Project Charter by Neri
Copyright
@2014
Project Leader
Nama : Nerifa Gusmawati, S.T
Tempat & Tgl Lahir : Dumai /5 Agustus 1982
Pendidikan :
S1 – Teknik Informatika Univ. Gunadarma Jakarta
Status : Menikah Jabatan :
Kasubbag Analisa Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa
(Oktober 2012 s.d Skg)
Unit Kerja :
Biro Administrasi Pembangunan Setda Provinsi Kepulauan Riau
Email :
neri@kepriprov.go.id nerifa_gusmawati@e-kepri.net
YM : nerifa_g_st@yahoo.com Telp : 0771 – 4575000 (Ext. 3305)
Hp. 081372065982
tuPoksi
Penyiapan bahan perumusan kebijakan pengadaan barang/jasa;
penyiapan bahan pelaksanaan fasilitasi, koordinasi dan konsultansi pengadaan barang/jasa ;
pelaksanaan pengawasan, pemantauan dan evaluasi penyelenggaraan pengadaan barang/jasa;
penyiapan bahan penyusunan laporan pelaksanaan pengadaan barang/jasa pembangunan daerah; dan
melaksanakan tugas kedinasan lain yang diberikan oleh Kepala Bagian.
Latar BeLakang
Perpres 54 Tahun 2010 dan Perubahannya Perpres 70 Tahun 2012 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah adalah regulasi yang dibentuk untuk mengatur tentang etika dan prinsip
pengadaan. Pasal 115 Ayat (2) Perpres 54 Tahun 2010 dijelaskan bahwa Kepala Daerah wajib melaporkan realisasi PBJ kepada LKPP.
Pemerintah Provinsi Kepulauan Riau melalui Biro Administrasi Pembangunan bertugas untuk membantu merumuskan bahan pelaporan PBJ
yang akan disampaikan kepada Kepala Daerah.
Saat ini, laporan PBJ yang dilaksanakan belum maksimal dikarenakan data dan informasi pelaksanaan PBj berasal dari stakeholder pelaksana PBJ pada SKPD Pemprov Kepri berada pada lokasi yang berbeda-beda. Data tersebut tersebar diseluruh SKPD. Didalam Perpres diamanatkan bahwa masing-masing stakeholder
melaporkan kepada PA/KPA dan Kepala Daerah. Namun dikarenakan kurangnya rasa kepedulian dari SKPD dan menganggap pelaporan adalah pekerjaan tambahan,
maka data yang direrima kurang lengkap dan akurat.
Sistem pelaporan SKPD yang rutin dilaksanakan adalah rapat evaluasi dan TEPPA yang hanya membahas realisasi fisik dan keuangan kegiatan tanpa mengetahui pelaksanaan PBJ apakah telah dilaksanakan berdasarkan prinsip dan etika Pengadaan serta menilai
apakah PBJ dilaksanakan sesuai dengan Perencanaan dalam RUP.
Kepala Daerah tidak memiliki data dan informasi yang lengkap dari SKPD untuk melakukan pemantauan dilapangan.
Pemantauan yang dilaksanakan lebih banyak dilakukan dikarenakan adanya pelaporan dari pihak luar instansi atau isu yang berkembang.
Oleh sebab itu, maka dianggap perlu untuk aturan yang memiliki standar dan disepakati bersama untuk pelaporan PBJ dilingkungan Pemprov Kepri. Standar pelaporan diawali dengan membentuk skema kerja pelaporan pelaksanaan PBJ dan
memiliki standarisasi format pelaporan PBJ yang diharapkan dilaksanakan oleh seluruh stakeholder pelaksana PBJ.
PermasaLahan
a) Lingkungan Strategis Eksternal
Rencana Umum Pengadaan harus diumumkan secara terbuka dan lengkap;
Koordinasi dan Kolaborasi dari Stakholder Pelaksana PBJ;
b) Lingkungan Strategis Internal
Pentingnya dukungan dari Kabiro Pemb agar skema ini masuk dalam SISDUR
c) Masalah Inti Menjadi Perhatian Utama
Pelaporan Pelaksanaan PBJ yang tersebar serta tidak lengkap dan tidak akurat;
kondisi eksisting &
Benchmarking
Kondisi Saat Ini Hasil Benchmarking Kurang sensitif
terhadap isu-isu yang terjadi
Dengan melihat isu aktual yang terjadi dilapangan maka akan membuat kita akan berfikir positif dan memikirkan cara-cara untuk melakukan perubahan melalui BERFIKIR KREATIF dan INOVATIF
Kurangnya kerjasama antar stakholder
untuk melaksanakan proses pelaporan PBJ
Adanya LEADERSHIP yang kuat untuk meyakinkan pelaksana agar lebih bertanggungjawab dalam melaksanakan tugas dan fungsi stakholder pelaksana PBJ dalam melaporkan hasil PBJ secara lengkap dan akurat hal ini didukung juga dengan adanya INTEGRITAS stakeholder serta melaksanakan KOORDINASI dan KOLABORASI yang baik untuk mendapatkan tujuan yang diharapkan
tujuan & manfaat
Jangka Pendek
Membentuk Skema Kerja dan Standar Pelaporan
Pelaksanaan PBJ;
Terpetakannya dan Terintegrasinya
seluruh Informasi Pelaksanaan PBJ di Lingkungan
Pemerintah Provinsi Kepulauan Riau;
Jangka Panjang
Membentuk Sistem Informasi
Manajemen Pelaporan PBJ;
Memastikan PBJ dilakukan sesuai dengan
Perencanaan dan Target yang
ditetapkan.
Laporan ke LKPP.
Manfaat
Bahan Monev PBJ;
Bahan Pemantauan KADA;
Analisa
Perencanaan PBJ &
Pengelolaan SDM PBJ;
Bahan Analisa
Strategi membentuk kebijakan pada
SISDUR.
outcome & outPut
Outcome
Memudahkan
Untuk Membuat Laporan
Pelaksanaan PBJ yang memiliki standar dan format
yang telah
disepakati bersama sehingga data yang dihasilkan lebih lengkap & akurat
dan dapat
dilaporkan kepada Kepala Daerah.
Output Key
Terbentuknya Tim Penyusun;
Pembahasan bersama
Stakeholder;
Terciptanya
Standar Laporan Pelaksanaan PBJ;
Terbentuk Skema Kerja;
Skema pada SISDUR;
Output
Stakeholder
Pelaksana PBJ dapat melaporkan realisasi PBJ sesuai dengan skema kerja dan standar pelaporan yang dibuat kepada Kepala Dearah melalui Biro Adm.
Pembangunan.
area, isi dan LingkuP Proyek PeruBahan
Lingkup Perubahan :
Pelaporan Pelaksanaan PBJ
Area : Pelaksanaan PBJ
di Lingkungan Pemprov Kepri
Isi : Skema Kerja
&Standar Pelaporan Pelaksanaan PBJ
keuntungan & kerugian
Keuntungan
Laporan Pelaksanaan PBJ di Lingkungan Pemerintah Provinsi Kepulauan Riau yang
berjalan sesuai dengan Skema Kerja
dan Standar Pelaporan
Kerugian
Potensi masaLah
Pelaporan PBJ dianggap sebagai pekerjaan tambahan;
Kesibukan dari POKJA dalam melaksanakan pelelangan pada Awal dan Pertengahan Tahun;
Kurangnya dukungan dari SKPD dan Internal Pelaksana Proyek;
strategi PeLaksanaan
Pendekatan kepada Pengambil Keputusan dan Stakeholder Pelaksana PBJ seperti Kabiro Adm Pembangunan, Ka. ULP, LPSE, SKPD, Pokja dan Pejabat Pengadaan
Menyampaikan Maksud dan Tujuan;
Mengumpulkan hasil dan mencapai kesepakatan;
Melaporkan hasil proyek perubahan.
maPPing stakehoLders >>>
LKPP
Presiden Kepala
Daerah
Kepala ULP
POKJA
Karo Pemb
Kabag PBJ &
Eproc
Kasubbag Analisa PBJ Kasubbag
Eproc
Kasubbag Eval &
Pelaporan
PA/KPA Subbag
Perencanaan
& Pelaporan
PPK Pejabat
Pengadaan Staf
Pendukung ULP
Penyedia
B/J Publik
Pengelola LPSE
Keterangan Garis :
Perintah /Laporan Permintaan /Laporan Koordinasi
Mengumumkan
Mengambil & Mengolah Data Memberikan Laporan 1
2
4 3 1
stakehoLder
Nama Peran Pengaruh Frekuensi
Pengelola LPSE KEPRI
Data dan Regulasi e-Procurement di Kepri
Sinkronisasi Data e-Proc
Tinggi
PA / KPA Memiliki data RUP dan Mengumumkan RUP
Data awal PBJ Rendah
Kasubbag Perencanaan &
Pelaporan SKPD
Membantu
Mengumumkan RUP , Memiliki data Perencanaan
PBJ dan Kontrak SKPD serta menyampaikan ke
PPTK dan PPK di SKPD
Meyakinkan stakeholder internal SKPD
Tinggi
PPK Memiliki Tanggungjawab Kontrak PBJ
Sinkronisasi data Kontrak
Rendah
stakehoLder >>>
Nama Peran Pengaruh Frekuensi
Kelompok Kerja ULP
Melaksanakan Pemilihan Penyedia PBJ melalui e- Tendering & e-Purchasing
Memiliki Data pelaksanaan
Pemilihan
Tinggi
Pejabat Pengadaan
Melaksanakan Pemilihan Penyedia PBJ melalui Pengadaan Langsung;
Memiliki Data pelaksanaan
Pemilihan
Tinggi
Kepala ULP Memiliki data usulan pelelangan dari Pokja
Kemampuan menganalisa pelaksanaan PBJ
Tinggi
Kasubbag e-Proc Memiliki data e-Proc Kepri
& Regulasi
Sinkronisasi data e-Proc
Tinggi
Kasubbag Evaluasi &
Pelaporan
Memiliki format data realisasi Fisik & Pelaporan
SKPD
Sinkronisasi Lap. Fisik & Keu
SKPD
Tinggi
miLestone
Laporan &
Informasi (Mg IV s.d Agust)
• Laporan ke Sekda melalui Karo Pembangunan;
• Menginformasika n hasil kepada Seluruh SKPD;
Pembentukan &
Pembahasan Tim (Minggu ke III Mei s.d Minggu II Juni)
• Membentuk Skema Kerja
• Membentuk Standar Format Pelaporan
• Menyusun Agenda Pertemuan dg Stakeholder
Pembahasan
bersama Stakeholder Pelaksana PBJ (Mg ke III & IV Bln Juni)
• Menjelaskan Fungsi RUP;
• RUP sbg prasarat Pemilihan Penyedia PBJ;
• Membentuk &
Menyepakati
Skema dan Standar Pelaporan PBJ;
Evaluasi Hasil Kerja (Mg ke I Bulan Juli)
• Mengumpulkan data hasil
pembahasan bersama
• Mengevaluasi Hasil Kerja Tim
• Merumuskan Skema Kerja dan Standar
Pelaporan
tata keLoLa Proyek (internaL)
Nama Tugas Waktu
Aiyub, SE,
M.Si Kontribusi, Monev dan
Pelaporan Proyek Selama pelaksanaan Poyek dan Secara
berkala;
Nerifa G,
S.T Pelaksana Utama Proyek Selama Pelaksanaan
Proyek Dolfi &
Rheza • Foto & Video Pelaksanaan;
• Menyusun
documentasi Kegiatan
Selama Pelaksanaan
Proyek
Murni &
Jimmy Notulensi Kegiatan Pada saat pertemuan
bersama Ulfa Penyiapan Absen &
Adminisrasi Kegiatan 1 / 2 hari sebelum Keg Susan Distribusi Absensi Awal pertemuan
Yeni Membuat draf SK Tim &
Surat Awal kegiatan
Indra &
Dadang Persiapan ruangan dan
Peralatan Pendukung Awal Pertemuan Jack &
Firdaus Mendistribusikan
undangan pertemuan 1 / 2 hari sebelum pertemuan AIYUB, S.E,
M.Si
NERIFA GUSMAWATI, S.T COACH
Bagian Dokumentasi
1. Dolfi 2. Rheza
Bagian Notulensi
1. Murni 2. Jimmy
Bagian Administrasi &
Makmin 1. Ulfa 2. Susan
3. Yeni
Bagian Perlengkap
1. Indra an 2. Dadang
Bagian Distribusi
Surat 1. Jack 2. Firdaus
kriteria keBerhasiLan
Terlaksananya seluruh agenda kerja yang telah dibuat sesuai dengan waktu yang diinginkan;
Setiap pembahasan bersama dihadiri sekitar 70% dari total undangan;
Pengetahuan dan pemahaman tentang proses pelaksanaan PBJ;
Terselesaikannya proyek secara tepat waktu sesuai dengan anggaran biaya yang ada dan tidak melibihi budget;
Hasil dari proyek dapat diterima dan diimplementasikan oleh setiap stakeholder;
faktor kunci keBerhasiLan
Peran aktif seluruh anggota tim dalam melaksanakan tugas dan fungsinya (manajemen yang efektif);
Adanya komitmen dari setiap stakeholder pelaksana PBJ untuk melaporkan realisasi dan pelaksanaan PBJ dengan lengkap dan tepat waktu;
Penerapan Keterbukaan Informasi Publik dalam pelaksanaan PBJ;
Potensi Masalah Strategi Mengatasinya
Potensi masaLah & strategi mengatasinya
• Meyakinkan kepada
Pelaksana bahwa Pelaporan Wajib dilaksanakan;
• Mengatur jadwal pertemuan dengan Pokja dengan
melihat jadwal2 kesibukan mereka;
• Kemungkinan membagi jadwal peremuan dengan sakeholder;
• Adanya motivasi untuk
dapat melaksanakan proyek ini;
Anggapan bahwa pelaporan
merupakan pekerjaan tambahan;
Jadwal pelelangan yang dilaksanakan oleh POKJA yang padat;
Kurangnya
dukungan dari SKPD dan Internal Pelaksana Proyek;
Sistem Monitoring
Laporan
akhir setiap pembahasan bersama;
Sistem Pelaporan
PeLaPoran & monitoring
Memonitor kerja tim
melalui jalur komunikasi;
Mengecek tugas tim;
Memberikan support kepada tim;
Evaluasi Laporan;
Menyusun Dokumentasi Laporan;
Progres kerja berkala (pertiap minggu);
Pembagian tugas tim;
anggaran
Perkiraan Anggaran :
No. Uraian Fungsi Nilai
1. Alat Tulis Kantor Bahan
pembuatan Laporan
Rp. 1.150.000,-
2. Belanja Penggandaan Penggandaan Bahan Materi Pembahasan
Rp. 300.000,-
3. Belanja Cetak Cetak Hasil
Kegiatan
Rp. 300.000,-
4. Makanan dan Minuman Rapat
Konsumsi Peserta Pertemuan
Rp. 5.000.000,- Total Anggaran Rp. 6.750.000,-
