ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM
INFORMASI AKUNTANSI PENJUALAN DAN
PENERIMAAN KAS PADA KOPERASI
SERBA USAHA DHANAMAS
Dewi Milana
Jurusan Sistem Informasi Akuntansi, Fakultas School of IS, Binus University Jl. K.H. Syahdan Gg Keluarga No. 43B Jakarta, 11480
Email : dewimilana.me@gmail.com
Yohana
Jurusan Sistem Informasi Akuntansi, Fakultas School of IS, Binus University Jl. K.H. Syahdan Gg Sandang No. C3 Jakarta, 11480
Email : yoyon_oj3@yahoo.com
Suryanto
Jurusan Sistem Informasi Akuntansi, Fakultas School of IS, Binus University Jl. K.H. Syahdan No. 9. Jakarta 11480
Telp. (021) 5345830, Fax. (021) 530024
suryanto1865@yahoo.com
ABSTRAK
Pada era globalisasi sekarang ini, perkembangan teknologi informasi dirasakan tidak dapat terbendung lagi. Tujuan penelitian ini ialah untuk merancang sebuah sistem informasi akuntansi penjualan kredit, piutang, dan penerimaan kas pada Koperasi Serba Usaha Dhanamas yang dapat mendukung kinerja koperasi dalam memantau dan mengendalikan arus kas masuk, dengan menggunakan sistem yang telah terkomputerisasi sehingga menjadi lebih efektif dan efisien dan juga memudahkan dalam pengambilan keputusan. Metodologi penelitian yang digunakan dalam penyusunan laporan komputerisasi akuntansi ini adalah dengan menggunakan studi pustaka, pengumpulan data, metode analisis dan metode perancangan sistem berorientasi objek (OOAD). Hasil yang dicapai adalah adanya fakta bahwa sistem yang baru mampu mengatasi permasalahan – permasalahan yang dihadapi oleh sistem yang lama, antara lain Koperasi Serba Usaha Dhanamas belum mempunyai sistem penjualan kredit, piutang, dan penerimaan kas yang terkomputerisasi dan semua aktivitas masih dilakukan secara manual sehingga diperlukan sistem terkomputerisasi yang dapat membantu pihak koperasi dalam menjalankan proses bisnisnya. Simpulan dari penelitian yaitu dengan sistem yang baru maka masalah – masalah yang ada dapat diselesaikan dan proses bisnis akan lebih efektif. (DM, Y)
Kata kunci: Analisis, Perancangan, Sistem Informasi Akuntansi, Penjualan, Penerimaan Kas
PENDAHULUAN
Persaingan yang terjadi dalam dunia bisnis membuat setiap bidang usaha harus dapat memanfaatkan sistem informasi yang dibutuhkan untuk menunjang produktivitas koperasi dalam menjalankan proses bisnis yang akan meningkatkan efisiensi dan akurasi pengolahan data dan informasi, termasuk informasi akuntansi. Sistem informasi akuntansi dapat menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan untuk meningkatkan kinerja agar memudahkan dalam pengelolaan informasi keuangan koperasi. Menurut Gelinas dan Dull (2010 : 667), sistem informasi akuntansi adalah subsistem khusus dari sistem informasi yang mengumpulkan, memproses, dan melaporkan informasi yang berhubungan dengan aspek keuangan dari kejadian bisnis.
Menurut penelitian dari salehi, rostami, mogadam dalam Usefulness of Accounting Information System in Emerging Economy: Empirical Evidence of Iran, Vol 2, No 2 (2010) (p.187) :
“Some of the important functions that an accounting information system perform in a business are: collecting and recording data about the activities and transactions; planning; processing the data and turning it into information to be used in decision-making for planning, application and control activities; and carrying out the necessary controls in order to protect the business assets.” Yang artinyafungsi yang dilakukan sistem informasi akuntansi adalah: mengumpulkan dan meyimpan data mengenai aktivitas dan transaksi ; perencanaan; pemrosesan data dan mengubahnya menjadi informasi yang dapat digunakan dalam pengambilan keputusan untuk aktivitas perencanaan, aplikasi dan pengendalian; serta membawa pengendalian yang dibutuhkan dengan tujuan melindungi aset bisnis.
Pada penelitian ini, dikemukakan bagaimana proses bisnis yang berjalan pada KSU Dhanamas, mengidentifikasi masalah yang dihadapi koperasi terkait proses bisnis penjualan dan penerimaan kas, mengidentifikasi kebutuhan informasi koperasi, serta perancangan sistem informasi akuntansi penjualan dan penerimaan kas pada KSU Dhanamas.
Penelitian ini diharapkan dapat menghasilkan sistem informasi akuntansi penjualan dan penerimaan kas yang baik sehingga dapat mengatasi permasalahan yang ada di koperasi serta dapat mendukung proses bisnis dan menyediakan informasi yang berguna melalui laporan – laporan yang dihasilkan untuk mendukung pengambilan keputusan oleh pengurus koperasi.
METODE PENELITIAN
Metode penelitian yang digunakan yaitu :1. Studi pustaka dengan menggunakan teori – teori terkait dengan topik penelitian
2. Studi lapangan dengan menggunakan metode pengumpulan data melalui wawancara dengan sumber terkait serta observasi langsung yang dilakukan di lokasi objek penelitian
3. Metode analisis data yang dilakukan dengan tahapan sebagai berikut : 1. Survey terhadap sistem yang ada.
2. Mengidentifikasi kebutuhan informasi user.
3. Mengidentifikasi sistem yang diperlukan untuk memenuhi kebutuhan informasi pengguna. 4. Penyusunan laporan analisis sistem.
4. Metode perancangan berdasarkan pendekatan Jones & Rama(2008) yaitu perancangan berorientasi Object Oriented Analysis and Design (OOAD) yang dinotasikan dalam bentuk Unified Modeling Language (UML).
HASIL DAN BAHASAN
Koperasi Serba Usaha “DHANAMAS” dididirikan oleh para pengusaha kecil dan menengah pada dekade 2011 yang memberi solusi dalam mengatasi kesulitan untuk mendapatkan bantuan permodalan, karena pada umumnya mereka mengelola usahanya secara tradisional.
Untuk menanggulangi kesulitan tersebut pada tanggal 24 April 2011 di kediaman Bapak I Gusti Made Karmawan, S.Kom.,MM, seorang Dosen dan Pengusaha kecil, diadakan pertemuan yang dihadiri oleh tokoh masyarakat,dan krabat kerja. Mereka sepakat membentuk koperasi yang usahanya dalam bidang simpan pinjam dan perdagangan. Dan atas dasar kesepakatan, koperasi tersebut diberi nama "DHANAMAS" dengan harapan agar dapat memberikan jasa dan manfaat bagi anggota,gerakan koperasi, masyarakat, lingkungan dan pemerintah.
Koperasi Serba Usaha Dhanamas berada di Kabupaten Tanggerang yang berlokasi di Serdang Asri I Blok B 4 No. 12 , RT/RW 31 / 05 Kelurahan Ciakar Kecamatan Panongan ,Kabupaten Tanggerang, Provinsi Banten. Koperasi Dhanamas memiliki Akta Pendirian Nomor : 06 pada tanggal 28 Oktober 2011 yang dibuat dihadapan Notaris INDRA ADITAMA, SH.M.Kn. Koperasi Serba Usaha Dhanamas memulai usaha dengan penjualan sembako, alat elektronik, alat – alat rumah tangga dan simpan pinjam kepada anggota.
Prosedur penjualan dan penerimaan kas pada KSU Dhanamas yaitu sebagai berikut : Bagian Operasional akan menerima pesanan anggota dan membuat Nota Penjualan sebanyak dua rangkap, rangkap 1 untuk Anggota dan rangkap 2 untuk di arsip. Anggota yang memesan barang akan membayar dengan cara kredit dalam jangka waktu yang telah disepakati. Bagian Operasional lalu akan membuat Kartu Pembayaran yang berisi data kredit dan angsuran pembelian barang dan memberikannya beserta Nota Penjualan rangkap 1 ke Anggota. Lalu Bagian Operasional akan membuat Formulir Permintaan Barang. Berdasarkan Formulir Permintaan Barang, Bagian Operasional akan mengecek persediaan barang di
gudang apakah tersedia sesuai pesanan. Bila barang mencukupi, barang akan diberikan ke anggota. Bila barang di gudang tidak mencukupi pesanan anggota maka Bagian Operasional akan memesan barang ke supplier lalu supplier akan melakukan pengiriman barang ke anggota. Setelah mengirim barang, supplier akan menghubungi koperasi untuk mengkonfirmasi bahwa barang telah diterima anggota.
Setiap tanggal jatuh tempo pembayaran kredit, anggota harus melakukan pembayaran sesuai jumlah kredit yang diambil ke koperasi. Anggota harus membawa Kartu Pembayaran dan memberikannya beserta uang pembayaran ke Bagian Accounting. Lalu Bagian Accounting akan menandatangani Kartu Pembayaran sebagai bukti pembayaran kredit anggota dan setelah itu dikembalikan lagi ke anggota untuk dibawa saat pembayaran kredit selanjutnya. Lalu uang penerimaan yang diterima Bagian Accounting akan diberikan kepada manajemen secara langsung di akhir setiap harinya.
Setiap akhir bulan, Bagian Accounting akan membuat Laporan Keuangan dan Jurnal, dan Bagian Operasional akan membuat Laporan Penjualan.
Dokumen yang dihasilkan pada sistem berjalan :
1. Nota Penjualan
Nota penjualan digunakan untuk mencatat transaksi penjualan yang dilakukan oleh anggota. Dokumen ini dibuat oleh Bagian Operasional sebanyak 1 rangkap.
2. Formulir Permintaan Barang
Formulir permintaan barang merupakan dokumen yang digunakan untuk mencatat data anggota yang memesan, barang apa saja yang dipesan, serta jumlah pesanan. Dokumen ini nanti yang akan digunakan untuk pengadaan barang pesanan.
3. Kartu Pembayaran
Kartu pembayaran adalah sebuah tanda bukti yang dibuat untuk mencatat pembayaran kredit yang dibebankan kepada anggota. Kartu pembayaran diberikan kepada anggota dan hanya dibuat sebanyak 1 rangkap oleh Bagian Operasional
Laporan yang dihasilkan pada sistem berjalan : 1. Bagian Operasional
Bagian Operasional bertugas melayani pesanan anggota, membuat Nota Penjualan, melakukan pemesanan atas barang yang dibeli anggota ke supplier, membuat Formulir Permintaan Barang, membuat Kartu Pembayaran serta membuat Laporan Penjualan.
2. Bagian Accounting
Bagian Accounting bertugas menerima pembayaran anggota, menandatangani Kartu Pembayaran anggota serta membuat Laporan Keuangan dan Jurnal.
Dari hasil analisis terhadap sistem berjalan, ditemukan masalah – masalah sebagai berikut :
1. Sistem pencatatan dan pendokumentasian proses
penjualan dan penerimaan yang digunakan saat ini pada koperasi serba usaha Dhanamas masih belum memadai, pengorganisasian data tidak teratur dan keamanan data kurang terjaga.
2. Piutang yang tak tertagih atas penjualan yang
menyebabkan penerimaan kas terhambat.
3. Kurangnya laporan – laporan untuk mendukung proses
bisnis, seperti laporan piutang dan penerimaan kas.
4. Tidak adanya tembusan dokumen pengiriman / Surat
Jalan dari Supplier ke Koperasi pada saat pengiriman hasil penjualan barang ke Anggota.
5. Koperasi Dhanamas saat ini tidak memiliki database
inventori dan pengelolaan gudang penyimpanan untuk mendukung penjualan.
6. Metode pembayaran yang diterima hanya menggunakan
metode pembayaran tunai.
7. Tidak adanya tanda terima penerimaan kas berupa
dokumen yang menjadi bukti terjadi penerimaan kas.
8. Penerimaan kas hasil penjualan tidak langsung disetorkan
ke Bank pada periode tertentu.
Dalam mengatasi masalah – masalah tersebut, identifikasi kebutuhan informasi koperasi antara lain : 1. Dokumen yang Dibutuhkan :
Formulir ini berisi informasi mengenai total biaya penagihan yang diberikan kepada anggota koperasi , termasuk didalamnya jenis pesanan, jumlah pesanan, bunga kredit, serta total uang yang harus dibayar oleh anggota.
b. Surat Kontrak Kredit
Dokumen ini digunakan sebagai persetujuan perjanjian kredit yang dilakukan koperasi dengan Anggota atas pembelian barangnya di koperasi.
c. Bukti Pembayaran
Dokumen ini digunakan sebagai bukti yang akan diterimaoleh anggota bahwa ia telah melakukan pembayaran atas pesanannya ke koperasi.
d. Formulir Setoran Bank
Dokumen ini digunakan sebagai bukti ke manajemen koperasi atas setoran uang penerimaan pembayaran yang telah diterima oleh anggota.
e. Laporan Penerimaan Kas
Laporan ini menyampaikan rangkuman berapa banyak jumlah penerimaan kas dari penjualan dalam periode waktu tertentu.
f. Laporan Piutang
Laporan ini mencatat jumlah piutang usaha atas pembelian oleh anggota untuk periode waktu tertentu.
g. Laporan Setoran Kas
Laporan ini menghasilkan informasi mengenai setoran kas hasil penjualan berdasarkan Bukti Pembayaran. Pada laporan ini dapat diketahui Bukti Pembayaran mana saja yang telah disetorkan dan mana saja yang belum.
h. Jurnal
Jurnal yang mencatat transaksi bisnis penjualan dan penerimaan kas perusahaan. Jurnal yang akan digunakan pada proses penjualan dan penerimaan kas yaitu : jurnal umum, jurnal khusus penjualan dan jurnal khusus penerimaan kas.
Perancangan aplikasi sistem informasi akuntansi penjualan dan penerimaan kas menggunakan software Visual Basic 2010 (VB.NET). Berikut ini merupakan contoh tampilan UI menu utama perancangan aplikasi :
Gambar 1 Tampilan Menu Utama
Perancangan laporan yang dihasilkan menggunakan Crystal Reports. Berikut ini merupakan contoh laporan yang dihasilkan :
Gambar 2 Tampilan print out Laporan Piutang
Usulan penanganan kredit yang diajukan yaitu dengan penentuan limit kredit berdasarkan prinsip 5C yang dinilai melalui kriteria sebagai berikut :
Tabel 1 Kriteria Penentuan Limit Kredit Teori 5 C Pertanyaan Dokumen
Sumber
Jawaban Bobot
Character 1. Sudah pernah menjalani usaha lain sebelumnya 2. Sudah menjalani
usaha selama lebih dari 5 tahun 3. Tidak ada catatan
criminal di Kepolisian 4. Selalu melunasi
piutang pada bank atau lembaga keuangan lainnya tepat waktu
SIUP, KTP 1. Semua benar 2. 3 Jawaban benar 3. 2 jawaban benar 4. 1 jawaban benar 5. Tidak ada jawaban
benar 5 4 3 2 1
Capacity Laba atau penghasilan bersih pelanggan cukup untuk melunasi piutang Laporan keuangan 6 bulan terakhir 1. Laba : >=Rp 6.000.000 2. Laba : Rp 4.500.000– Rp 5.999.000 3. Laba : Rp 3.500.000 – Rp 4.499.000 4. Laba : Rp 2.500.000 – Rp 3.499.000 5. Laba : <=Rp 2.499.000 5 4 3 2 1 Capital Kriteria Tabungan atau
simpanan yang dimiliki pelanggan sebagai berikut. Rekening koran 1. Modal >Rp 10.000.000 2. Modal Rp 7.000.000 – Rp 9.999.000 3. Modal Rp 5.000.000 – Rp 6.999.000 4. Modal Rp 3.000.000 – Rp 4.999.000 5. Modal < Rp 2.999.000 5 4 3 2 1 Collateral Nilai dari aset
pelanggan yang dapat dijadikan jaminan. BPKB, Sertifikat rumah atau kepemilikan lainnya 1. Nilai aset >= Rp 20.000.000 2. Nilai asset Rp 18.000.000 – 19.999.000 3. Nilai asset Rp 16.000.000 – 17.999.000 4. Nilai asset 14.000.000 – 15.999.000 5. Nilai asset < 13.999.000 5 4 3 2 1 Condition Bagaimana kondisi
ekonomi industri di perusahaan pelanggan Laporan keuangan 6 bulan terakhir 1. Sangat baik 2. Baik 3. Sedang 4. Buruk 5. Sangat buruk 5 4 3 2 1 Dan jumlah limit kredit yang diberikan berdasarkan bobot yang diperoleh yaitu :
Tabel 2 Jumlah Limit Kredit Sesuai Bobot Bobot Limit Kredit
25 Rp 20.000.000
15 – 24 Rp 15.000.000 10 – 14 Rp 10.000.000 <9 Rp 5.000.000
Apabila anggota lama ingin meminta penambahan limit kredit, berikut kriteria penilaiannya : Tabel 3 Kriteria Penentuan Penambahan Limit Kredit
Besar Penjualan Nilai Persentase Kenaikan dari Limit Kredit Sebelumnya Rp 200.000.000 5 20 % Rp 150.000.000 – Rp 199.999.000 4 15 % Rp 100.000.000 – Rp 149.999.000 3 10% Rp 50.000.000 – Rp 99.999.000 2 5% 0- Rp 49.999.000 1 0%
SIMPULAN DAN SARAN
Berdasarkan penelitian yang dilakukan pada Koperasi serba usaha Dhanamas mengenai perancangan sistem informasi akuntansi penjualan dan penerimaan kas, dapat diambil kesimpulan :
a. Sistem informasi ini bisa menjadi alat bantu bagi user dalam proses transaksi penjualan dan pengolahan data laporan berupa laporan penerimaan kas dan laporan penjualan.
b. User juga terbantu dalam melakukan pengontrolan proses penjualan barang yang lebih efektif dan efisien.
c. Pengembangan sistem akuntansi penjualan terkomputerisasi pada koperasi serba usaha Dhanamas dengan menggunakan metode pemodelan database dan pemodelan desain interface. Perancangan program aplikasi sistem akuntansi penjualan terkomputerisasi pada koperasi serba usaha Dhanamas terdiri dari menu login, menu transaksi, dan menu laporan mampu menjalankan transaksi penjualan secara cepat dan tepat sehingga menghasilkan informasi yang real time.
Saran yang dapat diajukan demi pengembangan sistem informasi akuntansi koperasi di masa mendatang : a. Sistem informasi yang sudah dibangun untuk transaksi penjualan bersifat normal dan untuk
selanjutnya bisa dikembangkan untuk penambahan fitur pengolahan data penjualan. b. Perancangan sistem akuntansi terkomputerisasi pada koperasi serba usaha Dhanamas dapat
menambahkan beberapa sistem , seperti : sistem akuntansi pembelian atau sistem penggajian untuk kemampuan informasi yang cepat bagi perusahaan.
c. Pengembangan sistem akuntansi penjualan hendaknya dikembangkan dengan menggunakan beberapa perangkat computer menggunakan kabel LAN atau jaringan untuk memanfaatkan aplikasi berjalan secara online pada koperasi serba usaha dan Dhanamas.
REFERENSI
Darudiato, S., (2011). Penerapan Sistem Informasi Untuk Menentukan Kredit Limit Pelanggan Pada Perusahaan Dagang Skala Kecil Dan Menengah, diakses 6 Maret 2013 dari http://repository.upnyk.ac.id/661/1/E-15.pdf
Gelinas U.J., Dull R.B., & Wheeler P. (2010). Accounting Information Systems. (9 edition). United States: South-Western College Pub.
Jones F.L., & Rama D.V. (2008). Accounting Information Systems: A Business Process Approach. (3 edition). United States: South-Western College Pub.
Salehi M., Rostami V., Mogadam A. (2010). Usefulness of Accounting Information System in Emerging Economy: Empirical Evidence of Iran. International Journal of Economics and Finance, Volume 2, No. 2 : 187 – 188, diakses 6 April 2013 dari
http://www.ccsenet.org/journal/index.php/ijef/article/view/5906/4685
RIWAYAT PENULIS
Dewi Milana lahir di kota Jakarta pada 13 Desember 1990. Penulis menamatkan pendidikan S1 di Universitas Bina Nusantara dalam bidang komputer pada 2013.
Yohana lahir di kota Pontianak pada 23 Agustus 1991. Penulis menamatkan pendidikan S1 di Universitas Bina Nusantara dalam bidang komputer pada 2013.
