IKATAN HIMPUNAN MAHASISWA BIOLOGI INDONESIA (IKAHIMBI) PERIODE 2011-2013
Adil Berpikir, Ikhlas Berkarya
PERATURAN ADMINISTRASI ORGANISASI
IKATAN HIMPUNAN MAHASISWA BIOLOGI INDONESIA PERIODE 2011-2013
BAB I SISTEM SURAT
Pasal 1
Kategori dan Definisi Surat 1. Surat Ketetapan (Tap)
Surat Ketetapan merupakan surat yang dikeluarkan oleh BPP atau BPW berdasarkan hasil musyawarah pada saat MUNAS, MUSWIL, RAKORNAS, RAKORWIL untuk memberikan suatu ketetapan tertentu. Ex: konsideran MUNAS. 2. Surat Keputusan (SK)
Surat Keputusan merupakan surat yang dikeluarkan oleh BPP atau BPW berdasarkan hasil musyawarah pada saat MUNAS, MUSWIL, RAKORNAS, RAKORWIL dan atau hasil rapat badan pengurus untuk memberikan suatu keputusan tertentu.
3. Surat Kuasa (SKU)
Surat Kuasa merupakan surat yang berisi pengalihan wewenang dari pengurus yang tidak bisa melaksanakan tugasnya yang dikeluarkan pimpinan tertinggi. 4. Surat Tugas (ST)
Surat Tugas merupakan surat yang berisi suatu penugasan tertentu kepada pengurus.
5. Surat Rekomendasi (SR)
Surat Rekomendasi merupakan surat yang dikeluarkan untuk memberikan suatu rekomendasi.
6. Surat Pernyataan (SP)
Surat Pernyataan merupakan surat yang menyatakan suatu hal oleh kelompok atau individu.
Adil Berpikir, Ikhlas Berkarya 7. Surat Instruksi (SI)
Surat Instruksi merupakan surat yang dikeluarkan oleh yang berwenang untuk memberikan suatu instruksi tertentu.
8. Surat Panitia Pelaksana (Pan-Pel)
Surat Panitia Pelaksana merupakan surat yang dikeluarkan oleh kepanitiaan kegiatan yang disesuaikan dengan peraturan persuratan masing-masing perguruan tinggi yang menjadi panitia pelaksana.
9. Surat Umum (SU)
Surat Umum merupakan surat yang tidak tergolong dalam kategori-kategori surat tertentu.
Pasal 2
Mekanisme Surat Menyurat
1. Surat yang dikeluarkan oleh Badan Pengurus Pusat yang ditujukan pada Himpunan Mahasiswa atau Badan Eksekutif Mahasiswa Biologi harus ditembuskan kepada Koordinator Wilayah (Korwil) masing-masing.
2. Surat yang dikeluarkan HIMA/HMJ/BEMJ Biologi/Anggota Ikahimbi yang ditujukan kepada Badan Pengurus Pusat harus ditembuskan kepada Koordinator Wilayah masing-masing.
3. Surat-surat yang dikeluarkan oleh tuan rumah panitia pelaksana kegiatan Ikahimbi harus ditembuskan kepada Sekretaris Jenderal dan Koordinator Wilayah masing-masing.
4. Surat-surat yang dikeluarkan Badan Pengurus Pusat harus ditembuskan kepada Dewan Pengawas.
Pasal 3
Tata Penomoran Surat
1. Nomor surat; ditulis dengan angka latin yang dimulai dari 001, 002, 003 dan seterusnya.
2. Kategori surat, ditulis kode kategori surat yang akan dikeluarkan. 3. Nama kegiatan.
Adil Berpikir, Ikhlas Berkarya a. BPP Ikahimbi
b. BPW Ikahimbi diikuti dengan kode wilayah kerja. c. DP Ikahimbi
5. Periode kepengurusan ditulis dengan angka Romawi.
6. Bulan ditulis dengan angka Romawi, contoh: I = Januari, VI = Juni. 7. Tahun ditulis dengan angka latin, contoh: 2009, 2010, 2011 dst. 8. Tanda pemisah nomor surat menggunakan garis miring (/) 9. Kategori surat yang berbeda diawali nomor surat yang berbeda.
Pasal 4
Susunan dan Model Surat Susunan surat terdiri dari:
a. Kop surat
b. Nomor surat, yang penulisannya tidak disingkat. c. Lampiran yang disingkat Lamp.
d. Perihal surat yang disingkat Hal. e. Tempat dan tanggal surat f. Tujuan surat, “Yth. dst”
g. Salam pembuka surat: “Salam Lestari!” h. Paragaraf pembuka surat
i. Inti surat
j. Paragraf penutup surat
k. Salam penutup surat: “Salam Konservasi!”
l. Penanda tangan surat meliputi: jabatan, tanda tangan, nama terang, asal perguruan tinggi.
m. Tembusan (jika ada)
Pasal 5 Bentuk Surat
Bentuk persuratan yang digunakan dalam Ikahimbi adalah semi block style yaitu surat dengan format setengah lurus.
Adil Berpikir, Ikhlas Berkarya Pasal 6 Kop Surat 1. Format dan Contoh Kop Surat
Kop surat berisikan hal-hal sebagai berikut: a. Logo Ikahimbi
b. Badan Pengurus Pusat/Badan Pengurus Wlayah Kerja c. Ikatan Himpunan Mahasiswa Biologi Indonesia (Ikahimbi) d. Alamat sekretariat dan CP (Contact Person)
e. Website dan/atau email
Contoh kop surat:
a. Kop Surat Badan Pengurus Pusat
b. Kop Surat Badan Pengurus Wilayah
c. Kop Surat Dewan Pengawas
2. Format dan Contoh Penulisan Nomor Surat
Nomor surat ditulis dengan ketentuan sebagai berikut: Badan Pengurus Pusat:
Adil Berpikir, Ikhlas Berkarya Contoh:
001/SK/HBLH/BPP IKAHIMBI/III/I/2011 Badan Pengurus Wilayah:
Nomor/kategori surat/nama kegiatan/organisasi/periode/bulan/tahun
Contoh:
001/SK/MUSWIL/BPW III IKAHIMBI/IV/II/2012
3. Format dan Contoh Stempel Surat a. BPP: Merupakan logo Ikahimbi.
Contoh:
b. BPW : Merupakan logo Ikahimbi dengan penambahan tulisan wilayah kerja di bawah logo Ikahimbi.
Contoh:
c. DP: Merupakan logo Ikahimbi dengan penambahan tulisan Dewan Pengawas di bawah logo Ikahimbi.
Adil Berpikir, Ikhlas Berkarya 4. Format bendera Ikahimbi
Bendera Ikahimbi menggunakan logo yang berukuran 3 : 4 (panjang : lebar), dengan warna dasar bendera adalah putih.
BAB II
KETENTUAN UMUM PERSURATAN
1. Surat ditulis di kertas yang berukuran A4 atau Legal disesuaikan dengan isi surat dengan margin atas 2 cm, bawah 2 cm, dan tepi kanan kiri 2 cm.
2. Font yang digunakan dalam persuratan adalah jenis Arial dengan ukuran 11, kecuali untuk kop surat menggunakan aturan yang telah ditentukan.
3. Stempel ditempatkan pada sebelah kiri tanda tangan yang memiliki jabatan tertinggi (jika ada lebih dari satu tanda tangan dan memiliki tingkat jabatan yang berbeda). 4. Ukuran stempel yang digunakan baik stempel surat BPP maupun BPW serta DP
adalah panjang 4 cm dan lebar 3 cm.
5. Jenis tinta stempel yang digunakan di semua tingkatan menggunakan tinta stempel warna ungu.
BAB III PROPOSAL
Pasal 7
1. Proposal kegiatan harus ditembuskan kepada Badan Pengurus Pusat Ikahimbi sebagai arsip sekaligus untuk mendapatkan persetujuan atau rekomendasi Sekretaris Jenderal sebelum kegiatan tersebut dilaksanakan. Proses pengiriman via pos, faximile, e-mail atau diantar langsung ke kantor pusat.
2. Format proposal kegiatan ditentukan sendiri oleh panitia pelaksana yang bersangkutan.
Adil Berpikir, Ikhlas Berkarya BAB IV
LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN Pasal 8
1. Laporan pertanggungjawaban harus ditembuskan kepada Badan Pengurus Pusat Ikahimbi sebagai arsip sekaligus untuk mendapatkan pengesahan dari Sekretaris Jenderal. Pengiriman dapat dilakukan melalui pos, faximile, e-mail atau diantar langsung ke kantor pusat.
2. Laporan pertanggungjawaban harus ditembuskan kepada Badan Pengurus Pusat Ikahimbi selambat-lambatnya satu bulan setelah kegiatan berlangsung.
3. Format Laporan Pertanggungjawaban terdiri dari:
I. Pendahuluan (latar belakang, tujuan dan dasar kegiatan) II. Perencanaan Kegiatan
a. Pembentukan panitia b. Acara
c. Dan lain-lain
III. Pelaksanaan Kegiatan dan hasil-hasilnya IV. Evaluasi
Evaluasi perencanaan dan pelaksanaan berikut masalah dan solusinya. V. Faktor Pendukung dan Penghambat
VI. Kesimpulan
Analisa pencapaian target kegiatan yang disertai indikator keberhasilan secara kualitatif dan kuantitatif.
VII. Saran-saran VIII. Lampiran
a. Agenda acara b. Daftar nama peserta c. Arsip surat-surat panitia
d. Surat Pertanggungjawaban (SPJ) keuangan e. Dan lain-lain.
Adil Berpikir, Ikhlas Berkarya Lampiran
Susunan surat
KOP SURAT
Nomor : Tempat, tanggal surat
Lamp :
Hal :
Yth
Salam Lestari!
Salam Konservasi!
Sekretaris Jendral Ikahimbi
Kardi Sambanoa
Universitas Tadulako Palu
