PRAKTIK BAIK SISTEM PENJAMINAN
MUTU INTERNAL DI PERGURUAN TINGGI
Strategi Penerapan Sistem Penjaminan Mutu Internal di Perguruan Tinggi
STRATEGI IMPLEMENTASI SISTEM PENJAMINAN MUTU
INTERNAL (SPMI)
Hotmaulina Sihotang *
* UNIVERSITAS KRISTEN INDONESIA, Kepala Badan Penjaminan Mutu
Abstract
Pendahuluan Sejak dicanangkannya Standar Nasional Pendidikan pada tahun 2005 dengan dikeluarkannya Peraturan Pemerintah nomor 19 Tahun 2005, maka telah berkembang wacana tentang Sistem Penjaminan Mutu Perguruan Tinggi (SPM-PT). Sejak itu pula implementasi SPM-PT berkembang dan bervariasi di setiap perguruan tinggi, mengikuti perkembangan institusi masing-masing yang bervariatif. Oleh karena itu, UKI segera mempersiapkan dengan membentuk Badan Penjaminan Mutu (BPM) pada tahun 2008. BPM mempunyai tugas pokok mengembangkan SPMI untuk mendukung SPME baik akreditasi Prodi yang sudah berlangsung sebelumnya maupun akreditasi institusi. Tahun 2011 UKI menjadi relawan mengirimkan Borang Akreditasi Institusi Perguruan Tinggi (AIPT) ke BAN-PT. Pada tanggal 9 Februari 2012 UKI memperoleh hasil Akreditasi Institusi peringkat B. Seiring dengan dinamika regulasi Dikti yakni UU nomor 12 tahun 2012,
Permendikbud nomor 50 tahun 2014, Permenristekdikti nomor 44 tahun 2015 setiap perguruan tinggi wajib mengimplementasikan SPMI paling lambat 21 Desember 2017. Beberapa perguruan tinggi telah mengimplementasikan SPMI dan sebagian masih dalam proses pengembangan dokumen SPMI. UKI salah satu perguruan tinggi swasta yang telah mengimplementasikan karena berkaitan dengan masa reakreditasi institusi di tahun 2016. Universitas Kristen Indonesia (UKI) salah satu perguruan tinggi swasta yang memiliki Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan, Fakultas Sastra, Fakultas Hukum, Fakultas Ekonomi, Fakultas Kedokteran, Fakultas Teknik, Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik, dan Program Pascasarjana (PPs). Upaya peningkatan mutu perguruan tinggi terus menerus dilakukan. Salah satu upaya untuk itu adalah mengembangkan penjaminan mutu (quality assurance). Dengan penjaminan mutu internal diharapkan tumbuh budaya mutu mulai dari
bagaimana menetapkan standar, melaksanakan standar, mengevaluasi pelaksanaan standar, mengendalikan standar dan berupaya meningkatkan standar secara berkelanjutan (continuous quality improvement).
No. 44 tahun 2015 mengatur pelaksanaan SN-Dikti dengan menerapkan manajemen PPEPP
(penetapan standar, pelaksanaan standar, evaluasi pelaksanaan standar, pengendalian pelaksanaan standar dan peningkatan standar Dikti. Penetapan standar oleh perguruan tinggi harus melampaui SN-Dikti baik secara kuantitas maupun kualitas. Pelaksanaan standar dimulai dari tahap
membangun SPMI tertera pada gambar-1. Gambar-1: Tahap Membangun SPMI Sumber Materi Bimtek SPMI, 21-22 September 2016 Permendikbud nomr 50 Tahun 2014 Tentang SPM Dikti Sistem Penjaminan Mutu Pendidikan Tinggi pasal 3 ayat (1) terdiri atas: (a) Sistem Penjaminan Mutu
Internal (SPMI);dan (b) Sistem Penjaminan Mutu Eksternal (SPME). Pasal 3 ayat (2) sampai dengan ayat (4) Permendikbud nomor 50 Tahun 2014 Tentang SPM Dikti (2) SPMI sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf a direncanakan, dilaksanakan, dikendalikan, dan dikembangkan oleh perguruan tinggi. (3) SPME sebagaimana dimaksud pada ayat(1)huruf b direncanakan, dilaksanakan,
dikendalikan, dan dikembangkan oleh BAN-PT dan/atau LAM melalui akreditasi 3 sesuai dengan kewenangan masing-masing. (4) Luaran penerapan SPMI oleh perguruan tinggi sebagaimana dimaksud pada ayat (2) digunakan oleh BAN-PT atau LAM untuk penetapan status dan peringkat terakreditasi perguruan tinggi atau progam studi. Setelah standar diimplementasikan selanjutnya dievaluasi dengan audit mutu internal, yakni memeriksa tentang pemenuhan standar pada
pelaksanaan standar, apakah pelaksanaan standar sudah sesuai atau melampaui atau belum
memenuhi atau menyimpang dari standar yang ditetapkan. Temuan hasil audit harus dikendalikan. Jika hasil audit ditemukan pelaksanaan standar sesuai standar yang ditetapkan maka perguruan tinggi mempertahankan bahkan berupaya meningkatkan standar. Jika hasil audit ditemukan
pelaksanaan standar melampaui standar yang ditetapkan maka perguruan tinggi mempertahankan bahkan berupaya meningkatkan standar. Jika hasil audit ditemukan pelaksanaan standar belum mencapai standar yang ditetapkan maka auditor internal perguruan tinggi melakukan tindakan koreksi dengan membuat kesepatan dengan auditee. Jika hasil audit menyimpang dari standar yang ditetapkan maka auditor internal perguruan tinggi melakukan tindakan koreksi untuk kembali ke standar. Hasil implementasi PPEPP akan menghasilkan continuous quality improvement pendidikan tinggi. Strategi Implementasi Sistem Penjaminan Mutu Internal di UKI Sejak dikeluarkannya
Permenristekdikti No.44 tahun 2015 tentang SN-Dikti, UKI segera merespon dengan cepat karena berkaitan dengan proses reakreditasi institusi UKI bulan Agustus 2016. Borang AIPT UKI harus dikirimkan ke BAN-PT sesuai dengan aturan yakni enam bulan sebelum SK akreditasi berakhir. Kurun waktu satu tahun UKI telah mengembangkan dokumen SPMI sampai pada tahap
implementasi satu siklus PPEPP. Kerja keras dan kolaborasi dari pimpinan rektorat, pimpinan fakultas/PPs, dan pimpinan program studi serta komitmen bersama untuk mengimplementasikan SPMI. Implementasi SPMI dimulai dari mengembangkan dokumen kebijakan, standar, manual tiap standar, dan formulir SPMI. Badan Penjaminan Mutu (BPM) UKI sebagai pelaksana yang ditugaskan rektor untuk mendrive pengembangan dokumen SPMI sampai pada implementasi SPMI. UKI
standar yang ada yakni 31 standar. standar. Tim perumus kebijakan adalah unsur pimpinan rektorat, sedangkan tim perumus standar dan manual melibatkan unsur pimpinan fakultas/PPs. 5 3. Proses awal pengembangan dokumen, UKI mengundang narasumber seorang fasilitator SPMI wilayah 3. UKI mengundang fasilitator dari luar dengan pertimbangan agar pimpinan rektorat, pimpinan fakultas, pimpinan universitas tidak resisten terhadap perubahan dan lebih mudah dapat dilead oleh BPM karena kegiatan pengembangan SPMI sampai dengan implementasi SPMI lebih kurang satu tahun dikendalikan BPM. 4. Pengembangan dokumen SPMI di UKI kami lakukan melalui workshop 3 tahap, tahap pertama dilaksanakan di UKI selama 3 hari dengan narasumber dari luar. Materi yang diberikan adalah kebijakan SPM-Dikti dan kebijakan SPMI, konsep dan strategi pengembangan dokumen SPMI (kebijakan, standar, manual, dan formulir) dan framework. 5. Workshop tahap kedua dilakukan di UKI yang dikendalikan BPM. BPM menetapkan rencana tindak lanjut terkait dari tugas masing-masing tim perumus serta timeline penyelesaian kebijakan, standar dan manual standar . 6. Kantor BPM berfungsi sebagai klinik SPMI. Tim perumus yang mengalami kesulitan atau yang memerlukan diskusi kami layani di BPM. 7. Workshop tahap ketiga kami lakukan di luar UKI selama 3 hari dengan pertimbangan agar draft final menjadi dokumen SPMI final. Pada workshop tahap ketiga ini kami mengundang narasumber yang sama untuk memastikan dokumen SPMI yang kami kembangkan telah sesuai dengan regulasi dan harapan. 8. Selama work tahap pertama, tahap kedua, dan tahap ketiga wakil yayasan, rektor, wakil rektor 1 dan wakil rektor 2 hadir. 9. UKI
memberikan reward kepada tim perumus sesuai dengan peraturan dan standar tarif di UKI. 10. Pada Raker UKI Agustus 2015, rektor mengeluarkan SK implementasi SPMI di lingkungan UKI. 11.
Implementasi standar dimulai semester gasal TA 2015/2016. Pada waktu yang bersamaan UKI melakukan persiapan audit mutu internal. UKI memiliki 28 orang auditor yang kapabel. Auditor adalah dosen dan tenaga kependidikan yang sudah pernah mengikuti pelatihan SPMI dan AMI, yang dibuktikan dengan kepemilikan sertifikat SPMI dan AMI. Sebelum pelaksanaan audit, auditor
mengikuti workshop penyamaan persepsi dan penyamaan frekuensi SPMI. UKI mengundang narasumber dari IPB. Materi yang diberikan adalah konsep AMI, bagaimana menyusun instrumen pertanyaan AMI, 6 bagaimana membuat laporan AMI. RTL dikendalikan BPM. Instrumen pertanyaan AMI dikembangkan dengan memasukkan butir-butir yang ada pada Borang Akreditasi yang
dikombinasikan dengan 31 standar yang dimiliki UKI. 12. Evaluasi pelaksanaan standar dengan melakukan audit mutu internal pada saat liburan semester genap TA 2015/2016 bulan Agustus 2016. BPM selaku penanggungjawab AMI melakukan audit selama 2 minggu ke seluruh fakultas, PPs , Prodi dan unit pendukung. Kegiatan audit tiap fakultas/PPs/Prodi dilakukan selama dua hari dalam kurun waktu yang ditetapkan, setelah disepakati oleh auditor dan auditee. Tim auditor terdiri dua orang. Tim auditor ditugaskan untuk mengaudit Prodi yang bukan menjadi homebasenya dengan tujuan agar proses audit independen. Tim auditor menyelesaikan pekerjaannya sampai membuat laporan hasil audit yang telah ditandatangani oleh auditor dan auditee. UKI memberikan reward kepada auditor setelah seluruh laporan hasil audit diserahkan ke BPM berdasarkan peraturan yang berlaku di UKI. 13. Laporan hasil audit yang dibuat oleh tim auditor diverifikasi oleh BPM.
Selanjutnya disampaikan kepada pimpinan rektorat untuk dibawa dalam rapat tinjauan manajemen. Hasilkan rapat tinjauan disampaikan kembali kepada pihak auditee agar setiap temuan yang sifatnya observasi (OB) dan ketidaksesuaian (KTS) agar dilakukan tindakan koreksi sesuai jadwal yang telah disepakati bersama antara auditor dan auditee. 14. Saat ini (TA 2016/2017), implementasi SPMI memasuki tahun kedua. Hasil evaluasi merekomendasikan bahwa 31 standar akan diturunkan ke tingkat Prodi. Berdasarkan masukan dari Koordinator Kopertis 3 yang disampaikan pada workshop penyusunan capaian pembelajaran pada 15 November 2016 di Bogor yakni di tingkat Prodi
ditambahkan standar rekrutmen mahasiswa baru dan standar kepemimpinan. Atas dasar tersebut UKI sedang mengembangkan standar dengan menambahkan standar rekrutmen mahasiswa baru dan standar kepemimpinan di tingkat Prodi. Bentuk komitmen kami untuk mengendalikan
ditetapkan. 15. Pada TA 2016/2017 kegiatan audit akan kami lakukan tiap semester yaitu pada bulan Februari dan Agustus 2017dimana saat liburan semester. Kami kembali mengevaluasi 7 instrumen yang kami kembangkan. Kami juga sedang menyiapkan penambahan auditor karena jumlah auditor yang kami miliki masih kurang. Sesuai dengan arahan narasumber bahwa jumlah auditor 20% dari jumlah dosen, kami menambah 20-30 orang auditor. BPM telah menyusun rencana kerja TA
2016/2017.BPM akan mengadakan workshop calon auditor pada Desember 2016-Januari 2017. Yayasan UKI sangat mendukung dengan membuat struktur BPM di bawah Rektor,
memperlengkapinya delapan SDM yang tetap, tim penjaminan mutu fakultas (TPM-F/PPs), tim penjaminan mutu prodi (TPM-PS), dan auditor yang sifatnya addhock. BPM di bawah rektor dengan maksud memberi kewenangan yang tinggi untuk mengembangkan SPMI di UKI. BPM dan Tim Penjaminan mutu fakultas dan Tim Penjaminan Mutu Prodi selalu berkoordinasi pada setiap kegiatan SPMI. Langkah 1 sampai dengan langkah 15 merupakan urutan kegiatan yang kami lakukan dalam mengembangkan dokumen SPMI sampai pada tahap implementasi SPMI dengan prinsip PPEPP. Strategi ini dapat dijadikan sebagai masukan dan pembanding karena setiap
perguruan tinggi memiliki budaya kerja yang berbeda. Penutup Penulisan artikel SPMI merupakan upaya yang dilakukan oleh Direktorat Jenderal Pembelajaran dan Kemahasiswaan untuk
mensharingkan pengalaman fasilitator. Artikel SPMI adalah salah satu produk yang dihasilkan oleh fasilitaor yang merupakan pengalaman praktis dan inspiratif dalam penerapan sistem penjaminan mutu internal (SPMI) di perguruan tinggi masingmasing. Implementasi SPMI dapat berhasil jika melibatkan berbagai pihak yakni yayasan, pimpinan rektorat, pimpinan fakultas, pimpinan program studi sesuai dengan kewenangannya. Harus jelas dan dipahami siapa yang menetapkan standar, siapa yang melaksanakan standar, siapa yang mengevaluasi pelaksanaan standar, siapa yang mengendalikan pelaksanaan standar dan siapa yang bertanggungjawab meningkatkan standar. Penanggungjawab mutu universitas adalah pimpinan universitas (rektor), penanggunjawab mutu fakultas adalah dekan fakultas, penanggungjawab mutu pascasarjana adalah direktur pascasarjana dan penanggunjawab mutu Prodi adalah Kaprodi. 8 Implementasi SPMI hendaknya bukan karena paksaan regulasi namun SPMI menjadi budaya bagi perguruan tinggi untuk memberikan
