• Tidak ada hasil yang ditemukan

PERANAN HUBUNGAN MASYARAKAT PADA DINAS PERPUSTAKAAN DAN ARSIP PEMERINTAH PROVINSI SUMATERA UTARA KERTAS KARYA

N/A
N/A
Protected

Academic year: 2022

Membagikan "PERANAN HUBUNGAN MASYARAKAT PADA DINAS PERPUSTAKAAN DAN ARSIP PEMERINTAH PROVINSI SUMATERA UTARA KERTAS KARYA"

Copied!
48
0
0

Teks penuh

(1)

PERANAN HUBUNGAN MASYARAKAT PADA DINAS PERPUSTAKAAN DAN ARSIP PEMERINTAH PROVINSI SUMATERA UTARA

KERTAS KARYA

Diajukan sebagai salah satu persyaratan dalam menyelesaikan Studi untuk memperoleh gelar Ahli Madya ( A.Md. ) dalam Bidang Ilmu Perpustakaan

Disusun Oleh : LULU EMMA S NIM. 142201008

PROGRAM STUDI D III PERPUSTAKAAN FAKULTAS ILMU BUDAYA

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN

2017

(2)

KATA PENGANTAR

Segala puji dan Syukur hanya bagi Tuhan Yesus kristus, hanya oleh karena berkat dan anugerah-Nya yang melimpah serta kasih setia-Nya yang begitu besar, akhirnya penulis dapat menyelesaikan kertas karya ini. Kertas karya ini berjudul

“Peranan Hubungan Masyarakat pada Dinas Perpustakaan dan Arsip Pemerintah Provinsi Sumatera Utara”. Penulisan kertas karya ini bertujuan ntuk memenuhi salah satu syarat dalam menyelesaikan perkuliahan pada Program Studi Perpustakaan, Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara.

Penulis menyadari bahwa dalam kertas karya ini masih banyak terdapat kesalahan dan kekurangan. Hal ini disebabkan karena masih terbatasnya pengetahuan dan pengalaman penulis. Untuk itu penulis mengharapkan kritik dan saran yang membangun agar penulis dapat mengembangkan pengetahuan di kemudian hari.

Penyusunan Kertas Karya ini juga tidak terlepas dari bantuan berbagai pihak, untuk itu penulis mengucapkan terimakasih kepada :

1. Bapak Dr. Budi Agustono, M.S, selaku Dekan Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara.

2. Ibu Hotlan Siahaan, S.Sos, M. I. Kom, selaku Ketua Program Studi Perpustakaan D-III Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara, juga selaku Dosen Pembimbing yang telah meluangkan waktu dan fikiran untuk memberikan bimbingan yang sangat berguna kepada penulis dalam penyusunan kertas karya ini.

(3)

3. Seluruh Staf dan Pengajar atau Dosen Studi Ilmu Perpustakaan Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara.

4. Terimakasih kepada teman-teman seperjuanganku, teman-teman stambuk 014.

Semoga kita menjadi orang yang sukses ya guys.

5. Penulis juga mengucapkan terimakasih kepada Ibu Machraini, S.pd, M.pd selaku kabid humas di Dinas Perpustakaan dan Arsip Pemerintah Provinsi Sumatera Utara yang sangat membantu penulis dalam mengumpulkan data yang diperlukan dalam penyusunan kertas karya ini.

6. Teristimewa kepada kedua orangtuaku, papa tersayang Alm. Mangiring Tua Simangunsong dan mama tercinta Rosmawati Tambun yang selalu ada, yang selalu tulus ikhlas memberikan perhatian, cinta, kasih sayang, doa, dukungan moral dan materil selama ini. Terimakasih telah mengasuh dan mendidik serta mengiringi perjalanan hidupku dengan doa yang tiada henti-hentinya agar aku menjadi orang yang sukses dalam menggapai cita-cita, aku sangat menyanyangi kalian.

7. Penulis mengucapkan terimakasih kepada kakak dan adik penulis Liesthya Nurina Irawati Marlina Simangunsong, Sarah Angraini Paramita Simangunsong, Vidya Trivera Utari Simangunsong dan David Andreas Simangunsong untuk cinta, kasih, sayang, perhatian, dukungan dan semangat dalam menyelesaikan kertas karya ini.

(4)

8. Penulis mengucapkan terimakasih banyak kepada teman-teman The Loves, Samuel Pelawi, Mhd. Fachri Adha, Nampati Surbakti, Putri Sagala, Stella Uli, Tamara Angel, Zahara Eliani, Nurma Khairunnisa, Nadya Meirinka, terkhusus Anna Maria Ginting yang telah banyak membantu dan menemani serta memberikan dukungan dan semangat kepada penulis untuk menyelesaikan kertas karya ini. Sukses bersama ya teman-temanku tersayang.

9. Terimakasih juga kepada teman-teman sebimbinganku yang telah menjadi keluarga baru diperkuliahan ini, terimakasih karna selalu memberikan kritik dan saran, dukungan juga semangat satu sama lain.

10. Untuk alumni stambuk 012, 013, terimakasih telah memberikan motivasi, semangat dan pengalaman selama diperkuliahan ini.

11. Untuk keluarga besarku, opung, tulang dan nantulang, matua dan patua, tante dan pauda, bou dan amangboru, terimakasih kepada kalian yang selalu menyayangiku, mengingatkanku untuk belajar dengan giat, memberikan motivasi, doa dan selalu memberikan semangat. Aku mengasihi kalian.

12. Untuk adikku, Dita Natalya Sitompul terimakasih sudah memberikan penulis dukungan dan semangat serta kritik dan saran yang membangun. Jangan malas kuliah ya sisss! Aku mengasihimu.

13. Untuk sahabatku dari kecil, Olivia Purba terimakasih untuk selalu mendoakanku. Semangat atas cita-cita yang kita impikan yaaaaaa..

14. Untuk semua orang yang selalu mendoakanku, menyanyangiku dan mencintaiku atau bahkan membenciku terimakasih kuucapkan. Tuhan Memberkati.

(5)

Akhir kata penulis berharap semoga kertas karya ini dapat memberikan manfaat, khususnya bagi penulis sendiri dan umumnya bagi pembaca.

Medan, Juli 2017 Penulis,

Lulu Emma S 142201008

(6)

DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR………..i

DAFTAR ISI………....v

BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang………...1

1.2 Tujuan Penelitian………...5

1.3 Ruang Lingkup………...5

1.4 Metode Pengumpulan Data………6

BAB II TINJAUAN PUSTAKA 2.1 Pengertian Hubungan Masyarakat ………...7

2.1.1 Bentuk Hubungan Masyarakat……….8

2.1.2 Media Hubungan Masyarakat……….10

2.1.3 Proses Hubungan Masyarakat……….11

2.2 Tujuan Hubungan Masyarakat………..14

2.2.1 Tujuan Hubungan Masyarakat di Perpustakaan……….14

2.2.2 Tujuan Utama Hubungan Masyarakat di Perpustakaan……….….15

2.3 Fungsi Hubungan Masyarakat………..15

2.3.1 Fungsi Hubungan Masyarakat di Perpustakaan………..18

2.4 Tugas Hubungan Masyarakat………18

2.5 Peran Hubungan Masyarakat………19

2.5.1 Peran Hubungan Masyarakat di Perpustakaan………...21

BAB III PERANAN HUBUNGAN MASYARKAT PADA DINAS PERPUSTAKAAN DAN ARSIP PROVINSI SUMATERA UTARA 3.1 Tujuan Humas pada Dinas Perpustakaan dan Arsip Pemerintah Provinsi Sumatera Utara………..24

3.2 Fungsi Humas pada Dinas Perpustakaan dan Arsip Pemerintah Provinsi Sumatera Utara ……….24

(7)

3.3 Peran Hubungan Masyarakat………25

3.3.1 Peran Humas Sebagai Communicator……….…... 26

3.3.2 Peran Humas Sebagai Relationship……….…...30

3.3.3 Peran Humas Sebagai Back Up Management……….…... 31

3.3.4 Peran Humas Sebagai Corporate Image……….…32

3.4 Kendala/Hambatan Humas pada Dinas Perpustakaan dan Arsip Pemerintah Provinsi Sumatera Utara………..36

BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN 4.1 Kesimpulan………...38

4.2 Saran………..39

DAFTAR PUSTAKA……….40

(8)

BAB I PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Rendahnya minat masyarakat berkunjung ke perpustakaan merupakan sebuah isu yang masih sering kita dengar akhir-akhir ini. Pada akhirnya para pengelola perpustakaan/pustakawan selalu mengkambing hitamkan kurangnya dana, minimnya koleksi, minimnya sarana dan fasilitas perpustakaan yang menjadi penyebab rendahnya minat tersebut. Terkadang mereka lupa atau bahkan melupakan bahwa sering terjadi hubungan yang kurang harmonis antara perpustakaan dengan masyarakat penggunanya, sehingga hal inilah yang terkadang menyebabkan keengganan masyarakat untuk berkunjung dan mengakses layanan perpustakaan.

Keengganan masyarakat untuk datang ke perpustakaan juga dapat disebabkan karena kurangnya publikasi dari perpustakaan kepada masyarakat mengenai apa itu perpustakaan, jasa apa saja yang diberikan, dan manfaat apa yang dapat diperoleh dengan berkunjung ke perpustakaan. Kurangnya publikasi ini dapat menimbulkan persepsi yang salah tentang perpustakaan. Persepsi bahwa perpustakaan hanyalah tempat bagi orang-orang yang haus akan informasi, seperti para ilmuwan, pelajar, dosen dan mahasiswa, sehingga mereka yang tidak termasuk dalam golongan ilmuwan, pelajar, dosen dan mahasiswa enggan untuk datang ke perpustakaan. Padahal saat ini informasi sebenarnya sudah menjadi kebutuhan bagi semua orang. Untuk membangun sebuah perpustakaan yang modern dibutuhkan dana yang besar. Akan tetapi dana yang

(9)

besar tadi hanya akan terbuang percuma jika hal tersebut tidak dibarengi oleh optimalisasi pendayagunaan perpustakaan termasuk tingginya minat pengguna yang mengakses perpustakaan.

Saat ini informasi telah menjadi bagian penting dalam kehidupann manusia, bahkan informasi telah menjadi kebutuhan bagi manusia. Ditengah zaman yang semakin maju, didukung oleh teknologi yang semakin canggih menyebabkan manusia semakin mudah untuk mengakses informasi.

Perpustakaan adalah organisasi nirlaba yang memberikan jasa informasi kepada semua masyarakat yang membutuhkan. Faktanya paradigma masyarakat yang menganggap perpustakaan adalah gudang buku masih saja ada. Maka dari itu perpustakaan perlu untuk melakukan peningkatan citra dan sosialisasi mengenai keberadaan perpustakaan sebagai sumber informasi atau penyedia informasi bagi masyarakat seperti salah satu fungsi perpustakaan itu sendiri.

Sebagaimana organisasi profit, perpustakaan membutuhkan humas dalam usaha meningkatkan citra perpustakaan. Dalam menjangkau khalayak untuk membantu tugas humas dalam membangun citra perpustakaan, maka diperlukan media komunikasi.

Ada beberapa macam media komunikasi, yaitu melalui media percetakan dan internet. Perpustakaan-perpustakaan dan pusat-pusat informasi harus berintegrasi ke dalam metode dengan program yang konsentif seperti perencanaan, sumber dan pengevaluasi sebagai bagian strategi perencanaan pemasaran.

Segala bentuk atau metode komunikasi seperti hubungan masyarakat (humas), jurnalistik, periklanan, dan pameran dituntut untuk menciptakan komunikasi yang

(10)

efektif dan mensyaratkan adanya pertukaran informasi atau pesan serta kesamaan makna antara komunikator dan komunikan.

(Tubb dan Moss, 2000) memberikan batasan komunikasi efektif sebagai terciptanya pengertian, kesenangan, pengaruh pada sikap, hubungan yang semakin baik, dan perubahan perilaku. Dalam suatu proses komunikasi, jika khalayak atau publik tidak mengerti pesan yang disampaikan oleh komunikator maka proses komunikasi tersebut dinyatakan gagal. Kegagalan tersebut disebut sebagai kegagalan proses komunikasi primer.

Hubungan masyarakat (humas) adalah salah satu bentuk komunikasi yang bertujuan menciptakan kerjasama dan hubungan yang harmonis antara suatu lembaga/perusahaan dengan publik, baik publik internal maupun eksternal. Hubungan masyarakat (humas) didefinisikan sebagai manajemen komunikasi antara suatu organisasi dan publiknya (Davis 2003). Secara detail, hubungan komunikasi didefinisikan sebagai komunikasi yang dilakukan oleh suatu organisasi dengan orang- orang yang berkepentingan guna mendapatkan perhatian mereka dengan menggunakan cara-cara yang menguntungkan. Dengan demikian, kedudukan hubungan masyarakat dalam suatu lembaga atau perusahaan adalah sebagai suatu organisasi yang berfungsi sebagai metode untuk membangun kepercayaan publik.

Keberadaan hubungan masyarakat (humas) dalam suatu perpustakaan sangatlah tepat untuk mulai dipikirkan dan diberdayakan dalam upaya membangun hubungan yang harmonis dengan pengguna dan untuk pencitraan (image) perpustakaan.

Kedudukan humas sebagai suatu organisasi (state of being) dan metode komunikasi

(11)

(methods of communication). Kedudukan humas sebagai suatu organisasi dan metode komunikasi sudah saatnya dikembangkan di perpustakaan, karena fungsi utama perpustakaan adalah pelayanan publik yang memerlukan manajemen pelayanan yang bermutu. Dalam menjalankan fungsi pelayanan bermutu tersebut, hubungan masyarakat berperan sebagai penggerak semua subsistem yang ada, termasuk yang terkait dengan perencanaan perpustakaan, pengadaan materi informasi atau bahan pustaka, pengolahan bahan pustaka, dan pelayanan perpustakaan. Menurut Davis (2003), para praktisi humas berperan menghubungkan organisasi dengan publik eksternal dan invidu, membantu subsistem lain dalam organisasi untuk berkomunikasi langsung dengan dunia luar, dan berkomunikasi satu sama lain. Dengan demikian, humas dapat ditemukan pada waktu dan kapan saja pada hampir semua bagian dalam organisasi, baik yang berukuran besar maupun kecil.

Dinas Perpustakaan dan Arsip Pemerintah Provinsi Sumatera Utara mempunyai fungsi bagian humas, meskipun belum berfungsi secara optimal. Hal tersebut disebabkan oleh beberapa faktor, diantaranya pengurus humas yang mempunyai fungsi ganda seperti merangkap sebagai sekertaris, sehingga fungsi bagian humas kurang maksimal dalam kegiatan promosi serta penggunaan media komunikasi humas.

Sesuai dengan uraian diatas maka penulis ingin mengetahui lagi lebih dalam tentang peran hubungan masyarakat (humas) pada perpustakaan, maka penulis menetapkan judul kertas karya ini adalah “PERANAN HUBUNGAN MASYARAKAT PADA DINAS PERPUSTAKAAN DAN ARSIP PEMERINTAH PROVINSI SUMATERA UTARA”.

(12)

1.2 Tujuan Penulisan

Adapun tujuan dari penulisan kertas karya ini adalah :

1. Untuk mengetahui bagaimana peranan hubungan masyarakat (humas) sebagai komunikator (communicator) pada Dinas Perpustakaan dan Arsip Pemerintah Provinsi Sumatera Utara.

2. Untuk mengetahui bagaimana peranan hubungan masyarakat (humas) sebagai pembina hubungan (relationship) pada Dinas Perpustakaan dan Arsip Pemerintah Provinsi Sumatera Utara.

3. Untuk mengetahui bagaimana peranan hubungan masyarakat (humas) sebagai pendukung dalam fungsi manajemen (back up management) pada Dinas Perpustakaan dan Arsip Pemerintah Provinsi Sumatera Utara.

4. Untuk mengetahui bagaimana peranan hubungan masyarakat (humas) sebagai pembentuk citra (corporate image) pada Dinas Perpustakaan dan Arsip Pemerintah Provinsi Sumatera Utara.

1.3 Ruang Lingkup

Sesuai dengan masalah yang dikemukakan, maka ruang lingkup kertas karya ini adalah hal yang menyangkut peranan hubungan masyarakat sebagai komunikator, pembina hubungan, pendukung fungsi manajemen, dan sebagai pembentuk citra di perpustakaan yaitu pada Dinas Perpustakaan dan Arsip Pemerintah Provinsi Sumatera Utara.

(13)

1.4 Metode Pengumpulan Data

Untuk memperoleh dan mengumpulkan data dalam penulisan kertas karya ini penulis menggunakan metode sebagai berikut :

1. Studi Kepustakaan

Penelitian dilakukan dengan cara mempelajari bahan pustaka yaitu buku yang menyangkut dengan topik penulisan kertas karya ini.

2. Observasi

Penulis melakukan peninjauan dan pengamatan langsung ke Dinas Perpustakaan dan Arsip Pemerintah Provinsi Sumatera Utara.

3. Wawancara

Wawancara dilakukan dengan mengajukan pertanyaan secara langsung bagian hubungan masyarakat di Dinas Perpustakaan dan Arsip Pemerintah Provinsi Sumatera Utara.

(14)

BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

2.1 Pengertian Hubungan Masyarakat

Menurut Haris Munandar (1992: 9) menerjemahkan definisi humas dari Frank Jefkins yaitu “humas adalah sesuatu yang merangkum keseluruhan komunikasi yang terencana, baik itu ke dalam maupun ke luar, antara suatu organisasi

Sedangkan R. Sudiro Muntahar (1985: 5) mengartikan “humas sebagai suatu kegiatan usaha yang berencana yang menyangkut itikad baik, rasa simpati, saling mengerti, untuk memperoleh pengakuan, penerimaan dan dukungan masyarakat melalui komunikasi dan sarana lain (media massa) untuk mencapai manfaat dan kesepakatan bersama”.

dengan semua khalayaknya dalam rangka mencapai tujuan-tujuan spesifik yang berlandaskan pada saling pengertian”.

Berdasarkan pendapat di atas pada dasarnya mempunyai pengertian yang sama mengenai humas, yaitu humas merupakan komunikasi yang terencana dengan menggunakan media kepada khalayaknya dan digunakan untuk mencapai tujuan bersama dalam sebuah organisasi.

John E. Marston dalam Modern Public Relation (1979) memberikan definisi yang bersifat umum, yakni:

“Public Relations is planned, persuasive communication designed to influence significant public.”

(15)

Sementara William L. Rivers dan kawan-kawan (dikutip dari makalah Toto Tasmara dalam Seminar Mangerial Skill Work Shop, Labmend, Jakarta, 1990) mendefinisikan public relations sebagai berikut:

“Public Relations is the skilled of communications of ideas to the various publics with the object of producing a desired result... to change the public image of an individual or corporation or to other public attitude toward company policies.”

Berdasarkan pendapat diatas dapat disimpulkan, yaitu humas adalah ahli komunikasi gagasan ke berbagai publik dengan tujuan menghasilkan hasil yang diinginkan, untuk mengubah citra publik individu atau korporasi atau sikap masyarakat lainnya terhadap kebijakan perusahaan.

2.1.1 Bentuk Hubungan Masyarakat

Oemi Aburrachman (1995: 34) membagi hubungan masyarakat kedalam dua bentuk yaitu :

1) Internal Public Relations yaitu sekelompok orang bekerja didalam suatu organisasi. Hubungan terpenting dalam perusahaan atau organisasi adalah karyawan atau staf disemua level. Hubunganya dengan kegiatan internal public relations merupakan kegiatan yang ditujukan untuk publik internal organisasi atau perusahaan.

Publik internal adalah keseluruhan elemen yang berpengaruh secara langsung dalam keberhasilan perusahaan, seperti karyawan, manajer, supervisor, pemegang saham, dewan direksi perusahaan dan sebagainya.

(16)

Melalui kegiatan Internal public relations diharapkan dapat memenuhi kebutuhan dan kepentingan publik internal dari organisasi atau perusahaan. Dengan hubungan yang harmonis antara pihak-pihak yang terkait dalam perusahaan maka akan tercipta iklim kerja yang baik.

2) External Public Relations yaitu komunikasi yang dijalin dengan kelompok orang-orang diluar organisasi. Disini yang dimaksud dengan humas eksernal adalah segenap kegiatan humas yang diarahkan pada khlayak diluar perusahaan (masyarakat, agen, konsumen pemerintah, dan sebagainya), bukannya dalam kalangan perusahaan atau organiasi yang bersangkutan. Hubungan dengan publik diluar perusahaan merupakan keharusan yang mutlak. Karena perusahaan tidak mungkin berdiri sendiri tanpa bekerja sama dengan perusahaan yang lain. Karena itu perusahaan harus menciptakan hubungan yang harmonis dengan publik-publik khususnya dan masyarakat umumnya.

Salah satunya dengan melakukan komunikasi dengan publik ekstern secara informatif dan persuasif. Informasi yang disampaikan hendaknya jujur, teliti dan sempurna berdasarkan fakta yang sebenarnya. Secara persuasif, komunikasi dapat dilakukan atas dasar membangkitkan perhatian komunikan (publik) sehingga timbul rasa tertarik.

B. Suryosubroto (2004: 163) membagi kegiatan hubungan masyarakat eksternal dan kegiatan humas internal sebagai berikut :

(17)

1) Kegiatan Eksternal

a) Secara langsung (tatap muka)

b) Secara tidak langsung (melalui media) 2) Kegiatan Internal

a) Secara langsung (tatap muka)

b) Secara tidak langsung (melalui media tertentu)

Berdasarkan beberapa pendapat tersebut di atas dapat diketahui bahwa hubungan masyarakat dalam suatu lembaga dapat berupa hubungan dengan publik eksternal maupun hubungan dengan publik internal, serta kegiatan yang dilakukan humas dalam menjalankan tugasnya mencakup kegiatan internal yang merupakan kegiatan publisitas kedalam, sasarannya orang-orang yang berada didalam suatu badan atau organisasi, dan kegiatan eksternal yang merupakan kegiatan publisitas keluar yang sasarannya adalah masyarakat diluar organisasi.

2.1.2 Media Hubungan Masyarakat

F. Rachmadi (1992: 87) menjelaskan tentang media komunikasi yang digunakan oleh organisasi public relations meliputi :

1) Media berita (news media) 2) Media siaran (broadcast media)

3) Media komunikasi tatap muka atau komunikasi tradisional.

Selanjutnya menurut Suharsimi Arikunto & Lia Yuliana (2008: 364) ada beberapa media yang dapat digunakan yaitu :

(18)

1) Media Langsung

a) Rapat-rapat formal b) Pekan pindidikan

c) Hari ulang tahun perpustakaan d) Kunjungan ke desa-desa 2) Media Tidak Langsung

a) Media cetak b) Media elektronik

Berdasarkan dua pendapat tersebut, dapat diketahui bahwa pada intinya

media komunikasi merupakan saluran untuk menyampaikan suatu ide atau informasi yang digunakan suatu organisasi hubungan masyarakat terhadap publiknya melalui saluran media komunikasi tertentu maupun secara langsung.

2.1.3 Proses Hubungan Masyarakat

Menurut F. Rachmadi (1992: 111) yang mengutip pendapat dari Cultip dan Center kegiatan hubungan masyarakat (public relations) dilakukan melalui proses sebagai berikut :

1) Penemuan fakta (fact finding)

Seorang praktisi humas harus mengenal gejala dan penyebab permasalahan.

Oleh sebab itu, praktisi humas perlu melibatkan dirinya dalam penelitian dalam pengumpulan fakta. Ia perlu memantau dan membaca tentang pengertian, opini, sikap, dan perilaku orang-orang yang berkepentingan dan terpengaruhi oleh tindakan perusahaan/organisasi. “What’s happening now?” merupakan kata-kata yang

(19)

menjelaskan tahap ini. Seorang praktisi humas harus jeli dalam melihat data dan fakta yang erat sangkut pautnya dengan pekerjaan yang akan digarap. Segala keterangan harus diperoleh selengkap mungkin. Dalam tahap mendefinisikan penilitian, seorang praktisi humas harus mengolah data faktual yang telah ada, mengadakan perbandingan, melakukan pertimbangan, dan menghasilkan penilaian, sehingga dapat diperoleh kesimpulan dan ketelitian dari data faktual yang telah didapat. Proses hubungan masyarakat (humas) tidak sesederhana pengumpulan data dan fakta, namun juga harus mengedepankan pengolahan, penelitian, pengklasifikasian, dan penyusunan data sedemikian rupa sehingga memudahkan pemecahan masalah nantinya.

2) Perencanaan (planning)

Setelah tahap penelitian dan pencarian data, praktisi humas melanjutkan ke tahap perencanaan. Dalam tahap ini, praktisi humas melakukan penyusunan masalah.

Ia melakukan pemikiran untuk mengatasi masalah dan menentukan orang-orang yang akan menggarap masalah nantinya. Perencanaan ini tidak boleh diabaikan, namun harus dipikirkan secara matang karena turut menentukan suksesnya pekerjaan humas secara keseluruhan. Perencanaan disusun atas data dan fakta yang telah diperoleh, bukan berdasarkan keinginan humas. Berdasarkan pada rumusan masalah, dibuat strategi perencanaan dan pengambilan keputusan untuk membuat program kerja berdasarkan kebijakan lembaga yang juga disesuaikan dengan kepentingan publik. Kata kunci dari tahap ini adalah, “What should we do and why?”

(20)

3) Komunikasi (communication)

Komunikasi sering kali dilakukan berdasarkan asumsi pribadi oleh seorang praktisi humas. Akibatnya, tindakan tersebut terkadang membawa hasil yang buruk dan tidak disarankan karena akan berisiko pada citra perusahaan. Tahap ini dilewati untuk mendapatkan jawaban pertanyaan, “How do we do it and say it”. Tujuan dan objektivitas yang spesifik harus dikaitkan untuk mencapai aksi dan komunikasi yang akan dilakukan oleh praktisi humas. Ia harus mampu mengkomunikasikan pelaksanaan program sehingga dapat mempengaruhi sikap publiknya yang kemudian mendorong mereka untuk mendukung pelaksanaan program tersebut. Selain itu, ia juga harus melakukan aksi dan melakukan kegiatan humas sebaik-baiknya. Kegiatan aksi ini merupakan kegiatan komunikasi, selayaknya komunikasi kelompok, komunikasi massa, dan komunikasi organisasional.

4) Evaluasi (evaluation)

Cara untuk mengetahui apakah prosesnya sudah selesai atau belum adalah dengan mengadakan evaluasi atas langkah-langkah yang telah diambil. Tujuan utama dari evaluasi adalah untuk mengukur keefektifitasan proses secara keseluruhan. Pada tahap ini, ia pun dituntut untuk teliti dan seksama demi keakuratan data dan fakta yang telah ada. Akan tetapi, perlu diingat bahwa nama tengah seorang praktisi humas adalah

‘krisis’. Oleh karena itu, setelah selesai satu permasalahan, tidak menutup kemungkinan untuk mendapatkan masalah baru lagi. Dengan demikian, tahap ini juga sebagai acuan perencanaan di masa mendatang. Singkat kata, “How did we do?” menjadi acuan dalam tahap ini.

(21)

Berdasarkan pendapat tersebut, dijelaskannya tentang tahapan-tahapan proses humas, pada intinya hubungan masyarakat (public relations) merupakan proses penemuan fakta dan perencanaan untuk mengetahui situasi dan opini publik dengan cara berkomunikasi kemudian mengevaluasinya untuk mengetahui pengaruhnya terhadap publik.

2.2 Tujuan Hubungan Masyarakat

Pada tahap perencanaan program humas, hal yang pertama yang harus dilaksanakan adalah penetapan tujuan. Frida Kusumastuti (2002: 20) merumuskan tujuan humas sebagai berikut :

a) Terpeliharanya saling pengertian.

b) Menjaga dan membentuk saling percaya.

c) Memelihara dan menciptakan kerjasama.

Berdasarkan pendapat tersebut tujuan humas pada intinya adalah menciptakan dan memelihara hubungan saling percaya dengan publik dalam rangka menjalin kerjasama yang baik.

2.2.1 Tujuan Hubungan Masyarakat di Perpustakaan

Adapun tujuan humas di perpustakaan menurut Nuning Kurniasih (2014) adalah :

1. Komunikasi efektif : Kebijakan humas berimplikasi pada adanya kesamaan pemahaman dalam komunikasi, baik diantara staf perpustakaan maupun antara perpustakaan dengan publiknya.

(22)

2. Sebuah kebijakan berdampak pada follow-up sebuah aksi : pemenuhan kebutuhan informasi, pelayanan perpustakaan sesuai harapan pengguna.

3. Media relations merupakan simbol dari humas (public relation), dalam pembentukan citra atau opini publik tentang perpustakaan.

2.2.2 Tujuan Utama Hubungan Masyarakat di Perpustakaan

Adapun tujuan utama hubungan masyarakat di Perpustakaan menurut Jyotsna Gupta (2011) yaitu:

1. Membangun kesadaran masyarakat akan perpustakaan.

2. Menyoroti keberadaan perpustakaan, dimana perpustakaan berada, ada apa di sana, mengidentifikasi layanan yang dapat membantu masyarakat untuk belajar mandiri secara informal.

3. Memperkaya dan mengembangkan materi-materi yang diambil oleh seseorang dalam pendidikan formal untuk membantu mereka menjadi well- informed.

4. Mengkonstruksi penggunaan waktu santai masyarakat.

5. Menjadi warga Negara yang baik.

6. Menghargai nilai-nilai demokrasi.

7. Meningkatkan pengetahuan teoritis masyarakat akan pekerjaannya.

2.3 Fungsi Hubungan Masyarakat

Berbicara fungsi berarti berbicara masalah kegunaan humas dalam mencapai tujuan organisasi/lembaga. Beberapa buku tentang public relations memberi batasan

(23)

tentang fungsi ini dengan bermacam istilah. Misalnya disebut berfungsi punitif, pretentif, kurativ, dan sebagainya.

Penelitian yang diadakan oleh International Public Relations Association (IPRA) pada tahun 1981 menyimpulkan bahwa pada umumnya fungsi humas masa kini meliputi 15 pokok yaitu:

1. Memberi konseling yang didasari pemahaman masalah prilaku manusia.

2. Membuat analisis "trend" masa depan dan ramalan akan akibat-akibatnya bagi institusi.

3. Melakukan riset pendapat, sikap dan harapan masyarakat terhadap institusi serta memberi saran tindakan-tindakan yang diperlukan institusi untuk mengatasinya.

4. Menciptakan dan membina komunikasi dua-arah berlandaskan kebenaran dan informasi yang utuh.

5. Mencegah konflik dan salah pengertian.

6. Meningkatkan rasa saling hormat dan rasa tanggung jawab sosial.

7. Meningkatkan itikat baik institusi terhadap anggota, pemasok dan konsumen.

8. Memperbaiki hubungan industrial.

9. Melakukan penyerasian kepentingan institusi terhadap kepentingan umum.

10. Menarik calon tenaga yang baik agar menjadi anggota serta mengurangi keinginan anggota untuk keluar dari institusi.

11. Memasyarakatkan produk atau layanan.

12. Mengusahakan perolehan laba yang maksimal.

(24)

13. Menciptakan jadi diri institusi.

14. Memupuk minat mengenai masalah-masalah nasional maupun ternasional.

15. Meningkatkan pengertian mengenai demokrasi.

Dalam buku Public Relations: Teori dan Praktek yang ditulis oleh Djanalis Djanaid (1993) disebutkan dua fungsi PR, yakni fungsi konstruktif dan fungsi koretif.

1. Fungsi Konstruktif

Djanalis menganalogikan fungsi ini sebagai “perata jalan”. Jadi, humas merupakan “garda” terdepan yang di belakangnya terdiri dari “rombongan”

tujuan-tujuan suatu lembaga. Fungsi konstruktif ini mendorong humas membuat aktivitas ataupun kegiatan-kegiatan yang terencana, berkesinambungan yang cenderung bersifat proaktif.

2. Fungsi Korektif

Apabila kita mengibaratkan fungsi konstruktif sebagai “perata jalan”, maka fungsi koretif berperan sebagai “pemadam kebakaran” (Djanalis, 1993).

Artinya, apabila sebuah organisasi/lembaga terjadi masalah-masalah (krisis) dengan publik, maka humas harus berperan dalam mengatasi terselesaikannya masalah tersebut.

Sementara Cutlip and Center mengatakan bahwa fungsi PR meliputi hal-hal berikut:

(25)

1. Menunjang kegiatan manajemen dan mencapai tujuan organisasi.

2. Menciptakan komunikasi dua arah secara timbal balik dengan menyebarkan informasi dari perusahaan kepada publik dan menyalurkan opini publik pada perusahaan.

3. Melayani publik dan memberikan nasihat kepada pimpinan organisasi untuk kepentingan umum.

4. Membina hubungan secara harmonis antara organisasi dan publik, baik internal maupun eksternal.

2.3.1 Fungsi Hubungan Masyarakat di Perpustakaan

Adapun fungsi humas di perpustakaan menurut Nuning Kurniasih (2014) yaitu : 1. Menginformasikan kepada publiknya tentang pelayanan informasi dan segala

sumber daya yang ada di perpustakaan.

2. Menciptakan citra postif perpustakaan.

3. Memaksimalkan peran perpustakaan di masyarakat.

4. Terjalinnya komunikasi yang baik diantara berbagai pihak, terutama yang berhubungan langsung dengan perpustakaan.

5. Meminimalisasi berbagai potensi konflik dengan berbagai pihak, baik internal maupun eksternal.

2.4 Tugas Hubungan Masyarakat

Menurut F. Rachmadi (1992: 23) dijelaskan beberapa tugas pokok humas adalah :

(26)

1) Menyelenggarakan dan bertanggung jawab atas penyampaian informasi/pesan secara lisan, tertulis atau melalui gambar (visual) kepada publik, sehingga publik mempunyai pengertian yang positif atas tujuan serta kegiatan yang dilakukan.

2) Memonitor, merekam, dan mengevaluasi tanggapan serta pendapat umum/masyarakat.

3) Mempelajari dan melakukan analisis reaksi publik terhadap kebijakan perusahaan/lembaga, maupun segala macam pendapat (public acceptance dan non- accaptance).

4) Penyelenggaraan hubungan baik dengan masyarakat dan media massa untuk memperoleh penerimaan publik (public favour), pendapat umum (public opinion) dan perubahan sikap.

Berdasarkan penjelasan tersebut dapat diketahui bahwa tugas pokok dari humas adalah bertanggungjawab atas segala informasi yang diberikan kepada publiknya kemudian menganalisis reaksi publik terhadap suatu lembaga atau organisasi.

2.5 Peran Hubungan Masyarakat

Berbicara mengenai peran hubungan masyarakat, sangat erat hubungannya dengan fungsi humas. Menurut F. Rachmadi (1992: 21) “Fungsi utama public relations adalah menumbuhkan dan mengembangkan hubungan baik antara lembaga/organisasi dengan publiknya, intern maupun ekstern, dalam rangka menanamkan pengertian, menumbuhkan motivasi dan partisipasi publik dalam upaya menciptakan iklim pendapat (opini publik) yang menguntungkan lembaga/organisasi,”

(27)

Selanjutnya Rosady Ruslan (2005: 10) menjelaskan secara rinci empat peran utama hubungan masyarakat adalah sebagai berikut :

a) Sebagai communicator atau penghubung antara organisasi atau lembaga yang diwakili dengan publiknya.

b) Membina relationship, yaitu berupaya membina hubungan yang postif dan saling menguntungkan dengan pihak publiknya.

c) Peranan back up management, yakni sebagai pendukung dalam fungsi manajemen organisasi atau perusahaan.

d) Membentuk corporate image, artinya peranan public relations berupaya menciptakan citra bagi organisasi atau lembaganya.

Berdasarkan pendapat di atas, fungsi utama dari hubungan masyarakat adalah menumbuhkan hubungan baik dengan publiknya baik intern maupun ekstern sehingga tercipta opini publik yang menguntungkan lembaga/organisasi terkait.

Peran hubungan masyarakat terbagi menjadi peran humas sebagai komunikator yaitu melakukan fungsi komunikasi sebagai penyebar berita disisi lain komunikasi berlangsung dalam bentuk penyampaian pesan dan menciptakan opini publik. Peran humas sebagai perantara (mediator), peran humas sebagai pembina relationship khususnya dalam menciptakan saling mempercayai dan saling memperoleh manfaat antara lembaga/organisasi dengan publiknya sebagai target sasaran.

Peran humas sebagai back up management yaitu fungsi public relations melekat pada fungsi manajemen, dalam aktivitas atau operasionalnya dikenal dengan proses public relations yaitu penemuan fakta (fact finding), perencanaan (planning),

(28)

pengkomunikasian (communicating), dan pengevaluasian atau pemantauan (evaluating).

Yang terakhir peran humas sebagai pembentuk citra lembaga/organisasi (corporate image) yang merupakan tujuan akhir dari aktivitas program kerja public relations.

2.5.1 Peran Hubungan Masyarakat dalam Perpustakaan

Perlukah sebuah perpustakaan “Seorang” atau “Sebuah Bagian” Publik Relation (humas)? Sebuah pertanyaan yang mungkin perlu untuk kita kaji lebih jauh. Menurut Soleh Soemirat dan Elvinaro Erdianto (Soemirat, 2004: 3), dibutuhkannya kehadiran Public Relations (humas) dalam suatu organisasi/perusahaan disebabkan oleh berbagai

faktor, yaitu :

1. Dinamika organisasi/perusahaan semakin besar dan berkembang.

2. Terasanya persaingan antara organisasi/perusahaan semakin ketat.

3. Tuntutan, keinginan, dan harapan publik (masyarakat) terhadap pelayanan pemenuhan kebutuhan informasi makin tinggi.

4. Publik (masyarakat) semakin kritis, mereka tidak mau kepentingannya terganggu.

5. Perkembangan teknologi komunikasi yang luar biasa.

6. Besarnya pengaruh opini publik, citra, sikap terhadap keadaan sosial ekonomi, keberadaan, dan stabilitas suatu perusahaan semakin besar.

7. Ditunjang lagi media massa berpengaruh terhadap pembentukan opini publik/citra masyarakat terhadap suatu organisasi /perusahaan.

8. Suatu organisasi/perusahaan tidak mungkin berdiri sendiri tanpa dukungan dan citra publik yang berkaitan dengan aktivitas dan perkembangan organisasi/perusahaan tersebut.

(29)

Dalam era globalisasi seperti sekarang ini, keberadaan Public Relations (humas) dalam suatu perpustakaan sangatlah tepat untuk mulai dipikirkan dan diberdayakan dalam upaya membangun hubungan yang harmonis dengan pengguna perpustakaan dan untuk pembentukan citra (image) perpustakaan. Juga mengingat dinamika lembaga perpustakaan yang akan terus menjadi besar dan berkembang. Publik (masyarakat) pun semakin kritis, mereka tidak mau kepentingan dan kebutuhannya dalam mencari informasi menjadi terganggu.

Kedudukan Public Relations (humas) dapat sebagai suatu bagian/organisasi (state of being) dan metode komunikasi (methods of communication). Kedudukan Public Relations (humas) sebagai suatu bagian/organisasi dan metode komunikasi sudah

saatnya dikembangkan di perpustakaan, karena fungsi utama perpustakaan adalah sebagai pelayan publik yang memerlukan manajemen pelayanan yang bermutu. Dalam menjalankan fungsi pelayanan yang bermutu tersebut, Public Relations (humas) berperan sebagai penggerak semua subsistem yang ada, termasuk yang terkait dengan perencanaan perpustakaan, pengadaan materi informasi atau bahan pustaka, pengolahan bahan pustaka, dan pelayanan perpustakaan. Davis (2003) menyatakan, para praktisi Public Relations (humas) berperan menghubungkan organisasi dengan publik eksternal

dan individu-individu pada publik internal, membantu subsistem lain dalam organisasi untuk berkomunikasi langsung dengan dunia luar, dan berkomunikasi satu sama lain.

Dengan demikian, Public Relations (humas) dapat ditemukan pada waktu dan kapan saja pada hampir semua bagian dalam organisasi, baik yang berukuran besar maupun kecil.

(30)

Perpustakaan mempunyai tugas dan fungsi menghimpun, mencari, mengolah, dan menyediakan informasi serta menyebarkan informasi tersebut kepada masyarakat.

Kegiatan mencari dan menyebarluaskan informasi tersebut berhubungan dengan orang lain sehingga diperlukan komunikasi melalui Public Relations (humas). Selain itu kehadiran Public Relations (humas) di sebuah lembaga perpustakaan adalah untuk memahami dan mengevaluasi berbagai opini publik atau isu publik yang tengah berkembang di masyarakat terhadap suatu lembaga perpustakaan.

Selain menciptakan hubungan yang harmonis serta membangun kepercayaan publik dan citra positif, di perpustakaan Public Relations (humas) juga berperan dalam mengembangkan jasa pelayanan perpustakaan dan promosi perpustakaan, serta membangun kembali opini yang negatif mengenai perpustakaan melalui penjelasan atau pembelaan terhadap pandangan yang kurang baik dari publik dengan cara menyajikan berbagai data, fakta, dan informasi yang sebenarnya.

(31)

BAB III

PERANAN HUMAS PADA DINAS PERPUSTAKAAN DAN ARSIP PEMERINTAH PROVINSI SUMATERA UTARA

3.1 Tujuan Humas di Dinas Perpustakaan dan Arsip Pemerintah Provinsi Sumatera Utara

Dari hasil observasi yang telah dilakukan, kabid humas menjelaskan apa tujuan adanya humas pada Dinas Perpustakaan dan Arsip Pemerintah Provinsi Sumatera Utara yaitu :

1. Menjalin komunikasi yang baik antar pimpinan dan staff, juga dengan pihak luar.

2. Membangun kebersamaan dalam mencapai tujuan yang direncanakan.

3. Menciptakan rasa saling percaya.

4. Mengembangkan minat baca masyarakat.

5. Menciptakan pandangan positif terhadap perpustakaan.

Berdasarkan penjelasan tersebut tujuan humas pada Dinas Perpustakaan dan Arsip Pemerintah Provinsi Sumatera Utara ialah memelihara hubungan saling percaya, menciptakan komunikasi yang baik dengan intern maupun ekstern dengan tujuan menjalin kerjasama yang baik.

(32)

3.2 Fungsi Hubungan Masyarakat di Dinas Perpustakaan dan Arsip Pemerintah Provinsi Sumatera Utara

Dari hasil observasi yang telah dilakukan, kabid humas menjelaskan apa fungsi adanya humas pada Dinas Perpustakaan dan Arsip Pemerintah Provinsi Sumatera Utara yaitu :

1. Sebagai informasi kepada pihak intern dan ekstern.

2. Sebagai pengikat dan pemersatu antar pihak intern dan ekstern.

3. Sebagai sumber informasi kepada publik tentang pelayanan dan kegiatan yang ada di perpustakaan.

4. Terjalinnya komunikasi yang baik terhadap pihak intern maupun ekstern.

5. Sebagai pendukung peran perpustakaan di masyarakat.

6. Terciptanya citra positif pada perpustakaan.

Berbicara fungsi berarti berbicara masalah kegunaan humas dalam mencapai tujuan yang direncanakan. Berdasarkan penjelasan tersebut humas pada Dinas Perpustakaan dan Arsip Pemerintah Provinsi Sumatera Utara telah mencapai tujuan, terlihat dari fungsi yang dikemukakan oleh kabid humas. Namun dengan demikian kabid humas tetap menjaga serta meningkatkan fungsi maupun peran humas di Dinas Perpustakaan dan Arsip Pemerintah Provinsi Sumatera Utara untuk mendapatkan perubahan yang lebih baik lagi.

3.3 Peran Hubungan Masyarakat

Rosady Ruslan (2005: 10) menjelaskan secara rinci empat peran utama hubungan masyarakat adalah sebagai berikut:

(33)

1) Sebagai Communicator atau penghubung antara organisasi atau lembaga yang diwakili dengan publiknya.

2) Membina relationship, yaitu berupaya membina hubungan yang positif dan saling menguntungkan dengan pihak publiknya.

3) Peranan back up management, yakni sebagai pendukung dalam fungsi manajemen organisasi atau perusahaan.

4) Membentuk corporate image, artinya peranan humas berupaya menciptakan citra bagi organisasi atau lembaganya.

3.3.1 Peran Hubungan Masyarakat sebagai Komunikator (Communicator)

Dari hasil wawancara yang telah dilaksanakan terhadap bagian humas Dinas Perpustakaan dan Arsip Pemerintah Provinsi Sumatera Utara menjelaskan bahwa yang menjalankan peran humas sebagai komunikator adalah pengurus-pengurus humas.

Dalam pemilihan pengurus humas haruslah memenuhi karakteristik yang dibutuhkan sebagai pengurus humas yang baik. Hal tersebut tampak pada jawaban yang diberikan bagian humas Dinas Perpustakaan dan Arsip Pemerintah Provinsi Sumatera Utara yang mengatakan bahwa :

“untuk pengurus humas kami menetapkan kriteria dalam pemilihan pengurus humas diantaranya minimal memiliki kemampuan menjalin hubungan baik (humas relations), dan wawasan yang luas...”

Dari pernyataan tersebut dapat diketahui bahwa seorang pengurus humas harus memiliki kriteria diantaranya yaitu kemampuan dan keterampilan dalam berkomunikasi yang baik dan benar, agar tujuan dalam penyampaian informasi dapat tercapai, yaitu

(34)

publik sebagai penerima informasi (komunikan) mempunyai pengertian yang sama dengan humas sebagai komunikator terhadap informasi yang disampaikan, sehingga publik dapat memberikan respon atau tanggapan (feed back) kepada penyampai informasi (komunikator).

Seorang pengurus humas yang menjalankan perannya sebagai komunikator harus memiliki kemampuan menjalin hubungan baik dengan publiknya (human relations) baik publik internal maupun eksternal, kemampuan menjalin hubungan baik

sangat diperlukan dalam pelaksanaan kegiatan-kegiatan humas karena terjalinnya hubungan yang harmonis merupakan langkah awal dalam proses penyampaian informasi.

Peran humas sebagai komunikator di Dinas Perpustakaan dan Arsip Pemerintah Provinsi Sumatera Utara diwujudkan ke dalam berbagai teknik, cara maupun kegiatan kehumasan, yang nantinya kegiatan-kegiatan tersebut dilaksanakan dalam mencapai suatu tujuan yaitu membentuk opini publik internal maupun eksternal yang postif terhadap perpustakaan.

1. Peran Humas Sebagai Komunikator Untuk Publik Internal a) Rapat Formal

Proses penyampaian informasi kepada publik internal perpustakaan dilakukan melalui rapat rutin yang diadakan setiap hari senin pagi. Setiap diselenggarakannya rapat rutin ini harus dihadiri oleh kepala dinas, kabid-kabid layanan dan juga semua pihak yang berhubungan di Dinas Perpustakaan dan Arsip Pemerintah Provinsi Sumatera Utara. Informasi atau hal-hal yang disampaikan dalam rapat rutin biasanya

(35)

mengenai tentang kendala apa saja yang dihadapi kabid layanan dalam melakukan program kerja dan memo kepala dinas kepada setiap kabid yang ada. Selain untuk membahas kegiatan-kegiatan tersebut rapat ini juga digunakan untuk menyampaikan kebijakan-kebijakan baru yang dikeluarkan oleh pemerintah pusat maupun oleh kepala dinas.

Rapat rutin juga dijadikan media komunikasi untuk sharing antara staf, karyawan dan kepala dinas satu sama lain atau serta penyampaian pendapat sebagai masukan yang berguna bagi perkembangan Dinas Perpustakaan dan Arsip Pemerintah Provinsi Sumatera.

b) Penyampaian Aspirasi

Menyampaikan aspirasi staf pegawai maupun kabid layanan kepada pimpinan dan dinas-dinas lain. Humas dalam hal ini menyampaikan atau mendiskusikan dengan para kepala dinas apa saja yang humas dapatkan dari masukan masyarakat, baik secara langsung, ataupun melalui media massa. Dalam hal ini teknologi sangat membantu karena setiap hal yang terjadi baik itu masukan dari masyarakat ataupun komplein tentang pelayanan, bisa dengan cepat dikonfirmasi kepada para top leader lewat kabag humas melalui telepon.

c) Melakukan Analisis

Melakukan analisis dari data yang didapatkan dari media massa ataupun pengamatan secara langsung tentang kegiatan perencanaan kepada pimpinan.

Humas dalam hal ini, melakukan analisis dan memberi masukan kepada pimpinan.

Dan solusi tersebut disampaikan melalui media massa.

(36)

d) Menyajikan Informasi

Menyajikan informasi kepada pimpinan. Dalam hal soal kegiatan perencanaan kegiatan, humas harus secara cepat melaporkan informasi mengenai kegiatan ataupun kejadian yang terjadi di kawasan Dinas Perpustakaan dan Arsip Pemerintah Provinsi Sumatera Utara. Khususnya dalam hal ini mengenai pelayanan di Dinas Perpustakaan dan Arsip Pemerintah Provinsi Sumatera Utara.

2. Peran Hubungan Masyarakat Sebagai Komunikator untuk Publik Eksternal a. Memberikan Penerangan

Secara eksternal humas berperan dalam memberikan penerangan pada masyarakat terhadap setiap program/kegiatan yang diadakan Dinas Perpustakaan dan Arsip Pemerintah Provinsi Sumatera Utara serta memberi respon terhadap setiap kritik dan saran dari masyarakat tentang kegiatan maupun pelayanan yang dilakukan.

b. Melakukan Sosialisasi

Humas berperan dalam melakukan sosialisasi atas program/kegiatan Dinas Perpustakaan dan Arsip Pemerintah Provinsi Sumatera Utara yang saat ini berjalan dengan menggunakan media massa sebagai sarana, baik itu surat kabar, brosur, media sosial, maupun media elektronik.

Sosialisasi yang dilakukan salah satunya adalah membuat perlombaan dengan pemberian hadiah kepada setiap pemenang yang berkualitas, pesertanya adalah seluruh Provinsi Sumatera Utara. Media massa yang digunakan humas untuk memberitahukan publik atas adanya kegiatan ini adalah dengan media sosial, pengumuman/ surat edaran kepada setiap daerah, dan brosur. Kegiatan ini dilakukan agar menumbuhkan keinginan

(37)

atau minat baca masyarakat khususnya di Sumatera Utara, juga menciptakan citra positif pada perpustakaan sehingga masyarakat dapat memanfaatkan adanya perpustakaan dengan baik.

3.3.2 Peran Hubungan Masyarakat sebagai Pembina Hubungan (Relationship) Peran humas sebagai pembina relationship merupakan upaya untuk menjalin hubungan baik serta kerjasama dengan publik, dalam rangka menciptakan opini publik yang positif terhadap perpustakaan. Menjalin hubungan sangat penting dalam kaitannya dengan pembentukan citra positif perpustakaan. Hubungan yang baik dengan publik internal maupun eksternal perpustakaan merupakan langkah awal untuk selanjutnya menjalin kerjasama dalam rangka melaksanakan kegiatan-kegiatan kehumasan Dinas Perpustakaan dan Arsip Pemerintah Provinsi Sumatera Utara untuk meningkatkan citra perpustakaan.

Hubungan yang baik dengan pihak perpustakaan se-Provinsi yang ditandai dengan terjalinnya kerjasama dalam kegiatan-kegiatan yang sering dilaksanakan maupun dihadiri. Hubungan dengan masyarakat juga terjalin baik, terlihat dalam komunikasi rutin yang diadakan Dinas Perpustakaan dan Arsip Pemerintah Provinsi Sumatera Utara melalui kegiatan yang diselenggarakan. Dinas Perpustakaan dan Arsip Pemerintah Provinsi Sumatera Utara selain menjalin hubungan yang harmonis dengan publiknya baik publik internal maupun publik eksternal perpustakaan.

Peran humas Dinas Perpustakaan dan Arsip Pemerintah Provinsi Sumatera Utara dalam membina hubungan baik dengan publik internal maupun eksternal perpustakaan diwujudkan melalui berbagai kegiatan. Kegiatan yang dilakukan maupun dihadiri oleh

(38)

Dinas Perpustakaan dan Arsip Pemerintah Provinsi Sumatera Utara sedikit banyaknya adalah :

1. Kegiatan IPI, yaitu menyatukan tujuan perpustakaan seluruh Sumatera Utara.

Kegiatan ini membahas tentang tujuan apa yang ingin dicapai, merencanakan apa kegiatan yang akan dibuat kedepannya, setelah itu mendiskusikan perubahan-perubahan apa yang harus dilakukan. Kegiatan ini diselenggarakan oleh Dinas Perpustakaan dan Arsip Pemerintah Provinsi Sumatera Utara di setiap tahunnya. Kegiatan ini menggunakan media surat kabar sebagai pemberitaan kepada publik, pemberian undangan dari Dinas Perpustakaan dan Arsip Pemerintah Provinsi Sumatera Utara ke daerah- daerah, juga pemeberitaan melalui radio.

2. Mengadakan perlombaan setiap tahun, seperti lomba mengarang cerita pendek yang mengarah kepada suatu daerah yang belum pernah di publikasikan, sehingga dapat menumbuhkan kreatifitas masyarakat tentang suatu daerah. Perlombaan ini diselenggarakan ditingkat kabupaten kota dengan memberikan informasi melalui brosur dan media sosial.

3.3.3 Peran Hubungan Masyarakat sebagai Back Up Management

Peran humas sebagai back up management merupakan peran pendukung dalam fungsi manajemen, peran ini sangat berfungsi dengan baik di Dinas Perpustakaan dan Arsip Pemerintah Provinsi Sumatera Utara, karena dengan adanya humas dapat memberikan informasi tentang kegiatan apapun yang berhubungan dengan perpustakaan

(39)

baik intern maupun ekstern. Peran humas sebagai back up management juga sebagai penemuan fakta, perencanaan, pengevaluasian atau pemantauan. Dengan adanya humas di perpustakaan maka manajemen yang ada diperpustakaan dapat terkoordinir dengan baik.

3.3.4 Peran Hubungan Masyarakat sebagai Corporate image

Peran humas sebagi pembentuk citra (corporate image) merupakan peran humas Dinas Perpustakaan dan Arsip Pemerintah Provinsi Sumatera Utara yang bertujuan untuk meningkatkan citra perpustakaan dimata publik. Proses komunikasi yang dilakukan humas Dinas Perpustakaan dan Arsip Pemerintah Provinsi Sumatera Utara dengan pihak internal maupun eksternal bertujuan untuk menciptakan hubungan yang harmonis dalam rangka membentuk opini publik yang positif terhadap perpustakaan.

Citra merupakan suatu yang abstrak namun dampaknya dapat dirasakan secara nyata. Citra positif perpustakaan dapat mendorong pihak-pihak eksternal maupun internal untuk memberikan dukungan dalam rangka pencapaian tujuan serta visi misi perpustakaan. Dengan citra positif yang dimiliki, diharapkan agar publik dapat memberikan dukungan bagi kelangsungan organisasi yang bersangkutan. Citra perpustakaan terbentuk berdasarkan pengetahuan dan informasi-informasi yang diterima seseorang, oleh karena itu jika perpustakaan menginginkan citra yang positif dari publiknya, maka perpustakaan tersebut terlebih dahulu harus memberikan pengetahuan dan informasi secara detail kepada publiknya.

Dari data-data yang telah diperoleh, dapat diketahui bahwa Dinas Perpustakaan dan Arsip Pemerintah Provinsi Sumatera Utara berusaha untuk mensosialisasikan,

(40)

memperkenalkan diri kepada publik internal maupun eksternal perpustakaan, sehingga publik mengetahui keberadaan serta menambah pengetahuan masyarakat mengenai Dinas Perpustakaan dan Arsip Pemerintah Provinsi Sumatera Utara. Perpustakaan mengharapkan dengan adanya pengetahuan publik mengenai Dinas Perpustakaan dan Arsip Pemerintah Provinsi Sumatera Utara selanjutnya dapat terbentuk opini publik yang positif terhadap perpustakaan yang nantinya akan berdampak pada citra perpustakaan yang positif pula.

a. Peran Humas Sebagai Pembentuk Citra Untuk Publik Internal 1) Menciptakan Suasana Nyaman di Perpustakaan

Pelaksanaan peran humas sebagai pembentuk citra perpustakaan dilakukan dengan cara menciptakan suasana atau kondisi yang senyaman mungkin dilingkungan perpustakaan. Dengan suasana atau kondisi yang nyaman di perpustakaan maka pengunjung/pengguna serta staff pegawai akan merasa senang dan tenang dalam menjalankan tugas dan kewajibannya masing-masing, dengan rasa yang demikian mereka rasakan maka dengan sendirinya mereka akan terbentuk menjadi informan- informan yang menguntungkan bagi pihak perpustakaan, salah satunya mereka semakin rajin keperpustakaan dan mereka akan menceritakan atau memberi kesan-kesan yang baik kepada publik eksternal yang positif tentang Dinas Perpustakaan dan Arsip Pemerintah Provinsi Sumatera utara.

2) Pelayanan Terhadap Publik

Bentuk pelayanan yang berkiatkan memberi dan melayani dipilih humas Dinas Perpustakaan dan Arsip Pemerintah Provinsi Sumatera Utara sebagai salah satu upaya

(41)

untuk membentuk citra positif perpustakaan. Pelayanan yang diberikan perpustakaan terhadap publiknya berupa penyampaian informasi yang dibutuhkan masyarakat baik komunikasi secara langsung maupun tidak langsung dengan waktu pelayanan. Kiat ini dihimbau oleh Kepala Dinas Perpustakaan dan Arsip Pemerintah Provinsi Sumatera Utara untuk dijalankan oleh bagian bidang kehumasan dalam rangka meningkatkan peran humas sebagai pembentuk citra perpustakaan dalam rangka meningkatkan citra Dinas Perpustakaan dan Arsip Pemerintah Provinsi Sumatera utara.

b. Peran Humas Sebagai Pembentuk Citra Untuk Publik Eksternal 1) Bakti Sosial

Kegiatan humas dalam menjalankan perannya sebagai pembentuk citra positif Dinas Perpustakaan dan Arsip Pemerintah Provinsi Sumatera Utara diwujudkan melalui bakti sosial dengan masyarakat. Kegiatan tersebut dimaksudkan humas untuk menunjukkan partisipasi warga perpustakaan dalam kegiatan kemasyarakatan dalam upaya membentuk opini publik yang positif. Kegiatan tersebut dilaksanakan dengan mengirimkan partisipasi staf pegawai dalam kegiatan-kegiatan bakti sosial yang diadakan masyarakat.

2) Partisipasi Dalam Kegiatan Masyarakat

Upaya humas dalam melaksanakan perannya sebagai pembentuk citra positif Dinas Perpustakaan dan Arsip Pemerintah Provinsi Sumatera Utara juga diwujudkan melalui partisipasi perpustakaan kedalam berbagai macam kegiatan kemasyarakatan.

Kegiatan-kegiatan tersebut meliputi partisipasi dalam perayaan HUT RI di dalam masyarakat dan bakti sosial.

(42)

3) Pembuatan Kartu Anggota Ekspres

Dinas Perpustakaan dan Arsip Pemerintah Provinsi Sumatera Utara mengikuti kegiatan di Pekan Raya Sumatera Utara setiap tahunnya. Kegiatan yang dilakukan sebagai pembentuk citra perpustakaan adalah dengan adanya pembuatan kartu anggota ekspres. Dari hasil yang didapat kegiatan tersebut sangat mempengaruhi bertambahnya anggota Dinas Perpustakaan dan Arsip Pemerintah Provinsi Sumatera Utara.

3) Penggunaan Media Komunikasi

Pelaksanaan peran humas sebagai pembentuk citra dalam upaya meningkatkan citra Dinas Perpustakaan dan Arsip Pemerintah Provinsi Sumatera Utara tidak terlepas dari media komunikasi yang digunakan dalam pelaksanaan kegiatan kehumasan. Dalam pelaksanaan kegiatan-kegiatannya, humas Dinas Perpustakaan dan Arsip Pemerintah Provinsi Sumatera Utara menggunakan beberapa macam media komunikasi baik media komunikasi secara langsung maupun tidak langsung, yaitu :

1. Media Komunikasi Langsung

Media komunikasi langsung yang digunakan humas Dinas Perpustakaan dan Arsip Pemerintah Provinsi Sumatera Utara kepada publiknya berupa kegiatan-kegiatan seperti rapat formal, hari ulang tahun perpustakaan nasional, dan dengan memberikan layanan khusus.

2. Media Komunikasi Tidak Langsung

Media komunikasi tidak langsung merupakan sarana dalam melaksanakan

kegiatan komunikasi kehumasan diantaranya meliputi kalender, brosur, telepon, surat resmi, dan E-mail.

(43)

Berdasarkan data yang diperoleh dapat disimpulkan bahwa Dinas Perpustakaan dan Arsip Pemerintah Provinsi Sumatera Utara menggunakan beberapa macam media dalam pelaksanaan kegiatannya. Media komunikasi yang digunakan Dinas Perpustakaan dan Arsip Pemerintah Provinsi Sumatera Utara dirasa kurang lengkap dan optimal jika disesuaikan dengan perkembangan teknologi yang ada.

3.4 Kendala/Hambatan dalam Peranan Hubungan Masyarakat Dinas Perpustakaan dan Arsip Pemerintah Provinsi Sumatera Utara

Dalam membangun citra Dinas Perpustakaan dan Arsip Pemerintah Provinsi Sumatera Utara tentunya tidak terlepas dari adanya kendala dan hambatan. Berdasarkan hasil observasi menunjukkan bahwa kendala humas dalam meningkatkan citra Dinas Perpustakaan dan Arsip Pemerintah Provinsi Sumatera Utara diantaranya: 1) fungsi humas belum berfungsi secara maksimal karena pengurus humas mempunyai fungsi ganda yaitu merangkap dibidang lain, 2) terbatasnya waktu yang dimiliki pengurus humas yang kadang tidak dapat melayani publik eksternal secara maksimal, 3) kurangnya komunikasi antara organisasi dan masyarakat, sehingga tercipta komunikasi satu arah antara perpustakaan dan masyarakat/pengguna dan pada akhirnya perpustakaan tidak tahu keinginan masyarakatnya.

Namun demikian pihak perpustakaan melakukan upaya untuk mengatasi kendala tersebut yaitu: 1) pembuatan agenda pada setiap pengurus humas agar pengurus humas dapat menjalankan dengan baik tugas sebagai bidang lain dan bisa peran sebagai humas, 2) rapat rutin dijadikan media komunikasi dengan publik internal antara humas, staff karyawan, dan Kepala Dinas untuk bertukar pendapat yang berguna bagi perkembangan

(44)

Dinas Perpustakaan dan Arsip Pemerintah Provinsi Sumatera Utara, 3) hubungan perpustakaan dengan masyarakat harus dilakukan secara terus menerus, sehingga masyarakat tidak beranggapan bahwa perpustakaan tidaklah penting, 4) perpustakaan harus memberikan informasi yang terpadu kepada masyarakat, sehingga masyarakat mengetahui seluruh program-program yang diadakan perpustakaan

(45)

BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN

4.1 Kesimpulan

Berdasarkan hasil observasi yang dilakukan oleh penulis, maka penulis memberikan kesimpulan yaitu Dinas Perpustakaan dan Arsip Pemerintah Provinsi Sumatera Utara mempunyai peran humas yang sudah terlaksana dengan baik. Peran humas pada perpustakaan ini juga sangat berfungsi dalam penerimaan informasi baik terhadap intern maupun ekstern. Maka, peranan humas pada Dinas Perpustakaan dan Arsip Pemerintah Provinsi Sumatera Utara adalah sebagai berikut :

1. Peran humas sebagai komunikator di Dinas Perpustakaan dan Arsip Pemerintah Provinsi Sumatera Utara adalah agar dapat memberikan informasi kepada publk intern maupun ekstern dengan baik dan benar, agar tujuan dalam penyampaian informasi dapat tercapai, sehingga publik dapat memberikan respon atau tanggapan terhadap informasi yang didapat.

2. Peran humas sebagai Pembina hubungan di Dinas Perpustakaan dan Arsip Pemerintah Provinsi Sumatera Utara adalah dengan selalu menjalin hubungan baik serta kerjasama dengan publik baik intern maupun ekstern dalam rangka melaksanakan kegiatan-kegiatan kehumasan perpustakaan tersebut.

3. Peran humas sebagai back up management Dinas Perpustakaan dan Arsip Pemerintah Provinsi Sumatera Utara adalah sebagai peran pendukung dalam fungsi manajemen, karena dengan adanya humas dapat memberikan informasi tentang kegiatan apapun yang berhubungan dengan perpustakaan baik intern

(46)

maupun ekstern. Peran humas sebagai back up management juga sebagai penemuan fakta, perencanaan, pengevaluasian atau pemantauan. Dengan adanya humas di perpustakaan maka manajemen yang ada diperpustakaan dapat terkoordinir dengan baik.

4. Peran humas sebagai pembentuk citra Dinas Perpustakaan dan Arsip Pemerintah Provinsi Sumatera Utara yaitu berusaha untuk mensosialisasikan, memperkenalkan diri kepada publik internal maupun eksternal perpustakaan, sehingga publik mengetahui keberadaan serta menambah pengetahuan masyarakat mengenai Dinas Perpustakaan dan Arsip Pemerintah Provinsi Sumatera Utara. Perpustakaan mengharapkan dengan adanya pengetahuan publik mengenai Dinas Perpustakaan dan Arsip Pemerintah Provinsi Sumatera Utara selanjutnya dapat terbentuk opini publik yang positif terhadap perpustakaan yang nantinya akan berdampak pada citra perpustakaan yang positif pula.

4.2 Saran

Berdasarkan kesimpulan di atas, penulis memberikan beberapa saran sebagai berikut :

1. Tetap menjaga komunikasi yang baik antar publik baik intern maupun ekstern.

2. Lebih up to date dalam memberikan informasi kepada publik.

3. Sebaiknya pengurus humas fokus kepada satu bidang pelayanan saja, tidak merangkap di bidang lain, agar humas dapat berfungsi secara maksimal.

4. Meluangkan waktu agar dapat melayani publik intern maupun ekstern secara maksimal.

(47)

DAFTAR PUSTAKA

Abdurrachman, Oemi. 1995. Dasar-dasar Public Relations, Bandung : PT. Citra Aditya Bakti.

Arikunto, Suharsimi dan Lia Yuliana. 2008. Manajemen Pendidikan, Yogyakarta:

Aditya Media Yogyakarta.

Cutlip dan Center. 1996. Hubungan Masyarakat (yang diterjemahkan dan dikutip oleh F. Rachmadi), Bandung: PT Remaja Rosdakarya.

Davis. 2009. Perpustakaan dalam Perspektif Public Relations : Jurnal Perpustakaan Pertanian Vol. 18, Nomor 12.

Davis, A. 2003. Everything You Should Know About Public Relations, Jakarta:

Gramedia.

Djanalis, Djanaid. 1993. Public Relations Teori dan Praktik, Malang: Indopurels.

Efendy, Onong Uchjana. 1986. Hubungan Masyarakat, Bandung: PT Remaja Karya.

Jefkins, Frank. 1996. Public Relations, Jakarta: Erlangga.

Juliana, Yuri. 2015. Hubungan Masyarakat Intern dan Ekstern.

http://julianayuri27.blogspot.co.id/2015/10/makalah-humas-publik-relation- internal-html

Kurniasih, Nuning. 2014. Fungsi Public Relations di Perpustakaan.

http://academia.edu/6187191/fungsi_public_relations_di_perpustakaan

Kusumastuti, Frida. 2002. Dasar-dasar Hubungan Masyarakat, Jakarta: Ghalia `Indonesia.

Marston, John E. 2016. Modern Public Relations, New York: MC GrawHill.

Muntahar, Sudiro. 1985. Hubungan Masyarakat Fungsi dan Peranan Manajemen, Yogyakarta: Andi Offset.

Murniaty. 2011. Peran Public Relations dalam Lembaga Perpustakaan dan Manfaatnya bagi Perpustakaan.

Rachmadi, F. 1992. Public Relation dalam Teori dan Praktek, Jakarta: Gramedia Pustaka Utama.

(48)

Rivers, William L. 1990. Definisi Public Relation (dikutip dari Makalah Toto Tasmara dalam Seminar Mangerial Skill Work Shop, Labmend, Jakarta).

Ruslan, Rosady. 2005. Manajemen Public Relation dan Media Komunikasi (Konsepsi dan Aplikasi), Jakarta: PT. Raja Garfindo Persada.

Soemirat, Soleh dan Elvinaro Erdianto. 2004. Dasar-dasar Publik Relations, Bandung:

Remaja Rosda Karya.

Stewart, L. Tubbs dan Sylvia Moss. 2000. Human Communication Konteks-konteks Komunikasi (terjemahan), Bandung: PT. Remaja Rosdakarya.

Yulianti. 2009. Public Relations di Perpustakaan, Mengapa Tidak?

https://www.scribd.com/doc/4027912/public-relations-di-perpustakaan- mengapa-tidak.

Referensi

Dokumen terkait

Makna Nama dalam Bahasa Nusantara: Sebuah Kajian Antropolinguistik. Bandung:

Didapatkan hasil penelitian adalah ekstrak buah belimbing manis (Averrhoa carambola) tidak memiliki daya antibakteri yang kuat sehingga tidak dapat menghambat

Sistem operasi yang diinstall pada server adalah Linux Ubuntu 14.04 dengan repository lokal untuk penginstalan paket-paket yang mendukung pembuatan sistem keamanan

b.Penelitian difokuskan pada jenis nama dalam masyarakat Batak Karo yang terdapat di Kecamatan Juhar.a. c.Penelitian ini difokuskan pada kategorisasi makna nama orang yang

Perhitungan Tunjangan Tambahan yang dimiliki oleh Dinas Sosial Kota.. Salatiga kurang efektif karena masih menggunakan perhitungan

Kondisi dinding rumah terbuat dari papan dan tidak rapat memudahkan nyamuk untuk masuk ke dalam rumah, dan terdapatnya genangan air di sekitar rumah merupakan tempat

Terkhusus kepada kekasih Angga Satri Hardiansyah S.T dan sahabat-sahabat penulis yaitu Pestaria, Juli, Anggun dan teman-teman stambuk 2013 Program Studi Sastra Indonesia yang

pernah mengalami abortus sebelumnya, usia kehamilan kurang dari 12 minggu, tidak bekerja dan pendidikan terakhir.. SD, SLTP dan SLTA dibandingkan dengan ibu yang tidak