OMBUDSMAN REPUBLIK INDONESIA KEPUTUSAN SEKRETARIS JENDERAL OMBUDSMAN REPUBLIK INDONESIA NOMOR: SEK.167-KU TAHUN 2015

OMBUDSMAN REPUBLIK INDONESIA

KEPUTUSAN SEKRETARIS JENDERAL OMBUDSMAN REPUBLIK INDONESIA NOMOR: SEK.167-KU.03.01-TAHUN 2015

TENTANG

PEMBENTUKAN TIM DAN PENERAPAN SISTEM MANAJEMEN MUTU ISO 9001 : 2008

PADA BAGIAN KEUANGAN OMBUDSMAN REPUBLIK INDONESIA SEKRETARIS JENDERAL OMBUDSMAN REPUBLIK INDONESIA Menimbang

Mengingat

a. bahwa dalam rangka peningkatan mutu pelayanan kepada stakeholder oleh Bagian Keuangan Ombudsman RI, perlu

menerapkan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001 : 2008;

b. bahwa dalam rangka peningkatan mutu pelayanan tersebut,

perlu dibentuk Tim penerapan Sistem Manajemen Mutu ISO

9001 : 2008 pada Bagian Keuangan Ombudsman RI;

c. bahwa nama-nama yang tercantum dalam keputusan ini,

dipandang cakap dan mampu untuk melaksanakan tugas

dimaksud.

1.

Undang-Undang Nomor 17 Tahun 2003 tentang Keuangan

Negara (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2003

Nomor 47, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia

Nomor 4286);

2.

Undang-Undang

Nomor

1

Tahun

2004

tentang

Perbendaharaan

Negara

(Lembaran

Negara

Republik

Indonesia Tahun 2004 Nomor 5, Tambahan Lembaran Negara Nomor 4355);

3.

Undang-Undang Nomor 15 Tahun 2004 tentang Pemeriksaan

Pengelolaan

dan Tanggung

Jawab

Keuangan

Negara

(Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2004 Nomor

66, Tambahan Lembaran Negara Nomor 4400);

4.

Undang-Undang Nomor 37 Tahun 2008 tentang Ombudsman

Republik Indonesia (Lembaran Negara Republik Indonesia

Tahun 2008 Nomor 139, Tambahan Lembaran Negara

Nomor 4899);

5.

Undang-Undang Nomor 25 Tahun 2009 tentang Pelayanan

Publik (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2009

Nomor 112,Tambahan Lembaran Negara Nomor 5038);

Menetapkan

KESATU

KEDUA

Pendapatan dan Belanja Negara Tahun Anggaran 2015 (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2014 Nomor 259, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor

5593);

7. Peraturan Pemerintah Nomor 71 Tahun 2010 tentang

Standar Akuntansi Pemerintah (Lembaran Negara Republik

Indonesia Tahun 2010 Nomor 213, Tambahan Lembaran

Negara Republik Indonesia Nomor 5165);

8. Peraturan Pemerintah Nomor 21 Tahun 2011 tentang

Pembentukan, Sususnan, dan Tata Kerja Perwakilan Ombudsman Republik Indonesia (Lembaran Negara Republik

Indonesia Tahun 2011 Nomor 42, Tambahan Lembaran

Negara Republik Indonesia Nomor 5207);

9. Peraturan Presiden Nomor 20 Tahun 2009 tentang Sekretariat Jenderal Ombudsman Republik Indonesia;

10 Peraturan Sekretaris Jenderal Ombudsman Nomor 1/ORI-SEKJEN-PR/IV/2010 tentang Organisasi dan Tatat Kerja Sekretariat Jenderal Ombudsman Republik Indonesia (Berita Negara Republik Indonesia Tahun 2010 Nomor 177) sebagaimana diubah dengan Peraturan Sekretaris Jenderal

Ombudsman Nomor 2/ORI-SEKJEN-PR/IX/2010;

MEMUTUSKAN

PEMBENTUKAN TIM DAN PENERAPAN SISTEM MANAJEMEN MUTU ISO 9001 : 2008 PADA BAGIAN KEUANGAN OMBUDSMAN REPUBLIK INDONESIA

Menetapkan susunan Tim Penerapan Sistem Manajemen Mutu

(SMM) dan mengangkat mereka yang namanya tercantum dalam

lampiran surat keputusan ini sebagai Tim Penerapan SMM ISO

9001:2008 pada Bagian Keuangan Ombudsma RI

Tim Penerapan SMM ISO 9001:2008 Bagian Keuangan

Ombudsman RI, bertugas untuk :

a. Menyusun perencanaan penerapan SMM b. Merancang sistem penerapan SMM

c. Menyusun formulir/dokumen-dokumen penerapan SMM d. Menyusun manual penerapan SMM

e. Menilai, mengaudit, mengimplementasikan, mengkoreksi

KETIGA Keputusan ini mulai berlaku sejak tanggal ditetapkan dan apabiia

dikemudian hari terdapat kesalahan dalam keputusan ini akan diadakan perbaikan sebagaimana mestinya.

Ditetapkan di Jakarta

Pada tanggal, 30 Nopember 2015 SEKRETARIS JENDERAL OMBUDSMAN RI,

k.M.Acc. 1980122001

Tembusan :

1. Ketua Ombudsman RI; 2. Para Ombudsman; 3. Para Kepala Biro;

4. Para Kepala Perwakilan Ombudsman RI

5. Para Kepala Bagian;

6. Kepala Kantor Pelayanan Perbendaharaan Jakarta VII;

Keputusan Nomor Tanggal

SEK.167-KU.03.01-TAHUN 2015

30 Nopember 2015

URAIAN TUGAS

TIM PENERAPAN SISTEM MANAJEMEN MUTU ISO 9001:2008

BAGIAN KEUANGAN OMBUDSMAN RI

1. Pengarah

Memberikan arahan kebijakan dalam rangka Penerapan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 pada Bagian Keuangan Ombudsman RI

2. Penanggung Jawab

Bertanggung jawab atas Penerapan Sistem Manajemen Mutu

ISO 9001:2008

pada Bagian Keuangan Ombudsman RI

3. Management Representative

Terdiri dari ketua dan sekretaris yang secara bersama-sama melaksanakan

tugas:

a. Melakukan koordinasi dengan tim dan memantau pelaksanaan tugas tim

kerja SMM

b. Melakukan koordinasi dengan tim dalam menyusun perencanaan,

merancang system, menyusun dan mengembangkan formulir,

dokumen-dokumen, dan manual penerapan SMM

c. Melakukan konsultasi dengan konsultan pendamping

d. Memantau,

menguji,

dan

mengoreksi

pelaksanaan ISO sehari-hari

(implementation system)

e. Melakukan koordinasi dalam pelaksanaan manajemen review

f. Tugas-tugas lain yang berkaitan penerapan sertifikasi ISO 9001:2008

g. Membuat

dokumen

sistem

manajemen

mutu,

dan

mengajukan

pengesahannya kepada Pemimpin terkait

h. Memastikan bahwa sistem mutu ditetapkan, diterapkan dan dipelihara sesuai dengan standar ISO 9001 versi 2008.

i.

Melaporkan kinerja sistem mutu kepada manajemen untuk review dan

sebagai dasar peningkatan sistem mutu.

j. Meningkatkan kepedulian organisasi terhadap manajemen mutu dan

persyaratan pelanggan.

k. Membuat jadwal dan melaksanakan audit mutu internal dan rapat tinjauan

I. Mensosialisasikan sistem mutu dan berhubungan dengan pihak luar mengenai hal-hal yang berkaitan dengan sistem mutu

m. Monitoring impelementasi sistem mutu ke seluruh fungsi divisi untuk * memonitor distribusi dokumen dan kemajuan (progress) implementasi

sistem manajemen mutu.

n. Membuat laporan periodik tentang capaian atau kemajuan pengembangan

dan keefektifan implementasi ISO 9001

o. Mengidentifikasi dan meminta rekomendasi perbaikan yang perlu dilakukan untuk meningkatkan kinerja operasi sistem atau mengatasi permasalahan yang timbul/keluhan

p. Mengikuti pelaksanaan audit internal dan menindaklanjuti hasil internal audit

q. Menindaklanjuti temuan/laporan audit internal, ketidaksesuaian dan

tindakan perbaikan

r. Mengikuti rapat tinjauan manajemen dan menindaklanjuti hasil rapat tinjauan manajemen sesuai bidang

4. Komite Pengarah (Steering Committee)

a. Terdiri dari para pejabat eselon II di lingkungan Ombudsman RI yang bertugas memberikan masukan dan bimbingan terhadap tim penerapan ISO dan juga membantu Penanggung jawab dalam melakukan Management

Review

b. Penyediaan sumber daya bagi pelaksanaan dan implementasi ISO 9001:2008

c. Monitoring dan pengawasan kepada Tim

d. Memberikan masukan kepada Tim berdasarkan laporan periodik yang disampaikan serta pengambilan keputusan terhadap permasalahan yang

dihadapi

e. Review dan penetapan Kebijakan Mutu (Quality Policy) dan Sasaran Mutu (Quality Objective)

f. Review dan pengesahan dokumentasi ISO 9001:2008 khususnya Manual Mutu

5. Quality Control

Merupakan sub tim dari Tim Penerapan SMM yang personilnya terdiri dari

anggota tim Quality Control yang bertugas melakukan audit dan pengecekan

kesesuaian antara berkas yang disiapkan oleh tim quality control dengan persyaratan dari Badan Sertifikasi serta mengaudit pelaksanaan penerapan SMM, antara lain :

a. Mengontrol penerbitan dan pendistribusian dokumen b. Mengontrol perubahan terhadap dokumen

c. Melakukan peninjaukan terhadap perubahan dokumen untuk menjamin

kesesuaian perubahan

d. Membuat suatu daftar induk dokumen yang mengidentifikasikan status * revisi terakhir dokumen

e. Mencegah pemakaian dokumen yang tidak sesuai dan/atau yang kadaluarsa.

f. Menerbitkan dokumen sesuai dengan ketentuan yang berlaku dan melakukan kontrol untuk memastikan dokumen tersedia di semua tempat

kegiatan yang perlu bagi berfungsinya sistem mutu secara efektif;

g. Menghancurkan/menyingkirkan dokumen yang tidak berlaku dan/ atau kadaluarsa dari semua tempat penerbitan atau pemakaian, atau memastikannya dengan cara lain terhadap pemakaian yang tidak dimaksudkan.

h. Mengidentifikasi dokumen kadaluarsa yang disimpan untuk keperluan

hukum dan/atau pemeliharaan

i. Mengikuti audit mutu internal dan rapat tinjauan manajemen

6. Audit Internal

a. Mencari informasi awal terkait bagian yang akan diaudit (auditee)

b. Melakukan tinjauan dokumen dan persyaratan lain yang berkaitan dengan

auditee

c. Mempersiapkan program audit tahunan dan jadwal pelaksanaan audit

secara terperinci

d. Membuat daftar pertanyaan audit (audit checklist) e. Melaksanakan pemeriksaan sistem secara menyeluruh

f. Mengumpulkan dan menganalisis bukti audit yang cukup dan relevan

g. Melaporkan temuan audit atau masalah-masalah yang ditemukan selama

audit internal

Lampiran : I

%

Keputusan Nomor

:

SEK.167-KU.03.01-TAHUN 2015

Tanggal : 30 Nopember 2015

SUSUNAN TIM PENERAPAN SISTEM MANAJEMEN MUTU ISO 9001:2008 BAGIAN KEUANGAN OMBUDSMAN RI

No Nama NIP Kedudukan

1. A. Animaharsi, Ak., M.Acc 19590729 198012 2 001 Pengarah 2. Luhur Depari 19621231 198303 1 001 Penanggung Jawab 3. Johar W. Marpaung 19621227 198203 1 001

Management Representative

4. Muthiara Fitriah, A.Md. 199203072015022001 Sekretariat 5. Ahmad Faiz, S.Ip 19891211 201402 1 001 Sekretariat

6. Gugi Gusti - Sekretariat

7. Dr. Hartoyo, SH., M.Hum., M.Si. 19620902 198203 1 002 Steering Commitee 8. Drs. Budiono Widagdo, SH., M.Si. 19580710 198303 1 001 Steering Commitee 9. _{Heru Purwadi, SE} 19790910 200604 1 010 _{Pengendalian Dokumen}

10. Noerman Adi Santoso, SE., M. Si.

19771226 200501 1 001 _{Pengendalian Dokumen}

11. M. Yusuf Nugroho, SE 198702162015021001 _{Pengendalian Dokumen} 12. _{Adi Rusdi, A.Md} 19871019 201402 1 001 _{Pengendalian Dokumen}

13. Agustiani Saraswati - Pengendalian Dokumen

14. _{Timotius Tarigan, SE} 19650526 198603 1 001 _{Quality Control} 15. _{Sri Ikawati, SH., MH.} 19591125 198003 2 001 Quality Control 16. _{Stefianus Inkiriwang, S. Sos} 19720910 201001 1 007 Quality Control

17. _{Romadhani, SE} 19830627 201001 1 015 Quality Control

18. Syailendra, A.Md. 199106162015021003 _{Quality Control} 19. Taufik Saleh, A.Md. 198507122015021004 Quality Control 20. _{Citra Nur Yuliani, S.A.P.} 199207242015022002 Quality Control 21. _{Dra. Pujiastuti} 19581011 198703 2 001 Internal Auditor 22. _{Marsetiono, SH., M.Si.} 19660324199203 1 001 Internal Auditor

No Nama NIP Kedudukan 23. _{Nurma Wijareni, SE} 19890714 201402 2 001 Quality Control 24. Angga Setiadi, A.Md. 198911092015021001 Internal Auditor 25. Fajar Baharudin, A.Md. 198802122015021001 Internal Auditor 26. _{Fajar Yudha Pratama, SE} 19910417 201402 1 001 Keuangan

SEKRETARIS JENDERAL OMBUDSMAN RI,

Lampiran II

.Ace. 9072^1980i22001