban kerja dengan mengurangi jumlah jam kerja total. Daripadamelanjutkan 40 jam kerja per minggu, manajemen dapat memotong jam kerja setiap karyawan menjadi, misalnya 30 jam per minggu. Pemotongan jam kerja ini umumnya hanya untuk karyawan yang bekerja atas dasar jam-jaman, sedangkan untuk manajemen dan professional lain umumnya adalah karyawan bebas yang dibayar tidak berdasarkan jam-jaman 3. Pensiun Dini

Pemensiunan dini beberapa karyawan yang ada pada saat ini adalah cara lain untukmengurangi jumlah pekerja. Ada sebagian karyawan yang merasa senang menerima pensiun lebih awal, tetapi sebagian yang lain merasa enggan. Untuk kar yawan yangenggan, barangkali akan rela menerima pensiun dini jika mendapat paket pensiun secaratotal cukup menarik.

Perampingan(downsizing) adalah pengurangan terencana besarnya jumlah personalia dengan tujuan meningkatkan kemampuan bersaing organisasi (Noe,et al., 2007).

D. DAFTAR PUSTAKA

Bamandhityo. 2015. Perencanaan dan Perekrutan Tenaga Kerja Untuk Wirausaha.

https://bamandhityo.wordpress.com/2015/11/03/perencanaan-dan-perekrutan-tenaga-kerja-untuk-wirausaha/

Anonim. 2013. Perencanaan Kebutuhan Tenaga Kerja SDM.

http://tipsmotivasihidup.blogspot.co.id/2013/03/perencanaan-kebutuhan-tenaga-kerja-sdm.html

Rsdkt, Urdal. 2015. Rekrutmen Karyawan. http://id.scribd.com/doc/277660100

Jabar, Fokus. 2014. PDAM Tirta Intan Garut Kelebihan Karyawan.