BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
2.1. Sistem dan Prosedur Akuntansi
2.1.1. Pengertian Sistem dan Prosedur Akuntansi
Sebelum kita membahas terlalu jauh tentang sistem akuntansi, perlu dipahami terlebih dahulu mengenai pengertian sistem dan prosedur. Sistem secara umum merupakan suatu kesatuan yang terdiri dari unit – unit yang berkaitan secara fungsional dan mempunyai tujuan bersama yang sama. Dalam suatu organisasi, unit – unit yang berkaitan secara fungsional adalah suatu kegiatan administrasi yang berhubungan erat yang merupakan suatu fungsi dari suatu sistem.
Ada beberapa definisi mengenai sistem dan prosedur, berikut ini disajikan definisi mengenai sistem dan prosedur.
Sistem pada dasarnya adalah sekelompok unsur yang erat berhubungan satu dengan yang lainnya, yang berfungsi bersama – sama untuk mencapai tujuan tertentu. Sistem juga bisa dikatakan sebagai suatu jaringan prosedur yang dibuat menurut pola yang terpadu untuk melaksanakan kegiatan pokok perusahaan (Mulyadi, 2001:2,5)
Sistem akuntansi merupakan organisasi formulir, catatan dan laporan yang di koordinasi sedemikian rupa untuk menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan oleh managemen untuk memudahkan pengolahan perusahaan (Mulyadi, 2001:3)
Prosedur adalah suatu urutan kegiatan klerikal, biasanya melibatkan beberapa orang dalam satu departemen atau lebih. Yang dibuat untuk menjamin suatu penanganan secara seragam transaksi perusahaan yang terjadi secara berulang – ulang (Mulyadi, 2001:5).
Berdasarkan definisi – definisi mengenai sistem dan prosedur diatas, maka dapat ditarik kesimpulan bahwa suatu sistem terdiri dari jaringan prosedur yang dibuat menurut pola yang terpadu untuk melaksanakan kegiatan pokok perusahaan dimana prosedur itu sendiri merupakan suatu urut – urutan pekerjaan yang terdiri dari menulis, manggandakan, menghitung, memberi kode, mendaftar, memilih, memindah serta membandingkan yang dilakukan untuk mencatat informasi dalam formulir, buku jurnal dan buku besar.
2.1.2. Elemen – elemen Sistem Akuntansi
Sistem akuntansi terdiri dari beberapa sub sistem yang saling berkaitan, atau dapat juga tediri dari prosedur – prosedur yang berhubungan (Baridwan, 1998:5).
Sedangkan elemen - elemen sistem akuntansi terdiri dari (Gillespie dalam Baridwan, 1998:5) :
1. Sistem Akuntansi Utama
a) Klasifikasi rekening, riel, dan nominal b) Buku besar
d) Buku transaksi
2.Sistem Penjualan dan Penerimaan Uang
a) Order penjualan, perintah pengiriman dan pembuatan faktur b) Distribusi penjualan
c) Hutang
d) Penerimaan uang dan pengawasan kredit 3. Sistem Pembelian dan Pengeluaran Uang
a) Order pembelian dan laporan penerimaan barang b) Distribusi pembelian dan biaya
c) Hutang
d) Prosedur pengeluaran uang
4. Sistem Pencatatan Waktu dan Penggajian a) Personalia
b) Pencatatan waktu c) Penggajian
d) Distribusi gaji dan upah
5. Sistem Produksi dan Biaya Produksi a) Order produksi
b) Pengawasan persediaan c) Akuntansi biaya
2.1.3. Unsur – unsur Sistem Akuntansi
Sistem akuntansi terdiri dari berbagai unsur yaitu :
2.1.3.1Klasifikasi Rekening
Klasifikasi rekening adalah penggolongan rekening – rekening ini terdiri dari rekening neraca (riel) dan rekening rugi laba (nominal). Daftar dari rekening – rekening yang digunakan beserta dengan nomor kodenya disebut kerangka rekening (Baridwan, 1998:6)
Adapun langkah – langkah dalam penuyusunan klasifikasi rekening berdasarkan susunan laporan keuangan adalah sebagai berikut (Baridwan, 1998:28-29) :
1. Rekening – rekening buku besar dibagi menjadi dua kelompok, yaitu rekening – rekening neraca dan rekening – rekening rugi laba.
2. Rekening – rekening neraca dibagi menjadi kelompok – kelompok yang sifatnya berbeda sepeti aktiva, utang dan modal.
3. Aktiva dibagi menjadi : • Aktiva lancar
• Investasi jangka panjang • Aktiva berwujud
• Aktiva tetap tidak berwujud Utang dibagi menjadi :
• Utang jangka panjang • Utang jangka pendek
Modal dibagi menjadi : • Modal disetor • Modal lain - lain
4. Golongan – golongan yang ada diperinci lagi mungkin dalam bentuk sub golongan atau langsung ke rekeningnya
5. Rekening rugi laba dibagi – bagi menjadi kelompok – kelompok uang sejenis, seperti :
• Hasil penjualan
• Harga pokok penjualan • Pendapatan
• Biaya diluar usaha
6. Masing – masing kelompok bisa dibagi lagi menjadi golongan atau langsung ke rekeningnya
7. Memberikan nomor kode kepada masing – masing rekening dalam klasifikasi
Jadi klarifikasi rekening merupakan penggolongan rekening – rekening yang digunakan dalam sistem akuntansi yang terdiri dari rekening neraca, dan rekening rugi laba. Sedangkan langkah – langkah dalam penyusunan klarifikasi rekening berdasarkan susunan laporan keuangan adalah dengan membagi rekening buku besar dalam rekening neraca dan rekening rugi laba ; membagi rekening buku besar kedalam rekening neraca menjadi kelompok – kelompok yang sifatnya berbeda setiap aktiva, utang, dan modal. Masing – masing kelompok yang sifatnya
berbeda tersebut dibagi lagi menjadi golongan aktiva, utang dan modal; golongan yang ada diperinci lagi mungkin menjadi sub golongan atau langsung ke rekeningnya ; rekening rugi laba dibagi menjadi kelompok yang sejenis ; tiap kelompok dibagi lagi menjadi golongan atau langsung ke rekeningnya ; yang terakhir adalah memberikan kode pada masing – masing rekening dalam klarifikasi.
2.1.3.2. Kode Rekening
Kode rekening adalah suatu kerangka (framework) yang menggunakan angka atau huruf atau kombinasi angka dan huruf untuk memberi jarak pada klarifikasi yang sebelumnya telah dibuat. Kode ini memudahkan identifikasi dan pembedaan elemen – elemen dalam suatu klarifikasi (Mulyadi, 2001:127).
Dalam sistem pengolahan data akuntansi, kode mempunyai beberapa tujuan yaitu, mengidentifikasi data akuntansi secara unik, meringkas data, mengklarifikasi rekening atau data, dan menyampaikan makna tertentu.
Dalam merencanakan kode,penyusunan sistem perlu memperhatikan beberapa hal agar kode yang disusun dapat berguna dan dapat membantu memudahkan proses data.
Faktor – faktor yang perlu diperhatikan adalah :
1. Kode yang disusun perlu disesuaikan dengan metode proses data.
2. Setiap kode hanya mewakili satu item, sehingga tidak membingungkan.
3. Kode yang disusun harus memudahkan pemakai.
4. Kode yang disusun harus fleksibel ; memungkinkan dilakukan perluasan tanpa perubahan menyeluruh.
5. Setiap kode harus menggunakan jumlah angka atau huruf yang sama.
6. Kode yang panjang perlu dipotong – potong (chunking) untuk memudahkan mengingatnya, misalnya kode 111012240 dapat dibuat 111-012-2240.
7. Dalam kode yang panjang perlu kode yang merupakan check digit, yaitu untuk mengecek kebenaran kode.
Kode dapat dibuat dalam berbagai struktur kode yang berbeda. Agar tecapai tujuan pemberian kode perlu dipilih suatu stuktur kode yang sesuai. menurut Mulyadi (2001:129) ada lima metode pemberian kode rekening, yaitu :
1. Kode angka atau alphabet urut 2. Kode angka blok
3. Kode angka kelompok 4. Kode angka desimal
5. Kode angka urut didahului nominal
Jadi kode rekening adalah suatu kerangka (framework) yang menggunakan angka atau huruf atau kombinasi angka dan huruf untuk memberi jarak pada klarifikasi yang sebelumnya telah dibuat yang bertujuan untuk mengidentifikasi data akuntansi secara unik, meringkas data, mengklarifikasi rekening atau data, dan menyampaikan makna tertentu. Sedangkan metode pemberian kode ada lima, yaitu dengan kode angka atau alphabet urut, kode angka blok, kode angka kelompok, kode angka desimal, dan kode angka urut didahului nominal.
2.1.3.3. Buku Besar dan Buku Pembantu
Buku besar (general legder) merupakan kumpulan rekening – rekening yang digunakan untuk menyortasi dan meringkas informasi yang telah dicatat dalam jurnal (Mulyadi, 2001:139)
Pendapat lain mengatakan bahwa buku besar berisi rekening – rekening neraca dan rugi laba yang digunakan untuk system akuntansi dan merupakan dasar untuk menyusun laporan keuangan, seperti neraca, laporan rugi laba, dan laporan – laporan lainnya dan buku pembantu berisi rekening – rekening yang merupakan rincian dari suatu buku besar (Baridwan, 1998:6)
Jadi buku besar merupakan kumpulan rekening – rekening yang digunakan untuk menyortasi dan meringkas informasi yang telah dicatat dalam jurnal dan dasar untuk menyusun laporan keuangan, seperti neraca,
laporan rugi laba, dan laporan – laporan lainnya sedangkan buku pembantu berisi rekening – rekening yang merupakan rincian dari suatu buku besar. Yang dibentuk untuk memudahkan dan mempercepat penyusunan laporan dan neraca percobaan.
2.1.3.4. Jurnal
Jurnal adalah catatan transaksi pertama kali, catatan ini dibuat urut tanggal terjadinya transaksi. Biasanya dibuat jurnal – jurnal khusus untuk untuk mencatat transaksi – transaksi yang frekuensinya tinggi (Baridwan, 1998:6)
Setalah suatu transaksi direkam dalam sebuah formulir, pencatatan akuntansi yang pertama kali dilakukan adalah dalam jurnal (Mulyadi, 2001:101). Dibandingkan dengan catatan akuntansi yang lain, pencatatan dalam jurnal ini biasanya lebih lengkap dan lebih diterima serta menurut tanggal kejadian transaksi. Jurnal merupakan catatan akuntansi permanent yang pertama, yang digunakan untuk mencatat transaksi keuangan perusahaan.
Ada dua kategori jurnal, yaitu : 1. Jurnal Umum
Jurnal yang memuat serangkaian kolom dengan format yang bersifat umum, sehingga setiap transaksi akuntansi dapat dicari.
2. Jurnal khusus
Jurnal yang menggunakan format khusus yang disesuaikan dengan tipe transaksi yang relatif sering terjadi yang memungkinkan transaksi – transaksi yang serupa dicatat, ditotal, dan diposkan kedalam ledger secara efisien.
Jadi jurnal adalah catatan transaksi pertama kali, catatan ini dibuat urut tanggal terjadinya transaksi jurnal dibedakan menjadi dua, yaitu jurnal umum memuat serangkaian kolom dengan format yang bersifat umum, sehingga setiap transaksi akuntansi dapat dicari dan jurnal khusus yang menggunakan format khusus yang disesuaikan dengan tipe transaksi yang relatif sering terjadi.
2.1.3.5. Bukti Transaksi
Bukti transaksi adalah formulir yang digunakan untuk mencatat (merekam) terjadinya transaksi dan akan dicatat dalam formulir lainnya (Baridwan, 1998:70). Contoh dari bukti transaksi adalah faktur penjualan, bukti kas masuk, faktur pembelian, bukti kas keluar, memo dedit / kredit dan sebagainya. Setiap bukti transaksi akan berisi sejumlah rupiah disamping informasi lainnya.
Jadi dari uraian diatas dapat dinyatakan bahwa bukti transaksi merupakan formulir untuk mencatat terjadinya transaksi yang berisi sejumlah uang disamping informasi lainnya dan kemudian akan dicatat dalam formulir lainnya.
2.1.3.6. Formulir
Formulir adalah secarik kertas yang memiliki ruang untuk diisi (Mulyadi, 2001:75). Hampir semua peristiwa dalam perusahaan terjadi karena formulir dan memerlukan formulir untuk merekamnya. Dengan formulir ini, data yang bersangkutan dengan transaksi direkam pertama kalinya sebagai dasar pencatatan dan catatan.
Hubungan suatu prosedur dari suatu sistem dan proses komunikasi yang menggunakan formulir tidak dapat dipasahkan. Oleh karenanya prosedur dan formulir harus dirancang sebagai suatu kesatuan.
Menurut Mulyadi (2001:78) manfaat formulir dalam perusahaan antara lain :
1. Menetapkan tanggung jawab timbulnya transaksi bisnis perusahaan. 2. Merekam data transaksi bisnis perusahaan.
3. Mengurangi kemungkinan kesalahan dengan cara menyatakan semua kejadian dalam bentuk tulisan.
4. Menyampaikan informasi pokok dari sutu orang ke orang lain dalam organisasi yang sama atau ke orang lain.
Formulir yang digunakan dalam suatu organisasi dapat digolongkan menurut sumber dan tujuannya. Menurut sumbernya (Mulyadi, 2001:80), formulir dapat digolongkan menjadi 3, yaitu :
1. Formulir yang dibuat dan disimpan dalam perusahaan. Formulir ini dibuat dalam perusahaan, digunakan secara intern, dan kemudian disimpan dalam perusahaan.
2. Formulir yang dibuat dan dikirimkan kepada pihak luar perushaan. Formulir ini dibuat dalam perusahaan dan digunakan untuk menyampaikan informasi kepada pihak luar perusahaan.
3. Formulir yang diterima dari luar perusahaan. Formulir ini diterima dari pihak luar sebagai akibat dari transaksi bisnis antara perusahaan dengan pihak luar tersebut.
Sedangkan menurut penggunaannya (Mulyadi, 2001:80-81), formulir dapat dibagi menjadi :
1. Formulir yang dapat dibuat untuk meminta dilakukannya suatu tindakan. Digunakan oleh suatu unit rganisasi untuk kepentingan unit organisasi peminta
2. Formulir yang digunakan untuk mencatat tindakan yang telah dilaksanakan. Formulir dalam golongan ini digunakan untuk merekam data transaksi yang telah dilaksanakan.
Alasan pokok penggunaan formulir adalah untuk memudahkan suatu proses dan analisa dari suatu data dengan cara sebagai berikut :
1. Menyusun data
2. Meminimkan waktu pencatatan
3. Memungkinkan control terhadap kegiatan.
Formulir yang digunakan dalam perusahaan perlu diawasi agar terdapat efisiensi penggunaan formulir. Selain itu dengan pengawasan formulir data ditentukan jenis informasi yang dikumpulkan dan cara
proses penyimpanannya. Menurut Baridwan (1998:68) pengawasan formulir dapat dilakukan dengan cara sebagai berikut ;
1. Mengawasi penciptaan formulir, untuk mencegah dibuatnya formulir – formulir yang tidak dibutuhkan
2. Tanggung jawab dipusatkan ada suatu bagian atau komisi, untuk mencegah tiap unit organisasi membuat formulirnya sendiri – sendiri, sehingga akan dihindari duplikat – duplikat yang tidak perlu
3. Pengawasan penggunaan formulir. Bertujuan untuk mencegah adanya formulir yang sudah tidak sesuai dengan kebutuhan.
Jadi formulir adalah secarik kertas yang memiliki ruang untuk diisi dan formulir dalam perusahaan bermanfaat untuk menetapkan tanggung jawab timbulnya transaksi bisnis bagi perusahaan, merekam data transaksi bisnis perusahaan, mengurangi kemungkinan kesalahan dengan cara menyatakan semua kejadian dalam bentuk tulisan, menyampaikan informasi pokok dari satu orang ke orang lain dalam organisasi yang sama atau ke orang lain.
Berdasarkan uraian tersebut maka dinyatakan bahwa unsur – unsur sistem akuntansi terdiri dari klasifikasi rekening, kode rekening, buku besar dan buku pembantu, jurnal dan formulir.
2.2. Persediaan
2.2.1. Definisi Persediaan
Persediaan merupakan salah satu pos yang sangat penting bagi banyak perusahaan Karena pos tersebut sangaat material, dapat mempengaruhi perhitungan rugi laba dan neraca. Penjualan persediaan pada harga yang lebih tinggi dari total harga pokok merupakan sumber utama bagi perusahaan.
Komponen persediaan di dalam sruktur neraca termasuk dalam kategori aktiva lancar. Dari sudut pandang ilmu pembelanjaan (finance) persediaan disebut sebagai unsur modal kerja (Samsul dan Mustofa, 1992:388)
Istilah persediaan digunakan untuk menyatakan barang berwujud yang : a. Tersedia untuk dijual dalam kegiatan usaha normal
b. Dalam proses produksi dan atau dalam perjalanan
c. Dalam bentuk badan atau perlengkapan (supplies) untuk digunakan dalam proses produksi atau pemberian jasa
Persediaan meliputi barang – barang diatas, baik yang ada dalam perusahaan, dalam perjalanan, maupun yang dititipkan kepada pihak lain (SAK, 2007:14.1).
Perusahaan retail seperti PT. Lee Cooper Indonesia sebagai suatu unit usaha yang juga memiliki persediaan, yaitu persediaan barang dagangan yang berupa celana jeans, pakaian, dan aksesoris yang dikelola
oleh pihak-pihak manajemen perusahaan untuk memenuhi kebutuhan konsumennya.
Uraian tersebut menyatakan bahwa persediaan merupakan salah satu pos yang sangat penting bagi banyak perusahaan karena pos tersebut secara material dapat mempengaruhi perhitungan rugi laba dan neraca serta termasuk dalam kategori aktiva lancar pada sruktur neraca.
2.2.2. Metode Pencatatan Persediaan
Ada dua macam pencatatan persediaan, yaitu metode mutasi persediaan (perpectual inventory menthod) dan metode fisik (physical inventory method) (Mulyadi, 2001:556)
Berdasarkan metode mutasi persediaan, setiap mutasi persediaan dicatat dalam kartu persediaan. Dalam metode persediaan fisik, hanya tambahan persediaan dari pembelian saja yang dicatat sedangkan mutasi berkurangnya persediaan karena pemakaian tidak dicatat dalam kartu persediaan. Untuk mengetahui berapa harga pokok persediaan yang masih ada digudang pada akhir periode akuntansi.
Jika metode pencatatan persediaan dibagi menjadi dua, yaitu metode mutasi persediaan dimana setiap mutasi persediaan dicatat dalam kartu persediaan dan metode persediaan fisik dimana hanya tambahan persediaan dari pembelian saja yang dicatat sedangkan mutasi berkurangnya persediaan karena pemakaian tidak dicatat sedangkan
mutasi berkurangnya persediaan karena pemakaian tidak diacatat dalam kartu persediaan.
2.2.3. Perhitungan Fisik Persediaan (stock opname)
Sistem perhitungan fisik persediaan umumnya digunakan oleh perusahaan untuk menghitung secara fisik persediaan yang disimpan di gudang, yang hasilnya digunakan untuk meminta pertanggungjawaban Bagian Gudang mengenai pelaksanaan fungsi penyimpanan dan pertanggungjawaban Bagian Kartu Persediaan mengenai keandalan catatan persediaan yang diselenggarakannya, serta untuk melakukan penyesuaian (adjustment) terhadap catatan persediaan dibagian Kartu Persediaan (Mulyadi, 2001:575).
Menurut Samsul dan Mustofa (1992:399) teknik dari stock opname dibagi menjadi dua, yaitu insidensil yang berarti dilakukan secara mendadak, secara tiba – tiba tanpa pemberitahuan lebih dahulu kepada gudang, dan rutin yang berarti dilakukan secara periodik tertentu, misalnya per tiga bulan, pertahun.
2.2.3.1. Dokumen
Dokumen yang digunakan untuk merekam, meringkas dan hasil perhitungan fisik persediaan (Mulyadi, 2001:576) adalah :
1. Kartu Perhitungan Fisik (Inventory Tag)
Dokumen ini digunakan untuk merekam hasil perhitungan fisik persediaan. Dalam perhitungan fisik persediaan, setiap jenis persediaan dihitung dua kali secara independent oleh penghitung (counter) dan pengecek (checker). Kartu penghitungan fisik dibagi menjadi tiga bagian, yang tiap bagian data dipisahkan satu dengan yang lainnya dengan cara menyobeknya pada waktu proses penghitungan fisik persediaan dilakukan. Contoh: dari kartu perhitungan fisik dapat dilihat pada gambar 2.1
2. Daftar Hasil Perhitungan Fisik (Inventory Summary Sheet)
Dokumen ini digunakan untuk meringkas data yang telah direkam dalam bagian ke-2 kartu perhitungan fisik. Data yang disalin dari bagian ke-2 kartu perhitungan fisik kedalam daftar ini adalah : nomor kartu perhitungan fisik, nomor kode persediaan, nama persediaan, kuantitas dan satuan. Dokumen ini diisi dengan harga pokok per satuan dan harga pokok total tiap jenis persediaan oleh Bagian Kartu Persediaan berdasarkan data yang dicatat dalam kartu persediaan. Contoh : dari kartu perhitungan fisik dapat dilihat pada gambar 2.2
3. Bukti Memorial
Dokumen ini merupakan dokumen sumber yang digunakan untuk membukukan adjustment rekening persediaan sebagai akibat dari perhitungan fisik ke dalam jurnal umum. Data yang digunakan sebagai dasar pembuatan bukti memorial ini adalah selisih jumlah kolom harga pokok total dalam daftar hasil perhitungan fisik dengan saldo harga pokok persediaan yang bersangkutan menurut kartu persediaan.
Berdasarkan uraian tersebut dapat dinyatakan bahwa sistem perhitungan fisik persediaan membutuhkan beberapa dokumen, yaitu : kartu perhitungan fisik untuk merekam hasil perhitungan fisik persediaan, daftar hasil perhitungan fisik untuk meringkas data yang telah direkam dalam bagian ke-2 kartu perhitungan fisik dan dokumen lain yang digunakan adalah bukti memorial yang digunakan untuk membukukan adjustment rekening persediaan sebagai akibat dari perhitungan fisik ke dalam jurnal umum.
2.2.3.2. Catatan Akuntansi
Catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem perhitungan fisik persediaan (Mulyadi, 2001:577) adalah :
1. Kartu Persediaan
Catatan akuntansi ini digunakan untuk mencatat adjustment terhadap data persediaan (kuantitas dan harga pokok total) yang tercantum dalam kartu persediaan oleh bagian kartu persediaan, berdasarkan hasil pehitungan fisik persediaan. Contoh : dari kartu perhitungan fisik dapat dilihat pada gambar 2.3
2. Kartu Gudang
Catatan akuntansi ini digunakan untuk mencatat adjustment terhadap data persediaan (kuantitas) yang tercantum dalam kartu gudang yang diselenggarakan oleh Bagian Gudang, berdasarkan hasil pehitungan fisik persediaan. Contoh : dari kartu perhitungan fisik dapat dilihat pada gambar 2.4
3. Jurnal Umum
Jurnal umum digunakan untuk mencatat adjustment terhadap data persediaan yang tercantum dalam kartu persediaan karena adanya perbedaan antara saldo yang dicatat dalam rekening persediaan dengan saldo menurut perhitungan fisik.
Jadi sistem perhitungan fisik membutuhkan catatan akuntansi berupa kartu persediaan untuk mencatat adjustment terhadap data persediaan yang tercantum dalam kartu persediaan, kartu gudang untuk mencatat adjustment terhadap data persediaan yang tercantum dalam kartu gudang dan jurnal umum untuk mencatat jurnal persediaan karena adanya perbedaan antara saldo yang dicatat dalam rekening persediaan dengan saldo menurut perhitungan fisik.
2.2.3.3. Fungsi yang Terkait
Fungsi yang dibentuk untuk melaksanakan perhitungan fisik persediaan umumnya bersifat sementara, yang biasanya berbentuk panitia atau komite, yang anggotanya dipilih dari karyawan yang tidak menyelenggarakan catatan akuntansi persediaan dan tidak melaksanakan fungsi gudang. Panitia perhitungan fisik persediaan terdiri dari :
1. Pemegang kartu perhitungan fisik. 2. Penghitung.
3. Pengecek.
Menurut Mulyadi (2001:579) fungsi yang terkait dalam sistem perhitungan fisik persediaan adalah :
1. Panitia Penghitungan Fisik Persediaan
Berfungsi melaksanakan perhitungan fisik persediaan dan menyerahkan hasil perhitungan tersebut kepada Bagian Kartu Persediaan untuk digunakan sebagai dasar adjustment terhadap catatan persediaan pada kartu persediaan.
2. Fungsi Persediaan
Dalam sistem perhitungan fisik persediaan, fungsi ini bertanggung jawab untuk :
a) Mencantumkan harga pokok satuan persediaan yang dihitung kedalam hasil persediaan yang dihitung kedalam daftar hasil perhitungan fisik.
b) Mengalihkan kuantitas dan harga pokok persatuan yang tercantum dalam daftar hasil perhitungan fisik.
c) Mencantumkan harga pokok total dalam daftar hasil perhitungan fisik.
d) Melakukan adjustment terhadap kartu persediaan berdasar data hasil perhitungan fisik persediaan.
e) Membuat bukti memorial untuk mencatat adjustment data persediaan dalam jurnal umum berdasarkan hasil perhitungan fisik persediaan.
3. Fungsi Gudang
Dalam perhitungan fisik persediaan, fungsi gudang bertanggung jawab untuk melakukan adjustment data kuantitas persediaan yang dicatat dalam kartu gudang berdasarkan hasil perhitungan fisik persediaan.
Jadi fungsi yang terkait dalam sistem persediaan fisik persediaan adalah panitia perhitungan fisik persediaan terdiri dari pemegang kartu perhitungan fisik, penghitung, dan pengecek; fungsi yang mencantumkan harga pokok satuan persediaan, mengalihkan kuantitas dan harga pokok persatuan, mencantumkan harga pokok total dalam daftar hasil perhitungan fisik, melakukan adjustment terhadap kartu persediaan, dan membuat bukti memorial; fungsi gudang yang bertanggung jawab untuk melakukan adjustment data kuantitas persediaan dalam kartu gudang.
2.2.3.4. Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem
Jaringan prosedur yang membentuk sistem penghitungan fisik persediaan (Mulyadi, 2001:580) adalah :
1. Prosedur Perhitungan Fisik
Dalam prosedur ini tiap jenis persediaan digudang dihitung oleh penghitung dan pengecek secara independent yang hasilnya dicatat dalam kartu penghitungan fisik.
2. Prosedur Kompilasi
Dalam prosedur ini pemegang kartu penghitungan fisik melakukan perbandingan data yang dicatat dalam bagian ke-3 dan bagian ke-2 kartu penghitungan fisik serta melakukan pencatatan data yang tercantum dalam bagian ke-2 kartu perhitungan fisik serta melakukan pencatatan data yang tercantum dalam bagian ke2 kartu perhitungan fisik kedalam daftar penghitungan fisik.
3. Prosedur Penentuan Harga Pokok Persediaan.
Dalam prosedur ini, bagian Kartu Persediaan mengisi harga pokok per satuan tiap jenis persediaan yang tercantum dalam daftar perhitungan fisik berdasarkan informasi dalam kartu persediaan yang bersangkutan serta mengalihkan harga pokok per satuaan tersebut dengan kuantitas hasil perhitungan fisik untuk mendapatkan total harga pokok persediaan yang dihitung.
4. Prosedur Adjustment
Dalam prosedur ini Bagian Kartu Persediaan melakukan adjustment terhadap data persediaan yang tercantum dalam kartu persediaan berdasarkan berdasarkan data hasil perhitungan fisik persediaan yang tercantum dalam daftar hasil perhitungan fisik persediaan.dalam prosedur ini pula Bagian Gudang melakukan adjustment terhadap kuantitas persediaan yang tercatat dalam kartu gudang.
Jadi sistem perhitungan fisik persediaan terbentuk atas prosedur penghitungan fisik yang menghitung dan mengecek tiap jenis persediaan, prosedur kompilasi, prosedur penentuan harga pokok persediaan, dan prosedur adjustment.
2.2.3.5. Bagan Alir Dokumen Sistem Penghitungan Fisik Persediaan
Bagian pemegang kartu penghitungan fisik membagikan 1 lembar kartu Penghitungan Fisik (KPF) yang terdiri dari 3 bagian kepada bagian Penghitungan. Kemudian Bagian Penghitung melakukan penghitungan fisik persediaan dan KPF bagian ke-3 dari dikirim kembali kepada bagian Pemegang Kartu Penghitungan Fisik, sedangkan KPF bagian ke-1 dan bagian ke-2 dikirim kebagian pengecek.
Bagian Pengecek melakukan penghitungan fisik persediaan kedua dan mengisi data hasil penghitungan pada KPF bagian ke-2. kemudian bagian ke-1 digantungkan pada temapat penyimpanan barang gudang
sebagai tanda barang telah dihitung sedangkan bagian ke-2 setelah diterima dari bagian produksi dikirim kembali ke Bagian Pemegang Kartu Penghitungan Fisik untuk dibandingkan dengan KPF bagian ke-3.
Setelah dibandingin, jika KPF bagian ke-2 bagian ke-3 tidak cocok maka harus dilakukan penghitungan kembali. Tetapi jika KPF bagian ke-2 dan KPF bagian ke-3 cocok, maka Bagian Pemegang Kartu Penghitungan Fisik mencatat KPF bagian ke-2 kedalam daftar Hasil Penghitungan Fisik (DHPF) rangkap dua yang dikirim ke Bagian Kartu Persediaan.
Bagian Kartu Persediaan mengisi harga pokok total menggunakan prosedur penentuan harga pokok (Pricing Prosedure). Bagian Kartu Persediaan meminta otorisasi atas DHPF dan membuat bukti memorial.oleh Bagian Kartu Persediaan, Bukti Memorial dikirim ke Bagian Jurnal dan DHPF rangkap satu melalui prosedur adjustment diacatat di Kartu Persediaan dan disimpan menurut tangga. Sedangkan DHPF rangkap dua dikirim ke Bagian Gudang.
Bukti Memorial oleh bagian jurnal diacatat dijurnal umum dan bukti memorial disimpan menurut nomor urut. Terakhir, bagian gudang mencatat DHPF rangkap dua kedalam kartu gudang dan menyimpan DHPF rangkap dua menurut tanggal.
2.3. Management Logistik Perusahaan Retail 2.3.1. Pengertian Logistik
Pengertian dari logistik adalah merupakan suatu ilmu pengetahuan atau seni serta proses mengenai perencanaan dan penentuan kebutuhan, pengadaan barang, penyimpanan, penyaluran, dan pemeliharaan serta penghapusan material atau alat – alat (Subagya, 1995:6).
Logistik merupakan bagian dari instansi yang tugasnya adalah menyediakan bahan atau barang yang dibutuhkan untuk kegiatan operasionalnya instansi tersebut dalam jumlah, kualitas dan pada waktu yang tepat (sesuai kebutuhan) dengan harga serendah mungkin (Aditama, 2007:110).
Menurut Aditama (2007:111) Kegiatan logistik secara umum mempunyai tiga tujuan yaitu :
a) Operasional adalah agar tersedia barang, serta bahan dalam jumlah yang tepat dan mutu yang memadai
b) Keuangan meliputi pengertian bahwa upaya tujuan operasional, dapat terlaksana dengan biaya yang serendah – rendahnya
c) Pengamanan adalah bermaksud agar persediaan tidak terganggu oleh kerusakan, pemborosan, penggunaan, tanpa hak, pencurian dan penyusutan yang tidak wajar lainnya.
Berdasarkan beberapa pengertian diatas dapat disimpulkan bahwa logistik merupakan bagian dari suatu instansi yang tugasnya menyediakan, menyimpan, memelihara, dan mendistribusikan bahan atau barang yang
dibutuhkan untuk kegiatan operasional instansi tersebut dalam jumlah yang tepat pada waktu yang dibutuhkan dalam keadaan yang dapat dipakai, kelokasi dimana ia dibutuhkan dan dengan total biaya terendah.
2.3.2. Fungsi Managemen Logistik
Untuk melaksanakan kegiatan penyediaan, penyimpanan, pemeliharaan, dan penyaluran bahan – bahan untuk kegiatan operasioanal, maka kegiatan logistik tidak dapat mengabaikan fungsi – fungsi dari managemen logistik. Fungsi – fungsi manajemen logistik merupakan suatu proses (Aditama, 2007:115-116) yang terdari dari :
a) Fungsi perencanaan dan penetuan kebutuhan.
Fungsi perencanaan mencakup aktifitas dan menetapkan sasaran – sasaran, pedoman, pengukuran, penyelenggaraan bidang logistik. Penentuan kebutuhan merupakan perincian dari fungsi perencanaan bilamana perlu semua faktor yang mempengaruhi penentuan kebutuhan harus diperhitungkan.
b) Fungsi penganggaran
Merupakan usaha untuk merumuskan perincian penentuan kebutuhan dalam suatu skala standar, yakni skala mata uang dan jumlah biaya dengan memperhatikan pengarahan dan pembatasan yang berlaku terhadapnya.
c) Fungsi pengadaan
Merupakan usaha dan kegiatan untuk memenuhi kebutuhan operasional yang telah digariskan dalam fungsi perencanaan dan penentuan kepada instansi – instansi pelaksana.
d) Fungsi penyimpanan dan penyaluran
Merupakan penerimaan, penyimpanan dan penyaluran perlengkapan yang telah diadakan melalui fungsi – fungsi terdahulu untuk kemudian disalurkan kepada instansi – instansi pelaksana.
e) Fungsi pemeliharaan
Usaha atau proses kegiatan untuk mempertahankan kondisi teknis, daya guna dan daya hasil barang inventaris.
f) Fungsi penghapusan
Usaha untuk menghapus kekayaan (assets) karena kerusakan yang tidak dapat diperbaiki lagi, dinyatakan sudah tua dari segi ekonomis maupun teknis, kelebihan, hilang, susut, dan karena hal – hal lain menurut peraturan perundang – undangan yang berlaku. g) Fungsi pengendalian
Merupakan fungsi inti dari pengelolaan perlengkapan yang meliputi usaha untuk memonitor dan mengamankan keseluruhan pengelola logistik. Dalam fungsi ini diantaranya terdapat kegiatan pengendalian inventarisasi (inventory control) dan expediting yang merupakan unsur – unsur utamanya.
Jadi managemen logistik mempunyai beberapa fungsi yang terdiri dari fungsi perencanaan dan penentuan kebutuhan, fungsi penganggaran, fungsi pengadaan yang merupakan kegiatan untuk memenuhi kebutuhan operasioanal, fungsi penyaluran untuk menyimpan perlengkapan dan menyalurkan pada instansi – instansi pelaksanaan, fungsi pemeliharaan untuk mempertahankan kondisi teknis, daya guna dan daya hasil barang inventaris, fungsi penghapusan yang berupa kegiatan usaha untuk menghapus kekayaan (assets) karena kerusakan yang tidak dapat diperbaiki lagi dan fungsi pengendalian yang meliputi usaha untuk memonitor dan mengamankan keseluruhan pengelola keseluruhan pengelola logistik.
2.3.3. Penilaian Mutu Logistik Perusahaan Retail
Mutu pelayanan logistik diukur dari total biaya yang dikeluarkan dengan prestasi yang dapat dicapai. Pengukuran prestasi adalah menyangkut tersedianya barang, kemampuan dilihat dari waktu pengantaran dan konsistensi, dan mutu dari usaha (Aditama, 2007:119). Jadi kunci bagi prestasi logistik yang efektif adalah mengembangkan usaha yang seimbang antara prestasi pelayanan yang diberikan dengan biaya yang dikeluarkan.
Kunci keberhasilan pelayanan logistik dengan kualitas yang baik adalah dengan melakukan secara terus menerus dalam berbagai keadaan dan sedapat mungkin mencapai hasil yang diharapkan. Untuk itu
diperlukan tenaga yang terampil, sarana dan prasarana yang baik serta sistem monitoring berkala yang memadai. Koordinasi dan pengaturan waktu juga merupakan tugas yang penting yang harus dilakukan dalam pelayanan logistik.
Uraian tersebut menyatakan bahwa mutu logistik dapat dinilai dari usaha dikeluarkan. Sedangkan untuk mencapai prestasi yang baik adalah melalui pelayanan yang baik yang dapat diperoleh dari tenaga yang terampil, sarana dan prasarana yang baik serta sistem monitoring berkala yang memadai, serta koordinasi waktu yang baik.
2.3.4. Peran Logistik di Perusahaan Retail
Perusahaan retail merupakan perusahaan dagang maka peranan logistik sangat penting dalam persediaan barang dagang untuk memenuhi kebutuhan konsumen.
Tanggung jawab logistik menurut Aditama (2007:116) lebih diperluas lagi yaitu :
1. Menjaga kegiatan yang dapat memasok material dan jasa agat tidak terputus
2. Mengadakan pembelian inventaris secara bersaing
3. Menjadwal investasi barang pada tingkat serendah mungkin
4. Mengembangkan sumber pasokan yang dapat dipercaya dan alternatif pasokan lain
5. Mengembangkan dan menjaga hubungan baik dengan bagian – bagian lain
6. Memantapkan integrasi yang maksimal dengan bagian – bagian lain
7. Melatih dan membina pegawai yang kompeten dan termotifasi dengan baik.
Perlu dilakukan inventory control dalam logistik perusahaan retail yang bertujuan menciptakan keseimbangan antara persediaan dan permintaan. Karena itu hasil stock opname harus seimbang dengan permintaan yang didasarkan atas satu kesatuan waktu tertentu misalnya, 3 bulan, 6 bulan atau kurang dari setahun. Secara tegas dapat disampaikan bahwa semua bentuk kegiatan di perusahaan retail memerlukan pelayanan logistik.
Berdasarkan uraian tersebut dapat dinyatakan bahwa logistik berperan dalam penyediaan barang dan jasa dalam jumlah, mutu dan waktu yang tepat dengan harga yang sesuai. Selain itu logistik juga bertanggung jawab untuk menjaga kegiatan-kegiatan yang dapat memasok material dan jasa agat tidak terputus, mengadakan pembelian inventaris secara bersaing, menjadwal investasi barang pada tingkat serendah mungkin, mengembangkan sumber pasokan yang dapat dipercaya dan alternatif pasokan lain, mengembangkan dan menjaga hubungan baik dengan bagian – bagian lain, memantapkan integrasi yang maksimal
dengan bagian – bagian lain, melatih dan membina pegawai yang kompeten dan termotifasi dengan baik.
2.4. Pengendalian Intern
2.4.1. Pengertian Pengendalian Intern
Menurut Dasartha V.Rama – Frederick L.Jones (2008:132) pengendalian intern sebagai terjemahan internal control adalah suatu proses yang dipengaruhi dewan direksi entitas, managemen, dan personel lainnya, yang dirancang untuk memberikan kepastian yang beralasan terkait dengan pencapaian sasaran kategori sebagai berikut ; efektifitas dan efisiensi operasi; keandalan peloran kuangan; dan ketaatan terhadap hukum dan peraturan yang berlaku.
Sedangkan menurut Mulyadi (2001:163) sistem pengendalian intern meliputi struktur organisasi, metode dan ukuran – ukuran yang dikoordinasikan untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi, dan dipatuhinya kebijakan manajemen.
2.4.2. Tujuan Pengendalian Intern
Menurut Mulyadi (2001:163) bahwa tujuan sistem pengendalian intern adalah menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi dan mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen.
Jadi tujuan pengendalian intern adalah menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi dan mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen.
2.4.3. Elemen – elemen pengendalian intern
Menurut Dasartha V.Rama – Frederick L.Jones (2008:134), laporan Committee of Sponsoring Organizations of the Treatway Commission (COSO) mengidentifikasi 5 elemen pengendalian internal yaitu :
1. Lingkungan pengendalian
Mengacu pada faktor – faktor umum yang menetapkan sifat organisasi mempengaruhi kesadaran karyawan terhadap pengendalian.
2. Penentuan resiko
Adalah identifikasi dan analisis resiko yang mengganggu pencapaian sasaran pengendalian internal.
3. Aktifitas pengendalian
Kebijakan dan prosedur yang dikembangkan oleh organisasi untuk menghadapi resiko, aktivitas pngendalian meliputi :
a. Penelaahan kerja
b. Pemisahan tugas
Mencakup pembebanan tanggung jawab untuk otorisasi, pelaksanaan transaksi, dan pemeliharaan asset kepada karyawan yang berbeda – beda
c. Pengendalian aplikasi
Diterapkan pada masing – masing aplikasi Sistem Informasi Akuntansi
d. Pengendalian umum
Pengendalian umum yang berkaitan dengan banyak aplikasi 4. Informasi dan komunikasi
Sistem informasi perusahaan merupakan kumpulan prosedur dan record yang dibuat untuk memulai, mencatat, memproses, dan melaporkan kejadian pada proses entitas. Komunikasi meliputi penyediaan pemahaman mengenai peran dan tanggung jawab individu.
5. Pengawasan
Managemen harus mengawasi pengendalian internal untuk memastikan bahwa pengendalian informasi berfungsi sebagaimana dimaksudkan.
Jadi pengendalian intern yang baik adalah mencakup 5 elemen yaitu Lingkungan pengendalian, penentuan resiko, aktivitas pengendalian yang meliputi penelaah kinerja; pemisahan tugas; pengendalian aplikasi;
dan pengendalian umum, informasi dan komunikasi, yang terakhir adalah pengawasan.
2.4.4. Unsur – unsur Pengendalian Intern
Menurut Mulyadi (2001:164) unsur pokok pengendalian intern adalah:
1. Struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara tegas.
2. sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan yang cukup terhadap kekayaan, utang, pendapatan, dan biaya.
3. Praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit organisasi.
4. Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya.
Sedangkan American Institute of Certified Publik Accuntant (AICPA) tentang pengendalian intern yang dialih bahasa oleh Soemarjo Tjitrosidojo (Samsul dan Mustofa,1992:75) memberikan ciri – ciri suatu sistem pengendalian intern yang memuaskan mencakup hal – hal berikut :
1. Suatu organisasi yang didalamnya terdapat pemisahan yang sesuai di antara berbagai tanggung jawab fungsional.
2. Suatu sistem pengotorisasian (pemberian wewenang) dan prosedur pencatatan yang memadai, untuk memungkinkan pengendalian akunting yang wajar atas harga utang, pendapatan dan biaya.
3. Praktek – praktek yang sehat untuk digunakan (diterapkan) dalam pelaksanaan tugas dan fungsi masing – masing bagian operasi
4. Derajat mutu para pegawai yang cocok dengan tanggung jawab mereka.
Jadi unsur pengendalian intern terdiri dari struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara tegas, sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan yang cukup terhadap kekayaan, utang, pendapatan, dan biaya, Praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit organisasi, karyawan yang bermutu.
2.4.5. Sistem Pengendalian Intern Persediaan
Pengendalian intern terhadap persediaan dapat mencapai efektifitas yang maksimal dalam sistem apabila diterapkan pencatatan yang cermat dan lengkap serta pengkoordinasian kegiatan kepada berbagai tingakat operasi. Menurut Wilson dan Campbell (1986:449) untuk menghindarkan kekurangan dan koreksi persediaan karena kelemahan pengendalian intern, maka dapat diterapkan cara – cara sebagai berikut :
1. Memelihara tempat yang aman bagi bahan
2. Pemindahan bahan baku dari satu lokasi ke lokasi lainnya harus dilakukan sesuai surat permintaan yang telah disetujui oleh yang berwenang
3. Pemisahan tugas sehingga mereka yang menyelenggarakan catatan pembukuan tidak menangani penerimaan ataupun pengeluaran bahan
4. Mengadakan inventarisasi persediaan secara rotasi dan hasilnya direkonsiliasi dengan catatan persediaan
5. Mengharuskan auditor intern untuk melakukan penilaian secara mendalam mengenai sistem pengendalian persediaan
6. Menganalisa catatan persediaan untuk menetapkan setiap kelemahan yang mungkin terjadi
7. Mengevaluasi tenaga kerja yang menangani persediaan dan mengecek latar belakang mereka
8. Melakukan survey periodik mengenai keamanan persediaan dan mengeliminasi kesempatan berbuat curang.
Jadi pengendalian intern terhadap persediaan dapat mencapai efektifitas yang maksimal dalam sistem apabila diterapkan pencatatan yang cermat dan lengkap serta pengkoordinasian kegiatan kepada berbagai tingkat operasi.
2.4.6. Pengendalian Intern Sistem Penghitung Fisik Persediaan.
Unsur pengendalian intern dalam sistem penghitungan fisik persediaan digolongkan ke dalam tiga kelompok (Mulyadi, 2001:581) yaitu :
1. Organisasi
a. Penghitungan fisik persediaan harus dilakukan oleh suatu panitia yang terdiri dari fungsi pemegang kartu penghitungan fisik, fungsi penghitung, dan fungsi pengecek
b. Panitia yang dibentuk harus terdiri dari karyawan selain karyawan fungsi gudang dan fungsi persediaan, karena karyawan di kedua fungsi inilah yang justru dievaluasi tanggung jawabnya atas persediaan.
2. Sistem otorisasi dan Prosedur pencatatan
a. Daftar hasil perhitungan fisik persediaan ditangani oleh ketua panitia penghitungan fisik persediaan
b. Pemindahan bahan baku dari satu lokasi ke lokasi lainnya harus dilakukan sesuai surat permintaan yang telah disetujui oleh yang berwenang
c. Harga satuan yang dicantumkan dalam daftar hasil penghitungan fisik berasal dari kartu persediaan yang bersangkutan
d. Adjustment terhadap kartu persediaan didasarkan ada informasi (kuantitas maupun harga pokok total) tiap jenis persediaan yang tercantum dalam daftar perhitungan fisik.
3. Praktek yang sehat
a. Kartu perhitungan fisik bernomor urut tercetak dan penggunanya dipertanggungjawabkan oleh fungsi pemegang penghitungan fisik
b. Penghitungan fisik setiap jenis persediaa dilakukan dua kali secara independent, pertama kali oleh penghitung dan kedua kali oleh pengecek
c. Kuantitas dan data persediaan yang tercantum dalam bagian ke-3 dan bagian ke-2 kartu penghitungan fisik sebelum data yang tercantum dalam bagian ke-2 kartu penghitungan fisik dicatat dalam daftar hasil penghitungan fisik
d. Peralatan dan metode yang digunakan untuk mengukur dan manghitung kuantitas persediaan harus dijamin ketelitiannya. Jadi uraian tersebut menyatakan bahwa unsur pokok pengendalian pengendalian intern yang ada pada penghitungan fisik persediaan adalah adanya fungsi persediaan, sistem otorisasi yang jelas dan prosedur pencatatan yang benar, serta praktek yang sehat melalui penggunaan dokumen dan catatan yang dipertanggungjawabkan dan pelaksanaan penghitungan fisik yang teliti.
2.5. Kerangka Konseptual
Berkaitan dengan rumusan masalah dan tujuan penelitian, PT. Lee Cooper Indonesia khususnya cabang distributor Surabaya menjadi fokus lokasi dalam melakukan penelitian ini. Penelitian dimulai dengan meneliti formulir dan dokumen yang digunakan.
Dengan meneliti struktur organisasi yang ada, diharapkan peneliti dapat mengetahui wewenang dan tanggung jawab serta rincian pekerjaan pada setiap bagian serta adanya pemisahan fungsi yang jelas supaya tidak terjadi perangkapan tugas.
Prosedur perencanaan dan penentuan kebutuhan barang dagang, prosedur pengadaan barang dagang, prosedur penyimpanan barang dagang, prosedur pendistribusian barang dagang, prosedur penghapusan barang dagang dan prosedur penghitungan fisik persediaan merupakan isi dari sistem akuntansi persediaan barang dagang. Serta formulir dan dokumen yang dalam fungsinya menghasilkan informasi tentang otorisasi wewenang serta apakah pemakaian formulir dan dokumen tersebut sudah memenuhi syarat pelaksanaan sistem pengendalian intern.
Data – data diperoleh melalui sumber data primer dan sumber data sekunder. Sumber data primer merupakan sumber data penelitian yang diperoleh secara langsung dari sumber data asli dengan melalui observasi dan wawancara secara langsung. Sedangkan sumber data sekunder merupakan sumber data penelitian yang diperoleh secara tidak langsung melalui media perantara seperti dokumentasi.
Melalui observasi, wawancara dan dokumentasi, dihasilkan data – data yang berhubungan dengan dirumusan masalah dan tujuan penelitian.setelah itu, dilakukan analisis dan triangulasi dan sehingga dapat disimpulkan hasil analisis dan triangulasi data.
Berdasarkan uraian diatas, akan terlihat bagaimana sistem dan prosedur akuntansi persediaan barang dagang pada PT. Lee Cooper Indonesia. Dan apakah sistem dan prosedur akuntansi persediaan barang dagang tersebut sesuai dengan sistem pengendalian intern yang ada di PT. Lee Cooper Indonesia.
Skema kerangka konseptual evaluasi pelaksanaan sistem dan prosedur akuntansi barang dagang ada pada gambar 2.6.
Gambar 2.6
Kerangka Konseptual Evaluasi Pelaksanaan Sistem dan Prosedur Akuntansi barang dagang
BAB III
PT. Lee Cooper Indonesia
Sistem Akuntansi Barang Dagang Formulir dan Dokumen Struktur Organisasi
Cabang distributor Surabaya
Sumber Data
Sumber Data Primer Sumber Data Sekunder
Observasi Wawancara Dokumentasi Data - data Analisis Data Triangulasi Data
Kesimpulan Hasil Analisi dan Triangulasi Data
BAB III
METODE PENELITIAN
3.1. Jenis Penelitian
Memilih metode yang tepat dalam penelitian, ditentukan oleh maksud dan tujuan penelitian. Berdasarkan tujuan penelitian, metode penelitian yang digunakan adalah penelitian kualitatif dengan studi kasus pada PT. Lee Cooper Indonesia cabang distributor Surabaya. Penelitian kualitatif adalah tradisi tertentu dalam ilmu pengetahuan sosial yang secara fundamental bergantung pada pengamatan manusia dalam kawasannya sendiri dan berhubungan dengan orang – orang tersebut dalam bahasannya dan dalam peristilahnya Kirk dan Miler dalam Moleong (2002:3). Metode kualitatif ini digunakan karena beberapa pertimbangan, yaitu : menyesuaikan metode kualitatif lebih mudah apabila berhadapan dengan kenyataan ganda, metode ini menyajikan secara langsung hakikat hubungan antara responden dengan peneliti, metode ini lebih peka dan lebih dapat menyesuaikan diri dengan banyak penajaman pengaruh bersama dan terhadap pola – pola nilai (Moleong, 2002:5).
Studi kasus merupakan penelitian dengan karakteristik masalah yang berkaitan dengan latar belakang dan kondisi saat ini dari subyek yang diteliti, serta interaksinya dengan lingkungan. Tujuan studi kasus adalah melakukan penyisikan secara mendalam mengenai subyek tertentu untuk
memberikan gambaran yang lengkap mengenai subyek tertentu (Indrianto dan Supomo, 1999:26)
3.2. Lokasi Penelitian dan Situs Penelitian
Lokasi penelitian berkaitan dengan tempat yang dipilih sebagai obyek penelitian. Disini penulis menetapkan PT. Lee Cooper Indonesia sebagai lokasi penelitian. Sedangkan situs penelitian berkaitan dengan letak dimana penelitian dilakukan dari obyek penelitian, dimana penulis menentukan cabang distributor Surabaya yang beralamat di Jalan Bendul Merisi Selatan 1 No.88a sebagai situs penelitian. Periode penelitian dilakukan selama 5 hari pada tanggal 21-25 November 2011.
3.3. Instrumen Penelitian
Sesuai dengan jenis penelitian kualitatif, maka instrument penelitian yang digunakan berupa desain studi yang diuraikan dalam tabel desain studi berikut ini.
Desain Studi Tabel : Desain Studi
Main Research Question 1 : Bagaimana penerapan sistem dan prosedur akuntansi persediaaan barang dagang pada PT. Lee Cooper Indonesia (cabang distributor Surabaya)?
Main Research Question 2 : Apakah penerapan pelaksanaan sistem dan prosedur akuntansi persediaan barang pada PT. Lee Cooper Indonesia sudah sesuai dengan tujuan sistem pengendalian intern?
No. Research Question
List Question Sumber Data Metode Pelaksanaan Praktis Justifikasi 1. Bagaimana penerapan sistem dan prosedur akuntansi persediaan barang dagang pada PT. Lee Cooper Indonesia (cabang distributor Surabaya)? -Apakah ada sistem dan prosedur tersendiri yang mengatur persediaan merchandise? - Berapa kali perencanaan dan penentuan kebutuhan barang dibutuhkan? -Bagaimana cara menentukan jenis merchandise apa saja yang diminta dari konsumen? -Siapa yang mencatat perencanaan nya? -Dokumen di bagian gudang -Para pegawai bagian gudang -Kepala bagian gudang yang digunakan sebagai informan -Analisis dokumen -Wawancara dan observasi -Analisis dilaksanaka n selama 5 hari masing-masing selama 2 jam -Wawancara dilakukan selama 1 jam berbeda dengan observasi yang dilakukan selama 2 jam dengan metode interview -Dari dokumen tersebut diharapkan peneliti bisa mendapatka n gambaran tentang sistem dan prosedur akuntansi persediaan pada PT.Lee Cooper Indonesia? -Dari hasil wawancara dan observasi diharapkan dapat mengetahui sistem dan prosedur akuntansi persediaan PT.Lee Cooper Ind.
-Siapa yang melakukan pengadaan barang? -Kapan diadakan pengadaan barang? -Dalam melakukan pembayaran barang dilakukan secara cash/ kredit? -Kapan jangka waktu /tempo pembayaran? -Siapa yang berperan melakukan pembayaran kepada rekanan? -Sistem apa yang dipakai dalam unit penyimpanan saat keluar masuknya barang? -Bagaimana rpenyimpanan barang yang sudah tidak layak jual (misalnya mengalami robek saat kegiatan
penjualan di lapangan)? -Disetiap barang yang disimpan adakah kartu yang berbeda menurut jenis barang? Apa fungsinya? -Apakah ada tim penghapusan tersendiri di Surabaya? -Cara apa yang digunakan dalam memperlakukan barang yang sudah tidak layak jual? -Siapa yang melakukan prosedur penghapusan barang? -Darimana diketahui bahwa barang tersebut harus dihapuskan? -Seperti apa format berita acara yang dibuat setelah melakukan penghapusan barang? Sumber : Moleong (2002:220)
No. Research Question
List Question Sumber Data Metode Pelaksanaan Praktis Justifikasi 2. Apakah penerapan sistem dan prosedur akuntansi persediaan barang dagang pada PT. Lee Cooper Indonesia (cabang distributor Surabaya) sudah sesuai dengan tujuan sistem pengendal ian intern? -Apakah wewenang dan tanggung jawab setiap bagian telah dilaksanakan dengan kondisi yang ada? -Apakah pemisahan fungsi pada setiap bagian telah dilaksanakan dengan baik? -Apakah perencanaan dan kebutuhan akan barang di PT.Lee Cooper Ind. Telah sesuai dengan apa yang dibutuhkan? -Apakah dalam penyimpanan barang pada PT.Lee Cooper Ind. telah memenuhi standart yang ada? -Apakah perlakuan untuk barang yang sudah tidak layak jual telah
-Dokumen di bagian gudang -Para pegawai bagian gudang -Kepala bagian gudang yang digunakan sebagai informan -Analisis dokumen -Wawancara dan observasi -Analisis dilaksanakan selama 5 hari masing-masing selama 2 jam -Wawancara dilakukan selama 1 jam berbeda dengan observasi yang dilakukan selama 2 jam dengan metode interview -Dari dokumen tersebut diharapkan peneliti bisa mendapatka n gambaran tentang sistem dan prosedur akuntansi persediaan pada PT.Lee Cooper Indonesia? -Dari hasil wawancara dan observasi diharapkan dapat mengetahui sistem dan prosedur akuntansi persediaan PT.Lee Cooper Ind.
dilakukan dengan baik? -Apakah metode perhitungan fisik persediaan yang telah dilakukan sesuai dengan sistem dan prosedur yang ada dapat diterapkan secara efektif dan efisien? -Apakah menurut anda formulir-formulir yang digunakan telah memenuhi standart formulir yang baik? -Apakah urusan administrasi dan keuangan di bagian gudang PT. Lee Cooper Ind. telah terlaksana dengan baik? Sumber : Moleong (2002:220)
3.4. Sumber Data
Sumber data penelitian merupakan faktor penting yang menjadi pertimbangan dalam penentuan metode pengumpulan data, yang terdiri
atas (Indrianto dan Supomo,1999:146) adalah : 1. Sumber Data Primer
Merupakan sumber data yang diperoleh secara langsung dari sumber asli (tidak melalui perantara). Data primer secara khusus dikumpulkan oleh peneliti untuk menjawab pertanyaan penelitian. Dalam penelitian pada PT. Lee Cooper Indonesia, penulis mencari informasi dengan mewawancarai Bapak Ruslan Bambeng selaku Regional Manager dan Ibu Munarsih selaku Kepala Gudang sub-divisi Surabaya. Data primer yang didapat mampu diolah sesuai dengan kehendak si peneliti dalam kaitannya dengan kebutuhan data untuk analisa, tetapi di sisi lain data primer membutuhkan banyak tenaga, waktu dan biaya.
2. Sumber Data Sekunder
Merupakan sumber data penelitian yang diperoleh secara tidak langsung melalui media perantara (diperoleh dan dicatat oleh pihak lain). Proses pengumpulan data sekunder relatif cepat, tetapi dalam memenuhi kebutuhan data yang berkepentingan dengan kepentingan analisa terkadang masih kurang mencukupi sehingga tidak dapat melakukan analisa secara baik. Data sekunder umumnya berupa bukti, catatan, dan laporan historis yang telah tersusun dalam arsip (data documenter) yang dipublikasikan dan yang tidak diplublikasikan
3.5. Teknik Pengumpulan Data
Penulis dalam penelitian ini menggunakan teknik pengumpulandata yang berupa :
1. Wawancara (interview)
Merupakan percakapan dengan maksud tertentu yang dilakukan oleh dua pihak, yaitu pewawancara (interviewer) yang mengajukan pertanyaan dan yang diwawancarai (interviwee) yang memberikan jawaban atas pertanyaan itu (Moleong, 2002:135). Dalam hal ini penulis melakukan wawancara dengan subyek penelitian, yaitu fungsi perencanan, pengadaan, penyimpanan, pendistribusian, penghapusan, dan fungsi pengendalian persediaan.wawancara dilakukan dengan membuat pedoman wawancara. Pedoman wawancara adalah berupa pertanyaan – pertanyaan yang akan penulis ajukan sesuai dengan fokus penelitian dan perumusan masalah yang diteliti sehingga dapat memudahkan penggalian data. 2. Observasi
Merupakan pengumpulan data dengan cara mengadakan pengamatan secara langsung terhadap sistem dan prosedur pengendalian barang dagangan di cabang distributor Surabaya. Secara rinci pengamatan dilakukan terhadap perencanaan dan penentuan kebutuhan akan barang, pengadaan barang dagang, penyimpanan persediaan barang dagang, pendistribusian barang dagang, formulir yang digunakan, serta observasi tentang urusan administrasi dan keuangan di cabang distributor Surabaya.
3. Dokumentasi
Dokumentasi adalah setiap bahan tertulis ataupun film yang tidak dipersiapkan karena adanya permintaan pihak penyidik (Lincoln dan Guba dalam Moleong, 2002:161). Pengumpulan data dilakukan dengan cara melihat atau mengumpulkan laporan – laporan, catatan – catatan, dokumen – dokumen, dan data pendukung lainnya dari sumber – sumber yang mempunyai data yang berkenaan dengan masalah yang diteliti. Peralatan dokumentasi yang dipakai oleh penulis adalah berupa alat – alat tulis, serta tape recorder. Instrument ini bermanfaat untuk mencatat dan merekam informasi yang diperoleh selama melaksanakan penelitian dilapangan.
3.6. Analisis Data
Analisis data merupakan proses mengorganisasikan dan mengurutkan data kedalam pola, kategori dan satuan uraian dasar sehingga dapat ditentukan tema dan dapat dirumuskan hipotesis kerja seperti yang disarankan oleh data (Moleong, 2002:103)
Sebelum menganalisis data, penulis melakukan dua proses kegiatan (Djam’an dan Aan, 2010:91) :
a. Masuk Lapangan
Agar proses perolehan data berjalan baik, maka penulis terlebih dahulu menyiapkan segala sesuatu yang diperlukan baik, yaitu persiapan secara fisik, psikologis dan mental. Secara fisik penulis mempersiapkan diri dari mulai kelengkapan administratif maupun
semua persoalan yang berhubungan dengan setting dan subyek penelitian serta mencari relasi awal. Secara psikologis maupun mental penulis mempersiapkan diri untuk masuk lapangan dengan menata sikap agar tidak bertentangan dengan aturan lapangan. Dalam memasuki lokasi penelitian, penulis menempuh pendekatan formal dan informal serta menjalin hubungan dengan informan.
b. Berada dilapangan
Ketika berada dilokasi penelitian, penulis melakukan hubungan pribadi dan membangun kepercayaan pada informan, baik perorangan maupun kelompok. Untuk dapat sukses berada dalam lapangan serta memperoleh akurasi dan komprehensivitas data penelitian, selain penulis memahami teknik penelitian, penulis juga memliki kamampuan beradaptasi dengan lingkungan yang dilandasi oleh sikap dan perilakunya yang baik dan menyenangkan.
Analisis data yang dilakukan oleh penulis adalah :
1. Mengumpulkan data – data yang berhubungan dengan masalah sistem dan prosedur akuntansi persediaan barang dagangan di kantor cabang distributor Surabaya
2. Mempelajari dan menganalisis struktur organisasi yang diterapkan oleh PT. Lee Cooper Indonesia sehingga demikian dapat diketahui apakah struktur organisasi yang diterapkan telah
mempunyai garis wewenang serta tanggung jawab yang jelas dan tegas
3. Mempelajari dan menganalisis sistem dan prosedur persediaan barang dagang yang diterapkan PT. Lee Cooper Indonesia
4. Mempelajari dan manganalisis formulir, jurnal dan dokumen – dokumen lain yang digunakan dalam sistem dan prosedur persediaan barang. Dengan demikian dapat diketahui apakah formulir – formulir serta dokumen – dokumen tersebut sudah dapat memenuhi syarat dalam kaitannya dengan sistem dan prosedur yang digunakan 5. Menganalisis masalah yang berhubungan dengan
penerapan sistem dan prosedur barang dengan teori – teori yang berhubungan dengan penerapan sistem dan prosedur akuntansi persediaan barang dengan teori – teori yang berhubungan dengan penelitian sehingga ditemukannya kelemahan yang merupakan masalah yang harus dipecahkan 6. Mencari pemecahan masalah yang terjadi untuk
penyempurnaan sistem dan prosedur persediaan barang dagang pada PT. Lee Cooper Indonesia
khususnya pada kantor cabang distributor Surabaya.
3.7. Triangulasi Data
Menurut Moleong (2002:178) Triangulasi adalah teknik pemeriksaan keabsahan data yang memanfaatkan sesuatu yang lain diluar data itu untuk keperluan pengecekan atau sebagai pembanding terhadap data itu. Dalam hal ini, peneliti juga menggunakan metode triangulasi yang diperoleh dengan cara:
1. Membandingkan data hasil pengamatan dengan hasil wawancara
2. Membandingkan keadaan dan prespektif seseorang dengan berbagai pendapat dan pandangan orang
3. Membandingkan hasil wawancara dengan isi suatu dokumen yang berkaitan.
3.8. Teknik Analisis
Berdasarkan triangulasi data yang ada, data – data yang berhubungan dengan masalah sistem dan prosedur akuntansi di PT.Lee Cooper Indonesia tidak hanya dipelajari dan dianalisis saja. Tetapi juga dibandingkan dengan hasil wawancara, keadaan dan prespektif seseorang dengan berbagai pendapat dan pandangan orang. Serta membandingkan
hasil wawancara dengan isi suatu dokumen yang berkaitan yang diterapkan pada PT. Lee Cooper Indonesia.
Teknik yang digunakan untuk menganalisis data dalam penelitian ini adalah analisa deskritif kualitatif. Analisa data menurut Patton adalah proses mengatur urutan data, mengorganisasikannya ke dalam suatu pola kategori dan satuan uraian dasar. Sementara itu Bogdan dan Taylor mendefinisikan analisa data sebagai proses yang merinci usaha formal untuk menentukan tema dan merumuskan tema dan ide seperti yang disarankan oleh data dan sebagai usaha untuk memberikan bantuan kepada tema dan ide tersebut (Moleong, 2002:103)
Berdasarkan data-data yang diperoleh selanjutnya dalam penelitian ini dilakukan analisa data secara kualitatif, artinya data-data yang diperoleh akan dilakukan pemaparan atau interpretasi secara mendalam. Data-data yang ada akan dianalisa sedetail mungkin sehingga diharapkan dapat diperoleh kesimpulan yang memadai mengenai Evaluasi Pelaksanaan Sistem dan Prosedur Akuntansi Persediaan Barang Dagangan Perusahaan Retail PT. Lee Cooper Indonesia.
Menurut Miles dan Huberman (1992:15) proses analisa data pada penelitian kualitatif terdiri dari tiga alur, yaitu :
1. Reduksi Data
Reduksi data adalah proses pemilihan, pemusatan perhatian pada penyederhanaan, pengabstrakkan, dan transformasi data kasar yang muncul dari catatan-catatan tertulis di lapangan yaitu suatu analisis
yang menajamkan, menggolongkan, mengarahkan, membuang yang tidak perlu dan mengorganisasi data dengan cara yang sedemikian rupa sehingga kesimpulan finalnya dapat ditarik dan diverifikasikan.
Jadi dalam tahap ini adalah pengumpulan data dan informasi yang diperlukan mengenai sistem dan prosedur akuntansi persediaan barang dagang pada PT. Lee Cooper Indonesia yaitu dengan melakukan survei secara langsung ke PT. Lee Cooper Indonesia kantor cabang distributor Surabaya. Penulis melakukan wawancara, observasi dan dokumentasi dengan informan terkait. 2. Penyajian Data
Penyajian data merupakan sekumpulan informasi tersusun yang memberi kemungkinan adanya penarikan kesimpulan dan pengambilan tindakan.
Jadi setelah penulis melakukan reduksi data maka data – data yang berhubungan dengan masalah sistem dan prosedur akuntansi di PT. Lee Cooper Indonesia dibandingkan dengan hasil wawancara, keadaan dan prespektif seseorang dengan berbagai pendapat dan pandangan orang. Serta membandingkan hasil wawancara dengan isi suatu dokumen yang berkaitan, sehingga data bisa lebih akurat.
3. Menarik Kesimpulan atau Verifikasi
Dari penyajian data tersebut penulis bisa melihat lagi apakah kelemahan tersebut signifikan, sehingga penulis data mengambil atau menarik kesimpulan dengan memberikan penilaian tentang sistem dan
prosedur akuntansi persediaan barang dagang, yaitu apakah penerapan sistem dan prosedur akuntansi barang dagangan pada PT. Lee Cooper Indonesia telah memadai serta apakah penerapan pelaksanaan sistem dan prosedur akuntansi persediaan barang dagangan pada PT. Lee Cooper Indonesia sudah sesuai dengan sistem pengendalian intern. Serta memberikan rekomendasi bagi perusahaan sebagai bahan pertimbangan untuk perbaikan. Ketiga tahap ini jalin - menjalin pada saat sebelum, selama dan sesudah pengumpulan data dalam bentuk yang sejajar serta merupakan proses siklus dan interaktif.
BAB IV
HASIL DAN PEMBAHASAN
4.1. Penyajian Data
4.1.1. Sejarah Singkat Berdirinya Lee Cooper dan PT. Lee Cooper Indonesia
Bermula di East End London 1908, Lee Cooper merupakan merek denim otentik yang pertama di Eropa. Bisnis ini didirikan oleh Morris Cooper dan sahabatnya Louis Maister. Gagasan pertama dari bisnis mereka adalah membuat baju kerja (workwear) yang akan mereka ekspor dari East End London ke Afrika Selatan, dimana mereka yakin akan ada permintaan besar dari sana.
Pada saat Perang Dunia I tahun 1914, Morris dan Louis juga membuat seragam tentara dengan mempekerjakan 600 orang. Pada masa ini adalah waktu yang sangat sulit namun bisnis tetap berjalan dengan baik. Mereka merupakan salah satu pemasok terbesar seragam militer karena kualitas pakaian yang diproduksi sanagat bagus. Namun, dengan alasan pribadi, Louis memutuskan untuk meninggalkan bisnis mereka dan akhirnya Morris menamai bisnisnya dengan nama Morris Ltd. yang mengkhususkan dalam membuat celana panjang dan jaket denim.
Hingga pada tahun 1939 saat Perang Dunia II dimulai, Morris membagi bisnisnya menjadi dua yaitu pembuat pakaian kerja (workwear) dan pembuat seragam militer.
Ketika Morris Cooper meninggal dalam kecelakaan mobil, bisnis dilanjutkan oleh putranya Harold. Harold Cooper merubah nama bisnis ayahnya dengan memasukan nama istrinya menjadi Lee Cooper. Bisnis berjalan semakin pesat dan Lee Cooper mulai dikenal dunia sebagai brand denim Inggris yang mengusung tema Rock ’N Roll yang mendedikasikan diri sebagai brand fashion yang berjiwa muda.
Keberadaan Lee Cooper di Indonesia dimulai pada tahun 1989 dengan memberikan lisensi kepada PT. KAB (Kushendy Asri Busana). Awalnya, PT. KAB merupakan perusahaan manufaktur yang diberi wewenang untuk desain, market, manufaktur, distribusi atas nama Lee Cooper di Indonesia.
Selama 17 tahun Lee Cooper dikembangkan melalui lisensi di Indonesia. Namun pada tahun 2006, Lee Cooper Group lebih tertarik untuk mengembangkan sendiri mereknya dan menawarkan kepada PT. KAB yang saat itu menjadi pemegang lisensi Lee Cooper di Indonesia, untuk menjual perusahaannya ke Lee Cooper Group. Hal tersebut disambut baik oleh PT. KAB dan sejak saat itu PT. KAB menjadi bagian dari perusahaan Lee Cooper Group dan namanya dirubah menjadi PT. Lee Cooper Indonesia. Dengan ini PT. Lee Cooper Indonesia 100% merupakan subsidiary dari perusahaan Lee Cooper Internasional.
Hingga saat ini, gerai resmi Lee Cooper di Indonesia berjumlah 98 gerai yang tersebar di kota-kota besar di Indonesia seperti : Medan, Jakarta, Bandung, Semarang, Jogjakarta, Surabaya, Bali, Lombok,
