PENJELASAN IX
PENDANAAN DAN ADMINISTRASI KEGIATAN PNPM MANDIRI PERDESAAN
Pendanaan PNPM Mandiri Perdesaan bersumber dari Anggaran Pendapatan dan Belanja Daerah (APBD), Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara (APBN) dan sumber-sumber pendanaan yang lain. Pendanaan tersebut dilakukan melalui proses pencairan dan penyaluran dana.
Pada prinsipnya, semua proses terkait dengan penyaluran dan pencairan dana PNPM Mandiri Perdesaan di kecamatan dikelola dan diadministrasikan oleh Unit Pengelola Kegiatan (UPK), sedangkan kegiatan pengelolaan dan pengadministrasian di desa dilaksanakan oleh Tim Pengelola Kegiatan (TPK). Administrasi yang dimaksud adalah administrasi kegiatan yang dimulai dari proses perencanaan, pelaksanaan, pemeliharaan, dan pengendalian kegiatan serta administrasi keuangan dan pelaporan.
9.1. Pencairan Dana PNPM Mandiri Perdesaan
Pencairan dana PNPM Mandiri Perdesaan adalah aliran dana Bantuan Langsung Masyarakat (BLM) kecamatan yang bersumber dari APBD melalui Kantor Kas Daerah setempat dan APBN melalui Kantor Pelayanan Perbendaharaan Negara (KPPN) ke kecamatan.
9.1.1. Sumber Dana BLM PNPM Mandiri Perdesaan
PNPM Mandiri Perdesaan merupakan program Pemerintah Pusat bersama Pemerintah Daerah. Artinya, program ini direncanakan, dilaksanakan, dan didanai bersama-sama berdasarkan persetujuan dan kemampuan yang dimiliki oleh Pemerintah Pusat dan Daerah. Sumber dana berasal dari:
a. Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara (APBN) b. Anggaran Pendapatan dan Belanja Daerah (APBD) c. Swadaya masyarakat
d. Partisipasi dunia usaha
9.1.2. Mekanisme Pencairan Dana BLM PNPM Mandiri Perdesaan
Pencairan dana BLM dari APBN dilakukan melalui KPPN ke rekening kolektif yang ada di UPK dengan nama ”Rekening Bantuan PNPM Mandiri Perdesaan” pada bank pemerintah, termasuk bank pemerintah daerah yang ada atau terdekat dengan lokasi kecamatan sesuai keputusan masyarakat. Tata cara dan dokumen yang harus disiapkan dalam proses pencairan dana BLM yang bersumber dari APBN akan diatur secara tersendiri melalui petunjuk teknis pencairan dana dan peraturan lain yang diterbitkan oleh Pemerintah.
Adapun pencairan dana BLM yang bersumber dari APBD dilakukan melalui Kantor Kas Daerah setempat ke rekening kolektif yang ada di UPK dengan nama “Rekening Bantuan PNPM Mandiri Perdesaan” pada bank pemerintah, termasuk bank pemerintah daerah yang ada atau terdekat dari lokasi kecamatan sesuai keputusan masyarakat.
Tim Fasilitator Kabupaten harus memastikan ketersediaan dana tersebut dan ikut memfasilitasi proses pencairannya hingga masuk ke rekening UPK.
Nilai BLM yang akan dicairkan dari Kantor Kas Daerah selanjutnya dicantumkan dalam Surat Perjanjian Pendanaan (SP2). Total dana yang akan dicairkan dari Kantor Kas Daerah adalah total nilai sesuai ketentuan yang akan digunakan untuk membiayai usulan kegiatan yang telah ditetapkan dalam Surat Penetapan Camat (SPC) di luar beban pajak daerah.
Rekening Bantuan PNPM Mandiri Perdesaan dapat berupa rekening giro ataupun rekening tabungan. Rekening tersebut dibuka dengan spesimen tanda tangan: (1) Ketua UPK/UPKS, (2) Dua orang Fasilitator Kecamatan yang bertugas, yaitu Fasilitator Kecamatan Pemberdayaan dan Fasilitator Kecamatan Teknik, dan (3) Salah satu wakil masyarakat yang telah ditetapkan dalam Musyawarah Antar Desa (MAD). Pada setiap pergantian personel dari ketiga pihak tersebut, harus dilakukan penggantian spesimen tanda tangan. Apabila terjadi pergantian Fasilitator Kecamatan dalam satu kabupaten, sambil menunggu penetapan, dapat dilakukan penggantian spesimen sementara dengan mengalihkannya kepada Fasilitator Kabupaten.
9.2. Penyaluran Dana PNPM Mandiri Perdesaan
Penyaluran dana PNPM Mandiri Perdesaan adalah aliran dana PNPM Mandiri Perdesaan dari rekening kolektif di UPK ke desa melalui Tim Pengelola Kegiatan (TPK) sesuai dengan rencana kegiatan dan kebutuhan dalam jangka waktu tertentu.
Mekanisme Penyaluran Dana PNPM Mandiri Perdesaan
a. Sebelum dilakukan penyaluran dana ke desa dibuat Surat Perjanjian Pemberian Bantuan (SPPB) antara UPK dan TPK yang diketahui oleh camat dan tiap-tiap kepala desa. SPPB memuat jenis-jenis kegiatan yang akan dilaksanakan, dengan melampirkan dokumen perencanaan dan dokumen yang berdasarkan jenis kegiatan yang akan didanai Lampiran dokumen perencanaan:
- Berita Acara Musyawarah, MAD 2 hingga MD 2, lembar 1; - Surat Penetapan Camat, lembar 28;
- Gambaran umum desa;
- Peta desa yang menunjukkan lokasi kegiatan;
- Daftar gagasan kelompok, lembar 2; - Rekapitulasi gagasan kelompok, lembar 3; - Daftar usulan kegiatan, lembar 4;
- Usulan kegiatan, lembar 5;
- Daftar usulan kegiatan yang akan didanai, lembar 27; - Hasil penggalian gagasan berdasarkan kalender musim; - Hasil pemetaan Rumah Tangga Miskin (RTM);
- Formulir verifikasi usulan desa; lembar 11;
- Berita Acara Kesanggupan Swadaya Masyarakat dan Swadaya Kelompok, lembar 6;
- Rekapitulasi rekomendasi tim verifikasi, lembar 13; - Rekapitulasi usulan desa, lembar 14;
- Jadwal pelaksanaan;
- Surat pernyataan TPK yang menyatakan telah menerima swadaya sesuai dengan yang dicantumkan dalam usulan desa;
- Sanksi yang telah disepakati baik dalam musyawarah kelompok, Musdes, maupun MAD;
- Surat pernyataan TPK yang menyatakan telah menerima swadaya sesuai dengan yang dicantumkan dalam usulan desa.
Lampiran dokumen kegiatan prasarana sarana meliputi: - Verifikasi usulan kegiatan prasarana, lembar 12d;
- Laporan realisasi sumbangan lahan masyarakat, Lembar 6a (apabila terdapat sumbangan lahan);
- Hasil survei harga bahan/alat, lembar 23; - Lembar gambar desain, lembar 24;
- Pemeriksaan desain atau gambar rencana teknis yang dinyatakan layak oleh Fasilitator Kecamatan dan Fasilitator Kabupaten, lembar 25;
- Penanganan masalah dampak negatif terhadap lingkungan, lembar 22;
- Rencana Anggaran Biaya Detail, prasarana, lembar 7e; - Rekapitulasi anggaran biaya prasarana, lembar 8b; - Rekapitulasi Pengadaan Lahan dan Aset, lembar 9; - Rencana penggunaan alat berat (infrastruktur), lembar 26; - Foto 0% dari prasarana yang akan dibangun/direnovasi;
- Surat pernyataan Kepala Desa sanggup memelihara prasarana yang akan dibangun (disesuaikan dengan Formulir).
Lampiran dokumen kegiatan simpan pinjam yaitu:
- Daftar penerima manfaat (fotokopi KTP atau surat domisili dari kepala desa), besarnya nilai manfaat (SPP), dan jangka waktu pengembalian pinjaman (SPP);
- Jadwal pengembalian untuk kegiatan simpan pinjam; - Verifikasi usulan kegiatan simpan pinjam, lembar 12c;
- Rencana kegiatan kelompok simpan pinjam perempuan, lembar 7d.
Lampiran dokumen kegiatan peningkatan kapasitas kelompok dan peningkatan kualitas hidup lainnya (pendidikan dan kesehatan), yaitu: - Rencana teknis pelaksanaan kegiatan (penyaluran dana
beasiswa, pelatihan, posyandu, pemberian makanan tambahan, dan lain-lain);
- Verifikasi usulan kegiatan pendidikan/kesehatan, lembar 12a/b; - Rencana Anggaran Biaya pendidikan/kesehatan, lembar 7b/c; - Rekapitulasi anggaran biaya (pendidikan dan kesehatan), lembar
8a;
- Daftar penerima manfaat, besarnya nilai manfaat (peningkatan kapasitas kelompok, PKH, dan beasiswa).
Dokumen pengajuan tersebut diperiksa kelengkapan dan keabsahannya oleh UPK dan Fasilitator Kecamatan.
b. Penyaluran dana dari UPK ke TPK dilakukan sesuai kebutuhan dan jadwal pelaksanaan kegiatan desa yang dituangkan dalam Rencana Penggunaan Dana (RPD). RPD disiapkan oleh Kader Pemberdayaan Masyarakat Desa/Kelurahan (KPMD) dan TPK masing-masing desa untuk selanjutnya diverifikasi oleh UPK dan Fasilitator Kecamatan di kecamatan.
c. Proses pembayaran kepada supplier (pemasok) yang telah disepakati dan dituangkan dalam Surat Perjanjian Kerjasama (SPK) antara TPK dengan pemasok harus dilakukan melalui transfer langsung dari UPK kepada pemasok. Mekanisme penyaluran dana dari UPK kepada pemasok diatur sebagai berikut.
• TPK membuat surat yang memberikan kuasa kepada UPK untuk mentransfer sejumlah dana untuk pembayaran kepada pemasok sesuai dengan yang tercantum dalam RPD.
• TPK mengajukan RPD kepada UPK dengan melampirkan SPK, fotokopi buku rekening pemasok yang namanya harus sama dengan pihak pembuat perjanjian yang tercantum dalam SPK, surat jalan sebagai bukti penerimaan material dan alat, dan surat kuasa. • UPK menyiapkan KW 2 yang berisi total dana yang akan disalurkan
kepada TPK sesuai dengan RPD.
• Selain menyiapkan KW 2, UPK menyiapkan 2 slip yang terdiri dari slip penarikan dana kolektif untuk penyaluran ke TPK sesuai dengan KW 2 dan slip setoran yang berisi sejumlah dana yang akan ditransfer langsung kepada pemasok sesuai dengan yang tercantum di dalam SPK dan RPD.
• Berdasarkan KW 2, sisa dana tunai yang tidak ditransfer kepada pemasok diserahkan kepada TPK.
• TPK menandatangani KW 2 dengan terlebih dahulu melakukan verifikasi terhadap bukti transfer untuk memastikan sisa dana tunai yang akan diterima dari UPK. Bukti transfer ke pemasok yang asli diserahkan kepada TPK, sedangkan UPK mengarsip salinannya. • Pencatatan administrasi di UPK dicatat seperti halnya penyaluran
dana ke desa.
• Pencatatan adminstrasi di TPK: dicatat sebagai penerimaan dari UPK dengan jumlah sesuai dengan yang tercantum dalam KW 2 dan dicatat sebagai pengeluaran dalam buku kas TPK sejumlah dana yang ditransfer ke pemasok oleh UPK (slip transfer yang asli sebagai bukti transaksi).
d. Pada setiap pengajuan penyaluran dana tahap berikutnya, TPK harus menyampaikan Laporan Penggunaan Dana (LPD) dari RPD sebelumnya disertai dengan bukti-bukti pertanggungjawaban.
e. Sebelum penyaluran dana terakhir, TPK dan KPMD membuat Surat Pernyataan Kesanggupan Menyelesaikan Pekerjaan (SPKMP) yang ditandatangani oleh TPK dan KPMD.
f. Setelah kegiatan selesai 100 persen dan sebelum dilaksanakan Musyawarah Desa Serah Terima (MDST) di MD 5, terlebih dahulu harus dilakukan sertifikasi kegiatan prasarana dan nonprasarana oleh Fasilitator Kecamatan terhadap kegiatan yang sudah dilaksanakan. Dokumen-dokumen pencairan dan penggunaan dana harus sudah lengkap, diisi dengan benar sesuai dengan fakta penggunaannya. g. Pada saat MD 5, dilakukan serah terima kegiatan termasuk seluruh
administrasi dan pelaporannya serta dokumen pendukung, di antaranya buku rekening Bantuan PNPM TPK “…” dan lain-lain dari pengurus TPK kepada Kepala Desa atas nama masyarakat desa setempat. Dokumen asli diarsip di kantor desa dengan salinan diarsip di kantor UPK.
h. Penyaluran dana untuk kegiatan multiyears (selanjutnya disebut tahun jamak), dilakukan dari rekening kolektif UPK ke TPK untuk secara langsung disalurkan ke rekening Pokja. Dari rekening Pokja, dana tidak langsung diberikan sekaligus kepada pemanfaat, tetapi diberikan secara rutin sesuai kebutuhan dan jadwal kegiatan.Dana tahun jamak diberikan paling lama untuk 2 tahun anggaran.
i. Penyaluran dana untuk paket kegiatan antardesa dilakukan dengan membentuk Tim Pelaksana Kegiatan AntarDesa (TPKAD), dengan susunan tim meliputi Ketua, Sekretaris, dan Bendahara yang berasal dari desa-desa yang melakukan kerja sama dengan cara melakukan musyawarah untuk menyepakati susunan Tim TPKAD. Selanjutnya, proses penyaluran dana dilakukan dari UPK kepada TPKAD.
j. Spesimen rekening Pokja adalah (1) salah satu pengurus Pokja (2) Ketua TPK, (3) satu wakil pemanfaat (4) Ketua UPK.
9.3. Administrasi Kegiatan PNPM Mandiri Perdesaan di Kecamatan 9.3.1. Administrasi dan Pelaporan Keuangan UPK
Administrasi dan pelaporan keuangan UPK adalah kegiatan mencatat/merekam semua kejadian/transaksi terkait dengan pengelolaan keuangan di UPK mulai tahap penyusunan rencana anggaran dan biaya (RAPB), pembukuan sampai penyusunan laporan keuangan. Pengadministrasian dan pelaporan keuangan di tingkat kecamatan merupakan salah satu tugas utama UPK. Kegiatan ini dilakukan dalam rangka mendorong transparansi dan akuntabilitas khususnya dalam pengelolaan keuangan. Oleh karena itu, dibutuhkan pencatatan yang jelas, cermat, dan akurat serta didukung oleh bukti-bukti yang bisa dipertanggungjawabkan.
Selanjutnya, pencatatan semua transaksi keuangan sampai dengan penyusunan laporan keuangan dilakukan dengan menggunakan formulir standar keuangan. Untuk Laporan UPK yaitu buku kas harian, buku bank, buku inventaris, laporan arus dana, neraca, laporan operasional. Sedangkan untuk laporan dana bergulir yaitu neraca microfinance, laporan laba rugi micro finance, kartu kredit kelompok, laporan perkembangan pinjaman, laporan kolektibilitas, laporan perkembangan kelompok, laporan jenis kegiatan kelompok, laporan pinjaman bermasalah sesuai formulir PTO. Sesuai dengan kebutuhan dan perkembangan UPK, dapat dikembangkan sistem pencatatan double entry (jurnal, buku besar, lembar kerja neraca, hingga menjadi neraca saldo dan sebagainya).
Jenis-jenis Administrasi Keuangan dan Dana Bergulir UPK adalah sebagai berikut:
a. Buku Kas Harian, Lembar 56a, b, c, d, e
Buku kas harian adalah buku untuk mencatat semua transaksi harian, baik pemasukan maupun pengeluaran yang berkaitan dengan uang tunai. Sesuai dengan penggolongan jenis dana yang dikelolanya, di UPK terdapat 5 jenis buku kas harian, yaitu buku kas harian Dana Operasional Kegiatan (DOK), buku kas harian kolektif atau Bantuan PNPM Mandiri Perdesaan, buku kas harian Operasional UPK, buku kas harian Pengembalian Simpan Pinjam Kelompok Perempuan (SPP), dan buku kas harian Pengembalian Usaha Ekonomi Produktif (UEP) serta b. Buku Bank, Lembar 57
Buku bank adalah buku untuk mencatat semua transaksi baik pemasukan maupun pengeluaran yang berkaitan dengan uang di bank. Sesuai dengan penggolongan jenis dana dan rekening yang dikelolanya, di UPK terdapat 5 jenis buku bank, yaitu buku bank DOK, buku bank kolektif atau Bantuan PNPM Mandiri Perdesaan, buku bank Operasional UPK, buku bank Pengembalian SPP, dan buku bank Pengembalian UEP.
c. Buku Inventaris, Lembar 58
Buku inventaris adalah buku untuk mencatat semua pembelian barang inventaris UPK yang mencakup waktu pembelian, jumlah unit, harga perolehan termasuk nilai penyusutannya.
Jenis-jenis Pelaporan Keuangan UPK adalah sebagai berikut. a. Laporan Arus Dana, Lembar 83
Laporan arus dana adalah laporan yang menggambarkan tentang sumber, penggunaan, dan perubahan dana mulai dari awal program dan tahun berjalan.
Yang dimaksud dengan sumber dana di sini adalah semua dana yang masuk ke UPK selain dana bergulir (revolving fund), seperti BLM dan DOK, termasuk juga penerimaan bunga bank dari rekening BLM dan rekening DOK.
Penggunaan dana adalah setiap pengeluaran dana yang terkait dengan penyaluran BLM ke desa, penyaluran BLM menjadi operasional UPK, serta seluruh penggunaan dana DOK, termasuk pengeluaran pajak dan administrasi bank dari rekening BLM dan DOK.
Adapun perubahan dana adalah perubahan posisi saldo awal dan saldo akhir dana karena adanya transaksi (dana masuk – dana keluar) yang terjadi dalam periode tertentu.
b. Neraca Lembar 82b
Neraca adalah laporan yang menjelaskan posisi keuangan UPK per tanggal tertentu (akhir bulan atau akhir tahun/Desember XX).
c. Laporan Operasional, Lembar 82.a
Laporan operasional keuangan adalah laporan yang menggambarkan pendapatan dari pengembalian jasa pinjaman, bunga bank yang diterima, dan lain-lain serta biaya operasional/nonoperasional UPK yang terjadi selama satu periode.
Jenis-jenis Pelaporan Dana Bergulir UPK adalah sebagai berikut.
a. Laporan Neraca Microfinance, Lembar 84e b. Laporan Rugi Laba Microfinance, Lembar 84d c. Kartu Kredit Kelompok, Lembar 51
d. Laporan Perkembangan Pinjaman, Lembar 80 e. Laporan Kolektibilitas, Lembar 81
f. Laporan Perkembangan Kelompok, Lembar 84a g. Laporan Jenis Kegiatan Kelompok, Lembar 84b h. Laporan Pinjaman Bermasalah, Lembar 84c
Secara lebih terperinci, laporan-laporan ini akan dijelaskan pada Penjelasan X PTO tentang Pengelolaan Dana Bergulir.
9.3.2. Administrasi Proses Kegiatan PNPM Mandiri Perdesaan di UPK (Nonkeuangan)
Administrasi proses kegiatan PNPM Mandiri Perdesaan adalah kegiatan untuk mencatat/merekam semua kejadian/peristiwa yang berkaitan dengan proses PNPM Mandiri Perdesaan mulai dari perencanaan, pelaksanaan, pemeliharaan, dan pengendalian kegiatan. Pengadministrasian ini dilakukan agar semua proses kegiatan dapat dipertanggungjawabkan dan dapat dievaluasi.
Informasi keuangan yang lengkap dan benar dapat digunakan sebagai dasar pengambilan keputusan, pemantauan, dan evaluasi serta pengendalian kinerja. Secara eksternal, penggunaan sistem akuntasi keuangan yang standar dan dapat diperiksa kebenarannya akan menjadi instrumen pembangun kepercayaan masyarakat dan bukti bahwa UPK telah mengelola keuangan secara tertib dan dapat dipertanggungjawabkan.
Secara umum, jenis-jenis dokumen proses kegiatan PNPM Mandiri Perdesaan dikelompokan menjadi dokumen perencanaan, dokumen persiapan pelaksanaan, dokumen administrasi pelaksanaan, dokumen administrasi penyelesaian, dokumen pemantauan dan evaluasi, dokumen pemeliharaan serta pelaporan sesuai Buku Formulir PTO PNPM Mandiri Perdesaan.
9.3.3. Pengelolaan Kearsipan/Dokumen UPK
UPK diwajibkan menyimpan seluruh dokumen PNPM Mandiri Perdesaan baik dokumen keuangan ataupun nonkeuangan minimal selama 5 tahun anggaran. Seluruh dokumen yang ada adalah milik negara. Oleh karena itu, mengingat pentingnya dokumen-dokumen tersebut, setiap penghilangan atau penggelapan dokumen mempunyai konsekuensi hukum sesuai dengan hukum yang berlaku.
Dalam pengelolaan dokumen, penggolongan dapat mengacu pada pola yang dianggap baik, sederhana, lengkap, dan mudah dalam pencariannya.
Pola pengelolaan dokumen PNPM Mandiri Perdesaan secara sederhana dapat digambarkan sebagai berikut.
a. Dokumen proses perencanaan PNPM Mandiri Perdesaan adalah semua dokumen yang berkaitan dengan proses perencanaan PNPM Mandiri Perdesaan. Penyusunan dokumen ini berdasarkan urutan kegiatan dan atau menurut nama desa.
b. Dokumen keuangan atau dana BLM adalah semua pencatatan yang berkaitan dengan transaksi keuangan serta bukti-bukti transaksi/kuitansi baik asli ataupun fotokopi yang mencakup seluruh transaksi mulai tahapan pengajuan dana ke KPPN, pencairan hingga penyaluran dana ke desa melalui TPK. Dokumen keuangan di antaranya adalah dokumen perencanaan keuangan, dokumen pencairan meliputi Surat Penetapan Camat (SPC), Surat Pernyataan Kesiapan Penggunaan Dana (SPKPD), Surat Perintah Membayar (SPM), Surat Perjanjian Pendanaan (SP2), Berita Acara Penggunaan Dana Kegiatan (BAPDK), Laporan Penggunaan Dana Kegiatan (LPDG), Kuitansi-1 (KW-1) dan Surat Pernyataan Kesanggupan Menyelesaikan Pekerjaan (SPKMP), LP2K dan SP3K, bukti transaksi (nota, faktur dan kuitansi, dan sebagainya), semua buku rekening, semua buku catatan transaksi keuangan, semua laporan keuangan, dan sebagainya. Dokumen penyaluran dan perencanaan keuangan disusun dalam file tersendiri secara terpisah. Adapun dokumen bukti transaksi keuangan disusun berdasarkan waktu kejadiannya dan dikumpulkan dalam file menurut nama bulan. c. Dokumen kegiatan pengelolaan dana bergulir adalah seluruh
dokumen yang menyangkut kegiatan pinjaman, terdiri dari rencana Kegiatan Kelompok, proposal pinjaman, daftar peminjam berikut kartu identitas, kartu pinjaman, buku pinjaman, laporan perkembangan kelompok, laporan jenis kegiatan/usaha,
laporan pinjaman bermasalah dan sebagainya. Penyusunan dokumen ini berdasarkan nama kelompok peminjam dan atau nama desa.
d. Dokumen proses pelaksanaan kegiatan PNPM Mandiri Perdesaan adalah semua dokumen yang berkaitan dengan proses pelaksanaan kegiatan PNPM Mandiri Perdesaan. Penyusunan dokumen ini berdasarkan urutan tahapan kegiatan dan atau menurut nama desa.
e. Dokumen proses pengadaan barang dan jasa kegiatan PNPM Mandiri Perdesaan adalah semua dokumen yang berkaitan dengan proses pengadaan barang dan jasa kegiatan PNPM Mandiri Perdesaan. Penyusunan dokumen ini berdasarkan urutan tahapan kegiatan dan atau menurut nama desa.
f. Dokumen proses pemeliharaan, pemanfaatan, dan pelestarian kegiatan PNPM Mandiri Perdesaan adalah semua dokumen yang berkaitan dengan proses pemeliharaan, pemanfaatan, dan pelestarian kegiatan PNPM Mandiri Perdesaan. Penyusunan dokumen ini berdasarkan urutan nama desa.
g. Foto-foto kegiatan diarsipkan untuk mendukung dokumen-dokumen kegiatan dan disusun sesuai dengan tahapan kegiatan. Pengelolaan dokumen tersebut menjadi tanggung jawab pengurus UPK di bawah fasilitasi dan pengawasan Fasilitator Kecamatan, BKAD, PL, BPUPK, dan PjOK. Setiap peminjaman dan pengembalian dokumen harus diadministrasikan dengan baik. Demikian juga, pada setiap pergantian pengurus UPK harus dilakukan serah terima dokumen. Dokumen PNPM Mandiri Perdesaan tidak dibenarkan disimpan di rumah perseorangan, kecuali untuk maksud penyelamatan dalam kondisi tertentu dengan sepengetahuan dan persetujuan masyarakat yang dibuktikan dengan BA MAD.
Selain dana PNPM Mandiri Perdesaan, UPK dimungkinkan untuk mengelola dana BLM program lainnya sepanjang tidak bertentangan dengan ketentuan yang ada. Adapun mekanisme admistrasi dan pelaporannya disesuaikan dengan kebutuhan.
9.4. Administrasi Kegiatan PNPM Mandiri Perdesaan di Desa 9.4.1. Administrasi dan Pelaporan Keuangan TPK
Administrasi dan pelaporan keuangan TPK adalah kegiatan untuk mencatat/merekam semua kejadian/transaksi terkait dengan pengelolaan keuangan di TPK mulai dari tahap penyusunan rencana anggaran, pembukuan, dan penyusunan laporan keuangan yang menjadi bagian dari dokumen laporan akhir. Pengadministrasian dan pelaporan keuangan di tingkat desa merupakan salah satu tugas utama TPK. Kegiatan ini dilakukan dalam rangka mendorong transparansi dan akuntabilitas khususnya dalam pengelolaan keuangan. Oleh karena itu, dibutuhkan
pencatatan yang jelas, cermat, dan akurat serta didukung oleh bukti-bukti yang dapat dipertanggungjawabkan.
Selanjutnya, pencatatan semua transaksi keuangan sampai dengan penyusunan laporan keuangan dilakukan dengan menggunakan formulir standar keuangan yang terdiri dari buku kasumum, buku bank, rencana penggunaan dana, laporan penggunaan dana, laporan perhitungan HOK, progress fisik dan biaya, buku material, serta laporan realisasi kegiatan prasarana, pendidikan, dan kesehatan, sesuai formulir PTO.
a. Buku Kas Umum, Lembar 39
Buku kas umum adalah buku untuk mencatat semua transaksi pemasukan (pencairan dana dari UPK) dan pengeluaran (pembayaran untuk kegiatan prasarana sarana, kesehatan, pendidikan, SPP, dan peningkatan kapasitas kelompok usaha) yang bersifat tunai di TPK.
b. Buku Bank, Lembar 57
Buku bank adalah buku untuk mencatat semua transaksi baik pemasukan maupun pengeluaran yang berkaitan dengan uang di bank.
c. Buku Material (BM), Lembar 41
Buku material adalah tempat mencatat material/bahan yang telah diterima dan bahan/material yang telah dibayar. Buku material berguna untuk menyiapkan RPD, menyiapkan pembayaran, mengendalikan pengadaan agar sesuai target, dan mengevaluasi pengadaan bahan. Bentuk buku material sesuai dengan format Buku Material (BM) yang terdapat dalam buku formulir. BM dibuat oleh sekretaris TPK, ditutup setiap bulan mengikuti buku kas. Setiap penutupan harus diperiksa oleh ketua TPK, dan Fasilitator Kecamatan. Nomor bukti yang dicatat dalam BM adalah nomor bukti penerimaan barang.
d. Rencana Penggunaan Dana (RPD), Lembar 36
RPD adalah suatu dokumen yang memuat rencana kebutuhan dana yang akan dialokasikan untuk membiayai kegiatan sesuai dengan jadwal dan target pelaksanaan kegiatan. RPD memuat kuantitas kebutuhan bahan, alat, upah dan kebutuhan untuk penyaluran kegiatan SPP, pendidikan, kesehatan, dan peningkatan kapasitas kelompok usaha serta nilai uang yang akan dibelanjakan. Besarnya nilai RPD tidak harus sama setiap tahapan. Setelah disusun oleh TPK, RPD harus diperiksa oleh KPMD dan Tim Pemantau serta diketahui oleh Kepala Desa. Selanjutnya RPD tersebut diajukan ke UPK untuk diverifikasi oleh UPK, Fasilitator Kecamatan dan PjOK sebelum mendapatkan persetujuan penyaluran dana.
e. Laporan Penggunaan Dana (LPD), Lembar 37
LPD adalah suatu dokumen yang memuat pertanggungjawaban TPK untuk setiap dana yang telah disalurkan dari UPK berdasarkan RPD yang disetujui sebelumnya. LPD dibuat oleh
TPK dan disetujui oleh kepala desa sebelum diserahkan ke UPK untuk diperiksa oleh UPK, Fasilitator Kecamatan, dan PjOK. LPD yang diajukan harus dilampiri dengan bukti-bukti transaksi pembayaran yang dapat dipertanggungjawabkan.
f. Laporan Perhitungan HOK dan Progres Fisik dan Biaya, Lembar 46 dan Lembar 59a
Laporan perhitungan HOK sesuai Format 46 dan laporan Perkembangan Fisik dan Biaya sesuai Format 59a.
g. Laporan Realisasi Kegiatan Prasarana, Pendidikan, dan Kesehatan, Lembar 59a,b and c
9.4.2. Administrasi Proses Kegiatan PNPM Mandiri Perdesaan di TPK (Nonkeuangan)
Administrasi proses kegiatan PNPM Mandiri Perdesaan di TPK adalah kegiatan untuk mencatat/merekam semua kejadian/peristiwa yang berkaitan dengan proses PNPM Mandiri Perdesaan khususnya di desa tersebut, mulai dari kegiatan perencanaan, pelaksanaan, pengendalian, dan pemeliharaan kegiatan.
Secara umum, jenis-jenis dokumen proses kegiatan PNPM Mandiri Perdesaan dikelompokan menjadi dokumen perencanaan, dokumen persiapan pelaksanaan, dokumen administrasi pelaksanaan, dokumen administrasi penyelesaian, dokumen pemantauan dan evaluasi, dokumen pemeliharaan serta pelaporan sesuai yang terdapat pada Buku Formulir PTO PNPM Mandiri Perdesaan.
9.4.3. Pengelolaan Kearsipan/Dokumen TPK
TPK dan Kepala Desa diwajibkan menyimpan seluruh dokumen PNPM Mandiri Perdesaan baik dokumen keuangan ataupun nonkeuangan minimal 5 tahun anggaran. Seluruh dokumen yang ada adalah milik negara. Oleh karena itu, mengingat pentingnya dokumen tersebut, setiap penghilangan atau penggelapan dokumen mempunyai konsekuensi hukum sesuai dengan hukum yang berlaku.
Dalam pengelolaan dokumen, penggolongan dapat mengacu pada pola yang dianggap baik, sederhana, lengkap, dan mudah dalam pencariannya.
Pola pengelolaan dokumen PNPM Mandiri Perdesaan di TPK secara sederhana dapat dilakukan dengan menggolongkan dan menyusun dokumen berdasarkan tahapan kegiatan dari tahap perencanaan, pelaksanaan, pemeliharaan, dan pengendalian kegiatan. Adapun dokumen keuangan, seperti bukti transaksi, dapat disusun berdasarkan waktu kejadian dan dikumpulkan dalam satu file menurut bulan.
Foto-foto kegiatan dapat diarsipkan untuk mendukung dokumen-dokumen kegiatan dan disusun sesuai dengan tahapan kegiatan.
Hal-hal Penting dalam
Pengelolaan Keuangan oleh TPK
• Pembayaran insentif harus diberikan secara langsung kepada setiap orang yang bekerja, baik sistem upah harian maupun sistem borongan/target.
• TPK tidak boleh mengeluarkan biaya untuk konsultan dan fasilitator, UPK, seluruh aparat pemerintah dan seluruh unsur yang terkait baik langsung maupun tidak langsung dengan kegiatan PNPM Mandiri Perdesaan.
• Proses pembayaran kepada pemasok yang telah disepakati dan dituangkan dalam Surat Perjanjian Kerjasama (SPK) antara TPK dengan pemasok harus dilakukan melalui transfer langsung dari UPK kepada pemasok. Fasilitator kecamatan dan kabupaten harus memantau proses kemajuan pengadaan tersebut. Dana Kas PNPM Mandiri Perdesaan dilarang dipegang/dititipkan kepada pihak manapun juga. Dana tersebut hanya boleh dipegang bendahara sebagai Kas TPK, dengan mengupayakan agar dana kas tersebut tidak terlalu besar dan tidak terlalu lama di tangan bendahara. Oleh karena itu, berapa besaran dana yang dipegang oleh bendahara harus mempertimbangkan rencana pengeluarannya, baik dari segi waktu maupun jumlah (kapan dan berapa). Semua penerimaan dan pengeluaran harus segera dibukukan. • Bukti-bukti pembayaran yang telah dijilid dalam berkas LPD harus dikirim
ke UPK dalam rangka pengajuan pencairan dana. UPK dan Fasilitator Kecamatan wajib memeriksa arsip dan pembukuan TPK secara berkala (minimal mingguan) dan dapat meminta fotokopi bukti pembayaran dalam tugasnya sebagai pengendali dan pembina TPK.
• Untuk menegakkan prinsip transparansi dan akuntabilitas, UPK dan TPK diwajibkan untuk mempublikasikan laporan keuangan. Publikasi dapat dilakukan melalui forum-forum musyawarah yang melibatkan masyarakat, baik forum resmi sesuai tahapan PNPM Mandiri Perdesaan maupun forum formal/informal lainnya, atau dimuat dalam papan informasi yang ditempatkan di lokasi yang mudah diakses oleh masyarakat.
Tim Fasilitator Kabupaten wajib melakukan pengendalian terhadap proses penarikan dana program (BLM) yang dikelola UPK dari bank dengan cara: 1. memastikan bahwa spesimen penarikan dana program (BLM) dari bank
harus lengkap dari semua pihak yang bertanggungjawab;
2. melakukan perjanjian kerjasama dengan pihak bank, yaitu penarikan dana minimal Rp250 juta, pihak bank harus melakukan konfirmasi ke tim Faskab dan atau slip penarikan dana harus dilengkapi dengan lembar persetujuan dari tim FasKab.
3. setelah menerima konfirmasi dari Bank, tim Faskab harus langsung memastikan kebenarannya dengan FK/FT yang bersangkutan.
Alur Penyaluran Dana PNPM dari Rekening Kolektif ke Desa Uang masuk ke Kas TPK UPK Catatan kegiatan yang harus dibayar
Pembayaran Bukti-bukti Pembukuan
Saldo Kas Penyiapan masih habis Tahap pencairan SPPB+ RPD+LPD + KW 2 + SKMP tahap akhir Proses penyelesaian tahap terkahir 1,2,dst.
