Kendala dan Solusi Pelaksanaan Tugas SPI
Oleh Dr Wonny Ahmad Ridwan, MM
087870297113, 081385426213 wonny1303@gmail.com Sekolah Vokasi IPB Kepala Kantor Audit Internal IPB
Rapat Koordinasi Pengawasan Inspektorat Jendral Kementrian Riset, Teknologi dan Pendidikan Tinggi, Belitung, 23 – 25 Januari 2018
▸ Baca selengkapnya: kendala dan solusi saat prakerin
(2)Kendala Kendala:
1. Pemahaman tentang tugas SPI
sesuai PP No 4 Tahun 2014 dan PP tentang BLU
2. Kemampuan teknis dalam
pelaksanaan audit atau reviu
3. Pemahaman tentang proses bisnis
perguruan tinggi yang berbeda
Bisnis Proses Perguruan Tinggi
Mahasiswa Baru
Proses Pembelajaran
Sistem Evaluasi
Program pendukung pembelajaran
Tutorial dan latihan-latihan
Hubungan Luas Mendunia
Kerjasama
kepakaran yang luas Laboratorium Interaksi di kelas
Perpustakaan dan Informasi
Praktikum dan Tugas Akhir
Pembelajaran Berbasis ICT
Lulusan
Berkualitas Tinggi
Sistem Pengendalian Internal adalah Proses yang integral pada tindakan dan kegiatan yang dilakukan secara terus-menerus oleh pimpinan dan seluruh
pegawai untuk memberikan keyakinan memadai atas tercapainya tujuan organisasi melalui kegiatan yang efektif dan efisien, keandalan pelaporan keuangan, pengamanan aset negara, dan ketaatan terhadap
peraturan perundang-undangan (PP 60/2008, Bab I Ps. 1 butir 1)
Dalam pelaksanaan pengendalian internal, pimpinan dibantu oleh Satuan Pengawasan Internal
Pengendalian Intern (Internal Control)
5
Tujuan Pengendalian Intern
• Memastikan tercapainya VISI organisasi dengan efektif, efisien dan ekonomis
• Meningkatkan Akuntabilitas
• Membantu pencapaan kinerja dan target-target anggaran (efisien, ekonomis, efektif)
• Meningkatkan kehandalan Laporan Keuangan
• Meningkatkan keyakinan kehandalan proses dan prosedur kegiatan dan program
• Meningkatkan Kepatuhan Peraturan per UU
• Mencegah Berbagai Penyimpangan
• Meningkatkan kepercayaan masyarakat
Audit Internal (Internal Audit)
Internal Audit merupakan aktivitas profesional utk
mengawal pencapaian tujuan organisasi dengan cara:
Menganalisis proses, procedures & operations kunci
Mengidentifikasi kontrol utama thd setiap operation, procedure & process
Mengevaluasi kecukupan kontrol tsb
Menguji kesesuaian/kepatuhan kontrol pd bbrp transaksi
Melaporkan hasil pengujian kecukupan kontrol tsb
Menyiapkan rekomendasi utk menguatkan kontrol
Mengusulkan perbaikan sisem utk meningkatkan kepatuhan thd kontrol• sesuai dengan harapan ‘pelanggan’
• sesuai dengan harapan ‘pihak-pihak terkait’
• sesuai dengan yang ‘dijanjikan’
• semua karakteristik produk & pelayanan yang memenuhi persyaratan dan harapan
Pengertian MUTU
• sesuai dengan ‘standar’
standar pendidikan, standar penelitian, standar ppm, standar keuangan (UU Keuangan Negara, UU Perbendaharaan, PP, PMK yang terkait), standar aset (PMK ttg pengelolaan aset), standar sdm (UU ASN, PP, Permenristekdikti, Permendikbud, Permenpan, Perka BKN dsb yg terkait), , standar
kemahasiswaan, standar organisasi dan standar lainnya baik berupa pernyataan standar seperti BAN PT, ISO, AUN, QS Star, dan lainnya yang mengikat PTN
Standar (SNI) Peralatan Kompor Gas
Contoh Standar Mutu
Mutu pendidikan tinggi adalah tingkat
kesesuaian antara penyelenggaraan pendidikan tinggi dengan Standar Pendidikan Tinggi yang terdiri atas Standar Nasional Pendidikan Tinggi dan Standar Pendidikan Tinggi yang Ditetapkan oleh Perguruan Tinggi.
Sistem Penjaminan Mutu Pendidikan Tinggi (SPM
Dikti)
UU No 12 tahun 2012, Tentang Pendidikan Tinggi, Pasal 64 menyatakan 1. Otonomi pengelolaan Perguruan Tinggi sebagaimana dimaksud
dalam Pasal 62 meliputi bidang akademik dan bidang nonakademik.
2. Otonomi pengelolaan di bidang akademik sebagaimana
dimaksud pada ayat (1) meliputi penetapan norma dan kebijakan operasional serta pelaksanaan Tridharma.
3. Otonomi pengelolaan di bidang nonakademik sebagaimana
dimaksud pada ayat (1) meliputi penetapan norma dan kebijakan operasional serta pelaksanaan:
a. organisasi;
b. keuangan;
c. kemahasiswaan;
d. ketenagaan; dan f. sarana prasarana.
Standar Dikti
SN Dikti
Permenristek dikti No.44 Tahun
2015
Standar Dikti
Ditetapkan Perguruan
Tinggi
Standar Nasional Pendidikan
Standar Kompetensi Lulusan
Standar Isi Pbelajaran Standar Proses Pembelajaran Standar Penilaian Pembelajaran Standar Dosen dan Tenaga Kependidikan Standar Sarana dan Prasarana Pbelajaran Standar Pengelolaan Pembelajaran Standar Pembiayaan Pembelajaran
Standar Nasional Penelitian Standar Hasil Penelitian
Standar Isi Penelitian Standar Proses Penelitian
Standar Penilaian Penelitian
Standar Peneliti Standar Sarpras Penelitian
Standar Pengelolaan Penelitian
Standar Pendanaan &
Pembiayaan Penelitian
Standar Nasional PKM Standar Hasil PKM Standar Isi PKM Standar Proses PKM Standar Penilaian PKM
Standar Pelaksana PKM
Standar Sarpras PKM Standar Pengelolaan PKM
Standar Pendanaan &
Pembiayaan PKM
Standar Pengabdian Kepada Masyarakat Standar….
Standar ….
Dst
Standar Bidang Akademik
Standar Pengabdian Kepada Masyarakat Standar….
Standar ….
Dst
Standar Bidang Non-Akademik
SN Dikti
(Standar Minimal)
Standar Dikti
(Melampaui SN Dikti)
Permenristek- dikti No. 44 Tahun 2015 Ditetapkan Perguruan Tinggi
Standar Pendidikan Tinggi (Standar Dikti) Permenristekdikti No 44 Tahun 2015
+ +
dan
STANDAR BAN PT (2008)
STANDAR 1 VISI, MISI, TUJUAN DAN SASARAN, SERTA STRATEGI PENCAPAIAN
STANDAR 2
STANDAR 3 MAHASISWA DAN LULUSAN
STANDAR 4 SUMBER DAYA MANUSIA
STANDAR 5 KURIKULUM, PEMBELAJARAN, DAN SUASANA AKADEMIK
STANDAR 6 PEMBIAYAAN, SARANA DAN PRASARANA, SERTA SISTEM INFORMASI
STANDAR 7 PENELITIAN, PELAYANAN/PENGABDIAN KEPADA MASYARAKAT, DAN KERJASAMA
TATA PAMONG, KEPEMIMPINAN, SISTEM PENGELOLAAN, DAN PENJAMINAN MUTU
KRITERIA 2018
Mutu Pengadaan Barang dan Jasa
Proses Pengadaan Barang Persediaan Bersifat Proforma Realisasi Belanja Modal Melebihi Prestasi Fisik
Keterlambatan Penyelesaian Pekerjaan atas Paket Pekerjaan
•Berindikasi Merugikan Negara
•Berpotensi Merugikan Negara
• Kickback Kepada Pengelola
Keuangan Berindikasi Merugikan Keuangan Negara
• Pemberian Komisi Kepada
Perusahan Atas Pengadaan Proforma
• Belum dikenakan Denda
Keterlambatan kepada Rekanan Penyedia Barang/Jasa
• Pembayaran Pekerjaan Senilai atas Kontrak
• Pekerjaan Tidak Sesuai dengan Prestasi Pekerjaan
HU
Mutu PNBP
• Belum Disetor
• Disetor Melewati Tahun Anggaran
Menggunakan Langsung PNBP Diluar Mekanisme
APBN
• Belum Diakui dan Disahkan
• Disetorkan Untuk Disahkan Melewati Tahun Anggaran
Penerimaan PNBP pada Satuan Kerja Tanpa
Pengesahan
HU
Mutu ASET
Tdk didukung Bukti
Tanah
Peralatan dan Mesin
Sengketa
Aset
Tanah
Peralatan
dan Mesin
Mutu Rekening
Belum ada ijin Menkeu
Pembayaran
• Kelebihan Pembayaran Tunjangan untuk Tenaga Dosen,
• Pembayaran Gaji/Serdos PNS Tidak Didukung Bukti Perpanjangan Tugas Belajar,
• Dana Beasiswa Belum Dikembalikan ke Kas Negara
• Pembayaran Dosen tendik Non PNS tanpa SK Pengankatan
Lain-lain
Dal
• Kelemahan Pengendalian Pengelolaan Belanja Pegawai
• Terdapat Retur Belanja Yang Belum Selesai Proses Ralatnya
Kel
• Kelebihan Pembayaran beasiswa doktor/magister
• Pencatatan dan Pengelolaan Kas Belum Memadai
Tata
• Beasiswa Bidikmisi, Beasiswa Peningkatan Prestasi Akademik (PPA) , dan Bantuan Biaya Pendidikan Peningkatan Prestasi Akademik (BPP-PPA) Belum dikelola secara tertib,
• Realisasi Belanja Modal Digunakan Untuk Pembayaran Sisa Kontrak Tahun Sebelumnya
• Penerimaan PNBP dari aktifitas kerjasama tidak masuk dlm rekening Rektor, digunakan langsung
MUTU
Pasal 28 menyatakan bahwa dalam Organisasi PTN dan PTS paling sedikit terdiri atas unsur :
a. penyusun kebijakan;
b. pelaksana akademik;
c. pengawas dan penjaminan mutu;
d. penunjang akademik atau sumber belajar;
e. pelaksana administrasi atau tata usaha.
PP No 4 Tahun 2014 Penyelenggaraan Pendidikan
Tinggi dan Pengelolaan Perguruan Tinggi
Pasal 29
a. senat Universitas/Institut/Sekolah Tinggi/
Politeknik/Akademi/Akademi Komunitas sebagai unsur
penyusun kebijakan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 28 huruf a, yang menjalankan fungsi penetapan dan
pertimbangan pelaksanaan kebijakan akademik;
b. Pemimpin Perguruan Tinggi sebagai unsur pelaksana
akademik sebagaimana dimaksud dalam Pasal 28 huruf b, yang menjalankan fungsi penetapan kebijakan nonakademik dan Pengelolaan Perguruan Tinggi untuk dan atas nama
Menteri;
c. satuan pengawas internal yang dibentuk oleh Pemimpin
Perguruan Tinggi sebagai unsur pengawas sebagaimana
dimaksud dalam Pasal 28 huruf c, yang menjalankan fungsi
pengawasan nonakademik untuk dan atas nama Pemimpin Perguruan Tinggi;7. Satuan pengawas internal paling sedikit memiliki anggota yang menguasai:
a. pencatatan dan pelaporan keuangan;
b. tata kelola Perguruan Tinggi;
c. peraturan perundang-undangan di bidang Pendidikan Tinggi; dan
d. pengelolaan barang milik negara.
PP No 4 Tahun 2014, pasal 29
RANTAI NILAI PENDIDIKAN TINGGI
Pendidikan Penelitian
Pengabdian kepada Masyarakat
Keuang
an SDM Sarana
+
Prasarana
Kemaha siswaan
Organisasi
1. Reputasi
2. Keunggulan Tri Dharma
• Akreditasi
• WTP
• Non fraud
• pengakuan
Non Akademik Akademik
Hubungan antara Akademik dan Non Akademik
Menurut UU No 12 Tahun 2012 dan PP No 4 Tahun 2014
Porter 1985, modifikasi,
RANTAI NILAI PENDIDIKAN TINGGI
Pendidikan Penelitian
Pengabdian kepada Masyarakat
Keuan
gan SDM Sarana +
Prasarana
Kemaha siswaan
Organisa si
1. Reputasi
2. Keunggulan Tri Dharma
• Akreditasi
• WTP
• Non fraud
• pengakuan
Non Akademik Akademik
Hubungan antara Akademik dan Non Akademik
Ranah SPI
Menurut UU No 12 Tahun 2012 dan PP No 4 Tahun 2014
Porter 1985, modifikasi,
RANTAI NILAI PENDIDIKAN TINGGI
Pendidikan Penelitian
Pengabdian kepada Masyarakat
Keuan
gan SDM Sarana +
Prasaran a
Kemaha siswaan
Organisa si
1. Reputasi
2. Keunggulan Tri Dharma
• Akreditasi
• WTP
• Non fraud
• pengakuan
Non Akademik Akademik
Hubungan antara Akademik dan Non Akademik
Ranah Senat
Menurut UU No 12 Tahun 2012 dan PP No 4 Tahun 2014
Jenis Risiko
Tujuan PENGAWASAN Internal
– Sistem penjaminan mutu/
pengendalian internal telahdilaksanakan dengan baik
– Informasi keuangan dan operasi telah akurat dan dapat diandalkan
– Risiko yang dihadapi perguruan tinggi telah diidentifikasi dan diminimalisasi
– Peraturan eksternal serta kebijakan dan prosedur internal yang bisa diterima telah dipenuhi
– Kriteria operasi (kegiatan) yang memuaskan telah dipenuhi
– Sumberdaya telah digunakan secara efisien dan ekonomis
– Tujuan organisasi (Visi Misi) telah dicapai secara efektifMANFAAT AUDIT INTERNAL
Tells you the health of a quality system
Identify the root of a problem and plan for corrective and preventive actions with
timeline
Achieve better allocation of resources
Able to avoid potentially big problem
Learn what an auditors look for
Continuous improvement
(IIA, 2000)
W a t c h d o g (1940s)
C o n s u l t a n t (1970s)
C a t a l y s t (1990s)
Quality Improvement (2000s)
• Audit
• Monitoring
• Evaluasi
• Reviu
Quality Assurance
• Konsultansi
• Sosialisasi
• Asistensi
Non (Quality) Assurance
TUGAS UTAMA SPI
Fungsi SPI : (BLU)
1. Membantu Pimpinan BLU dalam menilai sistem pengendalian, pengelolaan manajemen serta memberikan saran perbaikan.
2. Sebagai konsultan bagi peningkatan pengelolaan risiko, pengendalian dan penerapan prinsip-prinsip Good Governance
3. Sebagai mitra kerja strategis Unit Kerja dalam mencapai sasaran kegiatan 4. Sebagai mitra kerja dari Auditor Eksternal.
T UGAS SPI
1. Pemeriksaan dan penilaian terhadap baik atau tidaknya pengendalian akuntansi dan pengendalian administratif dan mendorong penggunaan cara-cara yang efektif dengan biaya yang minimum.
2. Menentukan sampai seberapa jauh pelaksanaan kebijakan manajemen puncak/
pimpinan BLU dipatuhi.
3. Menentukan sampai seberapa jauh aset dipertanggungjawabkan dan dilindungi dari segala macam kerugian.
4. Menentukan keandalan informasi yang dihasilkan oleh berbagai unit.
5. Memberikan rekomendasi perbaikan kegiatan-kegiatan satker BLU. UU NO 1 Tahun 2004 & PP No. 60 Tahun 2008 Satuan Pemeriksaan Intern
PP No. 23 Tahun 2005
PERCEPTIONS OF INTERNAL AUDITORS
MENYELESAIKAN MASALAH
TANPA MASALAH
Kewenangan SPI Perguruan Tinggi
1. Melakukan review dan evaluasi terhadap sistem pengendalian intern pada semua unit kegiatan di lingkungan perguruan tinggi 2. Menentukan strategi, ruang lingkup, metode, dan frekuensi audit
intern secara independen;
3. Memperoleh informasi antara lain namun tidak terbatas pada laporan keuangan, laporan kegiatan operasional, sistem mutu, rencana strategi bisnis dari semua unit dilingkungan perguruan tinggi
4. Memperoleh penjelasan dari semua level manajemen berkenaan dengan pelaksanaan tugas AI ;
5. Memperoleh ijin untuk mengakses seluruh informasi dan atau melakukan peninjauan fisik atas seluruh aset milik perguruan tinggi ;
6. Menyampaikan laporan hasil audit, termasuk hambatan dan tindak lanjut yang telah, sedang, dan atau belum dilakukan manajemen kepada pimpinan tertinggi perguruan tinggi
Jika JUMLAH TEMUAN EXTERNAL BANYAK,
terjadi PERNYATAAN ADANYA FRAUD oleh pihak BPK, BPKP ITJEN, atau akreditasi tidak
meningkat atau turun maka dapat dikatakan fungsi PENGAWASAN internal sebagai early warning system manajemen telah gagal bekerja di PT tanggung jawabnya ada pada satuan pengawasan internal (SPI) dan Lembaga penjaminan mutu
(LPM)
UKURAN KINERJA
LAPORAN hasil Audit
• Apa yang ditemukan
• Disepakati dengan auditee
Kondisi/Temuan
• Standar/ekspektasi/aturan
• yang ada atau yg dikembangkan
Kriteria/Standar
• Dampak atau risiko jika dibiarkan
• Potensi maupun kenyataannya
Akibat/Dampak
• Kenapa dapat terjadi
• SDM, Sarana, Sistem (aturan), keadaan
Sebab/Akar Masalah
• Saran perbaikan menghilangkan sebab
Rekomendasi
• Setuju / Tidak setuju
Tanggapan
• Sesuai rekomendasi, dan kapan waktunya
Rencana perbaikan/
Tindak Lanjut
Tindakan Penjaminan
Mutu
Audit Pelaksanan
SPI/SPMI
Evaluasi SPI/SPMI
Sistem Penjaminan Mutu Internal/Sistem Pengendalian Internal VS Anggaran
Dokumen Mutu/
KebijakanBuku Manual Standar Formulir
Pelaksanaan Penjaminan Mutu
Non Akademik/
Akademik
Kaizen Terhadap SPM-PT
Program
Anggaran
STATUS PTN
PTN BADAN HUKUM
PTN BLU
PTN SATKER
SATKER PTN Baru
KARAKTERISTIK PTN - SATKER
Setiap belanja baik yang bersumber dari dana masyarakat maupun APBN harus melalui mekanisme di KPPN.
Belanja harus sesuai dengan DIPA/RKAKL
Semua pendapatan yang bersumber dari PNBP harus disetor ke kas negara, tidak boleh digunakan terlebih dahulu = DIPA SATKER
PSAP - SAIBA (Dana APBN & Selain APBN)
Setiap bulan/triwulan dana PNBP yang telah digunakan tersebut cukup disahkan melalui mekanisme pengesahan di KPPN.
Belanja yang berasal dari dana masyarakat (PNBP) dapat digunakan terlebih dahulu tanpa melalui mekanisme di KPPN
Belanja harus sesuai dengan DIPA/RKAKL.
Setiap bulan/triwulan dilakukan pengesahan realisasi pendapatan melalui mekanisme pengesahan di KPPN.
Semua pendapatan PNBP harus disetor ke kas Bendahara Penerimaan Satker BLU.
PSAP (Dana APBN) & PSAK (Selain APBN)
KARAKTERISTIK PTN – BLU
Belanja berdasarkan aktivitas sesuai dengan RKA / Kontrak Kerja yang disusun
Pengelolaan pendapatan dapat diatur secara otonom oleh PTN BH dengan prosedur yang ditetapkan oleh Rektor.
Pendanaan APBN dan Selain APBN (PP 26/2015)
PSAK
(ETAP / PSAK 45)KARAKTERISTIK PTN – BH
•Follow-up (corrective action)
•Implementasi rekomendasi
•Repeat order INDIKATOR
KEBERHASILAN AUDIT
• PIMPINAN PERGURUAN TINGGI
• AUDITI
Solusi
1. Penyamaan persepsi secara terus menerus sejalan dengan
berkembangnya aturan dan target target kinerja (visi) yang ditetapkan 2. Pembuatan PKA yang terstandar untuk bidang bidang yang secara
umum telah diketahui
3. Pembuatan PKA secara bersama tim auditor untuk audit tujuan tertentu
4. Penyamaan persepsi terhadap standar/kriteria kriteria yang
digunakan untuk PTN Satker Baru, PTN Satker, PTN BLU dan PTN BH
5. Memahami secara utuh terhadap capaian target kinerja/visi/misi organisasi pelaksanaan audit untuk mendukung capaian kinerja (contoh terdapat trade off antara peningkatan jumlah penelitian dgn pertanggung jawaban keuangan negara dalam pelaksanaan
penelitian)