MINGGU 11. Mengelola Pengetahuan

(1)

NAMA MATAKULIAH Minggu x Page 1

NAMA MATAKULIAH

MINGGU 11

Pokok Bahasan:

Mengelola Pengetahuan

Tujuan Instruksional Khusus: Referensi:

1. Bab 11 : Kenneth C.Laudon & Jane P.Laudon’, Management Information System, 13rd edition, Prentice Hall, 2014.

(2)

LEARNING OBJECTIVES

• Menelaah peran dari manajemen pengetahuan dan

program-program manajemen pengetahuan dalam bisnis.

• Menjelaskan bagaimana jenis sistem yang digunakan untuk

manajemen pengetahuan keseluruhan perusahaan dan menunjukan nilainya bagi organisasi.

• Menjelaskan berbagai jenis sistem kerja pengetahuan yang

utama dan menelaah nilai yang diberikan bagi perusahaan.

• Mengevaluasi berbagai keuntungan bisnis yang diperoleh

dari penggunaan teknik-teknik cerdas untuk manajemen pengetahuan.

(3)

Management Information Systems

• Problem: Document-intensive research and development dependent on paper records

• Solutions: Electronic document management system stores research information digitally

• eLab Notebook documentum management software creates PDFs, enables digital signatures, embeds usage rights,

enables digital searching of library

• Demonstrates IT’s role in reducing cost by making

organizational knowledge more easily available

• Illustrates how an organization can become more efficient

and profitable through content management

P&G Moves from Paper to Pixels for Knowledge Management

CHAPTER 11: MANAGING KNOWLEDGE

© Prentice Hall 2011

(4)

The Knowledge Management Landscape

Data  hal yang langsung dapat diamati, fakta atau kejadian yang belum membawa arti. Bahan baku informasi.

Informasi  hal yang dapat mewakili data yang telah diolah atau dianalisis

Pengetahuan  hal yang didasarkan atas studi, pengalaman, persepsi, dan pendapat individual

KNOWLEDGE merupakan pemahaman dari tranfromasi

informasi menjadi pengetahuan yang diperoleh melalui pengalaman, perasaan dan studi dengan menemukan pola (sistem, cara kerja), aturan (ketentuan, patokan, petunjuk, perintah)

(5)

The Knowledge Management Landscape

(6)

(7)

Knowledge management, merupakan sistem yang dibuat untuk

menciptakan, mendokumentasikan, menggolongkan dan

menyebarkan knowledge dalam organisasi. Sehingga, knowledge mudah digunakan kapan pun diperlukan, oleh siapa saja sesuai dengan tingkat otoritas dan kompetensinya

The knowledge management value chain

• Knowledge acquisition • Knowledge storage

• Knowledge dissemination • Knowledge application

Chapter 11 Managing Knowledge

• Building organizational and management capital:

Collaboration, communities of practice, and office environments

(8)

Knowledge Management, Proses penerapan pendekatan sistematik

untuk menangkap, menyusun, mengelola, dan menyebarkan

pengetahuan di seluruh organisasi untuk mempercepat kerja, menggunakan best practice, dan berbagi pengetahuan bisnis di dalam organisasi.

Knowledge Management telah menjadi aspek penting dalam perusahaan, keberhasilan perusahaan bergantung pada kemampuan perusahaan untuk menciptakan dan mengelola pengetahuan.

Important dimensions of knowledge: Data => informasi =>pengetahuan=> kebijakan.

(9)

Important dimensions of knowledge

1.Knowledge is a firm asset

a) Intangible

b) Creation of knowledge from data, information, requires organizational resources

c) As it is shared, experiences network effects

2.Knowledge has different forms

a) May be explicit (documented) or tacit (residing in minds)

b) Know-how, craft, skill c) How to follow procedure

d) Knowing why things happen (causality)

(10)

Knowledge management merupakan sistem yang dibuat untuk

menciptakan, mendokumentasikan, menggolongkan dan

menyebarkan knowledge dalam organisasi. Sehingga, knowledge mudah digunakan kapan pun diperlukan, oleh siapa saja sesuai dengan tingkat otoritas dan kompetensinya

Knowledge management mengelola seluruh elemen sistem berupa dokumen, basis data, kebijakan, dan prosedur lengkap, beserta informasi tentang pengalaman, keahlian, dan kecakapan sumber daya manusia secara individu maupun kolektif, yang dimiliki organisasi dengan bantuan teknologi informasi.

(11)

11

Knowledge Management ditujukan agar perusahaan menjadi selalu kreatif, inovatif serta efisien. Sehingga, mempunyai daya saing tinggi untuk jangka waktu yang panjang

Lima Manfaat Knowledge Management Dalam Organisasi Bisnis

1. Meningkatkan kemampuan pengambilan keputusan . 2. Meningkatkan respons terhadap pelanggan .

3. Meningkatkan efisiensi cara kerja dan proses . 4. Meningkatkan kemampuan dalam berinovasi . 5. Meningkatkan jumlah produk atau jasa .

(12)

(13)

Major Types of Knowledge Management Systems

Figure 11-3

Terdapat 3 katagori umum dalam sistem manajemen pengetahuan dan masing-masing dapat dipecah menjadi jenis-jenis sistem manajemen pengetahuan yang lebih khusus

(14)

Enterprise-Wide Knowledge Management Systems

• Structured knowledge systems, menyusun informasi dalam basis

data pengetahuan dalam katagori yang bermanfaat dan mudah

diakses oleh karyawan yang memerlukan pengetahuan

perusahaan.

• Semistructured knowledge systems, informasi digital dalam perusahaan dalam bentuk pesan, memo, proposal, e-mail, grafik, slide presentasi, video, dan suara, dibuat dalam format yang berbeda dan disimpan dalam banyak tempat.

• Organizing knowledge: Taxonomies (klasifikasi) and tagging

(penandaan), seperti sistem perpustakaan yang

mengklasifikasikan buku, jurnal dan majalah menurut judul, pengarang, dan penerbitnya. Software Samio Tagger yang

melakukan penandaan secara otomatis dengan mengelompokan dan membuat indeks kata-kata kunci.

(15)

• Knowledge network systems, menyediakan direktori online mengenai keberadaan pakar dalam bidang pengetahuan tetentu dan menggunakan

media komunikasi untuk menemukan pengetahuan pakar tersebut.

Menyusun solusi yang dikembangkan oleh para pakarsecara sistematis, menuimpannya solusi tersebut dalam basis data pengetahuan sebagai prakteik terbaik atau pertanyaan yang sering dilontarkan (FAQ).

• Supporting technologies:

• Portals and collaboration tools, Portal pengetahuan dapat memberikan akses informasi pada sumber daya eksternal, umpan-balik berita, riset, chat/SMS, diskusi kelompok dan konfrensi video (blog, Wiki, Social bookmarking)

• Learning management systems (LMS), menyediakan alat bantu untuk manajemen, pengiriman, pelacakan, dan penilaian berbagai jenis pembelajaran dan pelatihan karyawan.

(16)

The Knowledge Management Landscape Learning Organizational (organisasi pembelajar)

adalah organisasi yang memberikan kesempatan dan mendorong setiap individu yang ada dalam organisasi tersebut untuk terus belajar dan memperluas kemampuan dirinya. Ini merupakan organisasi yang siap menghadapi perubahan (internal/eksternal) dengan mengelola perubahan itu sendiri (managing change).

Untuk memulai mentransformasikan organisasi di mana kita berada sekarang.

Komponen-komponen penting dalam organisasi pembelajar.

1. Learning (Belajar)

2. Organization (Organisasi) 3. People (Orang)

4. Knowlegde (Pengetahuan) 5. Technology (Teknologi)

(17)

Figure 11-4

Sistem manajemen peng-etahuan keseluruhan perusa-haan menggunakan sejumlah teknologi untuk menyimpan dokumen terstruktur dan tidak terstruktur, mencari keahliah karyawan, mencari informasi, menyebarkan pengetahuan, dan mengg-unakan data dari aplikasi perusahaan dan sistem perusahaan yang penting lainnya

(18)

Read the Interactive Session and discuss the following questions

• What is the difference between virtual reality and

augmented reality?

• Why is augmented reality so appealing to

marketers?

• What makes augmented reality useful for real

estate shopping applications?

• Suggest some other knowledge work applications

for augmented reality

Knowledge Work Systems

AUGMENTED REALITY: REALITY GETS BETTER

(19)

• Knowledge workers and knowledge work, meliputi peneliti, perancang, arsitek, akuntan, dokter, insinyur yang menciptakan informasi dan pengetahuan bagi organisasi. Mereka selalu mencari cara-cara baru untuk peningkatan kualitas produk maupun layanan

Menjaga aliran pengetahuan dengan berkembangnya perushaaan, melayanai sebgai konsultan internal mengenai perubahan dan peluang, dan berindak sebagai agen perubahan.

(20)

• Examples of knowledge work systems • CAD (Computer-aided design),

• Virtual reality

• VRML (Virtual reality modelling language) • Investment workstations

Sistem Kerja Pengetahuan Fungsi Dalam Organisasi

CAD/CAM _{Memberikan ketepatan kontrol atas rancangan dan manufaktur}

industri bagi insinyur, perancang, dan manajer pabrik.

Virtual reality Memberi ketepatan simulasi fotorealistik dari suatu objek bagi arsitek, insinyur dan pekerja amedis.

Workstation Investasi PC dengan spesifikasi terbaik yang digunakan dalam sektor keuangan untu menganalisis situasi perdagangan secara langsung dan memfasilitasi manajemen resiko

(21)

Requirements of Knowledge Work Systems

Figure 11-8

Sistem kerja pengetahuan membutuhkan link yang kuat kepada basisi pengetahuan eksternal selain juga perangkat keras dan perangkat lunak khusus

(22)

• Capturing knowledge: Expert systems, teknik cerdas untuk menangkap pengetahuan yang tersembunyi dalam keahlian seseorang ahli yang terbatas cakupannya.

• How expert systems work, pengetahuan manusia deperesentasikan/dimodelkan sedemikian rupa sehingga dapat diproses oleh komputer. Sistem ahli membuat model pengetahuan manusia menjadi serangkaian aturan kolektif yang disebut basis pengetahuan (knowledge

base)

• Examples of successful expert systems, Countrywide Funding Corporation

menggunakan sistem ahli untuk meningkatkan kualitas pembelian kridit. Intelligent Techniques

(23)

Read the Interactive Session and discuss the following questions

• Describe the conditions that preceded the flash

crash.

• What are some of the benefits of electronic

trading?

• What features of electronic trading and automated

trading programs contributed to the crash?

• Could this crash have been prevented? Why or why

not?

Intelligent Techniques

THE FLASH CRASH: MACHINES GONE WILD?

(24)

How a Neural Network Works _{Figure 11-13}

Jaringan syaraf tiruan menggunakan aturan yang “dipelajari” dari pola-pola data untuk membangun lapisan logika tersembunyi. Lapisan tersembunyi ini kemudian memprosesmasukan-masukan dan mengklasifikasikannya berdasarkan pengalaman dari model tersebut. Pada contoh ini , jaringan syaraf tiruan telah dilatih untuk membedakan pembelian kartu kridit yang sah dengan yang tidak sah.

(25)

Intelligent Agents in P&G’s Supply Chain Network

Figure 11-15 Agen intelijen membantu P&G memperpendek siklus pengisian, seperti

produk misalnya satu kotak produk bermerek Tide Intelligent Techniques

(26)

• Pengetahuan adalah merupakan hasil dari tahu, setelah

orang

melakukan

penginderaan

terhadap

obyek

tertentu. Penginderaan terjadi melalui panca indera

manusia, yakni indera penglihatan, pendengaran,

penciuman,

rasa

dan

raba.

Sebagaian

besar

pengetahuan manusia diperoleh melalui mata dan

telinga (

Notoatmodjo 2007

).

• Gabungan dari suatu

pengalaman, nilai, informasi

kontekstual

dan

juga

pandangan

pakar

yang

memberikan suatu framework untuk mengevaluasi

dan menciptakan pengalaman baru dan informasi

(

Thomas H. Davenport, Laurence Prusak

)

(27)

Peran Utama Data Mining

1. Estimation

/Prakiraan : perhitungan berdasarkan data kualitaatif

2. Prediction/

perhitungan berdasarkan data Kualitatif dan kuantitatif

3. Classification/

mengkatagorikan kelas

4. Clustering/

mengelompokan data yg homogen

5. Association/

gabungan Estimation Prediction Classification Clustering Association The Knowledge Management Landscape

(28)

Sumber Pengetahuan :

• Informasi yang dapat dipercaya

• Indra Manusia

• Akal yg berupa nalar maupun intelektual

• Intuisi (naluri/insting /indra keenam)

Pengetahuan merupakan penerapan informasi yang diyakini dapat langsung digunakan untuk mengambil suatu keputusan , tindakan atau kebijakan.

(29)

Tingkat Pengetahuan domain kognitif menurut Notoatmodjo (2003) mempunyai 6 tingkat, yakni :

1. Tahu (Know), Kemampuan mengingat suatu materi yang dipelajari sebelumnya.

2. Memahami (comprehension), Kemampuan menjelaskan secara benar tentang objek yang diketahui, dan dapat menginterpretasinya. 3. Aplikasi (Application), Kemampuan untuk menggunakan materi

yang telah dipelajari pada situasi atau kondisi riil (sebenarnya).

4. Analisis (Analysis), Kemampuan untuk menjabarkan suatu materi/obyek ke dalam komponen2 yang ada kaitannya.

5. Sintesis (synthesis), Kemampuan untuk meletakkan atau menghu-bungkan bagian2 di dalam suatu bentuk keseluruhan yang baru..

6. Evaluasi (evaluation), Kemampuan untuk melakukan justifikasi atau penilaian terhadap suatu materi atau objek dengan menggunakan kriteria.

(30)

The Knowledge Management Landscape Faktor-faktor Yang Mempengaruhi Pengetahuan

Menurut Notoatmodjo (2007),

1. Pendidikan

2. Akses Informasi

3. Sosial budaya dan ekonomi 4. Lingkungan

5. Pengalaman

(31)

Data - Informasi – Pengetahuan

Data

Kehadiran Pegawai

NIP

TGL

DATANG

PULANG

1103

02/12/2004

07:20

15:40

1142

02/12/2004

07:45

15:33

1156

02/12/2004

07:51

16:00

1173

02/12/2004

08:00

15:15

1180

02/12/2004

07:01

16:31

1183

02/12/2004

07:49

17:00

(32)

Informasi

Akumulasi Bulanan Kehadiran Pegawai

NIP

Masuk

Alpa

Cuti

Sakit

Telat

1103

22 1142

18

2

2 1156

10

1

11 1173

12

5

5 1180

10

12 Data - Informasi – Pengetahuan

(33)

Informasi

Kondisi Kehadiran Mingguan Pegawai

Senin

Selasa

Rabu

Kamis

Jumat

Terlambat

7

0

1

0

5 Pulang

Cepat

0

1

8 Izin

3

0

1

4 Alpa

1

0

2

0

2 Data - Informasi – Pengetahuan

(34)



Pengetahuan tentang

kebiasaan pegawai

dalam jam datang/pulang kerja



Pengetahuan tentang

bagaimana teknik

meningkatkan kehadiran pegawai



kebijakan

Data - Informasi – Pengetahuan

(35)

Data - Informasi - Pengetahuan - Kebijakan

• Kebijakan penataan jam kerja

karyawan khusus

untuk hari senin dan jumat

• Peraturan jam kerja:

– Hari Senin dimulai jam 10:00

– Hari Jumat diakhiri jam 14:00

– Sisa jam kerja dikompensasi ke hari lain:

1. Senin pulang setelah maghrib, toh jalanan jakarta macet total di sore hari (bayar hutang 2 jam)

2. Rabu dan kamis bayar hutang setengah jam di pagi hari dan setengah jam di sore hari (bayar hutang 2 jam)