A. Latar Belakang dan Permasalahan
Perkembangan teknologi yang semakin pesat, menuntut untuk senantiasa bisa mengikuti perkembangannya. Hampir semua ranah kehidupan dirambah oleh kemajuan teknologi. Dunia pendidikan, ekonomi, politik, hukum dan keamanan. Dunia kearsipan juga tak luput dari perkembangannya. Kemudahan yang ditawarkan oleh kemajuan teknologi membuat dunia kearsipan memanfaatkannya untuk menciptakan arsip, mengolah arsip dinamis hingga menjaga arsip statis.
Melindungi dan menjaga informasi arsip merupakan hal vital yang harus dilakukan oleh lembaga pencipta maupun lembaga kearsipan. Pasalnya, erat kaitannya dengan memori masa lampau atau peristiwa yang telah terjadi, selain itu informasi arsip juga dapat diajadikan acuan dalam menentukan kebijakan masa depan. Arsip yang dapat dijadikan alat bukti adalah arsip yang dapat diakses, reliable, outentik, akurat, dan tidak
dapat diganggu gugat1. Kesatuan informasi informasi yang terkandung dalam arsip
dapat memberikan sebuah informasi yang utuh bagi pengguna (user).
Keutuhan informasi ini bisa diperoleh dengan mudah jika lembaga pencipta telah sadar arsip, terlebih lagi bagi lembaga kearsipan. Kesadaran arsip bagi lembaga pencipta akan tercermin dari proses pengolahan arsipnya, sejak arsipnya berstatus aktif
1 Muhammad Rustam, Pengelolaan Arsip Elektronik. (Jakarta : Universitas
hingga arsipnya ada yang dimusnahkan dan diserahkan pada lembaga kearsipan. Lebih kompleks lagi, di lembaga kearsipan kesadaran ini akan tercermin pada saat lembaga kearsipan melakukan pengolahan arsip statis. Pengolahan arsip ini terdiri dari empat kegiatan yakni: akuisisi arsip statis, pengolahan arsip statis, preservasi arsip statis dan
akses arsip statis2. Menurut Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan
menjelaskan bahwa:
Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa rekaman dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam
pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara. 3
Menurut Muhammad Rustam, arsip merupakan memori korporat bagi organisasi yang menciptakannya. Ia memberikan bukti bagi tindakan, keputusan dan komunikasi,
serta merupakan bahan akuntabilitas dari instansi yang dimilikinya.4 Uraian diatas
dapat menggambarkan bahwa keberadaan arsip ini sangatlah penting, karena menyangkut pelaksananaan kehidupan bermasyarakat, hingga kehidupan berbangsa dan bernegara. Dapat dikatakan keberadaan arsip ini bisa mempengaruhi hajat hidup
2 Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan
Undang-Undang Kearsipan Nomor 43 Tahun 2009
3 Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan Pasal 1
orang banyak. Oleh karena itu, sangatlah penting untuk bisa menjaga kelestarian dan keberadaan arsip. Dunia kearsipan biasa menyebutnya dengan preservasi arsip.
Menurut Kamus Lengkap Bahasa Indonesia arti dari preservasi adalah pemeliharaan, penjagaan, perlindungan dan pengawetan. Dalam dunia kearsipan, preservasi atau pemeliharaan arsip adalah usaha penjagaan arsip agar kondisi fisiknya
tidak rusak selama masih memiliki nilai guna.5 Menurut Azmi, “preservasi secara
umum bertujuan untuk melindungi fisik dan informasi arsip statis agar memiliki ketahanan yang optimal, menghindarkan kerusakan sehingga fisik dan informasi yang
dikandungnya dapat terlindungi selama mungkin”.6 Oleh karena itu, preservasi
dipandang penting untuk dilakukan guna menjaga fisik arsip maupun informasi arsip. Tema preservasi ini dipilih dengan alasan bahwa penjagaan arsip ini dipandang sangatlah penting untuk dilakukan. Preservasi yang diambil adalah preservasi pada arsip-arsip yang bernilai statis. Mengingat, dengan menjaga arsip statis maka keutuhan sebuah informasi akan senantiasa terjaga serta dapat memberikan sumbangsi besar pada kepentingan penelitian, pengembangan ilmu pengetahuan, pelayanan publik, serta pendidikan.
5 Agus Sugiarto dan Teguh Wahyono, Manajemen Kearsipan Modern : Dari
Konvensional ke Basis Komputer (Yogyakarta : Gava Media, 2015) hlm 71
6 Azmi ,”Strategi Preservasi Arsip Statis dalam Rangka Menjamin Kelestarian
Arsip Statis sebagai Memori kolektif Bangsa pada Lembaga Kearsipan”, dalam Jurnal Kearsipan. Vol.7, (Jakarta : ANRI, 2012), hlm. 13
Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur dipilih untuk dijadikan tempat praktik kerja lapangan karena Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa merupakan sebuah lembaga yang memiliki tanggung jawab besar untuk pengelolaan arsip-arsip yang bernilai statis atau permanen, termasuk di dalamnya adalah kegiatan preservasi. Sebagaimana yang termaktub dalam Undang-Undang Kearsipan Nomor 43 Tahun 2009 pasal 19 sampai 27, bahwa lembaga kearsipan di wilayah kewenangannya seperti Arsip Nasional Republik Indonesi (ANRI), arsip daerah provinsi, arsip daerah kabupaten/kota, serta arsip perguruan tinggi wajib melakukan pengelolaan arsip statis. Sebagai bentuk pertanggung jawaban nasional bagi kehidupan masyarakat, bangsa dan negara.
Dalam dunia kearsipan, preservasi dilakukan dengan menggunakan dua metode
yakni metode preventif dan metode kuratif7. Metode preventif dapat dilakukan dengan
cara : penyimpanan, pengendalian hama terpadu, reproduksi dan perencanaan menghadapi bencana. Kedua, metode kuratif dilakukan dengan cara merawat arsip
statis dengan mempertahankan keutuhan informasinya yang dikandungnya.8 Agar lebih
efektif, sebaiknya lembaga kearsipan lebih mengutamakan penerapan metode preventif dalam preservasi.
7 Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan Pasal 60 ayat (1) dan
ayat (2)
8 Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan
Preservasi dengan metode preventif inilah yang nantinya akan penulis dalami, utamanya dalam poin reproduksi arsip dengan cara melakukan digitalisasi arsip. Metode digitalisasi adalah sebuah metode pengcopyan atau pengalih mediaan arsip konvensional ke bentuk lain yang nantinya akan memudahkan akses dan melindungi arsip asli. Sebagaimana yang ditulis David Roberts dalam buku Records Keeping, “….inilah alasan mengapa seorang arsiparis melakukan imaging. Pertama Melindungi
arsip asli, memudahkan akses arsip, melindungi arsip agar tidak hilang”:9 Ross Harvey
juga menyampaikan hal yang serupa dalam buku Keeping Archives “Penggantian format (reformatting) biasanya dilakukan ketika bahan asli sudah terlalu rapuh untuk bisa digunakan lebih lanjut, alasan lainnya, karena kebutuhan mengurangi ruang penyimpanan atau kebutuhan untuk menduplikat, bisa juga untuk alasan keamanan atau
kemudahan aksesibilitas arsip”10. Jadi, proses digitalisasi merupakan salah satu proses
perawatan atau preservasi arsip dan penting untuk dilakukan. Berdasarkan uraian tersebut maka pertanyaan umum penelitian (grand tour question) yang muncul adalah “Bagaimanakah implementasi preservasi arsip statis pada Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur?”, untuk lebih fokus pada sasaran maka pertanyaan umum ini akan dirumuskan dalam beberapa sub pertanyaan berikut:
9 David Roberts, “Digitization and Imaging”, dalam Jackie Bettington.,et al:,
Keeping Archives 3rd edition. Canberra : Australian Society of Archives Inc.2008. hlm 408
10Ross Harvey, “Preservation”, dalam Juddith Ellis (ed ): , Keeping Archives.
1. Sarana dan Prasarana apa saja yang dibutuhkan untuk preservasi alih media Sarana dan Prasarana apa saja yang dibutuhkan untuk preservasi alih media?
2. Bagaimanakah prosedur pelaksanaan alih media di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur?
3. Kendala apa yang ditemui dalam melakukan alih media? B. Keaslian Karya
Penelusuran karya dengan tema preservasi telah dilakukan, ada beberapa karya dengan tema sejenis diantaranya adalah hasil praktik kerja lapangan (PKL) yang dilakukan oleh Ratih Purwaningsih. PKL ini mengkaji tentang digitalisasi karya seni perupa di Indonesia. PKL dilaksanakan di Indonesian Visual Art Archive (IVAA) Yogyakarta. Tujuan dari PKL ini adalah untuk mengetahui proses digitalisasi karya seni perupa Indonesia, manfaat digitalisasi, mengetahui sarana dan prasarana yang digunakan dalam proses digitalisasi karya seni perupa Indonesia di IVAA Yogyakarta. Metode yang digunakan adalah wawancara, studi pustaka dan observasi. Hasil dari PKL ini adalah digitalisasi arsip sangat membantu pemeliharaan serta perawatan arsip karena dapat digunakan untuk memperpanjang usia arsip. Terutama arsip yang bernilai seni tinggi dan fisiknya rentan terhadap kerusakan. Hanya saja, digitalisasi ini rawan terkena virus dan situs pencariannya mudah untuk di hack oleh orang yang tidak
bertanggung jawab.11
11Ratih Purwaningsih. “Digitalisasi Karya Seni Perupa Indonesia di Indonesian
Visual Art Archive (IVAA )”. Tugas Akhir Prodi kearsipan Sekolah Vokasi, UGM, 2014
Karya kedua adalah hasil PKL dari Bayu Triyanenda Hestu Pendega. PKL ini mengkaji tentang digitalisasi arsip registrasi mahasiswa strata II di Direktorat Akademik Universitas Gadjah Mada. Tujuan dilakukan PKL ini penulis ingin mengetahui pengorganisasian kearsipan secara keseluruhan di Direktorat Akademik UGM, mengetahui bagaimana proses digitalisasi di Direktorat Akademik UGM, mengetahui sarana dan prasarana yang digunakan untuk proses digitalisasi di Direktorat UGM, serta mengetahui kendala yang dihadapi saat proses digitalisasi di
Direktorat Akademik UGM. Pengumpulan datanya menggunakan metode studi
pustaka, observasi-partisipasi dan wawancara. Hasil dari tugas akhir ini adalah bahwa digitalisasi yang dilakukan di Direktorat Akademik Universitas Gadjah Mada tidak memiliki prosedur yang baku, tetapi secara umum sudah berjalan dengan baik dilihat dari sisi efektivitasnya. Kegiatan tersebut dapat meminimalisir penggunaan ruang, akan tetapi belum dapat berjalan secara optimal karena kurangnya SDM, terbatasnya sarana digitalisasi, dan kendala lainnya yang dihadapi dalam proses
digitalisasi di Direktorat Akademik Universitas Gadjah Mada.12
Perbedaan karya ini dengan kedua karya terletak pada objek arsipnya, objek yang akan penulis gunakan di fokuskan pada pengalih mediaan arsip konvensional sebagai bentuk pelestarian arsip statis. Perbedaan yang kedua terletak pada tempat praktik kerja
12 Bayu Triyanenda Hestu Pendega. “Digitalisasi Arsip Registrasi Mahasiswa Strata
II di Direktorat Akademik Universitas Gadjah Mada”. Tugas Akhir Prodi Kearsipan Sekolah Vokasi, UGM, 2015
lapangan, pada karya pertama tempat PKL dilaksanakan pada unit kerja dan sebuah organisasi nirlaba yang berkembang dari sebuah yayasan, karya kedua dilaksanakan di Universitas Gadjah Mada sedangkan dalam penelitian yang akan dilaksanakan penulis bertempat di sebuah lembaga kearsipan tingkat provinsi yang berlokasi di Surabaya. Perbedaan yang ketiga berada pada tujuan mendasar dilaksanakannya pengkajian obyek, pada karya pertama tujuan pengalih mediaan arsip sebagai perlindungan arsip seni sedangkan pada karya kedua proses digitalisasi digunakan untuk kemudahan penemuan kembali arsip mengingat arsip yang dijadikan objeknya adalah arsip dinamis, sedangkan tujuan dilakukan pengkajian karya ini adalah untuk melindungi arsip statis dengan media konvensional. Berdasarkan perbedaan-perbedaan yang telah digambarkan, maka dapat disimpulkan bahwa karya ini adalah karya asli dan belum diangkat dalam kajian sebelumnya.
C. Tujuan dan Manfaat
Secara umum tujuan yang ingin dicapai dari kajian ini adalah mengetahui bagaimana implementasi preservasi arsip statis pada Badan Perpustakaan dan Kearsipam Provinsi jawa Timur. Dalam mencapai tujuan umum ini, penulis juga ingin mengetahui bagaimana kondisi arsip di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur, mengetahui bagaimana prosedur pelaksanaan digitalisasi di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur, mengetahui sarana dan prasarana yang digunakan untuk pengalih mediaan, serta mengetahui kendala-kendala yang ditemui.
Manfaat dari penelitian ini adalah untuk menambah wawasan mengenai pembahasan preservasi, utamanya tentang peran alih media terhadap perlindungan arsip konvensional Terutama bajgi penulis. Kedua, penulis berharap dapat memberikan gambaran mengenai proses dan teknik digitalisasi guna melindungi arsip. Terakhir, hasil penelitian ini diharapkan bisa berguna bagi masyarakat yang membutuhkan informasi tentang pendigitalisasian arsip statis.
D. Sistematika Penulisan
Penulisan siatematiks ini dimaksudkan untuk mempermudah dalam memberikan gambaran terkait apa yang telah di tulis dalam tugas akhir ini. Sistematika ini terdiri dari empat bab besar. Bab pertama adalah pendahuluan yang di dalamnya berisi latar belakang dan permasalahan, keaslian karya, kemudian manfaat dan tujuan dilakukannya penelitian, serta yang terakhir sistematika penulisan. Latar belakang dan permasalahan merupakan pokok permasalahan yang akan dijadikan objek penelitian, keaslian karya merupakan penjelasan tentang keautentikan karya yang kita tulis, tujuan dan manfaat penelitian merupakan hasil yang akan dicapai dalam penelitian. Pada subbab terakhir pada bab pertama adalah sistematika penulisan yang menjadi kerangka dalam penulisan tugas akhir
Bab kedua adalah tinjauan pustakan dan metode pengumpulan data, pada subbab tinjauan pustaka akan dijelaskan tentang tinjauan-tinjauan pustaka apa saja yang akan digunakan dalam mengkaji sebuah pembahasan. Pada subbab metode pengumpulan data, akan dijelaskan terkait metode-metode apa saja yang akan di gunakan untuk
menggali data dilapangan. Adapun metode yang akan dijelaskan adalah metode studi pustaka, observasi-partisipatif dan yang terakhir adalah metode wawancara.
Bab ketiga adalah bab pembahasan. Dalam bab ini yang akan dibahas pertama adalah gambaran umum terkait lembaga yang dijadikan obyek penelitian, termasuk didalamnya juga dibahas tentang profil, struktur dan pengorganisasian arsip lembaga. Selanjutnya akan membahas hal-hal yang berkaitan dengan tema tugas akhir. Adapun cakupan pembahasannya terdiri dari bagaimana kondisi arsip yang dimiliki oleh Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur. Kedua, membahas tentang prosedur pelaksanaan alih media di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi jawa Timur. Ketiga, membahas terkait sarana dan prasarana apa saja yang dibutuhkan untuk melaksanakan alih media arsip. Keempat, membahas tentang kendala-kendala yang dihadapi oleh Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur.
Bab keempat adalah penutup, terdiri dari subbab kesimpulan dan saran. Subbab kesimpulan merupakan jawaban dari rumusan masalah yang telah dibuat, yang umumnya berdasar pada analisis latar belakang permasalahan, struktur organisasi, dan hasil pembahasan berdasarkan perbandingan antara teori baku dan implementasi di lapangan. Subbab kedua adalah saran, yang berisi mengenai saran penulis terkait kekurangan dan kendala dalam dalam kegiatan alih media arsip yang dilakukan. Daftar pustaka berisi daftar-daftar buku yang digunakan untuk rujukan dan yang terakhir lampiran akan berisi hal-hal yang berkaitan dengan penunjang pembahasan.
