1.1 Latar Belakang
Efektivitas dan efisiensi merupakan salah satu faktor bagi perusahaan untuk melakukan pembenahan dan perbaikan, khususnya di dalam proses produksi. Dengan demikian, masalah perencanaan dan pengendalian persediaan merupakan satu masalah yang harus dihadapi oleh setiap perusahaan. Untuk mengantisipasi persediaan tersebut, pihak perusahaan perlu merencanakan suatu sistem pemesanan bahan baku yang tepat sehingga mengurangi biaya persediaan seoptimal mungkin.
Secara ringkas, masalah utama dalam perencanaan dan pengendalian persediaan adalah menentukan berapa banyak bahan baku atau bahan mentah yang sebaiknya dilakukan perusahaan dan kapan sebaiknya pemesanan tersebut dilakukan agar kegiatan produksi dapat berjalan dengan lancar yang pada akhirnya akan meningkatkan efisiensi dari kegiatan produksi tersebut. Untuk dapat meningkatkan efisiensi kegiatan produksi memang tidak mudah. Hal itu tentu tidak terlepas dari tingkat kerumitan yang dialami oleh perusahaan dalam menerapkan kebijakan persediaan. Jika bahan baku yang dipesan dalam jumlah sedikit maka akan mengakibatkan biaya pemesanan (ordering cost) menjadi tinggi. Jumlah pemesanan yang sedikit pun akan menimbulkan kekosongan
persediaan pada suatu waktu sehingga dapat menganggu jalannya proses produksi dan pada akhirnya akan mempengaruhi penjualan sebagai akibat ketiadaan produk di pasaran. Akan tetapi, apabila pemesanan bahan baku dalam jumlah banyak tentu akan menimbulkan biaya penyimpanan (holding cost) yang tinggi sebagai akibat adanya biaya yang harus dikeluarkan, seperti biaya perawatan, pajak, asuransi, kerusakan, pencurian, pemborosan, penyusutan, dan lain sebagainya.
Alasan pemilihan topik perencanaan dan pengendalian persediaan karena mengingat pentingnya persediaan, biaya pengelolaan persediaan yang cukup besar, dan apabila terjadi kesalahan dalam pemesanan bahan baku maupun dalam pengelolaan maka akan mengakibatkan ketidaklancaran proses produksi dan pendistribusian ke pelanggan serta biaya yang akan dikeluarkan juga akan semakin besar. Pada dasarnya, suatu kegiatan produksi diawali dengan kegiatan
inventory (persediaan) yang sangat menentukan di dalam proses produksi.
Persediaan merupakan salah satu masalah yang perlu diperhatikan dalam kaitannya dengan kegiatan proses produksi, biaya, serta distribusi barang-barang, baik itu bahan baku, barang dalam proses atau barang setengah jadi, ataupun barang jadi. Persediaan mengemban tugas yang sangat penting karena sebagai penentu lancar tidaknya suatu kegiatan proses produksi. Lebih lanjut, penanganan persediaan yang optimal secara tidak langsung dapat meminimumkan biaya produksi.
1.2 Identifikasi dan Perumusan Masalah
PT. Palko Sari Eka adalah salah satu pabrik yang terletak di daerah Jakarta Barat yang bergerak dalam bidang penyulingan minyak (oil refinery). Pada proses penyulingan minyak di PT. Palko Sari Eka memerlukan beberapa bahan, salah satu bahan tersebut adalah Crude Coconut Oil (CCO) yang dipesan dari luar pulau. Bahan baku CCO ini adalah merupakan bahan baku yang paling vital dalam proses penyulingan minyak ini.
Permasalahan perencanaan dan pengendalian persediaan di PT. Palko Sari Eka mencakup beberapa hal, yaitu dalam beberapa periode pernah terjadi adanya kelebihan bahan baku di gudang, hal ini tentunya dinilai tidak menguntungkan, karena hal ini berarti adanya opportunity cost (biaya yang muncul akibat kehilangan kesempatan dalam berinvestasi). Yang harus diteliti dalam permasalahan ini adalah penentuan ukuran kapasitas yang akan dipesan, penentuan kapan sebaiknya dilakukan pemesanan, tipe atau metode apa yang sebaiknya digunakan dalam penanganan persediaan, serta mensimulasikan metode tersebut agar diperoleh hasil yang paling mendekati keadaan sebenarnya.
Maka daripada itu diperlukan membuat suatu kebijakan sistem pemesanan yang tepat, sehingga didapat jumlah pesanan yang dapat meminimasi total biaya persediaan tahunan.
Dari penjelasan di atas dapat dirumuskan masalah yang dihadapi oleh PT. Palko Sari Eka adalah: “Bagaimana cara menentukan metode pengendalian
1.3 Ruang Lingkup
Adapun beberapa batasan-batasan terhadap permasalahan yang akan dibahas sehingga pembahasan tidak melebar dan tetap fokus adalah :
1. Adapun pada pembahasan kali ini hanya membahas penentuan jumlah pemesanan bahan baku Crude Coconut Oil (CCO) pada PT. Palko Sari Eka untuk periode Juli 2007 – Juni 2010.
2. Data yang diambil merupakan data fase produksi terakhir yang dilakukan oleh perusahaan.
3. Terdapat perbedaan pengertian antara biaya persediaan aktual yang dihitung secara akuntansi dengan biaya persediaan yang digunakan dalam menentukan kebijaksanaan persediaan. Biaya yang terkait dengan persediaan sifatnya tidak praktis untuk kepentingan akuntansi (terutama dalam perhitungan harga pokok produksi). Perhitungan biayanya hanyalah bersifat teoritis, manfaat yang ditonjolkan adalah minimasi total biaya yang terkait dengan kebijakan persediaan dan bukan pada penurunan harga pokok produksi. Hal ini harus dipahami terlebih dahulu agar terdapat pertimbangan terhadap hasil yang diperoleh dari penerapan metode-metode pengendalian persediaan.
4. Sebagian besar formula matematika yang digunakan untuk menganalisis sistem persediaan menggunakan asumsi bahwa permintaan ini bersifat pasti. Pada prakteknya, bagaimana pun juga, permintaan dan lead time sulit diketahui secara pasti atau kedua variabel itu memiliki suatu probabilitas distribusi, karena itu analisisnya dengan teknik yang ada menjadi sulit.
Simulasi merupakan salah satu sarana untuk menganalisis sistem persediaan di mana permintaan merupakan variabel acak, yang mencerminkan ketidakpastian permintaan.
1.4 Tujuan dan Manfaat
Tujuan dari penulisan tugas akhir ini adalah untuk :
1. Untuk mengetahui kuantitas/jumlah pemesanan yang akan dipesan. 2. Untuk mengetahui kapan harus dilakukan pemesanan.
3. Mengusulkan suatu metode untuk perencanaan kebutuhan bahan mentah sehingga dapat mengefisiensikan biaya yang dikeluarkan oleh pihak perusahaan dalam proses pengadaan bahan baku.
4. Mensimulasikan metode pengendalian persediaan.
5. Membandingkan total biaya persediaan dengan rumus dan dengan simulasi. 6. Perbandingan metode usulan dan metode sistem berjalan.
Manfaat yang hendak dicapai bagi penulis berupa :
- Memberikan pengetahuan dan wawasan dari kasus yang terjadi secara nyata dalam dunia industri.
- Dapat mencoba mengaplikasikan teori-teori yang diperoleh selema proses perkuliahan untuk menemukan solusi alternatif bagi permasalahan yang tengah dihadapi perusahaan.
Manfaat yang hendak dicapai bagi perusahaan berupa :
- Perusahaan memperoleh masukan atau solusi yang dapat di pertimbangkan untuk mengatasi permasalahan yang dihadapi.
1.5 Gambaran Umum Perusahaan
Perusahaan yang didirikan di Jakarta dengan nama PT. Sumber Deras pada tanggal 20 Maret 1967 dengan bidang usaha Perdagangan Umum dan Pemurnian Minyak Goreng, pada tahun 1988 berubah nama menjadi PT. Palko Sari Eka.
PT. Palko Sari Eka didirikan pada tanggal 1 Juli 1988 dengan nomor pengukuhan C2-817.HT.01.04.Th.1983 disahkan oleh notaris Lanny Ratna Ekowati Soebroto, SH. Perusahaan ini berstatus perusahaan swasta nasional dengan bidang usaha pabrik minyak goreng. PT. Palko Sari Eka berlokasi di Jalan Daan Mogot Km 17 Jakarta Barat.
Perusahaan ini juga merupakan perusahaan pabrik penyulingan minyak goreng, dengan memakai kelapa dan minyak palm, dan fatty acid sebagai bahan baku perusahaan ini. Produk ini dapat digunakan sebagai bahan mentah untuk kosmetik, makanan dan industri kimia, juga selalu sanggup untuk memenuhi kebutuhan makanan khusus konsumen. Produk utama yang dihasilkan oleh PT. Palko Sari Eka adalah minyak goreng sedangkan hasil sampingannya adalah
Berikut adalah flow chart dari proses produksi di PT. Palko Sari Eka :
Bahan baku dan bahan penolong yang digunakan dalam proses produksi pada PT. Palko Sari Eka meliputi :
1. Bahan Baku
Bahan baku refinery yang dipergunakan adalah :
a. CCO (Crude Coconut Oil) : didatangkan dari pulau Kalimantan, Sumatera, Jawa. Bahan ini berasal dari ekstraksi kopra rakyat yang tidak mengalami perubahan genetic. Sebelum barang diterima dilakukan analisa kualitas di laboratorium perusahaan.
b. CPO (Crude Palm Oil) : didatangkan dari Sumatera.
2. Bahan Penolong
Bahan Penolong yang digunakan dalam proses produksi adalah :
a. Bleaching Earth b. Activated Carbon
Produk yang dihasilkan oleh PT. Palko Sari Eka dibedakan menjadi 2 jenis yaitu :
a. Bulk
o RBD Coconut Oil : Bahan baku Kopra
o RBD Palm Olein : Bahan baku CPO
b. Brands
o PYRAMID : DEPKES RI MD 531309006137
o BERLIAN : DEPKES RI MD 531309003137
o PRIMA : DEPKES RI MD 531309002137
Pengendalian kualitas yang diterapkan oleh PT. Palko Sari Eka dilakukan pada keseluruhan proses dengan memeriksa keseluruhan produk yang dihasilkan yang dilakukan oleh departemen Quality Control. Produk yang baik akan diolah pada proses selanjutnya dan produk yang tidak memenuhi syarat akan dikembalikan ke proses sebelumnya untuk diproses kembali.
Adapun prosedur uji yang dilakukan departemen QC untuk menguji produk minyak tersebut agar sesuai dengan standar yang berlaku adalah :
1. Bahan Baku Masuk :
- Free Fatty Acid, Moisture & Impurities, Color, Iodine Value
2. Bahan / Minyak Selama Proses Produksi : - Color, Free Fatty Acid
3. Bahan / Minyak Selama Penyimpanan : - Color, Free Fatty Acid, Iodine Value
4. Sebelum barang dikirim, untuk dibuatkan Certificate of Analysis
- Free Fatty Acid, Iodine Value, Moisture & Impurities, Peroxide Value, Color Untuk beberapa prosedur uji diatas, dapat dilihat lebih jelas pada lampiran.
Tipe pabrik yang ada adalah tipe pabrik bedasarkan product layout, yaitu
layout yang digunakan dimana peletakan mesin berdasarkan urutan proses
produksi. Bahan mentah awal berupa Crude Coconut Oil ditampung dalam sebuah kilang yang dapat dialirkan melalui pipa-pipa yang menghubungkan dari proses awal sampai akhir proses. Pemilihan layout tersebut sangatlah tepat mengingat tidak adanya variasi output produk, selain itu layout ini juga dapat memenuhi jumlah output produk yang cukup besar. Sedangkan teknologi proses produksi yang dipakai adalah proses kontinyu dimana jenis proses ini sangat mendukung volume output produksi yang cukup besar.
Pembagian jam tenaga kerja pada PT. Palko Sari Eka adalah : o Jam kerja bagi karyawan kantor (tenaga kerja tidak langsung) :
Senin – Jumat : 08.00 - 16.00
Sabtu : 08.00 - 13.00
o Jam kerja bagi karyawan shift (tenaga kerja langsung)
Shift I : 07.00 - 15.00
Shift II : 15.00 - 23.00
Shift III : 23.00 – 07.00
Untuk karyawan shift, waktu libur diberikan selama satu hari dalam satu minggu dimana ini ditentukan oleh perusahaan dan tidak harus jatuh pada hari Minggu.
Posisi tertinggi pada PT. Palko Sari Eka dipegang oleh Direktur Utama sebagai pemilik perusahaan. Direktur utama membawahi langsung setiap bagian yang ada, dan juga dapat diwakilkan oleh Wakil Direktur apabila Direktur utama tidak berada didalam perusahaan, tipe organisasi PT. Palko Sari Eka adalah fungsional. Struktur organisasi pada PT. Palko Sari Eka adalah sebagai berikut :
Director Maria Cecielia Suwarsa
Vice Director Setyo Wibowo Plant Manager Setyo Wibowo Sales Manager Iwan Setyawan Finance Manager Hartono Setyawan
Book Keeping Manager Yudie Hermawan Local Marketing Iwan Setyawan Export Yenny S. Delivery Joko Martono Collector Cecep Amir Chief of Maintenance Surya Hadi Chief of HRD Antonius WS Inventory Amsari Transportation Sundoro Chief of Production Setyo Wibowo QC Supervisor Pujiono,Suyitno Prod. Supervisor Adang, Mulyana, Sony, Willy
Cashier Sujatmiko
Asst. Book Keeper Mgr Shandy
Jumlah tenaga kerja PT. Palko Sari Eka pada saat ini adalah 68 orang tenaga kerja tidak terdidik dan 20 tenaga kerja terdidik (staff). Dalam berbagai kesempatan, perseroan mengikut sertakan sejumlah tenaga kerja untuk mengikuti seminar, pelatihan, kursus-kursus maupun kegiatan lain melalui instansi pemerintah maupun swasta.
Pembagian tugas, wewenang dan tanggung jawab setiap bagian dalam PT. Palko Sari Eka adalah :
• Direktur
- Bertanggung jawab kepada Pemegang Saham - Pengadaan bahan baku dan menentukan harga jual - Mengatur seluruh kegiatan utama perusahaan • Wakil Direktur
- Bertanggung jawab kepada pemegang saham dan direktur - Menerima limpahan seluruh kegiatan direktur jika berhalangan
- Menjalin hubungan dengan instansi pemerintah yang terkait sehubungan dengan kegiatan usaha.
• Marketing Manager
- Bertanggung jawab kepada Direktur
- Mengatur seluruh penjualan dalam dan luar negeri
- Memantau perkembangan harga diluar negeri (reuter) dan kurs - Membantu Direktur dalam menentukan harga.
• Local Marketing
- Bertanggung jawab kepada Marketing Manager - Mengkoordinasi para salesman
- Memelihara konsumen yang telah ada dan mencari konsumen baru. • Export
- Bertanggung jawab kepada Marketing Manager - Mencari peluang export dan pesaingnya
- Mengatur seluruh kegiatan export. • Plant Manager
- Bertanggung jawab kepada Direktur
- Bertugas dan bertanggung jawab terhadap pemanfaatan dan pengamatan harta kekayaan perusahaan
- Mengatur secara teknis seluruh kegiatan yang berada di dalam dan di luar pabrik
- Mengorganisasikan secara efektif dan efisien menyangkut perangkat lunak (Man Power) dan perangkat keras (bangunan, masin, peralatan utama, dan karyawan).
- Mengikuti perkembangan teknologi refinery. • Kepala Bagian Produksi
- Bertanggung jawab kepada Direktur
- Mengelola arus proses dari bahan baku menjadi minyak goreng - Membuat rencana dan merealisasikan produksi
- Membina dan mengatur personil teknis, pengolahan dan pengawasan mutu
- Menerima keluhan-keluhan dari konsumen dan mencoba mengerti kemauan konsumen.
• Chief of Maintenance
- Bertanggung jawab kepada Plant Manager
- Menjaga mesin dan peralatan tetap jalan dan ready to use
- Membetulkan kembali jika terjadi kerusakan terhadap mesin-mesin produksi
• Chief of Quality (QC)
- Bertanggung jawab kepada produksi
- Memantau kualitas bahan baku, hasil produksi maupun perubahan yang terjadi
- Memelihara peralatan laboratorium dan melaksanakan kalibrasi peralatan.
• Prod Supervisor
- Bertanggung jawab kepada kepala produktivitas melaksanakan semua kegiatan produksi sesuai dengan yang direncanakan oleh Kepala Produksi
• Finance Manager
- Bertanggung jawab kepada Direktur
- Mengontrol pembayaran kreditur dan debitur - Mengelola keuangan perusahaan
- Menjalin hubungan dengan pihak luar seperti Bank • Collector
- Bertanggung jawab kepada Finance Manager - Melakukan penagihan kepada customer. • Kasir
- Bertanggung jawab kepada Finance Manager
- Melakukan pelaksanaan pembayaran kepada supplier dan menerima pembayaran dari customer.
• Book Keeper
- Bertanggung jawab kepada Direktur
- Melaksanakan kegiatan pembukuan, perpajakan, dan menyimpan arsip-arsip pembukuan
- Membuat perhitungan rugi / laba.
Sistem Pembayaran Upah Karyawan :
1. Bulanan : Untuk staff (tanpa uang lembur), satpam (dengan uang lembur) 2. Mingguan : Karyawan produksi, pengisian, gudang, kebersihan, dll
PT. Palko Sari Eka berusaha dengan sebaik mungkin untuk menciptakan suatu lingkungan kerja yang ergonomis, hal ini dapat dilihat dari upaya PT. Palko Sari Eka dalam menyesuaikan lingkungan kerjanya dengan faktor yang mempengaruhi lingkungan tempat kerja tersebut. Penyesuaian terhadap faktor-faktor tersebut antara lain :
1. Temperatur
Perusahaan mendesain tempat kerja dengan temperatur 260C – 300C.
Temperatur ini merupakan temperatur normal, batas normal diartikan bahwa temperatur di tempat kerja tidak melebihi temperatur pekerjanya, dan juga tidak berada jauh di bawah temperatur normal manusia. Tentunya hal ini tidak akan membuat pekerja merasa gerah dan kepanasan ataupun kedinginan dan tidak akan membuat para pekerja merasa cepat lelah.
2. Sirkulasi udara
Di setiap ruang, PT. Palko Sari Eka membuat ventilasi udara yang cukup besar. Hal ini digunakan untuk keperluan sirkulasi udara. Selain itu pula disekeliling pabrik dihiasi dengan tanaman yang tentunya tanaman-tanaman ini merupakan sumber udara segar bagi para pekerja. Rasa sejuk dan segar yang didapatkan pekerja tentu akan dapat membantu untuk mempercepat pemulihan tubuh setelah bekerja.
3. Pencahayaan
Pencahayaan disekitar pabrik maupun disekitarnya sangat baik dan kontras dengan penglihatan manusia. Disetiap pabrik dilengkapi dengan lampu-lampu
neon yang dimana kadar cahaya yang dimiliki sesuai dengan mata pekerja. Selain berguna sebagai alat untuk sirkulasi udara, ventilasi udara yang ada digunakan juga untuk memperoleh cahaya dari pancaran sinar matahari yang tentunya akan dapat membuat tempat kerja lebih terang.
4. Kebisingan
Kebisingan di lingkungan kerja tidak terlalu mengganggu para pekerjanya, karena kebisingan yang diakibatkan oleh suara mesin-mesin yang beroperasi ini tidak terlalu besar, hal ini dikarenakan jumlah mesin-mesin yang digunakan tidak terlalu banyak.
5. Getaran mekanis
Pengoperasian mesin-mesin di setiap pabrik PT. Palko Sari Eka memang menimbulkan getaran pada lantai produksi. Akan tetapi getaran yang dihasilkan tidak terlalu besar sehingga getaran ini tidak mengganggu pekerja. 6. Bau-bauan
Karena proses produksi PT. Palko Sari Eka adalah berupa penyulingan minyak, maka terdapat bau-bauan yang tidak enak di sekitar lantai produksi. Oleh karena itu PT. Palko Sari Eka memperlengkapi setiap ruangan pabriknya dengan kipas. Kipas ini berfungsi untuk menyerap bau di sekitar ruangan serta berfungsi pula untuk sirkulasi udara.
Sebagai syarat pokok berdirinya suatu pabrik, utilitas sangatlah diperlukan. Begitu pula dengan PT. Palko Sari Eka. Utilitas yang mereka gunakan antara lain:
1. Air
Air digunakan untuk banyak keperluan baik untuk kebutuhan produksi maupun untuk kebutuhan pekerja. Kebutuhan akan air di PT. Palko Sari Eka tercukupi oleh air tanah disekitar pabrik.
2. Energi
Energi yang dibutuhkan adalah energi listrik. Energi listrik digunakan untuk menggerakan peralatan, penerangan, dan sebagainya. Energi listrik dipenuhi dengan generator pembangkit listrik (300KVH), dan sebagian lagi dari PLN. 3. Pengolahan dan pembuangan limbah
Untuk mencegah terjadinya polusi yang disebabkan oleh limbah pabrik, maka PT. Palko Sari Eka menyediakan suatu alat untuk mengatasi pencemaran lingkungan yaitu : Dust Collector dan Waste Water Treatment. Dust Collector berfungsi untuk menghisap debu yang beterbangan. Di dalam mesin tersebut debu yang masuk tadi akan disembur oleh kabut air dengan pancaran yang bertekanan tinggi sehingga debu menjadi basah dan berat. Sedangkan fungsi dari Waste Water
Treatment adalah untuk memproses air limbah sebelum dibuang ke sungai. Dari
alat ini dihasilkan cooling water yang dapat digunakan kembali sebagai pendingin pada proses produksi dan dirty water yang langsung dibuang. Sedangkan untuk limbah padatnya yaitu berupa spent earth dapat dijual.
