ANALISIS JABATAN MANAJEMEN KINERJA SDM DOSEN : DR. KUSDI RAHARJO M. CHUSNUL SYAICHUDIN ( ) Universitas Mercu Buana

(1)

ANALISIS JABATAN

MANAJEMEN KINERJA SDM

DOSEN : DR. KUSDI RAHARJO

M. CHUSNUL SYAICHUDIN (55108120016)

Universitas Mercu Buana

Program Pasca Sarjana Megister Manajemen

Juni 2009

(2)

No. Dokumen : Tanggal : 22 April 2008

Revisi : 0 Halaman : 0 dari 1

Jl. Medan Merdeka Timur No.5, Jakarta 10110, INDONESIA Telp: 021-3847404, Fax: 021-3847480

e-mail: humas@diklat.dephub.go.id, http://diklat.dephub.go.id

Jenis Dokumen

Analisis Jabatan

Judul

Uraian Pekerjaan Pengelola Database Kepegawaian

Uraian Pekerjaan :

Pengelola Database Kepegawaian

Revisi Tanggal

0

Tanda Tangan

Jabatan Kepala Badan Diklat Perhubungan Sekretaris Badan Diklat Perhubungan 1. Kepala Bagian Kepegawaian 2. Kepala Sub Bagian TU Kepegawaian Disetujui oleh : Diperiksa oleh : Dibuat oleh :

(3)

………Penganalisis Kepegawaian

No. Dokumen : Tanggal : 1 November 2007 Revisi : 0 Halaman : 1 dari 7

URAIAN PEKERJAAN

A. IDENTITAS PEKERJAAN

1. Kode Jabatan & Unit Kerja :

2. Nama Jabatan : PENGELOLA DATABASE

KEPEGAWAIAN

3. Nama Unit Kerja : BADAN PENDIDIKAN DAN PELATIHAN PERHUBUNGAN

4. Satuan Kerja/Instansi : (Departemen/ Meneg/ Menko/ LPND/ Sekretariat/ Direktorat/ Badan, Dinas dll)

DEPARTEMEN PERHUBUNGAN

5. Nama Jabatan Atasan Langsung : Sub Bagian T.U. Kepegawaian

6. Lokasi : Kota : Jakarta Pusat

Provinsi : DKI Jakarta

B. KEDUDUKAN JABATAN DALAM STRUKTUR ORGANISASI

Kepala Bagian Kepegawaian

Ka. Subbag. Jabatan Fungsional Ka. Subbag. TU Kepegawaian Ka. Subbag. Pengembangan Pegawai Pengelola Database Kepegawaian

(4)

C. TUGAS POKOK DAN FUNGSI JABATAN

Membantu melaksanakan koordinator pengelolaan database kepegawain dilingkungan Badan Pendidikan dan Pelatihan Perhubungan.

D. RINCIAN TUGAS

TUGAS POKOK

1. Membantu mengkoordinir pengelolaan Database Kepegawaian dilingkungan Badan Pendidikan dan Pelatihan Perhubungan

1.1. Menerima penugasan dan arahan dari Ka. Subbag. T.U. Kepegawaian untuk membantu mengkoordinir pengelolaan database kepegawaian seluruh Unit Pelaksana Teknis

1.2. Mengumpulkan data-data dari database sebagai bahan untuk menganalisis kebutuhan SDM

1.3. Membantu menganalisis kebutuhan SDM dengan membuat aplikasi pendukung database kepegawaian

1.4. Membantu menyusun rencana kebutuhan SDM berdasarkan kualifikasi pendidikan dengan membuat aplikasi pendukung database kepegawian

1.5. Membantu membuat laporan hasil analisis kepegawaian denga aplikasi pendukung database kepegawian

1.6. Melakukan perbaikan database kepegawian jika diperlukan

1.7. Melaporkan hasil analisis kepada Kepala Subbagian T.U Kepegawaian Kewenangan :

 Tidak Ada Indikator Prestasi :

 Tersedianya hasil analisis kebutuhan SDM berdasarkan kualifikasi pendidikan dengan bersumber pada database kepegawaian

2. Membantu menganalisis aplikasi dan database kepegawaian yang ada dilingkungan Badan Pendidikan dan Pelatihan Perhubungan

2.1. Menerima penugasan dan arahan dari Ka. Subbag. T.U. Kepegawaian untuk membantu menganalisis aplikasi dan database kepegawaian di lingkungan Badan Pendidikan dan Pelatihan Perhubungan.

2.2. Mengumpulkan data sebagai bahan untuk menganalisis aplikasi dan database kepegawaian pada Unit Kerja

2.3. Membantu menganalisis aplikasi dan database kepegawaian pada Unit Kerja 2.4. Membantu menyusun rencana kebutuhan SDM berdasarkan aplikasi dan

database kepegawaian pada Unit Kerja

2.5. Membantu membuat laporan hasil analisis aplikasi dan database kepegawaian pada Unit Kerja.

2.6. Melaporkan hasil analisis aplikasi dan database kepegawaian kepada Kepala Subbagian T.U. Kepegawaian.

Kewenangan :  Tidak Ada

(5)

Indikator Prestasi :

 Tersedianya hasil analisis yang mengarah pada akurasi data berdasarkan aplikasi dan database kepegawaian pada Unit Kerja di lingkungan Badan Pendidikan dan Pelatihan Perhubungan.

TUGAS TAMBAHAN

1. Membantu penyelenggaraan pelatihan Sistem Informasi Kepegawaian di lingkungan Badan Pendidikan dan Pelatihan Perhubungan

1.1. Menerima penugasan dan arahan dari Ka. Subbag. T.U. Kepegawaian sebagai panitia penyelenggara pelatihan aplikasi dan database Sistem Informasi Kepegawaian

1.2. Menyebarkan formulir ke Es. II seluruh unit kerja di BADAN DIKLAT PERHUBUNGAN

1.3. Mengumpulkan formulir dari peserta 1.4. Menyiapkan daftar peserta

1.5. Menyiapkan surat permohonan sebagai pengajar/instruktur 1.6. Menyiapkan undangan atau surat panggilan untuk peserta

1.7. Mendistribusikan surat penugasan ke pengajar atau undangan ke peserta 1.8. Menggandakan modul pelatihan

1.9. Menyiapkan bahan pelatihan 1.10. Menyiapkan sertifikat pelatihan

1.11. Melaporkan hasil penyelenggaraan kepada Kepala Subbagian T.U. Kepegawaian

Kewenangan :  Tidak Ada Indikator Prestasi :

 Terselenggaranya pelatihan aplikasi dan database sistem informasi kepegawaian dengan lancar

2. Menjalankan tugas sebagai Pengganti Pejabat Sementara (Pgs.) Kepala Sub Bagian T.U. Kepegawaian

2.1 Menerima surat penunjukkan dari Sekretariat Badan Pendidikan dan Pelatihan Perhubungan untuk menjalankan tugas-tugas Kepala Sub Bagian T.U. Kepegawaian sebagai pejabat pengganti sementara (Pgs.)

2.2 Menerima penugasan dan arahan dari Ka. Subbag. T.U. Kepegawaian 2.3 Melaksanakan tugas-tugas Ka. Subbag. T.U. Kepegawaian

2.4 Menghadiri undangan rapat

2.5 Membuat laporan kepada Ka. Subbag. T.U. Kepegawaian setelah selesai menjalankan tugas sebagai pejabat pengganti sementara Kepala Subbag. T.U. Kepegawaian

Kewenangan :

 Mengarahkan dan mengendalikan kegiatan Subbag. T.U. Kepegawaian Indikator Prestasi :

 Tercapainya pelaksanaan tugas harian Ka. Subbag. T.U. Kepegawaian secara efektif dan efisien

(6)

3. Membantu menyusun prosedur Sistem Informasi Kepegawaian di lingkungan

Badan Pendidikan dan Pelatihan Perhubungan

3.1. Menerima penugasan dan arahan dari Kepala Bagian Kepegawaian untuk menyusun prosedur sistem informasi kepegawaian

3.2. Menyiapkan konsep surat undangan rapat Tim dalam rangka penyusunan prosedur sistem informasi kepegawaian di lingkungan Badan Pendidikan dan Pelatihan Perhubungan.

3.3. Menyiapkan bahan-bahan dalam rangka penyusunan prosedur sistem informasi kepegawaian di lingkungan Badan Pendidikan dan Pelatihan Perhubungan. 3.4. Mengikuti rapat anggota Tim dalam rangka penyusunan prosedur sistem

informasi kepegawaian di lingkungan Badan Pendidikan dan Pelatihan Perhubungan

3.5. Melaporkan hasil penyusunan prosedur sistem informasi kepegawaian ke atasan langsung

Kewenangan : Tidak ada

Indikator Prestasi :

Tersedianya Prosedur pengelolaan sistem informasi kepegawaian

TUGAS LAIN-LAIN

1. Menghadiri undangan rapat yang diadakan di Lingkungan Sekretariat Jenderal Depertemen Perhubungan

1.1. Menghadiri dan aktif dalam rapat-rapat koordinasi yang dipimpin oleh Kepala Biro dan Kepala Bagian di lingkungan Biro Kepegawaian dan Pusat Data Informasi Departemen Perhubungan

Kewenangan :  Tidak ada Indikator Prestasi :

 Tersedianya notulen hasil rapat

TUGAS BERKALA

1. Membantu penyusunan Daftar Urut Kepangkatan (DUK) di lingkungan Badan Pendidikan dan Pelatihan Perhubungan setiap tahun

1.1. Menerima penugasan dan arahan dari Ka. Subbag. T.U. Kepegawaian untuk mengkoordinir penyusunan DUK di lingkunan Badan Pendidikan dan Pelatihan Perhubungan.

1.2. Mengumpulkan data dari setiap Unit Kerja sebagai bahan penyusunan DUK 1.3. Melakukan pencetakan penyusunan DUK

1.4. Membantu memeriksa draft awal penyusunan DUK

1.5. Melaporkan hasil penyusunan DUK kepada Kepala Subbagian T.U. Kepegawaian

Kewenangan :  Tidak Ada Indikator Prestasi :

(7)

E. HUBUNGAN KERJA

JABATAN YANG DIHUBUNGI UNIT TEMPAT KERJANYA MAKSUD/TUJUAN HUBUNGAN

JABATAN YANG LEBIH TINGGI

INTERN ORGANISASI 1. Kepala Bagian

Kepegawaian

1. Biro Kepegawaian 1. Meminta informasi dan konfirmasi 2. Menerima informasi

dan saran

2. Kepala Sub Bagian 2. Biro Kepegawaian 1. Meminta saran dan penugasan

2. Konsultasi EXTERN ORGANISASI

Tidak ada Tidak ada Tidak ada

JABATAN YANG SETARA

INTERN ORGANISASI

1. Staf T.U. Kepegawaian 1. Sub Bag T.U. Kepegawaian

1. Koordinasi dan konsultasi

2. Staf unit lain Badan Pendidikan dan Pelatihan Perhubungan

1. Seluruh unit kerja Badan Pendidikan dan Pelatihan Perhubungan 1. Koordinasi, pengumpulan bahan dan data 2. konfirmasi data EXTERN ORGANISASI

Tidak ada Tidak ada Tidak ada

JABATAN YANG LEBIH RENDAH

1. Staf Pengelola Sistem Informasi Kepegawaian

1. Seluruh unit kerja Badan Pendidikan dan

Pelatihan Perhubungan

1. Koordinasi dan konsultasi 2. Konfirmasi data

(8)

F. TANGGUNG JAWAB JABATAN PENERIMAAN PENGAWASAN

Pekerjaan Yang Diawasi Pengawasan Oleh Frekuensi Pengawasan

1. Penyusunan hasil analisis Ka. Sub Bag. T.U. Kepegawaian

Hampir setiap hari

2. Laporan DUK Ka. Sub. Bag. T.U. Kepegawaian

Setiap bulan

PEMBERIAN PENGAWASAN

Jabatan yang diawasi Jumlah Pejabat Pekerjaan yang diawasi Frekuensi Pengawasan

-

ADMINISTRASI

Nama Formulir/File/Catatan Waktu untuk menemukan kesalahan

Waktu untuk memperbaiki

Surat/dokumen 1. 15 menit 1. 10 menit

Draft Prosedur Kepegawaian 2. 15 menit 2. 30 menit

Hasil analisis 3. 15 menit 3. 30 menit

ALAT/MESIN/BAHAN

Nama Alat/Mesin/Bahan Akibat Kesalahan

1. PC/Laptop, scanner, printer, Jaringan Intranet dan Internet, Koneksi Internet

1. Kehilangan data dan gangguan informasi

(9)

RAHASIA

Jenis Kerahasiaan Akibat jika terjadi kebocoran (bagi Instansi)

Tidak Ada Tidak Ada

G. LINGKUNGAN KERJA

1. Akibat jika terjadi kecelakaan : Kebakaran gedung, tersengat listrik 2. Gangguan kesehatan yang

mungkin terjadi

: Mata Lelah dan Badan Pegal

3. Kegiatan Pejabat Duduk Berdiri Berjalan : : : 75 % 10 % 15 % 4. Tempat kerja Di dalam gedung Di luar gedung : : 90 % 10 % 5. Kondisi Lingkungan

Kondisi Kurang Cukup Baik

a. Suhu √ b. Penerangan √ c. Ventilasi √ d. Ketenangan √ e. Kebersihan √ f. Keleluasaan 1. luas ruang 2. luas meja √ √

(10)

H. PERSYARATAN JABATAN

1. Pendidikan Minimal : D-III

2. Jurusan : Semua jurusan

3. Pelatihan Minimal :  Pelatihan Keahlian Dasar  Pelatihan Prajabatan 4. Pengalaman Minimal : Min. Gol. II/c

5. Persyaratan Fisik : Sehat jasmani dan rohani 6. Persyaratan Jenis Kelamin : Laki-laki / Perempuan 7. Persyaratan Usia

 Minimal : 21 tahun

 Maksimal : 55 tahun

8. Persyaratan Kompetensi

 Behavior : Tekun, telaten, teliti, ramah dan kooperatif, memiliki inisiatif dan motivasi kerja tinggi

 Technical :  Memahami tata cara pembuatan SK  Memahami tata cara pembuatan prosedur  Mampu mengoperasikan komputer