Saat user (manajer) memilih nomor PO pada Daftar Purchase Order akan muncul detail PO. Di bagian bawah PO ini terdapat tombol Approve untuk memberikan persetujuan kepada PO tersebut. Tombol ini juga berfungsi untuk mengirimkan PO ke Supplier. Tombol Reject berfungsi untuk menolak PO tersebut.
Gambar 4.14
Rancangan Layar Menu Purchase Order Staff Pembelian
Saat user (staff pembelian) memilih nomor PO pada Daftar Purchase Order akan muncul detail PO. Dibagian bawah PO ini terdapat tombol Pesan Lagi
yang digunakan apabila di kemudian hari terdapat pemesanan dengan jumlah dan jenis barang yang sama, sehingga user tidak perlu membuat PO baru, hanya nomor PO-nya saja yang berubah.
Gambar 4.15
Rancangan Layar Menu Purchase Order Ekspedisi
Saat user (ekspedisi) memilih nomor PO pada Daftar Purchase Order akan muncul detail PO. Pada bagian bawah PO ini terdapat tombol Terima yang digunakan oleh bagian ekspedisi saat barang tersebut datang. Tombol Terima akan membawa user ke Layar Menu Form Penerimaan Barang.
User dapat kembali ke Menu Daftar Purchase Order dengan memilih menu Kembali ke Daftar PO.
Gambar 4.16
Rancangan Layar Menu Form Penerimaan Barang
Layar Menu Form Penerimaan Barang akan muncul saat User (ekspedisi) menekan tombol Terima pada layar Menu Purchase Order. Pada Form ini pada bagian atas terdapat field Receipt# yang berisi nomor penerimaan dan field PO# yang berisi nomor PO yang sesuai dengan nomor PO pada Menu Purchase Order. Kemudian user mengisikan jumlah barang yang diterima di kolom Kuantitas yang Diterima. User menekan tombol Simpan untuk mengakhiri proses penerimaan. Data-data barang yang diterima akan disimpan dalam Layar Menu Persediaan Barang Gudang. Untuk kembali ke Menu Daftar Purchase Order user dapat memilih menu Kembali ke Daftar PO.
4.1.5.5 Rancangan Layar Menu Bukti Penerimaan Barang
Gambar 4.17
Rancangan Layar Menu Daftar Bukti Penerimaan Barang
Menu ini berisi Daftar Bukti Penerimaan Barang. Sehingga melalui menu ini user dapat memeriksa barang mana saja yang sudah diterima berdasarkan PO yang sudah ada. Oleh karena itu, untuk mengetahui barang yang sudah terkirim user memasukan nomor PO yang ingin diperiksa pada field PO# lalu menekan tombol Cari user juga bisa melakukan pencarian berdasarkan nomor penerimaan dengan cara mengisi field Receipt#, atau
apabila user ingin melihat berdasarkan tanggal pengiriman, user dapat memilihnya melalui combo box lalu menekan tombol Cari. Selanjutnya pada tabel Daftar Purchase Order dibawahnya. Adapun kolom-kolom yang terdapat di tabel ini adalah kolom PO#, kolom Tanggal Pemesanan, kolom Tanggal Penerimaan, kolom Nomor Vendor, kolom Nama Supplier, kolom Nama Penerima, kolom Harga, dan kolom Status yang menunjukan apakah barang yang datang lengkap sesuai pesanan atatu tidak. Adapun dalam Daftar Purchase Order ini akan ditampilkan beberapa PO sesuai yang dicari dalam rentang tanggal yang ditentukan. Atau hanya satu PO sesuai yang dicantumkan dalam field PO#. Untuk melihat detail PO tersebut user dapat melakukannya dengan memilih nomor PO dalam tabel Daftar Purchase Order, user juga dapat melihat detil penerimaan barang berdasarkan nomor penerimaan. Saat user memilih nomor PO atau nomor penerimaan yang terdapat di dalam Daftar Purchase Order, user akan dihadapkan dengan menu Detil Penerimaan Barang.
Gambar 4.18
Rancangan Layar Menu Detil Penerimaan Barang
Rancangan Layar Detil Perenimaan Barang hampir sama dengan tampilan Layar Menu Purchase Order, hanya saja ada penambahan kolom pada tabel daftar barang. Yaitu kolom Tanggal Terima yang menunjukkan tanggal penerimaan barang. Dan status barang yang terkirim. Apakah sudah lengkap atau belum. Untuk kembali ke Menu Daftar Bukti Penerimaan Barang. User dapat memilih menu Kembali ke Daftar PO pada bagian bawah.
4.1.6 Rancangan Layar Menu Persediaan
Gambar 4.19
Rancangan Layar Menu Persediaan
Pada Layar Menu Persediaan terdapat Menu Persediaan Barang Gudang dan Menu Update Stock Barang.
4.1.6.1 Rancangan Layar Menu Persediaan Barang Gudang
Gambar 4.20
Rancangan Layar Menu Persediaan Barang Gudang
Menu Persediaan Barang Gudang digunakan oleh bagian ekspedisi untuk memeriksa jumlah persediaan barang yang tersedia di gudang pada saat itu. Untuk memeriksa barang yang diinginkan user dapat melakukan pencarian berdasarkan nomor SKU barang, dan berdasarkan nama barang dengan cara merubah kategori pencarian pada combo box Category. Setelah itu user memasukkan nomor SKU atau nama barang pada field di sebelahnya, kemudian menekan tombol Cari. Nama Barang Yang dicari akan ditampilkan pada tabel dibawahnya. Untuk lebih memudahkan pencarian maka disediakan link pada setiap judul kolom untuk mengurutkan data secara ascending atau descending. Adapun tabel ini berisi kolom SKU, Nama Barang, Jumlah Stock, Satuan, Harga, Stock Minimum dan Stock Maksimum. Untuk melakukan update pada jumlah
stock yang tertera secara manual, user dapat melakukannya dengan memilih nomor SKU yang diinginkan pada kolom SKU.
4.1.6.2 Rancangan Layar Menu Update Stock Barang
Gambar 4.21
Rancangan Layar Menu Update Stock Barang
Menu Update Stock Barang digunakan oleh bagian ekspedisi untuk melakukan update jumlah stock barang secara manual. Misalnya saat terjadi barang hilang, atau barang kadaluarsa. Apabila User mengakses Menu Update Stock Barang dari Menu Persediaan Barang Gudang maka User tidak perlu memilih lagi barang yang hendak diupdate jumlah stocknya. User hanya tinggal melakukan perubahan pada jumlah. Tetapi apabila User mengakses Menu Update Stock Barang dari Menu Persediaan, maka pertama-tama User harus memilih SKU atau Nama Barang yang
hendak di update dengan cara yang sama saat melakukan pencarian di Menu Persediaan Barang Gudang. Setelah barang yang hendak diupdate ditemukan, user kemudian melakukan perubahan jumlah persediaan pada field Jumlah kemudian memilih satuannya. Untuk mengupdate kemudian User menekan tombol Ubah yang akanmembawa User kembali ke Menu Persediaan Barang Gudang.
4.1.7 Rancangan Layar Menu Laporan
Gambar 4.22
Rancangan Layar Menu Laporan
Pada Layar Menu Laporan terdapat menu Laporan Pembelian yang terdiri dari Menu Laporan Pembelian Bulanan dan Menu Laporan Pembelian Harian. Selain itu terdapat pula Menu Laporan Persediaan yang terdiri dari Menu Laporan Persediaan Bulanan dan Menu Laporan Persediaan Harian.
4.1.7.1 Rancangan Layar Menu Laporan Pembelian Bulanan
Gambar 4.23
Rancangan Layar Menu Laporan Pembelian Bulanan
Menu Laporan Pembelian Bulanan digunakan untuk melihat pembelian yang dilakukan dalam satu bulan. Untuk menampilkan laporan pembelian pada bulan yang diinginkan. User memilih Bulan dan Tahun yang diinginkan pada combo box Bulan di bagian atas kemudian menekan tombol Cari. Laporan Pembelian akan ditampilkan pada tabel dibawahnya. Adapun tabel ini berisi kolom Tanggal, Total Harga, dan Status Pengirimannya, apakah Lengkap atau Tidak Lengkap. Untuk melihat detail pembelian pada hari yang diinginkan User dapat memilih tanggal yang diinginkan pada kolom tanggal.
4.1.7.2 Rancangan Layar Menu Laporan Pembelian Harian
Gambar 4.24
Rancangan Layar Menu Laporan Pembelian Harian
Menu Laporan Pembelian Harian menampilkan laporan pembelian yang lebih spesifik. User dapat mengakses Menu Laporan Pembelian Harian ini dari Menu Laporan Pembelian Bulanan, atau langsung melalui Menu Laporan. Apabila user mengakses menu ini dari Menu Laporan, maka User pertama-tama harus memasukkan tanggal, bulan, dan tahun yang diinginkan pada combo box Tanggal, kemudian menekan tombol Cari. User tidak perlu melakukan hal ini apabila User mengakses melalui Menu Laporan Pembelian Harian. Laporan pembelian akan ditampilkan dalam tabel dibawahnya. Adapun tabel ini berisi kolom PO, No Vendor, Tanggal, Total Harga, dan Status Pengiriman apakah Lengkap atau Tidak Lengkap. Nomor-nomor PO berupa link untuk menunjukkan detil PO yang bersangkutan.
4.1.7.3 Rancangan Layar Menu Laporan Persediaan Bulanan
Gambar 4.25
Rancangan Layar Menu Laporan Persediaan Bulanan
Laporan Persediaan Bulanan menampilkan data-data persediaan barang dari hari ke hari dalam satu bulan. Untuk menampilkan laporan persediaan barang yang diinginkan User memasukkan nomor SKU pada field SKU lalu memilih bulan dan tahun pada combo box Bulan, kemudian menekan tombol Cari. Data persediaan barang akan ditampilkan dalam tabel dibawahnya. Tabel ini terdiri dari kolom Tanggal, SKU, Nama Barang, Jumlah Stock, Satuan, Stock Minimum, Stock Maksimum. Tanggal pada kolom Tanggal merupakan sebuah link untuk melihat detail persediaan barang pada tanggal tersebut dalam Laporan Persediaan Harian.
4.1.7.4 Rancangan Layar Menu Laporan Persediaan Harian
Gambar 4.26
Rancangan Layar Menu Laporan Persediaan Harian
Laporan Persediaan Harian menampilkan data persediaan barang yang lebih detil daripada Laporan Persediaan Bulanan. Didalam Laporan Persediaan Harian User dapat melihat berapah jumlah persediaan yang berkurang dan bertambah dalam kolom Penambahan Stock dan kolom Pengurangan Stock. Menu ini dapat di akses melalui Laporan Persediaan Bulanan, yaitu dengan cara memilih tanggal pada kolom Tanggal dalam Menu Persediaan Bulanan, dengan cara ini User tidak perlu memasukkan nomor SKU dan tanggal. Apabila user mengaksesnya langsung dari Menu Laporan maka pertama-tama User harus memasukkan nomor SKU pada field SKU lalu memilih tanggal yang diinginkan kemudian menekan tombol Cari.
4.1.8 Rancangan Layar Menu Error
Gambar 4.27
Rancangan Layar Menu Error
Tampilan layar ini akan muncul saat user memasuki sebuah halaman yang berada diluar hak akses user tersebut.
4.2 Rancangan Layar yang Diusulkan untuk Pemasok
4.2.1 Rancangan Layar Menu Login Pemasok
Gambar 4.27
Rancangan Layar Menu Login Pemasok
Pada Layar Log In, User memasukan User Name dan Password pada tempat yang telah disediakan, setelah itu pengguna dapat memilih apakah hendak log in sebagai Matahari atau sebagai Pemasok. Sistem akan mengenali username yang dimasukkan, apakah User tersebut Log In sebagai staff Matahari atau sebagai Pemasok. Setelah itu User menekan tombol Log In untuk masuk ke menu Home.
4.2.2 Rancangan Layar Menu Home Pemasok
Gambar 4.28
Rancangan Layar Menu Home Pemasok
Layar Menu Home untuk pemasok hampir sama dengan Layar Menu Home Matahari. Perbedaannya hanya pada Menu Utama, yang hanya terdiri dari dua menu, yaitu Menu Edit Profil dan Menu Cek PO. Selain itu di bagian bawah juga terdapat Inbox yang menunjukkan jumlah PO yang diterima. Angka didalam tanda kurung merupakan jumlah Total PO didalam inbox, sedangkan angka diluar tanda kurung menunjukkan jumlah PO baru yang belum diperiksa. Angka ini juga berupa link yang menuju Layar Menu Daftar Purchase Order. Menu-menu lain seperti Log Out Ubah PIN, Home dan Tentang Matahari memiliki fungsi yang sama seperti pada Layar Menu Home Matahari.
4.2.3 Rancangan Layar Menu Edit Profil
Gambar 4.29
Rancangan Layar Menu Edit Profil
Menu edit profil digunakan oleh pemasok untuk merubah data-data seperti Nama, Alamat Nomor Telpon dan Nomor Fax. Tombol Simpan digunakan saat User sudah selesai mengisi data-datanya yang baru.
4.2.4 Rancangan Layar Menu Cek PO
Gambar 4.30
Rancangan Layar Menu Cek PO
Menu Cek PO berisi history PO yang tersimpan hampir sama dengan Menu List Purchase Order Matahari. Untuk melihat PO yang diinginkan, user dapat mencarinya dengan memasukkan nomor PO yang diinginkan dengan cara memasukkan nomor PO pada field PO# lalu menekan tombol Cari, atau bisa juga berdasarkan tanggal. Purchase Order yang dicari akan muncul dalam tabel Daftar Purchase Order. Tabel ini terdiri dari Nomor PO, Tanggal Pemesanan, Tanggal Pengiriman, Harga dan Status. Status disini berbeda dengan status pada Menu List Purchase Order Matahari. Status Terkirim menandakan barang yang tercantum dalam PO tersebut sudah terkirim, sedangkan n/a berarti barang tersebut belum terkirim. Untuk melihat detil PO User dapat memilih nomor PO pada tabel.
Gambar 4.31
Rancangan Layar Menu Purchase Order Pemasok
Saat user memilih nomor PO pada Daftar Purchase Order akan muncul detail PO. Di bagian bawah PO ini terdapat tombol Kirim untuk menunjukkan bahwa barang pada PO tersebut sudah dikirim. Saat User menekan tombol ini, maka status pada menu Cek PO juga akan berubah menjadi terkirim. Tetapi sebelumnya pemasok mengisi dahulu combo box Tanggal kirim dan estimasi kedatangannya.
